合同管理下的采購業(yè)務風險控制

宋書勇 龍昭成 關宇 張燕菊

摘?要：為應對外部環(huán)境的不確定性和企業(yè)風險的復雜性，從而進一步提高企業(yè)的經(jīng)濟效益、保障資產(chǎn)的安全可靠以及實現(xiàn)企業(yè)的戰(zhàn)略目標，國有企業(yè)目前亟須加強風險管理的數(shù)字化建設。為此，文章以“合同管理”和“供應商智能管理”為基礎，以業(yè)財融合為媒介，結合廣西交通投資集團有限公司（以下簡稱“交投集團”）采購業(yè)務數(shù)字化資金預算管理應用實例，探索采購業(yè)務風險數(shù)字化管理的實施路徑，實現(xiàn)資金管理與業(yè)務活動有序聯(lián)動，幫助交投集團建立全面的數(shù)字風險管理體系。

關鍵詞：合同管理；采購業(yè)務；數(shù)字風險管理；業(yè)財融合

中圖分類號：F274文獻標識碼：A文章編號：1005-6432（2024）05-0191-04

DOI：10.13939/j.cnki.zgsc.2024.05.045

1?引言

2022年國資委發(fā)布《關于中央企業(yè)加快建設世界一流財務管理體系的指導意見》，要求做強、做大、做優(yōu)國有資本和國有企業(yè)，推動國企財務管理變革，借助數(shù)字技術有效增強國企經(jīng)濟的競爭力、影響力和抗風險能力[1]。

采購是企業(yè)供應鏈管理的起點，不僅承擔管控企業(yè)資源輸出的重要責任，而且是物資流入的重要環(huán)節(jié)。加之采購業(yè)務本身的復雜性，事前、事中監(jiān)督難度大，是企業(yè)運營活動中風險系數(shù)相對較高的環(huán)節(jié)。

常見的采購業(yè)務風險包括：參與招標的競爭對手可能存在不正當競爭，供應商可能不具備相關的資質或能力，可能存在資金、技術及品牌等方面的問題，從而無法履行合同，給公司帶來不必要的風險。

隨著企業(yè)規(guī)模的逐年擴大，采購的規(guī)模和范圍也越來越廣，在采購工作中凸顯了越來越多的問題。

因此，建立有效的采購管理機制，對于企業(yè)建立科學的采購工作控制機制、提高采購工作的有效性和效率、規(guī)范采購過程中的不確定因素、保證生產(chǎn)經(jīng)營活動的正常運作等具有重要意義。

文章立足交投集團業(yè)務特征和財務風險管理決策的需求，以供應商智能管理和合同管理為切入點，立足交投集團采購業(yè)務數(shù)字化資金預算管理應用實踐，總結其在采購業(yè)務風險管理體系建設方面的經(jīng)驗，以推進集團建立更為全面、合規(guī)的集團級數(shù)字風險控制體系的進程。

2?案例公司簡介

2.1?案例公司基本情況

廣西交通投資集團有限公司（以下簡稱“交投集團”）作為資本密集型大型綜合國企，主要業(yè)務范圍涵蓋交通建設和經(jīng)營；對于房地產(chǎn)、金融、物流、建筑和其他產(chǎn)業(yè)的投資；工業(yè)和民用建設工程的咨詢、建設、承包工程；工程項目管理等；金屬材料、建筑材料、機械設備和通信器材銷售等。

隨著集團規(guī)模的不斷擴大，探索并構建采購業(yè)務風險數(shù)字化管控模式成為集團數(shù)字化轉型的重要路徑之一。

多年來，交投集團認真貫徹落實地方“交通優(yōu)先發(fā)展”策略，發(fā)揮集團公司在交通建設中的主力軍、投融資主平臺的作用，也擔負著地方“保增長，保民生，保穩(wěn)定，保好勢頭”的社會責任。交投集團參與投資和建設的高速公路、鐵路所需鋼材、瀝青等原材料規(guī)模較大，采購與運輸?shù)冉痤~在集團支出中所占比重較多，采購質量及過程控制成為國家重點工程質量保證的關鍵。

因此，在數(shù)字化轉型大背景下，集團以塑造數(shù)據(jù)價值鏈為核心，積極探索基于智能化技術的集團級數(shù)字風險控制體系建設，打造更為智能的采購業(yè)務風險控制體系，以期起到服務于前端業(yè)務決策、提高效率、降低成本的作用。

2.2?案例公司采購環(huán)節(jié)存在的風險

2.2.1?履約風險

公司自建高速公路、鐵路所需原材料數(shù)量較大，擬定長期合同從供貨商處以協(xié)議價格取得鋼材、瀝青等產(chǎn)品的體量大。結算方面，公司大宗物資供應及物流采購和銷售的結算方式均采用現(xiàn)金或者票據(jù)形式，結算周期一般在3個月以內。

公司前五大供應商采購金額占采購總額的50%以上，集中度較高。在供需關系中，交投集團上游議價能力低，管控能力不足，而整體年百億以上規(guī)模的體量又是集團戰(zhàn)略定位的未來主導發(fā)展方向之一。如果發(fā)生違約風險，例如供應廠商提供的物資質量與合同約定不符；在招投標時，供應商串通投標抬升價格或惡意壓低中標價格；供應商設下合同陷阱，拒絕履行合同約定，拖延供貨，或通過惡意討債等，將會給企業(yè)帶來不可估量的損失。

2.2.2?合同風險

首先，交投集團合同管理工作主要由公司法律部門負責，采購部門只作為配合工作的角色。其次，集團的合同管理與信息系統(tǒng)銜接尚不充分，部分信息化系統(tǒng)功能缺失使合同管理系統(tǒng)與采購系統(tǒng)之間存在信息壁壘，如合同簽約關聯(lián)方信譽識別不充分、合同訂立格式不標準規(guī)范、合同執(zhí)行跟蹤不實時流暢等問題，不僅會給集團帶來法律風險，而且不利于集團防控采購業(yè)務風險。

2.2.3?資金風險

采購資金風險也是目前交投集團在采購工作開展上常見的風險問題。采購資金風險指企業(yè)在進行采購過程中，由于采購資金不足或未及時到位，導致采購無法完成或影響采購質量、數(shù)量、時間等因素的風險。采購資金風險對企業(yè)的影響十分重要，直接關系到企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營和市場競爭力。

做好采購資金預算管理，提前規(guī)劃采購資金是避免采購資金風險的關鍵。交投集團物資采購計劃由物資管理部門按照預算進行安排，因預算不準，采購計劃和項目實際用量的偏差較大產(chǎn)生大量存貨，會占用大量資金；或物資管理人員對市場的跟蹤調查研究不足，不能對市場行情的變化進行準確的判斷，如物資價格的大幅度波動，將導致施工成本超出項目測算成本。

3?建立供應商智能管理系統(tǒng)

3.1?供應商智能管理系統(tǒng)建設

企業(yè)數(shù)字化轉型是發(fā)展的必由之路，企業(yè)打造更為智能的采購體系，服務于前端業(yè)務決策、降低業(yè)務風險是轉型過程中的核心需求。供應商智能管理對企業(yè)采購業(yè)務風險的控制具有重要作用，其重心是建立企業(yè)專屬供應商流量池，按照一定的標準將供應商劃分為五種類別，分別為潛在、初審、合格、淘汰、黑名單，建立供應商檔案，對整個供應商的全生命周期進行全面管理。

供應商智能管理系統(tǒng)的核心功能是建立更有秩序的供應商評估、準入、考核、退出機制，利用大數(shù)據(jù)識別供應商潛在風險。

除此之外，通過將征信信息加入智能管理系統(tǒng)中，進行事前監(jiān)控，把風險控制在形成之前。供應商智能管理系統(tǒng)從計劃、尋源、訂單、發(fā)貨、結算等環(huán)節(jié)提升整體合作效率。供應商直接在線參與尋源事件，采購商第一時間接收信息并進行反饋；供應商隨時自檢績效，獲知業(yè)務改善點，采購商自定義設置供應商績效考核標準，增強業(yè)務掌控力，減少風險點。

3.2?供應商智能管理系統(tǒng)應用效果

通過供應商智能管理系統(tǒng)，交投集團可以對上游供應商的基礎信息、資質認證、過往業(yè)績等信息進行標準化管理，實現(xiàn)對供應商管理的規(guī)范化和精細化。同時，能夠實現(xiàn)供應商評估的自動化和標準化，包括進行供應商商務質量評估、供應商穩(wěn)定度評估、供應商風險評估等。

在實時管理過程中，交投集團能夠快速發(fā)掘供應商的風險情況，對企業(yè)采購風險進行有效控制。智能化供應商管理系統(tǒng)能夠對供應商信息進行收集及監(jiān)測，將異常信息主動告警企業(yè)，并進行風險提示，可快速應對供應商可能存在的風險，并主動采取措施，避免貨物的損失及企業(yè)的風險狀況。

由于供應商智能管理系統(tǒng)可以實現(xiàn)采購流程的電子化，因此企業(yè)可以節(jié)省大量的人力物力資源，標準化采購管理流程，優(yōu)化供應商談判流程，提高資源利用效率，最終降低采購成本，提高采購效率，降低企業(yè)采購環(huán)節(jié)中的相關風險。

4?打造合同管理下的全場景數(shù)字化平臺

4.1?全場景數(shù)字化平臺設計

對于集團來說，實現(xiàn)合同管理系統(tǒng)與各個業(yè)務系統(tǒng)的對接，建立全生命周期的智能化管理體系，能夠幫助集團在經(jīng)營活動中全過程、全方位地把控風險[2]。

同時，利用合同數(shù)據(jù)賦能業(yè)務發(fā)展，支撐管理決策，全程把控業(yè)—財—資—稅，成為交投集團合同管理模式創(chuàng)新的重點。

打造合同管理下的全場景數(shù)字化平臺是交投集團降低采購業(yè)務風險的重要措施之一。該平臺可以降低采購成本、提高采購效率，同時建立全面風險管理機制，從而有效降低企業(yè)采購風險。全場景數(shù)字化平臺為交投集團提供全面、精細的采購管理流程，包括采購需求登記、供應商管理、合同簽訂、履約管理等環(huán)節(jié)[3]。

平臺上的流程優(yōu)化和智能化，能夠極大地提高交投集團的采購效率，降低人力成本。實現(xiàn)采購數(shù)據(jù)的實時同步與共享，提供數(shù)據(jù)分析和預警服務，減少人工操作和復雜度，從而優(yōu)化采購路徑轉化和決策執(zhí)行效能。

4.2?全場景數(shù)字化平臺實施路徑

首先，需確定數(shù)字化平臺的核心目標和業(yè)務需求。從交投集團業(yè)務流程優(yōu)化和績效指標出發(fā)，確保平臺能夠充分滿足企業(yè)的需求。

其次，為了確保數(shù)字化平臺順暢運作，需要建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)源，業(yè)財信息集中管理，以提高數(shù)據(jù)的準確性和可訪問性，避免信息重復處理。

再次，為了支持數(shù)字化平臺的運作，需要選擇合適的技術方案。確定平臺的核心目標、業(yè)務需求和技術方案之后，需要開始建設數(shù)字化平臺的具體功能模塊，包括文檔管理、合同審批、數(shù)據(jù)分析等。

最后，需要對數(shù)字化平臺進行測試和優(yōu)化，確保其能夠穩(wěn)定運行并滿足企業(yè)需求。在測試完成之后，平臺可以上線運營，并持續(xù)優(yōu)化和改進，以確保隨著業(yè)務需求變化而不斷演進。

4.3?實現(xiàn)全鏈路風險控制

通過全場景數(shù)字化平臺，交投集團能夠從合同簽署、資質評估、供應商選擇、采購流程管理到物流和質量驗收等各個方面進行風險控制和預警，實時把控采購風險，有效降低采購過程中可能出現(xiàn)的風險。數(shù)字化平臺還可以對供應商的實時信息、實地審核、實時監(jiān)控等業(yè)務進行定位監(jiān)測，鎖定風險操作點，快速推進相關預警和風險處置流程。

5?重塑數(shù)字化采購管理模式

5.1 數(shù)字化采購業(yè)務資金管理

交投集團以交通基礎建設及運營、商貿物流、成品油銷售為主營業(yè)務。對于資金預算管理，集團有準確及時、動態(tài)多維、全面長遠的一系列要求。為了滿足以上要求，集團加快推進資金預算管控技術的應用，運用大數(shù)據(jù)、人工智能等數(shù)字化技術，幫助相關部門實現(xiàn)工作可以跨越時間和空間，不斷得到業(yè)務資金的走向信息，并實時探尋業(yè)務流和資金流間的規(guī)律，從而幫助企業(yè)能夠及時且有效地估計出未來預算的體量，讓企業(yè)能夠獲得更加精準的預算分析能力，從而實現(xiàn)企業(yè)價值最大化的目標[4]。

采購業(yè)務是交投集團資金使用程度較高的板塊，其中的資金預算管理工作對于精確度和全面性都有著較高要求。為此，交投集團構建了采購業(yè)務資金預算的數(shù)字化管理機制。該機制的具體運行流程如圖1所示。

圖1?數(shù)字化采購業(yè)務資金預算管理機制

第一步，數(shù)據(jù)歸集和篩選，涉及流程①至流程④。首先，由預算管理部門提交采購預算。與此同時，預算管理系統(tǒng)會從資金數(shù)據(jù)信息庫調用和采購業(yè)務相關的資金數(shù)據(jù)信息。其次，通過算法對數(shù)據(jù)進行清洗與集成，獲得真實性高、格式規(guī)范并與采購業(yè)務相關的資金數(shù)據(jù)信息。最后，企業(yè)可以通過聚類分析算法，篩選出更有借鑒意義的采購預算管理數(shù)據(jù)，從而為日后的數(shù)據(jù)模型訓練以及數(shù)據(jù)預測奠定必要的數(shù)據(jù)基礎[5]。

第二步，預測并制定資金預算方案。涉及流程⑤，預算管理系統(tǒng)將模型所需要的特定數(shù)據(jù)從采購業(yè)務資金分類數(shù)據(jù)中提取出來，通過各種函數(shù)表達式模擬不同種類的采購業(yè)務與資金的關系，以此合理科學地預測未來資金的預算情況。由于可以進行多個模擬訓練，計算得出的數(shù)據(jù)之間可能存在多種關系，因此會產(chǎn)生n個資金預算方案。

第三步，資金預算方案選擇，涉及流程⑥至流程⑧。首先，預算管理系統(tǒng)將通過偏差分析等方法，在多種不同的資金預算方案的基礎上，對這些方案的戰(zhàn)略性、合理性和合規(guī)性進行對比和綜合評價；其次，得出最符合用戶整體需求的采購資金預算方案。隨后通過可視化的方式，把最優(yōu)方案以最直接易懂的方式展示給用戶。最終，決策者會根據(jù)反饋的結果進行更加合理的決策。

5.2?數(shù)字化采購管理模式實施成效

首先，系統(tǒng)化的流程、自動數(shù)據(jù)收集方式提高了采購效率，節(jié)省了大量時間和人力成本。通過數(shù)據(jù)挖掘等技術，分析和管理采購流程中的數(shù)據(jù)，交投集團可以深入了解采購行為、供應商情況等信息，為采購策略決策提供依據(jù)。

其次，數(shù)字化采購預算通過設置審批節(jié)點、權限控制等方式，強化采購審批流程，提高審批效率。通過設置預算控制、風險預警等方式，降低了采購風險，從而達到控制采購成本的目的[6]。把采購業(yè)務的資金預算管理方式轉化為數(shù)字化運作方式，有效保證交投集團實時互聯(lián)、準確多維的監(jiān)管訴求，從而提高采購資金使用效率，讓資金安全更加穩(wěn)定。通過算法模型計算出最優(yōu)方案，以可視化方式展示，便于采購人員進行分析和決策。

6?結語

綜上所述，文章根據(jù)大型企業(yè)集團的業(yè)務特征與財務風險管控的轉型實踐，在合同管理的基礎上，探索采購業(yè)務風險管理智能化的實施路徑，結合交投集團的多業(yè)務集成系統(tǒng)和內外數(shù)據(jù)融合，梳理集團采購業(yè)務管理數(shù)字化的管理機制和實施路徑，為大型企業(yè)進行基于合同管理的采購業(yè)務風險控制提供了良好的借鑒。合同管理下的采購業(yè)務風險控制是企業(yè)采購管理中至關重要的一環(huán)[7]。

在采購合同簽訂前，必須強化風險識別和評估，根據(jù)實際情況確定合同條款，避免漏洞和糾紛的發(fā)生。

采購合同簽訂后，需要做好合同的履行和監(jiān)督，注意合同變更和解決合同爭議，盡可能地降低受采購過程中的風險形成的影響。

此外，通過合同管理數(shù)字化，加強對采購流程及合同履行的數(shù)據(jù)監(jiān)測與統(tǒng)計，可以收集更多信息為采購管理提供數(shù)據(jù)分析和決策支持，對于風險防范和控制有更好的效果和保障作用[8]。

因此，在企業(yè)采購管理中，應重視合同管理下的采購業(yè)務風險控制，建立科學有效的管理流程和體系，不斷加強風險管理和防范措施的建設，提高采購管理的水平和效益，為企業(yè)發(fā)展保駕護航。

參考文獻：

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[8]史宇鵬，王陽，張文韜.我國企業(yè)數(shù)字化轉型：現(xiàn)狀、問題與展望[J].經(jīng)濟學家，2021（12）：90-97.

[基金項目]2022年廣西計算中心自主立項科研項目“基于分布式多維大數(shù)據(jù)的集團級企業(yè)財務風險預警關鍵技術研究與應用示范”（項目編號：桂計算中心〔2022〕13號）。

［作者簡介］宋書勇（1983—），男，漢族，四川資陽人，碩士研究生，廣西交通投資集團有限公司高級會計師，研究方向：財務管理；龍昭成（1991—），男，壯族，廣西鳳山人，本科，廣西交通投資集團有限公司中級審計師，研究方向：財務管理；關宇（1975—），女，漢族，廣西南寧人，本科，廣西交通投資集團有限公司高級會計師，研究方向：財務管理；張燕菊（1993—），女，壯族，廣西橫州人，大學本科，廣西交通投資集團有限公司中級工程師，研究方向：計算機技術。