淺析信息化背景下事業(yè)單位財務(wù)檔案管理的新思路

褚超?王晶

摘 要：隨著信息技術(shù)的發(fā)展壯大，各行各業(yè)信息化水平不斷提升，在大數(shù)據(jù)信息化背景下，事業(yè)單位財務(wù)檔案管理也在深入探討發(fā)展創(chuàng)新管理的新思路，順應(yīng)適應(yīng)時代發(fā)展。因此，事業(yè)單位財務(wù)檔案管理人員需要轉(zhuǎn)變管理理念、完善管理制度及強(qiáng)化管理措施、提升檔案管理人員素質(zhì)，多措并舉，共同推進(jìn)事業(yè)單位財務(wù)檔案管理轉(zhuǎn)型，不斷提高管理水平及檔案信息化水平。本文對此加以探討。

關(guān)鍵詞：信息化；背景；事業(yè)單位；財務(wù)；檔案；管理；新思路

隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，信息化已經(jīng)滲透到社會生活的各個角落，為了順應(yīng)信息化發(fā)展，事業(yè)單位財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)顯得尤為重要。事業(yè)單位檔案管理人員也應(yīng)順應(yīng)信息化發(fā)展，嘗試轉(zhuǎn)變新型管理理念，完善檔案管理制度和強(qiáng)化管理措施，提升自身素質(zhì)，探索出信息化背景下事業(yè)單位財務(wù)檔案管理的有效思路。當(dāng)前，信息化的發(fā)展為事業(yè)單位財務(wù)檔案管理提供了契機(jī)，檔案管理人員要深入挖掘新形勢下開展檔案信息化管理的新思路，提升管理水平，為事業(yè)單位的發(fā)展助力。

1 事業(yè)單位財務(wù)檔案管理存在的問題

1.1 財務(wù)管理核算形式不統(tǒng)一

目前大多數(shù)事業(yè)單位財務(wù)管理工作開始使用電子軟件。而有的單位仍在用傳統(tǒng)的手工記賬方法，致使會計的核算不統(tǒng)一，導(dǎo)致內(nèi)部業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)不能完整地為財務(wù)部門提供相關(guān)資料，使得事業(yè)單位財務(wù)票據(jù)管理混亂，給財務(wù)檔案管理人員收集整理工作帶來不利影響，甚至無法依法依規(guī)開展財務(wù)檔案管理工作，也在一定程度上造成人力和資金浪費(fèi)。

1.2 財務(wù)檔案管理人員素質(zhì)參差不齊

在現(xiàn)行會計管理體制下，事業(yè)單位財務(wù)檔案管理隊伍持續(xù)擴(kuò)大，大部分人員素質(zhì)較高，能夠盡職盡責(zé)完成本職工作。也有小部分管理人員法制觀念相對淡薄，缺乏職業(yè)操守，時常會出現(xiàn)“以權(quán)謀私”“違規(guī)操作”的問題，這將直接導(dǎo)致事業(yè)單位財務(wù)檔案管理隊伍人心不穩(wěn)，長遠(yuǎn)來看不利于事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展。

1.3 報賬票據(jù)等檔案材料不規(guī)范

事業(yè)單位財務(wù)檔案管理中存在報賬票據(jù)不規(guī)范的問題，主要體現(xiàn)在報銷不按發(fā)票規(guī)定用途使用發(fā)票、報銷不按發(fā)票規(guī)定要求開具的發(fā)票等。同時，在報賬發(fā)票及其附件方面也存在不規(guī)范的問題。部分事業(yè)單位編制預(yù)算不完整和不規(guī)范，無法清晰、明確地反映事業(yè)單位的收支情況，給財務(wù)檔案管理工作造成了一定負(fù)擔(dān)；一些事業(yè)單位的收支并沒有納入到財政預(yù)算統(tǒng)一管理，財務(wù)審批和報銷程序不規(guī)范，導(dǎo)致“預(yù)算”流于形式，無法發(fā)揮應(yīng)有的約束作用。

1.4 財務(wù)檔案管理監(jiān)管力度不夠

一些事業(yè)單位沒有認(rèn)識到財務(wù)檔案管理的重要性，沒有給予足夠的重視，造成對財務(wù)檔案管理缺乏監(jiān)管。由于缺乏相應(yīng)的監(jiān)管機(jī)制，導(dǎo)致財務(wù)檔案管理時常出現(xiàn)工作流程混亂、工作效率低下的問題，影響了財務(wù)檔案管理部門的有序運(yùn)行。

1.5 財務(wù)檔案收集資料不全面

當(dāng)前，事業(yè)單位財務(wù)檔案管理部門重視對會計憑證、賬簿、報表等財務(wù)資料進(jìn)行歸檔。但除此之外的文件資料，管理人員通常會忽略，致使財務(wù)檔案不夠齊全和完整，不僅會影響后期的財務(wù)檔案管理工作，還會造成文件丟失、文件損壞等問題。

1.6 財務(wù)檔案管理軟件缺乏創(chuàng)新

隨著時代的發(fā)展，信息技術(shù)水平正在持續(xù)攀升，受此影響，財務(wù)檔案管理軟件也在不斷更新與升級。然而，部分事業(yè)單位并不重視財務(wù)檔案管理軟件的創(chuàng)新，在實(shí)際工作中依然使用著傳統(tǒng)軟件，不僅拉低工作效率，還對財務(wù)檔案管理安全造成威脅。事業(yè)單位財務(wù)檔案管理工作量大、工作復(fù)雜，只有運(yùn)用高效的管理軟件，其工作質(zhì)量和工作水平才會提高。財務(wù)檔案管理軟件缺乏創(chuàng)新，將直接影響事業(yè)單位財務(wù)檔案管理工作的進(jìn)步，在一定程度上阻礙事業(yè)單位的平穩(wěn)發(fā)展。

2 事業(yè)單位財務(wù)檔案管理信息化的意義

2.1 決策依據(jù)

事業(yè)單位通過分析與審核財務(wù)檔案，可以及時發(fā)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)活動中的問題，為事業(yè)單位的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)決策提供重要參考依據(jù)和決策支撐，能夠有效避免資金浪費(fèi)的情況。

2.2 增強(qiáng)競爭

隨著時代的進(jìn)步，傳統(tǒng)的財務(wù)檔案管理方式漸進(jìn)老化、滯后，暴露出種種弊端，明顯無法跟上時代發(fā)展步伐，事業(yè)單位財務(wù)檔案管理應(yīng)該向信息化靠攏[1]；實(shí)施財務(wù)檔案信息化管理能夠提升事業(yè)單位的信息化實(shí)力，進(jìn)而提升事業(yè)單位的競爭力，實(shí)現(xiàn)快速發(fā)展、平穩(wěn)進(jìn)步。

2.3 降本提質(zhì)

信息技術(shù)已經(jīng)走進(jìn)千家萬戶，信息化與日常生活的聯(lián)系越來越密切，人們已經(jīng)逐漸適應(yīng)和接受信息化帶來的便利。若是事業(yè)單位財務(wù)檔案管理依然沿襲傳統(tǒng)管理方式，勢必會給事業(yè)單位的各項(xiàng)工作造成不便。只有實(shí)施財務(wù)檔案信息化管理，才能使其更加適應(yīng)信息化的社會環(huán)境。事業(yè)單位實(shí)施財務(wù)檔案信息化管理能夠降低管理成本、提高管理質(zhì)量，對事業(yè)單位的長足發(fā)展有積極影響[2]。信息化具有嚴(yán)謹(jǐn)性、便捷性的特征，從這一角度看，實(shí)施財務(wù)檔案信息化管理可以依托信息化技術(shù)進(jìn)行財務(wù)數(shù)據(jù)整合，能夠有效減少管理人員的工作失誤，促進(jìn)事業(yè)單位財務(wù)檔案管理工作更加科學(xué)高效。從而提高服務(wù)對象的滿意度，保障事業(yè)單位各項(xiàng)工作的平穩(wěn)運(yùn)行。我國正在大力推行財務(wù)檔案管理信息化，事業(yè)單位實(shí)施財務(wù)檔案管理信息化符合國家政策，可以推動我國信息化水平的發(fā)展。

3? 事業(yè)單位財務(wù)檔案管理信息化的實(shí)施策略

3.1 轉(zhuǎn)變財務(wù)檔案信息化管理觀念

在傳統(tǒng)檔案管理模式下，紙質(zhì)檔案的收集、整理、保管工作程序煩瑣，容易受保管條件所限出現(xiàn)破損、缺失或丟失等情況。相比較之下，信息化管理方式優(yōu)勢明顯，其占用空間較少而且可以備份保存，具有很高的安全性，還可以減輕管理人員的工作負(fù)擔(dān)，提高工作效率。但是有些管理人員沒有認(rèn)識到財務(wù)檔案管理信息化的重要性，沒有及時轉(zhuǎn)變管理觀念。

3.1.1事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)要給予財務(wù)檔案管理信息化足夠的重視。將信息化檔案管理作為首選管理方式，以此調(diào)動管理人員的積極性和創(chuàng)造性，推動其主動轉(zhuǎn)變管理觀念。

3.1.2檔案部門負(fù)責(zé)人要發(fā)揮自身的示范作用和榜樣作用。用自身創(chuàng)新觀念和模范行為影響和帶動其他人員，轉(zhuǎn)變管理觀念，更充分認(rèn)識信息化管理的重要性與優(yōu)勢。

3.1.3事業(yè)單位要在財務(wù)檔案信息化建設(shè)方面加大資金投入，及時更新基礎(chǔ)硬件設(shè)備，確保信息化管理順利開展。硬件設(shè)備達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)后，財務(wù)檔案信息化管理便能順利推進(jìn)，檔案管理人員的管理觀念也隨之迅速轉(zhuǎn)變[3]。同時能夠激勵檔案管理人員自覺成為事業(yè)單位財務(wù)檔案管理信息化的實(shí)施者、推動者。

3.2 完善財務(wù)檔案信息化管理制度

事業(yè)單位財務(wù)檔案管理是一項(xiàng)相對嚴(yán)格的工作。目前，隨著事業(yè)單位管理規(guī)模的不斷擴(kuò)大，財務(wù)檔案管理的工作量也隨之增加。在傳統(tǒng)管理模式下，管理人員極易造成工作疏漏，對事業(yè)單位的發(fā)展造成重大影響。

3.2.1管理層要進(jìn)一步明確財務(wù)檔案信息化管理流程。實(shí)現(xiàn)財務(wù)檔案信息化管理工作標(biāo)準(zhǔn)化、透明化、條理化，確保有序開展財務(wù)檔案信息化管理工作。這樣既有利于管理人員開展工作，又有利于管理層檢查工作情況，有效減少工作中的錯誤。

3.2.2管理層要制定相應(yīng)的財務(wù)檔案信息化管理制度。著重強(qiáng)化對重點(diǎn)財務(wù)檔案、機(jī)密財務(wù)檔案的信息化管理。具體表現(xiàn)為對所有財務(wù)檔案進(jìn)行分類管理，再按照財務(wù)檔案的重要程度進(jìn)行分別管理，這樣可以提高財務(wù)檔案信息化管理的安全性，還能確保各項(xiàng)信息化管理工作有章可循。

3.2.3事業(yè)單位要健全保障和監(jiān)管制度。為確保財務(wù)檔案信息化管理制度的落實(shí)，必須建立行之有效的保障和監(jiān)管制度，督促管理人員自覺按照管理制度和規(guī)程開展工作，各項(xiàng)管理制度才會發(fā)揮出實(shí)際效用。由上述分析可以認(rèn)識到財務(wù)檔案信息化管理制度的重要性，這是推動事業(yè)單位財務(wù)檔案管理信息化順利開展的前提。只有優(yōu)化管理制度，才能使得事業(yè)單位財務(wù)檔案管理信息化高效實(shí)施、有序?qū)嵤4]。

3.3 強(qiáng)化事業(yè)單位財務(wù)檔案信息化管理措施

制度保障確定后，管理層要進(jìn)一步強(qiáng)化財務(wù)檔案信息化管理措施，用以約束管理人員的信息化工作行為，提升財務(wù)檔案信息化管理水平，提高工作質(zhì)量和效率，促進(jìn)管理人員更加認(rèn)真對待財務(wù)檔案信息化管理工作。要通過獎懲措施，激勵管理人員自覺提高“自我發(fā)展”意識。事業(yè)單位財務(wù)檔案管理信息化的負(fù)責(zé)人，要切實(shí)履行工作職責(zé)，既要為管理人員創(chuàng)造優(yōu)質(zhì)的工作環(huán)境和工作氛圍，又要對整體的財務(wù)檔案信息化管理負(fù)責(zé)，保障信息化管理的有效實(shí)施。

3.4 打造財務(wù)檔案信息化專業(yè)管理團(tuán)隊

信息化背景下，管理人員的管理素質(zhì)是影響事業(yè)單位財務(wù)檔案管理水平的重要因素。提高財務(wù)檔案信息化管理水平的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，是提升人員的財務(wù)檔案信息化管理技能，加強(qiáng)管理隊伍建設(shè)，打造高素質(zhì)、高水平的財務(wù)檔案專業(yè)管理團(tuán)隊。

3.4.1事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)成員要用長遠(yuǎn)的眼光重視人才培養(yǎng)問題，積極與高校交流合作。一方面幫助高校培養(yǎng)優(yōu)質(zhì)的財務(wù)檔案管理人才，另一方面從高校中選聘信息化管理專業(yè)畢業(yè)生，作為事業(yè)單位財務(wù)檔案信息化管理的后備人才，充實(shí)事業(yè)單位的人才儲備。

3.4.2事業(yè)單位要重視組織信息化培訓(xùn)活動和交流活動。對現(xiàn)有管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，最大程度提高其信息化管理素質(zhì)。事業(yè)單位可以組織信息技術(shù)培訓(xùn)、財務(wù)檔案知識培訓(xùn)、專業(yè)技能培訓(xùn)等活動，為管理人員搭建業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和工作交流的平臺，進(jìn)一步增強(qiáng)管理人員對財務(wù)檔案信息化管理的認(rèn)知。

3.4.3事業(yè)單位鼓勵管理人員自主學(xué)習(xí)財務(wù)檔案信息化管理的相關(guān)知識技能。提高管理人員適應(yīng)信息技術(shù)變化的能力，進(jìn)一步豐富自身知識儲備，進(jìn)而推動財務(wù)檔案管理信息化發(fā)展[5]。

3.4.4事業(yè)單位邀請財務(wù)檔案信息化管理方面的專家、精英前來指導(dǎo)工作。指導(dǎo)管理人員的日常信息化管理工作，提升工作效率、工作質(zhì)量。事業(yè)單位繼續(xù)探索，堅持多管齊下，打造一支更加專業(yè)、更加有力的財務(wù)檔案信息化管理團(tuán)隊。

3.5 強(qiáng)化財務(wù)檔案信息化的安全管理

事業(yè)單位財務(wù)檔案管理信息化已經(jīng)成為必然趨勢。這既是時代發(fā)展的主流，也是推動財務(wù)檔案管理高效發(fā)展的必由之路。事業(yè)單位財務(wù)檔案信息化雖然有諸多優(yōu)勢，但不可否認(rèn)的是，財務(wù)檔案信息化管理在安全性方面依然存在問題。網(wǎng)絡(luò)上存在一些病毒程序，一旦入侵事業(yè)單位財務(wù)管理電腦，就會對財務(wù)檔案管理造成影響，也會阻礙事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展。鑒于此，事業(yè)單位實(shí)施財務(wù)檔案管理信息化時需要重點(diǎn)加強(qiáng)安全管理，進(jìn)一步提高財務(wù)檔案管理信息化的安全性。

事業(yè)單位可以聘請網(wǎng)絡(luò)安全專家，將其納入財務(wù)檔案信息化管理隊伍，依靠網(wǎng)絡(luò)安全專家的自身技能，對財務(wù)檔案管理信息化安全系統(tǒng)進(jìn)行升級，嚴(yán)格把控財務(wù)檔案管理信息的訪問權(quán)限，還要對電子檔案的傳輸進(jìn)行加密，強(qiáng)化事業(yè)單位財務(wù)檔案信息化管理的安全性和可靠性。

事業(yè)單位要加強(qiáng)管理人員的網(wǎng)絡(luò)安全技能培訓(xùn)，牢固樹立安全意識，嚴(yán)格落實(shí)財務(wù)檔案信息化管理制度，避免人為失誤造成電子檔案的丟失和損壞。財務(wù)檔案信息化安全管理是重中之重，將直接關(guān)系到事業(yè)單位的平穩(wěn)發(fā)展。因此，加強(qiáng)財務(wù)檔案信息化安全管理十分重要，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)和財務(wù)檔案管理負(fù)責(zé)人要重視安全問題，制定行之有效的安全措施和安全制度，持續(xù)提高事業(yè)單位財務(wù)檔案信息化安全管理，從而推動事業(yè)單位的穩(wěn)步發(fā)展[6]。

信息化背景下，事業(yè)單位財務(wù)檔案管理對事業(yè)單位的發(fā)展具有重大意義。因此，事業(yè)單位管理層要重視財務(wù)檔案管理信息化，管理人員需要轉(zhuǎn)變事業(yè)單位財務(wù)檔案信息化管理的新思路，發(fā)揮自身的帶頭作用。這一過程中，管理人員既要為財務(wù)檔案管理部門提供資金支持、設(shè)備支持，又要注重財務(wù)檔案管理人才隊伍建設(shè)、完善財務(wù)檔案管理制度，促進(jìn)管理人員轉(zhuǎn)變信息化管理觀念，提升信息化管理技能?？偟膩碚f，進(jìn)入新時代，信息化得以高速發(fā)展，事業(yè)單位財務(wù)檔案管理信息化勢在必行，唯有順應(yīng)信息化的發(fā)展方向，探索事業(yè)單位財務(wù)檔案管理信息化的新思路，才能使事業(yè)單位財務(wù)檔案管理更好的完成信息化轉(zhuǎn)型，進(jìn)而使事業(yè)單位更加適應(yīng)信息化環(huán)境，保障其穩(wěn)步發(fā)展。因此，事業(yè)單位應(yīng)該進(jìn)一步提升財務(wù)檔案信息化管理水平，打造財務(wù)檔案信息化管理團(tuán)隊，推動事業(yè)單位的財務(wù)檔案管理更加科學(xué)、安全。

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（作者單位：吉林省人力資源與社會保障廳；吉林省方志館）