醫(yī)院人事檔案工作高質(zhì)量發(fā)展的實(shí)踐與思考

摘 要：醫(yī)院人事檔案工作是醫(yī)院管理中非常重要的一部分，其作用主要體現(xiàn)在規(guī)范管理、提高效率和風(fēng)險(xiǎn)控制三個(gè)方面。但是，在實(shí)踐中也面臨著很多問(wèn)題，如檔案管理軟件落后、檔案保密措施不完善和流程不夠規(guī)范化等。針對(duì)這些問(wèn)題，文章提出了一些實(shí)踐策略，包括高效的檔案管理流程、檔案數(shù)字化處理、人才培育和引進(jìn)等。同時(shí)，在實(shí)施過(guò)程中也需注意保密性原則、及時(shí)歸檔、規(guī)范化管理和定期檢查等。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院人事檔案；高質(zhì)量發(fā)展；實(shí)踐策略；管理流程

人事檔案是醫(yī)院管理中必不可少的一環(huán)，在醫(yī)院管理中發(fā)揮著日益重要的作用。醫(yī)院人事檔案管理的好壞直接關(guān)系到醫(yī)院的治理能力和效率。目前，醫(yī)院人事檔案工作面臨著很多問(wèn)題，如檔案管理軟件落后、檔案保密措施不完善和流程不夠規(guī)范化等。為了解決這些問(wèn)題，需要從實(shí)踐中摸索出一些有效的策略和經(jīng)驗(yàn)，以確保醫(yī)院人事檔案工作高質(zhì)量開展。

一、醫(yī)院人事檔案工作的意義

人才是醫(yī)院發(fā)展的重要資源，人事檔案工作對(duì)醫(yī)院管理和發(fā)展具有重要的意義。

1.規(guī)范管理

人事檔案記錄的是醫(yī)院?jiǎn)T工的個(gè)人信息、職業(yè)資格、工作記錄等，對(duì)保障醫(yī)院?jiǎn)T工的信息準(zhǔn)確無(wú)誤是至關(guān)重要的。通過(guò)建立健全人事檔案管理體系，醫(yī)院可以規(guī)范員工行為，科學(xué)制定相關(guān)規(guī)章制度。通過(guò)管理人事檔案，及時(shí)發(fā)現(xiàn)員工的問(wèn)題，并做出相應(yīng)處理，以確保醫(yī)院管理的公正性和有效性。此外，規(guī)范管理還可以提高醫(yī)院的形象和信譽(yù)度。通過(guò)嚴(yán)格管理，醫(yī)院可以在人才招聘、工作調(diào)配和培訓(xùn)晉升等方面突顯規(guī)范性和正規(guī)性，吸引更多優(yōu)秀的人才加入，提高醫(yī)院整體的形象和信譽(yù)度。

2.提高效率

醫(yī)院的業(yè)務(wù)繁忙，對(duì)人力和時(shí)間的利用十分重要。建立健全人事檔案管理體系，可以提高工作效率，降低管理成本。通過(guò)檔案記錄員工的任職、晉升和培訓(xùn)等信息，可以及時(shí)跟進(jìn)員工的發(fā)展情況，讓員工感受到醫(yī)院對(duì)他們的關(guān)注和支持，提高團(tuán)隊(duì)凝聚力和員工工作積極性。

3.風(fēng)險(xiǎn)控制

醫(yī)院作為一個(gè)特殊的機(jī)構(gòu)，因特殊的工作性質(zhì)而存在安全隱患。人事檔案工作可以幫助醫(yī)院對(duì)員工開展背景調(diào)查、安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估等工作，提前發(fā)現(xiàn)潛在危險(xiǎn)因素。但同時(shí)也需要注意保護(hù)員工的個(gè)人隱私，不泄露敏感信息，防止侵犯?jìng)€(gè)人隱私。

二、醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題

部分醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀不佳，存在較為嚴(yán)重的問(wèn)題，這種情況可能會(huì)讓醫(yī)院遭受巨大的經(jīng)濟(jì)損失，對(duì)醫(yī)院的形象造成損害。其中，最顯著的三個(gè)問(wèn)題是檔案管理軟件落后、檔案保密措施不完善和流程不夠規(guī)范化。

1.檔案管理軟件落后

在現(xiàn)代醫(yī)院的日常管理中，人事檔案管理是必不可少的一個(gè)環(huán)節(jié)。然而，在某些醫(yī)院由于使用的人事檔案管理軟件較為落后，其管理效率和及時(shí)性受到限制，給醫(yī)院的日常管理和人力資源運(yùn)營(yíng)帶來(lái)了極大的不便。例如，界面操作相對(duì)煩瑣，無(wú)法對(duì)員工檔案開展便捷的分類整理、文件查找等操作，也無(wú)法實(shí)現(xiàn)電子簽名和在線授權(quán)等功能。落后的軟件操作系統(tǒng)導(dǎo)致醫(yī)院人事檔案管理缺乏效率和及時(shí)性，給醫(yī)院的日常管理和人力資源運(yùn)營(yíng)帶來(lái)了極大的困難。

2.檔案信息保密措施不完善

醫(yī)院有關(guān)人事檔案信息的保密措施不完善，還存在很大的提升空間。首先，多位員工使用同一密碼登錄系統(tǒng)，給密碼泄露帶來(lái)了潛在風(fēng)險(xiǎn)。因?yàn)橐坏﹩T工的密碼被泄露，黑客或者其他不法分子就有可能利用密碼進(jìn)入系統(tǒng)，竊取敏感數(shù)據(jù)。這種情況的發(fā)生將會(huì)給醫(yī)院人事檔案的安全保密性帶來(lái)嚴(yán)重的威脅；其次，醫(yī)院現(xiàn)有的硬件設(shè)備設(shè)施和網(wǎng)絡(luò)安全保護(hù)措施缺乏實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)，導(dǎo)致醫(yī)院對(duì)惡意攻擊和數(shù)據(jù)被泄露的預(yù)防力度不夠。尤其是在如今數(shù)字化信息高度依賴的社會(huì)，信息安全問(wèn)題已經(jīng)成為許多公司、組織和機(jī)構(gòu)面臨的重要考驗(yàn)。因此，醫(yī)院必須及時(shí)采取行動(dòng)，加強(qiáng)設(shè)備設(shè)施更新和安全監(jiān)控，完善安全防護(hù)措施，才能夠更好地保護(hù)人事檔案的安全。

3.檔案管理流程不夠規(guī)范化

目前，醫(yī)院人事檔案分類方式較為松散，容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)處理漏洞和失誤。此外，部分人事檔案管理崗位的員工對(duì)管理規(guī)范的要求和操作流程理解不足，缺乏相關(guān)的專業(yè)技能和知識(shí)。例如，有些醫(yī)院的員工會(huì)把過(guò)期和未過(guò)期的人事檔案存放在同一個(gè)區(qū)域，這種做法容易導(dǎo)致分類混亂。還有一些員工在管理過(guò)程中可能會(huì)遺漏某些重要的信息，或者填寫不規(guī)范的個(gè)人檔案，導(dǎo)致后續(xù)的流程出現(xiàn)錯(cuò)誤。這些問(wèn)題的存在，不僅給醫(yī)院帶來(lái)了管理混亂和效率低下的問(wèn)題，也會(huì)對(duì)醫(yī)院的聲譽(yù)造成一定的影響。

三、醫(yī)院人事檔案工作高質(zhì)量發(fā)展的實(shí)踐策略

作為醫(yī)院人事管理的基礎(chǔ)性工作之一，檔案工作是各種醫(yī)院管理工作中不可或缺的一環(huán)。為了保證醫(yī)院檔案工作的高質(zhì)量發(fā)展，寧夏醫(yī)科大學(xué)總醫(yī)院結(jié)合自身情況，制定了以下四項(xiàng)實(shí)踐策略。

1.高效的檔案管理流程

為了更好地管理檔案，醫(yī)院明確了檔案管理流程，并嚴(yán)格規(guī)定了檔案管理的責(zé)任和權(quán)限。對(duì)紙質(zhì)檔案和電子檔案的不同處理標(biāo)準(zhǔn)，醫(yī)院分別制定了不同的檔案處理程序，以保證檔案管理流程順利實(shí)施。工作人員要遵循制定的檔案管理流程要求，認(rèn)真落實(shí)檔案的分類、歸檔、查詢和維護(hù)等工作，保證檔案處理能夠無(wú)縫銜接。針對(duì)不同檔案的查詢和保管期限，醫(yī)院制定了不同的查詢和處置規(guī)定，包括檔案查詢、借閱、存放和銷毀等具體細(xì)則。醫(yī)院通過(guò)嚴(yán)格的檔案管理規(guī)范、完備的檔案管理流程，有效提高了檔案管理的精度和效率。例如，在管理電子資料時(shí)，采用了電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了所有電子資料的便攜和共享，以確保電子檔案的機(jī)密性和安全性。

2.檔案數(shù)字化處理

隨著信息化時(shí)代的來(lái)臨，數(shù)字化處理已成為許多行業(yè)的發(fā)展趨勢(shì)，醫(yī)療行業(yè)也不例外。為適應(yīng)這一趨勢(shì)，醫(yī)院開始推進(jìn)檔案數(shù)字化處理工作。數(shù)字化處理是指將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)，目的在于提高檔案的使用效率，在降低管理成本的同時(shí)，實(shí)現(xiàn)信息的共享與協(xié)同，提高醫(yī)院的整體運(yùn)行效率。對(duì)醫(yī)院人事檔案的數(shù)字化處理主要包括以下幾個(gè)方面：第一，掃描處理。紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理可采用文檔掃描儀等設(shè)備。通過(guò)OCR技術(shù)，將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為電子文本，并儲(chǔ)存在電腦系統(tǒng)中，保證了檔案的安全性和穩(wěn)定性；第二，建立人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。將數(shù)字化處理后的人事檔案建立數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)信息的快速檢索、分類和標(biāo)簽等操作，方便醫(yī)院對(duì)檔案的管理；第三，系統(tǒng)集成。將人事檔案系統(tǒng)與其他相關(guān)系統(tǒng)集成，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享和互通。例如，將人事檔案系統(tǒng)集成到醫(yī)院信息管理系統(tǒng)中，可實(shí)現(xiàn)更好的信息協(xié)同；第四，數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)。為避免檔案數(shù)據(jù)的丟失或損壞，應(yīng)定期備份數(shù)據(jù)，并保存至不同的存儲(chǔ)介質(zhì)中。在檔案數(shù)據(jù)丟失或損壞時(shí)，可通過(guò)備份數(shù)據(jù)來(lái)恢復(fù)，保證檔案數(shù)據(jù)的完整性。

3.人才培育和引進(jìn)

為了保證醫(yī)院檔案管理工作的質(zhì)量，需要注重檔案管理人才的培育和引進(jìn)。檔案管理工作需要專業(yè)的技能和經(jīng)驗(yàn)，因此，應(yīng)積極聘請(qǐng)具有相關(guān)專業(yè)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)的人才，通過(guò)內(nèi)部培訓(xùn)和外部招聘，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。醫(yī)院可以建立檔案管理專家顧問(wèn)團(tuán)隊(duì)，不定期組織專題培訓(xùn)，以提高工作人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，幫助工作人員在日常檔案管理工作中更好地運(yùn)用自己的知識(shí)和技能來(lái)開展工作。除了內(nèi)部人員培訓(xùn)，外部人才的引進(jìn)也是一個(gè)重要措施，可以通過(guò)多種渠道尋求具有相關(guān)經(jīng)驗(yàn)和專業(yè)技能的復(fù)合型檔案管理人才。醫(yī)院應(yīng)注重引進(jìn)能力強(qiáng)、責(zé)任心強(qiáng)的人才，在錄用過(guò)程中注重考察其個(gè)人素質(zhì)和工作經(jīng)驗(yàn)，確保引進(jìn)的人才與醫(yī)院的檔案管理工作要求相符。

4.質(zhì)量管理和評(píng)估

為了確保檔案工作質(zhì)量穩(wěn)步提升，醫(yī)院開展了一系列質(zhì)量管理和評(píng)估工作，同時(shí)，也加強(qiáng)了對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)和考核，確保檔案管理人員具有高水平的知識(shí)和技能，能夠?yàn)獒t(yī)院的檔案管理工作作出貢獻(xiàn)。此外，醫(yī)院要定期評(píng)估檔案管理工作，優(yōu)化檔案管理模式和工作流程，并形成相應(yīng)的改進(jìn)措施，從而不斷提高檔案管理水平。例如，對(duì)檔案管理人員每日的工作進(jìn)展情況實(shí)時(shí)監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并采取措施，確保每一項(xiàng)工作得到有效推進(jìn)。這些細(xì)致而有力的管理工作，在保障醫(yī)院順利運(yùn)營(yíng)和提高患者滿意度方面具有重要意義。

四、高質(zhì)量發(fā)展背景下醫(yī)院開展人事檔案工作的注意事項(xiàng)

1.保密性原則

人事檔案中包含了員工的個(gè)人信息，這些信息涉及員工的隱私，因此，保密性原則是開展人事檔案管理工作的基本原則之一。醫(yī)院人事部門在管理、傳遞和使用檔案時(shí)，必須嚴(yán)格遵守保密性原則，以確保所有員工個(gè)人信息的安全。

第一，嚴(yán)格限制查閱檔案的人員。應(yīng)該設(shè)置不同級(jí)別的查閱和編輯權(quán)限，以確保只有授權(quán)人員才能夠接觸到檔案中的信息，從而避免檔案信息外泄；第二，為了防止檔案抄錄和復(fù)印，應(yīng)該對(duì)重要檔案采取一定的防抄錄、防復(fù)印措施，以確保敏感信息不會(huì)被泄露；第三，在查閱檔案時(shí)，應(yīng)該建立檔案查閱記錄，查閱人員必須登記并簽字，以追蹤每個(gè)人的查閱記錄，保證檔案的安全；第四，當(dāng)需要轉(zhuǎn)移檔案時(shí)，應(yīng)該仔細(xì)確認(rèn)并及時(shí)更新檔案信息，以確保檔案的真實(shí)性和完整性。第五，當(dāng)員工離職時(shí)，其檔案應(yīng)該被及時(shí)封存，以防止個(gè)人信息被不法利用，保證員工的隱私和利益受到保護(hù)。

2.及時(shí)歸檔

醫(yī)院人事檔案歸檔是一個(gè)煩瑣而又重要的工作，只有及時(shí)、有效地歸檔，才能確保檔案質(zhì)量，提高工作效率。首先，在歸檔過(guò)程中應(yīng)建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)和電子存檔系統(tǒng)，以保證檔案的快速檢索和合理存儲(chǔ)；其次，為避免檔案混亂和丟失，必須執(zhí)行規(guī)范的檔案命名、編號(hào)和歸檔規(guī)則，使檔案管理人員可以更加有效地管理檔案信息。

3.規(guī)范化管理

醫(yī)院人事檔案管理工作的核心要求是規(guī)范化管理，而在人事檔案的保密和質(zhì)量方面，規(guī)范化管理是最基本的保障。

首先，要建立完整的人事檔案管理制度，明確檔案管理流程、責(zé)任和系統(tǒng)等內(nèi)容，以保證醫(yī)院人事檔案管理順利開展。此外，還應(yīng)明確相關(guān)人員的職責(zé)、權(quán)限和義務(wù)，在管理過(guò)程中規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)和管理漏洞。只有如此，才能建立一個(gè)完善的檔案管理系統(tǒng)，提高檔案管理的效率和質(zhì)量；其次，醫(yī)院的人事檔案管理制度應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)的要求，以確保文檔的合法性和科學(xué)性?；诖耍瑱n案管理制度應(yīng)在國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上制定。檔案管理體系能夠更好地為醫(yī)院管理工作提供有效的支持和保障，避免管理上的問(wèn)題和糾紛；最后，在規(guī)范檔案命名、存儲(chǔ)和保管方面，醫(yī)院人事檔案管理人員應(yīng)該加強(qiáng)培訓(xùn)。這些培訓(xùn)應(yīng)圍繞檔案的基本原則展開。通過(guò)相關(guān)措施，可以有效降低檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)，確保醫(yī)院人事檔案的安全可靠，維護(hù)醫(yī)院名譽(yù)和形象。

4.定期審查

人事檔案是醫(yī)院管理的重要組成部分，對(duì)保障醫(yī)院管理工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)具有重要意義。因此，人事檔案工作的高質(zhì)量發(fā)展至關(guān)重要。同時(shí)，為了確保醫(yī)院人事檔案工作順利開展，需要定期審核檔案信息。定期審查的主要作用在于及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正人事檔案管理中存在的問(wèn)題和不足，提高管理效率和優(yōu)化工作流程。此外，定期審查還有助于醫(yī)院人事檔案管理的合法性和規(guī)范性。首先，需要明確制定相關(guān)的審核標(biāo)準(zhǔn)和程序，確保審核工作的全面性和規(guī)范性，可以通過(guò)制定規(guī)章制度、標(biāo)準(zhǔn)操作流程等方案實(shí)施；其次，應(yīng)當(dāng)建立健全醫(yī)院人事檔案工作的內(nèi)部控制制度，明確各崗位職責(zé)和權(quán)限。例如，可以成立內(nèi)部審計(jì)小組，定期檢查和督導(dǎo)醫(yī)院文件、人事檔案和人才儲(chǔ)備等工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，確保醫(yī)院人事檔案管理的正常運(yùn)行；再次，由于醫(yī)院人事檔案管理工作涉及人員較多、內(nèi)容復(fù)雜，任何一項(xiàng)工作環(huán)節(jié)出現(xiàn)錯(cuò)誤或者失誤都可能導(dǎo)致整個(gè)工作出現(xiàn)不可挽回的錯(cuò)誤。因此，在審核時(shí)應(yīng)當(dāng)采取客觀、公正、有效的檢查方式，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，查找原因，并加強(qiáng)整改；最后，需要根據(jù)審核結(jié)果及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，及時(shí)反饋工作成果，完善工作流程，促進(jìn)醫(yī)院人事檔案管理水平不斷提高。在這個(gè)過(guò)程中，可以結(jié)合具體的例子，分析問(wèn)題所在，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，作為今后工作的參考依據(jù)。

五、結(jié)束語(yǔ)

寧夏醫(yī)科大學(xué)總醫(yī)院在人事檔案管理方面取得了一些成就，但在數(shù)字化、安全性等方面還有一些提升空間。隨著醫(yī)療服務(wù)領(lǐng)域的變化和業(yè)務(wù)的轉(zhuǎn)型，醫(yī)院管理的未來(lái)將更加數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化，醫(yī)院將繼續(xù)不斷完善人事檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展。

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（作者單位：寧夏醫(yī)科大學(xué)總醫(yī)院）

作者簡(jiǎn)介：楊曉燕（1982—），女，漢族，寧夏銀川人，碩士研究生，中級(jí)館員，研究方向：醫(yī)院檔案管理、人力資源。