論企業(yè)管理中的控制管理

劉玉慧

摘要：企業(yè)的管理在于確保組織內(nèi)的要素在一定框架下實(shí)現(xiàn)組織的經(jīng)營目標(biāo)，而控制管理就是要對(duì)組織的管理行為進(jìn)行必要約束，使其在限制條件下保障組織目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

關(guān)鍵詞：控制管理；管理控制；控制管理架構(gòu)

本文所論述的控制管理是指對(duì)企業(yè)各項(xiàng)管理活動(dòng)在執(zhí)行過程中行為的監(jiān)督和約束。每個(gè)企業(yè)里都會(huì)有各種管理制度和管理方法，來確保組織內(nèi)的所有人員按照預(yù)定措施來實(shí)現(xiàn)企業(yè)的方針目標(biāo)，在新的控制管理體系中，管理者除了制定企業(yè)的管理制度、確保企業(yè)各項(xiàng)政令的執(zhí)行外還必須重視各層級(jí)執(zhí)行信息的反饋、執(zhí)行過程中數(shù)據(jù)的收集、整理分析，并依此作為有效控制企業(yè)的依據(jù)，這就是控制管理過程。

1 控制管理的必要性及在企業(yè)管理中的作用

通過控制，既可檢驗(yàn)各項(xiàng)工作是否按預(yù)定計(jì)劃進(jìn)行，并檢驗(yàn)計(jì)劃的正確性和合理性，又可調(diào)整行動(dòng)或計(jì)劃，使兩者協(xié)調(diào)一致，從而確保企業(yè)有效運(yùn)行，控制的必要性對(duì)于組織來講就是加大對(duì)組織為實(shí)現(xiàn)預(yù)定目標(biāo)而進(jìn)行的管理過程的管控力度。

現(xiàn)階段企業(yè)控制的發(fā)展大致可以區(qū)分為內(nèi)部牽制、內(nèi)部控制制度、內(nèi)部控制結(jié)構(gòu)與內(nèi)部控制整體框架四個(gè)不同的階段。內(nèi)部牽制思想以賬目間的相互核對(duì)為主要內(nèi)容并實(shí)施崗位分離，這在早期被認(rèn)為是確保所有賬目正確無誤的一種理想控制方法。內(nèi)部控制制度思想認(rèn)為內(nèi)部控制應(yīng)分為內(nèi)部會(huì)計(jì)控制和內(nèi)部管理控制(或稱內(nèi)部業(yè)務(wù)控制)兩個(gè)部分，前者在于保護(hù)企業(yè)資產(chǎn)、檢查會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和可靠性；后者在于提高經(jīng)營效率、促使有關(guān)人員遵守既定的管理方針。

1.1 防范企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)

現(xiàn)代社會(huì)是一個(gè)充滿劇烈競(jìng)爭(zhēng)的社會(huì)，每一個(gè)企業(yè)都面臨著成功的挑戰(zhàn)和失敗的風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的管理是現(xiàn)代企業(yè)管理中最重要的方面。風(fēng)險(xiǎn)影響著企業(yè)生存和發(fā)展的能力，也影響其在產(chǎn)業(yè)中的競(jìng)爭(zhēng)力及在市場(chǎng)上的聲譽(yù)和形象。所有的企業(yè)，不論其規(guī)模、結(jié)構(gòu)、性質(zhì)或產(chǎn)業(yè)，其組織的不同層級(jí)都會(huì)遭遇風(fēng)險(xiǎn)，公司最高管理者必須密切注意各層級(jí)的風(fēng)險(xiǎn)，并加以控制，才能保證企業(yè)的健康發(fā)展。

1.2 確保企業(yè)經(jīng)營目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)

目標(biāo)的設(shè)定是管理過程的-個(gè)重要部分，雖然它不是企業(yè)控制的組成要素，但卻是企業(yè)控制的要件?？刂撇皇悄硞€(gè)事件或某種狀況，是企業(yè)經(jīng)營過程的一部分，與經(jīng)營過程結(jié)合在一起，使經(jīng)營過程發(fā)揮其應(yīng)有的功能，并監(jiān)督著企業(yè)經(jīng)營過程的持續(xù)進(jìn)行，保證企業(yè)經(jīng)營目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

1.3 節(jié)省不必要的開支

企業(yè)的控制管理可以控制企業(yè)不同層級(jí)管理者的行為，可以預(yù)防和消除濫用職權(quán)的可能性，從而防范了因可能的濫用職權(quán)增加的企業(yè)開支和采購成本。

1.4 監(jiān)督授權(quán)執(zhí)行過程

在公司日常業(yè)務(wù)處理中，按層級(jí)一般由股東會(huì)授權(quán)給董事會(huì)，然后再由董事會(huì)授予企業(yè)的總經(jīng)理和有關(guān)管理人員執(zhí)行。企業(yè)每一層的管理人員既是上級(jí)管理人員的授權(quán)客體，又是對(duì)下級(jí)管理人員授權(quán)的主體。因?yàn)槠髽I(yè)的經(jīng)營過程既涉及企業(yè)與外單位之間資產(chǎn)與勞務(wù)的交換，也包括企業(yè)內(nèi)部資產(chǎn)和勞務(wù)的轉(zhuǎn)移和使用。

1.5 確保會(huì)計(jì)記錄真實(shí)有效

會(huì)計(jì)記錄控制的要求是保證會(huì)計(jì)信息反映及時(shí)、完整、準(zhǔn)確、合法。在實(shí)際工作中，我們一方面要嚴(yán)格規(guī)定財(cái)務(wù)人員遵照會(huì)計(jì)制度和會(huì)計(jì)準(zhǔn)則，另一方面我們還要通過控制公司內(nèi)各層級(jí)財(cái)務(wù)的管理，來確保財(cái)務(wù)管理的規(guī)范。

1.6 確保公司資產(chǎn)不受或少受損失

廣義的資產(chǎn)保護(hù)控制可以包括對(duì)實(shí)物的采購、保管、發(fā)貨及銷售等各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行控制。本文論述的是針對(duì)對(duì)上述環(huán)節(jié)管理人的行為進(jìn)行控制管理，以達(dá)到保護(hù)企業(yè)資產(chǎn)防止資產(chǎn)流失的目的。

1.7 保障公司預(yù)算目標(biāo)實(shí)現(xiàn)

預(yù)算控制是內(nèi)部控制的一個(gè)重要方面。它的內(nèi)容可以涵蓋單位經(jīng)營活動(dòng)的全過程，包括籌資、融資、采購、生產(chǎn)、銷售、投資、管理等諸多方面。預(yù)算的編制不論采用自上而下或自下而上的方式，其決策權(quán)都應(yīng)落在內(nèi)部管理最高層，由這一權(quán)威層次進(jìn)行決策、指揮與協(xié)調(diào)。預(yù)算的執(zhí)行層由各預(yù)算單位組織實(shí)施，并輔之以對(duì)等的權(quán)、責(zé)、利關(guān)系。企業(yè)要有控制制度負(fù)責(zé)監(jiān)督預(yù)算的執(zhí)行。

2 建立企業(yè)控制管理架構(gòu)的幾點(diǎn)思考

在企業(yè)里管理人員和員工都要以預(yù)期達(dá)到的目標(biāo)為依據(jù)，進(jìn)行自我控制，同時(shí)通過對(duì)完成目標(biāo)過程的控制來完成

組織目標(biāo)。因此企業(yè)設(shè)計(jì)控制管理架構(gòu)，可從以下方面考慮：

2.1 完善企業(yè)的控制環(huán)境

加強(qiáng)和完善企業(yè)控制，首先應(yīng)注意企業(yè)控制環(huán)境的建設(shè)，控制環(huán)境是指企業(yè)對(duì)建立、加強(qiáng)或削弱企業(yè)制定的管理程序以及對(duì)其效率產(chǎn)生影響的各種因素。它是一種氛圍，通過對(duì)控制體系的認(rèn)識(shí)和理解，影響企業(yè)員工的控制意識(shí)，影響企業(yè)內(nèi)部各成員實(shí)施控制的自覺性，控制不是處罰，控制是預(yù)防，控制環(huán)境直接影響到企業(yè)各項(xiàng)控制制度的貫徹和執(zhí)行以及企業(yè)經(jīng)營目標(biāo)及戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

2.2 企業(yè)管理者的素質(zhì)

管理者素質(zhì)在企業(yè)經(jīng)營管理中起絕對(duì)重要的作用。管理者的素質(zhì)直接影響到企業(yè)的行為，進(jìn)而影響到企業(yè)控制的效率和效果。

2.3 管理者的品德

企業(yè)制定的任何制度都不可能超越設(shè)立這些制度的人，企業(yè)內(nèi)部控制的有效性同樣也無法超越那些創(chuàng)造、管理與監(jiān)督制度的人的操守及價(jià)值觀。操守及價(jià)值觀是構(gòu)成控制環(huán)境的一個(gè)基本要素。因此，企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)人除了自身起表率作用以外，還要引導(dǎo)全體員工正確的職業(yè)道德觀。

2.4 企業(yè)文化

企業(yè)文化是組織逐步形成的具有本企業(yè)特征的基本信念、價(jià)值觀念、道德規(guī)范、規(guī)章制度、生活方式、人文環(huán)境以及與此相適應(yīng)的思維方式和行為方式的總和。企業(yè)文化始終以一種不可抗拒的方式影響著企業(yè)。它不僅可以促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展，阻止企業(yè)的衰敗，但也可以推進(jìn)企業(yè)陷入困境。

2.5 組織結(jié)構(gòu)與權(quán)責(zé)分派體系

構(gòu)建組織結(jié)構(gòu)的一個(gè)重要方面，在于界定關(guān)鍵區(qū)域的權(quán)、責(zé)以及建立適當(dāng)?shù)臏贤ㄇ篮涂刂魄馈?/p>

2.6 信息系統(tǒng)

一個(gè)良好的信息和溝通系統(tǒng)可以使企業(yè)及時(shí)掌握企業(yè)營運(yùn)的狀況和組織中發(fā)生的事情。一般而言，企業(yè)的信息系統(tǒng)還包括企業(yè)的財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)和管理信息系統(tǒng)：企業(yè)的財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)以會(huì)計(jì)為主，提供有關(guān)企業(yè)財(cái)務(wù)方面的信息，而管理信息系統(tǒng)提供非財(cái)務(wù)的信息，及時(shí)獲取相關(guān)信息和對(duì)信息的控制管理。

引導(dǎo)組織培養(yǎng)良好的行為控制習(xí)慣。企業(yè)的控制體系是確保公司指令得以實(shí)現(xiàn)的保障，旨在確保企業(yè)保證其組織的健康?？刂乒芾響?yīng)該涉及整個(gè)企業(yè)內(nèi)的各個(gè)環(huán)節(jié)與各種職能部門，包括諸如制定、核準(zhǔn)、授權(quán)、調(diào)節(jié)、管制、生產(chǎn)、安全、資產(chǎn)保護(hù)等等。一般而言，控制體系包括三個(gè)要素：制度、程序和監(jiān)控。制度規(guī)定應(yīng)該做什么，程序規(guī)定怎么做，監(jiān)控規(guī)定什么不能做。控制體系重點(diǎn)是要分析了解公司關(guān)鍵點(diǎn)，針對(duì)關(guān)鍵點(diǎn)行為進(jìn)行控制。因此，企業(yè)在制定控制體系時(shí)關(guān)鍵就是要尋找關(guān)鍵控制點(diǎn)。企業(yè)一般關(guān)鍵控制點(diǎn)包括：財(cái)務(wù)、采購、銷售、生產(chǎn)、安全、授權(quán)、法律事務(wù)和監(jiān)督人等，要培育企業(yè)關(guān)鍵點(diǎn)人員遵循企業(yè)規(guī)范觀念。

加強(qiáng)企業(yè)的內(nèi)部監(jiān)督。企業(yè)管理是一個(gè)過程，這個(gè)過程確保公司利益的實(shí)現(xiàn)。因此，要確保企業(yè)經(jīng)營成果實(shí)現(xiàn)，就必須對(duì)這一過程進(jìn)行控制。在企業(yè)控制的監(jiān)督過程中，有兩項(xiàng)職能發(fā)揮著重要作用。一是內(nèi)部審計(jì)。企業(yè)內(nèi)審機(jī)構(gòu)應(yīng)將自己視為公司的一種資源。其作用不僅在于監(jiān)督企業(yè)的內(nèi)部控制是否被執(zhí)行，還應(yīng)該幫助企業(yè)建立控制管理“軟控制”環(huán)境的營造；二是控制自我評(píng)估。目前企業(yè)控制的一個(gè)新趨勢(shì)是實(shí)行“控制自我評(píng)估”，意指每個(gè)企業(yè)不定期或定期地對(duì)自己的內(nèi)部控制系統(tǒng)進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估內(nèi)部控制的有效性及其實(shí)施的效率效果，以期能更好地達(dá)到控制管理的有效性。設(shè)計(jì)“控制自我評(píng)估”的目的是使員工了解哪里存在缺陷以及可能產(chǎn)生不良后

果，然后讓他們自己及時(shí)反映情況或采取行動(dòng)改進(jìn)這種狀況，而不是坐等公司領(lǐng)導(dǎo)來管理。

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