提高環(huán)境衛(wèi)生執(zhí)法部門檔案管理水平的方法與措施

［摘 要］環(huán)境衛(wèi)生關(guān)系著城市的發(fā)展、市民的身心健康，而環(huán)境衛(wèi)生檔案管理水平對執(zhí)法部門的工作有著深遠影響。為了提高環(huán)境衛(wèi)生管理水平，需要充分發(fā)揮環(huán)境衛(wèi)生檔案的作用。為此，本文首先簡單闡述環(huán)衛(wèi)部門檔案管理的重要性，然后總結(jié)環(huán)境衛(wèi)生檔案管理的原則，最后重點圍繞提高環(huán)境衛(wèi)生檔案管理水平的措施展開探討，希望可以為相關(guān)工作者提供參考。

［關(guān)鍵詞］環(huán)境衛(wèi)生檔案；檔案管理；優(yōu)化措施

［中圖分類號］G27 文獻標志碼：A

檔案管理既是環(huán)境衛(wèi)生執(zhí)法部門的重要組成部分，又是其正常運轉(zhuǎn)的重要保障。隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展和進步，我國對環(huán)境衛(wèi)生執(zhí)法部門的要求也越來越高，使得檔案管理工作變得更加復(fù)雜。在日常工作中，為了保證環(huán)境衛(wèi)生執(zhí)法部門各項工作的順利開展，需要對其內(nèi)部的各種信息進行收集與整理。這些信息在成為正式文件之前，要經(jīng)過歸檔、整理、保存等程序。

1 環(huán)境衛(wèi)生執(zhí)法部門檔案管理的重要性

當前，環(huán)境衛(wèi)生執(zhí)法部門的檔案管理依然存在一些不足，在管理過程中，環(huán)境衛(wèi)生執(zhí)法部門應(yīng)根據(jù)自身掌握的情況與信息，制訂出相應(yīng)的經(jīng)營方案。因此，加強對環(huán)境衛(wèi)生執(zhí)法部門的檔案管理就顯得尤為重要。具體而言，環(huán)境衛(wèi)生執(zhí)法部門在運行過程中積累了大量的檔案資料，主要包括人事檔案、業(yè)務(wù)相關(guān)檔案和其他類型的檔案資料。這些資料是環(huán)境衛(wèi)生執(zhí)法部門工作人員在日常工作中積累下來的寶貴財富，也是其歷史文化傳承和經(jīng)濟建設(shè)的重要基礎(chǔ)。為此，必須加強檔案管理，為有關(guān)部門提供有價值的參考信息，從而提高工作的流暢性和高效性。

1.1 有利于完善部門內(nèi)部結(jié)構(gòu)

在日常工作中，環(huán)境衛(wèi)生執(zhí)法部門負責(zé)全面評估員工，包括審查他們的個人記錄。科學(xué)、合理地管理員工的個人檔案，可以提高員工的工作效率，提高服務(wù)質(zhì)量。為了有效地管理考核過程中的個人檔案，必須保證日常工作中的相關(guān)信息得到充分的收集。需要根據(jù)個人特點和崗位需求確定所需資料，并注重收集和使用的合理性。將有關(guān)信息全部收集完畢，將其轉(zhuǎn)換成個人文件，再加以科學(xué)整理歸檔，從而進一步完善部門的人員結(jié)構(gòu)［1］。

1.2 有利于提供有價值的信息來源

隨著社會的發(fā)展，檔案數(shù)據(jù)量越來越大，檔案管理工作難度逐漸提高，此時對檔案數(shù)據(jù)進行及時收集與整理就顯得尤為重要。檔案管理能夠幫助管理人員更好地開展各種活動，確保環(huán)境衛(wèi)生執(zhí)法部門可以有序地運行。要想持續(xù)發(fā)展，就必須不斷收集有關(guān)信息，為其發(fā)展服務(wù)。檔案是記錄工作情況的重要載體，它還能反映出以往工作情況。檔案資料可為有關(guān)人員提供有價值的資訊來源，使其能及時了解部門的發(fā)展進度。

1.3 有利于信息交流

對環(huán)境衛(wèi)生執(zhí)法部門來說，信息的有效傳播非常重要，部門內(nèi)部很多信息交流主要是通過檔案管理工作實現(xiàn)的，檔案對部門內(nèi)部的信息交換起著至關(guān)重要的作用。因此，加強環(huán)境衛(wèi)生執(zhí)法部門的檔案建設(shè)，對提高環(huán)境衛(wèi)生管理水平具有非常積極的意義。當前，許多環(huán)境衛(wèi)生執(zhí)法部門都建立了專門的檔案室，并配備了專門的檔案管理員，以便對各種信息進行有效管理［2］。其主要任務(wù)是收集本部門的檔案資料及其他有關(guān)資料。這樣做的目的是讓我們能夠及時了解各部門的最新情況，及時了解相關(guān)工作的進展情況。由于檔案信息具有一定的滯后性，難以滿足廣大人民群眾的需要，更不能為環(huán)境衛(wèi)生管理提供可靠的依據(jù)，所以只有不斷提高檔案管理的質(zhì)量與水平，才能在環(huán)境衛(wèi)生執(zhí)法部門內(nèi)部實現(xiàn)信息的共享與交流，進一步促進環(huán)境衛(wèi)生執(zhí)法部門的健康發(fā)展。

1.4 有利于環(huán)境衛(wèi)生執(zhí)法部門的發(fā)展

環(huán)境衛(wèi)生執(zhí)法部門存在大量的檔案數(shù)據(jù)，其中包含著許多關(guān)鍵性信息。在實際工作中，各部門應(yīng)根據(jù)自身發(fā)展需要，制定相應(yīng)的發(fā)展戰(zhàn)略，同時結(jié)合區(qū)域經(jīng)濟和社會環(huán)境等因素，制定適合區(qū)域環(huán)境衛(wèi)生行業(yè)發(fā)展的具體策略。大量信息將被整合到這些戰(zhàn)略中，從而極大地促進環(huán)境衛(wèi)生執(zhí)法部門的發(fā)展。檔案管理者應(yīng)加強對環(huán)境衛(wèi)生信息的收集與處理，以提高環(huán)境衛(wèi)生工作的效率與質(zhì)量，確保環(huán)境衛(wèi)生事業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展［3］。但在實際操作中，一些環(huán)境衛(wèi)生執(zhí)法部門并沒有很好地對這類信息進行有效的管理，使得這類信息并沒有得到很好的利用。這就要求有關(guān)人員做好檔案信息化管理，讓環(huán)境衛(wèi)生執(zhí)法部門充分發(fā)揮自己的優(yōu)勢，促進部門的健康穩(wěn)定發(fā)展。

2 環(huán)境衛(wèi)生執(zhí)法部門檔案管理原則

2.1 真實性原則

隨著時代的發(fā)展、社會的進步，人民群眾對衛(wèi)生事業(yè)提出了更高的要求，環(huán)境衛(wèi)生執(zhí)法部門的檔案管理面臨著更大的挑戰(zhàn)。真實性原則應(yīng)作為環(huán)境衛(wèi)生執(zhí)法部門檔案管理的基本準則。在傳統(tǒng)的衛(wèi)生部門檔案管理過程中，紙質(zhì)文件必須經(jīng)過相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的簽字、蓋章，很難確定其真?zhèn)?。如果不進行檔案管理工作的創(chuàng)新，不僅會影響檔案信息資源的利用率，而且會給檔案管理工作帶來很大的困擾。因此，在檔案管理改革中，必須對此給予足夠的重視。隨著檔案管理方式的革新及檔案信息化管理的普及，電子檔案因其可復(fù)制、易修改等特點［4］，目前已經(jīng)應(yīng)用于我國部分環(huán)境衛(wèi)生執(zhí)法部門中，且效果良好。

2.2 安全性原則

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案信息通過網(wǎng)絡(luò)進行傳輸與共享時，存在各種各樣的網(wǎng)絡(luò)問題，威脅到檔案信息的安全。為了保證檔案的安全保存，方便查詢和利用，需要有關(guān)人員采取安全措施，確保檔案信息不受外界干擾而泄露。特別要指出的是，環(huán)境衛(wèi)生執(zhí)法部門的文件具有很高的保密性和權(quán)威性，如果被人篡改或盜取，會給其日常工作帶來很大的負面影響。所以，環(huán)境衛(wèi)生執(zhí)法部門要增強電子檔案管理的安全防范意識，并采取相應(yīng)的安全措施，防止檔案信息泄露或丟失等。在進行環(huán)境衛(wèi)生執(zhí)法部門檔案管理改革的同時，必須對檔案安全問題給予足夠的重視。只有保證了檔案的安全性，才能逐步提高檔案管理的整體質(zhì)量［5］。

3 提高環(huán)境衛(wèi)生執(zhí)法部門檔案管理水平的措施

3.1 完善檔案管理的制度

當前，環(huán)境衛(wèi)生執(zhí)法部門要積極引入數(shù)字技術(shù)、信息技術(shù)，構(gòu)建數(shù)字化的管理模式，結(jié)合數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用要求優(yōu)化現(xiàn)有檔案管理制度和標準，提高檔案管理的科學(xué)性、高效性。還應(yīng)根據(jù)當前社會發(fā)展的形勢和有關(guān)法律法規(guī)的要求，對檔案服務(wù)內(nèi)容進行改進，使其適應(yīng)時代發(fā)展需要。在此基礎(chǔ)上，進一步完善檔案服務(wù)標準，優(yōu)化檔案服務(wù)流程，使檔案信息服務(wù)能夠更好地滿足用戶的需求。此外，要提升員工自身素質(zhì)，加強員工的學(xué)習(xí)，建立健全的績效考核機制，以保證檔案服務(wù)的質(zhì)量和效率。簡單來說，就是我們要不斷完善檔案管理系統(tǒng)，只有這樣，檔案服務(wù)的整體架構(gòu)才能得到進一步的完善，并激發(fā)各個部門工作人員在檔案服務(wù)方面的創(chuàng)新潛力。

3.2 創(chuàng)新檔案管理的方法

當前，環(huán)境衛(wèi)生執(zhí)法部門必須創(chuàng)新檔案管理的方法與手段，不斷提高檔案管理的技術(shù)水平。環(huán)境衛(wèi)生執(zhí)法部門要明確各部門的檔案管理職責(zé)，明確各崗位的檔案管理任務(wù)，建立由專職和兼職人員構(gòu)成的檔案管理體系，提高檔案管理的效率如（見圖1）。同時，要注意建立健全檔案管理制度，制定相應(yīng)的管理辦法，為員工提供良好的工作環(huán)境，防止由于管理人員的疏忽而造成檔案丟失或損壞。

3.3 構(gòu)建自動化服務(wù)平臺

檔案管理者需要不斷深入分析如何提高環(huán)境衛(wèi)生執(zhí)法部門檔案管理工作效率，進一步挖掘部門檔案信息的價值。為了有效控制檔案管理的成本，提高檔案管理效率，滿足環(huán)境衛(wèi)生執(zhí)法部門對檔案管理個性化、智慧化的需求，可以積極構(gòu)建自動化服務(wù)平臺。比如，積極引入大數(shù)據(jù)技術(shù)和云存儲技術(shù)（見圖2），提高檔案服務(wù)效率，同時要注意提高檔案管理平臺的安全性，避免出現(xiàn)信息泄露問題。通過引入智能化、自動化服務(wù)平臺，有助于統(tǒng)一檔案管理標準，滿足使用者對檔案文本、數(shù)據(jù)、圖片等多方面的要求。目前，我國環(huán)境衛(wèi)生執(zhí)法部門大多已建立了各自的檔案庫，但還有部分環(huán)境衛(wèi)生執(zhí)法部門未建立數(shù)字化檔案或檔案未聯(lián)網(wǎng)。為此，必須建立健全檔案信息管理體系，使檔案信息資源得到有效、便捷的利用。此外，環(huán)境衛(wèi)生執(zhí)法部門應(yīng)建設(shè)自己的檔案信息中心，準確收集有關(guān)行業(yè)的數(shù)據(jù)信息，對本、下級單位的檔案服務(wù)提供技術(shù)指導(dǎo)，適應(yīng)信息化時代的需要，實現(xiàn)檔案信息資源的深度整合，使特色檔案資源發(fā)揮更大的作用。

3.4 加大檔案管理經(jīng)費投入力度

環(huán)境衛(wèi)生執(zhí)法部門若要實現(xiàn)檔案管理創(chuàng)新，就必須加強對檔案管理的重視，深刻認識到檔案管理的重要地位。在實際開展檔案管理的過程中，要積極采取合理有效的措施來提高檔案管理水平，從而全面提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。這需要環(huán)境衛(wèi)生執(zhí)法部門繼續(xù)加大對檔案管理部門的投入力度，保證檔案管理部門有充足的經(jīng)費，引進先進的技術(shù)、設(shè)備，加強檔案管理工作［6］。

3.5 做好檔案保密工作

首先，要嚴格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)，還可以在檔案管理工作中運用一些先進技術(shù)，有效地降低檔案資料的泄密風(fēng)險，為相關(guān)管理人員提供更可靠的參考依據(jù)。其次，在檔案管理工作中，有關(guān)人員應(yīng)嚴格分類，妥善保存，以保證檔案的安全。最后，為了有效防止檔案數(shù)據(jù)的泄露，必須從信息安全的角度進行創(chuàng)新。檔案室及辦公區(qū)域由專業(yè)人員來監(jiān)督，可有效提高檔案管理的保密性。通過不斷地對檔案管理系統(tǒng)進行升級，避免由于網(wǎng)絡(luò)故障而造成的檔案被篡改、盜取，保證檔案管理工作的保密性［7］。

4 結(jié)語

環(huán)境衛(wèi)生執(zhí)法部門在開展檔案管理時，要充分結(jié)合自身部門的實際情況，分析檔案管理中存在的不足，并加強創(chuàng)新，提升檔案管理工作效率和質(zhì)量，從而推動環(huán)境衛(wèi)生執(zhí)法部門檔案管理的持續(xù)進步。

參考文獻

［1］孫兆霞. 環(huán)衛(wèi)檔案管理工作中的問題及其對策［J］. 城建檔案，2021（3）：78-79.

［2］孫兆霞. 強化環(huán)境衛(wèi)生檔案管理 提升檔案資料有效利用率［J］. 辦公室業(yè)務(wù)，2021（5）：128-129.

［3］孫兆霞. 環(huán)衛(wèi)數(shù)字檔案的收集和管理［J］. 數(shù)碼世界，2020（12）：201-202.

［4］蘇兆貝. 新時期城市管理檔案數(shù)字化策略探析［J］. 傳媒論壇，2020，3（20）：115-116，118.

［5］郝青. 淺議新環(huán)衛(wèi)格局下檔案工作存在的問題與對策［J］. 山東檔案，2020（4）：52-53.

［6］劉思雨. N區(qū)政府購買環(huán)衛(wèi)服務(wù)資金績效評價體系優(yōu)化［D］. 南寧：廣西財經(jīng)學(xué)院，2020.

［7］初曉雪. 提升環(huán)境衛(wèi)生檔案管理水平的方法與措施［J］. 蘭臺內(nèi)外，2020（12）：50-51.

［作者簡介］王惠芳，女，河北保定人，保定市競秀區(qū)執(zhí)法局環(huán)衛(wèi)處，中級館員，本科，研究方向：檔案管理。