醫(yī)院檔案管理與檔案升級(jí)工作淺析

文/西安市胸科醫(yī)院 折小燕

醫(yī)院工作具備較強(qiáng)的特殊性，在檔案管理與檔案升級(jí)的過程中，涉及的種類較多，為了能夠使醫(yī)院的相關(guān)人員有序開展行政管理服務(wù)工作，只有通過對(duì)信息技術(shù)的合理規(guī)劃運(yùn)用，才能夠充分運(yùn)用數(shù)據(jù)信息，從而提升檔案管理的信息化水平，使其具備更強(qiáng)的科學(xué)性與規(guī)范性。在制定檔案管理制度的過程中，也要結(jié)合醫(yī)院發(fā)展的實(shí)際情況，探究最為合理的管理模式與方法，充分發(fā)揮醫(yī)院檔案的作用。

一、當(dāng)前醫(yī)院檔案管理與檔案升級(jí)過程中存在的常見問題

（一）檔案管理意識(shí)較為薄弱。當(dāng)前，伴隨著大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、互聯(lián)網(wǎng)、人工智能等各種新興技術(shù)的高速發(fā)展，社會(huì)逐漸步入了現(xiàn)代化信息時(shí)代，同時(shí)現(xiàn)代信息技術(shù)在各領(lǐng)域中的普及速度及影響力也隨之?dāng)U大，特別是在醫(yī)院檔案管理與檔案升級(jí)層面，為綜合檔案數(shù)字化管理提供了強(qiáng)大動(dòng)力[1]。然而，受傳統(tǒng)管理模式的影響，部分醫(yī)院依舊面臨著內(nèi)部人員檔案管理意識(shí)較為薄弱的窘境，具體表現(xiàn)為：領(lǐng)導(dǎo)層過于關(guān)注醫(yī)院運(yùn)營(yíng)規(guī)模、業(yè)務(wù)拓展等方面的基礎(chǔ)工作，缺乏對(duì)檔案管理與檔案升級(jí)的重視，且尚未意識(shí)到綜合檔案實(shí)行信息化管理的重要性和必要性，沒有圍繞“檔案數(shù)字化建設(shè)”這一工作內(nèi)容展開系統(tǒng)化、專業(yè)化的知識(shí)講座和培訓(xùn)，使檔案管理人員對(duì)“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下檔案管理模式的認(rèn)識(shí)存在偏差，無(wú)法及時(shí)掌握與時(shí)俱進(jìn)的檔案管理理念及多種形式的現(xiàn)代化信息技術(shù)，難以適應(yīng)“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下醫(yī)院的檔案管理要求，在某種程度上阻礙了檔案管理與檔案升級(jí)工作的順利實(shí)施。

（二）軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不足?；凇盎ヂ?lián)網(wǎng)+”時(shí)代醫(yī)院檔案管理與檔案升級(jí)工作的有序開展，其關(guān)鍵在于應(yīng)該適當(dāng)加大有關(guān)軟硬件基礎(chǔ)購(gòu)置方面的專項(xiàng)資金投入，積極構(gòu)建一套符合醫(yī)院綜合檔案需求的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，這也是加快醫(yī)院綜合檔案信息化、智能化管理的重要支撐。但在實(shí)際的系統(tǒng)化建設(shè)中，一些醫(yī)院出于自身建設(shè)規(guī)模及經(jīng)濟(jì)效益的考量，尚未引入先進(jìn)的智能化辦公設(shè)備和數(shù)字化信息技術(shù)，如高速掃描儀、微縮相機(jī)、文件格式轉(zhuǎn)化器等。在進(jìn)行檔案管理與檔案升級(jí)工作時(shí)依舊沿用陳舊、滯后的管理設(shè)備及信息管理系統(tǒng)，再加上部分醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層缺乏對(duì)檔案管理與檔案升級(jí)工作的重視，沒有實(shí)時(shí)關(guān)注和追蹤其他醫(yī)院的檔案管理與檔案升級(jí)現(xiàn)狀，也沒有對(duì)現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行定期更新、升級(jí)，以至于傳統(tǒng)檔案管理設(shè)備在使用過程中時(shí)常會(huì)出現(xiàn)運(yùn)行不穩(wěn)或停滯的現(xiàn)象，不僅不利于檔案管理與檔案升級(jí)工作的開展，還很難滿足“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下日益增長(zhǎng)的檔案利用需求，無(wú)法實(shí)現(xiàn)對(duì)醫(yī)院各科室、各部門檔案管理信息進(jìn)行全方位的歸納[2]。由此可見，醫(yī)院檔案管理與檔案升級(jí)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)與內(nèi)部軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)水平密不可分，一旦出現(xiàn)軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不足的情況，輕則會(huì)影響檔案管理與檔案升級(jí)工作的落實(shí)質(zhì)量，重則會(huì)阻礙醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)程。

（三）現(xiàn)行檔案管理機(jī)制不夠完善。在我國(guó)，伴隨著醫(yī)療衛(wèi)生體制改革事業(yè)的深入推進(jìn)，各大醫(yī)院在檔案管理的過程當(dāng)中加大了信息面的拓展，各部門與各科室產(chǎn)生的檔案信息數(shù)據(jù)也在不斷增加，在一定程度上提升了檔案管理人員的工作強(qiáng)度，對(duì)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)也有了更高層次的要求。然而，一些醫(yī)院在加快創(chuàng)新轉(zhuǎn)型的過程中，依舊存在現(xiàn)行檔案管理機(jī)制及體系不夠完善的顯著弊端，尚未立足“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下的檔案管理特點(diǎn)來(lái)對(duì)相應(yīng)的規(guī)章機(jī)制加以優(yōu)化，無(wú)法有效保障醫(yī)院檔案管理與檔案升級(jí)工作的開展質(zhì)量[3]。具體表現(xiàn)為以下的幾點(diǎn)：其一，由于醫(yī)院尚未成立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)及管理部門，沒有指派專業(yè)管理人員負(fù)責(zé)相關(guān)檔案信息資源的采集、分析、歸納和整理工作，再加上未對(duì)現(xiàn)有的規(guī)章機(jī)制及體系加以完善，也沒有明確各崗位人員的具體分工和崗位職責(zé)，這些都會(huì)對(duì)檔案管理與檔案升級(jí)工作的實(shí)施造成不小的阻礙，難以有效發(fā)揮檔案管理的實(shí)際效用。另外，即使一些醫(yī)院成立了相對(duì)獨(dú)立的檔案管理部門，但因與業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門以及其他職能部門缺少溝通與聯(lián)系，使得個(gè)別檔案信息資源未經(jīng)其他部門處理就直接錄入至檔案信息管理系統(tǒng)之中，從而導(dǎo)致檔案資源不夠完整與真實(shí)，因此也無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案管理的精細(xì)化目標(biāo)；其二，檔案信息資料的分類及歸檔范圍不夠細(xì)化，特別是在各部門信息資料交接的過程中，因檔案管理部門與業(yè)務(wù)部門的配合度不高，稍有不慎就會(huì)影響檔案資源的完整性，無(wú)法保障立卷歸檔的銜接度及順暢度；其三，部分醫(yī)院尚未確定文書類、圖片類、影像類、聲像類等不同類別檔案信息數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)字化轉(zhuǎn)變格式，致使檔案信息后期使用時(shí)很容易出現(xiàn)二次加工的問題，信息丟失或信息篡改的現(xiàn)象屢見不鮮，不利于推動(dòng)數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)。

（四）檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)有待提升。在醫(yī)院檔案管理實(shí)踐中，檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)和綜合水平的高低，對(duì)于檔案管理成效具有不可忽視的關(guān)鍵性影響。但就我國(guó)醫(yī)院檔案管理人才組織結(jié)構(gòu)的現(xiàn)狀而言，大多數(shù)醫(yī)院檔案管理隊(duì)伍的整體素養(yǎng)良莠不齊，相關(guān)從業(yè)人員多為兼職，對(duì)檔案管理相關(guān)知識(shí)的了解不夠全面，專業(yè)能力和綜合素養(yǎng)水平相對(duì)較低，很難適應(yīng)新時(shí)代背景下的檔案管理要求，加之醫(yī)院內(nèi)部尚未構(gòu)建合理化的獎(jiǎng)懲激勵(lì)機(jī)制及考核機(jī)制，無(wú)法有效調(diào)動(dòng)在職檔案管理人員的工作積極性、主觀能動(dòng)性以及創(chuàng)新思維，這就導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理與檔案升級(jí)工作的落實(shí)效果并不理想，難以對(duì)醫(yī)院長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展起到一定的促進(jìn)作用。

（五）數(shù)字化檔案的信息安全系數(shù)較低。在現(xiàn)代化信息技術(shù)蓬勃發(fā)展的新趨勢(shì)下，越來(lái)越多的醫(yī)院開始致力于數(shù)字化檔案管理方面的建設(shè)，并以互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)為依托，構(gòu)建了相對(duì)完善的檔案信息共享數(shù)據(jù)庫(kù)及管理平臺(tái)，但因互聯(lián)網(wǎng)本身就具備較強(qiáng)的共享性、隱蔽性和開放性，再加上一些醫(yī)院尚未針對(duì)檔案管理系統(tǒng)增設(shè)數(shù)字密鑰、數(shù)字加密技術(shù)、防火墻等安全防護(hù)措施，這就使得系統(tǒng)在運(yùn)行過程中很容易出現(xiàn)非法攻擊、病毒入侵等風(fēng)險(xiǎn)，極大地增加了數(shù)字化檔案信息被篡改或丟失的安全隱患，不利于保障檔案資料的可靠性以及真實(shí)性。

二、醫(yī)院檔案管理與檔案升級(jí)工作改革路徑

（一）形成檔案管理與檔案升級(jí)工作適應(yīng)性服務(wù)觀念。檔案管理與檔案升級(jí)工作作為醫(yī)療部門一般工作職能中不可缺少的構(gòu)成要素，在社會(huì)快速發(fā)展的背景下，既可以直觀體現(xiàn)醫(yī)院系統(tǒng)化管理的實(shí)現(xiàn)狀況，還可以展現(xiàn)出經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目的合理性和有效性，特別是在主要決策與發(fā)展計(jì)劃方面，充分發(fā)揮了檔案管理職能的支撐作用。為了能夠順應(yīng)時(shí)代的快速發(fā)展，醫(yī)院檔案管理與檔案升級(jí)工作還需要滿足于時(shí)代發(fā)展的基本要求，使其符合發(fā)展理念，不斷優(yōu)化檔案管理與檔案升級(jí)工作[4]。與此同時(shí)，還需要針對(duì)檔案管理與檔案升級(jí)工作指出良好的發(fā)展目標(biāo)和判斷標(biāo)準(zhǔn)，從而在轉(zhuǎn)型過程中提升檔案管理效率，打開新型的檔案管理路徑，充分調(diào)動(dòng)醫(yī)院合理發(fā)展的主動(dòng)性與積極性。將醫(yī)療衛(wèi)生中心工作作為核心，將服務(wù)作為基本發(fā)展動(dòng)機(jī)，制定完善的服務(wù)體系方案，從而促進(jìn)檔案管理與檔案升級(jí)工作和時(shí)代的同步發(fā)展。另一方面，通過先進(jìn)服務(wù)理念的支撐實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，完成階段性發(fā)展要求與目標(biāo)。

（二）完善檔案信息資源。其一，管理者需要加大對(duì)醫(yī)療檔案源頭管理的力度，主要是嚴(yán)格審核原始檔案的內(nèi)容，有效使用與開發(fā)檔案信息，合理分配檔案資源。就辦公人員而言，醫(yī)院需要進(jìn)一步培訓(xùn)和考核辦公人員檔案管理能力，使其可以充分了解醫(yī)院檔案資源分配狀況，同時(shí)按照醫(yī)院的具體要求分類管理海量檔案資源，提升管理效率。對(duì)于不斷產(chǎn)生的醫(yī)療檔案信息，管理者需要充分了解信息的用途和來(lái)源，同時(shí)把這些資源按照類型和主要流程存儲(chǔ)和管理，提升檔案的完好性；其二，醫(yī)院需要按照國(guó)家政策，逐步構(gòu)建行政管理網(wǎng)絡(luò)，加大各科室之間的交流與溝通，有效調(diào)整工作，逐步擴(kuò)展檔案行政管理部門的工作職能，全面發(fā)揮檔案資源的作用；其三，不僅需要合理管控檔案資源源頭，管理者還需要對(duì)檔案管理的細(xì)節(jié)問題提高重視程度，遵照相應(yīng)的原則開展檔案管理與檔案升級(jí)工作。醫(yī)院檔案管理與檔案升級(jí)工作開展過程中需要由點(diǎn)及面，保證管理工作的全面化和精細(xì)化，這樣不但能提升檔案管理與檔案升級(jí)工作的效率，還能充分挖掘與擴(kuò)展醫(yī)院檔案資源的使用范圍。

（三）構(gòu)建完善的賞罰制度。通過構(gòu)建完善的賞罰機(jī)制，還可以保證事業(yè)單位工作人員可以用心地做好本職工作。事業(yè)單位人事部門需要定期檢驗(yàn)和不按時(shí)抽查檔案管理人員的工作結(jié)果，并且定期考核檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。另外，通過合理構(gòu)建賞罰制度，還可以讓事業(yè)單位檔案管理人員在做好本職工作期間，逐步優(yōu)化自身管理方式，提高專業(yè)素質(zhì)，從而不斷提升事業(yè)單位總體檔案管理水準(zhǔn)，更好地推動(dòng)我國(guó)事業(yè)單位的發(fā)展。

（四）提高員工信息素養(yǎng)。檔案資源管理和研發(fā)過程中滲透信息技術(shù)、信息縮微電子技術(shù)及大數(shù)據(jù)處理技術(shù)等新型的科學(xué)技術(shù)，可以使檔案管理更加信息化，強(qiáng)化檔案資源的價(jià)值與作用[5]。所以，不僅需要研發(fā)創(chuàng)新理論，加大檔案信息研發(fā)，醫(yī)院還應(yīng)加大對(duì)檔案現(xiàn)代管理人才的培訓(xùn)力度。以往在開展檔案資源管理時(shí)管理人員的不能夠熟練地應(yīng)用和操作信息技術(shù)，因此醫(yī)院還需要對(duì)檔案人員的專業(yè)能力定期開展培訓(xùn)工作，以提高對(duì)培訓(xùn)工作的重視程度，通過采取組織知識(shí)講座、專題培訓(xùn)等方式提升檔案人員的知識(shí)水平和專業(yè)技能，強(qiáng)化檔案資源的管理。另外，醫(yī)院在招聘人才方面還需要對(duì)技術(shù)人員提出嚴(yán)格要求，為醫(yī)院引進(jìn)具有醫(yī)療基礎(chǔ)知識(shí)和信息技術(shù)知識(shí)的全面人才，合理使用和研發(fā)檔案資源，提高醫(yī)院的競(jìng)爭(zhēng)力，最終實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益地最大化。

（五）構(gòu)建檔案保密制度體系。雖然共享醫(yī)療服務(wù)信息有利于患者加快就醫(yī)，提升醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)的效率，但在使用電子檔案管理技術(shù)過程中，需要對(duì)信息進(jìn)行保密和安全管理。醫(yī)院在開展檔案管理與檔案升級(jí)工作的基礎(chǔ)上，還需要按照有關(guān)信息安全保護(hù)要求，防止信息面臨泄漏的風(fēng)險(xiǎn)，確保檔案管理的安全化。例如，醫(yī)院還需要加強(qiáng)對(duì)自身經(jīng)營(yíng)狀況、患者病歷和重大醫(yī)療成果的保密管理，采用新型的保密管理技術(shù)，使醫(yī)院自身和患者的合法權(quán)益得到更好保障。醫(yī)院還可以運(yùn)用VPN 虛擬專用網(wǎng)絡(luò)，建立屬于醫(yī)院內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)交流管理系統(tǒng)，為病人設(shè)置專屬的信息管理界面，提升醫(yī)院各個(gè)信息檔案的安全性與可靠性。另一方面，醫(yī)院還需要利用信息加密技術(shù)加強(qiáng)對(duì)檔案信息的保護(hù)，確保內(nèi)部文件、控制信息及口令的高效性，并且提升檔案信息傳輸?shù)钠椒€(wěn)性和完整性。

三、結(jié)語(yǔ)

總之，醫(yī)院檔案管理的健全與完善在檔案工作改革中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，醫(yī)院檔案信息具有較強(qiáng)的特殊性與廣泛性，正是由于其具備這些特征，才能夠在檔案工作改革中給檔案管理與檔案升級(jí)工作做出巨大貢獻(xiàn)。標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化的醫(yī)院檔案管理尤為重要。我們相信，經(jīng)過大家的共同努力，必定可以使檔案管理與檔案升級(jí)工作實(shí)現(xiàn)良好的管理效果，為醫(yī)院檔案工作的轉(zhuǎn)型與改革提供內(nèi)驅(qū)動(dòng)力。