數(shù)字化轉(zhuǎn)型下企業(yè)科技檔案管理策略研究

摘 要：隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，數(shù)字化轉(zhuǎn)型已成為企業(yè)發(fā)展的必然趨勢。在這一背景下，企業(yè)科技檔案管理也面臨著前所未有的挑戰(zhàn)與機(jī)遇。本研究將從數(shù)字化時代企業(yè)科技檔案管理轉(zhuǎn)型的必要性出發(fā)，分析數(shù)字化轉(zhuǎn)型下企業(yè)科技檔案管理面臨的問題，并提出數(shù)字化轉(zhuǎn)型下的企業(yè)科技檔案管理的創(chuàng)新策略，以期進(jìn)一步促進(jìn)企業(yè)科技檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；科技檔案管理；數(shù)字化轉(zhuǎn)型

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

在數(shù)字化浪潮的推動下，企業(yè)的運(yùn)營模式、管理方式乃至生存方式都發(fā)生了深刻的變化?？萍紮n案作為企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新的寶貴資源和知識資產(chǎn)，其管理方式與數(shù)字化轉(zhuǎn)型的深度融合已成為不可逆轉(zhuǎn)的趨勢。

一、數(shù)字化轉(zhuǎn)型下企業(yè)科技檔案管理轉(zhuǎn)型的必要性

1.順應(yīng)時代發(fā)展趨勢

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，數(shù)字化已經(jīng)成為各行各業(yè)不可逆轉(zhuǎn)的趨勢。企業(yè)作為市場經(jīng)濟(jì)的主體，必須緊跟時代步伐，加快數(shù)字化轉(zhuǎn)型步伐?？萍紮n案管理作為企業(yè)管理體系的重要組成部分，其數(shù)字化轉(zhuǎn)型是企業(yè)整體數(shù)字化轉(zhuǎn)型的必然要求和重要組成部分。通過數(shù)字化轉(zhuǎn)型，企業(yè)可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速收集、整理、存儲、檢索和利用，實(shí)現(xiàn)對科技檔案的全面數(shù)字化管理和高效利用，提高檔案管理水平，為企業(yè)的發(fā)展提供有力支持。

2.提高檔案管理效率與質(zhì)量

傳統(tǒng)的手工檔案管理方式存在諸多弊端，如處理速度慢、易出錯和難以檢索等。這些問題嚴(yán)重制約了企業(yè)科技檔案的有效利用和價值發(fā)揮。數(shù)字化轉(zhuǎn)型則通過引入先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)和工具，實(shí)現(xiàn)了檔案信息的自動化處理、智能化分類和快速檢索，不僅大幅提高了檔案管理的工作效率，還顯著降低了人為錯誤的發(fā)生概率，確保了檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。此外，數(shù)字化檔案還便于遠(yuǎn)程訪問和共享，打破了時間和空間的限制，使得企業(yè)各部門以及合作伙伴之間能夠更加方便地獲取和利用檔案信息，從而提升了檔案管理的整體質(zhì)量。

3.優(yōu)化資源配置與降低成本

數(shù)字化轉(zhuǎn)型有助于企業(yè)優(yōu)化資源配置和降低成本。一方面，通過數(shù)字化手段對科技檔案集中管理和統(tǒng)一調(diào)度，可以避免傳統(tǒng)檔案管理中因分散存儲而導(dǎo)致的資源浪費(fèi)和重復(fù)建設(shè)問題。數(shù)字化檔案不需要占用大量的物理空間來存儲，且維護(hù)成本相對較低；另一方面，隨著云計算、大數(shù)據(jù)等技術(shù)的廣泛應(yīng)用，企業(yè)還可以將檔案管理服務(wù)外包給專業(yè)的云服務(wù)提供商，進(jìn)一步降低自身的運(yùn)營成本和管理風(fēng)險。這種“云上”檔案管理模式不僅減輕了企業(yè)的負(fù)擔(dān)，還提升了檔案管理的專業(yè)性和安全性。

4.保障數(shù)據(jù)安全與隱私

在數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中，數(shù)據(jù)安全和隱私保護(hù)是企業(yè)不可忽視的重要問題?？萍紮n案往往包含大量敏感信息，如商業(yè)秘密、技術(shù)資料和客戶信息等，這些信息的安全性和隱私性至關(guān)重要。數(shù)字化轉(zhuǎn)型通過采用先進(jìn)的加密技術(shù)、權(quán)限控制和審計監(jiān)控等手段，構(gòu)建了全方位的數(shù)據(jù)安全防護(hù)體系，確?？萍紮n案的安全性和隱私性，有助于防止數(shù)據(jù)被泄露、篡改和濫用，維護(hù)了企業(yè)的合法權(quán)益。

5.促進(jìn)知識管理與創(chuàng)新

科技檔案是企業(yè)知識資產(chǎn)的重要組成部分，蘊(yùn)含著豐富的技術(shù)經(jīng)驗和管理智慧。通過數(shù)字化轉(zhuǎn)型實(shí)現(xiàn)科技檔案的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化管理，可以為企業(yè)員工提供更加便捷的知識獲取途徑和交流平臺。員工可以通過在線搜索、瀏覽和下載等方式輕松獲取所需的檔案信息，促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部知識的共享和傳播。這種知識共享的氛圍有助于激發(fā)員工的創(chuàng)新思維和創(chuàng)造力，推動企業(yè)的技術(shù)創(chuàng)新和產(chǎn)品研發(fā)。同時，數(shù)字化檔案還便于企業(yè)開展知識挖掘和數(shù)據(jù)分析，為企業(yè)制定戰(zhàn)略決策提供有力支持。通過對檔案信息的深入挖掘和分析，企業(yè)可以洞察市場趨勢、預(yù)測未來變化及優(yōu)化資源配置，從而制定出更加科學(xué)、合理的戰(zhàn)略決策。

6.增強(qiáng)企業(yè)競爭力

在當(dāng)前激烈的市場競爭環(huán)境中，企業(yè)要想保持領(lǐng)先地位并實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，就必須不斷提高自身的核心競爭力和創(chuàng)新能力?？萍紮n案管理作為企業(yè)管理的重要組成部分之一，其數(shù)字化轉(zhuǎn)型對于提高企業(yè)的核心競爭力和創(chuàng)新能力具有重要意義。一方面，數(shù)字化轉(zhuǎn)型使得企業(yè)能夠更加高效地利用檔案信息資源推動技術(shù)創(chuàng)新和產(chǎn)品研發(fā)；另一方面，通過數(shù)據(jù)挖掘和數(shù)據(jù)分析等先進(jìn)技術(shù)手段的應(yīng)用，企業(yè)可以洞察市場趨勢和客戶需求變化，為企業(yè)的戰(zhàn)略決策提供有力支持。這種基于數(shù)據(jù)驅(qū)動的決策模式有助于企業(yè)在市場競爭中占據(jù)有利地位，并應(yīng)對各種挑戰(zhàn)。

7.推動企業(yè)文化與價值觀的傳承

科技檔案不僅記錄了企業(yè)的技術(shù)創(chuàng)新歷程和成果展示，還承載著企業(yè)的文化和價值觀。通過數(shù)字化轉(zhuǎn)型實(shí)現(xiàn)科技檔案的數(shù)字化保存和傳承，有助于企業(yè)更好地傳承和弘揚(yáng)自身的文化和價值觀。數(shù)字化檔案具有永久保存、易于復(fù)制和傳播的特點(diǎn)，可以為企業(yè)員工提供持續(xù)的學(xué)習(xí)和教育資源。員工可以通過查閱歷史檔案了解企業(yè)的發(fā)展歷程、文化傳統(tǒng)和價值觀念等方面的信息，進(jìn)而增強(qiáng)對企業(yè)的認(rèn)同感和歸屬感。這種文化和價值觀的傳承不僅有助于提升員工的凝聚力和向心力，還有助于塑造企業(yè)的獨(dú)特形象和品牌特色。

二、數(shù)字化轉(zhuǎn)型下企業(yè)科技檔案管理面臨的問題

1.數(shù)據(jù)管理的復(fù)雜性與挑戰(zhàn)

首先，隨著企業(yè)業(yè)務(wù)的不斷拓展和技術(shù)的不斷進(jìn)步，科技檔案的數(shù)據(jù)量呈現(xiàn)出較大的增長趨勢。這些數(shù)據(jù)包括設(shè)計圖紙、實(shí)驗數(shù)據(jù)、研究報告和專利文獻(xiàn)等多種形式，且每天都在不斷增加。如何高效地存儲、管理和利用這些數(shù)據(jù)，成為企業(yè)面臨的一大難題；其次，企業(yè)科技檔案的數(shù)據(jù)格式多種多樣，呈現(xiàn)多樣性與非標(biāo)準(zhǔn)化，包括文本、圖像、音頻和視頻等多種類型，且不同來源的數(shù)據(jù)往往采用不同的編碼標(biāo)準(zhǔn)和存儲格式。這種多樣性和非標(biāo)準(zhǔn)化給數(shù)據(jù)的整合、分析和利用帶來了巨大挑戰(zhàn)。企業(yè)需要對這些數(shù)據(jù)清洗、轉(zhuǎn)換和標(biāo)準(zhǔn)化處理，以確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和一致性。

另外，如何確保企業(yè)科技檔案的數(shù)據(jù)質(zhì)量與完整性也是企業(yè)科技檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型中面臨的問題之一。數(shù)據(jù)質(zhì)量是科技檔案管理的生命線，然而，在實(shí)際操作中，由于人為錯誤、系統(tǒng)缺陷或歷史遺留問題等原因，科技檔案中的數(shù)據(jù)往往存在質(zhì)量問題，如數(shù)據(jù)缺失、錯誤或重復(fù)等。這些問題不僅影響數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和可靠性，還可能對企業(yè)的決策和業(yè)務(wù)發(fā)展造成負(fù)面影響。因此，企業(yè)需要建立完善的數(shù)據(jù)質(zhì)量管理體系，確保數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性。

2.數(shù)據(jù)安全與隱私保護(hù)問題

數(shù)字化科技檔案可能涉及大量敏感信息，如客戶資料、研發(fā)成果等。在數(shù)字化轉(zhuǎn)型的過程中，企業(yè)科技檔案面臨著來自外部和內(nèi)部的多重威脅。外部威脅主要包括黑客攻擊、病毒入侵和網(wǎng)絡(luò)釣魚等；內(nèi)部風(fēng)險則包括員工不當(dāng)操作、數(shù)據(jù)被泄露等。這些威脅和風(fēng)險可能導(dǎo)致企業(yè)敏感信息被泄露，如何確保這些信息的安全性，防止數(shù)據(jù)被泄露、篡改和非法訪問，成為企業(yè)必須面對的重要問題。一旦數(shù)據(jù)安全出現(xiàn)問題，將對企業(yè)造成不可估量的損失。

3.人才缺口的挑戰(zhàn)

數(shù)字化轉(zhuǎn)型下的科技檔案管理要求企業(yè)不斷跟進(jìn)新技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，如云計算、大數(shù)據(jù)和人工智能等。這些技術(shù)更新速度極快，需要既懂檔案管理又懂信息技術(shù)且學(xué)習(xí)能力超強(qiáng)的復(fù)合型人才。然而，這類人才在市場上相對稀缺，企業(yè)往往難以招到合適的人才。為了緩解這一矛盾，企業(yè)可以通過內(nèi)部培訓(xùn)、外部招聘和合作交流等方式，培養(yǎng)和引進(jìn)具備綜合素質(zhì)的人才。

4.數(shù)字化檔案管理難度大

數(shù)字化轉(zhuǎn)型要求企業(yè)再造和優(yōu)化現(xiàn)有的管理流程。傳統(tǒng)的手工檔案管理方式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代企業(yè)的需求，必須引入先進(jìn)的業(yè)務(wù)流程管理工具和方法，實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動化和智能化。數(shù)字化轉(zhuǎn)型使得檔案類型變得更加復(fù)雜和多樣化，企業(yè)需要面對不同來源、不同格式的檔案數(shù)據(jù)以及不斷變化的業(yè)務(wù)需求，增加了管理的難度和復(fù)雜性，要求企業(yè)具備更高的管理能力和水平。

5.文化與習(xí)慣層面的挑戰(zhàn)

數(shù)字化轉(zhuǎn)型意味著員工需要改變傳統(tǒng)的檔案管理方式和習(xí)慣，可能會引發(fā)部分員工的抵觸情緒。他們可能擔(dān)心新技術(shù)的學(xué)習(xí)難度、工作量的增加以及對自己工作崗位的影響等問題，這種抵觸情緒將影響數(shù)字化轉(zhuǎn)型的順利開展。此外，長期形成的傳統(tǒng)檔案管理文化可能難以適應(yīng)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的需求。企業(yè)需要打破這種束縛，推動檔案管理理念和管理方式的創(chuàng)新發(fā)展。然而，這一過程并非一蹴而就，需要企業(yè)付出長期的努力。

三、數(shù)字化轉(zhuǎn)型下企業(yè)科技檔案管理的創(chuàng)新策略

1.構(gòu)建統(tǒng)一檔案管理平臺，強(qiáng)化數(shù)據(jù)治理

企業(yè)應(yīng)構(gòu)建統(tǒng)一的數(shù)字化科技檔案管理平臺，實(shí)現(xiàn)檔案的集中存儲、統(tǒng)一管理。平臺應(yīng)采用先進(jìn)的云計算、大數(shù)據(jù)等技術(shù)，確保數(shù)據(jù)的可擴(kuò)展性、高可用性和安全性。同時，平臺應(yīng)支持多種檔案格式的存儲和轉(zhuǎn)換，滿足不同部門和項目的需求。數(shù)字化檔案管理平臺應(yīng)包含多個功能模塊，如檔案收集、整理、鑒定、保管、檢索、統(tǒng)計、編研和利用等。每個模塊都應(yīng)具備相應(yīng)的功能和操作流程，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。此外，平臺還應(yīng)提供用戶權(quán)限管理、日志審計等功能，確保檔案數(shù)據(jù)的安全性和可追溯性。

企業(yè)還應(yīng)建立全面的數(shù)據(jù)治理體系，明確數(shù)據(jù)管理的責(zé)任、流程和標(biāo)準(zhǔn)，包括制定數(shù)據(jù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)分類與編碼規(guī)則以及數(shù)據(jù)訪問權(quán)限控制等，以確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、一致性和安全性。針對科技檔案中數(shù)據(jù)格式多樣、非標(biāo)準(zhǔn)化的問題，企業(yè)應(yīng)開展數(shù)據(jù)清洗和標(biāo)準(zhǔn)化工作。通過技術(shù)手段自動或人工識別并糾正數(shù)據(jù)中的錯誤、重復(fù)項和缺失值，同時，統(tǒng)一數(shù)據(jù)格式和編碼標(biāo)準(zhǔn)，提升數(shù)據(jù)的可用性和可比性。

2.強(qiáng)化數(shù)據(jù)安全與隱私保護(hù)，推廣云存儲與備份技術(shù)

企業(yè)應(yīng)采用先進(jìn)的數(shù)據(jù)加密技術(shù)對敏感科技檔案加密處理，防止數(shù)據(jù)被泄露。同時，企業(yè)應(yīng)實(shí)施嚴(yán)格的訪問控制策略，限制非授權(quán)用戶對科技檔案數(shù)據(jù)的訪問權(quán)限。通過身份驗證、角色授權(quán)等機(jī)制確保只有合法用戶才能訪問檔案數(shù)據(jù)。同時，企業(yè)應(yīng)建立安全審計與監(jiān)控機(jī)制，全面監(jiān)控和記錄科技檔案數(shù)據(jù)的使用情況。通過安全審計日志可以追溯科技檔案數(shù)據(jù)的訪問軌跡和操作行為，及時發(fā)現(xiàn)并處理潛在的安全風(fēng)險。此外，企業(yè)還應(yīng)定期分析和評估安全審計日志，以便不斷完善安全防護(hù)措施。

云存儲技術(shù)具有存儲容量大、訪問速度快和成本低廉等優(yōu)勢。企業(yè)可以將科技檔案數(shù)據(jù)存儲在云端服務(wù)器上，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程訪問和實(shí)時同步，不僅可以節(jié)省本地存儲空間和維護(hù)成本，還可以提高檔案數(shù)據(jù)的可用性和可靠性。同時，為確?？萍紮n案數(shù)據(jù)的安全性，企業(yè)應(yīng)建立定期備份與災(zāi)難恢復(fù)機(jī)制。定期備份云端數(shù)據(jù)，并將備份數(shù)據(jù)存儲在不同的地理位置上，以防止單點(diǎn)故障導(dǎo)致的數(shù)據(jù)丟失。同時，企業(yè)應(yīng)制訂詳細(xì)的災(zāi)難恢復(fù)計劃，確保在發(fā)生意外情況時能夠迅速恢復(fù)檔案數(shù)據(jù)。

3.加強(qiáng)人才培養(yǎng)與團(tuán)隊建設(shè)

數(shù)字化轉(zhuǎn)型下的科技檔案管理需要既懂檔案管理又懂信息技術(shù)的復(fù)合型人才。企業(yè)應(yīng)加大人才培養(yǎng)力度，通過內(nèi)部培訓(xùn)、外部招聘和合作交流等方式培養(yǎng)具備綜合素質(zhì)的人才。同時，鼓勵員工學(xué)習(xí)新技術(shù)、新知識，不斷提升自身的能力和素質(zhì)。此外，企業(yè)還應(yīng)加強(qiáng)科技檔案管理團(tuán)隊的建設(shè)與協(xié)作能力。通過團(tuán)隊建設(shè)活動、知識分享會和項目合作等方式增強(qiáng)團(tuán)隊成員之間的溝通和協(xié)作能力，明確團(tuán)隊成員的職責(zé)和分工，確保各項工作的順利開展，并建立激勵機(jī)制和考核機(jī)制，激發(fā)團(tuán)隊成員的積極性和創(chuàng)造力。

4.優(yōu)化管理流程，實(shí)施檔案知識管理

企業(yè)應(yīng)優(yōu)化科技檔案審批流程，減少不必要的審批環(huán)節(jié)和等待時間。通過引入電子審批系統(tǒng)或與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成，實(shí)現(xiàn)審批流程的自動化和智能化處理，提高審批效率和準(zhǔn)確性。

實(shí)施科技檔案知識管理，企業(yè)可以先構(gòu)建知識圖譜，利用知識圖譜技術(shù)將檔案中的知識點(diǎn)相互關(guān)聯(lián)起來形成知識體系。通過構(gòu)建知識圖譜可以直觀地展示檔案之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系和邏輯關(guān)系，便于用戶快速找到所需信息并深入理解其背后的含義和價值。同時，知識圖譜還可以支持智能推薦和搜索功能，提高用戶的搜索效率和滿意度。

5.文化與習(xí)慣層面的解決策略

企業(yè)應(yīng)通過內(nèi)部宣傳和培訓(xùn)活動增強(qiáng)員工對數(shù)字化轉(zhuǎn)型的認(rèn)識和接受度。通過組織專題講座、案例分享等活動幫助員工了解科技檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要性和優(yōu)勢，提升員工對轉(zhuǎn)型工作的認(rèn)同感和參與度。同時，提供必要的培訓(xùn)和支持幫助員工掌握新技術(shù)和新方法，提高工作效率和質(zhì)量。此外，企業(yè)應(yīng)積極推動組織文化的變革、倡導(dǎo)開放、創(chuàng)新和合作的文化氛圍。通過文化變革促進(jìn)科技檔案管理理念和管理方式的創(chuàng)新性發(fā)展以適應(yīng)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的需求，要求企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層具備前瞻性的視野和開放的心態(tài)，積極引領(lǐng)文化變革的進(jìn)程。

6.建立持續(xù)改進(jìn)機(jī)制

企業(yè)應(yīng)建立科技檔案管理的反饋與評估機(jī)制，定期收集用戶反饋和意見，評估和分析檔案管理的效果。通過用戶滿意度調(diào)查、服務(wù)質(zhì)量評估等方式了解用戶對檔案管理的需求和期望。通過數(shù)據(jù)分析發(fā)現(xiàn)科技檔案管理中存在的問題和不足，根據(jù)反饋和評估結(jié)果制定改進(jìn)措施和優(yōu)化方案，不斷完善檔案管理流程、技術(shù)和服務(wù)。通過引入新技術(shù)、新方法提高檔案管理的效率和智能化水平，通過優(yōu)化管理流程和服務(wù)模式提升檔案管理的服務(wù)質(zhì)量和價值，通過持續(xù)改進(jìn)和優(yōu)化確保檔案管理的適應(yīng)性和競爭力。

三、結(jié)論與展望

數(shù)字化轉(zhuǎn)型下企業(yè)科技檔案管理的創(chuàng)新是一個復(fù)雜而系統(tǒng)的過程，需要企業(yè)從多個方面入手全面規(guī)劃和實(shí)施，通過構(gòu)建統(tǒng)一的數(shù)字化檔案管理平臺，強(qiáng)化數(shù)據(jù)治理以及數(shù)據(jù)安全與隱私保護(hù)、推廣云存儲與備份技術(shù)，加強(qiáng)人才培養(yǎng)與團(tuán)隊建設(shè)，優(yōu)化管理流程、實(shí)施檔案知識管理，文化與習(xí)慣層面的轉(zhuǎn)變，建立持續(xù)改進(jìn)機(jī)制等措施，顯著提高企業(yè)科技檔案管理的效率和質(zhì)量，為企業(yè)的發(fā)展提供有力支撐和保障。未來，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和完善，企業(yè)科技檔案管理的創(chuàng)新路徑也將不斷拓展和深化，為企業(yè)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展和跨越式發(fā)展提供更加堅實(shí)的基礎(chǔ)和保障。

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作者單位：中車長春軌道客車股份有限公司