新時代實物地質(zhì)檔案數(shù)字化管理研究

摘 要：數(shù)字技術(shù)的發(fā)展及其在實物地質(zhì)檔案管理中的應(yīng)用，極大地提升了實物地質(zhì)檔案管理的信息化水平，為勘查業(yè)務(wù)發(fā)展提供有力支持。本文以實物地質(zhì)檔案為例，探討新時代實物地質(zhì)檔案數(shù)字化原則、具體措施以及啟示，為進一步推動檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展提供有益經(jīng)驗和指導(dǎo)，具有積極的現(xiàn)實指導(dǎo)意義。

關(guān)鍵詞：實物地質(zhì)檔案；檔案數(shù)字化；檔案管理

引言

我國是一個礦產(chǎn)資源十分豐富的國家，每年在地質(zhì)勘探、開發(fā)過程中形成大量巖礦心、光（?。┢?、巖（礦）石標本、測試副樣等地質(zhì)實物資料[1]。這些實物資料具有極高的保存價值。實物地質(zhì)檔案就是在地質(zhì)調(diào)查、勘查活動中制作或獲取的，以特定有形物品存在的具有保存價值的實物。近年來，隨著數(shù)字信息技術(shù)的發(fā)展，及其在檔案領(lǐng)域中的廣泛應(yīng)用，借助先進的設(shè)備進行實物地質(zhì)檔案數(shù)字化，將實物地質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為更易保存、管理的圖像、文字資料，既有利于地質(zhì)檔案信息集成化管理，也有利于提升實物地質(zhì)檔案利用效果，增強實物地質(zhì)檔案管理效率。實物地質(zhì)檔案數(shù)字化則是利用拍攝、掃描等方式對實物地質(zhì)檔案進行數(shù)字化加工，并將數(shù)字化加工成果轉(zhuǎn)化為存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體上的數(shù)字文件，按照實物地質(zhì)檔案內(nèi)在聯(lián)系，建立目錄數(shù)據(jù)與數(shù)據(jù)文件關(guān)聯(lián)關(guān)系的處理過程。

廣東省環(huán)境地質(zhì)勘查院于2012年12月成立，主要從事環(huán)境地質(zhì)勘查與研究工作，指導(dǎo)各地環(huán)境地質(zhì)勘查所業(yè)務(wù)工作，建立環(huán)境地質(zhì)技術(shù)資料庫與技術(shù)信息數(shù)據(jù)平臺，參與編制和實施環(huán)境地質(zhì)勘查、地質(zhì)遺跡調(diào)查、海岸帶地質(zhì)調(diào)查工作規(guī)劃等職責(zé)，業(yè)務(wù)范圍包括環(huán)境地質(zhì)勘查、礦產(chǎn)地質(zhì)勘查、工程地質(zhì)勘察、地基與基礎(chǔ)施工等多種經(jīng)營。近年來，廣東省環(huán)境地質(zhì)勘查院積極拓展業(yè)務(wù)，由此產(chǎn)生了大量的實物地質(zhì)檔案資料。為進一步做好實物地質(zhì)檔案資料管理，提升實物地質(zhì)檔案管理的信息化水平，迫切需要推動實物地質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型，以適應(yīng)新時代環(huán)境地質(zhì)勘查業(yè)務(wù)需要，為勘查業(yè)務(wù)發(fā)展提供有力支持。

1 實物地質(zhì)檔案數(shù)字化原則

實物地質(zhì)檔案是各級地質(zhì)勘查部門在地質(zhì)勘查、地質(zhì)科學(xué)研究及其他地質(zhì)生產(chǎn)技術(shù)活動中取得的，根據(jù)《地質(zhì)資料管理條例》《實物地質(zhì)資料管理辦法》《巖心檔案管理規(guī)范》（DA/T72-2019）等相關(guān)規(guī)定和要求，實物地質(zhì)檔案是由匯交人將巖（礦）心、標本、副樣、光（?。┢鹊刭|(zhì)實物資料、相關(guān)圖片及文件資料等實物匯交至實物地質(zhì)檔案管理機構(gòu)，并由其按照實物檔案管理辦法，尤其是實物地質(zhì)檔案管理相關(guān)規(guī)定進行篩選、整理入庫。再利用高速掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、光盤存儲技術(shù)等，將實物地質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為計算機能夠識別的信息。

1.1 實物地質(zhì)檔案數(shù)字化的科學(xué)性

主要是指實物地質(zhì)檔案數(shù)字化要符合實物地質(zhì)檔案特點，以及數(shù)字化技術(shù)要求，將先進的數(shù)字信息技術(shù)與實物地質(zhì)檔案管理發(fā)展的客觀要求相結(jié)合，借助第三方專業(yè)機構(gòu)或者專業(yè)技術(shù)共同做好數(shù)字化。首先是要做好實物地質(zhì)檔案數(shù)字化各項準備工作，成立數(shù)字化工作領(lǐng)導(dǎo)組，對館藏實物地質(zhì)檔案資料進行鑒定，并按照相關(guān)規(guī)定和要求，從實際出發(fā)進行篩選，確定數(shù)字化范圍，根據(jù)輕重緩急，以及重要性、利用頻率等，分階段、分層次、分步驟進行[2]。實物地質(zhì)檔案數(shù)字化要始終堅持科學(xué)性原則，做好地質(zhì)實物檔案數(shù)字化參數(shù)設(shè)置、數(shù)字化歸檔范圍，以及數(shù)字化技術(shù)選擇等。

1.2 實物地質(zhì)檔案數(shù)字化的系統(tǒng)性

主要是指實物地質(zhì)檔案數(shù)字化應(yīng)堅持系統(tǒng)觀念，包括實物地質(zhì)檔案數(shù)字化信息資源的系統(tǒng)性，將館藏的實物地質(zhì)檔案資源進行系統(tǒng)性整理、歸納，按照類別進行系統(tǒng)處理，并確保特色、重點的實物地質(zhì)檔案前后連貫、完整，且呈現(xiàn)出相互關(guān)聯(lián)性、系統(tǒng)性。系統(tǒng)性也包括實物地質(zhì)檔案數(shù)字化軟硬件設(shè)備的系統(tǒng)性，即實物地質(zhì)檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)庫、軟硬件設(shè)備選型應(yīng)符合現(xiàn)實管理需要，保持實物地質(zhì)檔案前后的一致性，以及實物地質(zhì)檔案數(shù)字化的可持續(xù)性。

1.3 實物地質(zhì)檔案數(shù)字化的整體性

主要是指實物地質(zhì)檔案數(shù)字化作為環(huán)境地質(zhì)勘查部門及其檔案管理工作的重要組成部分，應(yīng)對環(huán)境地質(zhì)勘查事業(yè)發(fā)展進行謀劃和部署，注重整體與個體、一般與特殊之間的關(guān)系，始終要堅持整體性原則，將實物地質(zhì)檔案數(shù)字化標準、規(guī)范和要求與單位其他檔案數(shù)字化工作有機結(jié)合起來。堅持整體性原則和標準，利用先進的數(shù)字信息技術(shù)，以及互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，實現(xiàn)實物地質(zhì)檔案資料與其他檔案資料之間的共建共享。

1.4 實物地質(zhì)檔案數(shù)字化的安全性

主要是指實物地質(zhì)檔案數(shù)字化應(yīng)確保其真實、完整。與傳統(tǒng)檔案管理模式不同，實物地質(zhì)檔案數(shù)字化改變了檔案管理方式，將傳統(tǒng)依賴于人工手段為主的管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)橐蕾囉跀?shù)字信息技術(shù)手段管理為主，因此，其所面臨的非傳統(tǒng)安全因素較多，計算機病毒攻擊、數(shù)據(jù)泄露、數(shù)據(jù)備份不完整、數(shù)字存儲格式選擇不當(dāng)?shù)?，都存在著諸多安全隱患。此外，安全性還指利用信息安全技術(shù)，如數(shù)據(jù)加密、身份認證、區(qū)塊鏈等先進技術(shù)，確保實物地質(zhì)檔案數(shù)字化安全，提升檔案管理的安全性。

1.5 實物地質(zhì)檔案數(shù)字化的可行性

主要是指實物地質(zhì)檔案數(shù)字化要最大限度地滿足現(xiàn)實需要，無論是數(shù)字化技術(shù)選擇，還是數(shù)字化技術(shù)標準、規(guī)范的確定，都需要切實可行。不可貪大求快，一味地追求技術(shù)的先進性，還要兼顧后期數(shù)字信息技術(shù)選用時系統(tǒng)運行、維護和管理。要從技術(shù)選擇、財力支撐等角度，量力而行，確保選擇的數(shù)字技術(shù)既能夠滿足當(dāng)前檔案管理的實際需要，又能保證地質(zhì)檔案事業(yè)長遠發(fā)展需要，還能夠與單位經(jīng)費保障、人才隊伍素能及技術(shù)實際應(yīng)用相符合，選擇切實可行的技術(shù)方案。

2 實物地質(zhì)檔案數(shù)字化措施

隨著《實物地質(zhì)資料管理辦法》《實物檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T89-2022）的出臺和實施，全國各地地質(zhì)勘查部門陸續(xù)推動實物地質(zhì)檔案數(shù)字化進程，極大地提升了實物地質(zhì)檔案數(shù)字化進程，積累了豐富的成功經(jīng)驗。實物地質(zhì)檔案數(shù)字化，就是通過對入庫的鉆孔進行結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)采集、典型巖心掃描、標本數(shù)字照相、光（?。┢@微照相等技術(shù)，將實物地質(zhì)資料及配套相關(guān)資料轉(zhuǎn)化為計算機可存儲處理的文字、圖像等數(shù)字信息，結(jié)合鉆孔技術(shù)數(shù)據(jù)的錄入，建立鉆孔綜合信息數(shù)據(jù)庫，利用輸出設(shè)備和系統(tǒng)進行信息處理、展示、提供科研科普查詢和社會服務(wù)。

2.1 確定技術(shù)路線

以館藏的實物地質(zhì)資料為基礎(chǔ)，依據(jù)國家規(guī)范對環(huán)保地質(zhì)勘查院管理的區(qū)域化探樣品庫中的樣品進行整理入庫，包括：樣品整理、更換樣瓶、更換標簽、上架、樣品搬遷運輸、入庫，同時核對實物樣品、原始地質(zhì)資料，開展實物地質(zhì)資料信息入庫。實物地質(zhì)成果資料整理與數(shù)字化開發(fā)總體技術(shù)路線：分類清點→問題導(dǎo)向→分類整理→統(tǒng)一歸檔。（1）分類清點。依次對各庫房，各1：20圖幅、各1：5圖幅的樣品、采樣記錄卡、采樣點位圖、分析記錄卡、數(shù)據(jù)圖等系列相關(guān)資料進行清點登記，形成登記清單。（2）問題導(dǎo)向。分別對樣品實物和相關(guān)資料存在各種問題進行查找登記，細化明確要修補和完善的任務(wù)和工作量。（3）分類整理。做好樣品整理、樣品更換標簽、更換樣瓶、更換樣品箱，原始資料的整理。（4）統(tǒng)一歸檔。匯總資料，以電子文檔形式將實物資料統(tǒng)一入到實物地質(zhì)資料數(shù)字化基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫。開展摸底調(diào)查成果的篩選、整理、入庫工作，同時選取巖心進行數(shù)字化采集工作，實現(xiàn)鉆孔、巖心、標本和光（?。┢葘嵨锏刭|(zhì)資料數(shù)字化管理和信息化服務(wù)。

2.2 做好數(shù)字編錄

以巖心為例，按照“準備工作→圖像掃描→圖像裁剪處理→巖心相關(guān)資料錄入→質(zhì)量檢查→生成巖心綜合柱狀圖→編寫巖心掃描工作小結(jié)→數(shù)據(jù)備份”流程做好實物地質(zhì)檔案數(shù)字編錄。（1）準備工作。合理安排掃描計劃，在開始巖心掃描前，要將掃描過程中需要的材料準備齊全，需要準備的資料包括：鉆孔原始地質(zhì)編錄表、鉆孔柱狀圖、地質(zhì)鉆探班報表等。巖心出庫、整理，打開掃描儀掃描。（2）圖像掃描（見圖1）。選擇

掃描方式（如白光平動掃描）。設(shè)定掃描巖心的長度、寬度及分辨率，掃描完成后錄入鉆孔編號、盒號、起始格號、終止格號等信息。（3）圖像裁剪處理。掃描完成后，按回次與格號進行裁剪，并以回次進行命名錄入數(shù)據(jù)庫。錄入數(shù)據(jù)庫圖片文件命名規(guī)則：以“回次”漢語拼音首寫大寫字母“HC+回次號”組成，如“HC1、HC2”等。（4）巖心相關(guān)資料錄入。根據(jù)鉆孔野外記錄表或鉆孔柱狀圖中的巖性分層及巖性描述信息，主要包括分層深度、巖石名稱和巖性描述。若有原始的電子文件，則可以直接導(dǎo)入，若原始資料為紙質(zhì)文件，則要人工錄入并進行自查、復(fù)查及抽查，以保證錄入資料的準確性。（5）質(zhì)量檢查。當(dāng)完成了一個鉆孔的巖心圖像采集、裁剪、入庫、錄入巖性描述后，按照自檢（100%）、互檢（100%）、抽檢（30%）的三級檢查方式進行檢查；填寫《數(shù)字化工作質(zhì)檢記錄》。檢查內(nèi)容主要包括：入庫圖像與原始圖像是否一致、深度是否準確，錄入的巖性描述是否準確，每張圖片的清晰度是否符合要求。（6）生成巖心綜合柱狀圖。各種信息錄入完成后，系統(tǒng)可自動生成巖心圖像、巖性花紋、巖石名稱和巖性描述一一對應(yīng)的效果圖，即巖心綜合柱狀圖。必要時可人工設(shè)置基本繪圖參數(shù)使柱狀圖顯示效果更美觀。（7）編寫巖心掃描工作小結(jié)。編寫巖心掃描工作小結(jié)，包括礦區(qū)名稱、鉆孔名稱、起始孔深、終止孔深、掃描類型、分辨率、總回次數(shù)、掃描原圖、裁剪圖片、入庫圖片的數(shù)量和占用空間及掃描說明。掃描說明主要是對巖心在掃描過程中做過一些特殊處理或與實際巖心有不符的情況的說明。

2.3 數(shù)據(jù)備份

掃描完成后需要進行數(shù)據(jù)備份，數(shù)據(jù)包括掃描所形成的原始圖像數(shù)據(jù)（包括掃描的圖像、巖心掃描記錄表、巖心掃描工作小結(jié)）和巖心圖像數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)。每完成一個鉆孔巖心的掃描，應(yīng)及時將掃描圖像信息及產(chǎn)生的相關(guān)資料歸檔。歸檔資料包括：《巖心掃描記錄表》《巖心掃描工作小結(jié)》、巖心掃描獲取的原始JPG圖像、裁剪后的JPG圖像和壓縮后存儲進巖心掃描圖像瀏覽系統(tǒng)的JPG圖像。

3 實物地質(zhì)檔案數(shù)字化啟示

實物地質(zhì)檔案數(shù)字化，將實物資料轉(zhuǎn)換為更易存儲及管理的圖像、文字資料，便于實物地質(zhì)檔案信息的集成化管理，還可以有效提升實物地質(zhì)檔案的利用率，節(jié)約實物地質(zhì)檔案管理成本，提升實物地質(zhì)檔案管理工作的效率，是實物地質(zhì)檔案適應(yīng)數(shù)字時代的必然選擇。

3.1 基礎(chǔ)：立足已有

把握實物地質(zhì)檔案數(shù)字化工作的基礎(chǔ)，就是要立足已有的實物地質(zhì)檔案資料，以及實物地質(zhì)檔案資料管理隊伍、體制機制等軟硬件基礎(chǔ)條件，嚴格按照當(dāng)前實物地質(zhì)檔案數(shù)字化的規(guī)范、標準和要求，遵循統(tǒng)一的信息數(shù)據(jù)和技術(shù)標準，整合、采集館藏中的實物地質(zhì)資料數(shù)據(jù)。要順應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展方向，運用現(xiàn)代化信息技術(shù)、數(shù)字技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，做好館藏實物地質(zhì)檔案資料的數(shù)字化基礎(chǔ)工作，同時，也要及時做好新增實物地質(zhì)檔案的數(shù)字化工作，不斷提升實物地質(zhì)資料管理水平。

3.2 前提：分步實施

實物地質(zhì)檔案數(shù)字化是一項系統(tǒng)性工作，涉及環(huán)節(jié)多、要求高，要立足當(dāng)前客觀實際情況，制定實物地質(zhì)檔案數(shù)字化方案。做好統(tǒng)籌分析，分階段、分步驟落實方案中的各項規(guī)劃目標。此外，還要注重發(fā)揮實物地質(zhì)檔案的現(xiàn)實應(yīng)用價值。實物地質(zhì)資料管理要與社會利用、提供服務(wù)相結(jié)合，挖掘地質(zhì)資料的潛在價值，開創(chuàng)實物地質(zhì)資料現(xiàn)代化管理和高效應(yīng)用的工作模式。

3.3 關(guān)鍵：把握細節(jié)

實物地質(zhì)檔案數(shù)字化需要注意實物的實體安全，尤其是在數(shù)字化掃描過程中，掃描或拍攝時需要對實物進行搬進搬出、搬上搬下，要特別注意實物地質(zhì)檔案安全，避免發(fā)生意外，導(dǎo)致實物地質(zhì)二次損壞。要根據(jù)實物地質(zhì)檔案的本身特點，形狀多樣、類型復(fù)雜，拍攝或掃描時要進行全方位、立體式數(shù)字采集[4]，確保反映實物地質(zhì)檔案全貌。要注重標準化，按照《實物檔案數(shù)字化規(guī)范》，以及《實物地質(zhì)資料管理辦法》等相關(guān)規(guī)定，確保實物地質(zhì)檔案數(shù)字化平臺系統(tǒng)的可擴展性和開放化，便于后期系統(tǒng)或軟件的升級。

3.4 核心：信息共享

保持緊密銜接，按照統(tǒng)一標準、統(tǒng)一要求、統(tǒng)一管理等，堅持數(shù)據(jù)標準一致，消除“信息孤島”，協(xié)調(diào)聯(lián)動，確保各業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間信息互通共享。加強基礎(chǔ)設(shè)施資源、數(shù)據(jù)資源、應(yīng)用服務(wù)資源的集成整合，最大限度地共享資源。

3.5 底線：安全控制[5]

安全是實物地質(zhì)檔案數(shù)字化的底線。既要嚴把工作場所安全，實物地質(zhì)檔案數(shù)字化場所要做好進出人員管理，安裝門禁、監(jiān)控，配備相應(yīng)的消防設(shè)施，確保場所安全。也要嚴把檔案實體安全。實物地質(zhì)檔案類型多樣，形狀規(guī)則不同，尤其是年代久遠的實物檔案，在數(shù)字化掃描、信息采集過程中要輕拿輕放，避免二次損害。此外，還要重點做好實物地質(zhì)檔案數(shù)據(jù)安全控制，嚴格按照《檔案信息系統(tǒng)安全保護基本要求》《檔案信息系統(tǒng)安全等級保護定級工作指南》《檔案信息系統(tǒng)運行維護規(guī)范》等，切實做好安全防護，確保計算機、系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫等安全。

參考文獻

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[5]劉鈞.企業(yè)實物榮譽檔案數(shù)字化加工實踐與啟示[J].陜西檔案，2023（4）：56-57.

作者簡介：李海湘（1979— ），廣東省環(huán)境地質(zhì)勘查院館員，主要從事檔案管理研究。