大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校電子文件管理對(duì)策研究

摘" "要：當(dāng)前信息技術(shù)飛速發(fā)展，高校作為文件傳輸、管理的重要聚集地，自然也需要在電子管理上注重創(chuàng)新，讓其電子文件管理滿足多個(gè)部門的不同需求，并且需要通過借助智慧辦公系統(tǒng)提高其信息傳輸效率，確保信息化給其帶來更多發(fā)展推動(dòng)力。結(jié)合目前高校電子文件管理的現(xiàn)狀，挖掘其中存在的一些問題，并且針對(duì)問題進(jìn)行闡述，提出有效的解決方法，從而推動(dòng)高校電子文件管理制度的建設(shè)。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；高校；電子文件；管理模式

中圖分類號(hào)：F49" " " " 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A" " " 文章編號(hào)：1673-291X（2024）12-0137-04

隨著信息化應(yīng)用越來越廣泛，高校作為人才培養(yǎng)的搖籃，自然需要加強(qiáng)對(duì)于電子文件發(fā)展的管理?，F(xiàn)如今高校涉及的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用越來越多，電子文件數(shù)量逐年呈增加趨勢(shì)，數(shù)據(jù)量也越來越龐大，因此需要在電子文件管理上積極進(jìn)行創(chuàng)新發(fā)展。高校需要從組織結(jié)構(gòu)、管理模式、方式方法到制度建設(shè)，全面推動(dòng)高校電子文件管理的進(jìn)步，積極解決電子文件管理存在的諸多問題，推動(dòng)學(xué)校電子文件管理制度的有效建設(shè)。

一、高校電子文件管理發(fā)展現(xiàn)狀

21世紀(jì)初，我國開始重視電子文件管理，從《電子公文歸檔管理暫行辦法》（2003年）頒布，到《黨政機(jī)關(guān)電子公文處理工作辦法》（2019年）等和《中華人民共和國檔案法》等文件的出臺(tái)，促進(jìn)了電子文件管理的法治化與規(guī)范化。近年來，我國政府在電子文件歸檔和電子檔案管理方面取得了顯著進(jìn)展。國務(wù)院辦公廳發(fā)布了《政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理辦法》，旨在規(guī)范和推進(jìn)政務(wù)服務(wù)電子文件的歸檔和電子檔案管理工作。這一辦法強(qiáng)調(diào)了統(tǒng)一規(guī)劃、全程管理、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、高效利用和安全可控的原則，旨在推動(dòng)政務(wù)服務(wù)電子文件從形成、辦理到歸檔管理的全流程電子化管理。此外，國家檔案局也推進(jìn)了企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理試點(diǎn)工作，以及企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)試點(diǎn)工作，并且已經(jīng)取得了積極成果。在地方層面，上海市和云南省已經(jīng)采取了具體措施來實(shí)施這些新的指導(dǎo)方針。上海市新修訂的《上海市檔案條例》將政務(wù)服務(wù)“一網(wǎng)通辦”電子檔案管理納入其中，明確了政策導(dǎo)向和工作要求。云南省則通過建立通用電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了政務(wù)服務(wù)電子文件和電子檔案的全流程單套管理，大幅提升了政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件歸檔效率，并有一系列相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和指導(dǎo)性文件的頒布。許多地方政府和檔案主管部門積極開展電子文件歸檔和管理工作試點(diǎn)，開始由分散管理模式向集中管理模式轉(zhuǎn)變，并取得了一定成績(jī)[1]。

在此背景下，高校電子文件管理的進(jìn)展相對(duì)較慢，顯得較為被動(dòng)。這可能是因?yàn)楦咝Ｔ陔娮游募芾矸矫婷媾R的挑戰(zhàn)與政府機(jī)構(gòu)和企業(yè)有所不同，還有如資源限制、技術(shù)能力不足、管理體系不完善等困難。高校電子文件既缺少政府、行業(yè)層面指導(dǎo)，又缺少高校內(nèi)部的整體設(shè)計(jì)、統(tǒng)一規(guī)劃，若不及時(shí)進(jìn)行改革和創(chuàng)新，則很難保證全面、規(guī)范地收集該類資源，隨之也會(huì)影響電子文件的完整保存和有效利用，以致高?？赡軙?huì)在未來的電子資源管理上承擔(dān)更高的經(jīng)濟(jì)和時(shí)間成本。總的來說，高校電子文件管理的發(fā)展現(xiàn)狀是積極的，但仍存在一些挑戰(zhàn)，如管理制度的完善、技術(shù)的更新、安全與隱私保護(hù)等。因此，高校需要根據(jù)自身的實(shí)際情況制定相應(yīng)的電子文件管理策略，并積極尋求外部支持和合作，以提高電子文件管理的效率和效果?？傊咝?yīng)繼續(xù)加強(qiáng)電子文件管理的信息化建設(shè)，以更好服務(wù)于教學(xué)、科研和行政管理工作。

二、高校電子文件管理存在的問題

目前，我國很多高校都在積極推動(dòng)信息化建設(shè)，推動(dòng)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的全面應(yīng)用，越是如此，針對(duì)高校的電子文件管理建設(shè)就越需要加以重視。高校每年需要傳輸、存儲(chǔ)和管理大量電子文件，這對(duì)于高校而言是一件十分重要的事情，特別是其中存在的諸多問題需要及時(shí)解決。

（一）高校電子文件管理統(tǒng)籌規(guī)劃不足

當(dāng)前高校電子文件管理規(guī)劃上存在漏洞，尤其是缺乏頂層設(shè)計(jì)。第一，缺乏全校范圍內(nèi)的統(tǒng)一規(guī)劃，從而導(dǎo)致各部門各自為政，管理方式和標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。在當(dāng)前高校檔案信息化建設(shè)過程中，高校電子文件管理往往未能有效融入高校的整體規(guī)劃之中，導(dǎo)致電子文件管理的統(tǒng)籌規(guī)劃體系不夠完善。這表現(xiàn)在高校的管理部門及其管理人員在處理電子文件時(shí)，常常感到自身能力不足以應(yīng)對(duì)挑戰(zhàn)。第二，管理制度不健全，缺少完善的電子文件管理制度，包括文件的分類、歸檔、存儲(chǔ)、備份、檢索和利用等方面都沒有明確的規(guī)定和流程。第三，未納入校務(wù)管理事項(xiàng)。在推動(dòng)電子文件管理的過程中，很多高校都沒有將電子文件管理納入校務(wù)管理中，這就導(dǎo)致很多時(shí)候高校單一部門面對(duì)的電子文件管理問題難以擴(kuò)大到全校范圍進(jìn)行統(tǒng)一解決，使得相關(guān)部門面對(duì)海量電子文件的時(shí)候往往力不從心。

（二）高校電子文件管理機(jī)構(gòu)不全，職責(zé)不明

現(xiàn)如今，很多高校對(duì)于電子文件的管理是各個(gè)部門自行開展的，沒有一個(gè)統(tǒng)一負(fù)責(zé)的管理機(jī)構(gòu)，這就導(dǎo)致各個(gè)部門沒有統(tǒng)一規(guī)劃，管理方式分散且不同，文件傳輸十分困難。首先，缺乏專門機(jī)構(gòu)。許多高校沒有設(shè)立專門的電子文件管理機(jī)構(gòu)，即使有，也可能缺乏足夠的權(quán)力和資源來有效執(zhí)行其職能。各部門采取的都是各自的業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行文件管理，從而導(dǎo)致在部門與部門進(jìn)行文件傳輸?shù)臅r(shí)候存在信息交流不及時(shí)的情況。其次，職責(zé)劃分不清。在高校內(nèi)部，電子文件管理的職責(zé)大都分散在不同的部門，如圖書館、檔案館、信息技術(shù)部門等，容易導(dǎo)致責(zé)任不明、協(xié)作困難。同時(shí)，很多高校在文件管理的系統(tǒng)更新上不及時(shí)，大部分都是采用舊的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，兼容度和匹配性都不足，導(dǎo)致電子文件管理風(fēng)險(xiǎn)較大，一旦出現(xiàn)問題，就會(huì)因職責(zé)不明導(dǎo)致相互推諉，無人承擔(dān)責(zé)任。最后，管理流程不明確。高校缺乏統(tǒng)一的電子文件管理政策和標(biāo)準(zhǔn)，使得管理人員在執(zhí)行任務(wù)時(shí)缺乏明確的指導(dǎo)；沒有明確的管理流程和操作指南，導(dǎo)致電子文件管理的各個(gè)環(huán)節(jié)可能出現(xiàn)漏洞，如文件的收集、整理、歸檔、利用等。為了解決這些問題，高校需要建立、加強(qiáng)專門的電子文件管理機(jī)構(gòu)，明確其職責(zé)和權(quán)限，配備專業(yè)人才，制定清晰的管理流程和政策，確保電子文件的有效管理和安全利用。同時(shí)，高校還應(yīng)加強(qiáng)內(nèi)部協(xié)作，提高電子文件管理的效率和效果。

（三）高校電子文件管理缺乏法制標(biāo)準(zhǔn)

近年來，我國已經(jīng)就電子文件的歸檔和管理出臺(tái)了相關(guān)的文件，如較為熟悉的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》。但文件的適用性不強(qiáng)，因此落實(shí)到高校各個(gè)部門后可操作性大大降低。首先，高校內(nèi)部缺乏針對(duì)電子文件管理、歸檔、存儲(chǔ)、備份、檢索和利用等的規(guī)章制度，因而造成電子文件管理十分混亂。其次，法律合規(guī)性不足。高校在電子文件管理上未能充分考慮法律合規(guī)性，如符合版權(quán)、隱私保護(hù)等法規(guī)，容易引發(fā)法律風(fēng)險(xiǎn)。最后，存在信息安全和隱私保護(hù)問題。缺乏法制標(biāo)準(zhǔn)可能導(dǎo)致高校在電子文件管理上忽視信息安全和個(gè)人隱私保護(hù)，從而增加數(shù)據(jù)泄露和濫用的風(fēng)險(xiǎn)。為了解決這些問題，高校需要加強(qiáng)與法律法規(guī)的銜接，建立完善的電子文件管理制度，制定統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，并加強(qiáng)對(duì)信息安全和隱私保護(hù)的關(guān)注。同時(shí)，高校還應(yīng)加強(qiáng)內(nèi)部培訓(xùn)，以提高管理人員對(duì)法律法規(guī)的認(rèn)識(shí)和遵守程度，確保電子文件管理的合法性和規(guī)范性。

（四）高校電子文件管理缺乏專業(yè)人才

現(xiàn)如今，高校在電子文件管理人員分配問題上顯得力不從心，主要表現(xiàn)為以下幾點(diǎn)。第一，專業(yè)知識(shí)和技能不足。電子文件管理是一項(xiàng)涉及信息技術(shù)、檔案管理、法律法規(guī)等多個(gè)領(lǐng)域的專業(yè)工作，而許多高校缺乏具備這些跨學(xué)科知識(shí)和技能的復(fù)合型人才。高?，F(xiàn)如今的電子文件管理工作人員往往結(jié)構(gòu)單一，很多都是退休教師或者是一些兼職員工，他們的能力明顯不足，專業(yè)性也有待加強(qiáng)，從而在一定程度上增加了電子檔案的風(fēng)險(xiǎn)。第二，人才培養(yǎng)機(jī)制不完善。由于高校自身缺乏計(jì)算機(jī)技術(shù)相關(guān)的專業(yè)人才，同時(shí)缺乏針對(duì)電子文件管理專業(yè)人才的培養(yǎng)機(jī)制，包括專業(yè)課程設(shè)置、實(shí)習(xí)實(shí)踐等，導(dǎo)致專業(yè)人才的供給缺乏，使得他們?cè)诿鎸?duì)日益復(fù)雜的管理任務(wù)時(shí)感到能力不足。第三，電子文件的質(zhì)量難以保證。在電子文件的生成和流轉(zhuǎn)過程中，可能會(huì)因?yàn)榧夹g(shù)問題、操作失誤或設(shè)備不兼容等原因，導(dǎo)致文件質(zhì)量受損，影響其可靠性和完整性。

三、高校電子文件管理的解決對(duì)策

針對(duì)目前高校電子文件管理的狀況，迫切需要對(duì)高校內(nèi)部進(jìn)行深入的剖析和改進(jìn)。這包括從頂層設(shè)計(jì)和全面規(guī)劃入手，明確電子文件管理職責(zé)，制定統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)，以及培養(yǎng)專業(yè)人才深入研究技術(shù)等多個(gè)方面，旨在推動(dòng)高校電子文件管理向科學(xué)化、高效化方向發(fā)展。

（一）建立健全高校電子文件管理制度

在信息化背景下，高校在推進(jìn)電子文件管理的過程中應(yīng)當(dāng)持續(xù)地構(gòu)建和完善電子文件管理的規(guī)章制度。第一，制定明確的政策和規(guī)范。高校應(yīng)制定明確的電子文件管理政策和規(guī)范，包括電子文件的定義、分類、歸檔、存儲(chǔ)、備份、檢索、利用和銷毀等全周期的管理流程，以保證高校電子文件管理工作的順利開展與實(shí)施；應(yīng)結(jié)合高校電子文件管理中存在的問題，制定電子文件管理的統(tǒng)籌規(guī)劃、相關(guān)制度。第二，制定詳細(xì)的規(guī)章制度和管理手段。通過建立高校電子文件管理制度，促使各個(gè)部門的管理工作更好地銜接和協(xié)調(diào)處理，有效提升管理成效，讓高校更好開展各項(xiàng)電子文件業(yè)務(wù)。第三，堅(jiān)持不斷完善管理制度。制度可以反映出一個(gè)管理系統(tǒng)中相互聯(lián)系、不可或缺的關(guān)系。在高校電子文件的管理過程中建立高校電子文件的管理制度能很好地使得高校電子文件的管理更有保障。高校應(yīng)根據(jù)電子文件的不斷發(fā)展及時(shí)更新相關(guān)制度，保障電子文件的規(guī)范管理[2]。

（二）明確高校電子文件管理機(jī)構(gòu)和職責(zé)分配

對(duì)于高校而言，對(duì)電子文件的管理需要明確管理部門和機(jī)構(gòu)，確定相關(guān)的職責(zé)分配，從而推動(dòng)高校在電子文件管理上的有效開展。首先，建立專業(yè)管理機(jī)構(gòu)。高校應(yīng)設(shè)立專門的電子文件管理機(jī)構(gòu)，明確其職責(zé)和權(quán)限，明確其負(fù)責(zé)電子文件管理的規(guī)劃、實(shí)施和監(jiān)督。如由電子文件管理辦公室或電子檔案館來負(fù)責(zé)電子文件管理的整體規(guī)劃和執(zhí)行。其次，明確機(jī)構(gòu)職責(zé)。電子文件管理機(jī)構(gòu)的職責(zé)應(yīng)包括制定和執(zhí)行電子文件管理政策、監(jiān)督電子文件的生命周期、確保電子文件的法律合規(guī)性、維護(hù)電子文件的安全性和完整性等。再次，實(shí)現(xiàn)跨部門協(xié)作。電子文件管理往往涉及多個(gè)部門，如信息技術(shù)部門、檔案部門、圖書館等，因此，需要明確各部門在電子文件管理中的職責(zé)和協(xié)作機(jī)制，確保工作的順利進(jìn)行。最后，及時(shí)調(diào)整管理職責(zé)。隨著信息化技術(shù)的發(fā)展和電子文件管理需求的變化，高校應(yīng)確保電子文件管理機(jī)構(gòu)和管理職責(zé)具有適應(yīng)性和靈活性，以便能夠及時(shí)調(diào)整和優(yōu)化。這項(xiàng)工作主要包括增加新的管理機(jī)構(gòu)、調(diào)整管理層次、優(yōu)化管理流程等，以確保電子文件管理工作的順利進(jìn)行。同時(shí)，高校還應(yīng)明確各個(gè)管理機(jī)構(gòu)的職責(zé)和權(quán)力，避免職責(zé)交叉和重疊，提高管理效率。

（三）制定高校電子文件管理統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

第一，確保法律合規(guī)性。高校在制定電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，應(yīng)參考和遵循國家檔案局等權(quán)威機(jī)構(gòu)發(fā)布的標(biāo)準(zhǔn)和指南，電子文件管理制度應(yīng)符合國家相關(guān)法律法規(guī)的要求，如版權(quán)法、隱私保護(hù)法等，確保電子文件管理的合法性。第二，制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。高校應(yīng)制定統(tǒng)一的電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保各部門在管理電子文件時(shí)采用一致的方法和標(biāo)準(zhǔn)；應(yīng)明確電子檔案的操作步驟，統(tǒng)一使用標(biāo)準(zhǔn)，形成標(biāo)準(zhǔn)化的存儲(chǔ)模式，使電子檔案的管理更加科學(xué)化、規(guī)范化和系統(tǒng)化。第三，建立監(jiān)督和評(píng)估機(jī)制。隨著技術(shù)的發(fā)展和電子文件管理需求的變化，高校應(yīng)建立監(jiān)督和評(píng)估機(jī)制，定期檢查電子文件管理制度的執(zhí)行情況，并根據(jù)需要進(jìn)行調(diào)整和改進(jìn)。通過制定和實(shí)施統(tǒng)一的電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)，高?？梢源_保電子文件管理的專業(yè)性和一致性，提高電子文件的質(zhì)量和利用價(jià)值，同時(shí)降低管理成本和風(fēng)險(xiǎn)。

（四）培養(yǎng)高校電子文件管理專業(yè)人才

高校在發(fā)展過程中要始終堅(jiān)信人才對(duì)于高校發(fā)展的意義和重要性，針對(duì)電子文件管理加強(qiáng)管理人員的專業(yè)能力，注重電子文件管理的有效開展。第一，加強(qiáng)人才培養(yǎng)和技術(shù)支持。高校應(yīng)通過開設(shè)相關(guān)課程、舉辦培訓(xùn)等方式，提高師生的電子文件管理意識(shí)和技能。這些課程可以包括電子文件管理的理論知識(shí)、實(shí)踐操作、技術(shù)應(yīng)用等，以幫助師生了解和掌握電子文件管理的核心知識(shí)和技能。此外，高校還應(yīng)加強(qiáng)技術(shù)支持，為電子文件管理提供必要的軟硬件支持。這包括購買和維護(hù)電子文件管理系統(tǒng)、提供充足的存儲(chǔ)空間、確保網(wǎng)絡(luò)安全等，以支持電子文件管理的有效運(yùn)行和信息安全。第二，實(shí)施繼續(xù)教育，提高管理水平。對(duì)于在職的管理人員，高校應(yīng)提供繼續(xù)教育和專業(yè)發(fā)展課程，幫助他們更新知識(shí)、提升技能，以適應(yīng)電子文件管理領(lǐng)域的新技術(shù)和新趨勢(shì)。這些課程可以包括電子文件管理的最新理論、實(shí)踐案例分享、技術(shù)應(yīng)用、法律法規(guī)更新等，以使管理人員能夠跟上電子文件管理領(lǐng)域的發(fā)展步伐，提高其管理水平和專業(yè)素養(yǎng)。第三，加強(qiáng)國際合作與交流。電子文件管理是一個(gè)全球性的領(lǐng)域，高校應(yīng)與國際高校和機(jī)構(gòu)開展交流與合作，借鑒國際先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)。通過上述措施，高?？梢耘囵B(yǎng)出具有專業(yè)知識(shí)和技能的電子文件管理人才，為高校和社會(huì)提供高質(zhì)量的電子文件管理服務(wù)。同時(shí)，也有助于推動(dòng)電子文件管理領(lǐng)域的發(fā)展和創(chuàng)新。

信息化環(huán)境雖然給高校電子文件管理帶來了一定的挑戰(zhàn)，但同時(shí)也帶來了一個(gè)很好的機(jī)遇。高校電子文件管理過程中應(yīng)結(jié)合高校的實(shí)際情況、存在的問題等，通過建立健全高校電子文件管理制度、明確高校電子文件管理機(jī)構(gòu)和職責(zé)分配、制定高校電子文件管理統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和培養(yǎng)高校電子文件管理專業(yè)人才等措施，更好落實(shí)高校電子文件管理工作，有效落實(shí)相應(yīng)的管理制度與規(guī)范，促進(jìn)高校電子文件管理質(zhì)量和水平的提高。

參考文獻(xiàn)：

[1]" "謝俊英.高校電子文件管理問題及其應(yīng)對(duì)策略[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2022（10）：46-48.

[2]" "金子妮.信息化環(huán)境下高校電子文件管理制度建設(shè)分析[J].信息記錄材料，2021（2）：70-71.

Research on the Management Mode of Electronic Documents in Colleges and Universities under

the Big Data Environment

LI Dan

（Heilongjiang Bayi Agricultural University， Daqing 163319， China）

Abstract： Nowadays， with the rapid development of information technology， colleges and universities， as an important gathering place for document transmission and management， naturally need to pay attention to innovation in electronic management， so that electronic document management in colleges and universities can meet the different needs of many departments. By using the smart office system to improve the efficiency of information transmission in colleges and universities， it is ensured that informatization will bring more development impetus to colleges and universities. Based on the current situation of electronic document management in colleges and universities， this paper explores some problems， expounds the problems， and puts forward effective solutions to promote the construction of electronic document management system in colleges and universities.

Key words： Big data; Colleges and universities; Electronic documents; Management mode

[責(zé)任編輯" "興" "華]