信息化背景下檔案管理的科學(xué)化建設(shè)探究

文/內(nèi)蒙古自治區(qū)住建廳綜合保障中心 路飛

隨著信息化時(shí)代的到來，信息技術(shù)被應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域，并且發(fā)揮著重要的作用。檔案信息化建設(shè)對提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率具有重要的作用，改變傳統(tǒng)檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新，使檔案管理更加科學(xué)完善。不僅能夠提高檔案管理的工作效率，還能更好地發(fā)揮檔案管理的服務(wù)作用，滿足事業(yè)單位的發(fā)展需求。隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和時(shí)代的進(jìn)步，檔案管理也應(yīng)堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)的原則，重視信息化技術(shù)的應(yīng)用，突出檔案管理的科學(xué)性。

一、檔案信息化的重要意義

隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和信息化時(shí)代的到來，檔案管理方式也應(yīng)該實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新，結(jié)合自身的發(fā)展和時(shí)代的需求做出相應(yīng)的調(diào)整，滿足事業(yè)單位發(fā)展的需求。在事業(yè)單位發(fā)展中，積極落實(shí)檔案管理工作能夠?yàn)槭聵I(yè)單位創(chuàng)造更大的經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會(huì)價(jià)值。事業(yè)單位要在市場競爭中占據(jù)優(yōu)勢，就應(yīng)該做好檔案管理的規(guī)范化，采取科學(xué)的信息化管理模式，不斷創(chuàng)新和完善檔案管理工作。為此，在具體工作開展的過程中，事業(yè)單位各個(gè)部門之間應(yīng)該相互配合，分析工作流程和管理模式，制定科學(xué)的檔案管理方案。另外，應(yīng)該結(jié)合自身發(fā)展的需求，收集信息和資料，建立檔案數(shù)據(jù)庫，分析檔案內(nèi)容，為管理工作奠定基礎(chǔ)。結(jié)合事業(yè)單位發(fā)展的目標(biāo)，評估事業(yè)單位的發(fā)展情況，適當(dāng)?shù)卣{(diào)整發(fā)展規(guī)劃，重視對素質(zhì)人才的培養(yǎng)。

二、檔案管理科學(xué)化建設(shè)應(yīng)該遵循的原則

（一）堅(jiān)持統(tǒng)籌規(guī)劃原則。事業(yè)單位中的檔案管理具有持續(xù)性和復(fù)雜性的特點(diǎn)，應(yīng)該堅(jiān)持統(tǒng)籌兼顧的原則，重視對信息資源的統(tǒng)籌利用，通過做好各個(gè)部門的分工和協(xié)作來完善檔案管理體系，引導(dǎo)各部門之間合作來提高工作的效率。在信息化時(shí)代到來之后，事業(yè)單位各部門對檔案有了更多的需求，通過科學(xué)的管理工作，能夠?yàn)楦鱾€(gè)部門提供有針對性的服務(wù)。但是當(dāng)前的檔案管理也會(huì)存在一些問題，沒有認(rèn)識(shí)到信息化建設(shè)的重要性，應(yīng)該重視對檔案管理的改革，科學(xué)規(guī)劃，加強(qiáng)管理部門和其他部門之間的對接。此外，提高檔案管理系統(tǒng)的兼容性，便于檔案的查詢和獲取，通過統(tǒng)一的管理方式來保證檔案數(shù)據(jù)信息的安全性[1]。

（二）標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的原則。在事業(yè)單位的檔案建設(shè)和管理的過程中，必須嚴(yán)格遵守國家法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，以此保證檔案管理的科學(xué)化。事業(yè)單位中檔案管理的科學(xué)化，具體指減少不必要的成本支出、滿足檔案的使用和管理的需求、更好的發(fā)揮檔案的使用價(jià)值，符合當(dāng)下和未來的發(fā)展趨勢的需求。為此，重視對檔案管理工作體系的優(yōu)化，在檔案管理中要完善信息化的硬性指標(biāo)，并且有制度的約束和規(guī)范，在執(zhí)行的過程中還要嚴(yán)格遵守國家的技術(shù)要求和標(biāo)準(zhǔn)。在事業(yè)單位建立檔案管理信息技術(shù)平臺(tái)的過程中，應(yīng)該考慮國家相關(guān)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)和其他行業(yè)及其他單位管理系統(tǒng)的兼容性，保證檔案地區(qū)的便利，但是在信息管理平臺(tái)建設(shè)的過程中，應(yīng)該保證大量數(shù)據(jù)信息的安全性，降低檔案管理可能存在的風(fēng)險(xiǎn)，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)性與價(jià)值。

（三）創(chuàng)新原則。隨著信息化建設(shè)不斷的應(yīng)用，在檔案管理中要善于突破與創(chuàng)新，發(fā)現(xiàn)檔案管理中的問題與規(guī)律，抓住管理的重點(diǎn)、難點(diǎn)。在未來的檔案管理中，引導(dǎo)工作人員形成創(chuàng)新的意識(shí)，加大對檔案信息共享應(yīng)用方面的研究，通過引進(jìn)新型的檔案管理技術(shù)，促進(jìn)檔案管理向著智能化和靈活化的方向發(fā)展，不斷完善檔案管理體系。檔案管理工作也會(huì)有一定的成本支出，利用先進(jìn)的信息化技術(shù)能夠降低成本，發(fā)揮檔案價(jià)值，將傳統(tǒng)檔案管理中的不利因素去除。為此，需要制定新的工作機(jī)制和制度，利用先進(jìn)的管理方式來打破傳統(tǒng)管理模式，對檔案管理進(jìn)行深化改革。在檔案管理工作中不斷地創(chuàng)新已經(jīng)成為當(dāng)前檔案管理的發(fā)展趨勢。

三、檔案管理工作中存在的問題

（一）設(shè)備陳舊。有些事業(yè)單位因?yàn)槭艿劫Y金等因素的制約，在檔案管理信息化建設(shè)中還存在著技術(shù)設(shè)備不足的問題，尤其是缺少硬件和軟件的技術(shù)投入，不能發(fā)揮檔案技術(shù)在檔案管理中的重要作用。另外，不重視對檔案管理設(shè)備購買的規(guī)劃，導(dǎo)致檔案技術(shù)設(shè)備的更新速度比較慢，尤其是許多的檔案技術(shù)設(shè)備已經(jīng)不符合大數(shù)據(jù)技術(shù)和云存儲(chǔ)的環(huán)境需求，甚至有些事業(yè)單位還在用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，效率低下。在信息化發(fā)展的背景下，應(yīng)該改變傳統(tǒng)的技術(shù)設(shè)備更新不足和資金缺乏的問題，做好檔案管理中的設(shè)備購買工作，并且拓展資金的支持渠道，為事業(yè)單位中的檔案管理工作提供充足的設(shè)備和技術(shù)支持。應(yīng)該到有資質(zhì)的商家購買硬件和軟件設(shè)備，重視對技術(shù)和設(shè)備的更新，為工作人員提供良好的工作環(huán)境，保證工作人員能夠利用先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備，不斷提高檔案管理的水平。

（二）信息保密有所欠缺。當(dāng)前，檔案管理中的保密工作非常關(guān)鍵，應(yīng)該建立完善的保密制度來做好檔案管理。但當(dāng)前一些事業(yè)單位的保密制度不完備，或者在執(zhí)行的過程中流于形式，存在一些問題。信息化對檔案管理中的保密性提出了更高的要求，應(yīng)該引導(dǎo)工作人員做好檔案的保密工作，這也給工作人員提出了更大的挑戰(zhàn)，一旦保密工作不到位，很容易遭到黑客和病毒的攻擊，獲取內(nèi)部的資料，影響檔案信息的安全性。

（三）管理人員專業(yè)素養(yǎng)有待提升。事業(yè)單位檔案管理工作需要專業(yè)的技術(shù)人員，檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)及信息技術(shù)都是必備條件，但是從當(dāng)前的事業(yè)單位的檔案管理情況來看，有的事業(yè)單位缺乏專業(yè)的檔案管理技術(shù)人才，不重視檔案管理工作人員的培訓(xùn)，甚至存在兼職檔案員的情況，無法滿足當(dāng)前信息化背景下檔案管理工作的需求，導(dǎo)致檔案的科學(xué)化建設(shè)受到影響[2]。為此，重視日常的定期培訓(xùn)和長期培訓(xùn)。在基層事業(yè)單位的檔案管理中，缺乏對檔案員職業(yè)的關(guān)注，不重視技術(shù)的培訓(xùn)和交流，沒有為檔案員提供更多學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)。企業(yè)單位不重視對優(yōu)秀檔案人才的引進(jìn)，導(dǎo)致不能建立專業(yè)的檔案管理團(tuán)隊(duì)。

（四）檔案管理的信息化水平需要提升。在信息化背景下，檔案管理中的信息化建設(shè)越來越重要，同時(shí)對檔案管理的影響也越來越大。應(yīng)不斷學(xué)習(xí)信息化建設(shè)的最新知識(shí)，在信息化轉(zhuǎn)型和升級中跟緊發(fā)展步伐。但由于管理模式比較單一，導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)信息嚴(yán)重滯后，以及應(yīng)用時(shí)間短和經(jīng)驗(yàn)欠缺，導(dǎo)致許多方面還需要完善。此外，有些檔案管理人員不重視信息化技術(shù)的應(yīng)用，沒有清楚地認(rèn)識(shí)到信息化技術(shù)檔案信息化轉(zhuǎn)型發(fā)展中的重要作用，加之專業(yè)水平的欠缺，直接阻礙了管理方式的轉(zhuǎn)型升級，影響檔案管理發(fā)揮真正的價(jià)值。

（五）對數(shù)據(jù)資源開發(fā)力度不足。在信息化背景下，數(shù)據(jù)的收集、整理和保存的效率有了很大提升，數(shù)據(jù)的利用也更加合理，在提高效率的同時(shí)也減少了勞動(dòng)力的支出。但是有些事業(yè)單位的大數(shù)據(jù)資源還在開發(fā)中，尤其是有些事業(yè)單位對檔案管理系統(tǒng)不能做出及時(shí)的更新，對大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用不全面，導(dǎo)致大數(shù)據(jù)技術(shù)無法在事業(yè)單位的檔案管理中發(fā)揮應(yīng)有的價(jià)值。

四、信息化背景下檔案科學(xué)管理的措施

（一）完善制度。要完善檔案管理工作制度，在信息化建設(shè)過程中采取科學(xué)、正確的工作思維尤為重要，要在信息化檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)下貫徹國家的相關(guān)政策法規(guī)。在檔案管理中明確各個(gè)環(huán)節(jié)的重點(diǎn)任務(wù)，通過制度的約束來保證檔案管理的格局化，實(shí)現(xiàn)檔案管理的健康發(fā)展，可以從以下幾個(gè)方面入手：第一，在檔案管理制度和政策修訂和優(yōu)化整改之前，應(yīng)該梳理當(dāng)前檔案管理工作制度的基本內(nèi)容，根據(jù)國家相關(guān)的法律法規(guī)制定檔案管理的發(fā)展方向及目標(biāo)，同時(shí)科學(xué)合理地制定檔案管理制度；第二，應(yīng)該加強(qiáng)管理責(zé)任的宣傳工作，明確管理責(zé)任，強(qiáng)化管理責(zé)任意識(shí)，更好地發(fā)揮檔案管理的作用；第三，重視對檔案管理工作制度的修訂。此外，在檔案制度修訂的過程中，通過廣泛征求各方面的意見和建議能夠確保檔案管理制度的可行性，提高認(rèn)可度，確保檔案管理工作的發(fā)展。

（二）提升檔案的保密技術(shù)水平。事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)應(yīng)該做好保密工作，可以采取以下措施：第一，能夠合理地設(shè)置防火墻技術(shù)，能夠幫助事業(yè)單位形成完善的防護(hù)服務(wù)體系，避免內(nèi)部的信息泄露和破壞[3]。在防火墻建設(shè)中，要針對不同的崗位設(shè)置訪問權(quán)限，對用戶的訪問做好限制工作，避免出現(xiàn)信息泄露的問題。在訪問權(quán)限設(shè)置之后，還要定期更新權(quán)限，避免出現(xiàn)病毒入侵等問題。此外，還要做好防火墻的監(jiān)督管理，了解和關(guān)注防火墻的動(dòng)態(tài)，發(fā)現(xiàn)病毒之后及時(shí)預(yù)警，并且啟動(dòng)保護(hù)程序；第二，加強(qiáng)對網(wǎng)絡(luò)安全管理制度的建設(shè)，制定合理的使用操作流程，約束使用者的行為；第三，在日常的計(jì)算機(jī)管理中，要做好設(shè)備的定期檢查，發(fā)現(xiàn)問題之后及時(shí)維修，確保機(jī)房環(huán)境的穩(wěn)定性和安全性。

（三）加大專業(yè)技術(shù)人員的培訓(xùn)工作。在信息化技術(shù)的發(fā)展背景下，要實(shí)現(xiàn)科學(xué)化的檔案管理工作，其專業(yè)技術(shù)人員的培養(yǎng)工作對提高管理質(zhì)量意義重大，同時(shí)要重視對管理團(tuán)隊(duì)綜合能力的培養(yǎng)，可采取以下幾個(gè)培訓(xùn)措施：第一，針對當(dāng)前檔案技術(shù)人員存在的問題，做好當(dāng)下檔案管理人員的培訓(xùn)工作，加大對大數(shù)據(jù)技術(shù)和云存儲(chǔ)等先進(jìn)的檔案管理技術(shù)方法的培訓(xùn)力度，解決管理人才不足問題，為檔案管理信息化建設(shè)提供更多的后備人才；第二，加強(qiáng)對專業(yè)技術(shù)人才的引進(jìn)工作，加大技術(shù)交流，通過招聘等方式引進(jìn)高校優(yōu)秀畢業(yè)生，積極參與到事業(yè)單位中的檔案管理信息化工作建設(shè)中；第三，完善檔案管理技術(shù)人員的績效考評機(jī)制，分析管理人員的優(yōu)勢和不足，滿足檔案信息化管理的需求；第四，加強(qiáng)和高校之間的合作，制定高校代為培養(yǎng)檔案人才的機(jī)制，提高人才的演技和培訓(xùn)水平，發(fā)揮檔案人才在檔案管理改革中的作用。

（四）加大開發(fā)力度。做好檔案資源的開發(fā)，可以從以下幾個(gè)方面入手：第一，做好檔案的收集整理工作，明確檔案的來源渠道。加大對事業(yè)單位檔案收集分工協(xié)作機(jī)制的建設(shè)，重視和同行業(yè)單位之間的互動(dòng)和交流，吸收優(yōu)秀事業(yè)單位發(fā)展的相關(guān)檔案數(shù)據(jù)；第二，優(yōu)化并不斷更新檔案管理工作，對收集到的檔案進(jìn)行科學(xué)分類，以便加強(qiáng)對檔案檢索的管理，提高檔案數(shù)據(jù)信息的建設(shè)質(zhì)量?？傊ㄟ^合理的檔案資源的開發(fā)工作能夠?qū)⒘闵⒌臋n案進(jìn)行有效的融合；第三，不斷創(chuàng)新檔案工作思維，重視對文字和數(shù)據(jù)以外多種類型的檔案的收集和整理工作，能夠豐富檔案的資源類型，借助完善的檔案數(shù)據(jù)管理庫提高檔案收集存儲(chǔ)的質(zhì)量。

（五）重視與其他技術(shù)的融合。在信息化背景下，為了確保事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的科學(xué)性，應(yīng)該重視技術(shù)之間的融合。第一，利用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)。利用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的自動(dòng)入庫，從而減少對人工的依賴性，并且在計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的協(xié)助下，可以給檔案賦予電子標(biāo)簽，實(shí)現(xiàn)對檔案自動(dòng)化的收集和整理，提高檔案管理的自動(dòng)化水平。此外，在電子標(biāo)簽的協(xié)助下，可以對檔案信息存儲(chǔ)的內(nèi)容和位置進(jìn)行全面的了解和追蹤，便于檔案的后期管理；第二，重視和人工智能技術(shù)的結(jié)合。重視人工智能技術(shù)的應(yīng)用，在檔案數(shù)據(jù)管理中，通過人工智能技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的數(shù)字化，在檔案管理中會(huì)有一些紙質(zhì)的材料和照片，可以采取數(shù)字化的處理方式，將其進(jìn)行處理之后便于保存和查找，能夠提高檔案的利用效率；第三，重視大數(shù)據(jù)的引進(jìn)和應(yīng)用，便于對一些復(fù)雜檔案的分析和整理，加大對檔案數(shù)據(jù)的利用率，提高管理質(zhì)量。

（六）轉(zhuǎn)變檔案管理的思維方式。應(yīng)該樹立新型的檔案管理工作思維模式，利用互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)散性和動(dòng)態(tài)變化性等特點(diǎn)，形成完善的檔案收集體系，加大對檔案信息的利用力度，能夠提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。事業(yè)單位應(yīng)該加大對數(shù)據(jù)的挖掘、數(shù)據(jù)的整理分析和管理等方面的力度，重視拓展檔案服務(wù)的廣度和效度，從而滿足檔案管理的多元化需求。針對當(dāng)前檔案管理中的整體意識(shí)比較差的問題，要制定并不斷完善管理制度及管理體系，同時(shí)應(yīng)該加強(qiáng)各方協(xié)作能力才能促進(jìn)檔案管理工作的有效運(yùn)轉(zhuǎn)，才能充分發(fā)揮檔案管理的作用。事業(yè)單位還應(yīng)該緊跟時(shí)代的發(fā)展步伐，不斷創(chuàng)新管理理念，創(chuàng)新管理思維和重視先進(jìn)技術(shù)的引進(jìn)，確保檔案管理的專業(yè)性和科學(xué)性，重視對現(xiàn)代化技術(shù)的引進(jìn)，保證檔案管理工作能夠與時(shí)俱進(jìn)。

五、結(jié)語

綜上所述，檔案管理信息化建設(shè)對事業(yè)單位的發(fā)展至關(guān)重要，為此，應(yīng)該在明確檔案管理遵循的原則的基礎(chǔ)上不斷創(chuàng)新檔案管理模式、完善檔案管理制度、提升檔案的保密技術(shù)水平、重視和其他技術(shù)的融合、加大開發(fā)力度、轉(zhuǎn)變檔案管理的思維方式、加大專業(yè)技術(shù)人員的培訓(xùn)工作等，為保證檔案信息化建設(shè)的科學(xué)性奠定基礎(chǔ)，使檔案管理工作更好地為事業(yè)單位的發(fā)展服務(wù)。