利用Word VBA輔助書稿編校的研究

摘要：VBA是一種面向?qū)ο蟮摹⒖梢暬?、事件?qū)動(dòng)的編程語言，是Windows應(yīng)用程序通用的宏控制語言，語法較為簡單，但它能夠在Word、Excel等辦公軟件中高效地處理一些具有顯著特征的、程序性工作。在書稿編校中，不少工作屬于具有一定特征的重復(fù)性簡單勞動(dòng)，如文字段落排版、詞語查找替換、圖表號(hào)檢查等。如果稿件篇幅較長，僅靠人工逐個(gè)處理，工作量大，也非常耗時(shí)，而且容易遺漏甚至出現(xiàn)錯(cuò)誤。如果此類工作交由Word VBA進(jìn)行輔助批量處理，則可大幅提高工作效率，有效降低編輯工作錯(cuò)誤率。文章首先對(duì)Word VBA作簡要概述，列出VBA在Office辦公軟件中的一些用途，并介紹使用方法；接著對(duì)VBA中非常重要的、使用較多的正則表達(dá)式作簡要概述，列舉了一些正則表達(dá)式匹配實(shí)例，并介紹了用于有效測試正則表達(dá)式準(zhǔn)確性的正則表達(dá)式測試工具，以幫助讀者更好地編寫和測試復(fù)雜的正則表達(dá)式；然后以文字段落排版、批量替換用詞、集中匯總檢查序號(hào)等為例，具體闡述Word VBA在書稿輔助編校中的應(yīng)用，同時(shí)給出相應(yīng)程序的核心代碼，以供讀者參考。文章最后指出，Word VBA在書稿編校中應(yīng)用廣泛，工作中應(yīng)根據(jù)書稿特點(diǎn)編寫出通用性較強(qiáng)的程序，并在使用中測試完善，以不斷提高書稿編校工作的效率。

關(guān)鍵詞：Word；VBA；書稿；編校；排版；替換；匹配

中圖分類號(hào)：G232 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1674-8883（2024）09-0206-05

科技書稿具有標(biāo)題層級(jí)及數(shù)據(jù)、圖表、公式、專業(yè)術(shù)語多的特點(diǎn)，因此編校工作量較大，出版周期較長。從作者提供的稿件來看，不少稿件存在版面較亂、體例格式不統(tǒng)一、錯(cuò)別字多、用詞不統(tǒng)一、使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)和字母符號(hào)不規(guī)范等問題。而解決這類問題的編校工作有不少屬于重復(fù)性簡單勞動(dòng)，如果僅靠人工逐個(gè)操作，編輯加工工作量很大，需要消耗不少的時(shí)間和精力，而且容易漏改和錯(cuò)改，同時(shí)也增加了排版和校對(duì)的工作量。如果采用Word VBA輔以批量處理，則能事半功倍。例如，文字段落排版、標(biāo)題和圖表的編號(hào)匯總檢查、詞語批量查找和替換、中英文詞匯分離等，都能通過在Word中運(yùn)行VBA快速實(shí)現(xiàn)。

一、Word VBA概述

VBA（Visual Basic for Applications）是一種面向?qū)ο蟮?、可視化的、事件?qū)動(dòng)的編程語言，是基于VB（Visual Basic）的框架建立起來的，其語法、功能甚至開發(fā)環(huán)境與VB基本相同[1]。VBA是Windows應(yīng)用程序通用的宏控制語言，語法比較簡單，可直接調(diào)用Word、Excel、Access等應(yīng)用程序的各項(xiàng)強(qiáng)大功能[2]。作為綁定在桌面應(yīng)用程序中執(zhí)行辦公自動(dòng)化的語言，VBA可以在Office辦公軟件中高效處理一些程序性工作。例如，批量提取數(shù)據(jù)[3]，對(duì)詞、計(jì)量單位等進(jìn)行批量替換，查找上下文重復(fù)的內(nèi)容[4]，通過建立數(shù)據(jù)庫在稿件相關(guān)位置自動(dòng)引入批注[5]，將PPT文檔轉(zhuǎn)換為Word文檔[6]，批量制作桌簽[7]，查詢與處理參考文獻(xiàn)[8-9]，等等。

由于VBA可以使用宏記錄器記錄用戶的各種操作并將其轉(zhuǎn)換為VBA程序代碼，因此VBA容易學(xué)習(xí)和使用。由此可知，VBA在Windows應(yīng)用程序中應(yīng)用比較廣泛，本文探討VBA在Word軟件中的應(yīng)用。在Word軟件中，可按“ALT+F11”組合快捷鍵啟動(dòng)Word VBA程序編輯器，如圖1所示。圖1中右上角區(qū)域?yàn)榇a窗口，代碼編寫完成后，按F5鍵即可執(zhí)行程序，程序執(zhí)行結(jié)果直接在Word軟件中體現(xiàn)。

二、正則表達(dá)式概述

正則表達(dá)式（Regular Expression），在代碼中通常縮寫為regex、regexp或RE，是一種文本模式，包括普通字符（如英文字母、阿拉伯?dāng)?shù)字）和特殊字符（稱為元字符）。它使用單個(gè)字符串來描述、匹配一系列符合某個(gè)句法規(guī)則的字符串[10]，是一種用于模式匹配和搜索文本的工具。正則表達(dá)式應(yīng)用非常廣泛，可以應(yīng)用于各種編程語言（如VBA，Python等），可以用于文本查找和替換、提取大量文本文件中的有用信息、網(wǎng)頁抓取等。例如，“＼d{4}-＼d{2}-＼d{2}”，可以匹配格式為“YYYY-MM-DD”的日期；“＼W+”，可以用于匹配非單詞字符（除字母、數(shù)字、下劃線以外的任何字符）。在編寫較為復(fù)雜的正則表達(dá)式時(shí)，為了驗(yàn)證正則表達(dá)式的準(zhǔn)確性，可以采用正則表達(dá)式測試工具進(jìn)行測試，如圖2所示。

書稿主要由詞、數(shù)字、字母、標(biāo)點(diǎn)等元素組成。對(duì)具有相同特征的元素或組合元素，可以通過采用正則表達(dá)式進(jìn)行匹配和搜索。而書稿的很多編校工作就具備某一類特征且屬于簡單重復(fù)性勞動(dòng)，如文字段落排版、詞語檢索替換等?；诖耍跁寰幮Ｖ?，可以充分利用正則表達(dá)式的功能進(jìn)行搜索、標(biāo)記、刪除、替換等方面的操作，以滿足編校工作的需求。

三、Word VBA在文字段落排版中的應(yīng)用

Word VBA對(duì)文字段落實(shí)現(xiàn)自動(dòng)排版是可行、有效的。雷群泌[11]研究了Word VBA在公文中的自動(dòng)排版技術(shù)，提高了工作效率。張槐權(quán)[12]利用宏實(shí)現(xiàn)自動(dòng)排版處理。唐淑玲[13]利用宏實(shí)現(xiàn)了批量Word文檔快速格式化，大幅提高了編輯校對(duì)效率。

為了減少修改標(biāo)記，降低排版和校對(duì)的工作量，編輯一般會(huì)對(duì)收到的稿件先進(jìn)行簡單排版，即統(tǒng)一各層級(jí)行間距、字體、字號(hào)大小、位置、縮進(jìn)等。其人工操作步驟一般為先選定段落，然后依次設(shè)定各種格式?？煲恍┑霓k法是先定義各層級(jí)樣式，然后依次為各段落賦予設(shè)定好的樣式。對(duì)于篇幅較長的稿件，這么做需要花費(fèi)大量的時(shí)間。如果采用Word VBA程序，則可以實(shí)現(xiàn)一鍵排版，保證各級(jí)標(biāo)題、正文、圖表、公式等按樣式排版。

（一）實(shí)現(xiàn)方法

首先，做樣式模板，定義其各級(jí)段落排版樣式。將樣式模板中的各種層級(jí)段落樣式定義為標(biāo)題1、標(biāo)題2、標(biāo)題3、正文等，每個(gè)樣式均根據(jù)需要設(shè)定好段落格式、字體與字號(hào)。然后，利用Word VBA程序向需排版文檔導(dǎo)入樣式模板中事先設(shè)定的樣式，并用正則表達(dá)式匹配查找需排版文檔的各層級(jí)段落，對(duì)符合條件的應(yīng)用與樣式模板相同層級(jí)的體例格式，從而使需排版文檔各層級(jí)段落的字體、字號(hào)、行距、縮進(jìn)等符合要求。

可以看出，該方法的重難點(diǎn)主要在于如何識(shí)別各層級(jí)段落。其實(shí)，要識(shí)別各層級(jí)段落，只要根據(jù)各層級(jí)段落特征編寫準(zhǔn)確的正則表達(dá)式進(jìn)行匹配搜索即可實(shí)現(xiàn)。例如，有些稿件一級(jí)標(biāo)題為“第一章 ×××”，那么可以知道其特征為以“第一章”字眼開頭。這時(shí)可通過Word VBA正則表達(dá)式（^第[一二三四五六七八九、]章*.+）進(jìn)行匹配查找。需要說明的是，遇到非標(biāo)題的段落開頭也出現(xiàn)類似字眼時(shí)，需要進(jìn)一步增加匹配條件，如附加段落長度的條件、段落末尾無標(biāo)點(diǎn)，等等。當(dāng)然，程序不是萬能的，利用Word VBA進(jìn)行排版僅適用于層級(jí)段落特征比較明顯的稿件，對(duì)需要賦予過多條件才能識(shí)別的段落不建議采用。因?yàn)槿绻麠l件太多，電腦計(jì)算量增大，程序處理的時(shí)間會(huì)明顯增加。

（二）主要代碼

四、Word VBA在批量替換用詞中的應(yīng)用

稿件中經(jīng)常出現(xiàn)一些錯(cuò)別字、禁用詞、敏感詞以及名詞術(shù)語不統(tǒng)一的情況。對(duì)于篇幅較長的稿件，逐個(gè)替換工作量比較大，如果能夠建立一個(gè)用詞替換庫（可不斷更新），然后利用這個(gè)庫進(jìn)行一次性批量替換，那么工作效率將大大提高，而Word VBA就可以輕松實(shí)現(xiàn)這個(gè)任務(wù)。崔玉潔等[14]人研究了基于Word VBA技術(shù)的一鍵智能編校系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了對(duì)敏感詞和重復(fù)詞的標(biāo)注、對(duì)指定格式的調(diào)整等，極大地提高了編輯的書稿處理效率和處理質(zhì)量。毛星等人研究了基于Word VBA的科技論文自動(dòng)編校技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了科技名詞、敏感詞和重復(fù)詞句的高亮顯示等[15]100-101，取得了較好的效果。

（一）實(shí)現(xiàn)方法

首先用Excel軟件建立名詞、字母、符號(hào)等的替換庫，包含錯(cuò)誤項(xiàng)（Excel第1列）和改正項(xiàng)（Excel第2列）。用詞替換庫示例見表1。Word VBA程序通過調(diào)用替換庫，對(duì)稿件全文進(jìn)行搜索，查找到對(duì)應(yīng)的錯(cuò)誤項(xiàng)后可用顏色進(jìn)行標(biāo)記或直接替換。需要注意的是，納入替換庫內(nèi)的詞、字母和符號(hào)替換修改后要?jiǎng)?wù)必確保是正確的，不會(huì)有特例出現(xiàn)。例如，“高鐵”替換為“高速鐵路”，在很多情況下是沒有問題的，但是遇到“提高鐵路”這種特例，就產(chǎn)生了錯(cuò)誤。遇到這類特例時(shí)，可以附加條件作更為嚴(yán)格的匹配檢索。因此，建議在替換的時(shí)候，對(duì)替換處還應(yīng)作顏色標(biāo)記處理，以便后期加工的時(shí)候復(fù)核。而對(duì)于一些敏感詞、禁用詞，可以僅作顏色標(biāo)記，不作替換，以便人工作進(jìn)一步處理。

（二）主要代碼

五、Word VBA在集中匯總檢查序號(hào)中的應(yīng)用

科技圖書的標(biāo)題和圖表一般編號(hào)比較多，編校中需要作專項(xiàng)檢查，檢查其連續(xù)性。對(duì)于篇幅較長的稿件，逐頁查看標(biāo)題、圖表號(hào)，工作量也很大。如果能利用程序提取所有章節(jié)標(biāo)題、圖表題及其序號(hào)匯總于Excel中，并標(biāo)記其所在頁和行號(hào)，便可快速集中檢查序號(hào)連續(xù)性和快速修改錯(cuò)誤處，大大提高工作效率。此外，根據(jù)圖表序號(hào)出現(xiàn)的次數(shù)，還可檢查其在正文的引用情況。如某個(gè)圖號(hào)只找到一處，則說明此圖在正文中未作引用。毛星等[15]99-100人研究了圖表編號(hào)連續(xù)性的自動(dòng)編校，減少了工作量，降低了差錯(cuò)率。

（一）實(shí)現(xiàn)方法

首先新建Excel文檔，然后用正則表達(dá)式匹配搜索出所有層次標(biāo)題并寫入Excel文檔，同時(shí)注明標(biāo)題所在頁碼和行號(hào)，以便對(duì)錯(cuò)誤序號(hào)進(jìn)行查找修改。要實(shí)現(xiàn)這個(gè)功能，關(guān)鍵在于匹配的正則表達(dá)式。因此，應(yīng)根據(jù)章節(jié)標(biāo)題的特征，準(zhǔn)確寫出正則表達(dá)式。

（二）主要代碼

六、結(jié)語

利用Word VBA程序?qū)暹M(jìn)行輔助編校的地方還很多，如圖表編號(hào)、數(shù)據(jù)單位前加空、雙語詞匯分解處理等，只要是能提煉出規(guī)律性特征的重復(fù)性工作，就有可能采用程序進(jìn)行處理。本文以文字段落排版、批量替換用詞、集中匯總檢查序號(hào)為例，作常用功能的舉例說明，旨在拋磚引玉，為讀者提供思路和方法。編輯可以根據(jù)書稿特點(diǎn)，充分利用程序輔助處理一些簡單重復(fù)性的編校工作，從而大大減輕自身負(fù)擔(dān)。

Word VBA程序使用非常便捷，應(yīng)盡可能編出通用性較強(qiáng)的程序，而對(duì)特殊情況可另行處理。需要特別指出的是，由于各稿件原排版情況不同，容易出現(xiàn)程序適用性問題，因此務(wù)必做好書稿備份，多做測試，待程序修改完善、穩(wěn)妥后再投入使用。當(dāng)前，出版行業(yè)利用程序輔助編校的能力還非常有限，廣大編輯仍然需要投入大量的時(shí)間和精力。然而，隨著技術(shù)的不斷發(fā)展，未來人工智能或許在出版行業(yè)大有可為。

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作者簡介 陳小剛，副編審，中國鐵道出版社有限公司鐵 路建設(shè)與城軌出版中心副主任，研究方向：土 木工程類圖書出版。