數(shù)字時代涉密檔案管理體系框架構(gòu)建優(yōu)化研究

摘 要：涉密檔案的安全保管與開發(fā)利用關(guān)系著國家與行業(yè)的核心利益，是檔案管理特殊且重要的組成部分。文章從制度環(huán)境、資源結(jié)構(gòu)和需求結(jié)構(gòu)等方面進行檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型分析，指出數(shù)字時代涉密檔案管理體系在管理理念、監(jiān)管職責和技術(shù)應(yīng)用方面面臨困境。并結(jié)合現(xiàn)狀與不足給出數(shù)字時代涉密檔案管理體系框架的優(yōu)化建議，即以理念轉(zhuǎn)變破解涉密檔案管理理念滯后、以主體協(xié)同破解涉密檔案監(jiān)管職責不清、以智慧應(yīng)用破解涉密檔案技術(shù)應(yīng)用不足，以期為我國涉密檔案管理體系框架的完善研究提供借鑒。

關(guān)鍵詞：數(shù)字時代；涉密檔案；管理體系；體系優(yōu)化

基金項目：河南省軟科學研究計劃項目；河南省檔案科技項目（項目編號：2022-R-032）；河南省教育科學規(guī)劃課題（項目編號：2024YB0145）。

伴隨“總體國家安全觀”的提出，二十大報告進一步明確“推進國家安全體系和能力現(xiàn)代化”，要求將維護國家安全貫穿黨和國家工作各方面與全過程。國家安全已經(jīng)成為新時代堅持和發(fā)展中國特色社會主義的基本方略之一，標志著安全問題已從政府行政管理職能升級為國家戰(zhàn)略管理的重要內(nèi)容。檔案安全是檔案工作的底線，確保檔案安全保密是全面貫徹落實總體國家安全觀、統(tǒng)籌發(fā)展與安全的內(nèi)在要求，亦是“十四五”時期檔案工作的重要原則與目標之一。我國檔案法規(guī)定，檔案部門及其工作人員“不得泄露履職過程中知悉的國家秘密、商業(yè)秘密或者個人隱私”，明確涉密檔案范圍包括了“國家秘密”“商業(yè)秘密”和“個人隱私”。涉密檔案作為檔案資源的重要組成部分，也是國家秘密的重要存在形態(tài)，若在綜合管理和利用過程中存在不當行為，將會造成影響程度不同的泄密事件，嚴重則會損害國家、組織和個人的合法利益。因此，需要對涉密檔案管理行為進行嚴格規(guī)制。在《檔案法》全面貫徹落實、相關(guān)法規(guī)的立改廢釋工作也在逐步推進的背景下，數(shù)字時代涉密檔案規(guī)范管理體系框架的構(gòu)建與優(yōu)化研究不僅可以為涉密檔案管理實踐提供理論支撐，還為涉密檔案的保管與安全應(yīng)用提供有力的實踐基礎(chǔ)。

1 數(shù)字時代涉密檔案管理體系概述

涉密檔案管理體系是指一個國家或組織內(nèi)部為了有效管理和利用檔案而建立的一套完整的檔案管理制度和檔案管理流程體系。該體系是由國家監(jiān)管部門或組織內(nèi)的上級部門監(jiān)管、檔案部門配合運行的管理框架，主要包括檔案的收集、整理、保存、利用和銷毀等環(huán)節(jié)的管理規(guī)范和流程，以及相關(guān)的技術(shù)、設(shè)備、人員的配備和培訓等[1]。涉密檔案管理體系的建立和優(yōu)化可以有效保護檔案的完整性、可靠性和安全性，為國家及相關(guān)組織的決策、管理和服務(wù)提供必要的信息支持。

數(shù)字時代，主動融入中國式現(xiàn)代化歷史進程已成為新時代檔案工作的重點議題，涉密檔案管理既關(guān)系著國家秘密的安全，又關(guān)系著檔案合理開放利用和信息資源價值的實現(xiàn)[2]。但當前阻礙涉密檔案管理體系框架實踐存在諸多內(nèi)因，第一，由于涉密檔案知悉范圍相對受限，相比傳統(tǒng)檔案資源建設(shè)，涉密檔案往往重管輕用，對其合理開發(fā)利用不足；第二，涉密檔案數(shù)字化會引致新的風險點。檔案數(shù)字化進程不斷推進，檔案安全也面臨著嚴峻挑戰(zhàn)，涉密檔案成為非法組織遠程攻擊的重點目標，數(shù)字泄密事件高發(fā)、頻發(fā)，為涉密檔案管理帶來了極大困難；第三，涉密檔案管理一直是檔案管理工作的難點和薄弱點，在數(shù)字時代更加劇了這一問題。為此，系統(tǒng)分析數(shù)字時代涉密檔案管理體系現(xiàn)狀，剖析檔案管理體系的建設(shè)需求，并提出優(yōu)化路徑，對于推動以涉密檔案管理現(xiàn)代化賦能中國式現(xiàn)代化建設(shè)發(fā)展具有重要意義。

2 數(shù)字時代涉密檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型

2.1 制度環(huán)境驅(qū)動涉密檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型

自提出“數(shù)字中國”戰(zhàn)略以來，數(shù)字化一直是檔案管理中的重要板塊[3]?！笆奈濉币?guī)劃提出加快數(shù)字化發(fā)展，建設(shè)數(shù)字中國，要求迎接數(shù)字時代，激活數(shù)據(jù)要素潛能，推進網(wǎng)絡(luò)強國建設(shè)，加快建設(shè)數(shù)字經(jīng)濟、數(shù)字社會與數(shù)字政府，以數(shù)字化轉(zhuǎn)型整體驅(qū)動生產(chǎn)方式、生活方式和治理方式變革[4]。我國對檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的相關(guān)政策支持力度不斷加大，將數(shù)字驅(qū)動治理提升成當下的重要議題。2024年3月施行的《中華人民共和國檔案法實施條例》在移交及備份方面做了保密要求，即電子檔案移交接收網(wǎng)絡(luò)以及系統(tǒng)環(huán)境應(yīng)當符合國家關(guān)于網(wǎng)絡(luò)安全、數(shù)據(jù)安全以及保密等規(guī)定，異地備份選址應(yīng)當滿足安全保密等要求。2023年2月印發(fā)的《數(shù)字中國建設(shè)整體布局規(guī)劃》為我國數(shù)字中國建設(shè)發(fā)展進行頂層設(shè)計，明確數(shù)字中國“2522”整體框架，而以數(shù)字賦能涉密檔案管理規(guī)范體系更是其中的關(guān)鍵組成。2022年，國務(wù)院印發(fā)《關(guān)于加強數(shù)字政府建設(shè)的指導意見》，明確“落實安全制度要求”，提出加大涉及國家秘密、工作秘密、商業(yè)秘密、個人隱私和個人信息等數(shù)據(jù)的保護力度。一系列相關(guān)政策制度的施行成為推動涉密檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要制度環(huán)境。

2.2 需求結(jié)構(gòu)牽引涉密檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型

數(shù)字時代涉密檔案的特殊供應(yīng)方式?jīng)Q定了它的需求結(jié)構(gòu)，對其受眾的需求分層分類顯得至關(guān)重要，細致規(guī)劃受眾需求層次，將服務(wù)對象的需求進行結(jié)構(gòu)化分析，牽引著涉密檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型。人民對美好生活的向往需要體現(xiàn)在涉密檔案對外服務(wù)的工作中，滿足涉密檔案受眾群體的需求結(jié)構(gòu)，主要體現(xiàn)在三個方面：一是涉密檔案資源供給需求的多樣性及查詢利用需求的合法性與便捷性；二是涉密檔案資政參政需求的現(xiàn)實性及特定記憶傳承需求的價值性；三是檔案留憑存史需求的原始性及涉密檔案業(yè)務(wù)需求的專業(yè)性。準確把握受眾群體的不同層次與類別的需求，并在涉密檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型中對需求結(jié)構(gòu)進行分析拆解，抓住受眾的核心需求，使用數(shù)字化技術(shù)進行涉密檔案的管理，完成數(shù)字化轉(zhuǎn)型之路。

2.3 資源結(jié)構(gòu)支撐涉密檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型

我國5G基站總數(shù)達231.2萬個，光纖接入端口達10.25億個[5]，我國的數(shù)字基礎(chǔ)設(shè)施逐步完善，國家數(shù)字競爭力也在不斷增強。數(shù)字技術(shù)的發(fā)展不斷拓展檔案資源的產(chǎn)生方式和儲存結(jié)構(gòu)，并在各方面都在賦能涉密檔案管理。檔案資源體系、質(zhì)量與結(jié)構(gòu)也在不斷發(fā)生變化，以電子保存為載體的檔案資源越來越占據(jù)檔案保管與利用的有利地位，數(shù)字檔案館掀起建設(shè)高潮，各大檔案館紛紛建立以檔案數(shù)字資源為主導的檔案資源體系。在以資源結(jié)構(gòu)多樣、資源建設(shè)工程量大為支撐的涉密檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的過程中，也伴隨著數(shù)據(jù)泄密、檔案非法入侵等新型風險。資源結(jié)構(gòu)的不斷拓展與變化有效滿足了數(shù)字化檔案轉(zhuǎn)型的涉密檔案管理規(guī)范體系建設(shè)需求，在統(tǒng)籌發(fā)展與安全的前提下，既能發(fā)揮數(shù)字資源價值，又可以實現(xiàn)檔案資源結(jié)構(gòu)的合理與有效利用，全面保護涉密檔案安全。

3 數(shù)字時代涉密檔案管理的困境

3.1 涉密檔案管理理念滯后

通過基礎(chǔ)調(diào)研發(fā)現(xiàn)，我國檔案部門與保密部門在涉密檔案規(guī)范管理制度建設(shè)方面缺乏系統(tǒng)的統(tǒng)一管理理念，導致涉密檔案聯(lián)合管理制度缺失、涉密檔案存在無法及時收集、歸檔、保管與利用的情況。在數(shù)字時代，多方保守的檔案管理理念導致了涉密檔案不敢數(shù)字化與排斥數(shù)字化的行為，為涉密檔案的收、存、管、用帶來極大的困難。因此，轉(zhuǎn)變我國涉密檔案管理理念是當前解決涉密檔案管理中各類問題的當務(wù)之急，是貫徹總體國家安全觀的客觀需要，也是推進國家秘密治理和檔案治理現(xiàn)代化的內(nèi)在需求。

3.2 涉密檔案監(jiān)管職責不清

檔案部門與保密部門是黨和國家機關(guān)的重要組成部分，要正確處理保密部門和檔案部門的關(guān)系[6]，兩者既統(tǒng)籌檔案開放利用，又是信息安全保密的必要保障，要充分發(fā)揮檔案工作和保密工作在推進國家治理現(xiàn)代化中的支撐性和保障性作用。當前應(yīng)明確主次，深化認同保密部門在涉密檔案管理中的領(lǐng)導地位，盡最大努力破解涉密檔案管理存在的監(jiān)管職責不清晰、檔案開放監(jiān)管職責交叉、監(jiān)管理念尚需更新、部門之間協(xié)同不足等問題，厘清檔案部門與保密部門分別在涉密檔案的收集、治理及利用等全生命周期中的監(jiān)管職責。

3.3 涉密檔案技術(shù)應(yīng)用不足

數(shù)字時代的大數(shù)據(jù)、云計算、區(qū)塊鏈和人工智能等數(shù)字化技術(shù)日新月異，在各項數(shù)字化技術(shù)的不斷成熟過程之中，涉密檔案的數(shù)據(jù)技術(shù)管理難度也在不斷增加。通過將上述新技術(shù)運用到涉密檔案的管理過程中，建立涉密檔案數(shù)據(jù)庫、開發(fā)涉密檔案管理系統(tǒng)與應(yīng)用程序可以有效更新涉密檔案管理的技術(shù)體系。專業(yè)涉密檔案管理系統(tǒng)與應(yīng)用程序的開發(fā)與推廣可以促進涉密檔案的管理體系化，從國家級保密部門向省、地市級保密部門拓展，多點發(fā)力，形成自上到下“一盤棋”的涉密檔案管理辦法，優(yōu)化涉密檔案管理體系，提升管理質(zhì)量。

4 數(shù)字時代涉密檔案管理規(guī)范體系框架的優(yōu)化

4.1 以理念轉(zhuǎn)變破解涉密檔案管理理念滯后

塑新理念。以涉密檔案受眾的底層需求為導向，助推數(shù)字時代的涉密檔案服務(wù)與利用的高質(zhì)量發(fā)展，完成管理體系框架的實際優(yōu)化過程。在數(shù)字時代，涉密檔案管理人員要牢牢樹立保密意識，加強對《檔案法》和《保密法》的綜合掌握程度，不斷學習積極塑新管理理念，牢固樹立“保密工作無小事”的責任意識。以需求為導向，基于涉密檔案受眾人員的特定使用需求，相關(guān)的數(shù)字化服務(wù)應(yīng)采用具有一定的針對性策略，讓受眾在獲取涉密檔案的服務(wù)過程中滿足需求。

在業(yè)務(wù)管理工作方面，涉密檔案管理體系的建設(shè)與優(yōu)化需要秉持“全周期管理”理念，并不斷考慮涉密檔案解密利用環(huán)節(jié)的諸多前置問題，將工作做在前面。從涉密檔案的生命周期來看，將解密審核環(huán)節(jié)前置，對于推動那些無需封閉、原本在文件階段就可公開的公共檔案利用而言至關(guān)重要[7]。轉(zhuǎn)變管理理念，將解密工作與檔案工作相結(jié)合，將解密工作與業(yè)務(wù)工作同步動態(tài)融合，將部分涉及業(yè)務(wù)的涉密檔案以年度為周期進行解密審核，為涉密檔案管理提供新思路[8]。

4.2 以主體協(xié)同破解涉密檔案監(jiān)管職責不清

協(xié)同發(fā)展。以檔案主體的協(xié)同發(fā)力為基礎(chǔ)，帶動數(shù)字時代的涉密檔案管理向上進步，完成管理體系框架的邏輯優(yōu)化過程。我國涉密檔案管理涉及形成單位、保密單位、解密單位、開放審核單位及利用單位等主體，在涉密檔案管理全周期過程中，各主體的責任與權(quán)力界定、不同主體間的密切交流與意見交換是充分發(fā)揮協(xié)同作用的堅實基礎(chǔ)。

涉密檔案形成與立檔保管主體單位，應(yīng)根據(jù)該檔案的實質(zhì)內(nèi)容及檔案涉及的秘密程度進行密級劃分，確定檔案使用形式及保密期限。作為檔案保密的主體單位，要從源頭做好保密工作，履行保密職能。在涉密檔案的開發(fā)與利用方面，檔案形成單位、保密單位、解密單位及開放審核單位要根據(jù)涉密檔案的實際情況，協(xié)同做好工作，利用單位在允許的范圍內(nèi)進行涉密檔案的使用與開發(fā)工作。為進一步細化涉密檔案管理主體權(quán)責、優(yōu)化主體協(xié)同工作，一方面，捋清監(jiān)管單位職責，明確各涉密檔案主體的責任分工，用科學的標準與嚴格的工作制度將主體協(xié)同工作理念貫徹到具體工作中。同時，探索涉密檔案管理體系責任制度，對不同涉密檔案管理主體負責的工作進行打包式責任評審，將非涉密檔案與涉密檔案分類評價，為后期的涉密檔案綜合利用評估提供前置便利條件。另一方面，積極探索相關(guān)主體間的合作交流形式，促進涉密檔案部門與其他部門的交流與合作，如與保密部門協(xié)同合作，推進涉密檔案開放審核與利用。

4.3 以智慧應(yīng)用破解涉密檔案技術(shù)的應(yīng)用不足

重視應(yīng)用。以技術(shù)驅(qū)動的檔案智慧應(yīng)用為方向，指明并奠定數(shù)字時代涉密檔案管理的發(fā)展方向，完成管理體系框架的綜合優(yōu)化過程。一方面保留涉密檔案中獨有的保管屬性；另一方面，用先進的數(shù)字技術(shù)實現(xiàn)涉密檔案的數(shù)智化呈現(xiàn)與應(yīng)用。充分發(fā)揮數(shù)智技術(shù)賦能性作用，以呈現(xiàn)“體驗化”為發(fā)展趨向的智慧應(yīng)用來不斷延伸檔案管理的功能體驗，充分發(fā)揮數(shù)字技術(shù)的先進特性，破解涉密檔案技術(shù)應(yīng)用不足的難題。同時，采用多重安全機制，做好風險防控工作，對涉密檔案管理過程中的技術(shù)手段采取更為透明公開的方式，建立制度化管理體系，為技術(shù)應(yīng)用提供科學依據(jù)。

借助AIGC、虛擬現(xiàn)實等技術(shù)，助推涉密檔案服務(wù)由重“建設(shè)”到重“合理應(yīng)用”轉(zhuǎn)變，使得涉密檔案的特有服務(wù)對象體驗智慧應(yīng)用App帶來的高質(zhì)量檔案服務(wù)。使用智慧應(yīng)用App，也使得涉密檔案管理者可以充分發(fā)現(xiàn)涉密檔案重的高價值元素，使得高質(zhì)量的涉密檔案管理體系框架得以實現(xiàn)。在此基礎(chǔ)上，推動智慧化基礎(chǔ)設(shè)施、集成化辦公業(yè)務(wù)體系建設(shè)，不斷建立健全涉密檔案開放審核監(jiān)督系統(tǒng)，包括各種數(shù)據(jù)庫、知識庫、資源庫以及期間的連接，為數(shù)字時代涉密檔案管理體系的運行提供科技支撐。最后，要避免技術(shù)狂熱，不能脫離實際而過分依賴數(shù)字技術(shù)，避免涉密檔案因智慧應(yīng)用系統(tǒng)被惡意攻擊而造成大面積癱瘓，避免因技術(shù)濫用和技術(shù)自身風險帶來的大規(guī)模泄密風險。

結(jié)語

涉密檔案管理作為我國檔案事業(yè)發(fā)展中的重要組成部分，在數(shù)字時代涉密檔案管理體系框架的不斷優(yōu)化過程中，找準自身特殊的功能與定位，在安全可控的前提下，以全新姿態(tài)融入檔案管理服務(wù)體系中，為新時代社會主義數(shù)字化中國的建設(shè)提供涉密檔案的特有助力。在數(shù)字時代的檔案開放背景下，我國涉密檔案管理體系框架在價值引領(lǐng)、管理理念、資源結(jié)構(gòu)和技術(shù)應(yīng)用等方能仍需進一步協(xié)同化與規(guī)范化。本文從數(shù)字化轉(zhuǎn)型、管理困境與管理體系框架等方面對數(shù)字時代涉密檔案管理規(guī)范體系進行優(yōu)化，以期為國家、社會以及個人合理合法地便捷利用涉密檔案，推動檔案工作更好地融入中國式現(xiàn)代化進程提供參考借鑒。

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