高?；鶎游拿厝藛T如何提高公文寫作能力

文/武漢大學(xué)黨政辦公室 譚德奎

公文是各類國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)團(tuán)體和企事業(yè)單位在處理公務(wù)活動(dòng)中有特定效能和廣泛用途的文書。高校公文是高校開(kāi)展相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)、切實(shí)履行自身職能過(guò)程中有著一定效力以及規(guī)范體式的重要文件資料，是有效傳達(dá)高校各項(xiàng)方針政策、推行各類規(guī)章制度以及布置工作還有交流情況的一種關(guān)鍵工具[1]。此外，公文也是一系列公務(wù)活動(dòng)中不可或缺的重要工具。本文以高?；鶎游拿厝藛T為例，認(rèn)為要提升公文寫作水平，要從用詞造句入手，通過(guò)廣泛閱讀，多練習(xí)，知上曉下，認(rèn)真思考，方能達(dá)到理想的境界[2]。

一、基層文秘人員具備較強(qiáng)寫作能力的重要性

伴隨著時(shí)代的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步，提升高校辦公室文秘人員的寫作能力成為一個(gè)不可忽視的話題。高?；鶎游拿厝藛T承擔(dān)著上級(jí)和學(xué)校部署決策在基層貫徹落實(shí)的樞紐作用，不僅需要上傳下達(dá)，更承擔(dān)著如何將上級(jí)精神和部署落地落實(shí)的關(guān)鍵作用。對(duì)高?；鶎游拿厝藛T來(lái)說(shuō)，學(xué)習(xí)和掌握實(shí)際工作應(yīng)用技巧，尤其是公文寫作技巧，是一項(xiàng)基礎(chǔ)而又關(guān)鍵的技能，因此，提高高?；鶎尤藛T的寫作水平非常重要，不可忽視[3]。

文秘有很強(qiáng)的寫作能力要求，其寫作水平直接影響到工作質(zhì)量，秘書人員應(yīng)該做到：不僅要了解相關(guān)寫作知識(shí)，還要了解各種文體的寫作，同時(shí)還要具備一定的政治素養(yǎng)、理論修養(yǎng)、科學(xué)的思維方式、對(duì)領(lǐng)導(dǎo)真實(shí)意圖的理解以及獲取相關(guān)信息的能力。

二、基層文秘人員提高公文寫作能力的策略

（一）遣詞造句。要提高公文的寫作水平，必須從語(yǔ)言的運(yùn)用入手。語(yǔ)言的運(yùn)用最終體現(xiàn)在公文中。部分文秘人員在用詞方面存在著問(wèn)題，主要表現(xiàn)在用詞不清、搭配混亂、句式復(fù)雜、語(yǔ)意不明等。公文是上下級(jí)單位之間傳遞信息的媒介，措辭是否準(zhǔn)確，句式是否得體，會(huì)對(duì)公文功能的發(fā)揮和工作效率產(chǎn)生極大的影響。漢語(yǔ)詞匯運(yùn)用在不同的語(yǔ)境中有不同的含義，甚至有著截然相反的褒貶區(qū)別，文秘人員在寫作中要準(zhǔn)確把握詞匯意境，選擇最準(zhǔn)確、最適合的詞語(yǔ)[4]。同時(shí)，為保證公文的規(guī)范化、嚴(yán)肅性和權(quán)威性，應(yīng)將問(wèn)題的來(lái)龍去脈敘述清晰，將抽象的東西變成直觀的具象，將深?yuàn)W的道理變成易懂的語(yǔ)言，并盡量使用短句，以增強(qiáng)語(yǔ)言的感染力。

（二）博學(xué)多練。公文寫作具備較強(qiáng)的理論性以及實(shí)用性，在實(shí)際寫作過(guò)程中，對(duì)寫作人員自身的思想水平、知識(shí)儲(chǔ)備、語(yǔ)言運(yùn)用以及表達(dá)能力等均有著非常高的要求。確定主題、搜集材料、組織結(jié)構(gòu)、使用語(yǔ)言，是公文寫作的中心環(huán)節(jié)。但在實(shí)際寫作時(shí)，若僅確定了主題、擬定了表現(xiàn)形式，對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行了收集和合理運(yùn)用，或者是明晰結(jié)構(gòu)層次及相關(guān)需要規(guī)避的事項(xiàng)，對(duì)文字以及語(yǔ)言進(jìn)行精準(zhǔn)合理的運(yùn)用仍然不夠[5]。公文寫作需要廣泛涉獵多個(gè)學(xué)科，加強(qiáng)對(duì)綜合知識(shí)的學(xué)習(xí)和運(yùn)用。文秘公文寫作水平的高低，除了受到理論水平和思維方法的影響之外，還與作者知識(shí)的豐富程度有關(guān)。文秘工作者在日常生活中應(yīng)該多閱讀各類書籍，包括政治理論、方針政策、經(jīng)濟(jì)文化、經(jīng)典講稿、優(yōu)秀公文等，在不斷積累中得到充實(shí)，提升公文寫作能力，學(xué)以致用，用以實(shí)際的公文寫作中。

（三）知上曉下。所謂“知上”，就是要從領(lǐng)導(dǎo)的角度，從全局的角度，從時(shí)代的角度來(lái)理解和分析問(wèn)題。換位思考是文秘工作人員的重要素養(yǎng)，既要從領(lǐng)導(dǎo)的角度思考工作，并將自身的想法與領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行溝通，如果沒(méi)有獲得領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可，則要認(rèn)真分析存在的不足，總之，要在有效掌握領(lǐng)導(dǎo)工作方式和思路的基礎(chǔ)上開(kāi)展工作，并對(duì)領(lǐng)導(dǎo)采取的對(duì)策和措施進(jìn)行補(bǔ)充和改進(jìn)，從而使措施更具針對(duì)性；更全面、更深刻地闡述領(lǐng)導(dǎo)的想法，更深入地研究領(lǐng)導(dǎo)提出的問(wèn)題，并提出新的見(jiàn)解。另外，文秘還必須知己知彼，利用文件傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的意思及指示。文秘應(yīng)在日常生活中與領(lǐng)導(dǎo)多接觸，多交流，多聽(tīng)取領(lǐng)導(dǎo)指示，做領(lǐng)導(dǎo)的貼心人?！皶韵隆敝傅氖且獙?duì)下級(jí)單位和群眾的心聲有全面了解，要深入基層，跟群眾進(jìn)行面對(duì)面的交流，傾聽(tīng)他們的看法，在調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，將這些意見(jiàn)、建議進(jìn)行集中反饋，通過(guò)對(duì)這些意見(jiàn)和建議進(jìn)行全面分析，做出正確的決定，制定出切實(shí)可行的方案。[6]。

（四）細(xì)察勤思。對(duì)基層文秘人員來(lái)說(shuō)，要注意觀察周圍的人和事，這不但可以為公文寫作提供既真實(shí)又生動(dòng)的情感素材，還可以發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，進(jìn)一步提升公文內(nèi)容的針對(duì)性。目前，部分文秘人員在參與調(diào)研活動(dòng)時(shí)往往只是輔助領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)展工作，缺乏認(rèn)真有效的思考。在編寫調(diào)研報(bào)告時(shí)，往往出現(xiàn)缺少與實(shí)踐的聯(lián)系、對(duì)基層缺乏足夠和深入的了解，相關(guān)材料不充分、切身體會(huì)不深刻，導(dǎo)致公文質(zhì)量不高，缺乏溫度，甚至與現(xiàn)實(shí)存在不符的現(xiàn)象，從而導(dǎo)致文書對(duì)具體的工作沒(méi)有指導(dǎo)價(jià)值。同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)從學(xué)習(xí)中思考，取其精華，去其糟粕，從表面看本質(zhì)，探尋其發(fā)展規(guī)律，并提出自己的觀點(diǎn)。如果觀點(diǎn)和傳統(tǒng)的結(jié)論不一致，要敢于質(zhì)疑，要做到不唯“風(fēng)”，不唯眾。只有這樣，公文才有創(chuàng)新精神，具有真知灼見(jiàn)，經(jīng)受得住歷史與實(shí)踐的檢驗(yàn)。

（五）廣積詞匯。如果把“結(jié)構(gòu)”比作“骨骼”，“素材”就是“血肉”，“素材”能使“骨骼”變得充實(shí)、立體。公文寫作材料要靠日常生活中的積累，如一些優(yōu)秀的構(gòu)思、素材以及語(yǔ)言等，文秘人員應(yīng)該多看優(yōu)秀公文，做好分析和記錄。尤其是相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)講話的場(chǎng)景，不同的領(lǐng)導(dǎo)有不同的風(fēng)格及習(xí)慣，不同會(huì)議、場(chǎng)合實(shí)際呈現(xiàn)的內(nèi)容也必然會(huì)有所不同，具體的表現(xiàn)形式也應(yīng)各有特點(diǎn)，所以，文秘人員必須積累豐富的素材以及經(jīng)驗(yàn)，提高文書寫作水平。

同樣需要注意的是，不能完全按照自己的喜好來(lái)收集材料，而要按照邏輯分類合理恰當(dāng)?shù)亻_(kāi)展搜集工作。具體包括以下幾種材料：第一種，有關(guān)理論基礎(chǔ)方面的材料。囊括政治理論基礎(chǔ)，主要可以分為黨和國(guó)家提出的一系列政策、方針以及法律法規(guī)等，特別是涉及本行業(yè)的制度或者法規(guī)。對(duì)此類材料的閱讀有助于掌握國(guó)家政策，確定文件的指導(dǎo)方針；第二種，領(lǐng)導(dǎo)的思維方式，工作方式。要多閱讀領(lǐng)導(dǎo)在會(huì)議上的發(fā)言材料，不僅有助于更好地了解和掌握領(lǐng)導(dǎo)方式及其具體意圖，還可在較大程度上幫助學(xué)校組織實(shí)施一系列工作；第三種，在日常與學(xué)生接觸的過(guò)程中，文秘人員應(yīng)從實(shí)際出發(fā)，高效地完成學(xué)生工作，閱讀有關(guān)學(xué)生的材料，有助于提高寫作質(zhì)量和效果，使得文章條理清晰，具有說(shuō)服力；第四種，與本系統(tǒng)、本單位、本部門有關(guān)的專業(yè)知識(shí)及資料等。廣泛閱讀此類材料，有助于提高理論的高度與寫作的專業(yè)水平[7]。

在公文寫作中，要根據(jù)不同文體的需要選用不同的詞語(yǔ)，才能做到文采飛揚(yáng)，形象生動(dòng)。毛主席是一個(gè)使用多種語(yǔ)言寫作的能手，他1949 年寫的《黨委會(huì)的工作方法》全文不過(guò)二千余字，但是詞語(yǔ)豐富，有“雞犬相聞，老死不相離”“要謙虛”等習(xí)語(yǔ)，有“工作要抓緊，伸出手掌，當(dāng)然什么也抓不到，就是要把手放上去，可是又不能抓得很緊，裝出一副要抓住的樣子，可是還是抓不到東西”，“在會(huì)議開(kāi)始之前，我們不會(huì)發(fā)出任何的‘安全通知’，等到所有人都到齊了，我們就可以隨機(jī)應(yīng)變?！钡刃蜗蟊硎?，還有一些隱喻，如“要學(xué)習(xí)彈琴”，“要精簡(jiǎn)軍隊(duì)”“是去延安，還是去西安？”，也有一些特殊的表達(dá)方式，如“互通情報(bào)”“書記要擅長(zhǎng)做班長(zhǎng)”“軍隊(duì)到了，糧食還沒(méi)準(zhǔn)備好”等。這些鮮活的文字極具感染力，極具說(shuō)服力，令人賞心悅目。公文寫作是與人打交道的，所以必須改變傳統(tǒng)的術(shù)語(yǔ)，改變“官話腔”，而要使用大眾喜聞樂(lè)見(jiàn)、生動(dòng)形象、容易理解的詞，適當(dāng)?shù)匾霉耪Z(yǔ)、成語(yǔ)、警句、諺語(yǔ)、典故、通俗口語(yǔ)等，讓公文語(yǔ)言更加生動(dòng)，富有感情。

（六）加強(qiáng)實(shí)踐。多寫多練，是提高公文寫作能力的最佳途徑，只有經(jīng)常寫，經(jīng)常練，才能找到自己的缺點(diǎn)并加以改進(jìn)。如何進(jìn)行寫作練習(xí)？1.培養(yǎng)動(dòng)手寫文章的能力?，F(xiàn)在，許多基層干部，在網(wǎng)上拷貝粘貼文件，不僅寫作水平不會(huì)得到提升，而且自己的公文寫作基礎(chǔ)也會(huì)更加薄弱，更容易出現(xiàn)漏洞和錯(cuò)誤，嚴(yán)重的還會(huì)對(duì)工作造成巨大影響。只有寫慣了，寫多了，才能更好地思考，更好地組織，更好地進(jìn)行邏輯推理。2.在不斷的修改中提高文稿質(zhì)量。要提高寫作水平，寫作人員要勤加練筆。一方面，要多看幾遍完成的稿件，仔細(xì)審查稿子的結(jié)構(gòu)設(shè)置、主題擬定以及各類材料的選用等方面是否合理，思考通過(guò)怎樣的方式方法才能讓稿子更加優(yōu)質(zhì)、完善；另一方面，寫作人員也應(yīng)?？此藙?chuàng)作的公文，借鑒他人的優(yōu)點(diǎn)，從中汲取教訓(xùn)，防止犯同樣的錯(cuò)誤[8]。

（七）深入調(diào)研，聯(lián)系實(shí)際。無(wú)論任何文種，在實(shí)際創(chuàng)作之前均需要開(kāi)展全面、細(xì)致的調(diào)查分析，只有做好此項(xiàng)工作，方可確保材料的真實(shí)性以及可靠性，這樣寫出來(lái)的內(nèi)容才能讓人認(rèn)可和信服。但還需要注意的是，絕不能盲目開(kāi)展調(diào)查分析工作，應(yīng)該在調(diào)查之前擬訂調(diào)查計(jì)劃，包括明確本次調(diào)查活動(dòng)的目的、具體對(duì)象還有采取的調(diào)查方式等，做到有的放矢，保證收集的資料具有較強(qiáng)的針對(duì)性、合理性以及可靠性，確保文書內(nèi)容更加完善。另外，開(kāi)展調(diào)查分析活動(dòng)還能防止文本內(nèi)容出現(xiàn)“假大空”問(wèn)題，使內(nèi)容更接近現(xiàn)實(shí)。

公文撰寫是一件又苦又累的事情，秘書必須有不畏艱辛的心態(tài)，要有一種能夠忍受孤獨(dú)的精神，只有心懷平靜之心，才能領(lǐng)悟到這份工作的精髓。在做好心理準(zhǔn)備之后，從鞏固理論基礎(chǔ)、持續(xù)積累素材以及優(yōu)化語(yǔ)言結(jié)構(gòu)等多個(gè)角度著手，不斷地提高公文寫作水平。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，公文的起草是基層文秘工作中一項(xiàng)最重要和基礎(chǔ)的工作，公文的撰寫是秘書工作中的重要技能。公文的作用不可取代，一個(gè)字或一個(gè)詞語(yǔ)的錯(cuò)誤，常常會(huì)帶來(lái)很大的麻煩，甚至是災(zāi)難性的結(jié)果。因此，提升基層文秘人員公文寫作水平和能力至關(guān)重要。