新時代高校后勤檔案管理工作探析

李丹丹

(揚州工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院，江蘇 揚州 225127)

0 引言

高校后勤部門承擔(dān)著學(xué)校全體師生的飲食安全保障、物業(yè)服務(wù)保障、校園環(huán)境清潔保障、醫(yī)療衛(wèi)生保障、水電保障等基礎(chǔ)職能，它對學(xué)校教育事業(yè)的發(fā)展起到至關(guān)重要的保障和促進(jìn)作用[1－2]。后勤檔案是高校后勤部門的重要組成部分之一，直接來源于后勤管理、服務(wù)、經(jīng)營等活動，涉及內(nèi)容廣泛，記載信息豐富，不僅是后勤工作的重要信息資源，也是檔案建設(shè)發(fā)展的基礎(chǔ)。在新時代，隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展和社會環(huán)境的變化，高校后勤檔案管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇，同時也存在發(fā)展不均衡的問題。比如，有的學(xué)校是“校機(jī)關(guān)多實體”，有的學(xué)校是“甲乙方”，有的學(xué)校是“大后勤”等，這就增加了后勤檔案管理的難度和廣度，因此，結(jié)合高校后勤實際，有針對性地加強(qiáng)高校后勤檔案管理研究顯得尤為必要，高校應(yīng)持續(xù)改進(jìn)檔案管理工作，加強(qiáng)技術(shù)支持和人員培訓(xùn)，以不斷提升其效能，建設(shè)高效、安全、合規(guī)的后勤檔案管理體系，為高校的發(fā)展提供有力的支持和保障。

1 高校后勤檔案的含義及意義

1.1 高校后勤檔案的含義

高校后勤檔案是指在高等學(xué)校后勤管理過程中所產(chǎn)生和積累的各類檔案資料和信息。它包括了高校后勤管理的各個方面，高校后勤檔案的主要目的是記錄和維護(hù)高校后勤管理的全過程，確保后勤工作的有序進(jìn)行。它可以包括以下內(nèi)容:行政管理檔案、采購檔案、資產(chǎn)管理檔案、設(shè)備維修保養(yǎng)檔案、安全管理檔案、食堂管理檔案、住宿管理檔案等。這些檔案資料記錄了高校后勤管理的各項活動和運行情況，包括文件、合同、報告、會議紀(jì)要、統(tǒng)計數(shù)據(jù)、調(diào)研報告、考勤記錄、設(shè)備清單、維修記錄等各類文書和記錄。

高校后勤檔案具有重要的管理和信息價值。它們?yōu)楦咝：笄诠芾硖峁┝艘罁?jù)和參考，可以用于監(jiān)督和評估后勤管理工作的執(zhí)行情況，保證管理的規(guī)范性和合法性。同時，高校后勤檔案中蘊含著大量的信息和數(shù)據(jù)，可以為高校后勤管理的決策制定、資源配置、預(yù)測分析等提供支持和參考，幫助提高管理的效率和質(zhì)量。

1.2 高校后勤檔案的重要意義

1.2.1 契合高校治理能力現(xiàn)代化需要

高校治理能力現(xiàn)代化是高校全面的治理現(xiàn)代化，必然包含著后勤治理能力現(xiàn)代化。高校后勤治理現(xiàn)代化體現(xiàn)在后勤部門的管理、保障、服務(wù)過程中，后勤檔案扮演著重要的角色，是實現(xiàn)現(xiàn)代化后勤科學(xué)管理的重要前提。后勤檔案工作不能僅僅停留在檔案的收集和整理，而要順應(yīng)時代發(fā)展而進(jìn)步，積極地開發(fā)和利用好后勤檔案資源，不斷總結(jié)歷史的經(jīng)驗和教訓(xùn)，能夠為管理者提供正確決策、科學(xué)管理的依據(jù)，逐步提升高校后勤工作的質(zhì)量和效能，進(jìn)而推動后勤管理水平的不斷提升，促進(jìn)高校治理能力整體提升。因此，加強(qiáng)高校后勤檔案工作有助于提升高校治理能力現(xiàn)代化。

1.2.2 開展后勤文化建設(shè)需要

高校應(yīng)重視后勤工作的重要性，注重后勤文化的傳承和創(chuàng)新。后勤文化體現(xiàn)了學(xué)校形象和治學(xué)理念，同時也是師生服務(wù)的重要組成部分。近年來，高校對后勤文化建設(shè)越來越重視，因為良好的后勤文化可以保證后勤工作的健康發(fā)展和可持續(xù)性。在高校后勤建設(shè)發(fā)展過程中，我們可以看到許多師生員工的積極上進(jìn)和為學(xué)校建設(shè)貢獻(xiàn)力量的事跡檔案材料，這些檔案材料，既是高校后勤文化的真實寫照，也是開展后勤文化建設(shè)的重要參考，更是高校后勤團(tuán)隊理念、服務(wù)理念和價值理念的生動體現(xiàn)，能夠更好地為高等教育發(fā)展提供有力支持。

1.2.3 符合校史校情學(xué)習(xí)需要

后勤檔案往往記錄著學(xué)校后勤部門的管理、服務(wù)和保障工作經(jīng)驗和總結(jié)，承載了高校艱苦建校的成就和發(fā)展歷程，這些檔案不僅是學(xué)校篳路藍(lán)縷辦教育的真實寫照，也是學(xué)校自身發(fā)展的縮影。通過有效收集和整理后勤檔案，并充分利用這些檔案資料，可以展開校史校情教育，讓學(xué)校的師生深入了解學(xué)校的歷史發(fā)展和奮斗精神。這種教育方式能夠提高師生的思想覺悟，激發(fā)他們對學(xué)校的歸屬感和自豪感，進(jìn)一步弘揚勤儉節(jié)約、艱苦奮斗的傳統(tǒng)精神。同時，通過后勤檔案的利用，可以讓后勤職工更加深入地認(rèn)識到自己在學(xué)校發(fā)展中的重要作用，并激發(fā)他們對黨、國家、學(xué)校和后勤工作的熱愛與責(zé)任感。這種認(rèn)知有助于建立積極向上的工作態(tài)度和價值觀，為高質(zhì)量的后勤服務(wù)保障工作提供堅實的思想基礎(chǔ)。因此，后勤檔案的收集、整理和利用對學(xué)校的校史校情學(xué)習(xí)至關(guān)重要。它不僅能夠激發(fā)師生的愛校情感和認(rèn)同感，也能夠激勵后勤職工的工作熱情和奉獻(xiàn)精神，為學(xué)校的發(fā)展和后勤服務(wù)工作的提升做出積極貢獻(xiàn)。

1.2.4 符合后勤自身發(fā)展需要

后勤檔案對后勤自身發(fā)展具有重要意義。一方面，后勤檔案是后勤工作順利進(jìn)行的重要依據(jù)。高校后勤工作涉及范圍廣泛，涵蓋人員管理、設(shè)備設(shè)施使用和維修等方面，而這些工作通常需要相互協(xié)調(diào)和銜接。后勤檔案記錄了這些工作的過程、決策和結(jié)果，為后續(xù)工作提供參考和依據(jù)，確保后勤工作的連貫性、完整性和高效性。另一方面，后勤檔案對后勤管理效益的實現(xiàn)也至關(guān)重要。后勤檔案中儲存著大量關(guān)于管理和服務(wù)方面的信息，如人員配置、資源利用、經(jīng)費開支等。通過充分挖掘和利用這些檔案信息，能夠為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的決策提供全面翔實的數(shù)據(jù)和科學(xué)可靠的依據(jù)，從而支持他們做出明智的決策。準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)和信息分析有助于改善后勤工作、優(yōu)化資源配置，進(jìn)而提高管理效益和經(jīng)濟(jì)效益。因此，高校后勤部門應(yīng)當(dāng)重視后勤檔案的建設(shè)與利用。建立完善的檔案管理制度，加強(qiáng)信息的收集、整理和存儲，利用現(xiàn)代技術(shù)手段進(jìn)行檔案的檢索和利用，能夠?qū)崿F(xiàn)后勤檔案的高效管理和充分利用。這將有助于提高后勤工作的效率、質(zhì)量和經(jīng)濟(jì)效益，推動后勤部門實現(xiàn)持續(xù)發(fā)展和不斷提升。

2 高校后勤檔案管理中存在的主要問題

2.1 后勤檔案管理重視不夠，檔案收集不全面、不及時

在高校中，人才培養(yǎng)和教科研工作通常是重點關(guān)注的領(lǐng)域，因此學(xué)校往往更注重人事檔案和教科研檔案的建設(shè)，而對后勤檔案管理卻常常忽視。長期以來，對后勤的工作評價主要集中在顯性方面，比如校園環(huán)境衛(wèi)生、飲食服務(wù)保障、員工服務(wù)態(tài)度、住宿條件等方面，而對后勤檔案管理的隱性內(nèi)容關(guān)注較少。此外，后勤工作本身就具有事務(wù)繁雜的特點，往往在注重實事辦理的過程中容易忽略了檔案管理的重要性。然而，由于對檔案管理重視不夠，后續(xù)工作中可能出現(xiàn)檔案缺失和查找困難的情況，這將影響后勤工作的正常開展，并大大降低工作效率。近年來，隨著高校后勤機(jī)構(gòu)改革、人員調(diào)整和編制不足等問題的出現(xiàn)，缺少專人負(fù)責(zé)后勤檔案工作，通常只是安排人員兼職管理檔案，僅僅整理學(xué)校要求上交的檔案材料，從而導(dǎo)致后勤檔案管理工作流于形式，影響了后勤檔案工作的高質(zhì)量開展，而且，檔案材料收集也不及時[3]。

2.2 后勤檔案管理制度不健全

通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，部分高校在后勤檔案管理方面存在制度不健全的情況。這些高校缺乏對檔案管理的完整性和連續(xù)性進(jìn)行規(guī)范的制度約束，缺乏相關(guān)的檢查標(biāo)準(zhǔn)和考核制度，甚至有些高校根本沒有建立起后勤檔案管理的制度和機(jī)制。高校后勤部門主要負(fù)責(zé)學(xué)校日常運行的保障工作，通常認(rèn)為只要能夠順利完成服務(wù)保障工作就沒有問題。因此，高校后勤管理往往強(qiáng)調(diào)實際操作和實踐，但在制度建設(shè)方面相對欠缺。盡管有工作人員負(fù)責(zé)保管相關(guān)文件和資料，但往往是各個部門和科室分散保存各自的檔案資料，缺乏集中管理，導(dǎo)致后勤檔案管理難以形成規(guī)模，處于零散和無序的狀態(tài)。這種情況使得檔案查找困難甚至出現(xiàn)檔案缺失的問題。

2.3 后勤檔案管理的信息化水平不足

在當(dāng)今信息化時代，計算機(jī)設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)，信息化和數(shù)字化技術(shù)在檔案管理方面發(fā)揮著重要作用。然而，高校后勤檔案管理工作在信息化建設(shè)方面存在問題，主要表現(xiàn)為后勤部門和工作人員未充分重視信息化手段的運用，缺乏檔案管理的信息化配套設(shè)備。仍依賴傳統(tǒng)的手工操作方式，如用檔案盒進(jìn)行分裝和粘貼標(biāo)簽。這種傳統(tǒng)的管理方式可能導(dǎo)致后勤檔案的歸檔延遲、標(biāo)簽混亂、借閱遺失、資料不完整等問題，效率低下，容易引發(fā)工作失誤，不利于高質(zhì)量完成后勤檔案工作。通過數(shù)字化檔案存儲和管理，可以實現(xiàn)檔案資料的快速檢索和共享，減少人工操作的錯誤和漏洞，提升后勤檔案管理的可靠性。此外，還應(yīng)加強(qiáng)相關(guān)人員的信息化技能培訓(xùn)，加強(qiáng)他們對信息化工具的熟練應(yīng)用，促進(jìn)后勤檔案管理向數(shù)字化、智能化方向發(fā)展，以適應(yīng)現(xiàn)代高校后勤管理的需求。

2.4 后勤檔案管理人員專業(yè)化水平不足

盡管高校通常設(shè)有專門的檔案室來管理檔案，但實際工作中存在專業(yè)工作人員缺乏的問題。后勤管理部門的檔案工作人員大多是兼職從事檔案管理工作，缺乏系統(tǒng)的檔案管理培訓(xùn)，導(dǎo)致對檔案業(yè)務(wù)流程的熟悉程度不足。他們只能進(jìn)行簡單的檔案收集和匯總工作，無法高質(zhì)量地完成檔案的歸檔工作，從而影響了后勤檔案的查找和使用。從本質(zhì)上來說，專業(yè)人才在高校后勤檔案管理工作中極為重要，后勤檔案管理工作人員專業(yè)性不足，無法優(yōu)質(zhì)完成檔案歸檔和管理工作，就會大大降低后勤檔案的使用效率和作用發(fā)揮，導(dǎo)致學(xué)校在后勤管理中所投入的各項資源的嚴(yán)重浪費，最終損失的是工作效能，影響的是經(jīng)濟(jì)效益。

3 高校后勤檔案管理的創(chuàng)新策略

3.1 高度重視后勤檔案管理工作，提高“領(lǐng)導(dǎo)力”

高校領(lǐng)導(dǎo)干部應(yīng)深刻認(rèn)識到后勤檔案管理工作的重要性。為了適應(yīng)中國特色社會主義大學(xué)在新時期的辦學(xué)目標(biāo)，我們應(yīng)不斷跟進(jìn)時代潮流，積極開拓創(chuàng)新，并以創(chuàng)新思維推動后勤檔案管理工作的發(fā)展。這樣做有助于提高后勤檔案管理的效能，以更好地支持和滿足大學(xué)的需求。

首先，高校必須充分認(rèn)識到有效開展后勤檔案管理工作的重要性。后勤檔案不僅是高校后勤工作的核心組成部分，也是支撐后勤工作的基石。因此，科學(xué)管理和充分利用后勤檔案直接反映了高校整體治理水平的高低。高校后勤領(lǐng)導(dǎo)干部應(yīng)該起到帶頭作用，讓所有后勤員工學(xué)習(xí)并嚴(yán)格遵守相關(guān)法律法規(guī)，如《檔案法》《高等學(xué)校檔案管理辦法》和一些相關(guān)的校內(nèi)檔案規(guī)制。其次，高校應(yīng)加強(qiáng)后勤檔案工作的宣傳，增強(qiáng)檔案管理意識。我們需要樹立后勤檔案作為高校重要資產(chǎn)、獨特知識和信息的意識，加強(qiáng)學(xué)校各級領(lǐng)導(dǎo)和全體教師對后勤檔案管理地位和功能的認(rèn)知，提升后勤各部門對檔案工作的重視程度，明確工作職責(zé)并確保責(zé)任落實。同時，要積極探索檔案管理觀念、機(jī)制和功能的創(chuàng)新，以更好地服務(wù)于高校后勤。高校還應(yīng)堅持按照規(guī)章準(zhǔn)則進(jìn)行工作，注重改進(jìn)服務(wù)態(tài)度和提升服務(wù)質(zhì)量。在后勤服務(wù)工作中，我們應(yīng)保持熱忱、主動的態(tài)度，加強(qiáng)校園檔案室的服務(wù)功能。同時，要充分利用電子檔案管理系統(tǒng)，完善檔案檢索系統(tǒng)，運用多媒體手段輔助檔案管理，并通過流媒體進(jìn)行檔案管理的宣傳，使檔案管理工作實現(xiàn)“四化”即檔案管理科學(xué)化、檔案管理流程標(biāo)準(zhǔn)化、檔案管理過程數(shù)字化和檔案管理電子化，不斷增強(qiáng)校園檔案管理的服務(wù)性能。

綜上所述，高校應(yīng)當(dāng)以創(chuàng)新思維推動后勤檔案管理工作，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)力，提升后勤檔案管理的水平和質(zhì)量，以更好地滿足高校的發(fā)展需求。

3.2 強(qiáng)化后勤檔案制度建設(shè)，提升“執(zhí)行力”

加強(qiáng)后勤檔案制度建設(shè)，提升執(zhí)行力是高校后勤檔案管理工作中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。針對現(xiàn)存問題，我們需要總結(jié)并梳理現(xiàn)狀，提出相應(yīng)解決思路，以應(yīng)對不斷增多的檔案資料和條目，建立科學(xué)有效的管理制度，以確保工作的高效進(jìn)行。首先，高校后勤部門應(yīng)該認(rèn)真考慮和研究后勤檔案的收集內(nèi)容和形式，明晰檔案的歸檔程序。同時，制定適應(yīng)高校后勤發(fā)展和本單位實際的檔案管理實施辦法，完善后勤檔案管理制度。這樣可以確保檔案管理工作符合規(guī)范，能夠滿足后勤部門的需求。其次，各后勤部門如飲食部門、水電保障部門、醫(yī)療保障部門、工程建設(shè)部門、綠化環(huán)衛(wèi)部門等應(yīng)根據(jù)自身情況和規(guī)范性要求，制定各自的檔案歸檔范圍、歸檔時間和保存期限。按照定期匯總的要求，及時進(jìn)行檔案收集工作，并確保檔案的分類齊全、整理清晰、擺放井然有序。這樣可以提高歸檔率和準(zhǔn)確率，使檔案工作有章可查，有制可循，從而提升制度執(zhí)行力。

總之，加強(qiáng)后勤檔案制度建設(shè)是高校后勤檔案管理的必要措施。通過研究制定科學(xué)有效的管理制度，明確檔案歸檔范圍和流程，以及加強(qiáng)各后勤部門的檔案管理工作，可以提高檔案管理的執(zhí)行力，確保后勤工作的順利進(jìn)行。這將有助于高校后勤部門更好地應(yīng)對新形勢下的挑戰(zhàn)，為學(xué)校的發(fā)展提供有力支持。

3.3 加強(qiáng)后勤檔案信息化建設(shè)，提升“創(chuàng)新力”

加強(qiáng)后勤檔案信息化建設(shè)，提升創(chuàng)新力是高校后勤檔案管理工作的重要方向。在現(xiàn)代信息技術(shù)的推動下，數(shù)字化檔案管理已經(jīng)成為不可逆轉(zhuǎn)的趨勢，對提升高校后勤工作效率和利用信息資源具有積極的意義。因此，高校后勤檔案從業(yè)者應(yīng)采取創(chuàng)新的方法，加快檔案電子化建設(shè)，健全檔案管理體系。

首先，高校后勤檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)對信息化檔案管理的認(rèn)識，認(rèn)識到信息化技術(shù)在檔案管理中的便利、優(yōu)勢和效率。他們需要意識到檔案管理信息化的必要性和重要性，以及檔案管理信息化對提高工作效率的需求。這將激發(fā)他們在實踐中積極采用信息化技術(shù)的意愿和能力。其次，高校需要給予足夠的財力支持，通過在后勤預(yù)算中增設(shè)信息化檔案工作專項經(jīng)費，購買相應(yīng)的信息化設(shè)備，提升工作人員的信息化技能素養(yǎng)，推廣檔案管理信息化技術(shù)的運用等方式，加強(qiáng)后勤檔案管理信息化建設(shè)。通過這樣的努力，可以滿足信息化檔案管理的要求，實現(xiàn)后勤檔案的數(shù)字化信息化管理，并提高檔案管理工作的水平和效率，確保檔案管理工作取得實際成果。

總之，加強(qiáng)后勤檔案信息化建設(shè)是高校后勤檔案管理的重要任務(wù)。通過加快檔案電子化建設(shè)、健全檔案管理體系，高校后勤部門能夠更好地適應(yīng)信息化時代的需求，提升創(chuàng)新力，提高工作效率和服務(wù)水平。這將為高校后勤工作的改進(jìn)和發(fā)展提供堅實支撐，為高校的整體發(fā)展做出積極貢獻(xiàn)。

3.4 加強(qiáng)后勤檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升“行動力”

為了提升后勤檔案管理的行動力，需要加強(qiáng)對檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。通過培訓(xùn)提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，以滿足新的檔案管理需求。

首先，后勤檔案管理人員應(yīng)注重完善檔案管理相關(guān)制度，并熟悉國家檔案管理的法律法規(guī)和指導(dǎo)性文件。他們需要在實踐中不斷優(yōu)化保管制度、歸檔制度、審閱制度、檢查制度等，確保檔案管理工作規(guī)范有序。其次，高校應(yīng)加強(qiáng)對后勤檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)能力培訓(xùn)。通過定期組織檔案管理方面的學(xué)習(xí)、培訓(xùn)和經(jīng)驗交流，分享管理和利用檔案的最佳實踐，開闊視野，提高業(yè)務(wù)水平。這將幫助后勤檔案管理人員緊跟時代發(fā)展，掌握先進(jìn)的檔案管理技術(shù)和方法。此外，培訓(xùn)還應(yīng)著重塑造后勤檔案管理人員的職業(yè)道德和態(tài)度。通過培訓(xùn)，可以提高他們的職業(yè)素養(yǎng)和道德水平，激發(fā)他們對檔案管理工作的熱情和責(zé)任感。

總之，強(qiáng)化后勤檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)是提升后勤檔案管理工作質(zhì)量和效率的關(guān)鍵。通過專業(yè)技術(shù)能力培訓(xùn)和職業(yè)態(tài)度的強(qiáng)化，高?？梢耘囵B(yǎng)一支具備管理能力、創(chuàng)新能力的專業(yè)后勤檔案管理團(tuán)隊，以確保高質(zhì)量的檔案管理工作和現(xiàn)代化治理能力的實現(xiàn)。

4 結(jié)語

新時代背景下，高校后勤管理迎來了更大的挑戰(zhàn)，高校后勤檔案面臨工作強(qiáng)度大、專業(yè)性強(qiáng)、數(shù)字化要求高的趨向性，高校后勤檔案管理需要與時俱進(jìn)、開拓創(chuàng)新，在制度建設(shè)、信息化建設(shè)和人員培訓(xùn)等方面不斷提升管理水平。通過科學(xué)管理和創(chuàng)新發(fā)展，確保高校后勤檔案管理工作的卓越質(zhì)量和高效運行，為高校整體管理和發(fā)展提供有力保障和支持。