淺談從縣級(jí)檔案行政管理部門視角談如何做好鄉(xiāng)鎮(zhèn)專門檔案管理工作

于龍昌

摘 要：鄉(xiāng)鎮(zhèn)專門檔案不僅種類繁多，而且非常重要，因此，作為檔案行政管理部門來說，指導(dǎo)檔案員規(guī)范整理和科學(xué)化管理好鄉(xiāng)鎮(zhèn)專門檔案就顯得非常重要，因?yàn)樗且婪ㄖ螜n和推進(jìn)檔案供給側(cè)改革的前提，是有效改善檔案領(lǐng)域存在的“供給跟不上需求”突出矛盾的關(guān)鍵。

關(guān)鍵詞：縣級(jí)檔案；專門檔案；檔案管理

專門檔案是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位及其他社會(huì)組織在從事某些專業(yè)性較強(qiáng)的活動(dòng)中，為了實(shí)現(xiàn)相關(guān)職能目標(biāo)而形成和使用的，具有查考、利用和保存價(jià)值并按照專門的管理辦法整理歸檔的各種載體形態(tài)的歷史記錄[1]。

據(jù)筆者了解，鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道辦）每年會(huì)整理形成大量的各種門類、各種載體的檔案，專門檔案就是其中一類。鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道辦）形成的專門檔案類型較多，其中包括黨員、退伍軍人、村民、村干部、聘用干部、婚姻、地籍、土地確權(quán)、土地合同、宅基地、低保、新農(nóng)合等。專門檔案的規(guī)范和整理可以從源頭上杜絕部分矛盾的發(fā)生，極大地促進(jìn)工作順利開展，如解決鄉(xiāng)鎮(zhèn)上因?yàn)檎?guī)劃、人員調(diào)整等糾紛，意義重大。

一、做好鄉(xiāng)鎮(zhèn)專門檔案工作的重要意義

檔案是歷史的積淀，是國家發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步的記錄，是一個(gè)國家的歷史記憶，是一座城市的有效記載。鄉(xiāng)鎮(zhèn)專門檔案同樣肩負(fù)著鄉(xiāng)鎮(zhèn)文明延續(xù)、歷史有效記憶的重任，因此規(guī)范整理和科學(xué)管理好專門檔案責(zé)任和意義重大。

（一）做好鄉(xiāng)鎮(zhèn)專門檔案工作可以夯實(shí)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作基礎(chǔ)，有助于加強(qiáng)檔案資源體系建設(shè)。鄉(xiāng)鎮(zhèn)專門檔案涉及到宅基、地籍等種類較多，受限于人員、經(jīng)費(fèi)不足等影響，專門檔案收集整理成為了抓好鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案資源體系建設(shè)關(guān)鍵。專門檔案規(guī)范整理不僅可以極大豐富檔案室室藏檔案，也是夯實(shí)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作的基礎(chǔ)，同時(shí)要保證專門檔案資源要“收全、管好、用好”。

（二）做好鄉(xiāng)鎮(zhèn)專門檔案工作可以提升依法治檔水平，有效加強(qiáng)檔案供給側(cè)改革。檔案事業(yè)是維護(hù)黨和國家歷史真實(shí)面貌的事業(yè)，檔案工作作為一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作為地方經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展提供支持和服務(wù)。專門檔案牽涉到鄉(xiāng)鎮(zhèn)重點(diǎn)工作的很多方面，例如宅基、土地確權(quán)、婚姻等，專門檔案管理工作的有效開展不僅可以使檔案的憑證價(jià)值得到充分體現(xiàn)，為鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委化解部分信訪問題、調(diào)解鄰里糾紛、出具工齡證明、村集體資產(chǎn)分配和財(cái)務(wù)收支管理等提供借鑒和參考，還加強(qiáng)了檔案供給側(cè)改革，更好地使檔案服務(wù)民生工作。

二、鄉(xiāng)鎮(zhèn)專門檔案和檔案管理中存在問題

當(dāng)前，伴隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，檔案工作也逐漸延伸到新領(lǐng)域——農(nóng)村土地確權(quán)等各方面。新的管理形勢下，如何增加鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的有效供給，提升檔案服務(wù)黨委政府中心工作、服務(wù)群眾的影響力已是擺在檔案行政管理部門和鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案員面前的頭等大事。目前，由于基礎(chǔ)差、重視程度不夠等原因，鄉(xiāng)鎮(zhèn)專門檔案和檔案管理工作中尚存在一些有待完善和規(guī)范的地方：

（一）鄉(xiāng)鎮(zhèn)專門檔案和檔案管理工作體制機(jī)制不健全。多數(shù)鄉(xiāng)鎮(zhèn)有檔案工作制度或機(jī)制，但專門檔案管理層面機(jī)制不夠健全完善，沒有將檔案工作延伸到專門檔案領(lǐng)域，做不到分工不明確，專人管理，不能保證從檔案資源前端控制和全過程控制。

（二）鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室人員配備不夠、更換頻繁且檔案工作業(yè)務(wù)能力基礎(chǔ)薄弱。據(jù)筆者了解，從濱州市目前情況來看，每個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)只配備一名檔案員且身兼數(shù)職，有的兼職婦聯(lián)、信訪、辦公室等幾項(xiàng)工作，根本沒有充分的時(shí)間和精力來保障檔案工作的正常開展。同時(shí)，檔案人員更換頻繁，大多數(shù)單位的檔案員都是新入職工作人員擔(dān)當(dāng)，沒有能力也靜不下來學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，提升自身檔案工作水平。

（三）鄉(xiāng)鎮(zhèn)專門檔案管理凌亂。有的鄉(xiāng)鎮(zhèn)專門檔案存在分類不合理、整理不規(guī)范：沒有編號(hào)、沒有目錄、裝具不合規(guī)格等問題，有的甚至是將檔案集中散存在檔案室。檔案員受限于專業(yè)知識(shí)欠缺等不能從鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室所有門類檔案出發(fā)來謀劃規(guī)范單位檔案情況，專門檔案管理混亂使得單位專門檔案憑證作用缺失，沒有發(fā)揮出檔案應(yīng)有的作用，不能較好地服務(wù)單位中心工作。

（四）領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠。由于鄉(xiāng)鎮(zhèn)領(lǐng)導(dǎo)事務(wù)繁多，加上有些領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)不深，相較于環(huán)保、安全生產(chǎn)、招商引資等重視不夠，認(rèn)為檔案工作很好干，簡單地把檔案放整齊了排在檔案盒就是檔案工作，以上種種是領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作不夠重視和認(rèn)識(shí)誤區(qū)的種種表現(xiàn)。

（五）檔案價(jià)值不能夠充分挖掘。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案員對(duì)挖掘檔案價(jià)值方面做的不夠，對(duì)于利用檔案舉辦展覽、典型效果實(shí)例匯編、借助重大活動(dòng)開展檔案資料收集等方面做的不多。

三、做好鄉(xiāng)鎮(zhèn)專門檔案工作的具體措施

以上是制約鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作和專門檔案規(guī)范整理等方面存在的問題針對(duì)上述情況，采取如下措施來改進(jìn)：

（一）進(jìn)一步健全完善鄉(xiāng)鎮(zhèn)專門檔案或檔案工作體系。良好的檔案工作機(jī)制是檔案工作健康可持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵，一方面，要把專門檔案工作納入到鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作和各個(gè)站所工作職責(zé)中，在專門檔案形成前的規(guī)劃中對(duì)相關(guān)檔案提出歸檔要求，使檔案工作與其他各項(xiàng)工作同步發(fā)展。另一方面，鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道要把專門檔案工作納入到鄉(xiāng)鎮(zhèn)對(duì)站所考核中來，借此加強(qiáng)兼職檔案員和站所長對(duì)檔案工作的重視程度。

（二）采取多種方式和辦法來提高領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視程度。首先，通過利用檔案舉辦展覽，借助“國際檔案日”等節(jié)日方式來宣傳檔案工作，利用檔案來解決宅基糾紛、林權(quán)糾紛等問題，匯編檔案利用典型事例，分類整理主要領(lǐng)導(dǎo)參加活動(dòng)照片等途徑和方式來引起并加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視。其次，通過檔案行政管理部門或上級(jí)舉辦檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)來強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的認(rèn)知。有些領(lǐng)導(dǎo)沒有接觸過檔案工作，可能在認(rèn)識(shí)上存在檔案就是放整齊排在盒子里即可的誤區(qū)。檔案行政管理部門可以通過舉辦領(lǐng)導(dǎo)專題培訓(xùn)或講座班、將檔案工作拍攝成微視頻等的方式來加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的認(rèn)知度。最后，通過增加科學(xué)發(fā)展觀考核——檔案工作考核中專門檔案考核占比并適時(shí)反饋給主要領(lǐng)導(dǎo)來引起重視。檔案考核相較于招商引資、黨建等考核占比相對(duì)較低，這樣不利于引起領(lǐng)導(dǎo)的足夠重視，有些領(lǐng)導(dǎo)甚至覺得檔案工作不得分總分上也不會(huì)少多少，所以，通過提高考核占比來強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)。另外，檔案行政管理部門應(yīng)將每個(gè)單位檔案工作考核中存在的問題以及下一步改進(jìn)重點(diǎn)等通過考評(píng)辦或給主要領(lǐng)導(dǎo)一封信的方式反饋給主要領(lǐng)導(dǎo)來引起領(lǐng)導(dǎo)重視。

（三）加強(qiáng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案隊(duì)伍建設(shè)。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案干部隊(duì)伍素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力直接決定著鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作開展的好壞，高素質(zhì)的鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案隊(duì)伍能夠保證檔案法規(guī)、工作政策方針等落地生根。首先，檔案行政管理部門應(yīng)長遠(yuǎn)來謀劃鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作，主動(dòng)與他們對(duì)接，通過幫助鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案員制定檔案室檔案分類方案、建立全宗卷等來引導(dǎo)其對(duì)檔案工作的認(rèn)知。其次，檔案行政管理部門應(yīng)創(chuàng)新培訓(xùn)方式，通過舉辦專門檔案業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)和比賽，檔案員分享專門檔案故事、現(xiàn)場教學(xué)等方式來為專兼職檔案員解疑答惑，著力提升檔案工作人員的業(yè)務(wù)能力，為規(guī)范鄉(xiāng)鎮(zhèn)專門檔案工作奠定建設(shè)基礎(chǔ)。最后，檔案行政管理部門充分利用自身職能，在單位檔案員更換交接時(shí)，通過主動(dòng)對(duì)接幫助他們盡快熟悉檔案工作和檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)知識(shí)。

（四）采取多種方式來挖掘檔案價(jià)值，實(shí)現(xiàn)檔案利用再升華。

熟悉單位檔案室檔案構(gòu)成和檔案工作是深挖檔案價(jià)值的前提，一方面可以通過借助節(jié)日或紀(jì)念日在鄉(xiāng)鎮(zhèn)固定的公共區(qū)域舉辦展覽、拍攝檔案工作微視頻滾動(dòng)播放方式來實(shí)現(xiàn)檔案室檔案價(jià)值。另一方面，通過檔案出版書籍、內(nèi)部刊物，匯編典型問題等方式來挖掘檔案可利用價(jià)值，真正意義上將“死檔案”變成“活資源”。

以上是本人從檔案行政管理部門角度來對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)專門檔案和檔案工作的一些總結(jié)和意見建議，希望對(duì)有關(guān)部門和單位檔案員能有所借鑒作用。

參考文獻(xiàn)

[1]王英瑋，專門檔案管理：中國人民大學(xué)出版社，2010：5.

（作者單位：陽信縣檔案局（館））