推行電子發(fā)票對企業(yè)財務管理的影響

關 軍

（作者單位：哈爾濱遠東理工學院）

電子發(fā)票的功能、內容與紙質發(fā)票相同，但二者有著不同的載體，紙質發(fā)票是實物，而電子發(fā)票是虛擬存在的事物，以數據的形式存儲在服務器中，其電子化和依托于網絡傳遞的屬性，增加了電子發(fā)票在企業(yè)財務管理中推行的風險。在電子發(fā)票全面推行的背景下，企業(yè)應正確對待電子發(fā)票的積極影響，并正視電子發(fā)票的消極影響，深挖財務管理在電子發(fā)票推行中存在的不足，及時化解財務管理風險，消除管理隱患，發(fā)揮電子發(fā)票的積極效用，助力企業(yè)財務管理水平與財務信息化水平的提升。

一、推行電子發(fā)票對企業(yè)財務管理的積極影響

（一）發(fā)票管理全流程電子化，提升管理效率

紙質發(fā)票管理的流程多，管理工作內容繁雜，企業(yè)使用發(fā)票需要經過申領、領取、開票、打印、郵寄交付等流程，且發(fā)票開具受到地域與權限等多方面的限制。受票方在接收到發(fā)票后，需要經過查驗真?zhèn)?、審核、入賬、歸類、編號、入檔等管理流程，管理的環(huán)節(jié)多、鏈條長，管理成本和風險較高。在企業(yè)財務管理中推行電子發(fā)票后，可實現發(fā)票整個生命周期各個環(huán)節(jié)的電子化管理，從發(fā)票領購開始至入庫歸檔結束，整個流程都可實現信息化、電子化、自動化。例如，在發(fā)票開具環(huán)節(jié)，可直接使用全國統(tǒng)一的電子發(fā)票服務平臺開具?，F代企業(yè)已經實現財務管理的信息化，企業(yè)內外部信息共享程度較高，將企業(yè)內部的財稅系統(tǒng)、企業(yè)資源計劃（Enterprise Resource Planning,ERP）系統(tǒng)等與電子發(fā)票平臺建立數據接口，可實現財稅數據實時共享，搭建企業(yè)的開票協同平臺，可實現電子發(fā)票自動化開具、自動化交付；在發(fā)票接收環(huán)節(jié)，接收方在電子發(fā)票平臺上自動接收歸集發(fā)票，并利用自身的結算系統(tǒng)完成發(fā)票查驗、報賬提請等操作，精簡發(fā)票管理中間環(huán)節(jié)，提升企業(yè)財務管理信息化水平。

（二）納稅申報流程自動化，有效規(guī)避納稅申報風險

在電子發(fā)票未推行之前，企業(yè)財務人員主要使用Excel 進行計稅核算，人工取數，核對的工作量較大，存在手動操作失誤的情況，納稅申報工作效率較低。在企業(yè)納稅申報工作中，財務人員還面臨著稅務政策更迭速度快、稅務規(guī)則多等問題，進一步增加了企業(yè)納稅申報的風險，而且納稅申報表采用手工填制，存在一定的錯填、漏填風險。從大中型企業(yè)方面來看，納稅申報的業(yè)務量大、流程繁雜、納稅主體分散，有計稅、核算、填制、稅收規(guī)則及政策解讀等環(huán)節(jié)[1]，任何一個環(huán)節(jié)出現問題，均會給企業(yè)帶來稅務風險。并且，納稅申報流程復雜，企業(yè)投入的人力和時間成本較高。而應用電子發(fā)票可實現納稅申報全流程、全環(huán)節(jié)、全要素自動化，將人工納稅申報操作失誤率降至最低，同步提升納稅申報的質量與效率。比如，運用企業(yè)的財稅信息系統(tǒng)集中、統(tǒng)一管理與存儲電子發(fā)票，實時顯示發(fā)票狀態(tài)，隨時查閱票面信息可保證財稅信息數據的準確性、真實性與完整性，為計稅、納稅申報提供良好的數據支撐。在納稅申報環(huán)節(jié)，納稅申報系統(tǒng)為財務人員提供全面的、最新的稅務規(guī)則、稅務政策信息，及時提醒逾期、遺漏申報，系統(tǒng)會根據申報任務和提前設置的規(guī)則自動填制納稅申報表，經過財務人員檢查、修正后即可提交。

（三）電子發(fā)票支持企業(yè)決策，提升企業(yè)財務分析水平

電子發(fā)票會記錄企業(yè)運營過程中重要且關鍵的數據信息。在推行電子發(fā)票后，企業(yè)財務管理人員可采用大數據技術、人工智能技術等，對電子發(fā)票上的數據進行價值挖掘，為企業(yè)決策提供實時、動態(tài)、精準的財務分析支持。一是客戶畫像。集中收集存儲企業(yè)客戶的銷項發(fā)票，匯總客戶購買企業(yè)產品或服務的金額、頻次、數量、價格等，通過數據分析可精準掌握客戶的需求和特征，開展精準營銷。另外，企業(yè)還可利用發(fā)票上的數據信息，如采購活動獲取的發(fā)票，與發(fā)票相對應收款信息進行關聯分析，獲取客戶的付款行為、信用情況等信息。二是供應商畫像。企業(yè)在經營過程中，與眾多供應商建立了長期穩(wěn)定的合作，積累了大量的進項發(fā)票，發(fā)票中記錄了企業(yè)采購交易數據，通過對發(fā)票上交易數量、金額、單價、貨物、時間等數據信息的匯總分析，可以評價供應商的合同履約情況，分析一段時間內供應貨物價格的波動，以及供應商供貨的質量等。財務管理人員可利用進項發(fā)票對供應商進行精準的畫像，打造供應商數據信息庫，建立多元化的數據分析模型，以發(fā)票數據賦能企業(yè)財務分析和數字化管理。三是員工報銷管理。發(fā)票是員工報銷的重要憑證，而運用電子發(fā)票可實現員工報銷的線上審核、報銷發(fā)票的集中存儲與管理。通過采集報銷發(fā)票上的業(yè)務信息、費用信息，細化分析企業(yè)的費用支出，能夠可視化、多維度呈現費用結構[2]，為企業(yè)財務精簡成本提供依據，達到進一步優(yōu)化費用結構的目的?；蛘呤峭ㄟ^對員工報銷行為的分析，確定企業(yè)報銷制度執(zhí)行情況，及時發(fā)現異常發(fā)票，確保報銷發(fā)票真實合規(guī)。員工整個報銷行為和報銷過程在信息化系統(tǒng)中全程留痕，方便日后的信息數據追溯，落實報銷責任，進而形成規(guī)范化、標準化的財務報銷流程。

二、推行電子發(fā)票對企業(yè)財務管理的消極影響

（一）推行電子發(fā)票風險高，財務識別真?zhèn)坞y度大

電子發(fā)票對企業(yè)財務管理產生積極正面影響的同時，在應用實踐中也呈現出多種問題，成為企業(yè)財務管理中的隱患。一是企業(yè)在長時間使用紙質發(fā)票的過程中逐漸形成自身的發(fā)票管理模式，在推行電子發(fā)票的初期仍然采用傳統(tǒng)的管理模式，如將電子發(fā)票打印后入賬歸檔。二是電子發(fā)票為電子憑證，可以隨意復制、打印，財務人員在審核電子發(fā)票時無法確定發(fā)票是否被打印過或是被重復使用過。在電子發(fā)票流轉過程中，一旦監(jiān)督不到位，就會引發(fā)惡意重復使用的風險。三是電子發(fā)票上的信息易被竄改。采用圖像處理軟件就可對電子發(fā)票上的數據信息進行更改，更改后人眼識別真?zhèn)蔚碾y度大，被竄改的電子發(fā)票如果通過報銷入賬歸檔，對于企業(yè)財務管理來說無疑是埋下了一顆定時炸彈。

（二）電子發(fā)票對信息化水平要求高，財務電子檔案管理難度大

企業(yè)推行電子發(fā)票的效果與企業(yè)財務信息化水平密切相關，在推行電子發(fā)票的過程中，企業(yè)信息化基礎設施、財務信息化人才、信息化制度等方面的不足會增加推行電子發(fā)票后財務管理的風險。如部分企業(yè)財務信息化水平較低，財稅系統(tǒng)與電子發(fā)票服務平臺未能實現對接，使得信息化系統(tǒng)的集成度不夠，難以發(fā)揮出電子發(fā)票的各項優(yōu)勢，未能實現電子發(fā)票管理各環(huán)節(jié)流程自動化。部分企業(yè)仍然堅守傳統(tǒng)紙質發(fā)票的報銷、入賬、歸檔方式[3]，使電子發(fā)票在企業(yè)財務發(fā)票管理中的應用流于形式，對財務管理未產生實質性影響?；蛘呤秦攧杖藛T對電子發(fā)票推行的認識和了解深度不夠，致使電子發(fā)票檔案管理制度落實不到位，從而將使用電子發(fā)票的紙質打印件作為原件歸檔，忽略了電子發(fā)票原件歸檔的要求。此外，電子發(fā)票檔案管理需要企業(yè)建立完善的電子會計檔案管理機制，對財務人員素質、能力提出了新的要求，但部分財務人員在會計信息技術方面存在短板，如對會計大數據分析與處理技術、流程自動化、電子會計檔案等方面知識的了解較少。

（三）電子發(fā)票推行面臨諸多威脅，財務安全管理體系有待建立

電子發(fā)票依托于互聯網、計算機、信息化平臺運行，在流轉、存儲、管理操作等環(huán)節(jié)均面臨著一定的信息安全風險，如丟失、被竄改及信息數據失真等，對企業(yè)財務管理的影響不可謂不深遠。企業(yè)在推行電子發(fā)票的過程中面臨著網絡信息安全的風險隱患，如常見的網絡攻擊、網絡掃描、監(jiān)聽、入侵、病毒、木馬等，以及在電子發(fā)票傳遞中，還面臨著截獲、中斷、被竄改、偽造等威脅，這些都是電子發(fā)票推行中的堵點與痛點。電子發(fā)票在物理環(huán)境方面也面臨著一定的安全風險，如突然斷電、斷網，以及計算機、服務器等發(fā)生故障，致使數據信息丟失，或者人為非主觀故意的操作失誤、人為惡意攻擊、系統(tǒng)及軟件本身存在漏洞等，這些均是電子發(fā)票推行中的風險點?？梢姡娮影l(fā)票推行對于企業(yè)財務管理的信息化水平、信息安全管理水平有著較高的要求，而部分企業(yè)現有的財務管理信息化基礎、網絡安全管理機制與措施等無法滿足電子發(fā)票推行對信息安全的需要，這對于企業(yè)財務管理來說無疑是一種挑戰(zhàn)。

三、企業(yè)財務管理中消除推行電子發(fā)票產生的負面影響的策略

（一）建立多維度審核機制，精準識別異常電子發(fā)票

電子發(fā)票重復報銷使用是人員層面出現了問題，首先要做好報銷人員的教育培訓工作，及時轉變報銷人員錯誤的思想認知，同時采用批評教育、獎懲手段，規(guī)范報銷人員報銷行為，從報銷的源頭杜絕電子發(fā)票重復報銷現象出現。在報銷審核人員層面，可基于電子發(fā)票唯一代碼的特點，使用Excel 表格建立電子發(fā)票的報銷臺賬，記錄發(fā)票代碼、報銷人、報銷時間、經手人等信息，這樣在審核電子發(fā)票時，于臺賬中搜尋代碼，就可確定電子發(fā)票是否重復使用了。具備信息化條件的企業(yè)可集成企業(yè)財務系統(tǒng)與各業(yè)務系統(tǒng)，報銷人員在系統(tǒng)上申請報銷時，需要輸入電子發(fā)票的代碼，系統(tǒng)自動與數據庫中的發(fā)票代碼進行匹配，確定是唯一代碼時報銷人方可提交申請。其次，為了防范惡意竄改電子發(fā)票現象，可聯合采用多種方式查驗真?zhèn)?。例如：對于增值稅發(fā)票，可在全國增值稅查驗平臺上進行驗證；也可使用專門的發(fā)票查驗小程序進行驗證，如使用微信發(fā)票小助手，掃描電子發(fā)票上的二維碼就可完成原件審核、查重登記和查驗真?zhèn)蔚?。大中型企業(yè)需要審核的電子發(fā)票數量較大，財務人員無法做到逐張審核，企業(yè)可與財務軟件開發(fā)公司建立合作，根據企業(yè)業(yè)務特點和發(fā)票審核與查驗真?zhèn)涡枰?，專門開發(fā)電子發(fā)票管理系統(tǒng)[4]，批量審核與鑒別發(fā)票，確保報銷發(fā)票真實、有效、合規(guī)。最后，在報銷人報銷階段，不能僅憑一張電子發(fā)票就認定報銷的合理性，還需要在電子發(fā)票的基礎上增加輔助憑證的要求，如消費單據、付款憑證等，由報銷人自證電子發(fā)票的真實性，以免電子發(fā)票報銷風險發(fā)生。

（二）做好電子發(fā)票推行培訓工作，夯實人力與物力基礎

基于電子發(fā)票推行對企業(yè)財務人員會計信息技術和企業(yè)財務管理信息化提出的新要求，企業(yè)需要加強電子發(fā)票推行的培訓工作，并加大財務管理信息化建設力度。在財務人員層面，針對電子發(fā)票檔案管理、電子會計檔案管理、會計信息技術等進行全面系統(tǒng)的培訓，采用繼續(xù)教育、講座、遠程培訓、外出學習交流等方式，補齊財務人員知識與技能短板，提升財務人員電子發(fā)票管理能力，盡可能減少電子發(fā)票推行對企業(yè)財務管理的不良影響。在財務管理信息化建設層面，首先企業(yè)需要增加財力、物力和人力上的投入，積極引進會計信息技術，推進業(yè)財融合，消除企業(yè)內部的信息孤島，打造綜合性的電子發(fā)票業(yè)財協同平臺，實現電子發(fā)票管理流程的自動化、數字化和智能化，減少財務人員工作量，提高電子發(fā)票管理效率。在信息化軟硬件設施方面，應與時俱進，及時更新升級軟硬件設施，維持企業(yè)財務管理信息化運行的穩(wěn)定性和技術的先進性，以此夯實企業(yè)電子發(fā)票推行的人力基礎與物力基礎。

（三）構筑企業(yè)網絡信息安全防線，保障財務數據信息安全

企業(yè)應構筑網絡信息安全防線，從人員層面、物理環(huán)境層面和網絡層面防范電子發(fā)票信息安全風險。在人員層面，建立嚴謹的網絡信息安全管理制度，規(guī)范財務人員的操作行為，壓實人員的信息安全責任，避免人員主觀故意和非主觀故意引發(fā)的信息安全問題。在企業(yè)信息化基礎設施方面，專門設置網絡安全管理人員崗位，負責維護、更新、升級信息化系統(tǒng)[5]，及時排除系統(tǒng)故障，維持企業(yè)財務信息化系統(tǒng)安全、穩(wěn)定、可靠運行。在網絡安全方面，基于電子發(fā)票在傳遞、存儲過程中面臨的各項風險，構建主動防御屏障，如采用物理隔離技術，隔離企業(yè)內網與外網；采用防護墻技術，防范非法訪問與非法入侵；采取異地雙機備份措施，實時備份電子發(fā)票及其他的財務數據信息，當其中一臺服務器出現故障或數據丟失問題，啟用備份服務器就可快速恢復數據，以此保障企業(yè)財務數據信息安全、完整。

四、結語

現階段，電子發(fā)票在企業(yè)中已經得到普遍應用，對企業(yè)的財務管理和經營發(fā)展產生了積極影響。但電子發(fā)票由于其電子屬性，對企業(yè)財務管理產生了一系列負面影響，增加了企業(yè)財務管理風險。企業(yè)應積極剖析電子發(fā)票對財務管理的影響，查找財務電子發(fā)票管理中的不足，探尋問題的出處，及時有效地消除電子發(fā)票的消極影響，進而充分利用電子發(fā)票的優(yōu)勢推動財務管理高質量發(fā)展。