淺談科研單位后勤工作的規(guī)范化管理

湯志敏 中國(guó)林業(yè)科學(xué)研究院生態(tài)保護(hù)與修復(fù)研究所

引言

規(guī)范化管理工作，是在對(duì)后勤工作部門(mén)嚴(yán)格地依據(jù)規(guī)范和制度進(jìn)行管理，以達(dá)到對(duì)人、財(cái)、物、事的高效科學(xué)管理，是后勤工作從傳統(tǒng)管理向現(xiàn)代科學(xué)管理轉(zhuǎn)變的必然需要。它可以建立一種職責(zé)分明，各司其職的良好工作氛圍；它既能夠提升員工的管理能力，充分調(diào)動(dòng)其主觀意識(shí)和創(chuàng)新能力；也能夠更有效地改變科研單位長(zhǎng)期存在的低效保障服務(wù)局面，從而建立一種高效率、公共資源得以合理配置、獲得了良好經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的新局面，最終培育并形成了一個(gè)政治思想高尚、服務(wù)意識(shí)強(qiáng)、業(yè)務(wù)精干的科研單位后勤管理工作團(tuán)隊(duì)。

一、科研單位后勤工作的內(nèi)容及其特點(diǎn)

(一)關(guān)于科研單位后勤工作的內(nèi)容

1.為職工提供優(yōu)越的辦公場(chǎng)所和服務(wù)條件。主要做好如下的服務(wù)工作：一是做好辦公室的組建和管理工作；二是做好辦公場(chǎng)所、會(huì)場(chǎng)的改造和利用；三是搞好單位水電氣供應(yīng)、空調(diào)、儀器等設(shè)備的維護(hù)管理工作；四是搞好單位衛(wèi)生保潔和環(huán)境美化綠化的管理；五是搞好單位安全保障和值班值守等工作。2.為科研單位順利運(yùn)行提供物質(zhì)基礎(chǔ)與精神保證。一方面，要保證科研單位管理的物質(zhì)基礎(chǔ)。首先是為科研單位員職工提供辦公用桌椅等；另一方面，為員工供應(yīng)辦公設(shè)備，比如文具、筆記本電腦等。另外，為了增加精神動(dòng)力，還可為科研單位舉辦一些日常的文體活動(dòng)，以滿足職工的精神需要。3.為職工提供食宿行等服務(wù)，解決后顧之憂。需要進(jìn)行的工作有：一是搞好職工餐廳，為員工供應(yīng)衛(wèi)生美味的菜肴；二是職工寢室的安全管理工作；三是搞好公務(wù)用車(chē)、票務(wù)訂購(gòu)、酒店客房訂購(gòu)等管理工作。4.搞好對(duì)有關(guān)資料的管理工作。需要進(jìn)行的管理工作主要有：一是搞好單位設(shè)備等固定資產(chǎn)的管理工作；二是搞好辦公用房、職工宿舍分配等管理工作；三是搞好消防設(shè)施維修保養(yǎng)等管理工作。

(二)科研單位后勤工作的特點(diǎn)

科研單位后勤是一項(xiàng)很復(fù)雜的工作，盡管性質(zhì)和其他工作有所不同，但也有共同點(diǎn)。其性質(zhì)主要表現(xiàn)在以下五個(gè)方面：1.行政性。事業(yè)管理后勤工作要做到遵守有關(guān)法規(guī)和制度，做好經(jīng)費(fèi)管理、固定資產(chǎn)管理、執(zhí)行有關(guān)后勤保障的管理工作等。2.服務(wù)性?？蒲袉挝恢械暮笄诠芾砉ぷ髂繕?biāo)是為干部職工服務(wù)。因此，在某些地區(qū)，單位后勤保障工作的稱(chēng)謂為機(jī)構(gòu)服務(wù)中心，突出了中心職能。3.具體性。后勤保障涉及各種領(lǐng)域，無(wú)論多少，均關(guān)乎該部門(mén)職工的利益，需要進(jìn)行周密設(shè)計(jì)、合理規(guī)劃與落實(shí)。4.重復(fù)性。首先，最突出的一點(diǎn)是科研單位后勤工作瑣碎繁雜，既涉及人際關(guān)系協(xié)調(diào)，又涉及人與物之間的關(guān)系。其次，不但要處理單位的內(nèi)在關(guān)系，而且還要處理單位外部的關(guān)系。5.超前性。后勤也是對(duì)其他重要工作事項(xiàng)的先期準(zhǔn)備。包括在舉行各種會(huì)議、接見(jiàn)重要來(lái)賓等事項(xiàng)之前，都要由后勤人員進(jìn)行合理安排。綜上，科研單位后勤部門(mén)在科研單位發(fā)展中占有重要的位置，能有效推動(dòng)科研單位的穩(wěn)定發(fā)展。

二、科研單位后勤工作的現(xiàn)狀

隨著中國(guó)經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深入和科研單位規(guī)模的不斷擴(kuò)大，后勤管理工作也相繼開(kāi)展了改革，以滿足其多元化發(fā)展的業(yè)務(wù)需要。通過(guò)不斷創(chuàng)新和改革后勤管理機(jī)制，如組建后勤業(yè)務(wù)公司和后勤保障管理部門(mén)，前者開(kāi)展后勤保障運(yùn)營(yíng)業(yè)務(wù)，后者則開(kāi)展后勤行政管理工作；人事行政體制變革全面推行了職務(wù)聘用與勞動(dòng)合同管理制度，徹底改變了過(guò)去后勤管理者多是員工家屬的情況，同時(shí)完善了考核監(jiān)督機(jī)制，以提高科研單位后勤服務(wù)水平；當(dāng)前單位后勤管理也開(kāi)始逐步轉(zhuǎn)換管理理念，利用先進(jìn)的科學(xué)方法進(jìn)行具體工作管理，使后勤工作的管理更為有效。另外，因?yàn)楫?dāng)前后勤管理制度的還在不斷實(shí)踐和完善中，具體的管理流程上還面臨諸多挑戰(zhàn)，主要體現(xiàn)在如下幾個(gè)方面：首先，后勤保障管理體系必須更加健全。實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的后勤保障管理工作必須有一整套完善的法規(guī)管理體系，來(lái)實(shí)施人員調(diào)配的控制、成本費(fèi)用控制管理、各種固定資產(chǎn)控制管理等。目前科研單位對(duì)后勤業(yè)務(wù)的需求在規(guī)模與服務(wù)質(zhì)量上均急劇上升，原來(lái)的規(guī)定已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)這種需要，有待于隨著實(shí)際和將來(lái)的需求更加細(xì)化。其次，后勤工作人員整體素質(zhì)差不齊。由于以往的后勤人員一般還擔(dān)負(fù)著分配員工、安置家屬等職責(zé)，因此，人員的整體素質(zhì)參差不齊，普遍存在著人員年齡結(jié)構(gòu)不合理、傳統(tǒng)的鐵飯碗觀念較嚴(yán)重的問(wèn)題，直接影響了后勤服務(wù)和管理質(zhì)量。最后，后勤服務(wù)質(zhì)量缺乏控制。后勤管理工作涉及單位人員工作的方方面面，而后勤人員的一言一行也直接關(guān)系著管理水平，所以建立健全的管理制度是單位監(jiān)督工作和改善管理服務(wù)質(zhì)量的主要保證[1]。但在實(shí)際管理活動(dòng)中，往往因?yàn)楣ぷ魅藛T的政治思想、自身能力等因素，常常沒(méi)有嚴(yán)格依據(jù)業(yè)務(wù)規(guī)范進(jìn)行操作，從而對(duì)管理的任務(wù)和目標(biāo)沒(méi)有執(zhí)行力，從而降低了科研單位后勤工作的管理質(zhì)量，也限制了服務(wù)質(zhì)量的改善。

三、規(guī)范化思想的建立

科學(xué)管理思想認(rèn)為，各種管理工作必須貫徹“人本原理”，因?yàn)橐磺锌茖W(xué)管理行為、管理工作任務(wù)的完成過(guò)程均需要人來(lái)實(shí)現(xiàn)。為此要通過(guò)教育、培訓(xùn)，在后勤工作和領(lǐng)導(dǎo)過(guò)程中貫穿如下思想：

(一)整體觀念

后勤作為管理體系的重要子系統(tǒng)，所以它應(yīng)當(dāng)遵循以服務(wù)和保障為核心，以出素質(zhì)、出績(jī)效為總體目標(biāo)。這就需要每個(gè)后勤人員，既要具有堅(jiān)定的責(zé)任心、吃苦耐勞的精神，踏踏實(shí)實(shí)地搞好本職工作，更要重視在各階段、各任務(wù)間的相互配合與協(xié)作，從而形成“一盤(pán)棋”的整體觀念，使整個(gè)單位后勤形成分工明確、各司其職的有機(jī)整體。

(二)敬業(yè)觀念

后勤工作影響著單位的各個(gè)環(huán)節(jié)，良好工作氛圍的建立，都離不開(kāi)后勤人員的辛勤勞作，也就是說(shuō)后勤人員的勞動(dòng)成果，直接關(guān)系到科研單位的氛圍和面貌，這就要求工作人員養(yǎng)成高度負(fù)責(zé)的精神，充分發(fā)揮主人翁的作用，以后勤為家，隨時(shí)隨地把事業(yè)放到首位。

(三)效益觀念

后勤部門(mén)中大多數(shù)涉及了有關(guān)物品的利用與管理等工作，這也面臨著一個(gè)資源合理配置與利用的問(wèn)題。因此，科研單位后勤人員應(yīng)該具備相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)理論知識(shí)，自覺(jué)地轉(zhuǎn)變管理理念，以有限的資金辦好盡可能多的事，不斷增加科研單位的綜合效益。將“懂核算、會(huì)管理、算成本、講效益”當(dāng)作每個(gè)人所追求的目標(biāo)，強(qiáng)化工作考核制度，突破平均主義和大鍋飯，將每個(gè)人的實(shí)際勞動(dòng)所得與其勞動(dòng)成果和服務(wù)質(zhì)量掛鉤，以實(shí)現(xiàn)充分調(diào)動(dòng)單位員職工積極性的目標(biāo)。

(四)民主觀念

常言道：眾人拾柴火焰之高，對(duì)于后勤工作來(lái)說(shuō)更是如此。由于后勤工作是復(fù)雜的、包含著很多因素的有機(jī)整體。只有每個(gè)人員都參與決策，參與管理，單位內(nèi)部才能建立一種“人人管理，人人被管理，人人出謀劃策”的民主局面，形成后勤工作整體“一盤(pán)棋”的思想。

(五)節(jié)約觀念

“開(kāi)源”和“節(jié)流”是增加效益的兩個(gè)重要方式。在“開(kāi)源”受條件限制的情況下，“節(jié)流”則更具備了現(xiàn)實(shí)性和可行性。后勤部門(mén)全面管理著單位的用水、用電，要求所有后勤人員從我做起，從點(diǎn)滴入手，節(jié)水、省電，及時(shí)保養(yǎng)維護(hù)各種設(shè)施設(shè)備，定期檢查，使之保持質(zhì)量、運(yùn)行穩(wěn)定，讓節(jié)儉變成了每個(gè)工作人員的自覺(jué)行為，讓人、財(cái)、物得以更有效地發(fā)展和使用。

(六)服務(wù)觀念

后勤工作要貫徹“服務(wù)”的方針，要有“孺子?！钡姆瞰I(xiàn)精神，把服務(wù)意識(shí)放在首位，為職工生產(chǎn)服務(wù)，把服務(wù)保障置于單位一切工作的核心地位。后勤人員要?jiǎng)俨或?，敗不餒，要以飽滿的精神奮斗在第一線，用自身的辛勤勞作，帶來(lái)優(yōu)質(zhì)的服務(wù)保障。

四、科研單位后勤工作規(guī)范化管理的策略

規(guī)范化的后勤工作服務(wù)模式，將有助于進(jìn)一步改變思想，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，提升服務(wù)能力,逐步發(fā)展高效、合乎科研單位行為規(guī)范的后勤隊(duì)伍，以增強(qiáng)科研單位后勤業(yè)務(wù)工作能力，從而推動(dòng)了后勤管理的發(fā)展，進(jìn)而促進(jìn)科研單位后勤服務(wù)水平提高，從而推動(dòng)其工作效率的提升。那么，科研單位后勤如何進(jìn)行規(guī)范化管理，以下做出詳細(xì)分析，以供參考。

(一)合理分工，明確職責(zé)

管理工作，歸根到底，就是對(duì)人的管理任務(wù)。堅(jiān)持以人為本，根據(jù)人員的專(zhuān)業(yè)技能及素養(yǎng)，與所需職位進(jìn)行明確對(duì)應(yīng)，合理分配，使人員在自己的工作崗位上實(shí)現(xiàn)好自身的管理職責(zé)。在科研單位，后勤工作分配主要涉及兩個(gè)方面：一方面，對(duì)后勤崗位人員的管理與分配。這樣的分配必須明確后勤崗位領(lǐng)導(dǎo)者的主管職能，分為后勤保障崗位主要負(fù)責(zé)人、后勤保障各分工崗位負(fù)責(zé)人[2]。另一方面，是將工作任務(wù)細(xì)化，以避免產(chǎn)生有崗無(wú)責(zé)、崗位不清的現(xiàn)象。防止失職行為，從用人角度確?？蒲袉挝缓笄趯?shí)施規(guī)范化管理。

(二)建章立制，強(qiáng)化管理

由人管人到制度管人是對(duì)管理模式的根本性改革。在現(xiàn)實(shí)管理工作中，管理模式狀態(tài)的形成有人為因素的干預(yù)，這就要求工作人員實(shí)際管理工作更加人性化。要逐漸淘汰管理模式上的不良慣性，逐步形成健全規(guī)范化的管理機(jī)制。推行規(guī)范化管理模式的主要目的就是提高后勤管理工作透明化，營(yíng)建良好、和諧和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾砉ぷ鳝h(huán)境?？蒲袉挝缓笄诠芾韻徫坏幕竟ぷ骶褪菍?duì)資金和物料的管理工作[3]。除上述職責(zé)任務(wù)之外，還必須提出科學(xué)、規(guī)范、具體、有效的管理方案或措施。同樣，還要以相關(guān)規(guī)定為基準(zhǔn)，出臺(tái)一些針對(duì)性較強(qiáng)的具體管理措施和標(biāo)準(zhǔn)。健全規(guī)章制度，充分調(diào)動(dòng)后勤人員參加后勤管理工作的積極性，讓后勤管理工作充滿活力[4]。

(三)加強(qiáng)督查，狠抓落實(shí)

管理工作中離不開(kāi)監(jiān)督。缺乏監(jiān)管，管理工作就流于形式，或者存在缺陷。如缺乏監(jiān)督檢驗(yàn)，在管理工作中的規(guī)范化很可能就變成了坐山論道，無(wú)法達(dá)到實(shí)質(zhì)性效果。檢驗(yàn)是至關(guān)重要的，其主要目的就在于全面監(jiān)督項(xiàng)目的執(zhí)行，按照有關(guān)規(guī)定校正錯(cuò)誤，從而提高整體服務(wù)質(zhì)量管理水平。要以每一項(xiàng)重點(diǎn)工作的實(shí)際執(zhí)行情況為最佳時(shí)機(jī)，全面檢驗(yàn)后勤整體水平。要結(jié)合項(xiàng)目的現(xiàn)狀與后勤條件，進(jìn)一步提高后勤整體的執(zhí)行水平，并編制好后勤管理方案，通過(guò)嚴(yán)格落實(shí)任務(wù)、定期檢查的措施，扎扎實(shí)實(shí)搞好后勤保障工作。通過(guò)對(duì)后勤整體工作開(kāi)展有效的考核與培訓(xùn)，進(jìn)而提升整體后勤綜合水平[5]。

(四)強(qiáng)化技能提升，建設(shè)高效團(tuán)隊(duì)

優(yōu)秀的管理團(tuán)隊(duì)，是科研單位后勤精細(xì)化管理工作的基石與保證，直接關(guān)系管理績(jī)效的好壞。所以要加強(qiáng)內(nèi)部管理的吸引能力，積極吸納更多具備優(yōu)秀管理思想的人才加入。同時(shí)，單位要強(qiáng)化對(duì)現(xiàn)有后勤人員的培養(yǎng)，特別是要給員工樹(shù)立新型的科研單位管理理念，徹底改變過(guò)去吃大鍋飯吃鐵飯碗的傳統(tǒng)，提高對(duì)市場(chǎng)的認(rèn)識(shí)，并能夠更嚴(yán)格地依照規(guī)定進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)與管理[6]。此外，強(qiáng)化科研單位后勤人員管理工作的能力，提升職工的文化層次，培養(yǎng)集體榮譽(yù)感，采取員工評(píng)價(jià)、獎(jiǎng)勵(lì)政策等激發(fā)科研單位后勤員工的熱情與主動(dòng)性。最后，加大對(duì)后勤部門(mén)的重視程度，提高福利待遇，讓后勤人員感受到自己的價(jià)值，才能更好地發(fā)揮其崗位作用[7]。

五、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，科研單位的后勤規(guī)范化管理是一個(gè)長(zhǎng)期任務(wù)，相關(guān)主管部門(mén)要加強(qiáng)與國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)部門(mén)的信息交流和協(xié)作，在深入分析、科學(xué)研究的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步摸清了科研單位發(fā)展?fàn)顩r，充實(shí)和完善了科研單位后勤標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展的基本內(nèi)涵，并作出了一個(gè)系統(tǒng)全面的發(fā)展規(guī)劃，科研單位后勤標(biāo)準(zhǔn)體系框架總體布局、亟須建立的重點(diǎn)規(guī)范項(xiàng)目、標(biāo)準(zhǔn)化政策促進(jìn)與實(shí)施制度、標(biāo)準(zhǔn)化基礎(chǔ)理論研究、機(jī)構(gòu)建立和培訓(xùn)工作等，為今后的科研單位后勤工作規(guī)范化管理謀劃藍(lán)圖。