新形勢下綜合檔案館數(shù)碼照片檔案管理面臨的挑戰(zhàn)與對策

??陳洪花

摘 要：做好數(shù)碼照片檔案管理是綜合檔案面臨的新課題。本文認為主要面臨著收集歸檔不及時、開發(fā)利用程度較低、規(guī)范化建設不足、照片命名不規(guī)范、安全保管條件滯后的問題，綜合檔案館需要對癥開方，從優(yōu)化檔案治理結構、加強規(guī)范化建設、加強檔案資源開發(fā)和提升安全保管能力上下功夫，推動數(shù)碼照片檔案管理取得新成績。

關鍵詞：綜合檔案館；數(shù)碼照片；挑戰(zhàn)；對策

伴隨科學技術的巨大進步，數(shù)碼智能手機的普及，產生海量數(shù)碼照片檔案。數(shù)碼照片檔案是歷史最豐富、最直觀、最精彩的真實記錄，管好、用好這些資源成為綜合檔案館面臨的重要任務。2014年，國家檔案局出臺《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》，就做好數(shù)碼照片檔案管理與利用提供了基本遵循。本文結合綜合檔案館數(shù)碼照片檔案管理面臨的問題，探討新形勢下如何優(yōu)化其管理方式，以期提供一定的經驗借鑒。

1 新形勢下綜合檔案館數(shù)碼照片檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

數(shù)碼照片檔案作為新的保管對象，綜合檔案館面臨著一系列亟待解決的問題。

1.1 收集歸檔不及時

首先，綜合檔案館在業(yè)務指導中對照片歸檔時限強調不夠。數(shù)碼照片未能進行預歸檔到檔案管理者手中，照片散落在拍攝者手中，往往會造成照片誤刪等問題。其次，由于拍攝任務眾多，早已形成的照片由于未能及時歸檔，文字說明缺失，難以辨別照片的組成要素。最后，單位拍攝者流動性強，其拍攝的照片也隨之帶走或者銷毀。歸檔不及時使照片檔案資源收集加大，錯誤率提高，難以最真實地反映事件原貌。

1.2 開發(fā)利用程度較低

數(shù)碼照片作為重大活動的直觀記錄，在宣傳教育、展覽展示等方面發(fā)揮著重要作用。綜合檔案館對數(shù)碼照片價值認識不到位，潛能未能充分發(fā)揮出來。比如在舉辦重大活動展覽、教育引導未成年人上習慣性地利用館藏檔案，尚未將數(shù)碼照片檔案大范圍地應用于檔案開發(fā)。照片檔案開發(fā)手段較為單一，新媒體展示較少，比如利用照片檔案制作專題片、微視頻等方式破題不足，不能滿足人民群眾對優(yōu)秀檔案文化的新需求。

1.3 規(guī)范化建設不足

檔案分組不合理、順序排列不正確的問題突。比如《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》要求同一事件照片為一組，存儲在同一層文件夾內，但是館藏數(shù)碼照片有的分組凌亂，照片間或無關聯(lián)性，組圖粘合性低，有的照片未按時間順序排列，整理較為凌亂。照片質量不高，數(shù)碼照片隨意性及較大，主題不夠突出，內容不夠充實，照片雷同現(xiàn)象嚴重，有的圖片未能留存原圖，清晰度不夠。

1.4 照片命名不規(guī)范

數(shù)碼照片命名“六要素”（事由、時間、地點、任務、拍攝者）不全，有的照片未按照說明拍攝的地點和內容，有的使用簡稱，文字說明與照片內容不一致等，對查詢利用帶來一定困難。同時，照片冗余現(xiàn)象突出，相同主題的照片場景單一。某項重大活動照片只進館了遠景圖片，具有重要參考價值的其他場景未能留存好。

1.5 安全保管條件滯后

檔案定級劃控不到位，進館照片未能及時定密級，檔案數(shù)據存在被泄露風險。新技術應用不足，在病毒防護、身份認證等方面投入力度不夠。共享利用能力有所欠缺，共享意識不足，同時由于信息安全防護能力的不足，部分綜合檔案館基于安全問題的考量，共享意愿較低，造成數(shù)碼照片檔案縱向開發(fā)力度不夠，限制了檔案價值的最大發(fā)揮。

2 著力在優(yōu)化數(shù)碼照片檔案治理結構上取得新成效

推動治理結構現(xiàn)代化是新時代檔案工作的內在要求，也是提高管理質量的基礎。

2.1 構建完善的數(shù)碼照片檔案管理體制

一是進一步理順檔案管理機制。在局館分設的基礎上，探索建立由局館長召集、局館中層以上人員參加的局館聯(lián)席會議機制，明確數(shù)碼照片檔案管理主體和責任，對進館單位照片質量做出明確要求。二是要制定數(shù)碼照片檔案的進館范圍、質量要求和分類方法。進館前由檔案館派人員到擬移交檔案的單位檢查檔案的歸檔、整理和鑒定等質量，指導移交單位按進館要求對存在的問題整改。符合進館質量要求的，按規(guī)范程序進行實體移交。在照片遴選上，進館單位可根據工作情況，對數(shù)碼照片去偽存真、去粗取精，剔除拍攝角度差、像素較低的照片。

2.2 加強數(shù)碼照片質量的前端控制和協(xié)作

一是精準化服務。綜合檔案館要深入調研本地數(shù)碼照片檔案管理現(xiàn)狀，直擊痛點、精準開方，主動與進館單位和照片形成者對接，高效提供業(yè)務指導服務，幫助其有效開展照片的整理歸檔工作。在重大活動、重大工程過程中，檔案部門要及時與新聞單位對接，對拍攝者進行指導。二是強化前端控制。規(guī)范檔案接收工作，科學編制年度數(shù)碼照片接收計劃，實施進館檔案提前摸底，建立進館檔案移交提前培訓，檔案質量提前預檢，檔案進館全程跟蹤指導的工作模式。采取“線上+線下”的方式，組建業(yè)務骨干隊伍，全方位指導進館檔案整理，確保進館檔案質量。三是規(guī)范進館流程。組建檔案移交聯(lián)合審核工作小組，制定移交檔案驗收方案，會同檔案協(xié)作組對移交檔案實體逐卷逐件進行審查，提升照片標準化水平。四是組建專業(yè)化隊伍。綜合檔案館可組建專業(yè)化拍攝團隊，跟進重大活動，保障收集質量。湖南省檔案館組建攝影興趣小組，通過定期培訓，打造檔案部門攝影團隊。

2.3 加強數(shù)碼照片檔案資金扶持力度

隨著人工智能的新技術發(fā)展，數(shù)碼照片保存和利用環(huán)境發(fā)生了變化，要持續(xù)加強資金建設力度，在拍攝設備、保管條件、存儲環(huán)境上給予財政傾斜。在數(shù)據化管理系統(tǒng)效能提升加強資金投入，在原有數(shù)據系統(tǒng)基礎上，升級提升數(shù)碼照片的整理、歸檔、利用的一體化，實現(xiàn)節(jié)約、自主編研等功能的提檔升級，提升檔案管理效率。

3 著力在加強數(shù)碼照片檔案開發(fā)利用上取得新突破

開發(fā)利用是展示數(shù)碼照片檔案的重要渠道，能夠發(fā)揮其在經濟社會發(fā)展中的獨特價值和作用。

3.1 助力編研工作上臺階

檔案編研是綜合檔案館發(fā)揮價值和作用的主抓手，數(shù)碼照片檔案清晰度高、沖擊力強、實效性強，在推動編研工作質量上發(fā)揮著不可替代的作用。檔案人員要系統(tǒng)梳理數(shù)碼照片家底，按照《照片檔案管理規(guī)范》要求，本著照片檔案的整理應遵循有利于保持照片檔案的有機聯(lián)系原則，全面開展照片檔案整理歸檔工作，認真研究數(shù)碼照片檔案結構，對照片反映的內容、事件以及造成的影響熟悉掌握，為編研工作打下堅實基礎。進一步利用好人工智能技術，提升檔案利用效果，比如利用新詞發(fā)現(xiàn)技術，對龐大的照片檔案進行分析，識別高頻和關鍵詞語應用在編研選題階段，為編研選題提供基礎數(shù)據支撐；也利用NLP自然語言分析算法將與編研題目相關聯(lián)的檔案數(shù)據信息作為提取和匯總，用于編研的素材。

3.2 助力檔案宣傳上臺階

數(shù)碼照片是進行檔案宣傳的有效素材，能夠為受眾帶來巨大的沖擊力。新媒體矩陣是檔案宣傳的主陣地，在短視頻制作、情景劇展示等方面，充分利用好數(shù)碼照片資源。在國際檔案日期間，泰安市檔案館利用館藏數(shù)碼照片，聯(lián)合泰安日報社推出系列微紀錄片及圖文報道《檔案中的泰山》，高清效果的照片給受眾帶來了良好的視覺沖擊。要聚焦檔案資政育人功能開展照片檔案價值闡釋，利用檔案中蘊含著黨的初心使命、為民情懷開展社會主義核心價值觀教育，不斷推出具有廣泛影響力的檔案文化精品。河北檔案館發(fā)揮數(shù)碼照片檔案作用，推出“河北工業(yè)遺產專題展覽”“河北古村落文化”系列微視頻等檔案方志宣傳精品。

3.3 助力檔案展覽上臺階

綜合檔案館是愛國主義教育的主陣地，要發(fā)揮好數(shù)碼照片直觀性強的特點，提升展覽展示的力度。在固定展陳基礎上，將反映新時代建設偉大成就、人民幸福安康的照片檔案嵌入其中，打造正能量宣傳陣地。要利用云技術，將照片檔案進行線上市展示，以線上+線下的形式彰顯展覽效果。比如牡丹江檔案館將數(shù)碼照片與本地歷史文化相結合，建設三維虛擬仿真VR全景展覽館，將實體展覽館中照片檔案資源進行數(shù)字化復原，活化為可聽可看、可讀可感的網絡傳播產品，打造永不落幕的網上教育基地，實現(xiàn)數(shù)碼照片資源的價值最大化。

4 著力在推動數(shù)碼照片檔案規(guī)范化建設上取得新成績

沒有檔案管理的規(guī)范化，就沒有檔案治理效果的提升。因此，需要在管理規(guī)范化和標準化上下功夫。

4.1 提高檔案整理與歸檔規(guī)范化

一是規(guī)范重大活動整理照片的數(shù)量和格式。歸檔照片應為原始圖像，推薦JPEG格式留存。每組照片3張清晰度高、特色鮮明、場景典型的代表性照片歸檔，相同場景的照片只歸檔1張，歸檔數(shù)碼照片檔案的保管期限要根據內容合理劃分。二是建立以“組”為單元的模塊。一般一次會議、一項活動、一個單位工程、反映同一問題或事由等形成的若干張數(shù)碼照片為一組，文字說明要嚴格按照“組”的題名進行。

4.2 提升檔案命名標準化

嚴格按照照片命名“六要素”進行圖片描述，要簡潔明了地概括該組照片的全部信息，包括時間、地點、人物、事由、背景等，字數(shù)控制在150字以內。每個文件夾可適度添加分說明，將拍攝日期、拍攝地點、攝影人、責任者（即整理人）、照片張數(shù)等要素予以記錄。

4.3 加強檔案鑒定工作

按照《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》，要對數(shù)碼照片進行真實、完整、可用、安全方面的鑒定、檢測的要求，進館過程中，要對數(shù)碼照片的原始性和真實性進行復核。在初步移交進館中，綜合檔案館要對數(shù)碼的數(shù)量、檔案化狀態(tài)、照片的價值、保管期限等進行細致鑒定，從而剔除效果差、無利用價值、重復的照片，提高數(shù)碼照片的歸檔質量和照片的檢索效率。利用好大數(shù)據、人工智能等技術進行輔助審核鑒定。比如大數(shù)據通過對數(shù)碼照片結構化分析，能夠自動剔除無效的照片資源；人工智能技術根據設定的參數(shù)，模擬專家系統(tǒng)進行檔案價值判斷，并提供建設性意見，降低人工審核成本。

4.4 建設數(shù)碼照片檔案數(shù)據庫

要對館藏的數(shù)碼照片進行全面梳理分類，強化照片檔案管理的系統(tǒng)性、針對性和多元性，根據經濟社會發(fā)展要求，分門別類地進行數(shù)據分類，建立與文書檔案統(tǒng)一管理、數(shù)據共享的照片檔案管理系統(tǒng)，為資源有序整理、科學管理、有效利用打下堅實基礎。比如朝陽區(qū)檔案館按照領導視察、重要活動、突發(fā)事件、舊貌新顏、名人影像等類別建設數(shù)碼照片專題庫，實現(xiàn)關鍵詞一鍵全庫檢索，極大地提高查詢的便捷性，為愛國主義教育基地展陳展示、檔案編研、志書出版等工作提供了便利。

5 著力在夯實數(shù)碼照片檔案安全保管上取得新效果

安全建設是數(shù)碼照片管理的底線任務，也是做好數(shù)據開發(fā)利用的前提。

5.1 優(yōu)化保管條件

在線存儲的數(shù)碼照片要做好保密和防病毒工作，及時更新殺毒軟件，探索區(qū)塊鏈條件下數(shù)碼照片保管的基本路徑，防止數(shù)據的丟失和篡改。離線存儲要做好溫濕度控制、防火、防磁、防摔等，切實保護存儲載體安全。要有序開展照片轉存，隨著科學技術的發(fā)展，存儲介質更新?lián)Q代加快，在做好保護的基礎上，定期開展抽檢和介質轉存，一般每年抽檢一次，每三年轉存一次，原存儲載體和新介質要同時保留三年以上。

5.2 加強備份管理

一是加強異地異質備份。要根據地理環(huán)境和氣候條件選擇合適的綜合檔案館進行數(shù)據備份，可采用移動硬盤和藍光盤異質備份，最大限度地保證檔案數(shù)字資源安全。二是紙質形式備份。紙質模式是目前各種載體中最安全、最方便的形式，具有直觀性和便捷性，不需要特定讀取設備。綜合檔案館可探索紙質照片備份存儲模式，將所有數(shù)碼照片檔案轉換為紙質形式進行存儲，采取相同的編號和文字說明，彌補數(shù)據存儲的不足。

5.3 推進共享平臺建設

數(shù)碼照片作為數(shù)據資源的一種形式，隨著數(shù)字經濟蓬勃發(fā)展，數(shù)據成為新的生產要素，數(shù)碼照片資源只有流動起來才能產生價值。要在數(shù)據保護的基礎上，著力建設數(shù)碼照片檔案館際共享平臺，實現(xiàn)資源的高效流動。綜合檔案館在檔案劃控和鑒定的基礎上，要借助云計算技術，構建集約化的數(shù)碼照片檔案統(tǒng)一共享利用平臺，建成多門類照片檔案資源數(shù)據庫，突破傳統(tǒng)的“一館一地”利用模式，實現(xiàn)館與館之間的跨館查檔、共享利用、共同開發(fā)。

結語

數(shù)碼照片檔案作為綜合檔案館重要館藏資源，在服務中心大局、服務人民群眾上具有關鍵性作用。發(fā)揮數(shù)碼照片檔案的獨特價值，關鍵在于收集好、整理好與利用好。當前，信息技術革命速度加快，新技術新介質層次不窮，綜合檔案館要緊跟時代發(fā)展，瞄準前沿技術，提升數(shù)碼照片檔案管理水平和能力。要充分運用好新時代檔案事業(yè)發(fā)展的重大機遇，加強資源共享力度和開發(fā)水平的提升，推出更多人民群眾喜聞樂見的文化產品，為現(xiàn)代化國家建設作出更大的貢獻。

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作者簡介：陳洪花（1975—），大學學歷，山東省濰坊市濰城區(qū)檔案館館員，研究方向：數(shù)碼照片管理。