企業(yè)財(cái)務(wù)管理工作中電子發(fā)票的應(yīng)用研究

秦曉露

（作者單位：國網(wǎng)上海市電力公司）

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的迅速發(fā)展和移動(dòng)支付方式的普及，傳統(tǒng)的紙質(zhì)發(fā)票逐漸無法滿足財(cái)務(wù)管理工作的需求。為適應(yīng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展趨勢，越來越多的企業(yè)開始進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)型，并采用電子發(fā)票來替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)發(fā)票，以提升財(cái)務(wù)管理工作效率。通過引入電子發(fā)票管理系統(tǒng)，企業(yè)實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化數(shù)據(jù)錄入和實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)更新，電子發(fā)票為企業(yè)提供了更加高效便捷的財(cái)務(wù)管理方式?？梢?，電子發(fā)票作為一種替代傳統(tǒng)紙質(zhì)發(fā)票的數(shù)字化解決方案，具有優(yōu)化和提升財(cái)務(wù)管理工作效率的功能。

一、電子發(fā)票概述

（一）電子發(fā)票定義與電子發(fā)票管理系統(tǒng)功能

電子發(fā)票是指通過電子發(fā)票管理系統(tǒng)以電子形式開具、傳遞和存儲(chǔ)的財(cái)務(wù)憑證，是推動(dòng)企業(yè)財(cái)務(wù)管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要部分。電子發(fā)票管理系統(tǒng)具有較多現(xiàn)代應(yīng)用功能，能夠更好地適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)財(cái)務(wù)管理模式，具體如下：

1.自動(dòng)生成和錄入

電子發(fā)票管理系統(tǒng)具有自動(dòng)化結(jié)算與支付的功能，通過集成企業(yè)的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)和支付系統(tǒng)，進(jìn)行自動(dòng)化的財(cái)務(wù)結(jié)算[1]。電子發(fā)票管理系統(tǒng)通過集成企業(yè)內(nèi)部的銷售訂單、銷售合同等信息，根據(jù)銷售數(shù)據(jù)、價(jià)格協(xié)議和相關(guān)稅務(wù)規(guī)定，以數(shù)字化形式自動(dòng)生成符合財(cái)務(wù)和稅務(wù)要求的電子發(fā)票并錄入發(fā)票信息。只要發(fā)票得到核準(zhǔn)，電子發(fā)票管理系統(tǒng)就會(huì)自動(dòng)生成付款申請(qǐng)單，并自動(dòng)轉(zhuǎn)入供應(yīng)商的賬戶，由財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)發(fā)起支付處理申請(qǐng)。

2.實(shí)時(shí)核驗(yàn)和審批

電子發(fā)票管理系統(tǒng)可以進(jìn)行實(shí)時(shí)的發(fā)票核驗(yàn)和審批流程。在開具電子發(fā)票的過程中，電子發(fā)票管理系統(tǒng)會(huì)通過檢查發(fā)票號(hào)碼、銷售方和購買方的納稅人識(shí)別號(hào)等信息是否一致的方式自動(dòng)驗(yàn)證發(fā)票的準(zhǔn)確性、合法性和完整性；通過設(shè)定特定金額、特定供應(yīng)商信息或其他規(guī)則，調(diào)整核驗(yàn)及審批流程，使審批人員在確保發(fā)票真實(shí)性的基礎(chǔ)上進(jìn)行發(fā)票審批，以有效防止虛假開具發(fā)票的違規(guī)操作。

3.多元傳遞和存儲(chǔ)

在開具電子發(fā)票的過程中，電子發(fā)票管理系統(tǒng)具有多元傳遞與存儲(chǔ)功能，通過電子郵件、電子信息交換、移動(dòng)應(yīng)用程序和云存儲(chǔ)等方式，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化發(fā)票信息的快速、安全和便捷傳遞[2]。同時(shí)，電子發(fā)票可以電子文檔的形式存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)、服務(wù)器或云端平臺(tái)上，且電子發(fā)票本身具有高效的檢索和管理功能。因此，企業(yè)可以利用電子發(fā)票管理系統(tǒng)，通過關(guān)鍵詞檢索、篩選和排序電子發(fā)票信息來跟蹤電子發(fā)票的歷史記錄和狀態(tài)變更。

（二）電子發(fā)票在財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用特點(diǎn)

在財(cái)務(wù)管理中，電子發(fā)票相較傳統(tǒng)紙質(zhì)發(fā)票具有多種應(yīng)用特點(diǎn)。首先，電子發(fā)票具有開具、傳遞、存儲(chǔ)便捷的特點(diǎn)。與紙質(zhì)發(fā)票相比，電子發(fā)票可以通過電子郵件、電子數(shù)據(jù)交換（Electronic Data Interchange,EDI）等方式進(jìn)行信息數(shù)據(jù)傳遞，無須依賴傳統(tǒng)的紙張和物流運(yùn)輸環(huán)節(jié)，在較大程度上減少了相關(guān)資金成本、時(shí)間成本與人力資源成本，還降低了工作人員出現(xiàn)誤操作的可能性[3]。同時(shí)，電子發(fā)票能夠以電子文檔的形式存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)或云端平臺(tái)上，財(cái)務(wù)管理人員可以隨時(shí)在系統(tǒng)中查找并復(fù)制需要的發(fā)票信息，確認(rèn)資產(chǎn)處置收入費(fèi)用明細(xì)，由此實(shí)現(xiàn)更加快速地檢索發(fā)票信息并進(jìn)行高效管理，從而提高財(cái)務(wù)管理工作的效率和便利性。其次，電子發(fā)票具有高準(zhǔn)確性與可追溯性的應(yīng)用特點(diǎn)。電子發(fā)票是通過電子發(fā)票管理系統(tǒng)自動(dòng)生成和處理的，通過系統(tǒng)算法與數(shù)據(jù)處理技術(shù)，有效避免了手動(dòng)錄入的風(fēng)險(xiǎn)操作[4]。在應(yīng)用過程中，電子發(fā)票與供應(yīng)商所產(chǎn)生的關(guān)鍵信息實(shí)時(shí)匹配，確保了財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和一致性。最后，電子發(fā)票具有實(shí)時(shí)跟蹤和可視化監(jiān)控的應(yīng)用特征。通過電子發(fā)票管理系統(tǒng)，企業(yè)可以實(shí)時(shí)了解發(fā)票的開具、送達(dá)和支付狀態(tài)，并及時(shí)獲取發(fā)票上的重要財(cái)務(wù)信息，對(duì)于資金流轉(zhuǎn)和財(cái)務(wù)分析具有重要意義。

二、財(cái)務(wù)管理工作中電子發(fā)票的實(shí)際應(yīng)用

（一）優(yōu)化電子發(fā)票管理系統(tǒng)配置，精準(zhǔn)對(duì)接財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)

為從根本上提升財(cái)務(wù)管理工作效率，企業(yè)需要確定符合自身財(cái)務(wù)管理需求的電子發(fā)票管理系統(tǒng)。在選擇電子發(fā)票管理系統(tǒng)時(shí)，企業(yè)需要重點(diǎn)考慮系統(tǒng)的功能和易用性等要素，以確保系統(tǒng)具備開具、驗(yàn)真、管理、查詢和報(bào)表等核心功能，并能夠支持各種發(fā)票類型和相關(guān)業(yè)務(wù)流程[5]。在設(shè)計(jì)電子發(fā)票管理系統(tǒng)操作界面時(shí)，企業(yè)應(yīng)遵循簡潔設(shè)計(jì)和清晰邏輯的原則，這樣不僅可以降低員工培訓(xùn)成本和系統(tǒng)使用難度，還可以讓財(cái)務(wù)管理人員更高效地上手操作。在確定符合企業(yè)需求的電子發(fā)票管理系統(tǒng)之后，企業(yè)需要對(duì)電子發(fā)票管理系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化部署，具體措施如下：

首先，企業(yè)需要按照國家稅務(wù)總局提供的安裝指南，在企業(yè)服務(wù)器上安裝電子發(fā)票管理系統(tǒng)軟件，并根據(jù)企業(yè)規(guī)模和使用量預(yù)估進(jìn)行服務(wù)器配置，以保證電子發(fā)票管理系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行。其次，在完成電子發(fā)票管理系統(tǒng)配置后，企業(yè)需要將電子發(fā)票管理系統(tǒng)與已有的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)進(jìn)行無縫銜接，確保電子發(fā)票管理系統(tǒng)與財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)交互暢通，以此實(shí)現(xiàn)發(fā)票信息的即時(shí)更新和同步傳輸。最后，企業(yè)需要進(jìn)行有效的數(shù)據(jù)驗(yàn)證和匹配工作，確保電子發(fā)票中的關(guān)鍵數(shù)據(jù)（如發(fā)票號(hào)碼、金額、稅額等）與財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)一致，以便財(cái)務(wù)管理人員通過電子發(fā)票獲取關(guān)鍵的財(cái)務(wù)指標(biāo)，并生成可靠準(zhǔn)確的財(cái)務(wù)分析報(bào)告和財(cái)務(wù)報(bào)表。通過以上優(yōu)化措施，企業(yè)可以實(shí)現(xiàn)高效的發(fā)票管理和財(cái)務(wù)流程優(yōu)化，進(jìn)而提升財(cái)務(wù)管理工作效率。

（二）強(qiáng)化發(fā)票開具與驗(yàn)真環(huán)節(jié)，確保財(cái)務(wù)管理工作中發(fā)票信息的準(zhǔn)確性

在開具電子發(fā)票之前，企業(yè)需要開展必要的發(fā)票審核和確認(rèn)工作，以確保電子發(fā)票的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。財(cái)務(wù)管理人員需要根據(jù)業(yè)務(wù)需求和相關(guān)稅務(wù)規(guī)定，選擇合適的電子發(fā)票類型，按照規(guī)定確認(rèn)和審核電子發(fā)票的主體信息，包括銷售方和購買方的名稱、納稅人識(shí)別號(hào)、地址電話等。同時(shí)，企業(yè)還要確認(rèn)電子發(fā)票的商品或服務(wù)明細(xì)，包括名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、金額等。在接收到電子發(fā)票時(shí)，企業(yè)需要進(jìn)行發(fā)票驗(yàn)真，以確保電子發(fā)票真實(shí)有效。

在財(cái)務(wù)管理工作中，企業(yè)可以通過檢查發(fā)票號(hào)碼來驗(yàn)證電子發(fā)票的唯一識(shí)別信息，從而確認(rèn)電子發(fā)票信息的準(zhǔn)確性。同時(shí)，核對(duì)發(fā)票金額、稅額與業(yè)務(wù)交易金額是否相符，以避免財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生。此外，為確保接收到的電子發(fā)票真實(shí)有效，避免出現(xiàn)偽造或篡改風(fēng)險(xiǎn)，企業(yè)需要使用電子發(fā)票管理系統(tǒng)中的驗(yàn)真功能，輸入發(fā)票號(hào)碼等信息進(jìn)行驗(yàn)證。

通過以上措施，企業(yè)不僅可以確保財(cái)務(wù)管理工作中電子發(fā)票的準(zhǔn)確性和合規(guī)性，還可以規(guī)避財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，從而提升財(cái)務(wù)管理工作的可靠性和整體效率。

三、在財(cái)務(wù)管理工作中應(yīng)用電子發(fā)票的策略

基于上述分析，為優(yōu)化企業(yè)財(cái)務(wù)管理，接下來就電子發(fā)票在企業(yè)財(cái)務(wù)管理中應(yīng)用的策略進(jìn)行探究。

（一）搭建配套的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)

互聯(lián)網(wǎng)背景下，企業(yè)應(yīng)結(jié)合電子發(fā)票特性，積極健全相關(guān)配套設(shè)施和制度，搭建與電子發(fā)票配套的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)，如報(bào)銷信息自動(dòng)采集與真?zhèn)魏蓑?yàn)系統(tǒng)等。首先，企業(yè)應(yīng)設(shè)立專門的財(cái)務(wù)系統(tǒng)管理崗位，由專業(yè)技術(shù)人員負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的維護(hù)與管理工作，確保財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)正常運(yùn)行。其次，企業(yè)需要制定科學(xué)可行的在線報(bào)銷制度，落實(shí)電子發(fā)票實(shí)名制度，要求報(bào)賬人員進(jìn)入財(cái)務(wù)在線預(yù)約平臺(tái)，提交電子發(fā)票信息，選擇發(fā)票進(jìn)行預(yù)約報(bào)銷。再次，企業(yè)可以將財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)與企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接，使財(cái)務(wù)人員能夠直接獲取員工報(bào)銷所涉及的電子發(fā)票數(shù)據(jù)，不需要手動(dòng)錄入，既減少人為操作帶來的風(fēng)險(xiǎn)，確保電子發(fā)票的合法性和準(zhǔn)確性，又節(jié)省時(shí)間和勞動(dòng)成本。最后，財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)需要具備可視化的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)分析功能，以幫助企業(yè)對(duì)財(cái)務(wù)情況進(jìn)行更加全面和深入的分析。通過該系統(tǒng)，財(cái)務(wù)人員可以快速生成財(cái)務(wù)報(bào)表，進(jìn)行財(cái)務(wù)指標(biāo)分析和比較，并及時(shí)獲得財(cái)務(wù)決策所需的數(shù)據(jù)支持，這對(duì)企業(yè)的財(cái)務(wù)決策和戰(zhàn)略規(guī)劃具有重要意義。未來，企業(yè)可以考慮將財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)與其他企業(yè)資源管理系統(tǒng)進(jìn)行集成，實(shí)現(xiàn)信息的共享和協(xié)同。例如，將財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)與采購、銷售等流程進(jìn)行關(guān)聯(lián)，可以實(shí)現(xiàn)采購成本、銷售收入與財(cái)務(wù)核算數(shù)據(jù)的自動(dòng)對(duì)接，提高財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和一致性。

（二）加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理和安全風(fēng)險(xiǎn)防范

電子發(fā)票的應(yīng)用在企業(yè)財(cái)務(wù)管理中具有重要戰(zhàn)略意義。為實(shí)現(xiàn)優(yōu)化財(cái)務(wù)管理的目標(biāo)，企業(yè)除要搭建與電子發(fā)票配套的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)外，還要加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理和安全風(fēng)險(xiǎn)防范。

首先，企業(yè)應(yīng)建立健全內(nèi)部控制制度。內(nèi)部控制是確保企業(yè)財(cái)務(wù)活動(dòng)合規(guī)性和準(zhǔn)確性的基礎(chǔ)。企業(yè)應(yīng)針對(duì)電子發(fā)票的應(yīng)用，在內(nèi)部控制制度中明確電子發(fā)票的審核、驗(yàn)真和入賬等程序，并指定負(fù)責(zé)人對(duì)電子發(fā)票進(jìn)行詳細(xì)的檢查和核對(duì)，以確保電子發(fā)票的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。

其次，企業(yè)應(yīng)建立明確的審批流程和責(zé)任分工制度，以避免潛在的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。一方面，在電子發(fā)票應(yīng)用過程中，明確的審批流程能夠保障財(cái)務(wù)憑證的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。在建立審批流程時(shí)，企業(yè)需要根據(jù)實(shí)際情況設(shè)置不同審批節(jié)點(diǎn)，并明確各個(gè)節(jié)點(diǎn)的權(quán)限和審批要求。例如，對(duì)電子發(fā)票的初審可以由稅務(wù)專員負(fù)責(zé)，確認(rèn)電子發(fā)票的真實(shí)性和合法性；再由成本專員進(jìn)行復(fù)審，確保電子發(fā)票符合相關(guān)法規(guī)和企業(yè)政策；最后由財(cái)務(wù)主任進(jìn)行終審，確保最終入賬的電子發(fā)票沒有任何問題。另一方面，責(zé)任分工也是財(cái)務(wù)控制的重要一環(huán)。通過明確各個(gè)財(cái)務(wù)崗位的職責(zé)和權(quán)限，可以確保每個(gè)崗位的工作職責(zé)清晰，并有效監(jiān)控財(cái)務(wù)活動(dòng)的合規(guī)性。企業(yè)應(yīng)建立責(zé)任分工制度，以明確每個(gè)財(cái)務(wù)崗位的職責(zé)和權(quán)限，避免人員濫用權(quán)限或不當(dāng)操作而引發(fā)的潛在財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。例如，安排專門負(fù)責(zé)電子發(fā)票審核的員工，確保電子發(fā)票的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和合規(guī)性；安排稅務(wù)專員或風(fēng)控專員，負(fù)責(zé)對(duì)財(cái)務(wù)活動(dòng)進(jìn)行監(jiān)督和審計(jì)，以防止?jié)撛陲L(fēng)險(xiǎn)發(fā)生。通過建立明確的審批流程和責(zé)任分工制度，企業(yè)可以確保電子發(fā)票審批流程規(guī)范、合規(guī)，財(cái)務(wù)活動(dòng)權(quán)責(zé)清晰、分工明確，從而有效避免潛在的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，提高財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的可靠性，為企業(yè)決策提供準(zhǔn)確的財(cái)務(wù)依據(jù)。

最后，企業(yè)需要加強(qiáng)對(duì)電子發(fā)票的安全管理。電子發(fā)票作為重要的財(cái)務(wù)憑證，其安全性與數(shù)據(jù)完整性至關(guān)重要。為此，企業(yè)應(yīng)采取合適的加密和備份措施，以防止電子發(fā)票數(shù)據(jù)被泄露和竄改。例如，企業(yè)可以使用高級(jí)加密技術(shù)和數(shù)字簽名技術(shù)來保障電子發(fā)票的機(jī)密性和完整性，確保其不被非法訪問或竄改；定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)測試，以應(yīng)對(duì)意外情況和技術(shù)故障，降低數(shù)據(jù)丟失的風(fēng)險(xiǎn)。

（三）加強(qiáng)企業(yè)財(cái)務(wù)人員隊(duì)伍管理與建設(shè)

為提高企業(yè)財(cái)務(wù)管理效率，加強(qiáng)財(cái)務(wù)人員隊(duì)伍管理與建設(shè)至關(guān)重要。企業(yè)應(yīng)通過有效管理財(cái)務(wù)人員并提高其能力，更好地應(yīng)用電子發(fā)票。

首先，企業(yè)應(yīng)注重財(cái)務(wù)人員的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)。企業(yè)可以提供相關(guān)培訓(xùn)課程和學(xué)習(xí)資源，幫助財(cái)務(wù)人員熟悉和掌握電子發(fā)票管理系統(tǒng)的操作及應(yīng)用技巧。同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)人員財(cái)務(wù)知識(shí)和技能的培訓(xùn)，包括財(cái)務(wù)報(bào)表分析、成本控制、風(fēng)險(xiǎn)管理等方面的知識(shí)。通過持續(xù)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，財(cái)務(wù)人員能夠不斷提升自身專業(yè)素質(zhì)，從而更好地適應(yīng)不斷變化的財(cái)務(wù)管理環(huán)境。

其次，建立財(cái)務(wù)人員績效考核制度。該制度應(yīng)以財(cái)務(wù)管理的效果和質(zhì)量為基準(zhǔn)，將財(cái)務(wù)人員的績效與其個(gè)人能力、完成的任務(wù)和團(tuán)隊(duì)合作等因素掛鉤。通過定期的績效評(píng)估，財(cái)務(wù)人員可以了解自身的表現(xiàn)，并得到針對(duì)性的反饋和指導(dǎo)，進(jìn)而提升自身專業(yè)水平。

再次，建立激勵(lì)機(jī)制，激發(fā)財(cái)務(wù)人員的積極性和創(chuàng)造力。企業(yè)可以根據(jù)財(cái)務(wù)人員的貢獻(xiàn)度和績效水平，及時(shí)調(diào)整相關(guān)薪酬制度、職務(wù)晉升通道和其他激勵(lì)措施。這樣能夠給予財(cái)務(wù)人員明確的目標(biāo)和動(dòng)力，激發(fā)其更好地投入工作，并推動(dòng)個(gè)人和團(tuán)隊(duì)的進(jìn)步。

最后，注重團(tuán)隊(duì)合作和知識(shí)共享。企業(yè)可以通過定期組織財(cái)務(wù)人員開展會(huì)議和工作交流，促進(jìn)財(cái)務(wù)人員彼此之間的溝通和學(xué)習(xí)；建立內(nèi)部知識(shí)庫或在線平臺(tái)，供財(cái)務(wù)人員分享經(jīng)驗(yàn)和學(xué)習(xí)資源，從而形成相互借鑒、共同進(jìn)步的氛圍。

實(shí)施上述措施，可以提高財(cái)務(wù)人員的專業(yè)素質(zhì)和應(yīng)用能力，激發(fā)其積極性和創(chuàng)造力，從而有效應(yīng)用電子發(fā)票，給企業(yè)財(cái)務(wù)管理帶來更大的效益。

四、結(jié)語

電子發(fā)票在財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用，能夠增強(qiáng)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的可追溯性和傳輸安全性，使財(cái)務(wù)信息的處理更加快速和準(zhǔn)確，對(duì)于企業(yè)財(cái)務(wù)管理工作的優(yōu)化和效率的提升有著重要作用。本文通過分析電子發(fā)票的概念與應(yīng)用特點(diǎn)，探究應(yīng)用電子發(fā)票提升財(cái)務(wù)管理工作效率的方式，并對(duì)電子發(fā)票在企業(yè)財(cái)務(wù)管理中應(yīng)用的支撐策略進(jìn)行探討，能夠幫助企業(yè)有效改善財(cái)務(wù)管理效果。