企業(yè)全面預算管理數(shù)字化轉型實施路徑與應用研究

胡一飛 中國電子科技集團公司第十四研究所

引言

隨著信息技術的快速發(fā)展和企業(yè)管理環(huán)境的不斷變化，數(shù)字化轉型已經(jīng)成為企業(yè)提高競爭力、實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的關鍵路徑之一。隨著數(shù)字化技術在企業(yè)經(jīng)營管理中的應用，預算數(shù)據(jù)作為企業(yè)數(shù)據(jù)中臺的重要部分，如何開展全面預算管理數(shù)字化轉型，強化預算戰(zhàn)略引領的作用成為企業(yè)面臨的現(xiàn)實問題。在競爭日益激烈的形勢下，基于人工和表格統(tǒng)計的傳統(tǒng)全面預算管理存在數(shù)據(jù)收集和整合效率低、預算編報過程煩瑣冗長、預算控制缺乏剛性且滯后、執(zhí)行較預算偏差明顯等問題，而引入先進的信息技術和工具開展數(shù)字化轉型，能夠幫助企業(yè)解決上述問題，并顯著提升全面預算管理的準確性和效率，強化其在決策支持和價值創(chuàng)造中的作用。本文通過探討企業(yè)全面預算管理數(shù)字化轉型的實施路徑和應用，旨在企業(yè)可以更好地把握數(shù)字化轉型的機遇，提升全面預算管理的效能，為企業(yè)全面預算管理的數(shù)字化轉型提供有益的指導和啟示，進而實現(xiàn)持續(xù)改進和創(chuàng)新的目標，希望企業(yè)能夠在數(shù)字化時代實現(xiàn)高質(zhì)量、可持續(xù)發(fā)展。

一、數(shù)字化轉型的實施路徑

（一）流程梳理與重構

數(shù)字化轉型的依據(jù)是業(yè)務流程，企業(yè)開展數(shù)字化轉型，需要對現(xiàn)有的流程進行全面的梳理，并結合戰(zhàn)略規(guī)劃和經(jīng)營計劃，從管理層和業(yè)務單元對經(jīng)營管理工作的需求出發(fā)，重構全面預算管理數(shù)字化流程。流程梳理是基于企業(yè)全面預算管理現(xiàn)狀，對組織架構、業(yè)務預算編報流程、財務預算管控流程進行系統(tǒng)性的梳理，作為數(shù)字化轉型的實際依據(jù)。企業(yè)開展數(shù)字化轉型不是簡單地購進一套信息系統(tǒng)開展應用，而是應當將企業(yè)經(jīng)營管理的經(jīng)營、流程借助數(shù)字化手段固化，實現(xiàn)管控效率的提升。流程重構是在流程梳理的基礎上，通過調(diào)研、訪談等方式，明確管理層和業(yè)務單元對全面預算管理的需要，并以數(shù)字化轉型為契機，將可以提升的環(huán)節(jié)融入管理流程，切實體現(xiàn)全面預算落實戰(zhàn)略規(guī)劃、落地經(jīng)營計劃的職能。

（二）數(shù)據(jù)收集與整合

數(shù)字化轉型的核心是數(shù)據(jù)，對歷史數(shù)據(jù)進行收集與整合，對開展精益、高效的全面預算管理至關重要。企業(yè)開展數(shù)字化轉型需要收集和整合來自不同部門和信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，包括但不限于銷售數(shù)據(jù)、采購數(shù)據(jù)、生產(chǎn)數(shù)據(jù)、資產(chǎn)數(shù)據(jù)、人力資源數(shù)據(jù)、財務數(shù)據(jù)等。在開展數(shù)據(jù)收集時，可以采用先進的數(shù)據(jù)采集技術快速、準確地獲取數(shù)據(jù)，降低人工操作的時間和偏差；可以引入數(shù)據(jù)清洗技術，對數(shù)據(jù)進行處理和標準化，以確保數(shù)據(jù)的一致性和準確性。數(shù)據(jù)整合是將不同部門、不同信息系統(tǒng)的業(yè)務和財務數(shù)據(jù)整合為全面的數(shù)據(jù)集合并進行關聯(lián)和分析，發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)背后的經(jīng)驗和規(guī)律，為全面預算管理的數(shù)字化轉型和管理提升提供支撐。例如，通過深挖業(yè)務預算與財務預算之間的關系，合理確定生產(chǎn)定額、會議標準等業(yè)務預算和費用預算標準，合理開展預算分工；通過將銷售數(shù)據(jù)與財務數(shù)據(jù)進行整合，分析銷售業(yè)務投入和產(chǎn)出的關系，以優(yōu)化銷售目標的制定。

（三）系統(tǒng)定制與開發(fā)

數(shù)字化轉型的基礎設施是信息系統(tǒng)，選擇合適的系統(tǒng)平臺決定了企業(yè)能否成功實現(xiàn)全面預算管理數(shù)字化轉型。預算信息系統(tǒng)應當具備預算編制、審批、控制、執(zhí)行反饋、調(diào)整、報表展示等模塊與功能，能夠與企業(yè)現(xiàn)有的業(yè)務系統(tǒng)集成并穿透業(yè)務前端，且需考慮未來數(shù)據(jù)挖掘和決策支持需求。根據(jù)需求和目標，企業(yè)可以選擇采購市場上已有成功應用案例的成熟預算管理系統(tǒng)或平臺，具備一定實力的企業(yè)，也可以選擇利用內(nèi)部信息化部門自行開發(fā)。采購成熟的系統(tǒng)平臺可以較快實現(xiàn)數(shù)字化轉型，但會面臨系統(tǒng)定制價格高、供應商資源投入少和響應速度慢的問題，同時也會存在供應商組織機構調(diào)整帶來的后續(xù)開發(fā)和服務無法及時跟進的風險；自行開發(fā)的方式首先需要結合企業(yè)自身信息化開發(fā)能力，與采購相比，也需要投入更多的時間和資源，但在定制需求方面更具備靈活性。此外，無論是采購還是自主開發(fā)，都需要考慮系統(tǒng)的穩(wěn)定性、易用性和安全性。

（四）深化應用與提升

數(shù)字化轉型的成功關鍵因素是培訓與深化應用。數(shù)字化轉型需要員工具備相關的技術和知識，才能充分發(fā)揮數(shù)字化系統(tǒng)的作用。通過開展培訓，可以傳授預算管理基礎知識和傳遞預算管理理念，幫助員工更好地理解預算的重要性、作用和影響，為他們在數(shù)字化系統(tǒng)中正確地制定和執(zhí)行預算提供基礎；通過開展培訓，可以幫助員工掌握信息系統(tǒng)操作流程，教會他們?nèi)绾握_地使用數(shù)字化系統(tǒng)進行預算的編制、執(zhí)行和監(jiān)控，從而充分發(fā)揮數(shù)字化轉型優(yōu)勢，提高工作效率和準確性。在預算系統(tǒng)平穩(wěn)運行后，通過數(shù)字化技術，可以實現(xiàn)全面預算管理的自動化和智能化。通過輔助預算編制工具的開發(fā)，可以幫助業(yè)務部門通過錄入簡單的基礎業(yè)務量預算，實現(xiàn)多維度的數(shù)據(jù)分析和模擬，實時計算業(yè)務預算需求的資源，以及對各項指標的影響和變化，從而幫助業(yè)務部門科學合理開展預算編制工作；通過開發(fā)決策支持報表，可以幫助管理者隨時監(jiān)控預算執(zhí)行情況，包括實際支出、收入和成本等數(shù)據(jù)的監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)異常和問題，并做出相應的決策和調(diào)整。此外，還可以根據(jù)業(yè)務需要固化業(yè)務分析報告和報表，幫助業(yè)務部門從大量的預算數(shù)據(jù)中發(fā)現(xiàn)規(guī)律和趨勢，減少數(shù)據(jù)獲取和整理的時間投入。

二、企業(yè)全面預算管理數(shù)字化應用

（一）預算編制與審批

全面預算管理的數(shù)字化應用可以提升預算編制的科學性和預算審批效率。預算編制方面，傳統(tǒng)的預算編制是通過人工收集匯總表格，其過程煩瑣且容易出錯，而通過數(shù)字化轉型，引入智能化的預算輔助編制工作，提供歷史業(yè)務數(shù)據(jù)，如銷售單價、銷量、采購成本、人員工時等數(shù)據(jù)，能夠幫助業(yè)務單元依據(jù)更好地開展規(guī)劃落地所需的資源測算，申請業(yè)務預算；通過對歷史單價等費用預算數(shù)據(jù)的分析，可以制定科學合理的預算編制標準，業(yè)務部門只需要將業(yè)務量預算數(shù)據(jù)在系統(tǒng)中錄入，即可產(chǎn)生相應的財務預算。同時，數(shù)字化轉型可以支持多部門實時協(xié)作和審核功能，預算管理部門可以同時參與預算編制的過程，共享數(shù)據(jù)和意見，并實時跟蹤預算編制的進展和結果。通過數(shù)字化技術和工具在預算編制與審核中的應用，可以建立模型驅(qū)動的預算編制方法，通過建立與業(yè)務活動相關的模型和假設，自動計算和優(yōu)化預算各項指標，幫助管理層對接戰(zhàn)略目標達成方面做出最優(yōu)的資源配置決策。此外，信息化手段的應用可以最快實現(xiàn)預算審批和下達，確保業(yè)務端能夠及時獲得已通過審批的預算，按年度計劃開展各項業(yè)務工作。

（二）預算執(zhí)行與控制

全面預算管理的數(shù)字化應用可以實時傳遞預算數(shù)據(jù)至業(yè)務源頭，實現(xiàn)實時控制和剛性控制，根據(jù)需求及時提醒預算執(zhí)行偏差，確保經(jīng)營計劃有效實施。區(qū)別于傳統(tǒng)的人工統(tǒng)計和執(zhí)行結果編制需花費大量的時間，通過信息化手段，企業(yè)可以實時監(jiān)控預算執(zhí)行情況，系統(tǒng)可以根據(jù)企業(yè)管理需實時更新、匯總預算執(zhí)行數(shù)據(jù)。通過系統(tǒng)接口的方式與財務核算、ERP、PDS等業(yè)務系統(tǒng)建立結構，也可以將預算執(zhí)行數(shù)據(jù)推送給業(yè)務系統(tǒng)，根據(jù)管控需要貫穿業(yè)務源頭，通過設置預警和控制規(guī)則，及時提醒預算執(zhí)行偏差、嚴格剛性控制等方式，自動檢測和識別預算執(zhí)行中的異常情況，提醒和幫助業(yè)務及時發(fā)現(xiàn)問題，支持管理決策。以費用預算為例，當某項費用執(zhí)行進度超出或低于預算設定的管控進度規(guī)則時，系統(tǒng)可以將相關信息通知到責任人，幫助其及時對照業(yè)務計劃，找出偏差從而及時采取糾正措施，以避免預算超支或資源的浪費；當費用預算即將超支時，停止財務核算系統(tǒng)單據(jù)提交功能，督促業(yè)務部門及時提交預算調(diào)整報告，確保預算執(zhí)行可控。

（三）預算分析與考核

全面預算的數(shù)字化轉型將提供更強大的預算分析能力，幫助企業(yè)深入理解預算數(shù)據(jù)和業(yè)務情況。通過系統(tǒng)地定制和開發(fā)，可以將業(yè)務和財務預算數(shù)據(jù)定期以圖表和報表的形式進行可視化展示，發(fā)現(xiàn)預算執(zhí)行的趨勢、關鍵指標的變化和規(guī)律等，幫助管理層直觀地理解和分析預算情況，做出正確的決策。一是通過數(shù)字化手段實現(xiàn)多維度的數(shù)據(jù)分析，將預算數(shù)據(jù)與其他業(yè)務數(shù)據(jù)相結合，幫助企業(yè)深入理解預算執(zhí)行的背后原因和驅(qū)動因素。二是開展決策模擬和預測，幫助管理層評估不同預算方案的結果和影響。三是進行敏感性分析，評估預算執(zhí)行對企業(yè)績效的影響程度。通過調(diào)整關鍵因素和變量，可以模擬不同情景下的預算執(zhí)行結果，并確定對業(yè)務績效的敏感程度，預算考核方面，可以通過預算指標的取數(shù)規(guī)則的錄入定期輸出預算執(zhí)行情況，結合考核賦分要素反饋預算考核情況，這樣一方面可以將預算管理人員從煩瑣的考核結果計算工作中解放出來，將更多的精力放在協(xié)同業(yè)務部門開展預算執(zhí)行偏差分析；另一方面也避免了人為因素導致預算考核缺乏公正性的風險，有助于管理者更為客觀地了解業(yè)務單位績效執(zhí)行情況。

三、數(shù)字化轉型的實施建議

（一）確定目標與需求

在開始數(shù)字化轉型之前，企業(yè)應明確數(shù)字化轉型的目標和需求。企業(yè)應該識別當前預算管理中存在的問題和挑戰(zhàn)，例如預算數(shù)據(jù)的收集和整理困難、預算執(zhí)行的不透明性、資源分配效率低下等，明確問題和痛點有助于更好地制定數(shù)字化轉型的目標和解決方案；企業(yè)需要確定數(shù)字化轉型的目標，即期望通過數(shù)字化轉型實現(xiàn)不斷改進，以便實現(xiàn)相應價值，例如，提高預算執(zhí)行的透明度和準確性、優(yōu)化資源配置、增強預測和決策能力等，明確目標有助于指導后續(xù)的技術選擇和實施策略。

（二）選擇合適的系統(tǒng)平臺

在數(shù)字化轉型過程中，選擇合適的系統(tǒng)平臺和方式至關重要。企業(yè)應當通過調(diào)研、交流等方式了解市場上可用的系統(tǒng)平臺，了解供應商的信譽度、客戶評價、技術支持和后續(xù)發(fā)展計劃等信息，對不同供應商進行對比研究。并將自身是否具備自行開發(fā)的條件和能力與考慮系統(tǒng)的可擴展性、數(shù)據(jù)安全性以及與現(xiàn)有系統(tǒng)的兼容性等因素結合，選擇最為適宜的方式開發(fā)全面預算管理系統(tǒng)。

（三）建立合理的預算管理流程和規(guī)范

數(shù)字化轉型不僅需要引入先進的技術，還需要建立合理的預算管理流程和規(guī)范。企業(yè)應該對預算編制、執(zhí)行和分析等環(huán)節(jié)進行規(guī)范和標準化，明確預算編制的時間表、流程和相關責任人，確保預算編制的參與者了解其角色和職責；制定明確的預算編制指南，包括數(shù)據(jù)收集、假設設置、目標確定等方面的準則；明確預算的執(zhí)行流程，包括預算審批、成本控制、支出監(jiān)控等環(huán)節(jié)，明確責任和權限，確保數(shù)字化系統(tǒng)的有效運行和管理。

（四）提供培訓與支持

數(shù)字化轉型需要員工具備相關的技術和知識，才能充分發(fā)揮數(shù)字化系統(tǒng)的作用。因此，企業(yè)應為員工提供與數(shù)字化系統(tǒng)相關的培訓，包括系統(tǒng)功能、界面操作、數(shù)據(jù)輸入和查詢等方面的培訓。培訓可以通過內(nèi)部培訓師、外部培訓機構或系統(tǒng)供應商提供，確保培訓內(nèi)容和方式與員工的實際需要相匹配。企業(yè)可以制定全面的培訓計劃，包括針對不同崗位和層級的培訓內(nèi)容和時間安排，并考慮到員工的現(xiàn)有知識水平和技能需求，從基礎培訓到進階培訓逐步展開。通過培訓實現(xiàn)員工對系統(tǒng)順利使用的前提下，可以將預算管理的知識和理念及時地向員工傳遞，確保全面預算管理更為有效地推進。

（五）持續(xù)改進和創(chuàng)新

數(shù)字化轉型是一個持續(xù)改進和創(chuàng)新的過程。企業(yè)可以通過用戶滿意度調(diào)查、焦點小組討論、客戶服務中心等方式，定期收集用戶對數(shù)字化系統(tǒng)的反饋和需求，獲取用戶的意見和建議，并根據(jù)反饋結果，評估系統(tǒng)的優(yōu)缺點，發(fā)現(xiàn)問題和改進的機會。此外，企業(yè)還要緊密關注行業(yè)和市場的發(fā)展趨勢，及時了解競爭對手的新產(chǎn)品和服務，不斷優(yōu)化和升級數(shù)字化系統(tǒng)，適應變化的需求和挑戰(zhàn)。

結語

通過研究，總結企業(yè)全面預算管理數(shù)字化轉型的實施路徑包括流程梳理與重構、數(shù)據(jù)收集與整合、系統(tǒng)定制與開發(fā)、深化應用與提升。數(shù)字化轉型可以在預算編制與審批、預算執(zhí)行與控制、預算分析與考核方面開展有效的應用實踐。在實施數(shù)字化轉型時，企業(yè)需要確定目標與需求、選擇合適的系統(tǒng)平臺、建立合理的預算管理流程和規(guī)范、提供培訓與支持，并持續(xù)改進和創(chuàng)新。通過數(shù)字化轉型，企業(yè)可以提高預算管理的效率和準確性，進一步優(yōu)化資源配置，提升決策支持和價值創(chuàng)造能力，支持企業(yè)高質(zhì)量、可持續(xù)發(fā)展。