數(shù)字中國規(guī)劃下基層檔案智慧化探索與思考

摘 要：《數(shù)字中國建設整體布局規(guī)劃》對數(shù)字中國建設進行了頂層設計，我國正加速邁進數(shù)字化發(fā)展新階段。數(shù)字中國規(guī)劃推動下，基層檔案收管用方式、管理安全、服務模式等發(fā)生變革，為緊跟數(shù)字中國規(guī)劃實施步伐，各地檔案管理部門對基層檔案數(shù)字化工作作出有益嘗試，推動政務服務全流程網(wǎng)辦、落實全方位一體化管理。這些實踐經(jīng)驗，也為推動檔案從數(shù)字化走向智慧化，加速數(shù)字檔案館轉(zhuǎn)型升級，構(gòu)建新時代智慧檔案館提供助益。

關(guān)鍵詞：數(shù)字中國；檔案數(shù)字化；檔案智慧化；智慧檔案室

《數(shù)字中國建設整體布局規(guī)劃》（以下簡稱“《規(guī)劃》”）對數(shù)字中國建設進行了頂層設計。我國正加速邁進數(shù)字化發(fā)展的新階段。該規(guī)劃明確，數(shù)字中國建設按照“2522”的整體框架進行布局，即夯實數(shù)字基礎設施和數(shù)據(jù)資源體系“兩大基礎”，推進數(shù)字技術(shù)與經(jīng)濟、政治、文化、社會、生態(tài)文明建設“五位一體”深度融合，強化數(shù)字技術(shù)創(chuàng)新體系和數(shù)字安全屏障“兩大能力”，優(yōu)化數(shù)字化發(fā)展國內(nèi)國際“兩個環(huán)境”[1]。這為智慧檔案館建設打下堅實基礎，也提出更高要求。

1 數(shù)字中國規(guī)劃推動基層檔案工作變革

1.1 數(shù)字賦能基層檔案收管用方式變革

在數(shù)字中國規(guī)劃下，數(shù)字基礎設施建設整體提升，傳統(tǒng)基礎設施數(shù)字化、智能化改造不斷加強，檔案收管用的方式也在不斷變革。各地數(shù)字政務的積極探索，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理比例逐漸低于電子化檔案管理比例，檔案主要載體的變化讓檔案收集、管理等方式也做出相應改變。檔案數(shù)字化能幫助檔案管理部門更好地管理和保護檔案，通過將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字格式，實現(xiàn)異質(zhì)備份，可以確保檔案長期保存，讓檔案數(shù)據(jù)資源檢索共享更加便捷。數(shù)據(jù)基礎設施建設讓云存儲、區(qū)塊鏈、人工智能等技術(shù)成為可能。通過區(qū)塊鏈技術(shù)，可以記錄每份電子檔案的訪問歷史和修改記錄，防止篡改和數(shù)據(jù)丟失，確保檔案的完整性和安全性；云存儲可以為機構(gòu)提供更安全、更可靠的檔案儲存方式，幫助實現(xiàn)檔案資源線上管理和數(shù)據(jù)共享，提高數(shù)據(jù)的可用性和靈活性，暢通數(shù)據(jù)資源大循環(huán)；人工智能技術(shù)可以幫助機構(gòu)更好地管理和分析檔案，通過數(shù)據(jù)挖掘處理，識別和分類檔案，提取檔案中的關(guān)鍵信息，使檔案資源的價值得到更好的挖掘。

1.2 數(shù)字安全屏障助力檔案管理安全變革

強化數(shù)字中國關(guān)鍵能力之一便是筑牢可控可信的數(shù)字安全屏障。數(shù)字化時代對檔案安全提出更高要求，推動檔案安全體系變革升級，增強數(shù)據(jù)安全保障能力。不同于庫房時代的“十防”，當前基層檔案管理要轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化管理方式，并通過引入新技術(shù)和優(yōu)化管理流程來提高檔案管理的效率和安全性。如建立數(shù)據(jù)分類分級保護基礎制度，制定完善檔案信息化規(guī)范和標準，細化針對數(shù)字化檔案安全風險防范相關(guān)內(nèi)容，通過數(shù)據(jù)加密、備份和災備等措施保證檔案安全。加強數(shù)字化檔案管理人才的培養(yǎng)和引進，提高數(shù)字化檔案管理的專業(yè)水平和技術(shù)能力，強化檔案工作者安全培訓，提高其對安全風險的識別和處置能力。完善檔案異地異質(zhì)備份制度，實施訪問控制措施，包括身份驗證和授權(quán)，以防止未經(jīng)授權(quán)的人員訪問檔案。定期自查檔案管理系統(tǒng)的安全性，防患于未然，確保檔案的安全性、完整性和可用性。

1.3 普惠便捷數(shù)字社會推動檔案服務模式變革

數(shù)字中國的一大建設領域是構(gòu)建普惠便捷的數(shù)字社會，促進數(shù)字公共服務普惠化。傳統(tǒng)的檔案服務主要是針對紙質(zhì)檔案進行管理和保存，而數(shù)字社會的出現(xiàn)使得檔案管理的范圍擴展到了電子檔案和數(shù)字文件等形式。基層檔案的收集、保管與利用等工作，其重要價值是服務人民群眾。數(shù)字社會讓檔案服務向在線化、自助化方向發(fā)展。通過推廣數(shù)字化服務，讓群眾更加便捷地使用數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，提高數(shù)字化檔案管理的普及率和使用率，推動檔案工作服務模式變革，用戶可以通過網(wǎng)絡平臺、移動應用等方式進行檔案查詢、借閱、續(xù)借等操作，大大提高了檔案服務的便捷性和效率。數(shù)字社會的發(fā)展也促進了檔案服務的數(shù)字化和智能化。通過數(shù)字化技術(shù)，檔案管理部門可以將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，并利用人工智能等技術(shù)進行檔案的智能化處理和管理。數(shù)字社會更推動檔案服務走向多元化，包括在線查詢、實地參觀、數(shù)字化復制、檔案修復等，滿足群眾不同的檔案需求，打通檔案便民惠民“最后一公里”，提高檔案利用的便捷性和滿意度。

1.4 暢通數(shù)據(jù)資源循環(huán)加快檔案管理層級協(xié)作變革

數(shù)字中國建設要打通數(shù)字基礎設施大動脈，構(gòu)建國家數(shù)據(jù)管理體制機制，健全各級數(shù)據(jù)統(tǒng)籌管理機構(gòu)。暢通數(shù)據(jù)資源循環(huán)需要數(shù)據(jù)標準化為支撐，將數(shù)據(jù)進行標準化處理，使數(shù)據(jù)間可以互相兼容和轉(zhuǎn)換，從而實現(xiàn)數(shù)據(jù)的互通和共享。采取人工智能協(xié)作分布思維對館中的可用資源進行有效的整合，可以實現(xiàn)對不同層級之間的協(xié)調(diào)與管理。實現(xiàn)檔案資源管理層級協(xié)作，需要建立良好的溝通渠道和合作機制。如，定期召開跨部門會議，分享工作進展和經(jīng)驗，解決問題和協(xié)調(diào)工作；建立協(xié)作平臺，方便不同層級的人員進行在線溝通和協(xié)作；制定明確的工作職責和流程，避免重復勞動和工作失誤。暢通數(shù)據(jù)資源循環(huán)，簽訂區(qū)域內(nèi)跨館協(xié)作協(xié)議，打造區(qū)域檔案數(shù)據(jù)庫，對加強館際、部門間交流合作，確保檔案資源有效管理和充分利用意義重大。推動檔案資源管理層級協(xié)作變革，對提高檔案資源管理效率、保障檔案資源安全完整、促進檔案智慧化管理至關(guān)重要。

2 基層檔案數(shù)字化工作的創(chuàng)新實踐

2.1 打造檔案工作新模式

數(shù)字檔案館催生檔案工作新模式，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，通過數(shù)字化技術(shù)對檔案進行存儲、管理、檢索和利用的數(shù)字化檔案管理模式；利用人工智能技術(shù)對檔案信息進行自動化處理和分析，實現(xiàn)檔案信息的自動分類、標注、歸檔和檢索的智能化檔案管理模式；將檔案信息以開放的方式向社會公開，鼓勵社會各界利用檔案信息進行研究和創(chuàng)新的開放數(shù)據(jù)資源建設模式。這些新模式可以有效減少人工干預和錯誤，提高檔案管理的效率和準確性，促進檔案信息的共享和交流，推動檔案工作的創(chuàng)新和發(fā)展。

2.2 創(chuàng)新全方位一體化管理

目前，已有企業(yè)研究開發(fā)智慧檔案管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)集成了檔案管理系統(tǒng)、檔案環(huán)境智能控制系統(tǒng)、檔案智能安防系統(tǒng)等，既滿足各級檔案館對電子檔案的業(yè)務管理需要，也滿足了各級檔案館對實體檔案的業(yè)務管理需求。電子檔案管理系統(tǒng)提供紙質(zhì)檔案與電子檔案統(tǒng)一管理，以檔案全生命周期管理為核心，支持檔案收集、檔案整理、檔案利用、檔案鑒定、檔案銷毀等全過程，構(gòu)建一個數(shù)字化成果100%歸檔、有效防篡改、可查可驗的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)。[2]實現(xiàn)檔案數(shù)字化圖文影像和各類電子文件統(tǒng)一智能管理，通過手持終端讀取條形碼模式，實現(xiàn)檔案智能化借閱管理。建立虛擬電子庫房，與實體庫房一一對應，與庫房密集架管理模塊無縫對接，實現(xiàn)查檔快速定位實體檔案所處物理位置。實現(xiàn)電子文件在線歸檔，與檔案管理平臺無縫對接，支持圖片格式 檔案圖文影像、各類電子文件格式。多種途徑檢索檔案，集成OCR識別技術(shù)，支持按內(nèi)容進行關(guān)鍵字查詢。細粒度的權(quán)限控制體系，多重安全防護措施，內(nèi)容開放權(quán)限可控可管，提供各種統(tǒng)計報表，有效監(jiān)控，評估檔案管理工作。

2.3 推動政務服務全流程網(wǎng)辦

《規(guī)劃》要求發(fā)展高效協(xié)同的數(shù)字政務，為加快破解政務服務電子文件單套歸檔“最后一公里”問題，國務院辦公廳印發(fā)《政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理辦法》，就進一步規(guī)范政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理，推動各行業(yè)各領域政務服務電子文件從形成辦理到歸檔管理全流程電子化提出明確要求。[3]這是檔案部門服務于數(shù)字中國規(guī)劃、加強數(shù)字政府建設、深化政務服務的決策部署。如上海市率先為“一網(wǎng)通辦”全流程一體化政務服務平臺建立了完備的歸檔功能和應用場景，相關(guān)工作被列為國家首批電子文件單套歸檔和電子檔案單套管理試點并通過驗收。云南省充分依托全國一體化政務服務平臺，強化頂層設計，堅持標準統(tǒng)一、業(yè)務統(tǒng)籌、系統(tǒng)統(tǒng)建、數(shù)據(jù)統(tǒng)管。大幅提升政務服務事項電子文件歸檔效率，打通了企業(yè)和群眾辦事“零跑動”的最后環(huán)節(jié)。

2.4 打造高標準數(shù)字檔案文化

《規(guī)劃》要求加強優(yōu)質(zhì)網(wǎng)絡文化產(chǎn)品供給，推進文化數(shù)字化發(fā)展，建設國家文化大數(shù)據(jù)體系，形成中華文化數(shù)據(jù)庫。檔案工作傳承歷史、記錄文明，數(shù)字化檔案對提升數(shù)字文化服務能力、打造綜合性數(shù)字文化展示平臺具有天然優(yōu)勢。中國作為負責任的大國，一直堅持在全球檔案治理中發(fā)揮積極作用。數(shù)字檔案形式豐富，對數(shù)字檔案的有效建設和優(yōu)化利用，可以打破不同文化背景下區(qū)域間文化壁壘，增進不同文化之間的理解和友誼，推動新時代我國檔案事業(yè)發(fā)展與對外開放交流。當前多地已將數(shù)字檔案文化建設作為提升檔案文化影響力的重要抓手，探索建立檔案文化宣傳新媒體矩陣，在做好網(wǎng)站、紙媒等傳統(tǒng)媒體宣傳的基礎上，積極利用新興技術(shù)手段，做到傳統(tǒng)與現(xiàn)代的有機結(jié)合。如，除利用好檔案館網(wǎng)站、微信公眾號之外，還將宣傳陣地拓展到視頻號、學習強國等融媒體宣傳空間，擴大檔案宣傳范圍；聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)資源共享，通過數(shù)字化，將館藏資源以新媒體形式展現(xiàn)出來，如制作數(shù)字檔案文化小視頻，用碎片化方式講述檔案里的故事，滿足數(shù)字化時代人民閱讀習慣，不斷豐富基層檔案資源開發(fā)利用方式，增強檔案存史育人的實效。

3 從檔案數(shù)字化到檔案智慧化的幾點思考

3.1 基層檔案智慧化要以人工智能為助力

智慧檔案館是繼數(shù)字檔案館之后檔案信息化發(fā)展的高級形態(tài)，是基于數(shù)字檔案館，以運用新一代信息技術(shù)為基本手段，以全面感知、智能協(xié)同和深度融合為運行基本方式，以提高檔案管理和服務效益為基本目標，以實現(xiàn)檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展和促進人的全面和諧發(fā)展為根本目標的檔案管理新形態(tài)。智慧檔案館的創(chuàng)新點體現(xiàn)在“智慧”一詞中，而“智慧”體現(xiàn)在對人工智能技術(shù)的應用上，人工智能是智慧檔案館開發(fā)建設的技術(shù)引擎。人工智能在智慧檔案館建設中可應用的技術(shù)包括自然語言處理、模式識別、專家系統(tǒng)、模糊邏輯等，可應用領域分布在檔案的收集、整理、存儲、利用等環(huán)節(jié)。通過運用人工智能技術(shù)，可以實現(xiàn)對海量數(shù)據(jù)的有效管理，大大簡化檔案管理工作中各個流程的工作量，智慧地管理多元化檔案信息資源，加強檔案管理的保密性，保障檔案信息不被泄露，并提供智能化、個性化的服務等，實現(xiàn)數(shù)字檔案館向智慧檔案館升級過程中的多重變革。

3.2 基層檔案智慧化要有智慧檔案室為支撐

實現(xiàn)檔案室的智能化，首先需要強化智慧系統(tǒng)對檔案室環(huán)境數(shù)據(jù)的感知能力，檔案室的環(huán)境將直接影響檔案存放的自然壽命，檔案室通常都有一個統(tǒng)一的溫濕度標準，人工維護不僅耗時耗力還容易出現(xiàn)錯誤紕漏，成本高且不利于檔案的長期穩(wěn)定保存。智慧檔案室搭載的智能環(huán)控系統(tǒng)則可以做到各類硬件設備的聯(lián)動，統(tǒng)籌檢測與調(diào)整設備的功能性進行組合，無需人工維護。實現(xiàn)檔案環(huán)境的24小時實時監(jiān)控調(diào)整，保障檔案始終處于一個適宜的環(huán)境，同時也解放了人力資源，降低了檔案室的維護成本。真正意義上實現(xiàn)了檔案庫的24小時全自動化無人管理，存取、歸檔、視覺盤點等工作全過程人檔分離，極大程度上避免了人為泄露檔案信息和由射頻技術(shù)帶來的信息泄露等事故的發(fā)生，從根本上增強了檔案的保密性和安全性，滿足了各領域?qū)n案管理無人化、智能化和規(guī)范化升級的迫切需求。

3.3 基層檔案智慧化需要檔案工作者意識革新

人工智能已經(jīng)進入了日常工作領域和生活世界。人類最高級的一些思考及相關(guān)的腦力勞動、智慧活動正在被人工智能代替。然而技術(shù)的發(fā)展必須以人為本，正如美國著名機器學習專家兼心理學教授Gary Marcus提出的：“它們做的就是匹配模式，從人類語言統(tǒng)計數(shù)據(jù)庫里提取數(shù)據(jù)。它們就是把一系列的單詞合理地組合在一起，對它們背后的世界卻沒有任何連貫性理解?！敝腔蹤n案館的建設和運維離不開人工智能技術(shù)，更離不開人的主導。作為檔案工作者，一方面要具有“危機意識”，不能囿于傳統(tǒng)的、機械性、可重復性的檔案工作方式，另一方面，積極適應時代發(fā)展新形勢，不斷進行自我提升。

3.4 基層檔案智慧化有其戰(zhàn)略必然性

《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》明確指出，加強大數(shù)據(jù)、人工智能等新一代信息技術(shù)在數(shù)字檔案館（室）建設中的應用，推動數(shù)字檔案館（室）建設優(yōu)化升級。數(shù)字檔案館（室）建設的成功實施，為以人工智能技術(shù)推動檔案智慧化打下堅實基礎，實現(xiàn)檔案工作進一步發(fā)展，也需要更高的目標引領。智慧檔案館使用智能機器檢索檔案信息，檔案數(shù)字化便于高效收集檔案信息資源，利于簡化檔案檢索程序，能極大地提高檔案工作的效率。因此，構(gòu)建新時代智慧檔案館成為檔案管理者必須思考的課題。

參考文獻

[1]中共中央國務院.中共中央國務院印發(fā)《數(shù)字中國建設整體布局規(guī)劃》.[EB/OL].https：//www.gov.cn/zhengce/2023-02/27/content_5743484.htm，2023-02-27.

[2]丁德勝.新時代新征程檔案工作呼喚智慧檔案戰(zhàn)略——從數(shù)字檔案館室建設角度探討智慧檔案戰(zhàn)略的必要性[J].中國檔案，2022（05）：36-37.

[3]徐擁軍，嘎拉森.“三個走向”：從《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》看檔案工作發(fā)展趨勢[J].圖書情報知識，2021，38（06）：4-11.

作者簡介：孫靜英 （1972— ），本科學歷，山西省晉中市市場監(jiān)管綜合行政執(zhí)法隊館員，研究方向：人事管理，人事檔案收集、整理、移交管理。