事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題及對(duì)策分析

王超

摘 要：檔案管理是事業(yè)單位的重要工作任務(wù)，只有做好檔案管理工作，才能配合開展好各種公益事業(yè)。當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理還存在現(xiàn)實(shí)問題需要有效解決。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理

本文從人員素質(zhì)、制度體系、信息化程度與檔案管理工作環(huán)境的角度探討當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作的不足，并且找出具體的應(yīng)對(duì)措施，從而全面提高事業(yè)單位檔案管理工作的效率，解決檔案管理工作中的實(shí)際困難。

1 事業(yè)單位檔案管理中的主要問題

1.1 檔案管理人員素質(zhì)不足

機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理人員素質(zhì)不足是影響檔案管理工作高效開展的重要原因，由于事業(yè)單位現(xiàn)有檔案管理人員兼職從事檔案管理工作，導(dǎo)致檔案管理人員的工作積極性較低，未能集中精力做好檔案管理工作，影響了檔案質(zhì)量。例如，有些事業(yè)單位檔案管理人員缺乏專業(yè)的檔案管理知識(shí)與專業(yè)技能，不懂得基本的檔案管理基本操作常識(shí)，因此影響了檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化與檔案管理質(zhì)量。還有的檔案管理人員對(duì)事業(yè)單位的業(yè)務(wù)工作不了解，沒能明確檔案管理工作的重點(diǎn)與難點(diǎn)，無法圍繞著日常業(yè)務(wù)工作開展檔案管理，而且缺乏學(xué)習(xí)檔案管理相關(guān)專業(yè)技術(shù)知識(shí)的機(jī)會(huì)，導(dǎo)致檔案管理工作能力落后于檔案事業(yè)發(fā)展速度，因此制約了檔案管理工作水平。還有事業(yè)單位沒能根據(jù)事業(yè)單位發(fā)展需要引進(jìn)專業(yè)的檔案管理人才，導(dǎo)致檔案管理的創(chuàng)新能力弱，現(xiàn)有人員不能有效的開發(fā)檔案價(jià)值，影響了檔案管理工作的效率與質(zhì)量。

1.2 缺乏有效檔案管理制度

不少事業(yè)單位還不重視檔案管理工作，沒能充分認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要意義，不僅領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案管理工作，而且影響了檔案管理工作制度的建立。例如，有些事業(yè)單位檔案管理工作制度不明確，檔案管理工作的流程不完善，檔案管理工作相對(duì)混亂，檔案管理工作的效率較為低下。不少事業(yè)單位沒能形成完善的檔案工作運(yùn)行體系，檔案管理往往只依靠檔案管理部門人員，相關(guān)業(yè)務(wù)部門與檔案管理部門配合的不緊密，檔案管理職能作用不強(qiáng)，專業(yè)性不突出，沒能形成檔案管理的合作分工。還有的檔案管理計(jì)劃性不足，不能有效的梳理以往檔案管理工作中的問題，現(xiàn)有的制度制約作用不足，不能有效的指導(dǎo)事業(yè)單位相關(guān)人員開展檔案管理工作，制度與實(shí)際檔案工作運(yùn)行環(huán)境有較大的差距，導(dǎo)致檔案管理制度的作用不足。事業(yè)單位檔案管理還缺乏必要的標(biāo)準(zhǔn)，還沒能按照標(biāo)準(zhǔn)化的思想進(jìn)行檔案管理，因此影響了檔案管理的有效性，不利于全面準(zhǔn)確的收集檔案信息，導(dǎo)致檔案管理過于注重檔案的存儲(chǔ)，沒能充分的發(fā)揮出檔案的指導(dǎo)、引導(dǎo)和借鑒使用價(jià)值。

1.3 檔案管理信息化的不足

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展，大數(shù)據(jù)技術(shù)的廣泛使用，檔案信息收集方式不斷增多，檔案數(shù)據(jù)類型也日益多樣，傳統(tǒng)圍繞紙制檔案進(jìn)行管理的模式已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理工作的需求。當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作的信息化程度不足，沒能根據(jù)信息時(shí)代的要求有效進(jìn)行檔案管理工作。例如，有些事業(yè)單位檔案管理信息化設(shè)施設(shè)備配置的不足，沒能根據(jù)事業(yè)單位的實(shí)際工作需求開發(fā)出專業(yè)的檔案管理軟件系統(tǒng)，導(dǎo)致檔案管理的信息化程度不足。還有的事業(yè)單位不能配置與計(jì)算機(jī)相連接的各種檔案管理設(shè)備，致使檔案數(shù)據(jù)類型只有文檔和電子表格類型，相關(guān)的圖片、視頻信息資料保存的不足。而且不少事業(yè)單位面臨著缺乏專業(yè)信息化檔案管理人員的問題，由于信息技術(shù)人員的不足，因此嚴(yán)重的影響了檔案管理工作的效率，造成檔案信息化的程度不足問題，信息化檔案數(shù)據(jù)信息的價(jià)值挖掘不到位，因此影響了檔案作用的發(fā)揮。

2 事業(yè)單位檔案管理工作提升策略

2.1 提高檔案管理人員素質(zhì)

提高檔案管理人員的素質(zhì)是當(dāng)前做好事業(yè)單位檔案管理工作的重點(diǎn)，只有不斷提高檔案管理人員的素質(zhì)，才能根據(jù)事業(yè)單位的現(xiàn)實(shí)情況科學(xué)的開展好檔案管理工作。首先，應(yīng)當(dāng)全面提高檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)，注重加強(qiáng)相關(guān)法律法規(guī)的宣傳工作，形成完善的檔案管理工作責(zé)任體系，有效落實(shí)具體檔案管理人員的責(zé)任，不斷加強(qiáng)檔案管理人員的職業(yè)道德教育。其次，加強(qiáng)相關(guān)人員的專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，圍繞著檔案管理工作的實(shí)際需求，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行必要的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，注重培訓(xùn)的長(zhǎng)期性和階段性相結(jié)合，切實(shí)提高檔案管理人員的實(shí)際操作水平。

2.2 完善檔案管理工作制度

做好具體的檔案得工作，必須提高事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作的重視程度，注重建立完善的檔案管理工作制度，監(jiān)督檔案管理人員履行好相關(guān)的職責(zé)。為此，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)在領(lǐng)導(dǎo)的主持下，按照上級(jí)單位對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作的基本要求，結(jié)合事業(yè)單位檔案管理工作的具體情況完善修訂現(xiàn)有的檔案管理工作制度，明確事業(yè)單位檔案管理工作的運(yùn)行體系，相關(guān)人員各負(fù)其責(zé)，做到檔案管理工作流程的科學(xué)有序。同時(shí)提高事業(yè)單位檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化水平，圍繞著具體的檔案管理工作業(yè)務(wù)細(xì)致全面進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)制訂工作，使檔案管理工作在統(tǒng)一格式、統(tǒng)一方法、統(tǒng)一流程下順利運(yùn)行，為進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理打下基礎(chǔ)。

2.3 提升信息化管理水平

為了做好事業(yè)單位檔案管理工作，充分發(fā)揮出事業(yè)單位檔案管理工作的價(jià)值，必須注重使用信息化的管理方式，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化運(yùn)行。首先，應(yīng)當(dāng)開發(fā)符合事業(yè)單位需要的檔案管理軟件系統(tǒng)，注重定期對(duì)檔案管理軟件系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)，不斷開發(fā)出個(gè)性化與智能化的軟件功能，切實(shí)滿足事業(yè)單位使用檔案信息的需求。其次，培養(yǎng)和引進(jìn)專業(yè)的信息化人才，圍繞事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)需要，不斷引進(jìn)專業(yè)的檔案管理人員，同時(shí)開發(fā)具體的信息化檔案管理的培訓(xùn)工作。第三，加強(qiáng)相信息化設(shè)施設(shè)備的完善工作，注重實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與自動(dòng)辦公系統(tǒng)有效連接，實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)式的信息收集，這樣才能提高信息化能力水平。

2.4 創(chuàng)新良好檔案工作環(huán)境

做好事業(yè)單位檔案管理工作，還要充分的讓事業(yè)單位職工和服務(wù)對(duì)象認(rèn)識(shí)到事業(yè)單位檔案信息的重要價(jià)值。首先，提高事業(yè)單位檔案信息的開放程度，注重運(yùn)用事業(yè)單位掌握的檔案信息進(jìn)行開放，從而滿足公眾對(duì)社會(huì)公益事業(yè)了解的需求。其次，加強(qiáng)事業(yè)單位內(nèi)部職工檔案信息使用的頻率，不斷展示檔案信息的價(jià)值，引導(dǎo)事業(yè)單位職工積極的運(yùn)用檔案信息。

3 結(jié)論

事業(yè)單位檔案管理工作中的問題有歷史原因造成的，也有事業(yè)單位檔案管理制度方法不完善，人員配置不足的因素。需要根據(jù)現(xiàn)代檔案管理理念，進(jìn)行有效的檔案管理方式創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理的精細(xì)化目標(biāo)。

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