基于內(nèi)部控制的高校財(cái)務(wù)信息化建設(shè)思考

葉景野

摘 要：高校是為國(guó)家培養(yǎng)優(yōu)秀人才的主要場(chǎng)所。伴隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，教育事業(yè)呈現(xiàn)出一片欣欣向榮的景象，學(xué)生數(shù)量激增、財(cái)政收入多元化給高校的管理工作造成很大壓力，傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理模式亟須改革。文章從內(nèi)部控制的視角出發(fā)，分析高校財(cái)務(wù)信息化的重要作用，指出其存在缺乏頂層設(shè)計(jì)、尚不具備系統(tǒng)性、安全性不足以及忽視內(nèi)部控制的問(wèn)題，并提出相應(yīng)的解決思路。

關(guān)鍵詞：內(nèi)部控制 高校財(cái)務(wù) 信息化建設(shè) 問(wèn)題 思路

中圖分類號(hào)：F233

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1004-4914（2024）06-079-02

引言

在行政事業(yè)單位中，內(nèi)部控制的建設(shè)、實(shí)施與評(píng)價(jià)已成為日常工作的重點(diǎn)。相對(duì)于企業(yè)而言，行政事業(yè)單位內(nèi)部控制起步較晚，在理論和實(shí)踐上的探索都比較缺乏。2012年發(fā)布的《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》中，進(jìn)一步明晰內(nèi)部控制體系的原則等內(nèi)容。加強(qiáng)內(nèi)部控制與信息化建設(shè)之間的聯(lián)系，能夠幫助高校降低人工操作的風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)信息安全[1]。在信息技術(shù)高度發(fā)達(dá)的今天，應(yīng)充分利用科技為財(cái)務(wù)管理賦能，監(jiān)控經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，保障財(cái)務(wù)安全。

一、高校財(cái)務(wù)信息化對(duì)內(nèi)部控制的重要作用

（一）提升高校財(cái)務(wù)內(nèi)部控制的智能性

一方面，學(xué)雜費(fèi)管理系統(tǒng)、預(yù)算管理信息系統(tǒng)等基本實(shí)現(xiàn)了學(xué)校日常運(yùn)營(yíng)的自動(dòng)化、流程化操作;另一方面，通過(guò)對(duì)現(xiàn)有的財(cái)務(wù)流程進(jìn)行信息化重組與設(shè)計(jì)，可以提升財(cái)務(wù)人員的工作效率與服務(wù)水平，進(jìn)一步優(yōu)化教師與員工的體驗(yàn)。為他們提供更為精確的財(cái)務(wù)資料，加深他們對(duì)財(cái)務(wù)人員工作的認(rèn)識(shí)，提升其滿意度。

（二）提高高校財(cái)務(wù)內(nèi)部控制的效率

高校的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)種類比較復(fù)雜，報(bào)銷的體量較大，具體內(nèi)容有：預(yù)算報(bào)銷業(yè)務(wù)、科研項(xiàng)目、學(xué)費(fèi)收繳、教職工工資發(fā)放、工程項(xiàng)目等[2]。但是，財(cái)務(wù)人員的數(shù)量比較少，依靠人工計(jì)算的方式，財(cái)務(wù)管理繁瑣且低效。財(cái)務(wù)信息化是一種以技術(shù)為基礎(chǔ)，以提高高校財(cái)務(wù)管理水平為目標(biāo)，有效提高高校財(cái)務(wù)內(nèi)部控制效率的手段。

（三）提高高校財(cái)務(wù)內(nèi)部控制的安全性

1.財(cái)務(wù)信息化指的是將計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等信息技術(shù)相結(jié)合，對(duì)財(cái)務(wù)管理模式進(jìn)行升級(jí)和優(yōu)化，提供有效的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，有效避免人為因素的干擾，從而為財(cái)務(wù)管理工作提供幫助。

2.通過(guò)對(duì)事前、事中和事后的全過(guò)程信息化監(jiān)控，預(yù)防不規(guī)范財(cái)務(wù)行為的發(fā)生。此外，高?？梢詫?duì)以往的財(cái)務(wù)行為展開二次審查和稽核，及時(shí)地發(fā)現(xiàn)資金支出不合理、資金使用流程不規(guī)范、人員操作失誤等財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)情況，提高了高校財(cái)務(wù)工作的規(guī)范性和安全性。

二、內(nèi)部控制背景下高校財(cái)務(wù)信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

（一）信息化建設(shè)缺乏頂層設(shè)計(jì)

高校財(cái)務(wù)軟件公司單一，主要依據(jù)學(xué)校的基礎(chǔ)需求、財(cái)務(wù)管理制度、相關(guān)政策對(duì)高校的財(cái)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行設(shè)計(jì)與升級(jí)。高校的經(jīng)濟(jì)支付能力較低，軟件公司在設(shè)計(jì)與升級(jí)財(cái)務(wù)系統(tǒng)時(shí)，無(wú)法做到綜合考慮，無(wú)法根據(jù)高校的實(shí)際需求為高校量身打造出個(gè)性化的財(cái)務(wù)系統(tǒng)。所以，高校財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)一般都是根據(jù)現(xiàn)實(shí)情況的變化被動(dòng)地對(duì)財(cái)務(wù)的軟硬件設(shè)施進(jìn)行升級(jí)，忽視對(duì)財(cái)務(wù)管理建設(shè)的統(tǒng)籌安排，難以從實(shí)際需求出發(fā)，進(jìn)行整體規(guī)劃，無(wú)法滿足師生對(duì)財(cái)政服務(wù)的要求。

（二）信息化建設(shè)缺乏系統(tǒng)性

高校財(cái)務(wù)運(yùn)行與各部門的工作密切相關(guān)，因此，會(huì)受到多種因素的制約。在以往的高校財(cái)務(wù)內(nèi)部控制中，各部門間的信息交流通常不暢。一方面，各學(xué)院各部門的信息管理系統(tǒng)具有個(gè)性化的特點(diǎn)，信息系統(tǒng)相互獨(dú)立。因此，在不同的信息系統(tǒng)中，很難實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。學(xué)生轉(zhuǎn)專業(yè)、降級(jí)、寢室調(diào)整、地方助學(xué)貸款、入伍學(xué)費(fèi)代償?shù)裙ぷ?，只能通過(guò)繁瑣的審批手續(xù)進(jìn)行辦理;另一方面，由于各院系有各自獨(dú)立的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，這些業(yè)務(wù)系統(tǒng)的信息和數(shù)據(jù)不能同步，導(dǎo)致財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)相分離，造成基礎(chǔ)資源無(wú)法共享以及信息重復(fù)錄入和登記的情況，使得各部門之間存在數(shù)據(jù)沖突，影響高校資產(chǎn)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

（三）信息化建設(shè)安全性不足

各類信息風(fēng)險(xiǎn)給高校財(cái)務(wù)信息建設(shè)帶來(lái)了嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的迭代升級(jí)，以及互聯(lián)網(wǎng)體量的逐步擴(kuò)大，網(wǎng)絡(luò)的風(fēng)險(xiǎn)性和脆弱性也隨之增加[3]。一方面，高校的財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)采用的是內(nèi)部局域網(wǎng)絡(luò)，安全加密體系不夠成熟，甚至存在漏洞，會(huì)導(dǎo)致黑客的攻擊和病毒的侵襲，從而導(dǎo)致財(cái)務(wù)信息泄露以及被盜取、收費(fèi)信息被篡改、銀行賬戶被劫持等危險(xiǎn)，從而給學(xué)校帶來(lái)了巨大的經(jīng)濟(jì)損失;另一方面，隨著信息化的迅速發(fā)展，會(huì)計(jì)工作得到很大的便利，減輕了財(cái)會(huì)人員的工作壓力，但是也產(chǎn)生了很多問(wèn)題。比如，財(cái)務(wù)人員一旦泄露財(cái)務(wù)秘密，就會(huì)造成數(shù)據(jù)安全風(fēng)險(xiǎn)。

（四）內(nèi)部控制體制形同虛設(shè)

1.部分高校不重視內(nèi)部控制，沒(méi)有建立完善的內(nèi)控體系。一些高校認(rèn)為內(nèi)部控制信息化建設(shè)無(wú)法在短期內(nèi)實(shí)現(xiàn)較大的經(jīng)濟(jì)收益和展現(xiàn)明顯的效果，因此，忽視內(nèi)部控制的信息化建設(shè)。

2.部分高校已經(jīng)建立的內(nèi)部控制制度，但執(zhí)行效果卻并不盡如人意，從實(shí)際操作來(lái)看，大部分都是敷衍了事，并沒(méi)有起到應(yīng)有的制約作用。

3.多數(shù)工作人員身兼多職，心理負(fù)擔(dān)較重，工作效率低下。

三、基于內(nèi)部控制的高校財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的措施

（一）完善財(cái)務(wù)信息化建設(shè)頂層設(shè)計(jì)

1.高校領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)突破固有的管理理念，摒棄過(guò)時(shí)的管理策略，優(yōu)化頂層設(shè)計(jì)。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層要高度重視內(nèi)部控制建設(shè)，認(rèn)識(shí)到財(cái)務(wù)信息化的發(fā)展勢(shì)不可當(dāng)，而在其發(fā)展的過(guò)程中，內(nèi)部控制建設(shè)必須與之同步。結(jié)合高校的具體情況，提出相應(yīng)的硬件建設(shè)方案，尤其是財(cái)務(wù)部門的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)。建立符合高校特點(diǎn)和需要的內(nèi)部專用網(wǎng)絡(luò)，確保信息傳輸?shù)姆€(wěn)定性、安全性和時(shí)效性。除此之外，還需要保持?jǐn)?shù)據(jù)的實(shí)時(shí)同步，并且可以隨時(shí)上傳或者備份。要設(shè)置不同的權(quán)限，明確區(qū)分使用者的身份，保證只有財(cái)務(wù)人員有權(quán)維護(hù)后臺(tái)數(shù)據(jù)，而教職工只能訪問(wèn)授權(quán)的信息數(shù)據(jù)。

2.闡明財(cái)務(wù)部門各崗位的職責(zé)、人員的權(quán)責(zé)情況。出臺(tái)正式文件，相關(guān)部門要嚴(yán)格按照崗位職責(zé)和要求開展工作，做到關(guān)鍵事務(wù)分級(jí)審批、專人負(fù)責(zé)不相容崗位，加強(qiáng)高校財(cái)務(wù)的制度化建設(shè)。

3.充分考慮本部門的要求，深度挖掘信息化建設(shè)需求，培養(yǎng)通曉財(cái)務(wù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)的復(fù)合型財(cái)務(wù)人才，提出相應(yīng)的規(guī)劃與建議。高素質(zhì)的信息化人才，一方面，要對(duì)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)流程有較為深入的了解，掌握財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)流和信息流的結(jié)合點(diǎn)，進(jìn)而對(duì)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行科學(xué)重組，以達(dá)到簡(jiǎn)化工作程序，提高工作效率的目的;另一方面，也要考慮到目前的信息技術(shù)水平，能否達(dá)到設(shè)想中的財(cái)務(wù)信息化目的。

（二）建立財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)共享平臺(tái)

1.打造以信息化財(cái)務(wù)管理資源庫(kù)為核心的統(tǒng)一數(shù)據(jù)平臺(tái)，將人事、教務(wù)、辦公、科研以及財(cái)務(wù)信息匯總在一起，實(shí)現(xiàn)信息集聚，搭建互通共享的“信息池”，為部門之間的交流與溝通賦能。財(cái)務(wù)管理信息化平臺(tái)將財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)作為交換的主要對(duì)象，建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，從而讓數(shù)據(jù)共享變得更加方便，確保信息數(shù)據(jù)的通暢。財(cái)務(wù)部還可以將數(shù)據(jù)歸類，為不同的部門賦予相應(yīng)的存取權(quán)，增強(qiáng)數(shù)據(jù)的安全性和保密性。在教職工、部門登錄后臺(tái)之后，可以在第一時(shí)間內(nèi)獲得與之相關(guān)的數(shù)據(jù)，而不用再被動(dòng)地等著按權(quán)限進(jìn)行數(shù)據(jù)交互，不僅提高了數(shù)據(jù)的保密性、安全性，還極大地提高工作效率。

2.各個(gè)院系、部門可以將數(shù)據(jù)上傳到資源庫(kù)中對(duì)應(yīng)的業(yè)務(wù)模塊中，一方面，業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人根據(jù)自身需求在數(shù)據(jù)庫(kù)中查找數(shù)據(jù)，便捷有效;另一方面，審計(jì)人員也可以準(zhǔn)確迅速地在數(shù)據(jù)庫(kù)中查找審查的數(shù)據(jù)資料。

3.延伸財(cái)務(wù)信息數(shù)據(jù)共享范圍，將內(nèi)部控制程序嵌入信息化財(cái)務(wù)管理平臺(tái)群，實(shí)時(shí)性地記錄并監(jiān)控高校財(cái)務(wù)情況，提高財(cái)務(wù)信息的規(guī)范化和透明化。此外，從系統(tǒng)使用與維護(hù)、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)與備份安全等方面入手，構(gòu)建出一套新的內(nèi)部控制體系，對(duì)財(cái)務(wù)人員進(jìn)行約束，以確保改進(jìn)后的財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)能夠安全平穩(wěn)地運(yùn)行。

（三）推進(jìn)信息安全建設(shè)

由于信息共享和互聯(lián)網(wǎng)本身的開放性，推進(jìn)財(cái)務(wù)信息的安全保障成為重要的內(nèi)容。高校要從實(shí)際情況出發(fā)，保證財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)安全運(yùn)行，提高風(fēng)險(xiǎn)防范能力[4]。

1.高校財(cái)務(wù)人員要樹立信息安全風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，提高財(cái)務(wù)從業(yè)人員的信息安全維護(hù)意識(shí)，引進(jìn)網(wǎng)絡(luò)安全方面專業(yè)人才，加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，確保財(cái)務(wù)信息化的安全性。

2.健全內(nèi)部控制機(jī)制，有效規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。將內(nèi)部控制制度嵌入財(cái)務(wù)信息搜集、傳輸、轉(zhuǎn)化、分析、處理等業(yè)務(wù)全過(guò)程，對(duì)財(cái)務(wù)信息進(jìn)行實(shí)時(shí)性內(nèi)部監(jiān)控，快速地識(shí)別潛在的安全風(fēng)險(xiǎn)，保障高校財(cái)務(wù)運(yùn)作的合法合規(guī)。

3.建立安全預(yù)警機(jī)制。強(qiáng)化職業(yè)道德教育，切實(shí)保障數(shù)據(jù)安全。財(cái)務(wù)人員必須對(duì)整個(gè)管理過(guò)程有清楚的了解，嚴(yán)格執(zhí)行工作流程。遇到問(wèn)題要及時(shí)向上級(jí)匯報(bào)，確保在發(fā)生緊急情況的時(shí)候，業(yè)務(wù)流程可以正常運(yùn)轉(zhuǎn)。如果師生員工想要在校外訪問(wèn)信息門戶，尤其是財(cái)務(wù)綜合平臺(tái)，那么他們就必須使用 VPN，用工號(hào)或?qū)W號(hào)以及相應(yīng)的密碼來(lái)登陸，而且還應(yīng)該對(duì)進(jìn)入的時(shí)間和次數(shù)進(jìn)行限定，以鼓勵(lì)師生員工盡可能在校內(nèi)局域網(wǎng)的安全環(huán)境中進(jìn)行操作。

（四）健全完善高校信息化內(nèi)部控制體系

將內(nèi)控的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)融入財(cái)務(wù)資訊系統(tǒng)的過(guò)程設(shè)計(jì)中，不但對(duì)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)過(guò)程的運(yùn)作起到規(guī)范作用，還有助于實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制。通過(guò)經(jīng)常性的廉政建設(shè)，加強(qiáng)信息公開，使每個(gè)經(jīng)濟(jì)、業(yè)務(wù)活動(dòng)的過(guò)程、結(jié)果更加透明、公平。首先，財(cái)務(wù)管理部門要重新梳理相關(guān)業(yè)務(wù)，并將各項(xiàng)業(yè)務(wù)的風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)整合到信息化平臺(tái)中，通過(guò)流程的方式進(jìn)行管控，確保財(cái)務(wù)信息化體系的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。其次，信息化內(nèi)部控制體系更加需要人為地監(jiān)控和維護(hù)。不相容崗位的制約作用更加突出，形成互相制衡的內(nèi)部控制體系?；緫?yīng)用系統(tǒng)是指各個(gè)部門所使用的應(yīng)用軟件，它既是基本數(shù)據(jù)的提供者，又是處理各種事務(wù)的主體。通過(guò)部門或者業(yè)務(wù)經(jīng)辦人，按照制定的信息化標(biāo)準(zhǔn)，將數(shù)據(jù)輸入到數(shù)據(jù)交互平臺(tái)。部門或經(jīng)辦人發(fā)起業(yè)務(wù)辦理后，將會(huì)觸發(fā)內(nèi)控授權(quán)，管理人員對(duì)于符合規(guī)章制度的業(yè)務(wù)辦理給予授權(quán)，讓其進(jìn)入財(cái)務(wù)審批，而不符合要求的申請(qǐng)給予拒絕，并通過(guò)數(shù)據(jù)交互平臺(tái)將其反饋給各部門。財(cái)務(wù)管理人員對(duì)業(yè)務(wù)申請(qǐng)進(jìn)行審核，通過(guò)平臺(tái)，可以對(duì)業(yè)務(wù)的事前經(jīng)過(guò)、事中監(jiān)控、預(yù)算情況等進(jìn)行實(shí)時(shí)查看。在此過(guò)程中，還可以利用數(shù)據(jù)交互平臺(tái)，將業(yè)務(wù)處理的結(jié)果，反饋給各個(gè)部門，讓相關(guān)部門可以實(shí)時(shí)地看到業(yè)務(wù)的進(jìn)展，同時(shí)還可以對(duì)業(yè)務(wù)信息展開數(shù)據(jù)分析，并將這些信息反饋給決策管理部門。最后，通過(guò)完善的閉環(huán)管理，以及統(tǒng)一的數(shù)據(jù)接口，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的集中度，對(duì)各院系、各部門的管理情況進(jìn)行實(shí)時(shí)掌握，以保證所有的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)都能夠按照規(guī)定的內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，并嚴(yán)格執(zhí)行授權(quán)制度，強(qiáng)化對(duì)專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)的管理，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決問(wèn)題，從而將有關(guān)工作推向規(guī)范化、正常化的軌道。

四、結(jié)語(yǔ)

高校財(cái)務(wù)信息化建設(shè)是順應(yīng)時(shí)代潮流，對(duì)財(cái)務(wù)管理模式迭代升級(jí)的必然選擇。通過(guò)完善財(cái)務(wù)信息化建設(shè)頂層設(shè)計(jì)、建立財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)共享平臺(tái)、推進(jìn)信息安全建設(shè)等，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)的有效管理，為財(cái)務(wù)信息化體系賦能，高校財(cái)務(wù)管理將會(huì)邁上一個(gè)新臺(tái)階。

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（責(zé)編：趙毅）