亞運(yùn)檔案管理與開發(fā)路徑探析
——以浙江省黃龍?bào)w育中心為例

王瑾 華莉 / 浙江省黃龍?bào)w育中心

1 引言

浙江省黃龍?bào)w育中心（以下簡稱“黃龍中心”）屬于大型體育場(chǎng)館群，其形成的業(yè)務(wù)檔案主要是指承擔(dān)重大體育賽事而形成的檔案，即“重大體育賽事檔案”。黃龍中心作為杭州亞運(yùn)會(huì)、亞殘運(yùn)會(huì)主要辦賽場(chǎng)館，承擔(dān)足球、競技體操、藝術(shù)體操、蹦床、水球和亞殘?zhí)飶?個(gè)項(xiàng)目比賽任務(wù)，將形成一批有珍貴價(jià)值的亞運(yùn)檔案。亞運(yùn)檔案作為真實(shí)記錄杭州亞運(yùn)會(huì)、亞殘運(yùn)會(huì)籌辦過程、賽事狀況、設(shè)施配備與文化構(gòu)建等方面的原始資料，具有重要的編研價(jià)值和開發(fā)利用價(jià)值。通過對(duì)亞運(yùn)檔案管理與開發(fā)利用路徑的研究，可以為全國公共體育場(chǎng)館舉辦大型賽事提供經(jīng)驗(yàn)示范。

2 亞運(yùn)檔案管理的主要背景

第一，現(xiàn)有法規(guī)政策規(guī)定?！吨腥A人民共和國檔案法》（主席令第五十七號(hào)）、《重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案管理辦法》（國家檔案局令第16號(hào)）、《浙江省重大活動(dòng)檔案管理辦法》（浙江省人民政府令第187號(hào)）規(guī)定，重大活動(dòng)檔案管理工作遵循“加強(qiáng)督導(dǎo)、統(tǒng)一協(xié)調(diào)、各負(fù)其責(zé)、完整收集、集中管理、有效利用”的原則。組織、承辦重大活動(dòng)的單位，負(fù)責(zé)重大活動(dòng)檔案的收集、整理、移交工作。上述規(guī)定，為黃龍中心加強(qiáng)亞運(yùn)檔案管理提供了法規(guī)與政策依據(jù)。

第二，體育行業(yè)相關(guān)規(guī)定?！洞笮瓦\(yùn)動(dòng)會(huì)檔案管理辦法》（國家體育總局體辦〔1999〕125號(hào)）規(guī)定，大型運(yùn)動(dòng)會(huì)檔案應(yīng)由組委會(huì)各業(yè)務(wù)部門收集齊全并進(jìn)行整理，交組委會(huì)辦公室集中統(tǒng)一立卷，任何單位或個(gè)人不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔。目前，國家體育主管部門尚未對(duì)體育場(chǎng)館的檔案工作作出統(tǒng)一規(guī)定。亞運(yùn)檔案本質(zhì)上是體育場(chǎng)館承擔(dān)大型運(yùn)動(dòng)會(huì)所形成的檔案，亞運(yùn)檔案管理工作，可參照《大型運(yùn)動(dòng)會(huì)檔案管理辦法》的相關(guān)規(guī)定，結(jié)合黃龍中心實(shí)際來推進(jìn)。

第三，黃龍中心面臨的主要任務(wù)。黃龍中心作為亞運(yùn)競賽場(chǎng)館之一，在杭州亞運(yùn)會(huì)、亞殘運(yùn)會(huì)期間承擔(dān)足球、體操（競技體操、藝術(shù)體操、蹦床）及水球3大類5項(xiàng)比賽和亞殘運(yùn)會(huì)田徑比賽任務(wù)。在承辦好亞運(yùn)賽事任務(wù)的同時(shí)，做好賽事檔案的收集管理工作，完成亞運(yùn)檔案管理，既是黃龍中心應(yīng)有的責(zé)任擔(dān)當(dāng)，也是一個(gè)重要的歷史機(jī)遇。

3 借鑒北京冬奧會(huì)檔案管理的成功經(jīng)驗(yàn)

亞運(yùn)檔案與北京冬奧會(huì)檔案的形成主體同為重大體育賽事。北京冬奧會(huì)檔案收集和管理工作貫穿賽事申辦、籌辦、舉辦的全過程，全方位保存北京冬奧會(huì)檔案，打造全景式北京冬奧記憶，其檔案工作經(jīng)驗(yàn)值得黃龍中心在亞運(yùn)檔案管理中學(xué)習(xí)借鑒。

第一，將檔案管理納入冬奧會(huì)整體計(jì)劃。2019年北京冬奧組委發(fā)布《北京2022年冬奧會(huì)和冬殘奧會(huì)遺產(chǎn)戰(zhàn)略計(jì)劃》，將“檔案管理”明確列入“創(chuàng)造文化遺產(chǎn)”目標(biāo)之一，要求“通過籌辦工作，科學(xué)收集、整理、歸納和留存好北京冬奧會(huì)文字檔案和實(shí)物檔案，形成豐厚完整的文字和實(shí)物檔案遺產(chǎn)，充分發(fā)揮其賽后利用、傳承和借鑒作用”。

第二，打造科學(xué)規(guī)范的冬奧檔案工作制度體系。自2017年籌辦工作正式開始以來，針對(duì)冬奧會(huì)特點(diǎn)和發(fā)展趨勢(shì)，組委會(huì)先后研究出臺(tái)了《籌辦冬奧會(huì)檔案管理實(shí)施辦法》《北京2022年冬奧會(huì)張家口賽區(qū)文件材料歸檔接收工作方案》等一系列配套性文件，在檔案工作各門類、各層面、全流程實(shí)現(xiàn)制度化、規(guī)范化目標(biāo)，從源頭夯實(shí)基礎(chǔ)。

第三，組織工作科學(xué)化程度高。北京冬奧組委一成立，檔案部門就派駐業(yè)務(wù)骨干，進(jìn)行頂層設(shè)計(jì)，將檔案工作有機(jī)嵌入到各機(jī)構(gòu)、各環(huán)節(jié)工作中。明確了冬奧檔案收集的范圍、標(biāo)準(zhǔn)、責(zé)任人，簽訂文件材料歸檔責(zé)任書。制作各類檔案規(guī)范化樣板，優(yōu)化工作流程，為規(guī)范檔案收集整理提供有力保證。

第四，檔案收集范圍相對(duì)齊全完整。堅(jiān)持“應(yīng)收盡收”原則，收集的檔案既包括官方機(jī)構(gòu)形成的檔案，也包括非官方機(jī)構(gòu)或個(gè)人形成的檔案；既包括申辦、籌辦、舉辦階段檔案，也包括“后冬奧會(huì)”階段檔案；既包括冬奧會(huì)競技比賽檔案，也包括冬奧會(huì)經(jīng)濟(jì)、社會(huì)、工程建設(shè)檔案等；既包括紙質(zhì)檔案，也包括電子、實(shí)物、多媒體和其他載體檔案，如獎(jiǎng)牌、頒獎(jiǎng)花束以及吉祥物紀(jì)念品等實(shí)物檔案，以及頒發(fā)給獲獎(jiǎng)運(yùn)動(dòng)員的特殊紀(jì)念品定制版的“金色冰墩墩”“金色雪容融”等。

第五，重視檔案信息化建設(shè)和電子文件歸檔。北京冬奧會(huì)組委會(huì)及有關(guān)體育場(chǎng)館的檔案機(jī)構(gòu)充分利用信息化、數(shù)字化手段，收集冬奧會(huì)、冬殘奧會(huì)形成的電子檔案5.1萬件約23TB，數(shù)碼照片檔案5000余組。冬奧會(huì)、冬殘奧會(huì)的紙質(zhì)檔案全部完成數(shù)字化。收集冬奧會(huì)、冬殘奧會(huì)形成的電子檔案5.1萬件約23TB，數(shù)碼照片檔案5000余組。冬奧會(huì)、冬殘奧會(huì)的紙質(zhì)檔案全部完成數(shù)字化。

4 利用亞運(yùn)測(cè)試賽探索亞運(yùn)檔案管理的有效方法

亞運(yùn)測(cè)試賽是杭州亞運(yùn)會(huì)的“實(shí)彈演習(xí)”，也是亞運(yùn)檔案管理的先行探索實(shí)踐。黃龍中心抓住舉辦亞運(yùn)測(cè)試賽的契機(jī)，積極探索亞運(yùn)檔案管理的路徑與方法，為在杭州亞運(yùn)會(huì)、亞殘運(yùn)會(huì)正式比賽期間全面開展亞運(yùn)檔案管理奠定重要基礎(chǔ)。

黃龍中心于2022—2023年先后舉辦體操三項(xiàng)、超級(jí)杯足球等一系列涵蓋6項(xiàng)亞運(yùn)正賽及1項(xiàng)亞殘正賽項(xiàng)目的測(cè)試賽，完成涵蓋23個(gè)領(lǐng)域，涉及文書、聲像、實(shí)物、采購單據(jù)等4大類檔案資料的收集整理和數(shù)字化，形成27G的歸檔數(shù)據(jù)，探索形成了兩個(gè)方面的重要經(jīng)驗(yàn)和成果。一是構(gòu)建了競賽工作、歸檔工作的協(xié)同推進(jìn)機(jī)制。黃龍中心將亞運(yùn)檔案管理納入到亞運(yùn)賽事籌備工作與組織機(jī)構(gòu)中，與賽事籌備、承辦工作同步計(jì)劃、同步部署、同步落實(shí)、同步檢查，建立起亞運(yùn)檔案管理的組織責(zé)任體系，落實(shí)相應(yīng)的歸檔責(zé)任。二是基本明確了亞運(yùn)檔案的內(nèi)容及歸檔范圍。嚴(yán)格按照亞組委《關(guān)于印發(fā)<杭州2022年第19屆亞運(yùn)會(huì)和第4屆亞殘運(yùn)會(huì)賽時(shí)檔案工作方案>的通知》（亞組委辦〔2022〕61號(hào)）文件精神，明確亞運(yùn)檔案的內(nèi)容不僅僅包含賽時(shí)辦賽材料，還包括參賽、辦賽、保障等各方面工作形成的各類檔案。同時(shí)明確以“領(lǐng)域”作為測(cè)試賽及正賽的歸檔范圍。

5 亞運(yùn)檔案管理與開發(fā)利用的基本路徑

5.1完善管理體系，建立健全管理機(jī)制。加強(qiáng)亞運(yùn)檔案管理，建立健全全過程、全方位的亞運(yùn)檔案管理機(jī)制。一是出臺(tái)專項(xiàng)方案。制定賽時(shí)檔案工作方案，明確工作原則、機(jī)制、要求，參考亞組委文件確定檔案收集范圍。二是加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)。成立由場(chǎng)館群常務(wù)副指揮長擔(dān)任組長，場(chǎng)館運(yùn)行/辦公室主任為副組長，各業(yè)務(wù)領(lǐng)域主任為成員，各領(lǐng)域兼職檔案員為聯(lián)絡(luò)人的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組。三是加強(qiáng)全程管控。籌備階段，積極開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，明確工作要求；比賽期間，專兼職檔案人員督促有關(guān)責(zé)任人員規(guī)范形成相關(guān)檔案，跟進(jìn)做好收集工作；總結(jié)階段，做好亞運(yùn)文件材料集中收集歸檔和查漏補(bǔ)缺工作。

5.2確定歸檔范圍，力爭做到應(yīng)歸盡歸。一是注重過程性材料收集歸檔。除收集籌辦過程中形成的檔案外，也注重過程檔案的收集。如領(lǐng)域的工作過程中的底稿、修改稿。二是注重照片、聲像類材料收集歸檔。除了加大對(duì)生動(dòng)、真實(shí)地記錄比賽現(xiàn)場(chǎng)中反映運(yùn)動(dòng)員和工作人員風(fēng)采的圖片、音頻、視頻資料的收集歸檔，也要注重領(lǐng)導(dǎo)同志、著名人物、先進(jìn)代表參與賽事活動(dòng)的圖片、音頻、視頻資料的收集歸檔。三是注重實(shí)物材料收集歸檔。主要包含亞運(yùn)宣傳品、紀(jì)念品、吉祥物、獎(jiǎng)牌樣品、頒獎(jiǎng)花束等實(shí)物檔案的收集。

5.3規(guī)范整理編目，建設(shè)專題數(shù)據(jù)庫。完善黃龍中心檔案分類體系，在原有四大門類基礎(chǔ)上增設(shè)特色檔案專門一類——“體育賽事類”，將亞運(yùn)測(cè)試賽、正賽的每一項(xiàng)賽事作為二級(jí)類目集中整理編目，彰顯黃龍中心“體育賽事類”的特色。加強(qiáng)特色檔案資源整合、促進(jìn)特色檔案有效利用，建設(shè)特色檔案專題數(shù)據(jù)庫。專題數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)既可以集成于黃龍中心的數(shù)字檔案室系統(tǒng)，也可以獨(dú)立運(yùn)行；建立健全專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)規(guī)范，統(tǒng)一亞運(yùn)檔案整理、數(shù)字化、移交與接收的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。

5.4延伸拓展利用，舉辦亞運(yùn)檔案展覽。一是開展面向特定機(jī)構(gòu)和人員的精準(zhǔn)服務(wù)。提供“一對(duì)一”查詢服務(wù)，為其他單位舉辦賽事活動(dòng)提供有力支撐。二是開展面向社會(huì)公眾的檔案開放服務(wù)。通過審核后，將亞運(yùn)檔案中不涉及國家安全和知識(shí)產(chǎn)權(quán)的部分，通過網(wǎng)站、微信公眾號(hào)或數(shù)字檔案室向全社會(huì)開放，方便公眾查詢了解及快捷利用。三是開展深層次的檔案編研。在亞運(yùn)檔案專題數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)上，圍繞賽事組織、志愿服務(wù)、觀眾服務(wù)等若干專題，開展深層次的檔案編研，總結(jié)提煉承辦亞運(yùn)會(huì)的成功經(jīng)驗(yàn)和特色做法。四是積極配合舉辦特色檔案展覽。充分利用亞運(yùn)檔案管理成果，積極配合杭州亞組委和省級(jí)主管部門，挖掘亞運(yùn)中的文化脈絡(luò)與教育要素，采用公眾喜聞樂見的形式，舉辦以亞運(yùn)為主題的線上線下檔案展覽，見證輝煌亞運(yùn)、弘揚(yáng)體育精神，倡導(dǎo)全民健康，探索創(chuàng)建中小學(xué)生體育教育基地。

5.5深化課題研究，申報(bào)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和課題。一是申報(bào)行業(yè)團(tuán)體標(biāo)準(zhǔn)。目前大型運(yùn)動(dòng)項(xiàng)目的檔案管理規(guī)范性文件還存在空白。黃龍中心將以此為契機(jī)，抓緊制定針對(duì)性的亞運(yùn)檔案管理制度，待亞運(yùn)檔案歸檔工作結(jié)束提煉“大型體育賽事檔案管理業(yè)務(wù)規(guī)范”團(tuán)體標(biāo)準(zhǔn)，并制訂完備的亞運(yùn)檔案歸檔范圍與保管期限表”作為標(biāo)準(zhǔn)附錄，最終形成更有價(jià)值的團(tuán)體標(biāo)準(zhǔn)加以申報(bào)，填補(bǔ)國家及行業(yè)在“大型運(yùn)動(dòng)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范”方面的空白。二是開展大型體育賽事檔案管理問題的創(chuàng)新型課題研究。目前國家與行業(yè)均缺少規(guī)范性的亞運(yùn)檔案管理引導(dǎo)，存在創(chuàng)新課題研究的空白點(diǎn)。黃龍中心將探索以亞運(yùn)檔案管理為例，著眼大型體育賽事檔案全方位、全過程系統(tǒng)管理，積極探索“大型運(yùn)動(dòng)項(xiàng)目歸檔范圍與保管期限”制定、檔案收集渠道與收集的方式的明確、檔案歸類即分類規(guī)則的探索、檔案專題資源庫建設(shè)的探索等，加快大型體育賽事檔案管理問題的創(chuàng)新型課題研究的成果產(chǎn)出。