往來(lái)款項(xiàng)內(nèi)部控制體系構(gòu)建與效果評(píng)估

摘要：企業(yè)具備有效的內(nèi)部控制體系，能確保往來(lái)款項(xiàng)的準(zhǔn)確記錄、及時(shí)處理和合法合規(guī)，從而維護(hù)企業(yè)的財(cái)務(wù)健康。本文首先分析了企業(yè)往來(lái)款項(xiàng)內(nèi)部控制體系存在的問(wèn)題，包括內(nèi)部監(jiān)管薄弱、信息化管理不足和風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制不完善，提出了應(yīng)對(duì)策略，包括明確職責(zé)分工和設(shè)立審批流程、提高數(shù)字化管理能力以及強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估與預(yù)警機(jī)制等。為合理評(píng)估企業(yè)往來(lái)款項(xiàng)內(nèi)部控制效果，闡述了利用KPIs量化控制效果和實(shí)施內(nèi)部審計(jì)與自我評(píng)估等內(nèi)部控制體系效果評(píng)估的具體方法。

關(guān)鍵詞：往來(lái)款項(xiàng)；內(nèi)部控制；效果評(píng)估

DOI：10.12433/zgkjtz.20242832

往來(lái)款項(xiàng)的管理作為企業(yè)日常運(yùn)營(yíng)的核心環(huán)節(jié)之一，其內(nèi)部控制體系的構(gòu)建與效果評(píng)估，直接影響到企業(yè)的資金流動(dòng)性和財(cái)務(wù)穩(wěn)定性[1]。然而，在實(shí)踐中，企業(yè)的往來(lái)款項(xiàng)常常遭遇各類問(wèn)題，企業(yè)現(xiàn)金流問(wèn)題若得不到妥善解決，將嚴(yán)重制約企業(yè)的發(fā)展?jié)摿褪袌?chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力[2]。鑒于此，本文致力于深入探討企業(yè)往來(lái)款項(xiàng)內(nèi)部控制體系的現(xiàn)狀與挑戰(zhàn)，旨在提出一系列構(gòu)建和優(yōu)化控制體系的有效策略，同時(shí)，為客觀評(píng)估內(nèi)部控制體系的成效，本文還闡述了通過(guò)量化控制效果和實(shí)施內(nèi)部審計(jì)與自我評(píng)估等切實(shí)可行的解決方案，以提升企業(yè)的資金管理水平和風(fēng)險(xiǎn)防控能力。通過(guò)研究分析往來(lái)款項(xiàng)內(nèi)部控制體系構(gòu)建與效果評(píng)估方法，以期為企業(yè)提供一套實(shí)用的框架和工具，助力企業(yè)構(gòu)建健全、高效的往來(lái)款項(xiàng)內(nèi)部控制體系，以應(yīng)對(duì)不斷變化的市場(chǎng)環(huán)境，保障企業(yè)財(cái)務(wù)安全，推動(dòng)企業(yè)持續(xù)健康發(fā)展。

一、企業(yè)往來(lái)款項(xiàng)內(nèi)部控制體系存在的問(wèn)題

（一）內(nèi)部監(jiān)管薄弱

內(nèi)部監(jiān)管薄弱是企業(yè)往來(lái)款項(xiàng)內(nèi)部控制體系中發(fā)生的突出問(wèn)題，其核心體現(xiàn)在職責(zé)界限的模糊和審批流程的不嚴(yán)格中。當(dāng)企業(yè)內(nèi)部各部門與崗位間職責(zé)劃分不明確時(shí)，會(huì)導(dǎo)致處理往來(lái)款項(xiàng)事務(wù)時(shí)責(zé)任歸屬的混亂，一旦遇到問(wèn)題，各方可能傾向于推卸責(zé)任，而非積極尋找解決方案，這種責(zé)任歸屬的模糊性不僅延遲了問(wèn)題解決的速度，還顯著降低了整體工作效率[3]。同時(shí)，審批流程的不嚴(yán)謹(jǐn)同樣是一大隱患，審批程序一旦允許大額交易在未經(jīng)充分核查的情況下通過(guò)，不僅會(huì)破壞財(cái)務(wù)紀(jì)律，還會(huì)為潛在的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)和舞弊行為敞開(kāi)大門，對(duì)企業(yè)的財(cái)務(wù)安全構(gòu)成嚴(yán)重威脅。上述問(wèn)題共同作用，凸顯了內(nèi)部監(jiān)管機(jī)制的薄弱性。

（二）信息化管理不足

信息化管理不足是企業(yè)往來(lái)款項(xiàng)內(nèi)部控制體系中的另一個(gè)顯著問(wèn)題[4]。其主要體現(xiàn)在數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)的落后、信息共享機(jī)制的缺乏以及信息安全措施的不足。當(dāng)企業(yè)未能有效利用信息技術(shù)進(jìn)行往來(lái)款項(xiàng)的管理時(shí)，會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)處理的效率低下，信息傳遞的時(shí)效性和準(zhǔn)確性受損。數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)的落后使得大量款項(xiàng)信息無(wú)法得到及時(shí)、準(zhǔn)確的記錄和分析，從而影響了決策的質(zhì)量。信息共享機(jī)制的缺乏則導(dǎo)致部門間“信息孤島”的形成，增加了溝通成本，降低了協(xié)同效率。此外，信息安全措施的不足可能導(dǎo)致敏感財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)泄露，增加了企業(yè)面臨的法律和聲譽(yù)風(fēng)險(xiǎn)。上述問(wèn)題的存在，進(jìn)一步暴露了信息化管理在內(nèi)部控制體系中的短板。

（三）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制不完善

風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制不完善是企業(yè)往來(lái)款項(xiàng)內(nèi)部控制體系中存在的又一關(guān)鍵問(wèn)題。其主要體現(xiàn)在對(duì)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別的不足、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估方法的不科學(xué)以及風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施的缺乏等方面[5]。當(dāng)企業(yè)未能建立起有效的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制時(shí)，對(duì)于往來(lái)款項(xiàng)中潛在的風(fēng)險(xiǎn)因素則無(wú)法進(jìn)行及時(shí)地識(shí)別和預(yù)警，使得企業(yè)在面對(duì)風(fēng)險(xiǎn)時(shí)往往反應(yīng)遲緩甚至毫無(wú)準(zhǔn)備。企業(yè)一旦爆發(fā)信用風(fēng)險(xiǎn)、操作風(fēng)險(xiǎn)等，將對(duì)企業(yè)的財(cái)務(wù)狀況造成嚴(yán)重影響。此外，風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估方法的不科學(xué)使得評(píng)估結(jié)果缺乏準(zhǔn)確性，難以真實(shí)反映企業(yè)面臨的風(fēng)險(xiǎn)水平。同時(shí)，缺乏有效的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施，使得企業(yè)在風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生時(shí)無(wú)法迅速采取措施進(jìn)行控制和化解，增加了企業(yè)的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)和經(jīng)營(yíng)不確定性。上述問(wèn)題共同揭示了風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制在內(nèi)部控制體系中的重要性及其不完善所帶來(lái)的潛在危害。

二、往來(lái)款項(xiàng)內(nèi)部控制體系的構(gòu)建方法

（一）明確職責(zé)分工，設(shè)立審批流程

為有效解決企業(yè)內(nèi)部監(jiān)管薄弱的問(wèn)題，首要任務(wù)是明確各部門及崗位的具體職責(zé)分工，確保在往來(lái)款項(xiàng)的處理全過(guò)程中，每一項(xiàng)任務(wù)都有明確的責(zé)任主體[6]。這就要求企業(yè)必須制定詳盡的崗位職責(zé)說(shuō)明書(shū)，詳細(xì)闡述每個(gè)部門和崗位的職能、責(zé)任以及工作流程，確保員工對(duì)自己的工作職責(zé)有清晰的認(rèn)識(shí)。此外，企業(yè)還需確立審批權(quán)限和責(zé)任范圍，確保不同層級(jí)的審批與授權(quán)清晰明了，避免權(quán)限濫用和決策失誤。建立嚴(yán)格的審批流程是強(qiáng)化內(nèi)部監(jiān)管的關(guān)鍵，企業(yè)必須對(duì)往來(lái)款項(xiàng)的申請(qǐng)、審核、批準(zhǔn)、支付和核銷等環(huán)節(jié)設(shè)定明確的流程和標(biāo)準(zhǔn)，確保每一筆款項(xiàng)的流轉(zhuǎn)都遵循既定的程序。通過(guò)規(guī)范化審批流程，企業(yè)能夠有效地追蹤款項(xiàng)的流向，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正潛在的錯(cuò)誤和異常，從而維護(hù)良好的財(cái)務(wù)紀(jì)律，防止財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生[7]。同時(shí)，明確職責(zé)分工還能有效避免責(zé)任推諉現(xiàn)象的發(fā)生。當(dāng)每個(gè)員工都清楚自己的職責(zé)范圍時(shí)，遇到問(wèn)題就能迅速找到責(zé)任人，減少不必要的糾紛和延誤，提高問(wèn)題解決的效率，一定程度上也能促使員工更加積極主動(dòng)地履行職責(zé)，提升整體的工作效能。

（二）提高數(shù)字化管理能力

針對(duì)信息化管理不足的問(wèn)題，企業(yè)需采取一系列措施提升其數(shù)字化管理能力，以優(yōu)化內(nèi)部控制體系。首先，企業(yè)可投資先進(jìn)的財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)，用以高效地處理大量的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，包括往來(lái)款項(xiàng)的記錄、分析和報(bào)告[8]。通過(guò)利用數(shù)字化系統(tǒng)，企業(yè)可以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化處理，減少人為錯(cuò)誤，提高數(shù)據(jù)處理的準(zhǔn)確性和效率。其次，企業(yè)應(yīng)優(yōu)化數(shù)據(jù)處理流程，確保往來(lái)款項(xiàng)數(shù)據(jù)的及時(shí)、準(zhǔn)確錄入和分析，包括建立標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)錄入流程，使用電子化手段減少手工操作，以及采用數(shù)據(jù)分析工具對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行深入分析等，以便于管理層作出基于數(shù)據(jù)的決策。此外，企業(yè)還應(yīng)建立信息共享平臺(tái)，打破部門間的信息壁壘，提高信息傳遞的效率和質(zhì)量。通過(guò)信息共享平臺(tái)，不同部門可以實(shí)時(shí)訪問(wèn)和共享往來(lái)款項(xiàng)的相關(guān)信息，促進(jìn)部門間的溝通和協(xié)作，提高整體運(yùn)營(yíng)效率。與此同時(shí)，企業(yè)還應(yīng)加強(qiáng)信息安全措施，保護(hù)敏感財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)不受侵害，降低法律和聲譽(yù)風(fēng)險(xiǎn)。通過(guò)實(shí)施嚴(yán)格的訪問(wèn)控制，加密敏感數(shù)據(jù)，以及定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)測(cè)試，企業(yè)能夠確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的安全，防止數(shù)據(jù)泄露或被篡改，從而維護(hù)企業(yè)的法律合規(guī)性和聲譽(yù)。

（三）強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估與預(yù)警機(jī)制

為克服風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制不完善的問(wèn)題，企業(yè)必須采取一系列措施建立一個(gè)全面的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估與預(yù)警機(jī)制。首先，企業(yè)應(yīng)定期進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別評(píng)估，通過(guò)對(duì)往來(lái)款項(xiàng)中的潛在風(fēng)險(xiǎn)因素進(jìn)行全面的調(diào)查和分析，以確保能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)和預(yù)警潛在的風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)可以采用定量和定性分析等科學(xué)的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估方法，以確保評(píng)估結(jié)果的準(zhǔn)確性，并為風(fēng)險(xiǎn)管理提供有力的支持[9]。其次，企業(yè)應(yīng)制定一系列的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施，以便在風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生時(shí)能夠迅速作出反應(yīng)，控制和化解風(fēng)險(xiǎn)。包括制定風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)預(yù)案，明確風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)的策略和措施，以及建立風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)團(tuán)隊(duì)，負(fù)責(zé)風(fēng)險(xiǎn)的應(yīng)對(duì)和處理等。通過(guò)應(yīng)用上述措施，企業(yè)能夠有效地應(yīng)對(duì)潛在風(fēng)險(xiǎn)，減少風(fēng)險(xiǎn)對(duì)企業(yè)運(yùn)營(yíng)的影響。此外，企業(yè)還應(yīng)建立風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，通過(guò)監(jiān)測(cè)和分析風(fēng)險(xiǎn)指標(biāo)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)信號(hào)，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行預(yù)警和防范。通過(guò)設(shè)立風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，企業(yè)能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)潛在的風(fēng)險(xiǎn)，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行防范和應(yīng)對(duì)。

三、往來(lái)款項(xiàng)內(nèi)部控制體系效果評(píng)估方法

（一）利用KPIs量化控制效果

KPIs是一種量化的衡量標(biāo)準(zhǔn)，能夠直觀反映內(nèi)部控制體系運(yùn)行的健康狀態(tài)和效率。通過(guò)設(shè)定與往來(lái)款項(xiàng)管理緊密相關(guān)的應(yīng)收賬款周轉(zhuǎn)天數(shù)、逾期賬款比率、賬款回收率、錯(cuò)誤交易率以及內(nèi)部審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題數(shù)量等KPIs，企業(yè)能夠客觀地監(jiān)控和評(píng)估內(nèi)部控制的成效。

例如，設(shè)定應(yīng)收賬款回收效率的指標(biāo)DSO目標(biāo)為30天，逾期賬款比率不超過(guò)5%，賬款回收率達(dá)到95%。通過(guò)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)自動(dòng)提取或人工匯總，并定期（每月或每季度）收集上述KPIs的相關(guān)數(shù)據(jù)，可確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和時(shí)效性。對(duì)于DSO超過(guò)目標(biāo)值，需要優(yōu)化收款流程，提高賬款的催收效率；對(duì)于逾期賬款比率過(guò)高，則需要加強(qiáng)信用管理，改進(jìn)客戶評(píng)估體系；對(duì)于賬款回收率低，則需要調(diào)整銷售策略，改善客戶服務(wù)質(zhì)量。

假設(shè)某企業(yè)在年初的應(yīng)收賬款余額為2000000元，年末的應(yīng)收賬款余額為2500000元，年銷售額為15000000元。平均應(yīng)收賬款余額=（2000000+2500000）/2=2250000元，每日銷售額=15000000/365≈41096.58元（四舍五入到小數(shù)點(diǎn)后兩位），DSO=（2250000/41096.58）×365≈197（天），經(jīng)計(jì)算可知，該企業(yè)的平均應(yīng)收賬款回收周期為197天，遠(yuǎn)高于設(shè)定的30天目標(biāo)，表明收款流程可能存在瓶頸或客戶付款習(xí)慣不佳。企業(yè)亟需降低DSO，以更快地回收資金，提高現(xiàn)金流。

內(nèi)部控制是一個(gè)持續(xù)的過(guò)程，企業(yè)應(yīng)當(dāng)不斷利用KPIs來(lái)評(píng)估和優(yōu)化內(nèi)部控制體系。通過(guò)持續(xù)的監(jiān)控和改進(jìn)，企業(yè)可以不斷提高其財(cái)務(wù)健康狀況和整體運(yùn)營(yíng)效率。

（二）實(shí)施內(nèi)部審計(jì)與自我評(píng)估

內(nèi)部審計(jì)是評(píng)估企業(yè)往來(lái)款項(xiàng)內(nèi)部控制體系有效性的重要工具，通過(guò)系統(tǒng)的、獨(dú)立的評(píng)價(jià)活動(dòng)，能夠幫助企業(yè)識(shí)別和解決內(nèi)部控制中的問(wèn)題。

例如，為確保往來(lái)款項(xiàng)內(nèi)部控制體系的有效性，Y公司決定在2020年第二季度末開(kāi)展一次全面的內(nèi)部審計(jì)，以評(píng)估其內(nèi)部控制體系的健康狀態(tài)和效率。審計(jì)團(tuán)隊(duì)由公司內(nèi)部的專業(yè)審計(jì)師構(gòu)成，審計(jì)過(guò)程中，團(tuán)隊(duì)聚焦于幾個(gè)核心控制點(diǎn)進(jìn)行深度檢查。

首先，審計(jì)師對(duì)信用審批流程進(jìn)行了細(xì)致審查，通過(guò)抽查過(guò)去一年內(nèi)新增的50個(gè)客戶案例，審計(jì)師仔細(xì)核對(duì)了信用申請(qǐng)表、信用報(bào)告和信用額度審批記錄，確認(rèn)每一項(xiàng)審批是否嚴(yán)格遵循既定的信用政策，并由相應(yīng)的審批人簽字。同時(shí)，審計(jì)團(tuán)隊(duì)也評(píng)估了是否定期對(duì)現(xiàn)有客戶的信用狀況進(jìn)行重新評(píng)估，以確保信用額度的合理性。隨后，審計(jì)人員轉(zhuǎn)向發(fā)票和收款處理環(huán)節(jié)，通過(guò)審查最近三個(gè)月的200份發(fā)票樣本，驗(yàn)證了發(fā)票信息的準(zhǔn)確性，確保了商品或服務(wù)描述、數(shù)量、價(jià)格與銷售訂單一致，同時(shí)檢查了收款記錄是否精確反映了發(fā)票金額，并在系統(tǒng)中及時(shí)更新收款狀態(tài)，以避免重復(fù)支付或未授權(quán)支付的風(fēng)險(xiǎn)。

在賬齡分析和逾期賬款管理方面，審計(jì)團(tuán)隊(duì)通過(guò)細(xì)致分析最近一次的賬齡分析報(bào)告，特別關(guān)注了逾期超過(guò)60天的賬款，并檢查催收記錄和相關(guān)溝通文件，以評(píng)估公司是否有效追蹤并管理逾期賬款，以此采取適當(dāng)?shù)拇呤招袆?dòng)，確保資金的及時(shí)回籠。結(jié)束上述工作后，審計(jì)人員還仔細(xì)檢查了內(nèi)部控制系統(tǒng)文檔和員工培訓(xùn)情況，通過(guò)查閱文檔和訪談員工的方式，確保公司有清晰的流程圖和操作指南，員工對(duì)內(nèi)部控制知識(shí)有充分理解，并定期接受培訓(xùn)，以提升操作規(guī)范性和風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)。

審計(jì)完成后，審計(jì)團(tuán)隊(duì)向管理層提交一份綜合審計(jì)報(bào)告，報(bào)告中詳細(xì)列出了發(fā)現(xiàn)的主要問(wèn)題，包括信用審批流程中對(duì)高風(fēng)險(xiǎn)客戶額外審查的缺失、發(fā)票處理中的數(shù)據(jù)錄入錯(cuò)誤以及部分員工對(duì)內(nèi)部控制政策理解的不足。報(bào)告中還提供了具體的改進(jìn)建議，如加強(qiáng)信用評(píng)估流程、提高數(shù)據(jù)錄入的雙重核對(duì)機(jī)制和增加員工培訓(xùn)的頻率等。

通過(guò)實(shí)施內(nèi)部審計(jì)與自我評(píng)估，Y公司不僅驗(yàn)證了其往來(lái)款項(xiàng)內(nèi)部控制體系的有效性，還發(fā)現(xiàn)了潛在的改進(jìn)空間，為未來(lái)的內(nèi)部控制優(yōu)化奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

四、結(jié)語(yǔ)

隨著科技的不斷進(jìn)步和商業(yè)模式的創(chuàng)新，企業(yè)往來(lái)款項(xiàng)的內(nèi)部控制體系也將面臨更多變革與挑戰(zhàn)。一方面，大數(shù)據(jù)、人工智能等新興技術(shù)的應(yīng)用將為內(nèi)部控制體系的智能化升級(jí)提供無(wú)限可能，使企業(yè)能夠更加精準(zhǔn)地識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)、優(yōu)化流程、提升效率;另一方面，全球市場(chǎng)的波動(dòng)和法律法規(guī)的變化要求企業(yè)內(nèi)部控制體系具有更高的靈活性和適應(yīng)性。因此，企業(yè)應(yīng)持續(xù)關(guān)注內(nèi)部控制領(lǐng)域的最新動(dòng)態(tài)，不斷學(xué)習(xí)和吸收先進(jìn)的管理理念和技術(shù)，以創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)內(nèi)部控制體系的優(yōu)化升級(jí)，確保企業(yè)能夠在瞬息萬(wàn)變的市場(chǎng)環(huán)境中穩(wěn)健前行，實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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作者簡(jiǎn)介：趙丹丹（1993），女，四川達(dá)州人，西南交通大學(xué)碩士研究生，國(guó)網(wǎng)四川省電力公司達(dá)州供電公司電價(jià)電費(fèi)及資金管理專責(zé)，主要研究方向?yàn)橘Y金管理、電價(jià)政策。