大型水利樞紐工程建設項目檔案分類方案探討

彭 濤,趙瑞雪

(四川省水利人才資源開發(fā)與檔案中心,成都 610041)

0 前言

水利工程建設項目檔案是工程建設過程中形成的具有保存價值的各種形式和載體的歷史記錄,是對工程建設的客觀、真實、全面的反映,是工程建設的重要成果,對于記錄歷史、服務現(xiàn)實和指導未來具有十分重要的作用[1]?！氨９芎?、利用好、記錄好、留存好”工程項目檔案,是水利建設領域完整準確全面貫徹新發(fā)展理念的必然要求,也是推動新階段水利高質量發(fā)展的重要舉措。大型水利工程項目建設周期長,涉及的單位多,形成的項目文件來源廣泛、內容豐富、載體多樣、數(shù)量眾多。如何科學、高效地對項目文件進行分類,是做好水利工程建設項目檔案管理的前提和基礎。

水利部于2021年、2023年,先后修訂了《水利工程建設項目檔案管理規(guī)定》《水利工程建設項目檔案驗收辦法》等兩個水利工程檔案管理的綱領性文件,對水利工程建設項目檔案管理提出了新標準、新要求。特別是近期修訂的《水利工程建設項目檔案驗收辦法》明確規(guī)定,在項目檔案系統(tǒng)性方面,要科學分類、準確歸類,歸檔文件要脈絡清晰。

1 分類思路與分類方式

按照《水利工程建設項目檔案管理規(guī)定》《建設項目檔案管理規(guī)范》(DA/T 28)等文件規(guī)定,結合《國家檔案局關于全面推行機關檔案分類方案、文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表三合一制度的通知》要求,檔案分類方案應具有概括性、包容性、穩(wěn)定性和可擴充性,同時,要保持項目文件的有機聯(lián)系。結合大型水利樞紐工程建設實際,項目文件推薦按來源進行分類,將水利樞紐工程項目檔案劃分為前期工作類、征地補償與移民安置類、建設實施類、生產(chǎn)準備與試運行類、竣工驗收類等五個類別。具體分類方式如下:

(1)前期工作,以字母簡稱“QQ”為其代碼。該部分主要包括項目策劃、籌備文件;項目建議書及審批相關文件;水環(huán)保等專項評估及批復文件;可研圖紙及審查批復;初設圖紙及審查批復等內容。按照項目文件形成規(guī)律,該部分內容推薦細分為:QQ1—項目前期中的立項審批文件;QQ2—項目前期中的可研文件;QQ3—項目前期中的初步設計文件;QQ4—技施設計文件,包括施工圖、施工技術要求、設計月報、地質預報等4個類別。

(2)征地補償與移民安置,以字母簡稱“YM”為其代碼。此類文件僅針對建設方參與征地與移民安置階段所產(chǎn)生的文件,移民安置實施過程中產(chǎn)生的項目文件宜按《水利水電工程移民檔案管理辦法》執(zhí)行。該部分內容推薦細分為:YM1-移民安置文件。

(3)建設實施,以字母簡稱“JS”為其代碼。該部文件是工程建設過程中最重要、最豐富的,包含業(yè)主、施工、監(jiān)理等各參建單位形成的文件,主要包括工程建設管理文件、招投標及合同文件、施工文件、設備制造及采購文件、信息系統(tǒng)開發(fā)文件、監(jiān)理(監(jiān)造)文件、科研項目文件等[2]。按照項目文件形成規(guī)律,該部分內容推薦細分為:JS1—建設實施中的建設單位形成的建設管理文件;JS2—招投標及合同文件;JS3—施工文件,包括組織機構、印章啟用、設備及人員進場、項目劃分、施工組織設計、施工方案、施工措施、安全質量管理、環(huán)保水保管理、進度管理等文件,原材料、半成品及成品試驗檢驗文件,單元工程、分部工程、單位工程及合同工程驗收評定文件,竣工圖;JS4—設備儀器文件;JS5—信息系統(tǒng)開發(fā)文件;JS6—監(jiān)理(監(jiān)造)文件;JS7—科研項目文件等7個類別。

(4)生產(chǎn)準備與試運行,以字母簡稱“SY”為其代碼。該部分內容是工程完工到竣工之間的關鍵環(huán)節(jié),包含試生產(chǎn)、試運行等相關文件。推薦細分為:SY1—生產(chǎn)準備文件;SY2—試運行文件等2個類別。

(5)竣工驗收,以字母簡稱“YS”為其代碼。該部分內容是工程建設過程的最后一個環(huán)節(jié),按驗收規(guī)范、驗收流程,推薦細分為:JY1—項目安全鑒定報告、質量檢測評審鑒定文件、質量監(jiān)督報告;JY2—階段驗收文件,包括驗收組織機構、驗收大綱、驗收申請、驗收報告及批復,驗收會議文件、簽字表,工作報告,驗收意見,備忘錄、驗收證書等;JY3—單項驗收文件,包括驗收組織機構、驗收大綱、驗收申請、驗收報告及批復,驗收會議文件、簽字表,工作報告,驗收意見,備忘錄、驗收證書等;JY4—專項驗收文件,包括驗收組織機構、驗收大綱、驗收申請、驗收報告及批復,驗收會議文件、簽字表,工作報告,驗收意見,備忘錄、驗收證書等;JY5—竣工驗收文件,包括驗收組織機構、驗收大綱、驗收申請、驗收報告及批復,驗收會議文件、簽字表,工作報告,驗收意見,備忘錄、驗收證書等;JY6—工程決算、審計報告,工程竣工驗收后相關交接、備案文件等6個類別。

2 編號及檔號構成

檔號推薦采用三段式,由全宗號、類別號、案卷流水號三段代碼構成,代碼之間用“—”分割。

全宗號用4位數(shù)字或者字母與數(shù)字的組合標識,按照《檔號編制規(guī)則》編制[3],本文以QZ01表示。

類別號根據(jù)《檔號編制規(guī)則》(DA/T 13),結合水利樞紐工程特性,推薦由一級類別號、二級類別號、項目號、三級類別號、標段號等部分組成。一級類別號以科技檔案門類代碼“KJ”表示;二級類別號以基礎建設檔案字母縮寫“JJ”表示;項目號以阿拉伯數(shù)字01表示該單位第一個項目;三級類別表示水利樞紐工程前期工作、征地補償與移民安置、建設實施、生產(chǎn)準備與試運行、竣工驗收等五個類別,分別以前文所屬字母簡稱表示。標段號用于區(qū)分各參建單位不同標段中標單位,以阿拉伯數(shù)字二位表示,以01、02、03、…、n標識。

案卷號為案卷流水順序編碼,以阿拉伯數(shù)字三位表示,以001、002、003、…、n標識。

按卷整理的檔號結構見下圖1。

圖1 按卷整理的檔號結構

(1)前期工作(QQ),主要包括立項、可研、初步設計、技施設計文件。檔號構成如下:

QZ01-KJ·JJ01·QQ1-001～n,項目前期中的立項審批文件;

QZ01-KJ·JJ01·QQ2-001～n,項目前期中的可研文件;

QZ01-KJ·JJ01·QQ3-001～n,項目前期中的初步設計文件;

QZ01-KJ·JJ01·QQ4-001～n,技施設計文件,包括施工圖、施工技術要求、設計月報、地質預報等。

(2)征地補償與移民安置(YM),主要包括建設用地文件,檔號構成如下:

QZ01-KJ·JJ01·YM1-001～n,包括征地補償與移民安置中的建設用地文件。

(3)建設實施(JS),主要包括工程建設管理文件、招投標及合同協(xié)議文件、施工文件、設備制造采購文件、信息系統(tǒng)開發(fā)文件、監(jiān)理(監(jiān)造)文件、科研項目文件等。大中型水利樞紐建設過程中,往往存在多個參建單位同時并行施工的情況,特別是施工單位,少則三五家,多則幾十家。為系統(tǒng)區(qū)分參建單位文件,在建設實施部分,推薦按合同增加標段號,以示區(qū)分。檔號構成如下:

QZ01-KJ·JJ01·JS1-001～n,建設實施中的建設單位形成的建設管理文件;

QZ01-KJ·JJ01·JS2-001～n,招投標及合同協(xié)議文件;

QZ01-KJ·JJ01·JS3·01-001～n,施工管理文件,以標段進行劃分,包括組織機構、印章啟用、設備及人員進場、項目劃分、施工組織設計、施工方案、施工措施、安全質量管理、環(huán)保水保管理、進度管理,原材料、半成品及成品試驗檢驗文件,單元工程、分部工程、單位工程及合同工程驗收評定文件、竣工圖等文件;

QZ01-KJ·JJ01·JS4·01-001～n,設備制造采購文件;

QZ01-KJ·JJ01·JS5-001～n,信息系統(tǒng)開發(fā)法文件;

QZ01-KJ·JJ01·JS6·01-001～n,監(jiān)理(監(jiān)造)文件,以標段進行劃分;

QZ01-KJ·JJ01·JS7-001～n,科研項目文件。

(4)生產(chǎn)準備與試運行(SY),檔號構成如下:

QZ01-KJ·JJ01·SY1-001～n,生產(chǎn)準備文件;

QZ01-KJ·JJ01·SY2-001～n,試運行文件。

(5)竣工驗收(JY),檔號構成如下:

QZ01-KJ·JJ01·JY1-001～n,項目安全鑒定報告、質量檢測評審鑒定文件、質量監(jiān)督報告;

QZ01-KJ·JJ01·JY2-001～n,階段驗收文件,包括驗收組織機構、驗收大綱、驗收申請、驗收報告及批復,驗收會議文件、簽字表,工作報告,驗收意見,備忘錄、驗收證書等;

QZ01-KJ·JJ01·JY3-001～n,單項驗收文件,包括驗收組織機構、驗收大綱、驗收申請、驗收報告及批復,驗收會議文件、簽字表,工作報告,驗收意見,備忘錄、驗收證書等;

QZ01-KJ·JJ01·JY4-001～n,專項驗收文件,包括驗收組織機構、驗收大綱、驗收申請、驗收報告及批復,驗收會議文件、簽字表,工作報告,驗收意見,備忘錄、驗收證書等;

QZ01-KJ·JJ01·JY5-001～n,竣工驗收文件,包括驗收組織機構、驗收大綱、驗收申請、驗收報告及批復,驗收會議文件、簽字表,工作報告,驗收意見,備忘錄、驗收證書等;

QZ01-KJ·JJ01·JY6-001～n,包括工程決算、審計報告,工程竣工驗收后相關交接、備案文件等。

3 結語

科學、高效的檔案分類方案,是做好項目檔案管理的必要保障。本文按照大型水利樞紐工程項目建設流程,充分考慮文件形成的有機聯(lián)系,提出以項目文件形成來源為主要劃分依據(jù)的檔案分類和檔號編制方案,在滿足檔案分類科學性的要求下,能極大的降低檔案管理難度,同時也能適應新時期水利工程建設項目檔案發(fā)展的需求。