信息化背景下工商聯(lián)檔案管理工作路徑探索

摘 要：《檔案法》《檔案法實施條例》中均對檔案信息化建設(shè)做出了具體的要求。工商聯(lián)作為非公企業(yè)的“娘家人”，在促進經(jīng)濟社會高質(zhì)量發(fā)展的過程中產(chǎn)生大量具有保存價值的檔案資料，做好工商聯(lián)檔案信息化管理，有利于維護非公有制企業(yè)的合法權(quán)益、轉(zhuǎn)變非公企業(yè)的經(jīng)營理念、提供非公有制企業(yè)的管理效率、提升非公有制企業(yè)的良好形象，具有積極的現(xiàn)實意義。但信息化背景下工商聯(lián)的檔案管理在思想理念、人員素質(zhì)、基礎(chǔ)條件和管理制度等方面還存在諸多短板與弱項。因此，要針對信息化背景下工商聯(lián)檔案管理工作的現(xiàn)狀，有針對性地采取措施，不斷提升檔案管理質(zhì)量，為經(jīng)濟社會發(fā)展做出積極貢獻。

關(guān)鍵詞：工商聯(lián)檔案；檔案管理；信息化

概述

信息化是一個多領(lǐng)域的廣泛概念，涵蓋信息技術(shù)應用、信息資源管理、信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、信息技術(shù)產(chǎn)業(yè)、信息化人才培養(yǎng)及信息化政策法規(guī)等方面內(nèi)容。信息化背景下檔案管理的形式和內(nèi)容發(fā)生了深刻的變化?！丁笆奈濉比珖鴻n案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中26次提及“信息化”，提出“檔案信息化強基工程”“科技興檔工程”?！稒n案法》第五章“檔案信息化建設(shè)”進一步提出要把“檔案信息化”納入各級政府“信息化發(fā)展規(guī)劃”，其他機關(guān)、團體、企事業(yè)單位或組織應“加強檔案信息化建設(shè)”。這些法律法規(guī)及檔案領(lǐng)域的發(fā)展規(guī)劃，為新時代檔案信息化建設(shè)、管理指明了方向、明確了重點，也是新時代工商聯(lián)檔案工作的根本遵循。明溪縣發(fā)展非公有制經(jīng)濟服務(wù)中心（以下簡稱“中心”）為明溪縣工商業(yè)聯(lián)合會下屬單位，承擔著協(xié)調(diào)、引導全縣非公有制經(jīng)濟企業(yè)發(fā)展，以及全縣非公有制經(jīng)濟發(fā)展綜合性研究、企業(yè)辦事、項目對接、市場拓展和法律維權(quán)等多項重要職能，為全縣非公有制經(jīng)濟高質(zhì)量發(fā)展提供有力支持和保障。根據(jù)《檔案法》《檔案法實施條例》的相關(guān)規(guī)定，需要不斷加強中心在履職過程中產(chǎn)生的大量具有保存價值的檔案資料信息化工作，利用現(xiàn)代信息技術(shù)助力檔案資料的收集、整理與歸檔等工作的現(xiàn)代化，不斷提升檔案工作的現(xiàn)代化水平，為進一步發(fā)揮檔案服務(wù)企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展發(fā)揮應有的價值[1-2]。

1 工商聯(lián)檔案業(yè)務(wù)的范圍

根據(jù)《檔案法》《檔案法實施條例》的相關(guān)規(guī)定，凡是明溪縣發(fā)展非公有制經(jīng)濟服務(wù)中心在履行職責過程中形成的具有保存價值的各種文件、材料和其他有關(guān)資料，均應整理并立卷歸檔。一是文書檔案。如中心重要會議記錄、簡報、計劃和總結(jié)、工作要點；領(lǐng)導參加全聯(lián)、省聯(lián)及上級部門會議帶回來的材料；領(lǐng)導的批示意見；上級機關(guān)制定的與本中心工作有關(guān)系的文件、材料；中心組織人事工作方面的材料；中心機構(gòu)設(shè)置、人員編制、干部任免、調(diào)動等資料等。二是業(yè)務(wù)檔案。包括全縣中小企業(yè)、非公經(jīng)濟發(fā)展規(guī)劃檔案；非公經(jīng)濟運行監(jiān)測、統(tǒng)計和分析檔案；服務(wù)非公經(jīng)濟技術(shù)革新、自主創(chuàng)新檔案；為非公經(jīng)濟提供法律援助、創(chuàng)業(yè)輔導等社會化服務(wù)檔案；協(xié)助非公經(jīng)濟專項資金申報檔案以及其他為非公企業(yè)提供專業(yè)服務(wù)的檔案資料。三是其他檔案。包括中心運行過程中產(chǎn)生的會計檔案、人事檔案、基建檔案和設(shè)備檔案等。

2 工商聯(lián)檔案工作的意義

2.1 維護非公有制企業(yè)的合法權(quán)益

檔案具有憑據(jù)功能。中心為縣域非公有制企業(yè)提供服務(wù)，在項目對接、法律維權(quán)、市場拓展及項目對接業(yè)務(wù)活動中產(chǎn)生大量具有保存價值的檔案資料，如企業(yè)資質(zhì)審核資料、合同、發(fā)票、投資項目對接資料和財務(wù)報告等各種檔案。這些檔案資料都真實地記錄了非公企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營活動，是維護其正當權(quán)益的重要憑證。此外，中心作為工商聯(lián)的下屬單位，收集會員的意見與建議，并行使相應職能維護非公有制企業(yè)的合法權(quán)益。中心協(xié)調(diào)各市場主體與行政職能部門之間的關(guān)系，受理企業(yè)訴求登記及轉(zhuǎn)辦，提供相關(guān)證明，協(xié)調(diào)各方關(guān)系，暢通政企懇談制、銀企對接制，調(diào)解各類經(jīng)濟糾紛，為非公有制企業(yè)的合法權(quán)益提供重要依據(jù)[3]。

2.2 轉(zhuǎn)變非公有制企業(yè)經(jīng)營的理念

黨的二十屆三中全會通過的《中共中央關(guān)于進一步全面深化改革、推進中國式現(xiàn)代化的決定》強調(diào)“堅持和落實‘兩個毫不動搖’，促進各種所有制經(jīng)濟優(yōu)勢互補、共同發(fā)展”“構(gòu)建高水平社會主義市場經(jīng)濟體制”“為非公有制經(jīng)濟發(fā)展營造良好環(huán)境、提供更多機會”。工商聯(lián)作為非公有制企業(yè)及其企業(yè)家的“娘家人”，肩負著傳播黨關(guān)于非公經(jīng)濟發(fā)展的一系列重大部署及重要決策，做好工商聯(lián)檔案管理工作，通過檔案資料整理、編研，展示各個時期黨的非公經(jīng)濟發(fā)展理念，用以指導和推動非公有制企業(yè)發(fā)展，轉(zhuǎn)變企業(yè)經(jīng)營發(fā)展理念，樹立誠信經(jīng)營理念[4]。

2.3 提高非公有制企業(yè)管理效率

檔案具有資政功能。工商聯(lián)檔案包括了非公經(jīng)濟運行監(jiān)測、統(tǒng)計和分析內(nèi)容，也包括服務(wù)非公經(jīng)濟技術(shù)革新與自主創(chuàng)新內(nèi)容，還包括為非公經(jīng)濟提供法律援助、創(chuàng)業(yè)輔導等相關(guān)專業(yè)內(nèi)容，通過這些專業(yè)檔案的分類、整理、歸檔、編研及利用，讓企業(yè)能夠快速獲取重要涉企信息，避免重復工作，為非公企業(yè)項目申報、法律維權(quán)、自主創(chuàng)新、技術(shù)革新等提供重要參考和指導。此外，工商聯(lián)還可以利用這些館藏檔案資源，為企業(yè)業(yè)務(wù)培訓、管理、融資、審計及咨詢等提供專業(yè)輔導，幫助入會企業(yè)改進經(jīng)營管理，提高非公企業(yè)經(jīng)營管理的質(zhì)量和效率，幫助非公企業(yè)快速適應市場、行業(yè)及政策法規(guī)的變化和調(diào)整，提高非公企業(yè)管理效率，增強市場競爭力[5]。

2.4 提升非公有制企業(yè)良好形象

工商聯(lián)作為服務(wù)非公有制企業(yè)的主要機構(gòu)，既要幫助非公有制企業(yè)發(fā)展壯大，也要協(xié)助非公企業(yè)合規(guī)開展業(yè)務(wù)。如幫助企業(yè)協(xié)調(diào)申辦資質(zhì)證書、推廣介紹產(chǎn)品、梳理客戶信息反饋等重要經(jīng)營信息，這些信息材料作為非公企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營和管理的重要憑證，做好這些憑證資料的收集、整理和歸檔，能夠增強外界對非公有制企業(yè)良好形象的認知，增強消費者、合作伙伴對企業(yè)實力的認知和認可。此外，工商聯(lián)還通過工商聯(lián)檔案的信息查詢，及時掌握工商社團、工商經(jīng)濟界人士的重要信息資源，為組織企業(yè)開展聯(lián)誼活動提供重要信息源，進一步幫助非公企業(yè)改善管理、引進先進管理經(jīng)驗、拓寬企業(yè)發(fā)展的市場渠道，對提升非公企業(yè)的良好形象具有重要意義。

3 工商聯(lián)檔案管理現(xiàn)狀——基于信息化視角

3.1 思想理念：檔案信息化重視不夠

《檔案法》第三十五條明確提出要把檔案信息化納入各級政府的信息化發(fā)展規(guī)劃，企業(yè)事業(yè)單位應當加強檔案信息化建設(shè)，積極推進電子檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)?！稒n案法實施條例》第五章第三十八條也提出，“群團組織、國有企業(yè)事業(yè)單位”應將檔案信息化建設(shè)納入本單位信息化建設(shè)規(guī)劃，但從實際執(zhí)行情況來看，工商聯(lián)機關(guān)由于人員編制少，承擔著會員培訓、技術(shù)咨詢、業(yè)務(wù)服務(wù)等多項工作，投入檔案信息化建設(shè)的精力相對較少，思想上重視程度與檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)實需要不相適應，大多數(shù)基層工商聯(lián)機關(guān)還沒有將檔案信息化建設(shè)納入機關(guān)信息化建設(shè)規(guī)劃，在檔案信息化建設(shè)的人、財、物等方面的投入還需要進一步加強，涉及檔案信息化方面的相關(guān)規(guī)章制度執(zhí)行還不到位，與《檔案法》《檔案法實施條例》中的“檔案信息化建設(shè)”的具體要求還有較大差距。

3.2 人員素質(zhì)：檔案信息化素質(zhì)不足

檔案信息化建設(shè)對于檔案人員的綜合素質(zhì)，尤其是信息化素質(zhì)要求較高，不僅要掌握基本的檔案理論知識，還要熟練掌握檔案信息化專業(yè)技能，尤其是要具有良好的檔案信息化素養(yǎng)。但從現(xiàn)實情況來看，檔案信息化背景下檔案人員的信息素養(yǎng)整體不高，突出表現(xiàn)在思想上還沒有完全重視信息化建設(shè)工作，沒有充分認識到信息化建設(shè)置于工商聯(lián)檔案工作的重大現(xiàn)實意義。還不能夠熟練運用計算機信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)及物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，以及各種辦公軟件、檔案信息化業(yè)務(wù)應用系統(tǒng)和各種查殺病毒軟件，此外，對檔案信息化方面的具體要求掌握的不深不透，如工商聯(lián)電子檔案的完整性既是電子檔案內(nèi)容、結(jié)構(gòu)及背景信息的完整性，又要確保沒有破壞、變異或丟失[6]。工商聯(lián)電子檔案的可用性則要求電子檔案能夠被檢索、可呈現(xiàn)且可理解。電子文件歸檔格式也有著具體要求。例如，版式文件歸檔應采用PDF或PDF/A格式。

3.3 基礎(chǔ)條件：檔案信息化基礎(chǔ)不強

檔案信息化建設(shè)離不開先進的應用系統(tǒng)及功能齊全的硬件設(shè)施。網(wǎng)絡(luò)設(shè)施。工商聯(lián)檔案信息化建設(shè)需要建立相應的檔案局域網(wǎng)，便于工商聯(lián)電子文件收集、電子檔案歸檔、管理及利用，以及滿足視音頻等數(shù)據(jù)傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)寬帶性能；硬件設(shè)備。工商聯(lián)檔案信息化建設(shè)必要的掃描儀、照相機、打印機、刻錄機和移動存儲介質(zhì)等；基礎(chǔ)軟件。工商聯(lián)檔案管理的基礎(chǔ)軟件包括數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、全文檢索工具等。此外，還要做好館藏檔案資源的數(shù)字化及專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)等。但從工商聯(lián)檔案管理的現(xiàn)狀來看，檔案信息化基礎(chǔ)較為薄弱，網(wǎng)絡(luò)設(shè)施性能滯后，硬件設(shè)備配備不完整，基礎(chǔ)軟件系統(tǒng)更新緩慢，與新時代檔案信息化建設(shè)需求還有一定差距。

3.4 管理制度：檔案信息化制度不全

工商聯(lián)檔案的高效管理離不開完善、嚴密的制度保障，工商聯(lián)檔案信息化管理尤是如此。實際上，從工商聯(lián)檔案信息化管理來看，一方面是信息化制度落實不全面，沒有完全按照標準的規(guī)范要求落實；另一方面是信息化制度制定不全面，沒有結(jié)合工商聯(lián)檔案信息化管理的現(xiàn)實需要，制定更為具體且細致的檔案信息化管理制度[7]。

4 信息化背景下工商聯(lián)檔案管理的路徑

4.1 加強檔案信息化管理的重要性認識

工商聯(lián)檔案信息化是實現(xiàn)檔案高質(zhì)量發(fā)展的重要載體和手段，沒有工商聯(lián)檔案的高質(zhì)量與信息化，就難以實現(xiàn)工商聯(lián)檔案整體工作的高質(zhì)效。因此，工商聯(lián)檔案管理人員要在思想上高度重視檔案信息化工作，切實把檔案管理納入黨組重要議事日程，定期聽取檔案信息化工作情況報告，研究部署和推動工商聯(lián)檔案工作。要把檔案信息化納入工商聯(lián)事業(yè)發(fā)展全局去謀劃和推動，制定行業(yè)檔案信息化發(fā)展規(guī)劃，圍繞《檔案法》《檔案法實施條例》等法律法規(guī)和政策措施，制定工商聯(lián)檔案管理，尤其是工商聯(lián)檔案信息化建設(shè)目標、原則和內(nèi)容等。此外，還要利用其與非公有制企業(yè)密切接觸的天然優(yōu)勢，組織檔案人員深入企業(yè)生產(chǎn)一線，加強檔案信息化宣傳，擴大工商聯(lián)檔案管理的社會影響力，大力營造全社會重視、支持檔案事業(yè)發(fā)展的濃厚氛圍。

4.2 加大檔案信息化隊伍專業(yè)化建設(shè)

工商聯(lián)檔案管理離不開一支專業(yè)化的隊伍，認真貫徹落實《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》，加快推進檔案人才的培養(yǎng)，為工商聯(lián)檔案管理提供智力支持。一方面要加大現(xiàn)有人員培養(yǎng)的力度，把政治建設(shè)擺在首位，不斷提升工商聯(lián)檔案管理人員的“政治三力”，錘煉檔案人員忠誠、干凈、擔當?shù)恼纹犯?。大力實施人才強檔工程，做好現(xiàn)有人員檔案業(yè)務(wù)素能再提升，重點是要培養(yǎng)其信息化素養(yǎng)，打造復合型人才。另一方面要拓寬人才培養(yǎng)渠道。為工商聯(lián)檔案從業(yè)者搭建培養(yǎng)平臺，拓寬人才培養(yǎng)渠道，選送檔案業(yè)務(wù)骨干赴高校接受集中再教育，到先進地區(qū)或行業(yè)開展實地參觀，學習借鑒先進經(jīng)驗，培養(yǎng)既具有深厚檔案理論功底，又熟練運用檔案業(yè)務(wù)和信息化技術(shù)，成為能堪重任的新時代復合型的檔案人才。

4.3 加快檔案信息化內(nèi)容的數(shù)字化轉(zhuǎn)型

要始終按照“存量數(shù)字化、增量電子化”原則，加快推進工商聯(lián)檔案信息內(nèi)容的數(shù)字化轉(zhuǎn)型。一方面，要加快推進存量數(shù)字化。根據(jù)工商聯(lián)館藏檔案類型、數(shù)量及規(guī)模等，結(jié)合工商聯(lián)檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)實需要，借助第三方專業(yè)力量，做好紙質(zhì)檔案的數(shù)字化掃描，加快推動館藏檔案信息內(nèi)容的數(shù)字化。另一方面，要做好增量電子化。按照《檔案法》《檔案法實施條例》《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》的相關(guān)規(guī)定，嚴格貫徹落實電子文件歸檔的相關(guān)規(guī)定，按照“來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”的標準和要求，大力實施電子檔案單套制，深化“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”等領(lǐng)域電子文件歸檔。此外，還要積極推進工商聯(lián)檔案信息資源與市場、商務(wù)等部門之間的檔案信息資源共享，加快推動工商聯(lián)檔案信息的資源共享，率先實現(xiàn)檔案信息共享利用“一網(wǎng)通辦”。

4.4 加速檔案信息化制度的體系化發(fā)展

信息化背景下工商聯(lián)檔案管理面臨著前所未有的發(fā)展機遇，也同樣面臨著數(shù)據(jù)安全、信息共享、系統(tǒng)兼容等問題，從根本上解決這些問題，需要進一步做好工商聯(lián)檔案信息化制度體系建設(shè)，依據(jù)《檔案法》《檔案法實施條例》《保密法》的相關(guān)規(guī)定，圍繞工商聯(lián)檔案管理實際，從工商聯(lián)檔案收集、整理、歸檔、借閱和銷毀等全過程，制定嚴密的制度體系，明確新時代工商聯(lián)檔案管理要求、嚴明檔案管理人員的職責權(quán)限，做到以嚴密的檔案管理制度體系保障檔案管理制度化、規(guī)范化與標準化，最大限度地減少工商聯(lián)檔案管理的不確定性和隨意性，提升檔案管理的整體工作質(zhì)量和效率。

參考文獻

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