新《檔案法》實施背景下體育院校檔案信息化建設(shè)研究

文/天津體育學(xué)院 張美娜

一、新《檔案法》的背景和意義

檔案是歷史的見證和文化的載體，是國家和社會的重要財富。加強檔案管理可以更好地保護和利用這些財富，促進檔案事業(yè)的發(fā)展和利用。隨著信息技術(shù)的發(fā)展和社會進步，人們對信息的需求越來越高，同時也面臨著信息泄露和濫用的風(fēng)險。加強檔案管理可以更好地保護公民的個人信息和國家機密，促進檔案信息的管理和保護。政務(wù)公開和信息公開是現(xiàn)代化國家的重要標(biāo)志，也是實現(xiàn)政府公信力和社會穩(wěn)定的重要手段。加強檔案管理可以更好地推進政務(wù)公開和信息公開的制度建設(shè)，促進政府與公民之間的互動和溝通[1]。由此可見，加強檔案管理可以更好地推進檔案事業(yè)的發(fā)展，促進檔案信息的管理和保護，有助于提高政府的公信力和社會的穩(wěn)定，推動中國社會的現(xiàn)代化和進步。因此，新《檔案法》加強檔案管理的必要性非常重要，這將有助于保護國家和社會的財富，加強檔案信息管理和保護，推進政務(wù)公開和信息公開，促進檔案事業(yè)的發(fā)展。

新《檔案法》于2021 年1 月1 日起施行，是我國檔案事業(yè)發(fā)展的重要里程碑，共計八章五十三條，主要內(nèi)容包括總則、檔案機構(gòu)及其職責(zé)、檔案的管理、檔案的利用和公布、檔案信息化建設(shè)、監(jiān)督檢查、法律責(zé)任、附則等方面[2]。新《檔案法》的出臺將有助于加強對檔案信息的管理和保護，促進政府與公民之間的互動和溝通，推動中國社會的現(xiàn)代化和進步。新《檔案法》的實施，標(biāo)志著我國檔案事業(yè)進入了一個新的發(fā)展階段。新《檔案法》的出臺，對于推進檔案信息化建設(shè)、保障檔案安全、促進檔案利用等方面都具有重要意義。

二、體育院校做好檔案信息化建設(shè)的意義

體育院校是培養(yǎng)體育人才的重要基地，為國家和社會輸送優(yōu)秀的體育人才，推動體育事業(yè)的發(fā)展和進步，也是體育科研和教育的重要機構(gòu)，為體育科研和教育提供重要支撐和保障[3]。同時，體育院校也是體育文化傳承和創(chuàng)新的重要場所，為體育文化的傳承和創(chuàng)新做出了重要貢獻，體育院校的檔案信息化建設(shè)也受到了新《檔案法》的影響。

體育院校實施檔案信息化建設(shè)有著極其重大的意義：一是提升檔案工作效率。采用信息化手段，可以將傳統(tǒng)的手工記錄、檢索等操作實現(xiàn)電子化，例如數(shù)字化存儲、自動處理、智能檢索等，大大減輕人力負(fù)擔(dān)，提高檔案工作效率和準(zhǔn)確性；二是提高檔案保管的安全性。信息化建設(shè)通過網(wǎng)絡(luò)、云平臺等技術(shù)手段，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)自動備份、遠(yuǎn)程存儲、嚴(yán)格的權(quán)限管理等，有效保證檔案的保密性、完整性和可靠性；三是增強檔案信息的可訪問性。信息化建設(shè)可以提供多種方式的信息檢索、共享和交流，如網(wǎng)絡(luò)查詢、數(shù)字化瀏覽、文獻傳遞等，使得檔案信息更為方便的對內(nèi)對外開放，提高檔案信息的使用價值；四是促進高校檔案文化的傳承和發(fā)展。信息化建設(shè)可以開展數(shù)字資源展覽、歷史文獻加工等活動，使得高校檔案文化的保護、傳承和發(fā)展更為全面深入；五是提高高校檔案建設(shè)品牌和影響力?，F(xiàn)代化的檔案信息化建設(shè)將成為高校檔案工作的重要突破口和特色優(yōu)勢，從而提高高校檔案建設(shè)品牌和影響力。

由此可見，體育院校檔案信息化建設(shè)已成為當(dāng)今社會推進中國式現(xiàn)代化發(fā)展的必然趨勢。

三、體育院校檔案信息化建設(shè)存在的問題

（一）信息化程度不高。目前，體育院校檔案信息化程度普遍較低。一些體育院校仍然采用傳統(tǒng)的手工管理方式，檔案信息化程度不高，無法滿足現(xiàn)代化管理的需要。主要表現(xiàn)在以下幾個方面：第一，信息化設(shè)備和技術(shù)的落后。一些體育院校在檔案信息化建設(shè)中，缺乏先進的信息化設(shè)備和技術(shù)，導(dǎo)致檔案信息化程度不高[4]。在有些體育院校，正在使用的檔案管理系統(tǒng)過于簡單，無法滿足復(fù)雜的檔案管理需求，或者使用的軟件版本過于陳舊，無法與現(xiàn)代化的信息化設(shè)備兼容；第二，檔案管理人員的信息化意識和技能無法滿足需要。部分檔案管理人員計算機操作水平和信息化技能較低，無法充分利用信息化技術(shù)進行檔案管理。例如，一些檔案管理人員對于信息化設(shè)備和軟件的使用不熟練，無法充分發(fā)揮信息化技術(shù)的優(yōu)勢，或者對于信息化建設(shè)的重要性認(rèn)識不足，缺乏積極性和主動性；第三，檔案信息化建設(shè)的投入不足。部分院校缺乏足夠的投入，導(dǎo)致信息化程度不高。許多體育院校只用了簡單的電子表格和文檔存儲，沒有實現(xiàn)真正的信息化系統(tǒng)，無法進行有效的數(shù)字化管理和資源共享。體育院校對信息化建設(shè)缺乏重視，對招聘和培養(yǎng)相關(guān)的技術(shù)人員也不夠積極，導(dǎo)致信息化建設(shè)難以順利進行；第四，各級政府對于體育院校的檔案信息化建設(shè)并沒有給予足夠的資金支持，導(dǎo)致院校在不斷推進信息化建設(shè)的同時，也陷入了資金困難的局面。此外，由于管理不規(guī)范，很多體育院校之間并未建立檔案共享機制，造成了信息孤島和重復(fù)建設(shè)的現(xiàn)象，降低了檔案的使用價值和效益，缺乏科學(xué)的管理方法和手段，無法有效地推進檔案信息化建設(shè)。

（二）檔案管理不規(guī)范。體育院校檔案管理存在著不規(guī)范的情況。一些體育院校缺乏完善的檔案管理制度，導(dǎo)致檔案管理工作缺乏相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，就很容易產(chǎn)生各類問題。具體有以下幾個方面；第一，檔案管理流程不規(guī)范。在檔案管理過程中，缺乏明確的流程和規(guī)范的操作標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致檔案管理工作的混亂和不可控[5]。例如，檔案的歸檔、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)沒有明確的流程和標(biāo)準(zhǔn)，容易出現(xiàn)檔案遺失、錯亂等問題；第二，檔案管理人員素質(zhì)不高。檔案管理人員的素質(zhì)和能力直接影響到檔案管理工作的質(zhì)量和效率。但是，在一些體育院校中，由于歷史和現(xiàn)實的原因，一些檔案管理人員的綜合能力較差，對于檔案管理工作缺乏系統(tǒng)的認(rèn)識，這種觀念上的偏差就容易導(dǎo)致檔案管理工作屢屢出現(xiàn)問題；第三，很多的體育院校中還存在檔案管理系統(tǒng)不完善的問題。檔案管理系統(tǒng)是檔案信息化建設(shè)的中樞神經(jīng)。在部分體育院校中，檔案管理系統(tǒng)不完善，存在著數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確、信息不完整、功能不完備等問題，影響了檔案管理工作的質(zhì)量和效率；第四，檔案管理工作也需要有監(jiān)督和評估機制，通過這些機制可以確保檔案管理工作的正常運行。但一些體育院校缺乏有效的監(jiān)督和評估機制，導(dǎo)致檔案管理工作的不規(guī)范和混亂。

（三）檔案保護不到位。體育院校檔案保護工作存在著不到位的情況。一些體育院校缺乏完善的檔案保護措施，檔案存在損壞、丟失等風(fēng)險。主要集中在以下幾個環(huán)節(jié)：第一，檔案存儲環(huán)境不安全。檔案存儲環(huán)境的安全性是檔案保護的基礎(chǔ)，但一些體育院校檔案存儲環(huán)境存在著安全隱患，如防火措施不到位、防潮措施不足等，容易導(dǎo)致檔案遭受損失或毀壞；第二，檔案保密措施不完善。檔案保密是檔案保護的重要內(nèi)容，但一些體育院校存在檔案保密措施不完善的問題，如檔案的存儲、傳輸、查閱等環(huán)節(jié)存在著泄密的風(fēng)險，容易導(dǎo)致檔案信息被泄露[6]；第三，檔案備份和恢復(fù)機制不健全。檔案備份和恢復(fù)機制是檔案保護的重要手段，但一些體育院校檔案備份和恢復(fù)機制不健全，如備份不及時、備份不完整、恢復(fù)不及時等問題，容易導(dǎo)致檔案信息的丟失或損壞；第四，部分體育院校檔案工作人員缺乏足夠的安全意識，容易導(dǎo)致行為失范，因此在一些體育院校中，由于檔案管理人員的安全意識不強，缺乏對檔案保護的認(rèn)識和理解，容易導(dǎo)致檔案信息的泄露或遭受損失。

四、體育院校檔案信息化建設(shè)的對策

（一）完善檔案管理制度。體育院校檔案是一個重要的行政管理工作，是維系學(xué)校正常運轉(zhuǎn)的重要部分。隨著信息化手段的不斷豐富，學(xué)校檔案管理工作也隨之在信息化管理道路上越走越遠(yuǎn)。但是，由于體育院校檔案種類繁多，比較復(fù)雜，其管理難度也較大，對此可以通過完善檔案管理制度來逐步規(guī)范。一是對體育院校的檔案分類體系進一步的完善。體育院校的檔案在歸檔之前應(yīng)先按照檔案類型進行分類，以便于管理。體育院校檔案內(nèi)容較多，應(yīng)先建立相應(yīng)檔案分類體系?？梢愿鶕?jù)學(xué)校部門、學(xué)科、課程等方面進行分類。這樣，在歸檔時能夠更加清晰快捷地分類歸檔，也能夠更好地保護檔案的完整性；二是制定體院院校檔案保管規(guī)定。體院院校的檔案保管規(guī)定實施檔案管理的規(guī)矩和標(biāo)準(zhǔn)。制定檔案保管規(guī)定是一項復(fù)雜的工作，需要根據(jù)實際情況和法規(guī)制定，規(guī)定全部責(zé)任人和責(zé)任范圍、保管期限和狀態(tài)、檢索訪問和遺失補缺等方面的相關(guān)內(nèi)容，使檔案的按需訪問更加便捷；三是加強檔案信息化建設(shè)。通過信息化建設(shè)更方便實現(xiàn)檔案管理、檔案查詢與搜索、檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)計等多項功能。可以采用現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段，如數(shù)字化處理、有線網(wǎng)絡(luò)和互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)傳輸技術(shù)等，整合學(xué)校各功能部門信息，實現(xiàn)不同部門之間的數(shù)據(jù)信息共享和集成，從而實現(xiàn)全方位的信息服務(wù)和共享；四是加強檔案審批程序。檔案審批程序是檔案管理工作的重點環(huán)節(jié)之一，涉及檔案管理的準(zhǔn)確性和科學(xué)性。加強檔案審批程序，應(yīng)明確部門和職工的審批權(quán)限和流程、各類檔案審批期限和標(biāo)準(zhǔn)、審批結(jié)果的存儲與應(yīng)用等方面。這樣，可保障檔案管理的規(guī)范性和合法性。由此可見，只有建立科學(xué)的檔案分類體系，制定合理的檔案保管規(guī)定，加強檔案信息化建設(shè)和審批程序，才能更好地實現(xiàn)檔案管理工作的信息化、高效化和規(guī)范化。

（二）強化信息化建設(shè)。體育院校檔案信息化建設(shè)是提高檔案管理效率和服務(wù)質(zhì)量的重要手段。為了加強信息化建設(shè)，體育院校可以從以下幾個方面入手：第一，加強信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。體育院校應(yīng)該建立完善的信息化基礎(chǔ)設(shè)施，包括網(wǎng)絡(luò)、服務(wù)器、存儲設(shè)備等，為檔案信息化建設(shè)提供可靠的技術(shù)支持和保障。同時，體育院校還應(yīng)該加強信息安全管理，確保檔案信息的安全和保密；第二，加強檔案數(shù)字化建設(shè)。體育院校應(yīng)該將紙質(zhì)檔案數(shù)字化，通過數(shù)字化檔案庫的形式，來進行體育院校檔案信息的電子化存儲和操作。同時，體育院校還應(yīng)該加強數(shù)字化檔案的分類、整理和標(biāo)注工作，提高檔案信息的準(zhǔn)確性和可檢索性；第三，加強檔案信息化應(yīng)用建設(shè)。檔案信息化應(yīng)用系統(tǒng)應(yīng)該基本實現(xiàn)檔案查詢、借閱、歸還等功能，方便用戶查詢和使用檔案信息。同時，體育院校還可以開發(fā)檔案信息化應(yīng)用軟件，如檔案管理系統(tǒng)、檔案數(shù)字化處理軟件等；第四，加強檔案信息化人才建設(shè)。體育院校應(yīng)該加強檔案信息化人才的培養(yǎng)和引進，建立專業(yè)的檔案信息化團隊。同時，體育院校還應(yīng)該加強檔案信息化知識的宣傳和普及，提高用戶對檔案信息化的認(rèn)識和使用水平。由此可見，體育院校檔案信息化建設(shè)是提高檔案管理效率和服務(wù)質(zhì)量的重要手段。體育院校應(yīng)努力提高檔案信息化建設(shè)的水平和效果。

（三）提高檔案保護意識。隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，越來越多的體育院校采用電子檔案管理系統(tǒng)來管理檔案資料，這種方式有助于提高檔案管理的效率和信息化水平。然而，在使用電子檔案管理系統(tǒng)的同時，也需要注意檔案保護意識的提高，避免因人為因素造成檔案的丟失、泄露等問題，影響體育院校的正常運轉(zhuǎn)。體育院校應(yīng)該加強檔案保護意識，提高檔案保護工作的重要性。加強檔案保護措施，建立檔案保護制度，確保檔案的安全、完整和可靠。首先，需要加強對檔案保密性的認(rèn)識。體育院校的檔案資料涉及學(xué)校的管理和教育教學(xué)等各個方面，機密性比較高。因此，在使用電子檔案管理系統(tǒng)的過程中，需要加強對檔案保密性的認(rèn)識，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得將機密檔案資料外泄；其次，需要加強檔案保護技術(shù)的應(yīng)用。除了建立完善的檔案管理制度外，還需要采取相應(yīng)的檔案保護技術(shù)措施來保護檔案安全。例如，加強系統(tǒng)安全性，增強賬號密碼的保護功能，定期備份數(shù)據(jù)等措施，以防止黑客攻擊和誤操作等因素給檔案安全帶來的潛在風(fēng)險；最后，需要不斷提高檔案保護意識。檔案保護意識的提高是保障檔案安全的最基本前提。體育院校應(yīng)通過各種形式的教育與宣傳活動，讓全體職工加深對檔案保護意識的認(rèn)識，明確自己在檔案保護工作中的職責(zé)和義務(wù)，自覺遵守檔案管理制度，規(guī)范檔案管理行為，推動檔案管理工作向縱深發(fā)展。

五、結(jié)語

實施新《檔案法》對于體育院校檔案信息化建設(shè)提出了新的標(biāo)準(zhǔn)。但是目前體育院校的檔案信息化建設(shè)還存在著幾大問題，如信息化水平低、檔案管理不規(guī)范、檔案保護不足等。解決上述問題可以通過完善檔案管理制度、增進信息化建設(shè)、提高檔案保護意識等途徑來完成。唯有如此，才能更好地推進體育院校的檔案信息化建設(shè)，為體育事業(yè)的發(fā)展做出貢獻。