科研事業(yè)單位財務管理中內部控制問題分析及優(yōu)化策略

賈媛 內蒙古自治區(qū)藥品檢驗研究院 張萌 內蒙古自治區(qū)計量測試研究院

引言

科研事業(yè)單位肩負推動我國科研事業(yè)發(fā)展的重任。在財務管理活動中，內部控制起著關鍵作用。科研事業(yè)單位通過有效的內部控制，能夠規(guī)劃和配置資源、優(yōu)化人員布局，以更準確高效的方式實現(xiàn)戰(zhàn)略目標?？茖W而適當?shù)貞脙炔靠刂乒ぞ呖梢燥@著提升科研事業(yè)單位在科研領域的領導地位，推動我國科研事業(yè)的發(fā)展。

一、內部控制與財務管理的理論分析

在財務管理的實踐中，內部控制表現(xiàn)出其關鍵性的角色。內部控制的核心理念主要包括職權的分隔，這使得各個職位能夠相互制約，相互監(jiān)督，進而有助于實現(xiàn)管理的目標。內部控制也是一種實施流程控制以及管理各種風險的方法，這一流程有助于保證組織單位的穩(wěn)定運行[1]。科研事業(yè)單位作為一種特殊的組織形式，其內部控制需要與單位的實際運行情況緊密聯(lián)系。由于事業(yè)單位具有一定的公益性，其工作活動通常涉及經(jīng)費的分配和利用，因此，事業(yè)單位的內部控制旨在提高社會效益，并且需要在制度建設上與單位的財務管理制度相結合。具體而言，事業(yè)單位財務內部控制的內容主要可以分為五個部分，即環(huán)境控制、風險評估、控制活動、信息溝通以及內部監(jiān)督。首先，環(huán)境控制是內部控制的基礎，包括組織結構、管理理念和人員素質等多個方面。事業(yè)單位需要構建適合其特性的組織結構，明確各級管理人員的職責和權限，同時通過完善人力資源管理，提升員工的職業(yè)素養(yǎng)，以強化內部控制的執(zhí)行力。其次，風險評估是識別和處理可能威脅財務安全的關鍵環(huán)節(jié)。在評估過程中，事業(yè)單位需全面、深入地分析各種可能存在的風險，包括戰(zhàn)略風險、操作風險、財務風險等，并基于評估結果制定風險應對策略?？刂苹顒觿t涉及制度設定、程序設計等方面?？刂苹顒拥脑O計和實施需要充分考慮事業(yè)單位的實際情況，以確保財務管理的規(guī)范性和有效性。而合理的控制活動不僅可以有效防止各類風險的發(fā)生，還能提高事業(yè)單位的運行效率。信息溝通是內部控制的重要環(huán)節(jié)，涉及財務信息的生成、傳輸和使用。通過建立有效的信息溝通機制，事業(yè)單位可以確保各級管理人員及時、準確地獲取財務信息，以支持決策的有效性和及時性。最后，內部監(jiān)督是對整個內部控制過程的持續(xù)審查和評估。通過內部監(jiān)督，事業(yè)單位可以及時發(fā)現(xiàn)并糾正內部控制的漏洞和問題，從而保證內部控制的有效性。

二、科研事業(yè)單位財務管理中存在的內部控制問題

（一）內部控制觀念欠缺，監(jiān)管機制不足

科研事業(yè)單位的主要資金來源包括財政分配、項目資金等，財務運作相對單一。由于其重視科研活動而輕視管理，因此，其內部控制的理念和執(zhí)行方式存在明顯不足。這種不足主要表現(xiàn)在：管理層對財務內部控制的基本認知和風險意識缺乏，導致控制管理僅限于財務部門，未能達成全員的參與[2]。管理層的重視程度對內部控制的執(zhí)行產(chǎn)生影響，若缺乏足夠的重視，可能會產(chǎn)生制度上的漏洞。同時，管理層對新的控制方法和理念存在抵觸，這將影響到內部控制的推廣。最后，有一些科研人員往往將財務內部控制誤認為是傳統(tǒng)的財務管理，對內部控制體系了解不夠。

（二）財務管理體系不完善，存在缺陷

科研事業(yè)單位的財務內控體系存在一定的問題，具體表現(xiàn)在以下幾個方面。首先，部分科研事業(yè)單位在構建財務內控體系時未能結合科研項目的管理要求，這可能導致潛在的財務風險無法被有效控制。這種情況的出現(xiàn)主要源于單位領導和財務人員對于科研項目特性理解不夠深入，導致在財務內控體系的構建中，未能將科研項目的特點和需求納入其中。其次，未能嚴格按照輪崗制度進行財務人員的崗位調整，從而導致財務風險的積累。在理想的財務管理體系中，輪崗制度是一種重要的內部控制手段，可以防止單一人員長期占據(jù)某一關鍵崗位，從而減少財務風險。然而，現(xiàn)實中部分科研事業(yè)單位在人員調動方面并未嚴格執(zhí)行輪崗制度，使得財務風險得以積累。再者，很多科研事業(yè)單位缺乏獨立的部門對內控體系的運行進行監(jiān)督。內部控制體系的運行不僅需要全員參與，更需要專門的機構進行監(jiān)督和評估，以保證體系的有效運行。此外，財務內控評價報告缺乏制度約束和復審機制，導致體系運行缺乏有效的監(jiān)督。內控評價報告是檢查和評估內部控制體系運行效果的重要手段，其公正、準確與否直接關系到財務管理的有效性。

（三）預算管理和風險管理的不足

在科研事業(yè)單位的財務管理中，預算管理和風險管理是兩個重要的環(huán)節(jié)，但在實際操作中存在一些問題和不足。

1.在預算管理方面，首先，部分科研事業(yè)單位設立的預算管理目標與其長期戰(zhàn)略發(fā)展方向有所偏離。這種偏離可能是由于單位內部在制定預算時沒有全面考慮單位的戰(zhàn)略目標，也可能是由于預算管理者對單位的長期發(fā)展策略理解不清，從而使預算管理的過程和結果產(chǎn)生與戰(zhàn)略目標的背離，導致單位資源的浪費。其次，預算編制主要由科研部門完成，缺乏財務知識?？蒲胁块T人員的專業(yè)知識結構偏向科研，對財務知識可能了解不足，因此在預算編制過程中很難做到科學和具有可行性，這進一步削弱了預算管理的有效性。最后，預算執(zhí)行過程中缺乏有效的監(jiān)督和控制。在執(zhí)行預算的過程中，由于缺乏有效的監(jiān)管，可能出現(xiàn)預算的隨意變更和預算擠占現(xiàn)象，使得預算不能如期執(zhí)行，從而無法高質量地完成預算管理目標[3]。

2.在風險管理方面，首先，部分科研事業(yè)單位缺乏足夠的風險管理意識，對財務風險安全的重視程度不夠，使得風險管理的重要性得不到足夠的認識和支持，從而影響了風險管理的效果。其次，工作人員的專業(yè)素養(yǎng)有待提升，無法準確識別和應對各類風險。由于缺乏必要的風險管理知識和技能，工作人員可能無法準確地識別潛在的風險，無法及時有效地采取措施進行應對，這直接影響了風險管理的效果。最后，部分單位在風險管理上未能有效結合信息技術。在信息化程度日益提高的今天，如能有效地利用信息技術進行風險管理，可以大大提高風險管理的效率和準確性。然而，部分科研事業(yè)單位仍然采用傳統(tǒng)的風險管理方式，未能有效地結合信息技術，導致風險管理效率低下，不能及時發(fā)現(xiàn)和應對風險。

（四）財務信息化建設滯后，影響決策效率

財務信息化建設在現(xiàn)代財務管理中起著關鍵作用，其能有效提高財務管理效率，輔助管理決策，并增強財務的內部控制能力。然而，在我國科研事業(yè)單位中，一方面，由于諸多原因，財務信息化建設普遍存在滯后現(xiàn)象，這無疑給財務管理帶來了許多問題。科研事業(yè)單位普遍面臨資源緊張的問題，導致在信息化設施投入上存在短板。部分單位的財務管理軟件過時，且更新緩慢，不能及時跟上財務管理的新要求。另一方面，由于對信息化建設重要性認識不足，一些單位對此投入不足，使得信息化建設滯后。此外，科研事業(yè)單位的財務人員在信息技術方面的培訓不足，使得他們在使用財務管理軟件時遇到困難，進一步影響了信息化建設的推進。而對于最新的云計算、大數(shù)據(jù)等技術的應用，則更顯得力不從心。由于財務信息化建設滯后，使得財務數(shù)據(jù)分析和決策效率降低，無法迅速反應和適應變化的外部環(huán)境，從而影響了科研事業(yè)單位的競爭力。

三、科研事業(yè)單位財務管理的內部控制優(yōu)化策略

（一）提升內部控制意識，強化內部控制環(huán)境

內部控制環(huán)境是科研事業(yè)單位內部控制系統(tǒng)的基礎，對內部控制的有效性有著重要影響。其核心在于提升內部控制意識，通過創(chuàng)建一種重視并且執(zhí)行內部控制的氛圍，促使內部控制真正地融入到科研事業(yè)單位的運營與管理中?？蒲惺聵I(yè)單位需要加強對全體員工的內部控制教育培訓，提升他們的內部控制意識。每一名員工都應當理解并認識到內部控制的重要性，以及他們在內部控制系統(tǒng)中的職責。此外，內部控制教育培訓也應著重于提高員工的風險意識，使其能夠在日常工作中主動識別并管理風險。對于科研事業(yè)單位的高層管理者來說，他們不僅要有堅定的內部控制意識，還需要展現(xiàn)出對內部控制的承諾。管理層應建立明確的行為準則，鼓勵員工遵守規(guī)定，并以身作則，樹立良好的道德榜樣。此外，管理層還應鼓勵員工報告可能的違規(guī)行為，并確保相關報告能得到及時處理。此外，建立健全的內部控制政策和程序也是強化內部控制環(huán)境的重要措施?？蒲惺聵I(yè)單位應根據(jù)自身的運營特點和風險環(huán)境，制定出具有針對性的內部控制政策和程序，并定期評估其效果。最后，科研事業(yè)單位還應引入獨立的內部審計機構，負責對內部控制的實施情況進行定期審計。內部審計可以提供第三方視角，幫助科研事業(yè)單位發(fā)現(xiàn)潛在的問題和風險，進一步強化內部控制環(huán)境。

（二）完善財務管理體系，強化風險防控

科研事業(yè)單位在面對復雜多變的經(jīng)濟環(huán)境時，其財務管理的重點逐漸從單純的經(jīng)濟效益向風險防控轉變。因此，建立健全的財務管理體系，以強化風險防控，顯得至關重要。首先，科研事業(yè)單位需要建立全面的風險識別和評估機制。單位內部應設置專門的風險管理部門，負責識別、評估和監(jiān)控各類財務風險，包括但不限于項目投資風險、流動性風險、信用風險等。此外，對于已經(jīng)識別的風險，應當進行定期的評估，以確保風險控制的時效性和準確性。其次，強化財務決策的風險防控，以降低可能產(chǎn)生的財務損失。決策過程中應考慮風險防控，結合風險識別和評估的結果，進行理性的決策。在決策過程中，應注意風險的轉移和分散，避免因單一風險而導致重大損失。再者，完善財務報告體系也是強化風險防控的重要措施。最后，加強內部審計機制，能夠為風險防控提供有效的支持。內部審計可以定期檢查和評估風險防控的效果，及時發(fā)現(xiàn)并提出改進建議，以確保風險防控的連續(xù)性和有效性。

（三）加強預算管理和風險預警機制

科研事業(yè)單位的內部控制優(yōu)化策略中，加強預算管理和風險預警機制是一項重要的方案。預算管理是財務管理的基石，預算的制定與執(zhí)行情況的監(jiān)控直接關系到科研事業(yè)單位的經(jīng)濟效益和財務風險，而風險預警機制的建立則能有效地提前警示可能出現(xiàn)的財務風險，從而使科研事業(yè)單位有充分的準備和應對措施。

預算管理應從預算的制定、執(zhí)行和監(jiān)控三個環(huán)節(jié)進行改進。首先，預算制定應科學、合理，預算目標應清晰明確，預算數(shù)據(jù)應具備可比較性和可衡量性，以便進行效果評估。此外，預算的制定應充分考慮單位的經(jīng)濟環(huán)境和經(jīng)營情況，同時考慮單位的戰(zhàn)略目標和資源配置情況，使預算制定更具針對性和實效性。預算執(zhí)行過程中，科研事業(yè)單位應實施嚴格的預算控制，定期進行預算執(zhí)行情況的分析，及時發(fā)現(xiàn)并解決預算執(zhí)行中出現(xiàn)的問題。預算監(jiān)控應建立有效的預算執(zhí)行情況報告系統(tǒng)，及時向決策者報告預算執(zhí)行情況，以便決策者根據(jù)預算執(zhí)行情況進行決策調整。

在風險預警機制方面，首先，科研事業(yè)單位應設置專門的風險管理部門，定期進行財務風險的識別和評估。其次，科研事業(yè)單位應建立風險預警體系，對各類財務風險制定預警指標，及時發(fā)現(xiàn)并處理財務風險。例如，可以設定財務比率指標、財務偏離度指標等多種預警指標，從多個角度監(jiān)控財務風險。再次，科研事業(yè)單位應建立完善的風險信息報告機制，及時向管理層報告風險預警信息，以便管理層對風險進行及時的處理和控制。最后，科研事業(yè)單位應對風險預警體系進行定期的檢查和評估，對風險預警體系進行持續(xù)的優(yōu)化和完善，以提高風險預警的準確性和時效性[4]。

（四）推動財務管理信息化，提升管理效率

科研事業(yè)單位內部控制的優(yōu)化，離不開財務管理信息化的推動。信息化是現(xiàn)代管理的重要工具，它通過信息技術手段，能提高科研事業(yè)單位的財務管理效率，提升內部控制的效果。財務管理信息化主要表現(xiàn)在財務數(shù)據(jù)的采集、處理和使用的自動化和智能化?？蒲惺聵I(yè)單位應運用現(xiàn)代信息技術，如大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能等，對財務數(shù)據(jù)進行集中處理，生成財務報表和決策分析報告，以供管理層進行決策參考[5]。同時，財務管理信息化也能實現(xiàn)財務業(yè)務流程的自動化，如發(fā)票的自動開具、財務數(shù)據(jù)的自動錄入等，顯著提高財務工作的效率。

此外，財務管理信息化還有助于強化內部控制環(huán)境。通過設定權限管理，可以確保財務數(shù)據(jù)的安全性和準確性。實施風險管理系統(tǒng)，能對財務風險進行及時的預警和響應。建立審計追蹤機制，可以追蹤財務業(yè)務的每一個環(huán)節(jié)，確保財務活動的合規(guī)性。

推動財務管理信息化，不僅需要科研事業(yè)單位投入資金建設相關的信息化設施，還需要進行相應的人員培訓，提升財務人員的信息技術素養(yǎng)，培養(yǎng)財務人員運用信息化工具進行財務管理的能力。通過財務管理信息化，科研事業(yè)單位的財務管理將更具科學性、規(guī)范性，有助于實現(xiàn)內部控制的優(yōu)化，提升科研事業(yè)單位的財務管理水平。

結語

科研事業(yè)單位財務管理中的內部控制優(yōu)化策略不僅可以提高效率和效果，還能為其長遠發(fā)展提供穩(wěn)健的財務保障。對科研事業(yè)單位而言，實施這些優(yōu)化策略意味著邁向現(xiàn)代化、科學化和規(guī)范化的財務管理道路。在實際操作中，科研事業(yè)單位應結合自身實際，有針對性地進行優(yōu)化，以最大限度地提高內部控制的效果和財務管理的效率。