現(xiàn)代人力資源管理視角下的人事檔案管理工作

文/陜西省鎮(zhèn)巴縣人力資源和社會(huì)保障局 康婕

人事檔案管理是因人力資源管理而存在，因此這項(xiàng)工作的開(kāi)展應(yīng)與人力資源管理步調(diào)一致，這樣才能充分發(fā)揮人事檔案管理的作用，從而更好地為人力資源管理服務(wù)。隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，對(duì)人事檔案管理也提出了更高的要求，尤其是在現(xiàn)代人力資源管理視角下，相較以往的檔案管理模式已有較大程度的改變。

一、人力資源管理與人事檔案管理的基本概述

（一）人力資源管理與人事檔案管理內(nèi)涵。1.人力資源管理。所謂的人力資源管理，是指對(duì)“人”這種資源所進(jìn)行的一系列管理工作，管理過(guò)程中需要遵循經(jīng)濟(jì)學(xué)與人本思想，管理目標(biāo)是為了通過(guò)對(duì)人力資源的優(yōu)化配置來(lái)滿足企業(yè)及組織發(fā)展的需求，管理形式涉及招聘、甄選、培訓(xùn)等。概括來(lái)說(shuō)，人力資源管理是預(yù)測(cè)組織人力資源需求，并結(jié)合組織人員具體情況進(jìn)行人力需求計(jì)劃制定、績(jī)效考核、激勵(lì)機(jī)制建設(shè)等舉措，以確保組織目標(biāo)實(shí)現(xiàn)與成員最大化發(fā)展的一項(xiàng)綜合性管理工作[1]。人力資源管理在各企事業(yè)單位中的重要性尤為突出，不僅可以促進(jìn)企業(yè)經(jīng)營(yíng)的順利進(jìn)行，還能提高勞動(dòng)生產(chǎn)率以及提高企業(yè)的資產(chǎn)保值，使企業(yè)實(shí)現(xiàn)快速穩(wěn)步發(fā)展。2.人事檔案管理。人事檔案管理相對(duì)人力資源管理來(lái)說(shuō)，其工作內(nèi)容更加細(xì)致化與集中化，主要是對(duì)員工的各種檔案資料進(jìn)行一系列的收集、整理、保管、鑒定等工作，其目的是維護(hù)人事檔案資料的完整性。人事檔案管理工作涉及的管理內(nèi)容非常豐富，主要有實(shí)體管理、信息管理、業(yè)務(wù)指導(dǎo)等，其中實(shí)體管理包括載體與內(nèi)容信息兩部分內(nèi)容，載體指的是各種紙質(zhì)、磁質(zhì)、光盤等物質(zhì)材料，而內(nèi)容信息指的是上述載體所記錄的檔案信息。人事檔案信息管理主要是對(duì)檔案原件實(shí)體上記錄的信息進(jìn)行管控，但隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，這項(xiàng)工作便脫離了人事檔案原件而存在。人事檔案工作業(yè)務(wù)指導(dǎo)主要是指在相關(guān)法律法規(guī)的指導(dǎo)下，對(duì)下屬各部門人員的工作提出任務(wù)和要求，以及對(duì)檔案工作的監(jiān)督、檢查與督促，目的是推進(jìn)人事檔案工作的發(fā)展。

（二）人事檔案管理與人力資源管理之間的關(guān)系。人事檔案管理是人力資源管理的一項(xiàng)工作內(nèi)容，前者的存在為后者工作的順利開(kāi)展提供基礎(chǔ)依據(jù)，兩者相輔相成，對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展有著重要推動(dòng)作用[2]。具體來(lái)說(shuō)，在進(jìn)行人力資源管理時(shí)，為了更好地了解每位員工的個(gè)體發(fā)展情況，就必須要借助大量的人事檔案資料，而保證人事檔案資料的完整性與人事檔案管理工作的主要任務(wù)目標(biāo)，如果檔案資料不完整，存在較多的疏漏，就無(wú)法給人力資源管理工作的開(kāi)展提供有效的信息支撐，進(jìn)而造成人力資源的配置出現(xiàn)問(wèn)題，最終影響到企業(yè)的發(fā)展。由此可見(jiàn)，人力資源管理與人事檔案管理是從屬關(guān)系，后者是前者的重要組成部分，只有做好人事檔案管理工作，積極完成相關(guān)任務(wù)目標(biāo)，才能為人力資源管理工作的開(kāi)展打下良好基礎(chǔ)，并充分發(fā)揮人力資源的優(yōu)勢(shì)作用，促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

（三）現(xiàn)代人力資源管理與傳統(tǒng)管理模式的區(qū)別。傳統(tǒng)的人事管理以“事”為中心，將管理對(duì)象設(shè)定為靜態(tài)的“事”，并注重對(duì)人的控制與管理，這就導(dǎo)致管理過(guò)程中人的決策權(quán)丟失了，不利于發(fā)揮人員的主觀能動(dòng)性。而在現(xiàn)代人力資源管理中，人事管理的重心不再是“事”，而是“人”，即更加尊重人的主體地位，從人的視角出發(fā)為其匹配資源，從而實(shí)現(xiàn)人與事的最優(yōu)化組合。為了更進(jìn)一步了解現(xiàn)代人力資源管理與傳統(tǒng)管理之間的差別，可以將其歸納為以下幾點(diǎn)：其一，前者的第一資源是人，開(kāi)發(fā)對(duì)象也是人，所以可以大大提高整個(gè)管理的主動(dòng)性，而后者的第一資源是事，更注重人對(duì)事的管理；其二，前者具備未來(lái)性、整體性和戰(zhàn)略性的特點(diǎn)，能夠充分滿足現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展需要，而后者更注重當(dāng)下；其三，前者能夠有效提升員工工作積極性，促使他們?yōu)槭聵I(yè)單位創(chuàng)造更大的效益。

二、當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理中存在的不足

（一）管理手段沒(méi)有實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化。結(jié)合事業(yè)單位現(xiàn)階段現(xiàn)代化技術(shù)與人事檔案管理融入的情況可以發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)代化在管理工作中運(yùn)用的范圍十分有限，甚至需要人為手動(dòng)完成檔案管理，不但沒(méi)有取得預(yù)期效率，還讓人事檔案管理工作變得更加低效。而現(xiàn)代化技術(shù)本應(yīng)該貫徹于人力資源管理中的所有環(huán)節(jié)當(dāng)中，許多業(yè)務(wù)都需要信息技術(shù)的支持，尤其是檔案管理，因?yàn)闄n案室難免會(huì)出現(xiàn)潮濕或蟲(chóng)蛀、霉變等問(wèn)題，影響檔案存放質(zhì)量，不利于檔案的完整性留存[3]。所以要想真正達(dá)到現(xiàn)代人力資源管理型的要求，首要任務(wù)就是要讓現(xiàn)代化技術(shù)切實(shí)地融入人事檔案當(dāng)中，在信息化的基礎(chǔ)上，發(fā)揮信息化及智能化科學(xué)手段的作用，改善管理工作的質(zhì)量與效率。

（二）檔案管理工作缺乏規(guī)范性。一些事業(yè)單位當(dāng)前的業(yè)務(wù)流程沒(méi)有進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化定義，也沒(méi)有規(guī)范具體的操作流程，致使內(nèi)部管理存在混亂現(xiàn)象，工作效率低下。不少單位在人事檔案管理的過(guò)程中時(shí)常會(huì)出現(xiàn)無(wú)定義的問(wèn)題，對(duì)于相關(guān)部門成員的權(quán)力與職責(zé)沒(méi)有明確的劃分，導(dǎo)致工作人員在管理的過(guò)程中普遍存在過(guò)于隨意的問(wèn)題，甚至歸檔期間所設(shè)計(jì)到的硬件或軟件設(shè)備不能滿足實(shí)際需要，關(guān)于檔案是否已經(jīng)完整地保存到檔案室的問(wèn)題，很少有人員能夠做到全程負(fù)責(zé)，在這種情況下，工作一旦出現(xiàn)差錯(cuò)，可能會(huì)導(dǎo)致相關(guān)人員之間的矛盾，相互推諉責(zé)任。

（三）現(xiàn)存信息適用性不夠。人事檔案管理的關(guān)鍵職能就是要秉承客觀、公正的原則對(duì)事業(yè)人員的工作表現(xiàn)予以反映或評(píng)價(jià)。但是當(dāng)前在人事檔案管理實(shí)踐過(guò)程中存在諸多問(wèn)題，現(xiàn)存信息大多不夠完整準(zhǔn)確，重要資料缺失，例如：事業(yè)單位人員的“三齡兩歷一身份”等重要信息出現(xiàn)缺失、出生日期不一致等現(xiàn)象在現(xiàn)實(shí)生活中也是存在的，檔案管理人員在收集和整理檔案資料時(shí)，認(rèn)為只要不使檔案信息泄露、更改、丟失，及時(shí)將檔案材料入檔即完成了檔案的管理，事實(shí)上，這只是檔案管理的一個(gè)方面。在完成檔案規(guī)整工作時(shí)，要進(jìn)行多角度、多方面的信息搜集，實(shí)時(shí)更新、完善檔案信息，使人事檔案發(fā)揮最大的作用。總之，為保證事業(yè)單位人事檔案信息真實(shí)準(zhǔn)確，充分發(fā)揮人事檔案在干部選拔、任用與評(píng)價(jià)中的鑒別作用，亟須通過(guò)有效的方式予以改進(jìn)，提升現(xiàn)存信息的準(zhǔn)確性，真正發(fā)揮檔案管理的作用。

（四）人才思想素質(zhì)有待提高。人才作為人事檔案管理中不可或缺的關(guān)鍵因素，對(duì)管理效果有著重要影響。現(xiàn)代人事檔案管理逐漸朝著信息化的方向發(fā)展，用信息技術(shù)取代了紙張及音像的作用，將人事資料轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)據(jù)，而要做到這一點(diǎn)，工作人員需要具備良好的認(rèn)知，否則檔案管理現(xiàn)代化勢(shì)必將成為紙上談兵。然而事業(yè)單位在推行現(xiàn)代化人事檔案管理期間將大量的精力放在了整體形式上，沒(méi)有注重內(nèi)部的落實(shí)，而眾所周知，信息化平臺(tái)建設(shè)必定要得以落實(shí)，運(yùn)用相關(guān)工作人員的信息化思維及技術(shù)操作，貫徹單位的新制度、新平臺(tái)以及新規(guī)定。

三、現(xiàn)代人力資源管理新趨勢(shì)下的人事檔案管理措施

（一）促進(jìn)現(xiàn)代化管理。適應(yīng)現(xiàn)代人力資源管理的發(fā)展要求，人事檔案管理工作也應(yīng)當(dāng)緊隨信息時(shí)代的腳步，深化現(xiàn)代化技術(shù)在管理中的應(yīng)用。但人事檔案的信息化建設(shè)并非易事，它是一項(xiàng)兼具系統(tǒng)性與科學(xué)性的項(xiàng)目工程，在這個(gè)過(guò)程中，不管是從機(jī)構(gòu)、隊(duì)伍配備，還是現(xiàn)代化檔案管理的條件以及檔案管理人員的培訓(xùn)等方面都要作長(zhǎng)期考慮。首先，要將規(guī)范、安全、效率作為現(xiàn)代化管理的重點(diǎn)，通過(guò)引入運(yùn)行比較完善的數(shù)字平臺(tái)，并符合本單位的實(shí)際情況來(lái)調(diào)整，工作人員還可以對(duì)電子信息平臺(tái)中的各項(xiàng)功能進(jìn)行調(diào)整，確保檔案電子數(shù)據(jù)與檔案管理形成相互促進(jìn)的關(guān)系，從而形成最佳的檔案信息管理平臺(tái)；其次，引入先進(jìn)技術(shù)并對(duì)工作人員進(jìn)行專業(yè)的管理操作培訓(xùn)，來(lái)提升管理水平，優(yōu)化檔案管理工作，從而實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理[4]。這樣既減少封存檔案室紙質(zhì)檔案受潮、遺失等問(wèn)題，又方便了檔案信息的提取，同時(shí)盡可能增加硬件方面的投入，例如，適當(dāng)增設(shè)打印機(jī)、攝像頭等基本設(shè)備，提升管理工作的科技含量，確保數(shù)字信息化的順利實(shí)現(xiàn)。

（二）提高檔案管理規(guī)范性。事業(yè)單位的有序運(yùn)行都離不開(kāi)規(guī)范的管理，科學(xué)規(guī)范的檔案管理流程是確保信息整合、存儲(chǔ)、保管、調(diào)取、運(yùn)用的關(guān)鍵。按照現(xiàn)階段事業(yè)單位內(nèi)部的檔案管理實(shí)際情況，提高檔案管理的規(guī)范性可以從以下幾點(diǎn)著手：第一，提高數(shù)據(jù)信息的有效性，規(guī)范檔案管理的檔號(hào)、案卷標(biāo)題，對(duì)紙質(zhì)檔案和電子檔案的收集和保管有統(tǒng)一規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)；第二，規(guī)范信息資料收集、信息輸入建檔、檔案編號(hào)管理與整理、檔案目錄形成、檔案調(diào)取等步驟的流程。同時(shí)在信息檔案形成一定數(shù)量后，可以通過(guò)對(duì)電子數(shù)據(jù)平臺(tái)的調(diào)整來(lái)將檔案進(jìn)行歸類劃分，建立專屬檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，從而實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)管理。工作人員可以定期對(duì)已經(jīng)錄入的檔案進(jìn)行二次復(fù)查，確保每一份檔案中的信息均完整，沒(méi)有出現(xiàn)信息不全或者檔案分類不清的現(xiàn)象，為檔案管理工作的有序落實(shí)打好基礎(chǔ)；第三，使用能兼容互通的設(shè)備以及軟件，能最大限度地滿足檔案保管和利用的需求，同時(shí)促成檔案信息能在橫向和縱向的各環(huán)節(jié)都加以運(yùn)用，發(fā)揮檔案信息現(xiàn)代化管理的整體優(yōu)勢(shì)。

（三）保持現(xiàn)存信息實(shí)用性。眾所周知，透過(guò)一個(gè)人的檔案通?？梢詫?duì)其人生發(fā)展軌跡以及工作能力形成清晰的判斷，對(duì)于培養(yǎng)人才、選拔人才、使用人才具有十分重要的作用，為了解決現(xiàn)階段事業(yè)單位現(xiàn)存信息缺乏實(shí)用性的問(wèn)題，可以嘗試將其納入年度考核范圍，作為年度考核的重要參考項(xiàng)目，有利于現(xiàn)存信息數(shù)據(jù)的有效管理和更新，將檔案工作信息化，需要運(yùn)用多科學(xué)知識(shí)，多部門協(xié)作，多環(huán)節(jié)配套，多方面收集，利用多種信息技術(shù)手段，將紙質(zhì)和聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件和已歸檔保存的電子檔案運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行收集、整理、分類和編輯，減少資料信息缺失，并增強(qiáng)檔案信息的實(shí)用性[5]。

考慮到信息平臺(tái)是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化轉(zhuǎn)型的基礎(chǔ)，也是轉(zhuǎn)型過(guò)程中打造核心價(jià)值的所在，為了確保平臺(tái)功能的穩(wěn)定發(fā)揮，在確保檔案資料的真實(shí)性、原始性和可信性的前提下，避免紙質(zhì)檔案使用的頻率，有效保護(hù)檔案實(shí)體，將檔案信息進(jìn)行現(xiàn)代化錄入管理，可以最大限度地防止檔案造假的可能性；并且利用平臺(tái)分類編輯后，各類人員的信息，比如職務(wù)、學(xué)歷、年齡、職稱等信息可以進(jìn)行篩選，有利于加強(qiáng)事業(yè)單位人事管理。

（四）重視專業(yè)人員培養(yǎng)。如今檔案管理已經(jīng)被納入高校專業(yè)學(xué)科中，其重要性可見(jiàn)一斑，檔案管理作為一項(xiàng)工作量巨大、工作形式單一、運(yùn)用技術(shù)較為專業(yè)的工作，在檔案信息化建設(shè)中容易出現(xiàn)因工作人員自身能力不足而影響檔案管理的情況，因此，為充分提升檔案管理質(zhì)量，事業(yè)單位要配備專職檔案管理人員，且從業(yè)人員要積極學(xué)習(xí)電子信息化管理操作，為后續(xù)檔案管理奠定良好的基礎(chǔ)。

長(zhǎng)期以來(lái)，在生活和工作中，檔案是最為重要的印證資料。在檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，對(duì)管理人員的素質(zhì)要求越來(lái)越高，所以在打造專業(yè)現(xiàn)代的信息化管理隊(duì)伍時(shí)，檔案人員不僅要熟練掌握檔案信息化操作系統(tǒng)，學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案分類方法和檔案處理技術(shù)，還要提高自身對(duì)先進(jìn)信息數(shù)據(jù)管理技術(shù)的掌握程度，積極與現(xiàn)代化自動(dòng)化流程銜接。此外，檔案管理工作人員要積極參與各類檔案管理培訓(xùn)活動(dòng)，熟悉自己管轄范圍的檔案情況，了解檔案業(yè)務(wù)新領(lǐng)域的情況，鍛煉自身的管理思維。事業(yè)單位在管理人員配備上，不能在短期內(nèi)頻繁的更換人員，以免造成檔案工作的不連續(xù)性，要從人才培養(yǎng)角度出發(fā)配備專職管理人員，為檔案管理奠定良好基礎(chǔ)。

作為檔案管理人員，更應(yīng)當(dāng)肩負(fù)起自己的責(zé)任，不斷豐富相關(guān)專業(yè)知識(shí)與技能，還要注重思想觀念的轉(zhuǎn)變，強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，懂得在檔案管理的工作中發(fā)揮自覺(jué)性與自主精神，在事業(yè)單位內(nèi)部打造出積極向上的工作氛圍，與單位共同成長(zhǎng)。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在新的時(shí)代背景下，人事檔案管理在現(xiàn)代人力資源管理中的重要性逐漸凸顯，且二者之間息息相關(guān)，不可分割，為了進(jìn)一步提升事業(yè)單位綜合管理能力，在實(shí)踐過(guò)程中要充分重視人事檔案管理的改革，促進(jìn)其與信息化技術(shù)之間的融合，并運(yùn)用科學(xué)有效的方式解決當(dāng)下的不足，提高人事檔案管理能力。