企業(yè)采購管理現(xiàn)狀及改進(jìn)措施

王子平

摘要：?采購是企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)營的重要環(huán)節(jié)，也是企業(yè)成本支出的主要部分，因此采購管理一直在企業(yè)管理中占據(jù)重要位置。隨著企業(yè)不斷發(fā)展壯大，企業(yè)需要采購的各類資產(chǎn)日益增加，金額過億，為有效控制采購成本，本文主要對企業(yè)采購管理的現(xiàn)狀進(jìn)行探究，發(fā)現(xiàn)其中存在的問題，分析問題產(chǎn)生的原因，為企業(yè)降低采購成本、提高經(jīng)濟(jì)效益提供科學(xué)、可落地的合理化措施及建議，進(jìn)而提升集團(tuán)整體收益，更好地實(shí)現(xiàn)集團(tuán)戰(zhàn)略目標(biāo)。

關(guān)鍵詞：?采購管理作用；問題分析；解決措施

一、采購管理在企業(yè)管理中的作用

（一）企業(yè)采購管理理論概述

企業(yè)采購管理是指企業(yè)為了獲取所需產(chǎn)品或服務(wù)，對供應(yīng)商進(jìn)行篩選、談判、采購和管理的全過程。企業(yè)采購管理的目標(biāo)是以最佳的方式獲取所需的產(chǎn)品或服務(wù)，同時(shí)盡可能地降低采購成本、提高采購效率和質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)。

依據(jù)本企業(yè)采購管理制度中相關(guān)規(guī)定，必須招標(biāo)的范圍及規(guī)模標(biāo)準(zhǔn)為：（1）工程項(xiàng)目：單項(xiàng)合同估算價(jià)在100萬元人民幣以上的。（2）貨物項(xiàng)目：單項(xiàng)合同估算價(jià)在50萬元人民幣以上的。（3）服務(wù)項(xiàng)目：單項(xiàng)合同估算價(jià)在30萬元人民幣以上的。采購需提交申請，審批后選擇合規(guī)的采購方式，簽訂合同、驗(yàn)收入庫、付款等。

（二）做好采購管理對企業(yè)管理的意義

做好企業(yè)采購管理，一是能夠提升企業(yè)全員規(guī)范采購意識、減少舞弊發(fā)生；二是能夠控制企業(yè)采購成本，提升采購管理效益，三是對產(chǎn)品質(zhì)量提出要求，有效防控運(yùn)營風(fēng)險(xiǎn)，質(zhì)量管理是企業(yè)的生命，采購質(zhì)量對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營、生產(chǎn)安全尤為重要，如碼頭機(jī)械使用的鋼絲繩質(zhì)量是企業(yè)安全風(fēng)險(xiǎn)管理的重要環(huán)節(jié)；四是能夠促進(jìn)企業(yè)管理創(chuàng)新，提升采購管理水平，采購管理部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需要協(xié)助企業(yè)進(jìn)行新產(chǎn)品創(chuàng)新開發(fā)，提升采購整體管理水平。

二、企業(yè)采購管理的現(xiàn)狀

本企業(yè)屬于交通運(yùn)輸類國有企業(yè)，下屬單位有百余家，支柱企業(yè)類型主要是碼頭裝卸、工程建筑、物流貿(mào)易等。

（一）采購管理存在的問題

1.未制定采購管理制度

部分公司現(xiàn)行的采購管理辦法是2020年制定的，集團(tuán)2021年下發(fā)了新的采購管理辦法，但各權(quán)屬公司未及時(shí)制定并發(fā)文、傳閱學(xué)習(xí)。

2.制定的采購管理制度與集團(tuán)制度有沖突

下屬公司采購制度顯示單一來源采購的情形包括：“（1）單項(xiàng)合同估算價(jià)在50萬元以下的工程分包；（2）同一區(qū)域、時(shí)間相近、施工內(nèi)容相同的分項(xiàng)工程近期已邀請招標(biāo)，可以參加前期中標(biāo)價(jià)進(jìn)行談判簽訂合同；（3）原分包方因進(jìn)度達(dá)不到現(xiàn)場生產(chǎn)進(jìn)度要求，可以不高于原價(jià)格增加分包隊(duì)伍。集團(tuán)采購制度中規(guī)定可用單一來源方式采購情形為：（1）只能從唯一供應(yīng)商處采購的；（2）發(fā)生了不可頸見的緊急情況而不能從其他供應(yīng)商處采購的；（3）必須保證原有采購項(xiàng)目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的?？梢娤聦俟九c集團(tuán)要求的單一來源采購適用情形不一致。

3.未制定供應(yīng)商管理制度

大多數(shù)公司未建立供應(yīng)商管理制度，未對供應(yīng)商履約情況進(jìn)行評價(jià)、考核。

4.采購申請缺失、需求描述不準(zhǔn)確導(dǎo)致誤買，申請環(huán)節(jié)未優(yōu)先利用庫存物資

部分采購無申請，審批便直接進(jìn)行采購。例如，購買電纜時(shí)因未說明電纜是全長不分段1000米還是分段共計(jì)1000米，導(dǎo)致中標(biāo)供應(yīng)商送貨時(shí)是分段共1000米的電纜，驗(yàn)收時(shí)使用單位才表明是全長不分段，因此要求供應(yīng)商重新發(fā)貨，存在采?購需求描述不準(zhǔn)確的情況。

申請采購物資時(shí)，因未定期對公司物資倉庫實(shí)物進(jìn)行盤點(diǎn)，對物資庫存結(jié)構(gòu)不清楚，采購員根據(jù)工程合同列明的物資清單發(fā)起采購流程，未做到利用庫存物資縮減采購過程、節(jié)約成本和資金。

5.招投標(biāo)方面

（1）招標(biāo)文件未根據(jù)招標(biāo)說明列示項(xiàng)目最高限價(jià)。例如，公司承接的水泥穩(wěn)定碎石采購項(xiàng)目，招標(biāo)書中列明“……本次招投標(biāo)招標(biāo)方設(shè)最高報(bào)價(jià)……”，而實(shí)際上招標(biāo)書未列明水泥穩(wěn)定碎石40cm最高限價(jià)。

（2）未明確評標(biāo)辦法。例如，公司危險(xiǎn)品堆場擴(kuò)建場地項(xiàng)目招標(biāo)文件未明確危險(xiǎn)品堆場擴(kuò)建場地項(xiàng)目評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)方法。

（3）未見法定代表人授權(quán)書和授權(quán)代表身份證復(fù)印件。例如，公司承接的碎石采購項(xiàng)目招標(biāo)書要求提供法定代表人授權(quán)書和授權(quán)代表身份證復(fù)印件，投標(biāo)書中未提供。

（4）應(yīng)招標(biāo)未招標(biāo)。例如，公司采購工程機(jī)械金額86.65萬元、勞務(wù)服務(wù)類合同金額60萬元，均未進(jìn)行招標(biāo)。

（5）評標(biāo)不嚴(yán)謹(jǐn)，投標(biāo)價(jià)格超過最高限價(jià)未做廢標(biāo)處理。例如，供應(yīng)商投標(biāo)價(jià)格均超過最高限價(jià)152元/噸，未做廢標(biāo)處理。

（6）招標(biāo)形式大于實(shí)質(zhì)。例如，無論是邀請招標(biāo)還是詢價(jià)，最終供應(yīng)商較為固定，投標(biāo)人集中、固定，中標(biāo)人長期不變，招標(biāo)形式大于實(shí)質(zhì)。

（7）[JP3]單一來源運(yùn)用不符合要求。例如，公司租賃大型機(jī)械，不符合單一來源的情形，仍采用單一來源方式選擇供應(yīng)商。

6.集采平臺采購定向詢價(jià)比例偏高，多次詢價(jià)未果

例如，本企業(yè)下屬一分公司2021年度物資采購金額25.67萬元，基本為定向詢價(jià)，采購的物資不符合定向詢價(jià)情形，公司未能提供前期詢價(jià)記錄。有的業(yè)務(wù)在平臺上詢價(jià)經(jīng)常不滿足三家報(bào)價(jià)，存在多次詢價(jià)未果的現(xiàn)象。

7.合同控制方面

未按合同約定收取履約保證金。例如，工程疏浚合同，金額4050.53萬元。合同第十四條附則“……合同簽訂前乙方須繳納121.52萬元（履約保證金按合同價(jià)的3%計(jì)?。薄趧?wù)工程合同，金額260.53萬元。合同第十四條附則“……合同簽訂前乙方須繳納5%簽約合同價(jià)的履約保證金或履約保函（金額13.02萬元）……”。以上履約保證金均未繳納。

（二）企業(yè)采購管理問題產(chǎn)生原因

1.制度完善存在滯后性。反映出公司對完善制度不夠重視，對存在制度修訂滯后性問題追究不嚴(yán)，缺乏獎(jiǎng)懲機(jī)制，未形成制度完善閉環(huán)管理。

2.制度解讀不準(zhǔn)確。采購管理及招投標(biāo)工作是一項(xiàng)專業(yè)性、法規(guī)性、紀(jì)律性較強(qiáng)的工作，采購管理人員的專業(yè)水平起著關(guān)鍵性作用。目前，權(quán)屬企業(yè)采購管理人員多為兼職人員，經(jīng)辦人員學(xué)習(xí)意識不強(qiáng)，偏向于經(jīng)驗(yàn)主義，對制度理解存在偏差，缺乏系統(tǒng)性培訓(xùn)。

3.制度落實(shí)不到位。采購重點(diǎn)環(huán)節(jié)把關(guān)不嚴(yán)，缺少具體的監(jiān)督保障，更多地依賴于采購相關(guān)人員的自覺性。實(shí)際工作中更多地重視中間的購買環(huán)節(jié)而忽略了其他流程，專業(yè)技能水平偏低，采購流程執(zhí)行不到位。

4.集中采購平臺有待提升。自采項(xiàng)目各公司在平臺發(fā)布詢價(jià)時(shí)，常會(huì)出現(xiàn)需二次詢價(jià)、詢價(jià)業(yè)務(wù)模塊暫不支持手機(jī)端推送詢價(jià)公告功能、低價(jià)優(yōu)先模式下導(dǎo)致部分采購產(chǎn)品質(zhì)量參差不齊等，未能充分調(diào)研市場，不能完全匹配采購項(xiàng)目的需求，不能充分吸引潛在供應(yīng)商，導(dǎo)致招標(biāo)不成功或多次流標(biāo)的情況，對于部分鋼材、電纜等項(xiàng)目采購流標(biāo)情況較多，影響項(xiàng)目推進(jìn)。集采內(nèi)項(xiàng)目年初根據(jù)計(jì)劃已經(jīng)確定好供應(yīng)商，保證供貨及時(shí)，各單位自采項(xiàng)目，購買周期是按月，詢價(jià)后確定供應(yīng)商才能送貨，與之前一個(gè)電話給供應(yīng)商就能將貨送到現(xiàn)場相比，送貨周期較長；加之各公司實(shí)際操作中往往弱化對采購業(yè)務(wù)的細(xì)化分析，使供應(yīng)商的評價(jià)流于形式，在培養(yǎng)供應(yīng)商方面重視不足。集團(tuán)作為一個(gè)重資產(chǎn)的實(shí)體國企，業(yè)務(wù)中對大型機(jī)器設(shè)備、港機(jī)配件、環(huán)保設(shè)備等物資需求量巨大，采購成本幾乎占到總成本的50%左右，需要針對性地培養(yǎng)一批優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商。

三、完善企業(yè)采購管理的措施

（一）樹立規(guī)范的采購意識需加強(qiáng)。對采購相關(guān)人員的培訓(xùn)，全面提升集團(tuán)采購從業(yè)人員專業(yè)水平。一是建立采購從業(yè)人員交流平臺，定期開展典型問題學(xué)習(xí)研討，針對工作實(shí)際問題深入探討，并及時(shí)通過實(shí)踐驗(yàn)證確保效果；二是建立員工自學(xué)、企業(yè)培訓(xùn)和專項(xiàng)培訓(xùn)三級培訓(xùn)常態(tài)化工作機(jī)制，加快提升從業(yè)人員在思想認(rèn)識、理論知識、實(shí)務(wù)操作以及職業(yè)素質(zhì)等各方面的整體水平；三是重點(diǎn)強(qiáng)化對采購法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)桿、同行業(yè)先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)等方面知識的培訓(xùn)，強(qiáng)化采購從業(yè)人員專業(yè)知識，開拓其視野，啟發(fā)其創(chuàng)新思維，持續(xù)提升采購從業(yè)人員綜合素質(zhì)和能力；四是強(qiáng)化公司一把手責(zé)任意識，督促部門履職到位，制定相應(yīng)的獎(jiǎng)懲或考核制度，提升管理人員、采購人員制度執(zhí)行力、執(zhí)行效果，推進(jìn)制?度執(zhí)行與員工績效掛鉤。

（二）及時(shí)完善管理制度，形成有效閉環(huán)管理。公司各職能部門自收到上級印發(fā)的規(guī)章制度之日起，應(yīng)及時(shí)安排職能部門進(jìn)行對照檢查，明確制度完善期限，結(jié)合公司實(shí)際制定符合生產(chǎn)經(jīng)營的管理制度，并建立反饋制度，集團(tuán)職能部門、公司辦公室對制度完善、執(zhí)行情況進(jìn)行督促，形成有效閉環(huán)管理。

（三）加強(qiáng)規(guī)章制度宣傳貫徹、精準(zhǔn)落實(shí)管理制度。建議集團(tuán)職能部門將制度制定的背景、目標(biāo)以及應(yīng)用宣傳貫徹到位，并提供咨詢服務(wù)來減少理解偏差，提升公司對制度的解讀能力；各公司根據(jù)工作需要對員工進(jìn)行崗前培訓(xùn)、崗位培訓(xùn)，進(jìn)一步增強(qiáng)員工制度意識，使其熟練掌握管理制度中列明的各項(xiàng)業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和適用情形，進(jìn)而提高制度執(zhí)行能力、運(yùn)用能力、執(zhí)行效果，同時(shí)應(yīng)推進(jìn)制度執(zhí)行與員工績效掛鉤。建議集團(tuán)職能部門加強(qiáng)條線管理，定期對各公司制度的制定和執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，對不符合規(guī)范的業(yè)務(wù)行為進(jìn)行考核處罰，形成報(bào)告?zhèn)洳?；針對審?jì)發(fā)現(xiàn)違反規(guī)定的行為，應(yīng)進(jìn)行考核，予以處罰，努力實(shí)現(xiàn)為各公司“除小病”“防大病”“治未病”的目標(biāo)。

（四）搭建高效集中采購信息化平臺。結(jié)合集團(tuán)當(dāng)前采購實(shí)際工作需要，適度加大信息化投入。（1）平臺結(jié)合采購業(yè)務(wù)需求，針對招投標(biāo)存在的問題，持續(xù)完善招投標(biāo)、供應(yīng)商評價(jià)等模塊，實(shí)現(xiàn)全流程電子化開評標(biāo)、全流程留痕和閉合，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)的線上運(yùn)行和全要素的信息化存檔可追溯、可查詢，為績效考核提供依據(jù)。（2）完善集中采購平臺采購信息推送功能，通過網(wǎng)頁端及手機(jī)端同步推送，根據(jù)供應(yīng)商主營業(yè)務(wù)匹配詢價(jià)內(nèi)容，將詢價(jià)公告通過手機(jī)端推送到對應(yīng)賣家，實(shí)現(xiàn)詢價(jià)公告高效精準(zhǔn)推送，便于供應(yīng)商及時(shí)獲取需求信息，進(jìn)行報(bào)價(jià)，實(shí)現(xiàn)詢價(jià)一次成功，提高采購效率。（3）建立科學(xué)合理的數(shù)據(jù)分析模型，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)有效利用。如，將同品牌、同類型、同型號的鋼絲繩價(jià)格、質(zhì)量（利用率、維修率、更換頻次等）、供應(yīng)商評價(jià)情況等數(shù)據(jù)抓取和分析形成數(shù)據(jù)庫，作為評價(jià)、選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商依據(jù)。（4）持續(xù)擴(kuò)大集中采購規(guī)模，釋放更大規(guī)模效益，在保證產(chǎn)品質(zhì)量可靠、企業(yè)安全生產(chǎn)的前提下，著力降低采購成本。

（五）供應(yīng)商管理方面。首先做到向外引進(jìn)競爭力強(qiáng)的供應(yīng)商。持續(xù)提升集中采購形成的規(guī)模和數(shù)量優(yōu)勢，進(jìn)而引入有競爭力的供應(yīng)商，不斷擴(kuò)大優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商群體，減少中間商環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)降低采購成本的目標(biāo)。其次是對內(nèi)篩選優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商。依據(jù)平臺數(shù)據(jù)庫，加強(qiáng)對供應(yīng)商的評價(jià)管理，通過考評管理，為集團(tuán)篩選一批實(shí)力強(qiáng)、信譽(yù)優(yōu)的供貨商。如，將維修率低、使用壽命長、價(jià)格公允、后期服務(wù)好等產(chǎn)品供應(yīng)商篩選出來，反之淘汰。再次是重視供應(yīng)商評價(jià)。規(guī)范地組織管理評審，篩選出優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，避免出現(xiàn)流標(biāo)現(xiàn)象，導(dǎo)致增加采購成本。最后是打破常規(guī)，充分引入市場競爭，降低采購成本。對于供應(yīng)商的選擇較為固定，建議各公司對供應(yīng)商少的采購業(yè)務(wù)，加大市場調(diào)研，制定招商文案發(fā)布到網(wǎng)站，線下舉辦供應(yīng)商招募會(huì)，符合報(bào)名條件的供應(yīng)商由相關(guān)部門審核材料，調(diào)研供應(yīng)商的經(jīng)營狀況、產(chǎn)品質(zhì)量、品牌業(yè)績等，核準(zhǔn)通過的供應(yīng)商加入集采平臺，保障競爭公平，實(shí)現(xiàn)降本增效，后期集采中心對其履約情況進(jìn)行評價(jià)，將不合格供應(yīng)商加入黑名單。

（六）建立嚴(yán)格的產(chǎn)品驗(yàn)收制度。采購部門應(yīng)建立嚴(yán)格的質(zhì)量管理制度，通過貫徹全員質(zhì)量管理和風(fēng)險(xiǎn)管控的理念，確保質(zhì)量管理制度的落實(shí)和執(zhí)行。將質(zhì)量管理和風(fēng)險(xiǎn)管控的經(jīng)營理念延伸至供應(yīng)商，使供應(yīng)商形成系統(tǒng)的質(zhì)量計(jì)劃、質(zhì)量控制和質(zhì)量改進(jìn)等多方面的全面質(zhì)量管理體系。

四、結(jié)束語

推進(jìn)國有企業(yè)采購管理模式的發(fā)展和創(chuàng)新，是提升國有企業(yè)核心競爭力的重要抓手，企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略是一切生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的向?qū)В且幌盗胁少徆芾砉ぷ鞯拈_展基礎(chǔ)，對采購管理模式進(jìn)行改革創(chuàng)新是必然的趨勢。加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部采購管理，提高企業(yè)采購效率，降低企業(yè)采購成本，控制企業(yè)采購風(fēng)險(xiǎn)，從而使企業(yè)的采購管理水平再上新臺階，不斷將創(chuàng)新的采購管理模式應(yīng)用到經(jīng)營過程當(dāng)中。同時(shí)要注重采購負(fù)責(zé)人和采購人員的綜合素養(yǎng)、道德品質(zhì)的培養(yǎng)，強(qiáng)化采購過程的風(fēng)險(xiǎn)管控，讓采購在陽光下運(yùn)行。規(guī)范全員采購行為，提升采購管理效益，提高產(chǎn)品質(zhì)量，有效防控各項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)，保證及時(shí)供應(yīng)對供應(yīng)商進(jìn)行管理和規(guī)范采購流程，這些都是對企業(yè)采購管理需要有的最基礎(chǔ)目標(biāo)，只有樹立正確的目標(biāo)，采購管理才能深層次地促進(jìn)企業(yè)提高采購效率和質(zhì)量，進(jìn)而提升企業(yè)整體收益，更好地實(shí)現(xiàn)實(shí)現(xiàn)企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)。

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