新時(shí)期醫(yī)院檔案管理轉(zhuǎn)型：契機(jī)、困境與邏輯進(jìn)路

摘 要：本文從數(shù)字中國建設(shè)的時(shí)代背景出發(fā)，研究認(rèn)為醫(yī)院檔案管理面臨著前所未有的發(fā)展機(jī)遇，但是也存在著思維轉(zhuǎn)型、技術(shù)賦能、共享建設(shè)、開發(fā)利用與安全建設(shè)的困境，需要在強(qiáng)化數(shù)據(jù)管理思維、完善數(shù)據(jù)管理設(shè)施、強(qiáng)化共享機(jī)制建設(shè)、深化檔案文化建設(shè)和做好網(wǎng)絡(luò)安全保障等方面下功夫，推動(dòng)醫(yī)院檔案管理轉(zhuǎn)型升級(jí)，更好地服務(wù)于醫(yī)院發(fā)展。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；檔案；契機(jī)；困境；邏輯進(jìn)路

近年來，新一代信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，推動(dòng)了醫(yī)院創(chuàng)新檔案工作的理念、方法與模式，加快了全面數(shù)字轉(zhuǎn)型和智能升級(jí)[1]。醫(yī)院檔案管理部門要著眼于信息化發(fā)展的大趨勢，緊扣檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)和重點(diǎn)目標(biāo)，著力補(bǔ)短板、強(qiáng)弱項(xiàng)、固基礎(chǔ)、揚(yáng)優(yōu)勢，錨定目標(biāo)，持續(xù)發(fā)力，奮力開創(chuàng)醫(yī)院檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的新局面。

1 新時(shí)期醫(yī)院檔案管理轉(zhuǎn)型的契機(jī)

1.1 數(shù)字社會(huì)加速演進(jìn)

大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)和人工智能等新一代數(shù)字技術(shù)迅猛發(fā)展，社會(huì)結(jié)構(gòu)發(fā)生重大變化，檔案管理面臨的技術(shù)環(huán)境大為改變，特別是新信息技術(shù)成果不斷融入生產(chǎn)生活，改變了人們的行為方式、組織方式和運(yùn)行方式，不斷創(chuàng)造新的產(chǎn)業(yè)形態(tài)，推動(dòng)數(shù)字中國建設(shè)不斷向縱深發(fā)展。面對(duì)新的發(fā)展環(huán)境，檔案管理需要從傳統(tǒng)思維與方式中走出來，確定以檔案數(shù)據(jù)為核心的治理方式，推動(dòng)檔案數(shù)據(jù)線上線下聯(lián)絡(luò)溝通，地域、空間和邊界有效連接，使檔案要素的配置方式更加靈活多樣，資源的利用更加節(jié)約高效，促進(jìn)檔案成果共享和利用。

1.2 新醫(yī)改成果加速釋放

信息化是新醫(yī)改的重要任務(wù)，是新醫(yī)改成功推進(jìn)的重要保障。隨著醫(yī)療體制改革的深入推進(jìn)，醫(yī)療信息化已經(jīng)成為醫(yī)療體制改革的重點(diǎn)發(fā)展方向[2]。近年來，醫(yī)療機(jī)構(gòu)大力開展智慧醫(yī)院建設(shè)，通過優(yōu)化重組和整合共建，打破信息孤島，以信息化手段改造、優(yōu)化傳統(tǒng)工作流程，給廣大患者提供快捷、準(zhǔn)確的服務(wù)。這一過程中產(chǎn)生的大量電子檔案數(shù)據(jù)成為新的管理對(duì)象，需要把握好檔案在醫(yī)院轉(zhuǎn)型中的地位、作用和服務(wù)方向，厘清各環(huán)節(jié)之間的內(nèi)在聯(lián)系，確保檔案數(shù)據(jù)在新醫(yī)改中發(fā)揮獨(dú)特作用。

1.3 檔案治理理論應(yīng)運(yùn)而生

《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》指出要推動(dòng)檔案治理體系構(gòu)建，明確提出要進(jìn)行檔案制度規(guī)范工程建設(shè)，體現(xiàn)國家層面推動(dòng)檔案治理體系構(gòu)建的實(shí)踐指向。近年來，檔案治理理論與“三個(gè)走向”理論、“四個(gè)好”“兩個(gè)服務(wù)”理念共同構(gòu)成推動(dòng)新時(shí)代醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的指針。從實(shí)踐層面來看，治理理論將醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)作為重要的生產(chǎn)要素，顯著改善其他生產(chǎn)要素的配置效率。無論是培育新動(dòng)能、還是提高全要素的生產(chǎn)率，都需要加快檔案管理的轉(zhuǎn)型升級(jí)，向檔案數(shù)據(jù)要?jiǎng)恿?、向檔案數(shù)據(jù)要潛力[3]。

2 新時(shí)期醫(yī)院檔案管理轉(zhuǎn)型的困境

2.1 思維轉(zhuǎn)型的困境

信息化時(shí)代需要將醫(yī)院檔案管理與數(shù)據(jù)思維有機(jī)結(jié)合起來，但是醫(yī)院管理層面臨著“思想乏力”的問題，主要表現(xiàn)在：一是思維存在定勢。對(duì)檔案事業(yè)發(fā)展前沿問題認(rèn)識(shí)不深刻，對(duì)運(yùn)用信息化工具管理醫(yī)院檔案工作積極性不高，依然延續(xù)傳統(tǒng)的管理模式，檔案工作轉(zhuǎn)型進(jìn)程較為緩慢。二是畏難情緒重。對(duì)檔案信息化改造產(chǎn)生的負(fù)面效應(yīng)存在擔(dān)憂。一些管理人員會(huì)考慮檔案數(shù)據(jù)被共享后的安全問題，即是否會(huì)被濫用。這種風(fēng)險(xiǎn)的存在同樣會(huì)抑制數(shù)據(jù)的提供。對(duì)檔案數(shù)據(jù)使用安全性的擔(dān)憂是掣肘醫(yī)院數(shù)據(jù)共享與開放的主要因素。三是人員素質(zhì)不達(dá)標(biāo)。檔案數(shù)據(jù)化管理需要具備扎實(shí)的計(jì)算機(jī)知識(shí)和數(shù)據(jù)管理能力，醫(yī)院檔案管理者大多為兼職，專業(yè)化培訓(xùn)力度不足，難以適應(yīng)新形勢的需要。

2.2 技術(shù)賦能的困境

一是制度建設(shè)不到位?！稒n案法》《檔案法實(shí)施條例》《網(wǎng)絡(luò)安全法》《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》雖然對(duì)檔案信息化轉(zhuǎn)型升級(jí)提出要求，但是具體舉措的針對(duì)性和有效性還不足，醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)治理體系建設(shè)存在較大差異，尚未形成上下聯(lián)動(dòng)、技術(shù)賦能的治理結(jié)構(gòu)。二是標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)不到位。醫(yī)院檔案全流程管理標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)較為滯后，對(duì)檔案數(shù)據(jù)管理的設(shè)施要求、資源建設(shè)、利用體系和安全建設(shè)等方面缺乏行之有效的規(guī)定。三是資金投入不到位?；A(chǔ)設(shè)施更新不及時(shí)是技術(shù)轉(zhuǎn)型面臨的主要困境，缺乏先進(jìn)的信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施，無法為檔案數(shù)據(jù)提供安全保障或滿足其存儲(chǔ)需要，從而不具備檔案數(shù)據(jù)治理的能力。這些問題主要是醫(yī)院資金投入較少造成的，需要持續(xù)加大資金投入，推動(dòng)基礎(chǔ)設(shè)施更新?lián)Q代。

2.3 共享建設(shè)的困境

數(shù)據(jù)共享最大的技術(shù)障礙是標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，即醫(yī)院職能部門的管理制度、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、運(yùn)作機(jī)制等各不相同，客觀上導(dǎo)致部門數(shù)據(jù)難以直接對(duì)接匯入大數(shù)據(jù)平臺(tái)[4]。病案檔案具有特定的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和排列方式，與文書檔案、會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)類型不同，這些結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)難以有效整合。同時(shí)，有的部門未對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行梳理和編碼歸類，也沒有按照檔案數(shù)據(jù)共享標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行源頭清洗，導(dǎo)致部分掛接到共享數(shù)據(jù)平臺(tái)的檔案雜亂無章、質(zhì)量參差不齊。

2.4 開發(fā)利用的困境

檔案資源價(jià)值尚未引起足夠重視，對(duì)檔案數(shù)據(jù)挖掘與闡釋力度不夠，難以服務(wù)于醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展。文化建設(shè)是醫(yī)院競爭的重要因素，檔案在服務(wù)醫(yī)院文化建設(shè)上具有得天獨(dú)厚的優(yōu)勢，但是將檔案文化價(jià)值進(jìn)行闡發(fā)的方式較為落后，依然延續(xù)傳統(tǒng)的方式，感染力與吸引力不強(qiáng)，無法展示出醫(yī)院厚重的文化積淀。新媒體具有方式靈活、圖文并茂、受眾多和交互性強(qiáng)等特點(diǎn)，醫(yī)院需要順應(yīng)新媒體事業(yè)的發(fā)展趨勢，用好網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，擯棄對(duì)新媒體的排斥和畏懼心理，通過多種文化產(chǎn)品的開發(fā)，展現(xiàn)檔案的獨(dú)特魅力。

2.5 安全建設(shè)的困境

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)安全問題日益凸顯，成為社會(huì)各界普遍關(guān)注的焦點(diǎn)。近年來，網(wǎng)絡(luò)安全事件頻發(fā)，給個(gè)人和國家?guī)砹藝?yán)重的損失。醫(yī)院檔案大多涉及群眾個(gè)人隱私，做好安全建設(shè)顯得更加重要。但是醫(yī)院數(shù)據(jù)安全建設(shè)面臨著起步晚、基礎(chǔ)弱、增長機(jī)制不完善等挑戰(zhàn)。隨著信息化建設(shè)的深入，檔案數(shù)據(jù)量爆發(fā)式的增長，數(shù)據(jù)被泄露事件頻出，安全成本逐年上升，群眾就醫(yī)檔案數(shù)據(jù)被泄露事件屢見不鮮，已經(jīng)成為醫(yī)院檔案治理的重點(diǎn)問題。

3 新時(shí)期醫(yī)院檔案管理轉(zhuǎn)型的邏輯進(jìn)路

3.1 強(qiáng)化數(shù)據(jù)管理思維

思想是行動(dòng)的先導(dǎo)，推動(dòng)醫(yī)院轉(zhuǎn)型升級(jí)首先要把管理對(duì)象轉(zhuǎn)變到檔案數(shù)據(jù)上來，持續(xù)構(gòu)建以檔案數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)為核心、數(shù)據(jù)質(zhì)量提升為目標(biāo)的數(shù)據(jù)治理體系。一是深化制度建設(shè)。積極協(xié)調(diào)處理好管理與服務(wù)的關(guān)系，推動(dòng)檔案管理部門從“劃槳”向“掌舵”轉(zhuǎn)變，由檔案管理者變?yōu)橹贫仍O(shè)計(jì)者和數(shù)據(jù)處理者。在制度設(shè)計(jì)上，完善數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)、安全和利用等方面，研究出臺(tái)相關(guān)規(guī)范，推進(jìn)檔案管理的精準(zhǔn)設(shè)計(jì)、施策和解決。二是制定責(zé)任清單。制定任務(wù)到崗、責(zé)任到人的“責(zé)任清單”，主要包括檔案利用流程、安全管理和數(shù)據(jù)平臺(tái)建設(shè)等，劃清權(quán)責(zé)界限，規(guī)范權(quán)利運(yùn)行，為檔案管理轉(zhuǎn)型提供規(guī)范保障。三是推進(jìn)技術(shù)平臺(tái)改革創(chuàng)新。管理手段信息化是建設(shè)智能醫(yī)院、實(shí)現(xiàn)智能監(jiān)管的重要舉措。依托檔案數(shù)據(jù)管理信息平臺(tái)，與辦公系統(tǒng)平臺(tái)融合，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)填報(bào)、查看、分析和匯總，對(duì)于正在推進(jìn)的工作實(shí)時(shí)掌握，對(duì)于即將到期的工作及時(shí)提醒，對(duì)于延期的工作按時(shí)預(yù)警，優(yōu)化管理流程，確保工作精準(zhǔn)、到位，為提升管理水平、提高檔案治理能力提供了重要支撐。四是加強(qiáng)人員培訓(xùn)力度。提升全員的檔案管理技能水平是醫(yī)院檔案轉(zhuǎn)型升級(jí)的重要一環(huán)。要定期組織全員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，掌握前沿方向、拓展系統(tǒng)思維，提升視野格局。持續(xù)加強(qiáng)實(shí)踐鍛煉，組織檔案人員開展資源清查和館藏檔案掃描等工作，在清查中了解館藏、在挖掘中開發(fā)館藏，練好檔案專業(yè)內(nèi)功，讓管理人員在重要任務(wù)中開闊視野、增強(qiáng)本領(lǐng)、成長成才。

3.2 完善數(shù)據(jù)管理設(shè)施

一是夯實(shí)數(shù)據(jù)應(yīng)用底座。建立覆蓋全院檔案管理的一體化大數(shù)據(jù)平臺(tái)，強(qiáng)化檔案存儲(chǔ)、服務(wù)與安全保障能力。加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫建設(shè)，挖掘具有獨(dú)具特色的主題數(shù)據(jù)庫、專題數(shù)據(jù)庫。完善電子檔案全流程管理機(jī)制，實(shí)現(xiàn)檔案的全流程線上管理。二是強(qiáng)化數(shù)據(jù)資源匯聚。開展全院檔案數(shù)據(jù)資源調(diào)查，摸清各類醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)的底數(shù)，為共享利用奠定基礎(chǔ)。二是推進(jìn)現(xiàn)有的數(shù)據(jù)規(guī)范編目。對(duì)照檔案數(shù)據(jù)服務(wù)醫(yī)院發(fā)展的標(biāo)準(zhǔn)，梳理現(xiàn)有館藏開放檔案資源的專題目錄，整理歸納發(fā)現(xiàn)問題，并開展數(shù)據(jù)目錄字段補(bǔ)足、數(shù)字化轉(zhuǎn)換、專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)等數(shù)據(jù)規(guī)范工作，更好地服務(wù)好數(shù)據(jù)規(guī)范化建設(shè)。三是完善數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)類型。在傳統(tǒng)文書檔案電子化基礎(chǔ)上對(duì)會(huì)計(jì)、照片、實(shí)物和病案檔案等開展數(shù)據(jù)化歸集，優(yōu)化檔案數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，拓展檔案服務(wù)領(lǐng)域。

3.3 強(qiáng)化共享機(jī)制建設(shè)

打破檔案數(shù)據(jù)壁壘，整合檔案數(shù)據(jù)資源，不僅帶來工作上的便捷，還能提高為民辦事的效率，提升群眾的獲得感和滿意度。要持續(xù)深化共享平臺(tái)建設(shè)，利用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)和移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)等各種先進(jìn)的信息與通信技術(shù)，建立一個(gè)彈性、靈活、安全穩(wěn)定、資源高度集中與統(tǒng)一的醫(yī)院局域數(shù)據(jù)交換共享平臺(tái)。平臺(tái)要基于科學(xué)、合理的設(shè)計(jì)理念，穩(wěn)定的多層結(jié)構(gòu)體系和成熟的共享交換數(shù)據(jù)來構(gòu)建，有助于保證應(yīng)用系統(tǒng)的可伸縮性、可擴(kuò)展性、易維護(hù)和易管理性及安全性，有利于推進(jìn)跨層級(jí)、跨系統(tǒng)、跨部門的數(shù)據(jù)共享和貫通響應(yīng)，不斷提升檔案數(shù)據(jù)共享化、業(yè)務(wù)協(xié)同化、管理智慧化與服務(wù)知識(shí)化的水平。同時(shí)，要采用適當(dāng)?shù)臄?shù)據(jù)處理方法，在數(shù)據(jù)共享過程中，部門需要采取匿名化和去標(biāo)識(shí)化的方法，對(duì)敏感的個(gè)人信息進(jìn)行脫敏處理，以保護(hù)數(shù)據(jù)主體的隱私。嚴(yán)格做好檔案數(shù)據(jù)的質(zhì)量管理，確保上傳及時(shí)、準(zhǔn)確，定期自查更新，實(shí)現(xiàn)所共享的數(shù)據(jù)具有足夠的質(zhì)量和準(zhǔn)確性，以保證數(shù)據(jù)的有效性和可靠性。

3.4 深化檔案文化建設(shè)

一是加強(qiáng)檔案資源挖掘。醫(yī)院檔案蘊(yùn)含著豐富的人文精神和理念，要認(rèn)真做好檔案資源摸底，厘清資源結(jié)構(gòu)，對(duì)重要的人物檔案與重大事件檔案進(jìn)行研究，結(jié)合時(shí)代背景推出有質(zhì)有量的檔案文化產(chǎn)品。醫(yī)院可利用官方某信公眾號(hào)打造特色線上品牌欄目，宣傳“檔案中的榜樣”，以線上品牌欄目傳播醫(yī)院檔案文化的最強(qiáng)音。二是發(fā)揮檔案文化凝聚力的作用。以檔案編研利用為新突破口，進(jìn)一步深挖檔案的利用價(jià)值，將檔案中蘊(yùn)含的院史資源納入新進(jìn)教職工入職培訓(xùn)內(nèi)容，提升對(duì)醫(yī)院的歸屬感和認(rèn)同感。將檔案資源納入醫(yī)院文化走廊建設(shè)，在主題黨日、重大節(jié)點(diǎn)開展重溫院史活動(dòng)，在潛移默化中發(fā)揮檔案的現(xiàn)代價(jià)值。三是用好新媒體平臺(tái)。檔案文化闡釋要走出展覽或出版等傳統(tǒng)路徑，適應(yīng)人民群眾閱讀習(xí)慣的轉(zhuǎn)變，用好某音或某手等新媒體平臺(tái)，以人民群眾喜聞樂見的形式發(fā)揮檔案價(jià)值。醫(yī)院檔案收藏保管的經(jīng)典古方具有育人和宣傳價(jià)值，醫(yī)院可在官方某信平臺(tái)或某音號(hào)等開展專題欄目，講述檔案中蘊(yùn)含的醫(yī)學(xué)知識(shí)與感人故事等，在弘揚(yáng)醫(yī)學(xué)知識(shí)、推動(dòng)大眾健康的過程中展示醫(yī)院厚重的文化實(shí)力。

3.5 做好網(wǎng)絡(luò)安全保障

檔案管理系統(tǒng)記錄就診者的個(gè)人信息，若發(fā)生數(shù)據(jù)被泄露或篡改，將嚴(yán)重危害就診者的合法權(quán)益和醫(yī)療服務(wù)聲譽(yù)。一是筑牢網(wǎng)絡(luò)安全防火墻。醫(yī)院數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)復(fù)雜，應(yīng)該實(shí)施多層級(jí)的防火墻應(yīng)用模式，部署配置不同類型的防火墻以增強(qiáng)安全性。針對(duì)組織網(wǎng)絡(luò)中可能存在的一些特定風(fēng)險(xiǎn)，醫(yī)院應(yīng)該相應(yīng)地配置邊界層、內(nèi)部層和應(yīng)用層的防火墻系統(tǒng)，并通過統(tǒng)一的工具集中控制。通過建立多層級(jí)的防御屏障，可以提高組織防御多種網(wǎng)絡(luò)威脅的能力。二是深化區(qū)塊鏈技術(shù)的應(yīng)用。區(qū)塊鏈可以打通檔案全數(shù)據(jù)鏈條，實(shí)現(xiàn)全程追溯。醫(yī)院可通過智能合約，實(shí)現(xiàn)檔案利用的全過程監(jiān)控，簡化交易流程，降低數(shù)據(jù)流通成本。同時(shí)，利用區(qū)塊鏈平臺(tái)實(shí)時(shí)跟蹤檔案信息，為醫(yī)院檔案治理提供依據(jù)，更好地滿足檔案利用上下游的需求。三是提高檔案安全的韌性水平。加強(qiáng)檔案空間安全管理，健全完善網(wǎng)絡(luò)安全監(jiān)測預(yù)警和應(yīng)急處置機(jī)制，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行安全管理體系，提升數(shù)據(jù)流通韌性。依法依規(guī)加強(qiáng)數(shù)據(jù)收集、整理、開發(fā)和利用等全過程的安全監(jiān)管，落實(shí)數(shù)據(jù)分類分級(jí)保護(hù)制度，壓實(shí)數(shù)據(jù)安全主體責(zé)任。要加強(qiáng)個(gè)人隱私保護(hù)，健全檔案數(shù)據(jù)要素安全實(shí)時(shí)監(jiān)測預(yù)警、數(shù)據(jù)安全事件通報(bào)和應(yīng)急處理機(jī)制。

結(jié)語

檔案是醫(yī)院工作完整鏈條中的最后一環(huán)，是干事創(chuàng)業(yè)最后一公里的“最后一米”。面向新時(shí)代，醫(yī)院管理部門要切實(shí)提高檔案工作意識(shí)，創(chuàng)新檔案管理手段，提升檔案工作效能。要持續(xù)加強(qiáng)檔案研究，用活用好檔案資源，不斷提升檔案為醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展服務(wù)的能力與水平。持續(xù)創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)，加速檔案信息化轉(zhuǎn)型，推動(dòng)檔案資源的數(shù)字化與智能化管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效存儲(chǔ)、精準(zhǔn)檢索和安全共享。持續(xù)加強(qiáng)文化引領(lǐng)，深化檔案宣傳教育功能，通過深入挖掘檔案背后的故事，豐富院史內(nèi)涵，推動(dòng)醫(yī)院檔案事業(yè)治理體系和治理能力現(xiàn)代化。

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