企業(yè)共享服務(wù)下的內(nèi)控體系建設(shè)

婁維維

摘要：在當(dāng)今競爭激烈的商業(yè)環(huán)境中，企業(yè)共享服務(wù)模式日益成為提高效率、優(yōu)化資源利用和降低成本的關(guān)鍵戰(zhàn)略。企業(yè)共享服務(wù)是一種將特定業(yè)務(wù)功能集中管理的模式，如財務(wù)、人力資源、信息技術(shù)等，可以實(shí)現(xiàn)資源的最大化利用，降低業(yè)務(wù)運(yùn)營的復(fù)雜性，并提高效率，它不僅僅是一種組織結(jié)構(gòu)或流程的改變，它還涵蓋了內(nèi)部控制體系的建設(shè)，以確保財務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、合規(guī)性和風(fēng)險管控。隨著共享服務(wù)的規(guī)模擴(kuò)大和影響力增加，管理和控制相關(guān)風(fēng)險也就變得至關(guān)重要，這正是企業(yè)內(nèi)控體系的重要性的體現(xiàn)。在企業(yè)共享服務(wù)環(huán)境中，內(nèi)控體系有助于確保共享服務(wù)的各個方面運(yùn)作良好，減輕潛在風(fēng)險。文章將探討企業(yè)共享服務(wù)下的內(nèi)控體系建設(shè)，強(qiáng)調(diào)了內(nèi)控在共享服務(wù)模式中的關(guān)鍵作用，以及如何應(yīng)用內(nèi)控要素、工具和技術(shù)來支持共享服務(wù)的有效實(shí)施。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；共享服務(wù)；內(nèi)控體系

一、引言

隨著全球市場競爭的不斷加劇，企業(yè)在追求效率、降低成本、提高靈活性和加強(qiáng)核心競爭力等方面面臨著更大的壓力。在這一背景下，企業(yè)共享服務(wù)模式逐漸嶄露頭角。企業(yè)共享服務(wù)，通常簡稱為SSC（Shared Service Center），是一種將特定業(yè)務(wù)功能（如財務(wù)、人力資源、采購等）集中管理和運(yùn)營的模式。這種模式通過將類似的業(yè)務(wù)流程集中處理，實(shí)現(xiàn)了資源和成本的優(yōu)化，提高了服務(wù)質(zhì)量和一致性，同時也有助于提高核心業(yè)務(wù)的集中化管理和創(chuàng)新。

二、企業(yè)共享服務(wù)的興起和重要性

近年來，企業(yè)共享服務(wù)模式迅速興起，成為許多組織的戰(zhàn)略選擇。這種模式涵蓋了一系列支持性業(yè)務(wù)功能，如財務(wù)會計、人力資源、采購、客戶服務(wù)等。企業(yè)將這些功能集中到共享服務(wù)中心，通過標(biāo)準(zhǔn)化流程和自動化工具來提供支持。這一模式的興起源于對效率、成本降低和服務(wù)質(zhì)量提高的追求，以及對核心業(yè)務(wù)集中的需求，共享服務(wù)模式帶來了顯著的益處。通過合并重復(fù)的業(yè)務(wù)活動，企業(yè)可以降低運(yùn)營成本，減少冗余和浪費(fèi)；標(biāo)準(zhǔn)化流程和自動化工具的應(yīng)用可以提高任務(wù)執(zhí)行的速度和準(zhǔn)確性，提高了效率；共享服務(wù)模式有助于提高服務(wù)質(zhì)量和一致性；通過確保所有業(yè)務(wù)活動都按照相同的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，企業(yè)可以減少差錯，提高了客戶和合作伙伴的滿意度；通過將支持性業(yè)務(wù)功能外包給共享服務(wù)中心，企業(yè)可以將更多的精力和資源投入核心業(yè)務(wù)活動中，增強(qiáng)了核心競爭力。這使得企業(yè)能夠更專注于創(chuàng)新、產(chǎn)品開發(fā)和市場擴(kuò)展。共享服務(wù)中心通常配備強(qiáng)大的信息技術(shù)基礎(chǔ)設(shè)施，有助于更好地管理和分析財務(wù)和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。這為企業(yè)提供了更好的數(shù)據(jù)支持，有助于決策制定、戰(zhàn)略規(guī)劃和風(fēng)險管理。

三、內(nèi)控體系在企業(yè)管理中的作用和必要性

內(nèi)控體系有助于企業(yè)識別、評估和管理風(fēng)險。通過明確的內(nèi)部控制程序，企業(yè)可以更好地預(yù)防和應(yīng)對潛在的風(fēng)險，減少損失和不確定性，還有助于發(fā)現(xiàn)風(fēng)險并采取糾正措施，以確保企業(yè)持續(xù)穩(wěn)健地經(jīng)營。內(nèi)控體系是確保財務(wù)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性的關(guān)鍵因素，它包括財務(wù)報告、賬目核對、預(yù)防欺詐等程序，以確保財務(wù)信息的真實(shí)性和可靠性。這對于投資者、股東和監(jiān)管機(jī)構(gòu)來說至關(guān)重要，因?yàn)闇?zhǔn)確的財務(wù)數(shù)據(jù)是決策和評估企業(yè)價值的基礎(chǔ)。內(nèi)控體系有助于保護(hù)企業(yè)的資產(chǎn)和資源，它包括控制措施，以確保資產(chǎn)不會被盜竊、浪費(fèi)或?yàn)E用，這涉及資產(chǎn)清單、物理安全措施和信息技術(shù)安全等方面的管理，以減少潛在的損失。內(nèi)控體系有助于確保企業(yè)遵守適用的法規(guī)和法律要求，包括稅務(wù)法規(guī)、會計準(zhǔn)則、勞動法規(guī)等，通過內(nèi)部控制，可以監(jiān)測并確保其活動符合法律要求，避免違法違規(guī)。內(nèi)控體系有助于提高企業(yè)的效率和效益，通過自動化流程、標(biāo)準(zhǔn)化操作和最佳實(shí)踐的應(yīng)用，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，減少資源浪費(fèi)，提高生產(chǎn)力。內(nèi)控體系為管理層提供了可靠的數(shù)據(jù)和信息，用于決策制定，管理層可以依賴內(nèi)部控制的數(shù)據(jù)來評估業(yè)務(wù)績效、制定戰(zhàn)略計劃和調(diào)整運(yùn)營方向。一個健全的內(nèi)控體系有助于維護(hù)企業(yè)的聲譽(yù)和信譽(yù)，通過確保企業(yè)在道德和法規(guī)方面的合規(guī)性，企業(yè)可以建立信任，吸引客戶和合作伙伴。

四、企業(yè)共享服務(wù)中的內(nèi)控要素

（一）控制環(huán)境和文化

1. 內(nèi)控文化在共享服務(wù)中的建立和維護(hù)

企業(yè)需要明確定義內(nèi)控文化的核心價值和原則，包括強(qiáng)調(diào)財務(wù)透明度、誠實(shí)和合規(guī)性，以及強(qiáng)調(diào)員工的責(zé)任和義務(wù)。內(nèi)控文化的定義應(yīng)該在整個組織中廣泛傳播，確保所有員工都了解其重要性，高層領(lǐng)導(dǎo)必須以身作則，樹立內(nèi)控文化的榜樣。他們應(yīng)該積極參與內(nèi)控活動，強(qiáng)調(diào)合規(guī)性和透明度，并在決策中考慮風(fēng)險管理因素。領(lǐng)導(dǎo)的支持和參與對于建立內(nèi)控文化至關(guān)重要，為員工提供內(nèi)控方面的培訓(xùn)和教育是建立內(nèi)控文化的關(guān)鍵。培訓(xùn)可以包括內(nèi)部控制流程的詳細(xì)解釋、合規(guī)性要求的培訓(xùn)及道德和誠實(shí)行為的強(qiáng)調(diào)。員工應(yīng)該了解他們在內(nèi)控體系中的角色和責(zé)任，持續(xù)的內(nèi)控文化需要良好的溝通和意識推廣，企業(yè)可以通過內(nèi)部通信渠道、會議和培訓(xùn)來不斷提醒員工內(nèi)控文化的重要性。分享成功案例和強(qiáng)調(diào)內(nèi)部控制的積極影響也可以激發(fā)員工的積極參與。建立內(nèi)控文化需要持續(xù)監(jiān)督和評估機(jī)制，可以通過內(nèi)部審計、自查和外部審計等手段來確保內(nèi)部控制的有效性，發(fā)現(xiàn)問題后，必須采取糾正措施并追蹤進(jìn)展。獎勵和認(rèn)可對于維護(hù)內(nèi)控文化至關(guān)重要。企業(yè)可以設(shè)立獎勵機(jī)制，以表彰積極參與內(nèi)部控制的員工，并將內(nèi)控成就納入績效評估體系。內(nèi)控文化應(yīng)該是一個不斷改進(jìn)的過程，企業(yè)應(yīng)該定期回顧內(nèi)部控制流程，識別潛在的改進(jìn)機(jī)會，并及時采取措施加強(qiáng)內(nèi)部控制。

2. 高級管理層對內(nèi)控的承諾和示范作用

高級管理層應(yīng)該制定和傳達(dá)內(nèi)控標(biāo)準(zhǔn)，明確組織對內(nèi)控的期望。這包括確定財務(wù)透明度、合規(guī)性、誠實(shí)和道德行為的標(biāo)準(zhǔn)，這些標(biāo)準(zhǔn)將指導(dǎo)整個組織的內(nèi)控實(shí)踐。高級管理層應(yīng)該承諾遵守所有適用的法規(guī)和法律要求，并將合規(guī)性視為首要任務(wù)，他們的承諾將在整個組織中強(qiáng)調(diào)合規(guī)性的重要性，并鼓勵員工積極參與內(nèi)部控制。高級管理層應(yīng)該以身作則，成為內(nèi)控文化的榜樣，積極參與內(nèi)部控制流程，積極支持內(nèi)部控制的實(shí)施，并展示誠實(shí)和合規(guī)的行為，這將激勵員工模仿他們的行為。高級管理層應(yīng)該主動參與風(fēng)險管理和內(nèi)部控制決策，識別關(guān)鍵風(fēng)險，并采取適當(dāng)?shù)拇胧﹣斫档瓦@些風(fēng)險，這表明他們對組織的穩(wěn)健性和可持續(xù)性負(fù)有責(zé)任。高級管理層應(yīng)該定期審查內(nèi)部控制的有效性，并向董事會和利益相關(guān)者報告內(nèi)控的狀態(tài)，確保內(nèi)部控制的報告是準(zhǔn)確和透明的，以便各方能夠了解組織的風(fēng)險狀況。高級管理層應(yīng)該提供必要的資源和支持，以確保內(nèi)部控制的有效實(shí)施，這包括人力資源、技術(shù)工具和培訓(xùn)等方面的支持。高級管理層可以設(shè)立獎勵機(jī)制，以表彰在內(nèi)部控制方面取得積極成就的員工，這將鼓勵員工積極參與內(nèi)部控制。

（二）風(fēng)險評估和識別

1. 共享服務(wù)中的風(fēng)險評估方法和工具

風(fēng)險矩陣是一種常見的風(fēng)險評估工具，用于將風(fēng)險按照其潛在影響和發(fā)生概率進(jìn)行分類，組織確定哪些風(fēng)險需要優(yōu)先關(guān)注和管理。SWOT分析是一種系統(tǒng)性的方法，用于評估組織的內(nèi)部優(yōu)勢和劣勢，以及外部機(jī)會和威脅，可以幫助組織識別潛在的風(fēng)險因素，并制定應(yīng)對策略。風(fēng)險工作坊是一種集體討論的方法，通常包括來自不同部門和層級的員工，在工作坊中，參與者可以識別和評估風(fēng)險，共享他們的觀點(diǎn)和經(jīng)驗(yàn)，以更全面地理解潛在的風(fēng)險。風(fēng)險評分卡是一種標(biāo)準(zhǔn)化的評估工具，用于為不同風(fēng)險分配分?jǐn)?shù)，這些分?jǐn)?shù)可以幫助組織確定哪些風(fēng)險需要優(yōu)先處理。場景分析涉及設(shè)定不同的未來情景，以評估不同風(fēng)險情況下的影響，這可以幫助組織制訂應(yīng)對多種風(fēng)險情況的計劃。確定和跟蹤關(guān)鍵績效指標(biāo)是一種重要的風(fēng)險評估方法，通過監(jiān)測KPIs，組織可以及時識別潛在的問題和風(fēng)險。有許多專門設(shè)計用于風(fēng)險管理的軟件工具，這些工具可以幫助組織識別、評估和監(jiān)測風(fēng)險。這些軟件通常包括風(fēng)險注冊、報告和跟蹤功能。定期進(jìn)行風(fēng)險調(diào)查和報告是風(fēng)險評估的一部分。這可以包括員工意見調(diào)查、客戶反饋和供應(yīng)商評估等。

2. 與共享服務(wù)相關(guān)的常見風(fēng)險的識別

操作風(fēng)險涉及共享服務(wù)的日常運(yùn)營，包括流程中斷、系統(tǒng)故障、員工錯誤或失誤等，這些風(fēng)險導(dǎo)致服務(wù)交付延遲、數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確或客戶不滿。共享服務(wù)涉及大量敏感財務(wù)數(shù)據(jù)的處理和存儲，因此，數(shù)據(jù)安全風(fēng)險非常重要，數(shù)據(jù)泄露、未經(jīng)授權(quán)的數(shù)據(jù)訪問、網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)丟失都導(dǎo)致嚴(yán)重的安全問題。企業(yè)在共享服務(wù)中必須遵守各種法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，包括隱私法、金融監(jiān)管法規(guī)等，不符合合規(guī)性要求導(dǎo)致罰款、法律訴訟和聲譽(yù)損失。如果企業(yè)依賴外部供應(yīng)商提供共享服務(wù)，那么供應(yīng)商的不穩(wěn)定性、服務(wù)中斷或合同違規(guī)對企業(yè)造成影響。供應(yīng)商風(fēng)險需要嚴(yán)格管理。員工離職、人員不足、培訓(xùn)不足或不當(dāng)行為都對共享服務(wù)的有效性和安全性產(chǎn)生負(fù)面影響，必須確保員工在共享服務(wù)中具備必要的技能和培訓(xùn)。技術(shù)變化、軟件更新或系統(tǒng)集成問題會對共享服務(wù)產(chǎn)生影響，企業(yè)需要確保技術(shù)基礎(chǔ)設(shè)施的穩(wěn)定性和安全性。不當(dāng)?shù)墓芾砗皖I(lǐng)導(dǎo)層決策導(dǎo)致共享服務(wù)的低效率或不合規(guī)，領(lǐng)導(dǎo)層需要積極參與風(fēng)險管理和決策制定。如果共享服務(wù)不能滿足內(nèi)部客戶的需求和期望，會導(dǎo)致客戶不滿，甚至客戶流失。政治、經(jīng)濟(jì)、環(huán)境和社會因素等對共享服務(wù)產(chǎn)生影響，企業(yè)需要監(jiān)測并應(yīng)對這些因素的變化。

（三）內(nèi)部控制政策和程序

1. 制定和實(shí)施適用于共享服務(wù)的內(nèi)部控制政策和程序

企業(yè)需要明確定義共享服務(wù)的內(nèi)部控制目標(biāo)，這些目標(biāo)應(yīng)該與服務(wù)的性質(zhì)、目的和業(yè)務(wù)需求一致。例如，目標(biāo)包括確保數(shù)據(jù)安全、提高操作效率、保持合規(guī)性等。進(jìn)行詳細(xì)的風(fēng)險評估，識別與共享服務(wù)相關(guān)的潛在風(fēng)險，這包括操作風(fēng)險、數(shù)據(jù)安全風(fēng)險、合規(guī)性風(fēng)險等。了解潛在風(fēng)險是確定內(nèi)部控制政策和程序的基礎(chǔ)。制定內(nèi)部控制政策，明確各個方面的要求，如數(shù)據(jù)訪問權(quán)限、流程控制、合規(guī)性要求等。政策應(yīng)該明確、簡明，并與風(fēng)險評估一致，根據(jù)內(nèi)部控制政策，設(shè)計實(shí)際的操作程序。這些程序應(yīng)該涵蓋共享服務(wù)的各個方面，包括數(shù)據(jù)輸入、處理、存儲、報告等，確保程序能夠有效地識別和管理風(fēng)險。將所有相關(guān)的流程文檔化，包括操作手冊、流程圖、工作指南等。員工理解和遵守內(nèi)部控制政策和程序，為員工提供培訓(xùn)，以確保他們了解內(nèi)部控制政策和程序，并正確執(zhí)行，員工的參與是內(nèi)部控制的關(guān)鍵。建立監(jiān)測機(jī)制，定期審計共享服務(wù)的內(nèi)部控制效果，包括內(nèi)部審計、風(fēng)險評估和性能指標(biāo)的追蹤。監(jiān)測和審計有助于識別問題并采取糾正措施?；诙ㄆ诘娘L(fēng)險評估和審計結(jié)果，制定風(fēng)險管理策略，這包括制訂風(fēng)險防范計劃，以降低潛在的風(fēng)險。內(nèi)部控制政策和程序應(yīng)該是靈活的，并根據(jù)變化的需求和風(fēng)險進(jìn)行調(diào)整和改進(jìn)，不斷學(xué)習(xí)和改進(jìn)是保持內(nèi)部控制有效性的關(guān)鍵。

2. 確保政策和程序的一致性和有效性

在內(nèi)部控制政策中明確定義責(zé)任和權(quán)限，確保每個員工知道自己的職責(zé)，包括訪問數(shù)據(jù)的權(quán)限、流程審批權(quán)限和風(fēng)險管理職責(zé)等，確保這些責(zé)任和權(quán)限與內(nèi)部控制政策的一致性。提供全員培訓(xùn)，培訓(xùn)應(yīng)該包括政策解讀、操作指南和風(fēng)險教育，培訓(xùn)計劃的定期更新是確保一致性的關(guān)鍵。建立內(nèi)部審計程序，定期監(jiān)測共享服務(wù)的內(nèi)部控制效果，審計團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)該檢查政策和程序的實(shí)施情況，并識別潛在的問題，監(jiān)測和審計結(jié)果應(yīng)及時報告給高級管理層，以便采取糾正措施。進(jìn)行定期的合規(guī)性檢查，以確保內(nèi)部控制政策和程序符合適用的法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)，合規(guī)性檢查可以包括內(nèi)部合規(guī)團(tuán)隊(duì)的審查和外部合規(guī)機(jī)構(gòu)的評估。確保流程的標(biāo)準(zhǔn)化，以減少操作變異性，共享服務(wù)中的流程應(yīng)該一致，避免不規(guī)范的操作。這可以通過制定標(biāo)準(zhǔn)操作程序來實(shí)現(xiàn)，利用自動化和數(shù)字化工具來確保政策和程序執(zhí)行的一致性。自動化可以幫助減少人為錯誤，提高操作的一致性，建立內(nèi)部溝通機(jī)制，以確保政策和程序的變更和更新被及時傳達(dá)給所有員工，內(nèi)部溝通可以通過內(nèi)部通知、會議和在線平臺來實(shí)現(xiàn)。建立績效評估和獎勵機(jī)制，以鼓勵員工遵守政策和程序，獎勵可以包括績效獎金、獎項(xiàng)和晉升機(jī)會等。鼓勵員工提供反饋意見，并根據(jù)反饋不斷改進(jìn)政策和程序，員工的經(jīng)驗(yàn)和意見是改進(jìn)的寶貴資源。高級管理層應(yīng)該以身作則，積極示范，遵守政策和程序，他們的行為和決策對員工產(chǎn)生重大影響，可以樹立一致性的榜樣，促進(jìn)有效性執(zhí)行。

（四）內(nèi)部控制措施的實(shí)施

1. 在共享服務(wù)中實(shí)施內(nèi)部控制措施，包括審計和監(jiān)督活動

創(chuàng)建專門的內(nèi)部審計團(tuán)隊(duì)，負(fù)責(zé)對共享服務(wù)的運(yùn)作進(jìn)行審計和監(jiān)督，內(nèi)部審計團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)該由具有財務(wù)和內(nèi)部控制經(jīng)驗(yàn)的專業(yè)人員組成。開發(fā)年度審計計劃，確定需要審計的共享服務(wù)流程和領(lǐng)域，計劃應(yīng)包括審計的范圍、目標(biāo)、時間表和資源分配。進(jìn)行風(fēng)險評估，確定共享服務(wù)中的關(guān)鍵風(fēng)險和薄弱環(huán)節(jié)，確定審計的重點(diǎn)和優(yōu)先級。制定審計程序，包括文件審查、流程分析、內(nèi)部控制測試和數(shù)據(jù)分析等，審計團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)根據(jù)審計計劃執(zhí)行這些程序，以評估內(nèi)部控制的有效性。建立監(jiān)測機(jī)制，定期監(jiān)測共享服務(wù)的內(nèi)部控制，包括實(shí)時審計、數(shù)據(jù)分析和異常報警系統(tǒng)，監(jiān)測活動有助于及時發(fā)現(xiàn)問題并采取糾正措施。完成審計后，內(nèi)部審計團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)向高級管理層和利益相關(guān)者提供審計報告，報告應(yīng)包括發(fā)現(xiàn)的問題、風(fēng)險評估、建議的改進(jìn)措施和時間表。管理層應(yīng)采取糾正措施，解決審計報告中的問題和建議，這包括修改流程、提供培訓(xùn)、改進(jìn)系統(tǒng)或增加資源，確保糾正措施的有效性，跟蹤改進(jìn)的進(jìn)展，并定期復(fù)審共享服務(wù)的內(nèi)部控制，確保問題得到根本解決。不斷改進(jìn)審計和監(jiān)督活動，以適應(yīng)變化的風(fēng)險和需求。內(nèi)部審計團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)持續(xù)學(xué)習(xí)和改進(jìn)審計方法和工具，進(jìn)行合規(guī)性審計，以確保共享服務(wù)遵守適用的法規(guī)和法律要求，合規(guī)性審計可以降低法律風(fēng)險。

2. 內(nèi)控措施的持續(xù)改進(jìn)和優(yōu)化

定期審查和評估已實(shí)施的內(nèi)控措施，以確認(rèn)其有效性，這包括審計、監(jiān)測、風(fēng)險評估和政策執(zhí)行等方面的措施。比較企業(yè)的內(nèi)控措施與行業(yè)最佳實(shí)踐和標(biāo)準(zhǔn)，了解其他成功企業(yè)的經(jīng)驗(yàn)和方法，以尋找改進(jìn)的機(jī)會。監(jiān)測共享服務(wù)的運(yùn)作，識別問題、瓶頸和潛在的風(fēng)險，可以通過員工反饋、內(nèi)部審計、監(jiān)測系統(tǒng)和持續(xù)的風(fēng)險評估來實(shí)現(xiàn)?；趩栴}和瓶頸的識別，制訂具體的改進(jìn)計劃，這些計劃應(yīng)包括明確的目標(biāo)、時間表和資源分配。培訓(xùn)員工，增強(qiáng)他們對內(nèi)控的認(rèn)識和意識，員工應(yīng)了解內(nèi)控措施的重要性，以及如何有效地實(shí)施這些措施?？紤]引入新的技術(shù)工具和自動化流程來改善內(nèi)控，自動化可以提高效率，減少錯誤和風(fēng)險。定期復(fù)審內(nèi)控改進(jìn)計劃的進(jìn)展，確保按計劃執(zhí)行，這包括跟蹤改進(jìn)的結(jié)果和效果。建立持續(xù)監(jiān)測機(jī)制，在實(shí)時或定期基礎(chǔ)上監(jiān)測共享服務(wù)的內(nèi)部控制，這可以包括實(shí)時報警系統(tǒng)和數(shù)據(jù)分析。與員工和利益相關(guān)者進(jìn)行溝通，接受反饋和建議。員工應(yīng)被鼓勵反應(yīng)問題和提供改進(jìn)建議，確保所有內(nèi)控措施和改進(jìn)計劃都被記錄。跟蹤歷史數(shù)據(jù)和改進(jìn)歷程，考慮進(jìn)行外部審計和認(rèn)證，以驗(yàn)證內(nèi)部控制的有效性，這可以增加外部信任和透明度。

（五）信息和溝通

1. 制定信息共享和溝通策略，確保財務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確傳遞

要建立明確的財務(wù)數(shù)據(jù)共享渠道，所有相關(guān)方應(yīng)知道在何時、何地及如何共享財務(wù)數(shù)據(jù)。這可以通過內(nèi)部網(wǎng)站、電子郵件、內(nèi)部社交平臺等方式來實(shí)現(xiàn)。要確保共享的財務(wù)數(shù)據(jù)采用標(biāo)準(zhǔn)化的格式和模板，減少錯誤，確保數(shù)據(jù)的一致性。在數(shù)據(jù)共享前，必須進(jìn)行驗(yàn)證和校驗(yàn)，這一步驟的目的是確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性，以防止錯誤數(shù)據(jù)進(jìn)入系統(tǒng)。需要確保共享的財務(wù)數(shù)據(jù)是最新的，建立定期更新的計劃，以確保數(shù)據(jù)的時效性。為了維護(hù)數(shù)據(jù)的安全性，要確保只有授權(quán)人員能夠訪問和共享財務(wù)數(shù)據(jù)，使用權(quán)限管理工具和加密技術(shù)來保護(hù)數(shù)據(jù)的安全性。為了加強(qiáng)員工對信息安全的認(rèn)識，可以提供信息安全培訓(xùn)，教育員工如何正確處理和共享敏感的財務(wù)數(shù)據(jù)。為了確保數(shù)據(jù)的傳遞和接收是有序的，需要明確溝通協(xié)議和流程，包括通知、確認(rèn)收據(jù)和反饋機(jī)制。在共享財務(wù)數(shù)據(jù)時，提供數(shù)據(jù)的背景和目的是至關(guān)重要的，接收方能更好地理解數(shù)據(jù)的重要性和用途。要建立數(shù)據(jù)質(zhì)量監(jiān)控系統(tǒng)，以定期檢查和評估共享數(shù)據(jù)的質(zhì)量，發(fā)現(xiàn)問題時，立即采取糾正措施。促進(jìn)跨部門合作和溝通，以確保共享的財務(wù)數(shù)據(jù)滿足不同部門的需求。建立協(xié)作文化和機(jī)制。提供適當(dāng)?shù)募夹g(shù)支持和工具，以簡化數(shù)據(jù)共享流程，包括數(shù)據(jù)共享平臺、協(xié)作工具和數(shù)據(jù)可視化工具。要定期審查和改進(jìn)數(shù)據(jù)共享和溝通策略，根據(jù)用戶反饋和數(shù)據(jù)質(zhì)量監(jiān)控的結(jié)果，不斷優(yōu)化策略，以確保財務(wù)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確傳遞，減少錯誤、降低風(fēng)險，促進(jìn)有效的信息共享和溝通，提高共享服務(wù)的效率和可靠性，同時確保財務(wù)數(shù)據(jù)的完整性和安全性。

2. 內(nèi)部控制信息的報告和監(jiān)測

需要建立明確的內(nèi)部控制信息報告流程。這包括指定負(fù)責(zé)收集、整理和匯報內(nèi)部控制信息的團(tuán)隊(duì)或個人，確保這些人具備適當(dāng)?shù)募寄芎椭R來執(zhí)行這項(xiàng)任務(wù)。制定內(nèi)部控制信息的報告標(biāo)準(zhǔn)和指標(biāo)，以衡量控制措施的有效性，這些標(biāo)準(zhǔn)和指標(biāo)應(yīng)與組織的戰(zhàn)略目標(biāo)和風(fēng)險關(guān)聯(lián)，并能夠反映出內(nèi)部控制的整體健康狀況。確保內(nèi)部控制信息定期報告給高級管理層和利益相關(guān)者，報告的頻率可以根據(jù)需要而定，但通常應(yīng)包括月度、季度和年度報告，報告應(yīng)具有透明度，清晰地傳達(dá)內(nèi)部控制信息的核心結(jié)果和趨勢。有助于高級管理層和利益相關(guān)者更好地了解控制情況。在報告中，要包括關(guān)于已識別的風(fēng)險和潛在風(fēng)險的信息，包括風(fēng)險的性質(zhì)、影響程度和應(yīng)對措施。

五、結(jié)語

共享服務(wù)模式的成功實(shí)施需要充分考慮內(nèi)部控制體系的建設(shè)。在共享服務(wù)環(huán)境中，內(nèi)部控制的作用至關(guān)重要，如果缺乏有效的內(nèi)部控制，共享服務(wù)面臨潛在的風(fēng)險，包括數(shù)據(jù)錯誤、合規(guī)性問題、信息安全威脅等。因此，企業(yè)共享服務(wù)的成功實(shí)施需要建立健全的內(nèi)部控制體系，以確保財務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、風(fēng)險的管理和合規(guī)性的維護(hù)，這就引發(fā)了對于企業(yè)共享服務(wù)下的內(nèi)部控制體系建設(shè)的研究和關(guān)注。這個研究領(lǐng)域涵蓋了內(nèi)部控制要素、工具和技術(shù)的應(yīng)用，以及內(nèi)控培訓(xùn)和持續(xù)改進(jìn)的實(shí)踐，旨在確保共享服務(wù)的順利運(yùn)營和風(fēng)險的有效管控。

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（作者單位：中鐵十九局集團(tuán)有限公司）