中國(guó)石油檔案管理系統(tǒng)在基層單位的應(yīng)用及成效

文/延長(zhǎng)油田股份有限公司志丹采油廠(chǎng) 王丹

中國(guó)石油公司是全國(guó)最大的石油、天然氣供應(yīng)商，在半個(gè)世紀(jì)的發(fā)展中，公司已經(jīng)積累了大量檔案與資料。因此，中國(guó)石油公司在進(jìn)行科研和生產(chǎn)過(guò)程中格外重視其檔案管理部門(mén)，積極建立檔案管理系統(tǒng)管理檔案，提高了檔案管理的效率與質(zhì)量，為企業(yè)收益保駕護(hù)航。

一、中國(guó)石油檔案管理系統(tǒng)的重要性

第一，中國(guó)石油檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用使得基層單位的檔案管理工作更加規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式存在著容易丟失、難以查找和存儲(chǔ)空間大等問(wèn)題，而檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用可以將檔案數(shù)字化存儲(chǔ)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的全面記錄和快速檢索，大大提高了檔案管理的效率和準(zhǔn)確性。

第二，中國(guó)石油檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用為基層單位提供了更好的信息共享和協(xié)同辦公平臺(tái)。通過(guò)檔案管理系統(tǒng)，不同部門(mén)和崗位之間可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享和交流，避免了信息孤島和重復(fù)辦公的問(wèn)題。同時(shí)，檔案管理系統(tǒng)還可以實(shí)現(xiàn)多人協(xié)同編輯和審批，提高了工作效率和協(xié)同辦公的質(zhì)量。

第三，中國(guó)石油檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用對(duì)于基層單位的決策和管理具有重要意義。通過(guò)對(duì)檔案信息的分析和挖掘，可以為基層單位提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)支持和決策參考。同時(shí)，檔案管理系統(tǒng)還可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的安全保護(hù)和權(quán)限管理，確保檔案信息的機(jī)密性和完整性，為基層單位的管理提供了可靠的保障。

二、檔案管理系統(tǒng)（E6）

（一）E6 系統(tǒng)。E6 文檔管理系統(tǒng)被認(rèn)為是目前比較先進(jìn)的知識(shí)管理系統(tǒng)之一，但它是在參考國(guó)外先進(jìn)技術(shù)模型的基礎(chǔ)上，融合我國(guó)國(guó)情特點(diǎn)而開(kāi)發(fā)出來(lái)的。該系統(tǒng)具有科學(xué)實(shí)用的操作模式與功能，將傳統(tǒng)的以紙張等存貯介質(zhì)存儲(chǔ)的各種信息，通過(guò)各種科技手段轉(zhuǎn)化成圖片、聲音等形式對(duì)信息進(jìn)行數(shù)字化管理。數(shù)字化檔案管理相對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理來(lái)說(shuō)，無(wú)論是在效率還是信息的表現(xiàn)形式上都具有更高的水平。

E6文檔管理系統(tǒng)于2011年在中國(guó)石油集團(tuán)開(kāi)始正式投入使用，此后其他公司也積極采用這種檔案管理系統(tǒng)。檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)（E6）的運(yùn)用標(biāo)志著石油企業(yè)檔案管理向信息化、科學(xué)化管理邁進(jìn)了實(shí)質(zhì)性一步。

（二）E6 系統(tǒng)的特點(diǎn)。第一，E6 系統(tǒng)具有豐富的檔案收集渠道。在向廣大用戶(hù)提供應(yīng)用集成、在線(xiàn)錄入以及數(shù)字化導(dǎo)入歸檔數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上，加入了檔案捐贈(zèng)功能與檔案征集功能。使用者可利用檔案征集功能進(jìn)行內(nèi)容審核、主題征集和歸檔工作，保證檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性，而使用者也利用該系統(tǒng)的捐贈(zèng)功能將自己珍藏的重要文獻(xiàn)資料捐贈(zèng)給企業(yè)；第二，靈活便利的信息資源采集方式。中國(guó)石油公司自主研發(fā)了網(wǎng)頁(yè)自動(dòng)歸檔功能，使用者可以利用網(wǎng)頁(yè)URL 進(jìn)行自動(dòng)爬網(wǎng)作業(yè)，爬網(wǎng)范圍包括但不限于網(wǎng)頁(yè)當(dāng)中的視頻、文字、動(dòng)畫(huà)、圖片等，極大程度地豐富了信息資源；第三，E6 系統(tǒng)具有良好的檔案征編功能，檔案征編功能是指檔案部門(mén)根據(jù)其收集、整理和保管的檔案資料，按照一定的原則和方法，通過(guò)加工整理，將零散的檔案資料系統(tǒng)化、規(guī)范化和有序化，形成具有科學(xué)性、可操作性和可利用性的檔案編研成果，如檔案匯編、檔案叢集、檔案系列、檔案總集等，為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)決策和機(jī)關(guān)工作提供服務(wù)；第四，數(shù)據(jù)資源平臺(tái)統(tǒng)一資源管理。在傳統(tǒng)檔案管理過(guò)程中，檔案通常分散到各個(gè)部門(mén)，導(dǎo)致管理效率低下。而依托E6系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的分類(lèi)檢索、部門(mén)文檔的聚類(lèi)及查詢(xún)，個(gè)人文檔的上傳、管理及相關(guān)利用數(shù)據(jù)的聚合分析等功能，實(shí)現(xiàn)全集團(tuán)數(shù)字檔案資源的集中統(tǒng)一管理和“一站式”利用服務(wù)，提高了數(shù)據(jù)資源管理的效率與質(zhì)量；第五，靈活的檔案數(shù)據(jù)專(zhuān)題利用。E6 系統(tǒng)基于人工智能技術(shù)，可以根據(jù)業(yè)務(wù)專(zhuān)題特點(diǎn)實(shí)現(xiàn)檔案的自動(dòng)聚類(lèi)，推動(dòng)知識(shí)庫(kù)建設(shè)。同時(shí)，可以根據(jù)不同業(yè)務(wù)場(chǎng)景，構(gòu)建各類(lèi)精準(zhǔn)化檔案專(zhuān)項(xiàng)服務(wù)專(zhuān)題庫(kù)，如集團(tuán)公司統(tǒng)建信息系統(tǒng)專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收專(zhuān)題庫(kù)，按類(lèi)別展示各信息系統(tǒng)項(xiàng)目，每個(gè)項(xiàng)目可根據(jù)建設(shè)階段收集相關(guān)文檔資料，為項(xiàng)目的審計(jì)、竣工驗(yàn)收等工作的遠(yuǎn)程在線(xiàn)開(kāi)展提供強(qiáng)而有力的支撐。

（三）E6 系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)。第一，提高檔案利用效率。在全面推行檔案管理系統(tǒng)之前，單井類(lèi)檔案往往是將“井”作為保管單元，以“卷”的形式保管，這種傳統(tǒng)的保管方式具有成套性與連續(xù)性，為中國(guó)石油初期的檔案管理工作做出了突出的貢獻(xiàn)。但這種整理方式具有耗時(shí)較長(zhǎng)、工序繁雜的缺點(diǎn)。就一口生產(chǎn)井而言，從開(kāi)始時(shí)的設(shè)計(jì)、錄井，到后期的射孔、成果資料審核至少需要一個(gè)月的周期，如果一直采用傳統(tǒng)檔案整理方式，會(huì)對(duì)檔案的使用造成阻礙。同時(shí)，單井組在整理“卷”后，同一個(gè)單井的檔案便無(wú)法再添加條目。而引用信息化技術(shù)之后，這一類(lèi)檔案編制制度采取全宗號(hào)+一級(jí)類(lèi)目代號(hào)+保管號(hào)的方法，以“件”為單位展開(kāi)整理歸檔，提升了工作效率，為檔案利用的及時(shí)性提供了強(qiáng)有力的保障；第二，節(jié)約人力成本。在傳統(tǒng)模式下，手工管理一旦發(fā)生變動(dòng)或差錯(cuò)，就需要專(zhuān)業(yè)人員拆卷補(bǔ)充。如某員工調(diào)入另一個(gè)部門(mén)，就需要專(zhuān)業(yè)的檔案管理者找到該名員工的個(gè)人信息，經(jīng)過(guò)手工修改后，再進(jìn)行重新歸檔。在這一過(guò)程中，不但占用了檔案管理部門(mén)與該員工的人力成本，還有紙張成本。而企業(yè)采用E6 系統(tǒng)之后，人員調(diào)動(dòng)便可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行，讓檔案管理人員能夠從瑣碎的勞動(dòng)當(dāng)中解放出來(lái)；第三，有益于檔案的保密性。中國(guó)石油是我國(guó)重要的企業(yè)單位，很多資源都具有保密性質(zhì)。在傳統(tǒng)檔案管理中，若是想查詢(xún)某一員工的基本信息，相關(guān)動(dòng)作人員就會(huì)把該員工的所有檔案拿出來(lái)，該員工的所有信息都一覽無(wú)余；在查看企業(yè)收入時(shí)，也會(huì)暴露出稅額之類(lèi)的信息。而E6系統(tǒng)具有權(quán)限設(shè)計(jì)，可以根據(jù)查詢(xún)?nèi)说牡匚弧?quán)限給予其相應(yīng)等級(jí)的信息，在其權(quán)限外的內(nèi)容一律不可見(jiàn)，提高了檔案管理的安全性。

三、中國(guó)石油檔案管理系統(tǒng)（E6）實(shí)際應(yīng)用

源點(diǎn)著錄是我國(guó)石油檔案管理系統(tǒng)中主要的管理規(guī)范，源點(diǎn)著錄是指按照“誰(shuí)產(chǎn)生、誰(shuí)審核、誰(shuí)歸檔”的原則，利用完善的網(wǎng)絡(luò)資源條件和數(shù)字檔案管理平臺(tái)，由各類(lèi)資料的產(chǎn)生人員對(duì)其產(chǎn)生的資料進(jìn)行著錄和歸檔的工作，以實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化、電子化、網(wǎng)絡(luò)化管理。這種方式雖然加大了歸檔部門(mén)工作量，但可以提高各種歸檔資料的準(zhǔn)確性與及時(shí)性。與此同時(shí)，能夠減少檔案管理人員的資料核對(duì)、手工整理與數(shù)據(jù)錄入等瑣碎工作的時(shí)間，可以將更多時(shí)間放在更有意義的工作上[1]。

由于源點(diǎn)著錄工作的種種優(yōu)勢(shì)，在中國(guó)石油檔案管理系統(tǒng)開(kāi)始應(yīng)用之初，中國(guó)石油的領(lǐng)導(dǎo)層便通過(guò)發(fā)通知、定制度、聘請(qǐng)專(zhuān)家進(jìn)行培訓(xùn)等方式，大力推行這種制度。經(jīng)過(guò)數(shù)年的努力，現(xiàn)在中國(guó)石油的源點(diǎn)著錄工作的普及率已經(jīng)達(dá)到了百分之百，提高了企業(yè)運(yùn)行的效率。在中國(guó)石油檔案管理系統(tǒng)（E6）實(shí)際應(yīng)用帶給中國(guó)石油公司以下幾點(diǎn)改變：第一，該系統(tǒng)改變長(zhǎng)期以來(lái)，企業(yè)員工對(duì)檔案工作僅能由檔案管理人員獨(dú)自完成的刻板印象，讓檔案意識(shí)與檔案工作范圍普及到整個(gè)企業(yè)，讓更多的企業(yè)員工參與到檔案管理的工作當(dāng)中去，提高了檔案管理的效率與準(zhǔn)確性[2]；第二，源點(diǎn)著錄規(guī)范的全面實(shí)施，使用各類(lèi)資料能夠及時(shí)歸檔[3]。各生產(chǎn)部門(mén)，也可以利用中石油的內(nèi)部局域網(wǎng)，通過(guò)檔案管理系統(tǒng)。第一時(shí)間將資料信息匯入到檔案數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中。轉(zhuǎn)變了前線(xiàn)生產(chǎn)單位各項(xiàng)施工單位普遍存在的滯后歸檔、全面拖欠等問(wèn)題，歸檔的準(zhǔn)確性與完整性都已經(jīng)得到了全方位改善，顯著地提高了辦公效率；第三，源點(diǎn)著錄歸檔可以完整地記錄和保存資料信息，避免因部分信息未被記錄或保存而產(chǎn)生誤差，為公司決策提供強(qiáng)而有力的幫助與支持；第四，源點(diǎn)著錄歸檔可以使資料信息得到更好的利用和傳承，提高資料的價(jià)值和作用，使其能夠更好地為科研、教學(xué)、生產(chǎn)等各個(gè)領(lǐng)域服務(wù)，從根本上提高資料的價(jià)值。

四、中石油檔案管理系統(tǒng)存在的若干問(wèn)題

第一，電子檔案帶著不確定的特性。不確定性往往會(huì)帶給石油企業(yè)很大的困擾，這是由于更改或刪除電子檔案極為容易，有關(guān)部門(mén)難以保障電子檔案的原始性[4]。

第二，電子檔案具有依賴(lài)性。電子檔案利用計(jì)算機(jī)才能夠?qū)ζ湔归_(kāi)管理，如果離開(kāi)了計(jì)算機(jī)，電子檔案就無(wú)法傳播。如果計(jì)算機(jī)發(fā)生損壞，便難以確保電子文檔的完整性。

第三，管理電子檔案的軟件缺少兼容性。這是因?yàn)槠髽I(yè)內(nèi)部在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程當(dāng)中，不同地區(qū)的不同部門(mén)，往往會(huì)使用新舊不一的電腦與電腦系統(tǒng)，其設(shè)備兼容的軟件互不相同。此外，大部分軟件缺少可靠的防火墻，導(dǎo)致有關(guān)部門(mén)出于安全考慮，不愿將涉密檔案在計(jì)算機(jī)上存儲(chǔ)，為無(wú)紙化檔案管理的進(jìn)一步普及造成障礙。

五、中石油檔案管理系統(tǒng)改進(jìn)建議

（一）明確檔案歸檔的流程與職責(zé)人。目前，中國(guó)石油公司的電子檔案的建立工作與歸檔工作必須要經(jīng)由多個(gè)部門(mén)協(xié)同處理，在這種情況下，極易造成知識(shí)歸檔工作內(nèi)容重復(fù)，工作人員的職責(zé)難以區(qū)分的問(wèn)題。在這種管理模式的影響下，如果在檔案管理的過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題，進(jìn)行追責(zé)工作時(shí)，很容易發(fā)生部門(mén)（個(gè)人）間互相“踢皮球”的問(wèn)題。有關(guān)部門(mén)應(yīng)當(dāng)要對(duì)加強(qiáng)流程管理力度，將責(zé)任落實(shí)到各個(gè)部門(mén)上，為可能出現(xiàn)的追責(zé)工作提供有利條件。

（二）確保電子檔案的原始性與準(zhǔn)確性。為了從根本上保障電子檔案的質(zhì)量，有關(guān)部門(mén)應(yīng)該重視檔案的準(zhǔn)確性與原始性，為了達(dá)成這一目標(biāo)應(yīng)當(dāng)要構(gòu)建有效的檔案管理制度。例如，要求檔案制作人員在使用檔案的過(guò)程中，只能在“只讀”的狀態(tài)下進(jìn)行使用[5]。同時(shí)，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)對(duì)歸檔的電子檔案進(jìn)行全方面、多維度的檢查，檢查范圍包括但不限于檔案是否真實(shí)完整、是否和紙質(zhì)檔案是完全一致等。如果發(fā)現(xiàn)異常，則應(yīng)當(dāng)及時(shí)與有關(guān)部門(mén)進(jìn)行溝通與交流。

（三）加強(qiáng)電子檔案的各項(xiàng)管理工作。中國(guó)石油公司應(yīng)當(dāng)采用多元化手段對(duì)電子檔案展開(kāi)積累與收集，對(duì)于重要的電子檔案重點(diǎn)標(biāo)記，并設(shè)置閱覽權(quán)限，避免不法分子盜竊核心資料。對(duì)重要的電子檔案，企業(yè)應(yīng)該做好備份工作，比如，制作成光盤(pán)或者留有紙質(zhì)資料[6]。

（四）培養(yǎng)一支專(zhuān)業(yè)的檔案管理團(tuán)隊(duì)。檔案工作的數(shù)字化將計(jì)算機(jī)技術(shù)與檔案技術(shù)緊密結(jié)合。為中國(guó)石油的檔案管理人員帶來(lái)了新的際遇，也帶來(lái)了全新的挑戰(zhàn)。具體地說(shuō)，中國(guó)石油的檔案管理員年齡相對(duì)較大，知識(shí)結(jié)構(gòu)較為單一，這部分員工在面對(duì)信息化技術(shù)的沖擊時(shí)，通常會(huì)呈現(xiàn)出一定的畏難情緒。故此，中國(guó)石油應(yīng)當(dāng)聘請(qǐng)信息化檔案管理方面的專(zhuān)家，為管理人員提供培訓(xùn)服務(wù)。為了保證培訓(xùn)質(zhì)量，則應(yīng)當(dāng)設(shè)置培訓(xùn)考核系統(tǒng)，將檔案管理人員的實(shí)際利益與考核結(jié)果相關(guān)聯(lián)，提高檔案管理人員參與培訓(xùn)的積極性與主動(dòng)性，從傳統(tǒng)視域下的“要我培訓(xùn)”轉(zhuǎn)變?yōu)椤拔乙嘤?xùn)”企業(yè)在加強(qiáng)現(xiàn)有人員培訓(xùn)的同時(shí)，也應(yīng)該提高自身薪資待遇，在高校、社會(huì)面上吸納更多能夠滿(mǎn)足企業(yè)實(shí)際需求的檔案管理人才[7]。

六、結(jié)語(yǔ)

總之，信息管理系統(tǒng)是中國(guó)石油公司發(fā)展過(guò)程中不可缺少的信息化“武器”，在不久后的將來(lái)，信息管理系統(tǒng)必然會(huì)更加系統(tǒng)化、智能化和高效化，為提高我國(guó)科研能力，增加企業(yè)效益做出一定的貢獻(xiàn)。