地震檔案檔號規(guī)范化編制研究

摘 要：2022年4月7日，國家檔案局發(fā)布《檔號編制規(guī)則》（DA/T13-2022），并于2022年7月1日起實施。此標準替代了《檔號編制規(guī)則》（DA/T13-94）。檔號規(guī)范化編制進入新階段。文章結合地震檔案構成特點，以河北省地震局為例，規(guī)范化編制研究地震行業(yè)檔案檔號，為地震檔案規(guī)范化管理及檔案資源高效利用提供有效支撐。

關鍵詞：地震檔案；檔號；編制；規(guī)范化；

中圖分類號：G272 文獻標識碼：A

一、檔號編制工作

國家檔案局檔案科學技術研究所于1994年發(fā)布和實施了《檔號編制規(guī)則》（DA/T13—94，以下簡稱“94版”），意味著檔案檔號管理“無標可依”的時期結束了，建立的編制原則是對檔號編制工作的一種理論與技術的支撐，有效地矯正在編制檔號過程中產生的代碼重復、殘缺以及冗余等問題。

目前，隨著計算機技術高速發(fā)展和數(shù)字時代的全面到來，檔號編制工作發(fā)生了顯著的變化。原有的檔號結構和序列表述方式已經不能準確反映檔案的類別屬性。因此，國家檔案局在2015年對“94版”實行了全面審查。隨后，國家檔案局科學技術研究所制定了修訂“94版”的詳細方案，并于2019年得到國家檔案局的正式批準。修訂工作主要針對問題和需求開展，將檔案管理的現(xiàn)實需求與館室一體化的要求相結合，在遵循科學性、規(guī)范性和時效性原則的基礎上，推動不同類型、不同載體的檔案檔號編制邁向統(tǒng)一管理。

2022年4月7日，國家檔案局發(fā)布《檔號編制規(guī)則》（DA/T13-2022）（以下簡稱“2022版”），并于2022年7月1日起實施。此標準替代了《檔號編制規(guī)則》（DA/T13-94）。檔號規(guī)范化編制進入新階段。

此外，國家檔案局還分別在2015年、2019年下發(fā)《歸檔文件整理規(guī)則》（DAT/22-2015）和《機關檔案管理規(guī)定》（國家檔案局13號令），先后對檔號的編制依據(jù)和檔號一級、二級門類代碼做出明確規(guī)定。

二、地震行業(yè)檔號編制工作情況

自70年代初正式成立中國地震局（國家地震局）至今，地震系統(tǒng)各單位形成了種類眾多、數(shù)量龐大的地震檔案，檔號編制工作也在這五十多年的歷程中幾經變化。

1987年，中國地震局（國家地震局）下發(fā)《地震科學技術檔案分類法（試行）》，在《中國檔案分類法》的基礎上，規(guī)定地震科技檔案檔號格式采用“TC分類號·類目序號”+“地區(qū)號”+大流水號?！胺诸愄枴备鶕?jù)檔案內容從《地震科學技術檔案分類法》的十大類中選取。

為了促進我國地震行業(yè)檔案工作規(guī)范化開展，拓展檔案資源的應用，中國地震局（國家地震局）于1988年組成編輯組，并對《中國檔案分類法地震檔案分類表》（以下簡稱《分類表》）編制工作立項?！斗诸惐怼返木幹茋栏褚罁?jù)《中國檔案分類法》類目細分規(guī)則修改，1991年至1994年間，前后易稿7次，于1994年獲得批準，作為地震行業(yè)表發(fā)布實施。

《分類表》主表共分為9個基本類目TC1-TC9，下設大小細分類目573個。所有類目涵蓋了地震行業(yè)全部的檔案內容，如地震管理、地震監(jiān)測、地震預測預報、地震科學研究、基本建設和設備儀器等。

自1994年起，地震檔案按照文書檔案、科技檔案兩大類正式確定檔號結構：文書檔案為“保管期限-年度-卷號”；科技檔案為“TC分類號+類目序號+大流水號”。

隨著我國防震減災工作的迅速發(fā)展，新技術開始普及和使用，防震減災工作內容也在發(fā)生變化?！斗诸惐怼吩诰唧w使用過程中開始出現(xiàn)問題。一些相對規(guī)模較大、研究對象較為復雜的重點項目，其項目內容涵蓋了《分類表》中的多個基本類目，且內容相互交叉，如“十五”中國數(shù)字地震觀測網(wǎng)絡項目，已無法適用“TC分類號+類目序號+大流水號”格式編制檔號。因此，進入20世紀后，中國地震局針對此類項目單獨設立“項目號”，并為所屬單位分配了“單位編號”，項目檔案檔號格式采用“項目號-單位編號-案卷號”。

地震系統(tǒng)各單位幾十年來形成的檔案檔號結構多樣、缺乏連貫性，個別階段存在文件不同、要求不同和標準不統(tǒng)一的情況，實體檔案存放順序原則不一致，給檢索和利用造成不便。

三、檔號編制工作指導性研究

1.檔號編制的依據(jù)

檔號編制工作需嚴格遵守既定的規(guī)范與標準，同時緊密結合本單位檔案管理的具體需求，以確保該業(yè)務工作的合法性與合理性。2022版主要結合《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T 11822—2008）、《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T 18894—2016）、《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T 22—2015）、《錄音錄像檔案管理規(guī)范》（DA/T 78—2019）和《機關檔案管理規(guī)定》等相關標準及部門規(guī)章完成規(guī)則的修訂。

2022版相較于94版在三個方面實行了顯著的修訂：一是對檔號結構重新設計，二是新增了檔號元素的選擇機制，三是補充了檔號編制的具體實例。這不僅適用于傳統(tǒng)的檔案載體，還適應信息系統(tǒng)中電子檔案的管理需求，對術語和定義、編制原則和編制方法實行優(yōu)化。

2.檔號編制原則和要求

在檔號設置過程中，必須嚴格遵守一系列規(guī)范和標準。（1）唯一性原則要求每個檔案編號必須具有獨特性，確保不同的檔案對象被賦予不同的代碼。（2）一致性原則強調檔案編號結構應與檔案館的分類整理系統(tǒng)相匹配。（3）穩(wěn)定性原則要求一旦檔案編號確定，不應輕易更改，以維護檔案管理的長久穩(wěn)定。（4）擴充性原則要求檔案編號設置時應考慮到未來檔案數(shù)量的增加，預留足夠的擴展空間。（5）簡單性原則旨在通過簡化和明確檔案編號，減少操作錯誤，提高檔案處理的效率。（6）適用性原則，指檔號的編制要適應不同的技術環(huán)境。

3.不同類別檔案的檔號結構和編制方法

檔號的具體類別應根據(jù)其來源并結合功能、組織結構和主題等多方因素劃分。（1）檔號的構成元素：全宗號、類別號、案卷號/組號/冊號和件號/頁號。2022版中明確規(guī)定，類別號由一級類別號（檔案門類代碼）、二級和三級類別號以及項目編號、目錄號、年份、保管期限代碼以及機構/問題代碼等元素構成。（2）檔號結構：不管是以卷為單位或以件為單位整理的檔案，編號結構均應使用檔案門類代碼作為一級類別號，如文書檔案采用“WS”，科技檔案采用“KJ”。剩余的類別號編號結構可依據(jù)有關規(guī)范或實際需求而定。

在2022版中，相較于94版對檔案編號展開了顯著的細化與擴展。具體而言，2022版引入了更為詳盡的一級類別號、二級及三級類別號，同時加入了年度、保管期限代碼以及機構（問題）代碼的編制規(guī)則，使得類別號的編制過程更加具體化。此外，2022版在案卷號和件號的編制上采用了“在最低一級檔號構成元素下按照排列次序開展流水編制”的方法，以適應多樣化的檔號結構需求。需要注意的是，2022版取消了對于案卷號、件號和頁號具體位數(shù)的硬性規(guī)定，允許根據(jù)實際數(shù)量靈活調整。

四、地震檔案檔號規(guī)范化建設

1.地震檔案檔號編制情況現(xiàn)狀

自70年代初正式成立中國地震局（國家地震局）始，各地地震工作機構相繼建立，地震監(jiān)測、預報和科研工作全面展開。地震檔案涵蓋了管理性文件、地震觀測圖表、報告以及地震趨勢預測材料、各類地震科學研究課題和基本建設項目等。一直以來，地震檔案的檔號編制沒有達到標準一致、結構穩(wěn)定的效果。

以河北省地震局為例，現(xiàn)形成的檔案檔號情況如下：

2.地震檔案檔號規(guī)范化編制研究主要內容

（1）文書檔案。按照時間節(jié)點分別依據(jù)相應時期規(guī)范要求：《文書檔案案卷格式》（GB/T 9705-88）、《檔號編制規(guī)則》（DA/T 13-94）、《河北省省直機關歸檔文件整理辦法實施細則》《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T 22-2015）以及《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T 22-2022）編制檔號，包含按卷整理和按件整理兩種形式。在2022年及之后的檔號結構中，類別號的構成元素設置包括一級類別號（檔案門類代碼）、年度、保管期限代碼和機構/問題代碼。檔號結構為全宗號-門類代碼·年度·保管期限·機構-件號。（2）科技檔案。原科技檔案檔號結構中的“類別號（實體分類號TC）”來自《地震檔案分類表》中各細分項，涵蓋了地震管理、監(jiān)測、預報、科學研究、基本建設和設備儀器等內容，共計9大類。2022版中規(guī)定，在按卷整理的檔號結構中，一級類別號即區(qū)分檔案門類代碼，原科技檔案將按照新規(guī)則分解為科技KJ、專業(yè)ZY、照片ZP、錄音LY、錄像LX五個檔案門類；二級類別號根據(jù)檔案實際情況，并依照其來源，按照功能、組織結構或主題歸屬上一級相應的檔案門類，如原地震科學研究（TC5）類屬科學研究，類別號可設為KJ·KY；原地震監(jiān)測（TC21）類屬專業(yè)監(jiān)測，類別號可設置為ZY·JC。（3）綜合性項目檔案。綜合性項目分為基建和非基建類。依據(jù)2022版相關規(guī)定，同歸屬于檔案門類“KJ”。基建類檔案給定二級類別號“JJ”，非基建類檔案給定二級類別號為“XM”，均下設三級類別號為“項目號”，即項目代碼。由于綜合性項目一般建設周期較長，文件材料種類眾多，類別號中可不設置“年度”“保管期限”。（4）實物及會計檔案。實物檔案以“件”為單位，由于數(shù)量較少且均為永久保存，可簡化檔號結構，撤銷“保管期限”和“分類”。會計檔案為直觀體現(xiàn)檔案內容類別，二級類別號采用大寫首字母體現(xiàn)，如全宗號-KU·PZ·年度-案卷號-件號。

3.地震檔案檔號規(guī)范化編制要點

檔號規(guī)范化編制要求分類涵蓋全部、代碼層次清晰、檔號結構適用靈活、符合規(guī)范要求。（1）檔號結構中左邊為上位代碼，右邊為下位代碼，上、下位代碼之間以及同級代碼之間需注意間隔符號的采用形式，避免出現(xiàn)層級不清的情況。（2）應通過規(guī)定類別號的構成元素明確檔號結構中的必選和可選元素，使不同載體、不同類別和不同管理特點檔案的檔號均能滿足編制要求，并實現(xiàn)其穩(wěn)定性與靈活性的辯證統(tǒng)一。（3）案卷目錄號應根據(jù)全宗內檔案整理狀況設置，針對時間不同、組織機構不同、保管期限不同、專題不同或載體不同等情況區(qū)別設置。（4）每個案卷目錄中的所有案卷應統(tǒng)一編排一個連續(xù)的序號。若某一目錄中存在多個案卷序號，則需重新編號或拆分目錄；反之，若同一案卷序號出現(xiàn)在多個目錄中，則應考慮合并目錄或為每個目錄分配相應數(shù)量的案卷序號。

4.依據(jù)2022版有關規(guī)定完成檔號規(guī)范化編制調整后地震檔案檔號編制情況

（1）檔案類別及檔號結構設置。檔案分為文書、會計、科技、專業(yè)、照片、錄音、錄像和實物8類，采用大寫漢語拼音字母、阿拉伯數(shù)字或二者的組合賦碼形式表示。一是文書檔案（WS）。2022年后文書檔案根據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T 22-2015）要求，采用“年度-保管期限-機構（或問題）”復式分類法。檔號結構為：全宗號-類別號·年度·保管期限·機構-件號，如DZ03-WS·2022·D10·BGS-0006。二是會計檔案（KU）。會計檔案按照類別分為憑證（PZ）、賬簿（ZB）、報告（BG）和其他（QT）4個二級類目，用大寫組合字母表示，檔號結構為：全宗號-類別號·二級類目·年度-案卷號-件號，如DZ03-KU·PZ·2022-001-001。三是科技檔案（KJ）。根據(jù)其給定概念設置5個二級類目，用大寫字母組合表示，具體為科研（KY）、基建（JJ）、設備（SB）、項目（XM）和政采（ZC）。檔號結構為：全宗號-類別號·二級類目·年度-案卷號-件號，如DZ03-KJ·SB·2022-001-001。

其中各級各類項目檔號可按照立項工程分別設置項目號作為三級類目，并編制三級類目清單。檔號結構為：全宗號-類別號·二級類目·項目號-案卷號-件號。例如：DZ03-KJ·JJ·001-001-001。四是專業(yè)檔案（ZY）。共設置5個二級類目，用大寫字母組合表示。具體為監(jiān)測（JC）、預報（YB）、工程（GC）、對策（DC）和觀測數(shù)據(jù)光盤（GP）。檔號結構為：全宗號-類別號·二級類目·年度-案卷號-件號，如DZ03-ZY·JC·2022-001-001。五是照片檔案（ZP）。照片檔案按照《照片檔案管理辦法》實行分類與整理，檔號結構為：全宗號-類別號·年度-冊號-張?zhí)?，如DZ03-ZP·2020-001-0001。六是錄音檔案（LY）。七是錄像檔案（LX）。錄音及錄像檔案按照《磁性載體檔案管理與保護規(guī)范》（DA/T 15-1995）標準開展組卷。檔號為：全宗號-類別號·年度-流水號，如DZ03-LY·2020-0001；DZ03-LX·2020-0001。八是實物檔案（SW）。共設3個二級類目，用大寫字母組合表示：榮譽（RY）、儀器（YQ）、公章（GZ）。每類檔案按形成時間的先后順序排列，一件一號，檔號結構為：全宗號-類別號·二級類別號-件號，如DZ03-SW·RY-001。

（2）完成檔號規(guī)范化編制后各類地震檔案檔號情況

五、結語

檔號作為一種人工標識語言，其重要性不亞于分類檢索語言和主題檢索語言。對本系統(tǒng)、本單位檔號編制工作實行科學性、規(guī)范性、適用性及發(fā)展性研究尤為重要。科學、高效地開展地震檔案管理工作，特別是積極開展地震系統(tǒng)檔號規(guī)范性調整工作將為地震檔案規(guī)范化管理提供有力支撐，對有效保管、利用地震檔案有著重要的意義。

參考文獻：

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[3]朱少華.地震科技檔案分類法及檔號編制的現(xiàn)狀分析與對策探討[J].地震科學進展，2021（06）：279-282.

作者單位：河北省地震局