尚怡歌 河南安濟(jì)高速公路有限公司
近年來,財務(wù)共享中心模式的出現(xiàn),改變了企業(yè)傳統(tǒng)的財務(wù)核算模式,通過財務(wù)數(shù)據(jù)的高度整合利用,實現(xiàn)財務(wù)信息利用價值的最大化,能夠強(qiáng)化企業(yè)的內(nèi)部控制和風(fēng)險管理。不過,也對傳統(tǒng)的內(nèi)部控制管理提出新要求,帶來了新的管理挑戰(zhàn)。財務(wù)共享模式下,積極探索深化內(nèi)部控制體系的建設(shè)和實施方法,促使財務(wù)共享中心在企業(yè)內(nèi)控風(fēng)險管理中發(fā)揮作用,有著重要的意義。
企業(yè)內(nèi)部控制深化的必要性,主要歸納以下幾點:(1)基于企業(yè)發(fā)展的內(nèi)在需求。企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下,積極構(gòu)建財務(wù)共享中心,采用信息化和數(shù)字化手段,不斷提高自身的控制水平,提高財務(wù)管理水平。與此同時,也要實現(xiàn)財務(wù)內(nèi)控標(biāo)準(zhǔn)化、流程化、智能化。通過積極推進(jìn)企業(yè)內(nèi)控共享、稅務(wù)共享等,助力企業(yè)轉(zhuǎn)型發(fā)展。(2)基于內(nèi)控管理的現(xiàn)實需求。企業(yè)采用財務(wù)共享模式,利用信息技術(shù)手段,助力財務(wù)業(yè)務(wù)流程處理,實現(xiàn)了同質(zhì)化職能的集中,能夠為各部門提供高質(zhì)量且低成本的服務(wù),通過采取系列措施,包括優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)、規(guī)范流程和提升流程效率等,為內(nèi)外部客戶提供更為專業(yè)的服務(wù)。不過,財務(wù)共享中心的建設(shè)和應(yīng)用,使得企業(yè)的組織架構(gòu)、管理職能以及崗位職責(zé)等都出現(xiàn)了一定的程度上的變化,容易產(chǎn)生新的風(fēng)險,帶來新的管理漏洞?,F(xiàn)行的內(nèi)部控制體系,難以適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的新形勢和新要求,需要完善內(nèi)部管理控制機(jī)制。
組織架構(gòu):經(jīng)過不斷地進(jìn)行業(yè)務(wù)流程優(yōu)化,很多企業(yè)都打造了獨立的利潤中心,部門之間、流程之間以及公司之間形成了“市場競爭關(guān)系”。通過流程再造,將企業(yè)的外部市場壓力轉(zhuǎn)變?yōu)閮?nèi)部各個事業(yè)部的內(nèi)部市場壓力,促使企業(yè)保持旺盛的戰(zhàn)斗力和活力,助力企業(yè)轉(zhuǎn)型發(fā)展。
人力資源管理:為了實現(xiàn)人力資源的有效控制和開發(fā)利用,助力企業(yè)的發(fā)展,內(nèi)部實施嚴(yán)格的人力資源管理制度,對外面向市場,力求實現(xiàn)各類內(nèi)部控制活動合理有序開展。堅持公平、公開、公正的原則,構(gòu)建了完善的人力資源獎懲機(jī)制。此外,還對聘用制度、考核制度和激勵制度方面,進(jìn)行了完善優(yōu)化,積極鼓勵員工努力奮斗。
文化控制建設(shè):明確文化價值觀的建設(shè)目標(biāo),圍繞創(chuàng)新目標(biāo)采取系列的措施,增強(qiáng)創(chuàng)新力,促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。
通過組織結(jié)構(gòu)的優(yōu)化,構(gòu)建了財務(wù)共享模式下的新流程,通過流程再造,通過組織結(jié)構(gòu)的調(diào)整,增強(qiáng)企業(yè)創(chuàng)新的內(nèi)在動力。此外,對企業(yè)內(nèi)部的各項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù),都實施嚴(yán)格的批準(zhǔn)程序,構(gòu)建了完善的監(jiān)督機(jī)制,保證經(jīng)營活動有序開展,促進(jìn)企業(yè)業(yè)務(wù)的協(xié)調(diào)化發(fā)展。積極發(fā)揮財務(wù)控制作用,加強(qiáng)對下屬分支結(jié)構(gòu)和相關(guān)部門的監(jiān)督管理。在日常的經(jīng)營管理中,利用ERP 財務(wù)控制系統(tǒng),支持業(yè)務(wù)操作的高效化開展,同時提高部門的協(xié)作效率,實現(xiàn)外部市場商機(jī)與企業(yè)內(nèi)部資源信息的有效結(jié)合。財務(wù)共享系統(tǒng)下,企業(yè)、供應(yīng)商和交易商等主體,都可以結(jié)合自身的需求獲得支持。
從財務(wù)共享模式的構(gòu)建原因來看,主要如下:(1)財務(wù)組織結(jié)構(gòu)分散,存在很多的分支機(jī)構(gòu)。(2)財務(wù)制度未能準(zhǔn)確執(zhí)行。(3)財務(wù)信息滯后,難以為決策提供支持。(4)財務(wù)信息系統(tǒng)不完善。例如,企業(yè)內(nèi)部各個財務(wù)部門使用的財務(wù)核算軟件不同,有金蝶、用友等,影響到企業(yè)財務(wù)工作開展的效率,且難以保證準(zhǔn)確性。企業(yè)財務(wù)共享模式的構(gòu)建,主要措施如下:(1)設(shè)置財務(wù)共享服務(wù)中心。經(jīng)過綜合分析,將財務(wù)共享中心設(shè)置在適宜的城市,企業(yè)各個分支機(jī)構(gòu)將相關(guān)憑證進(jìn)行全面掃描后再上傳到中心,方便開展財務(wù)核實。(2)財務(wù)流程再造。原來采用的財務(wù)模式,業(yè)財分離,財務(wù)工作的價值未能得到有效展現(xiàn)。建立財務(wù)共享中心后,結(jié)合核算類型,設(shè)置相應(yīng)的崗位,構(gòu)建了綜合性和統(tǒng)一性的核算工作,能夠在同樣的判定基礎(chǔ)上,全面真實地反映核算情況。在開展核算流程設(shè)計時,結(jié)合每個部門的分支結(jié)構(gòu)特點進(jìn)行分析,進(jìn)行合理化的設(shè)計,實現(xiàn)業(yè)財?shù)娜诤?,提高財?wù)管理的價值水平。(3)組織架構(gòu)再造。正確認(rèn)識企業(yè)內(nèi)部控制的價值和重要性,將內(nèi)部結(jié)構(gòu)放到財務(wù)組織架構(gòu)內(nèi)。通過全面梳理財務(wù)流程,實現(xiàn)財務(wù)流程的再造,實現(xiàn)業(yè)務(wù)與財務(wù)的融合,增強(qiáng)內(nèi)控能力。原來的財務(wù)管理模式下,主要是根據(jù)專業(yè)化分工設(shè)置組織結(jié)構(gòu),使得財務(wù)人員過多,無法實現(xiàn)人力資源的優(yōu)化配置。構(gòu)建財務(wù)共享模式之后,實現(xiàn)財務(wù)工作的集中處理,通過財務(wù)共享中心進(jìn)行統(tǒng)一核算,能夠?qū)崿F(xiàn)組織結(jié)構(gòu)的扁平化,以此避免機(jī)構(gòu)重復(fù)設(shè)置,解決人員冗余的問題,提高信息的共享水平。(4)遵循相關(guān)政策法規(guī)。企業(yè)財務(wù)和業(yè)務(wù)的開展中,必須依法依規(guī)開展。在推進(jìn)財務(wù)共享中心建設(shè)時,同樣需建立專業(yè)的機(jī)構(gòu),配置專業(yè)人才負(fù)責(zé)此項工作。(5)建設(shè)財務(wù)信息系統(tǒng)。隨著大數(shù)據(jù)、云計算等技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用,為財務(wù)共享模式的構(gòu)建和應(yīng)用提供了有力的支持。利用財務(wù)信息系統(tǒng),實現(xiàn)對企業(yè)財務(wù)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的全面采集和分析利用,可深度挖掘財務(wù)信息,提高財務(wù)管理的水平。(6)服務(wù)水平協(xié)議。為保證財務(wù)共享中心順利運行,需要與被服務(wù)企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)形成明確的關(guān)系。
1.內(nèi)部環(huán)境
從財務(wù)共享中心的建設(shè)實際來看,早期的建設(shè)工作更多是集中于財務(wù)業(yè)務(wù),完成財務(wù)信息化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè),將各類電子資料錄入到系統(tǒng)內(nèi),負(fù)責(zé)具體的財務(wù)工作。但未能發(fā)揮財務(wù)控制的價值,缺少對業(yè)務(wù)的服務(wù)。此外,財務(wù)共享中心遠(yuǎn)離業(yè)務(wù)發(fā)生地,對于合同信息和票據(jù)等的掌握不全面,難以做到精準(zhǔn)決策和管理,出現(xiàn)了業(yè)財分離的情況。同時,人員管理機(jī)制不健全,人員流失率高,職工的滿意度不高,影響到人力資源的價值發(fā)揮。
2.信息傳遞方面
基于財務(wù)共享模式,相關(guān)業(yè)務(wù)的開展都需要財務(wù)信息系統(tǒng)的配合。當(dāng)前的財務(wù)信息系統(tǒng)平臺,是在原來的ERP 系統(tǒng)上結(jié)合企業(yè)特點構(gòu)建的GVS 系統(tǒng),整合了多功能,包括內(nèi)部控制、電子核銷、預(yù)算管理等,支持相關(guān)工作的開展。但當(dāng)前系統(tǒng)的整合能力不高,部分分支機(jī)構(gòu)的信息系統(tǒng)未能有效接入,給信息的質(zhì)量帶來影響。此外,部門之間的信息溝通不暢通,影響到數(shù)據(jù)信息的利用價值。
3.控制活動方面
財務(wù)共享模式下,對原來的財務(wù)工作部門進(jìn)行了精簡,減少了財務(wù)核算人力資源,雖然控制了會計工作的成本,但是部分工作未能得到及時有效處理,比如憑證上傳,如果遇到訂單暴增的情況,那么會影響到業(yè)務(wù)的正常開展。與此同時,缺少專業(yè)復(fù)合型人才,難以適應(yīng)智能財務(wù)的發(fā)展,需加快人才隊伍的建設(shè)。此外,財務(wù)人員對流程優(yōu)化的參與度不高,難以實現(xiàn)財務(wù)共享模式對流程優(yōu)化的目標(biāo)?,F(xiàn)有的內(nèi)部控制制度實施不到位,影響到財務(wù)管理目標(biāo)的實現(xiàn)。
1.改善內(nèi)部環(huán)境
首先,改善人才培養(yǎng)機(jī)制。一方面,強(qiáng)化人才的培訓(xùn)。結(jié)合智能財務(wù)發(fā)展的趨勢,對采用的信息化與數(shù)字化技術(shù),立足于財務(wù)工作實際,組織人才的培訓(xùn),使其可以掌握相關(guān)知識與技能,適應(yīng)財務(wù)共享模式下的工作要求。另一方面,助力人才進(jìn)行職業(yè)規(guī)劃。企業(yè)業(yè)財融合度的不斷提高,加之會計工作的轉(zhuǎn)型,能夠為財務(wù)人員提供更多的個人發(fā)展機(jī)會,培養(yǎng)人員的財務(wù)分析能力,助力經(jīng)營管理決策,可提高人力資源價值水平[1]。
其次,完善績效考核體系。為更好地推動財務(wù)共享模式的構(gòu)建,同時強(qiáng)化內(nèi)部控制的效果,離不開人力資源的支持。當(dāng)前,人員的積極性不強(qiáng),缺少對內(nèi)部控制的認(rèn)識,完善績效考核體系,有助于激發(fā)人員的動力,助力財務(wù)共享工作的高質(zhì)量開展[2]。
2.提高信息共享水平
一方面,積極完善財務(wù)信息系統(tǒng)?;谪攧?wù)共享模式,企業(yè)內(nèi)部控制工作的開展,對信息的需求不斷增加,需要完善的財務(wù)信息系統(tǒng),支持各項工作的開展[3]。在具體建設(shè)中建設(shè)智能財務(wù)共享中心,完善基礎(chǔ)設(shè)施的同時,還應(yīng)該解決各部門系統(tǒng)接入的問題,保證財務(wù)和業(yè)務(wù)信息得到有效搜集,助力相關(guān)業(yè)務(wù)的開展。
另一方面,構(gòu)建完善的信息溝通機(jī)制。認(rèn)真梳理業(yè)務(wù)財務(wù)數(shù)據(jù)信息的使用需求,掌握當(dāng)前各部門信息溝通的問題,同時考慮到信息安全問題,構(gòu)建信息溝通機(jī)制,助力各項工作的開展。企業(yè)為保障數(shù)據(jù)信息的溝通有效性和安全性,可以對信息系統(tǒng)的操作與修改權(quán)限,提出了明確的規(guī)定[4]。
3.優(yōu)化控制活動
財務(wù)共享中心積極發(fā)揮動態(tài)監(jiān)控的功能,以業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)為依據(jù),進(jìn)行業(yè)務(wù)量的統(tǒng)計與分析,事前預(yù)測可能出現(xiàn)爆單的時間,進(jìn)而提前調(diào)配資源加以應(yīng)對,防范財務(wù)風(fēng)險的發(fā)生。很多企業(yè)財務(wù)共享中心建設(shè)和運行時,對財務(wù)流程進(jìn)行了再造,但后期運行時依舊存在問題,比如費用報銷復(fù)雜,執(zhí)行兩套審核流程,包括線上和線下,使得工作量巨大,影響到業(yè)務(wù)處理的效率。因此,再次進(jìn)行了審核流程的優(yōu)化。優(yōu)化后,有費用申報需求的人員,可通過財務(wù)信息平臺在線申請,按照流程進(jìn)行操作即可,將申報的單據(jù)和原始憑證,上傳到財務(wù)共享中心,系統(tǒng)便能夠進(jìn)行自動審核。當(dāng)通過審核之后,再進(jìn)行信息的核實,以此確保準(zhǔn)確性。采取線上申請與審批的方式,對于關(guān)鍵審核流程執(zhí)行線下核實,既可以保證業(yè)務(wù)處理的效率,還能夠避免弄虛作假的問題發(fā)生[5]。
為了能夠促進(jìn)企業(yè)更好的發(fā)展,實現(xiàn)對各類風(fēng)險的有效防范和應(yīng)對,必須不斷提高業(yè)務(wù)、財務(wù)融合的水平。在推動財務(wù)共享模式時,需要構(gòu)建完善的內(nèi)部控制管理機(jī)制,實現(xiàn)內(nèi)部控制管理標(biāo)準(zhǔn)化。目前來說,財務(wù)共享業(yè)務(wù)的運行中,在業(yè)務(wù)層面關(guān)于內(nèi)部控制和風(fēng)險防范的管理主要是基于核算業(yè)務(wù)風(fēng)險點,未能實現(xiàn)與業(yè)務(wù)端的緊密聯(lián)系,出現(xiàn)了業(yè)務(wù)和財務(wù)分離的情況,需要充分地發(fā)揮財務(wù)共享中心的價值和作用,實現(xiàn)對內(nèi)部控制管理的優(yōu)化,將其納入到共享范疇內(nèi)[6]。在企業(yè)端內(nèi)部控制管理共享端風(fēng)險集合以及流程優(yōu)化等方面,積極地推進(jìn)內(nèi)部控制共享建設(shè)工作,實現(xiàn)業(yè)務(wù)流程和核算流程的相互配合,將風(fēng)險評估納入到業(yè)務(wù)流程,充分利用內(nèi)部控制手冊,結(jié)合運用信息化和數(shù)字化手段,實現(xiàn)對各類風(fēng)險的全面可視化梳理和分析,進(jìn)而能夠助力企業(yè)更好地掌握業(yè)務(wù)風(fēng)險,實現(xiàn)業(yè)務(wù)風(fēng)險的有效防范和應(yīng)對,逐步地推進(jìn)內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)化,并且提高內(nèi)部控制的智能化水平。
財務(wù)共享模式下,企業(yè)開展內(nèi)部控制的建設(shè),應(yīng)該注重構(gòu)建長效化機(jī)制,通過完善的管理制度、專業(yè)的人才力量支持以及信息化技術(shù)的應(yīng)用,全面提高內(nèi)部控制的水平[7]。根據(jù)當(dāng)前內(nèi)部控制流程的情況以及存在的問題,積極推進(jìn)制度建設(shè),通過對現(xiàn)有的內(nèi)部控制管理制度進(jìn)行全面的梳理和診斷,形成制度修訂責(zé)任清單,由專門的人員負(fù)責(zé)做好制度優(yōu)化工作。企業(yè)方面積極推進(jìn)內(nèi)部控制管理制度化、制度流程化、流程信息化模式,全面提高內(nèi)部控制的科學(xué)化、規(guī)范化和制度化水平。日常的工作中應(yīng)該注重營造良好的內(nèi)部控制環(huán)境,配置充足的人力資源,負(fù)責(zé)內(nèi)部控制工作,并且做好內(nèi)部的宣傳,使得更多的人員能夠參與到內(nèi)部控制中,形成強(qiáng)大的內(nèi)部控制力量,推進(jìn)企業(yè)更好的發(fā)展。深度挖掘數(shù)據(jù)信息的價值,利用信息技術(shù),并且構(gòu)建完善的信息溝通與風(fēng)險評估機(jī)制,進(jìn)一步提高信息溝通水平,強(qiáng)化風(fēng)險的管理能力[8]。值得一提的是,財務(wù)共享中心的建設(shè)以及業(yè)務(wù)、財務(wù)的深度融合也會帶來一定的風(fēng)險點。例如信息安全風(fēng)險,需要注重信息安全的建設(shè),全面提高信息安全保護(hù)能力。采用大數(shù)據(jù)和云計算等技術(shù)手段,深度挖掘數(shù)據(jù)信息的價值,識別業(yè)務(wù)和各類經(jīng)濟(jì)活動中存在的風(fēng)險,圍繞決策和運營管理等方面,實施有效的控制措施,最大程度上保障經(jīng)營的效益,促進(jìn)企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。
綜上所述,財務(wù)共享模式下,帶來了很多的變化,也對企業(yè)的內(nèi)部控制工作提出高要求,需要構(gòu)建完善的內(nèi)部管理機(jī)制。通過完善人才培養(yǎng)機(jī)制、完善績效考核體系、建立信息溝通機(jī)制等,強(qiáng)化內(nèi)部控制效果,提高財務(wù)共享水平。未來,財務(wù)共享模式會不斷優(yōu)化完善,需要持續(xù)同步更新內(nèi)部控制機(jī)制。