基于檔案多元價(jià)值的績效評價(jià)體系設(shè)計(jì)

高瓊 楊洋／中國石油天然氣股份有限公司西南油氣田分公司

1 引言

在知識經(jīng)濟(jì)和大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，隨著信息技術(shù)和人工智能等領(lǐng)域的突破性進(jìn)展，檔案已遠(yuǎn)超其初始功能，逐漸成為決策、研究、宣傳、文化等多種應(yīng)用的關(guān)鍵資源。角色的轉(zhuǎn)變意味著更廣泛的需求。然而盡管技術(shù)和方法已有長足發(fā)展，許多企業(yè)在檔案管理方面仍受制于傳統(tǒng)觀念和方式，檔案資源的巨大潛力并未得到充分挖掘。在激烈的市場競爭環(huán)境下，企業(yè)發(fā)展目光聚焦于核心業(yè)務(wù)，直接或間接導(dǎo)致了檔案工作被視為傳統(tǒng)行政程序或文書工作的認(rèn)知誤區(qū)，資源配置不足、管理不規(guī)范、技術(shù)滯后和資源未得到充分使用等風(fēng)險(xiǎn)和問題隨之而來。

調(diào)研發(fā)現(xiàn)，多數(shù)企業(yè)將解題思路放在建立責(zé)任體系、尋求領(lǐng)導(dǎo)支持、加大宣傳教育等方面，雖取得了不同程度的效果，但難以解決根本認(rèn)識問題。研究認(rèn)為，破題關(guān)鍵在于為企業(yè)各級清晰展現(xiàn)檔案在提高效率、控制風(fēng)險(xiǎn)、輔助決策以及長期戰(zhàn)略中的核心價(jià)值，促進(jìn)企業(yè)各級自發(fā)投入相應(yīng)資源和精力改進(jìn)和完善檔案工作。當(dāng)檔案資源得到盤活和利用，其多元價(jià)值方能在各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)發(fā)揮支撐保障作用，并助力企業(yè)獲得可持續(xù)的競爭優(yōu)勢。

2 評價(jià)模型構(gòu)建依據(jù)與思路

2.1 檔案價(jià)值溯源：檔案價(jià)值論的發(fā)展與演變

檔案價(jià)值的概念可以追溯到19世紀(jì)，人們開始系統(tǒng)地管理和保存檔案，以便用于法律、歷史和其他研究目的。戴維·貝爾曼《來源原則的力量》和西奧多·R·謝倫伯格《現(xiàn)代檔案的鑒定》等研究成果表明，檔案價(jià)值概念的初步建立是為了服務(wù)于檔案鑒定，輔助檔案保留和銷毀決策，以及在描述檔案時(shí)進(jìn)行價(jià)值判斷。而關(guān)于檔案價(jià)值的系統(tǒng)化研究主要是在20世紀(jì)中葉以后開始的。

1956年，謝倫伯格在其著作《現(xiàn)代檔案原則和技術(shù)》中首次提出了檔案的初次價(jià)值和二次價(jià)值概念。他認(rèn)為，檔案的初次價(jià)值通常與檔案的原始目的有關(guān)，主要體現(xiàn)在其創(chuàng)建或收集的組織中，用于行政決策、法律要求或業(yè)務(wù)操作等原始目的。初次價(jià)值通常在檔案創(chuàng)建后的一段時(shí)間內(nèi)最為明顯，但隨著時(shí)間的推移會(huì)逐漸減小或消失。而檔案的二次價(jià)值則主要體現(xiàn)在其原始內(nèi)容之外，為歷史研究、社會(huì)科學(xué)研究或其他類型的查詢提供獨(dú)特的信息資源。二次價(jià)值通常在檔案創(chuàng)建很久之后才顯現(xiàn)，但一旦顯現(xiàn)，這種價(jià)值可能會(huì)持續(xù)很長時(shí)間，甚至永久存在。

這一理念的核心思想在我國檔案學(xué)者覃兆劌教授提出的檔案雙元價(jià)值觀中得到了印證和延續(xù)，其主要觀點(diǎn)從檔案的工具屬性和記憶屬性出發(fā)，對檔案的起源、定義、檔案傳統(tǒng)的評價(jià)和現(xiàn)代化構(gòu)思建立了系統(tǒng)的看法，并指出“工具價(jià)值與信息價(jià)值如何完美結(jié)合，是現(xiàn)代檔案工作體制創(chuàng)新的關(guān)鍵?！边@兩種理論強(qiáng)調(diào)了檔案不僅是物理實(shí)體，同時(shí)也承載了信息和價(jià)值，指向了檔案價(jià)值論的發(fā)展趨勢：即從單一的價(jià)值觀向多元價(jià)值觀的轉(zhuǎn)變。

隨著人們對檔案資源的需求不斷增加，檔案價(jià)值得到了更多的認(rèn)識和重視。同時(shí)信息和數(shù)據(jù)的激增使得海量檔案的有效管理變得更加重要，檔案價(jià)值的理論研究成為了關(guān)鍵領(lǐng)域。在早期的研究中，檔案的價(jià)值通常用經(jīng)濟(jì)效益來衡量，即檔案能否為所有者或控制者帶來直接經(jīng)濟(jì)利益。一些研究者認(rèn)為，檔案價(jià)值不僅在于經(jīng)濟(jì)利益，還在于其具有歷史、法律、信息等多種價(jià)值。直到20世紀(jì)80年代以后，檔案學(xué)在理論研究和實(shí)踐領(lǐng)域發(fā)生了重大變化，其中包括對檔案價(jià)值的理解和評估，檔案資產(chǎn)的概念被提出，檔案資產(chǎn)論應(yīng)運(yùn)而生，并開始與信息資產(chǎn)、知識資產(chǎn)、數(shù)據(jù)資產(chǎn)等概念產(chǎn)生關(guān)聯(lián)。

2.2 以價(jià)值為導(dǎo)向：集約化管理模式下的績效評價(jià)

國家檔案局2009 年發(fā)布的《企業(yè)檔案工作規(guī)范》（DA/T 42—2009）將企業(yè)檔案界定為企業(yè)資產(chǎn)的重要組成部分，將企業(yè)檔案歸結(jié)到企業(yè)資產(chǎn)、企業(yè)資源中，進(jìn)而提供了更強(qiáng)有力的政策支持。財(cái)政部2020年第97號文件《關(guān)于加強(qiáng)行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理的通知》，將檔案列入行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)，并要求做好相關(guān)管理工作，有效盤活并高效使用固定資產(chǎn)。同年，中共中央、國務(wù)院印發(fā)《關(guān)于構(gòu)建更加完善的要素市場化配置體制機(jī)制的意見》，將數(shù)據(jù)作為與土地、資本等并列的生產(chǎn)要素，要求提升社會(huì)數(shù)據(jù)資源價(jià)值，加快培育數(shù)據(jù)要素市場。作為數(shù)據(jù)資源的重要組成部分，檔案數(shù)據(jù)的價(jià)值利用得到了更廣闊的發(fā)揮空間。

績效模型構(gòu)建中加入檔案多元價(jià)值因素，有四個(gè)方面作用：一是全面評估績效。操作層面的績效指標(biāo)納入檔案價(jià)值后，能更好地衡量檔案和檔案人員的貢獻(xiàn)，使績效評價(jià)更具科學(xué)性、全面性和深度。二是產(chǎn)生激勵(lì)效應(yīng)。檔案多元價(jià)值的體現(xiàn)可以鼓勵(lì)檔案管理人員更加關(guān)注檔案的質(zhì)量和利用，提高檔案服務(wù)水平，進(jìn)一步提升檔案管理效能。三是指導(dǎo)決策和資源分配。企業(yè)可以根據(jù)檔案的多元價(jià)值，更精確地制定檔案管理的目標(biāo)和策略，并給與一定的資源傾斜，以實(shí)現(xiàn)績效和效益的最大化。四是引起和提升管理層關(guān)注。通過以價(jià)值為導(dǎo)向的績效評價(jià)，管理層能夠更好地了解檔案對企業(yè)和組織的重要性，為檔案管理提供更多的支持和資源，從而形成服務(wù)檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的績效生態(tài)。

2.3 拓展和落實(shí)：檔案多元價(jià)值探索

為使檔案價(jià)值理論基礎(chǔ)和現(xiàn)實(shí)依據(jù)得到具體實(shí)施和體現(xiàn)，企業(yè)需要在實(shí)踐層面，將檔案價(jià)值從重要性認(rèn)識轉(zhuǎn)化為可操作的多元價(jià)值分類，以輔助績效模型的構(gòu)建。一是初始價(jià)值（Initial Value, Iv），作為檔案生成即所得的原生價(jià)值，該價(jià)值的判斷取決于檔案生成時(shí)的直接影響和作用。與其它價(jià)值不同的是，初始價(jià)值不依賴于檔案的再利用，也不基于時(shí)間流逝影響或改變其價(jià)值判定?？梢酝ㄟ^檔案生成時(shí)伴隨的直接經(jīng)濟(jì)效益、技術(shù)創(chuàng)新程度、決策影響力等進(jìn)行評估。二是經(jīng)濟(jì)價(jià)值（Economic Value, Ev），指檔案在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中廣泛使用下的再利用價(jià)值，該價(jià)值判斷隨時(shí)間和再利用情況產(chǎn)生變化。與其他價(jià)值不同的是，經(jīng)濟(jì)價(jià)值更多的關(guān)注檔案再利用產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益。例如利用營銷檔案、消費(fèi)者行為檔案來進(jìn)行市場分析，預(yù)測市場趨勢?？梢酝ㄟ^對檔案再利用、輔助決策的經(jīng)濟(jì)效益等進(jìn)行評估。三是歷史價(jià)值（Historical Value, Hv），指在檔案在長期保存后形成的獨(dú)特價(jià)值，該價(jià)值更加強(qiáng)調(diào)了檔案隨時(shí)間積淀而逐漸產(chǎn)生的獨(dú)特性和不可替代性。在利用過程中主要服務(wù)于歷史研究和證據(jù)發(fā)掘等，相對于記憶價(jià)值，歷史價(jià)值更加聚焦于事實(shí)事件的客觀記錄?？梢酝ㄟ^檔案的獨(dú)特性、不可替代性等進(jìn)行評估。四是記憶價(jià)值（Memory Value, Mv），指在檔案在社會(huì)文化生活中形成的再利用價(jià)值，該價(jià)值關(guān)注于檔案對社會(huì)感性記憶、集體認(rèn)知的貢獻(xiàn)。主要服務(wù)于社區(qū)記憶、文化遺產(chǎn)等。與歷史價(jià)值不同的是，這種價(jià)值強(qiáng)調(diào)更加強(qiáng)調(diào)檔案的感性認(rèn)識和人文作用，而非歷史客觀證據(jù)作用?？梢酝ㄟ^檔案對企業(yè)文化的傳承價(jià)值、記憶檔案利用率等進(jìn)行評估。五是專業(yè)價(jià)值（Professional Value, Pv），指專注于檔案在特定領(lǐng)域中具有專業(yè)屬性的再利用價(jià)值。不同于其它價(jià)值的是，它專注于檔案在特定領(lǐng)域中的應(yīng)用和貢獻(xiàn)，而非經(jīng)濟(jì)效益。例如服務(wù)于決策，通過分析以往政策實(shí)施效果，對戰(zhàn)略規(guī)劃制定的貢獻(xiàn)；服務(wù)于研究，借助檔案數(shù)據(jù)分析和論證的貢獻(xiàn)；服務(wù)于生產(chǎn)，如地質(zhì)檔案在礦產(chǎn)資源勘查中的貢獻(xiàn)?？梢酝ㄟ^檔案在特定行業(yè)或領(lǐng)域中的專業(yè)應(yīng)用和貢獻(xiàn)等進(jìn)行評估。

3 評價(jià)模型構(gòu)建

3.1 模型構(gòu)建與優(yōu)化

評價(jià)模型以目標(biāo)、指標(biāo)、方法、主體、過程和結(jié)果為要素構(gòu)成基本結(jié)構(gòu)。作為評價(jià)模型的出發(fā)點(diǎn)和歸宿，評價(jià)目標(biāo)決定了評價(jià)的方向和重點(diǎn)。應(yīng)明確、具體，且與組織的戰(zhàn)略目標(biāo)一致。作為評價(jià)模型的核心和評價(jià)目標(biāo)的具體化和量化。評價(jià)指標(biāo)應(yīng)全面、關(guān)鍵、可度量，且與評價(jià)目標(biāo)緊密相關(guān)。評價(jià)方法是評價(jià)模型的關(guān)鍵工具，決定了如何使用評價(jià)指標(biāo)進(jìn)行評價(jià)。應(yīng)科學(xué)、合理，且易于操作。評價(jià)主體為進(jìn)行評價(jià)的人或組織，應(yīng)該具有評價(jià)的能力和權(quán)威性，且對評價(jià)結(jié)果負(fù)責(zé)。在評價(jià)模型的實(shí)施過程中，應(yīng)建立規(guī)范、透明、易于監(jiān)控步驟和流程。評價(jià)結(jié)果作為評價(jià)模型的終點(diǎn)和反饋，應(yīng)該明確、公正，且有利于改進(jìn)和決策。

以西南油氣田公司為例，檔案績效評價(jià)指標(biāo)設(shè)置流程可設(shè)置為：①明確績效評價(jià)目標(biāo)；②設(shè)置中心一級評價(jià)指標(biāo)和檔案價(jià)值權(quán)重③分解區(qū)域中心二級評價(jià)指標(biāo)和價(jià)值參數(shù)；④落實(shí)到員工崗位責(zé)任制和績效考核指標(biāo)中；⑤運(yùn)行驗(yàn)證評價(jià)指標(biāo)和價(jià)值權(quán)重設(shè)置；⑥優(yōu)化形成績效考核指標(biāo)體系。

其中，將檔案多元價(jià)值轉(zhuǎn)化為可度量的評價(jià)模型需經(jīng)過五個(gè)步驟：定義多元價(jià)值——形成量化指標(biāo)——設(shè)定目標(biāo)和閾值——收集和分析數(shù)據(jù)——持續(xù)優(yōu)化改進(jìn)。包括如何定義和衡量“檔案生成速度”，權(quán)衡量化指標(biāo)，區(qū)分不同檔案特性和重要級。同時(shí)注意通過收集和分析歷史數(shù)據(jù)，或者進(jìn)行試點(diǎn)項(xiàng)目來驗(yàn)證績效評價(jià)模型的有效性和可靠性。根據(jù)分析的結(jié)果，及時(shí)對KPI進(jìn)行持續(xù)的優(yōu)化。如某個(gè)指標(biāo)的實(shí)際值與預(yù)期值有較大的偏差，則需要重新定義這個(gè)指標(biāo)，或者調(diào)整其目標(biāo)值和閾值。

3.2 評價(jià)指標(biāo)體系

要建立一套科學(xué)的績效評價(jià)指標(biāo)，需要從宏觀到微觀，從整體到個(gè)體的層級進(jìn)行構(gòu)建。組織層級方面，要與整體戰(zhàn)略和目標(biāo)相統(tǒng)一。以西南油氣田公司為例，作為中國石油集團(tuán)公司下屬的油氣田公司，組織層級指標(biāo)的設(shè)置應(yīng)從評價(jià)體系出發(fā)，細(xì)分部門和崗位層級指標(biāo)，構(gòu)建積極健康的績效生態(tài)，使收益穩(wěn)固收入，收入催生效益，效益推動(dòng)發(fā)展形成閉環(huán)（圖1 績效評價(jià)指標(biāo)體系設(shè)計(jì)邏輯）。

圖1 績效評價(jià)指標(biāo)體系設(shè)計(jì)邏輯

指標(biāo)具體分解流程：①將檔案四大體系建設(shè)作為公司過程績效指標(biāo)，按季度對公司檔案中心進(jìn)行考核，并由檔案中心組織制訂各類檔案價(jià)值權(quán)重指標(biāo)。②將歸檔的接收、保存、利用作為二級指標(biāo)，結(jié)合各區(qū)域產(chǎn)生的檔案，按價(jià)值權(quán)重指標(biāo)納入?yún)^(qū)域檔案分中心的經(jīng)濟(jì)責(zé)任考核細(xì)則中，由檔案中心負(fù)責(zé)按年度或季度進(jìn)行考核。③區(qū)域檔案將指標(biāo)分解至各區(qū)域崗位人員，并納入承包商考核體系，按月度進(jìn)行考核（圖2 檔案績效評價(jià)指標(biāo)結(jié)構(gòu)）。

圖2 檔案績效評價(jià)指標(biāo)結(jié)構(gòu)

3.3 參數(shù)選擇與計(jì)算

在評估檔案具體價(jià)值時(shí)，可考慮權(quán)重法。即根據(jù)不同因素給予檔案加權(quán)評估，加權(quán)的總體績效指標(biāo)（P），通過對這些價(jià)值進(jìn)行加權(quán)求和來計(jì)算，如下：

其中，w1、w2、w3、w4和w5是這五個(gè)價(jià)值的權(quán)重，它們的總和應(yīng)該為1。

可以通過確定評估因素——分配權(quán)重——給予評分——計(jì)算總價(jià)值的邏輯進(jìn)行價(jià)值評估。首先根據(jù)檔案的特點(diǎn)和評估目的，確定需要考慮的因素。例如，檔案信息內(nèi)容、重要性、稀缺性、保存狀態(tài)等。隨后為每個(gè)因素分配權(quán)重，按百分比或相對比例反映其在整體評估中的重要程度，并選擇或制定科學(xué)的評分標(biāo)準(zhǔn)，對每個(gè)因素進(jìn)行評分。最后根據(jù)權(quán)重和評分，通過定量的或定性的方式，分析因素的各個(gè)方面表現(xiàn)，按照公式計(jì)算檔案的總價(jià)值。具體的權(quán)重和評分需要可以依據(jù)專業(yè)知識、經(jīng)驗(yàn)和相關(guān)研究，結(jié)合實(shí)際情況進(jìn)行判斷和確定。此外，權(quán)重和評分的確定過程也可以進(jìn)行專家訪談、問卷調(diào)查或集體討論等方式進(jìn)行。

3.4 項(xiàng)目評估模型

另一種可能的評價(jià)方法是將檔案管理模型中的某些關(guān)鍵參數(shù)（如檔案的初值、經(jīng)濟(jì)價(jià)值、歷史價(jià)值等）納入到油氣田項(xiàng)目評估模型中。需要重新考慮這些參數(shù)在總評估中的權(quán)重，以反映它們在決定項(xiàng)目績效中的相對重要性。需要量化數(shù)以便它們可以被納入到模型中。例如可以使用以下公式進(jìn)行綜合評價(jià)：

其中，Vci代表評估模型中的第i個(gè)評價(jià)指標(biāo)的分?jǐn)?shù)，Wi代表該指標(biāo)的權(quán)重，n代表油氣田項(xiàng)目評估模型中的指標(biāo)數(shù)量。Vdj代表檔案績效評價(jià)模型中的第j個(gè)指標(biāo)的分?jǐn)?shù)，Wj代表該指標(biāo)的權(quán)重，m代表檔案管理模型中的指標(biāo)數(shù)量。該方法允許我們同時(shí)考慮油氣田項(xiàng)目的經(jīng)濟(jì)、技術(shù)等因素，以及檔案管理中的價(jià)值因素，以期得到一個(gè)更加全面的項(xiàng)目績效評估。

4 結(jié)論與展望

由于目前油氣田企業(yè)集約化管理模式尚在初期階段，對于處于探索中的西南油氣田公司而言，本研究還有很多需要優(yōu)化完善的地方。首先，本研究在理論指導(dǎo)實(shí)踐層面還存在一定局限性和提升空間，缺乏大規(guī)模實(shí)證研究和案例分析的支持。此外，量化指標(biāo)和評價(jià)方法的準(zhǔn)確性和有效性還需要進(jìn)一步驗(yàn)證和優(yōu)化。研究范圍側(cè)重于油氣田企業(yè)檔案管理領(lǐng)域，尚未涉及其他相關(guān)領(lǐng)域的檔案價(jià)值和績效評價(jià)。

基于以上不足之處，未來可以在以下幾個(gè)方面進(jìn)行拓展和深入：一是開展大規(guī)模實(shí)證研究和深入的案例分析，以驗(yàn)證檔案多元價(jià)值的量化指標(biāo)和評價(jià)方法的準(zhǔn)確性和有效性，并探討檔案價(jià)值對組織績效的實(shí)際影響。二是將檔案價(jià)值和績效評價(jià)與其他領(lǐng)域的相關(guān)研究相結(jié)合，如知識管理、信息系統(tǒng)建設(shè)和文化遺產(chǎn)保護(hù)等，以拓展對檔案價(jià)值的理解和應(yīng)用。三是進(jìn)一步研究和開發(fā)檔案價(jià)值評價(jià)的理論框架和方法，包括但不限于數(shù)據(jù)挖掘、機(jī)器學(xué)習(xí)等高級分析技術(shù)，以實(shí)現(xiàn)更有效的價(jià)值量化和績效評估。