智能化時(shí)代下檔案管理信息化的挑戰(zhàn)與應(yīng)對(duì)

智能化時(shí)代下檔案管理信息化成為檔案管理領(lǐng)域的重要議題，當(dāng)下傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代社會(huì)的需求，如何將檔案管理與信息化、數(shù)字化、智能化深度融合成為當(dāng)今檔案管理工作的主要任務(wù)之一。本文主要討論智能化時(shí)代下檔案管理信息化的挑戰(zhàn)與應(yīng)對(duì)，為檔案管理的數(shù)字化、信息化和智能化探索提供一定的思路和實(shí)踐參考。

一、智能化時(shí)代下檔案管理信息化面臨的挑戰(zhàn)

（一）數(shù)據(jù)量增加

在數(shù)字化時(shí)代，大量的電子文檔和電子數(shù)據(jù)使得檔案管理涉及的數(shù)據(jù)量變得非常龐大，對(duì)處理這些數(shù)據(jù)的效率和準(zhǔn)確性提出了新的要求。處理這些數(shù)據(jù)需要的計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)空間、軟硬件設(shè)備處理速度和計(jì)算能力等制約因素也為檔案管理工作增加了難度。

（二）數(shù)據(jù)安全問(wèn)題

檔案數(shù)據(jù)的保密性、完整性和可用性面臨新的挑戰(zhàn)。因?yàn)檫@些數(shù)據(jù)是存儲(chǔ)在本地計(jì)算機(jī)和服務(wù)器上的，所以需要采取更加嚴(yán)格的措施來(lái)確保數(shù)據(jù)安全，以防止數(shù)據(jù)泄露或數(shù)據(jù)損壞。

（三）數(shù)據(jù)管理問(wèn)題

智能化時(shí)代的檔案管理需要更加完善的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，以追蹤和控制數(shù)據(jù)的流動(dòng)和存儲(chǔ)過(guò)程。此外，還需要更加完善的數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)系統(tǒng)，以防止數(shù)據(jù)因?yàn)楦鞣N原因丟失或損壞。

（四）技術(shù)更新?lián)Q代

隨著技術(shù)的更新?lián)Q代，檔案管理技術(shù)也需要更新?lián)Q代。各種智能化技術(shù)的應(yīng)用需要檔案管理人員不斷學(xué)習(xí)新的技術(shù)知識(shí)，提高自身的技術(shù)水平，以便更好地適應(yīng)數(shù)字化時(shí)代的需求。

二、智能化時(shí)代下檔案管理信息化的具體實(shí)施路徑

（一）檔案信息系統(tǒng)建設(shè)

1.定義系統(tǒng)需求

（1）完善功能需求。要不斷去完善、更新系統(tǒng)的各種操作或功能。例如：檔案查詢、借閱、識(shí)別、檢索、數(shù)字化加工等。（2）達(dá)到性能需求。要優(yōu)化系統(tǒng)性能，使其在運(yùn)行時(shí)能夠達(dá)到預(yù)期的性能水平。例如：系統(tǒng)的響應(yīng)速度、處理能力、穩(wěn)定性、可靠性等。（3）確保安全需求。要保證系統(tǒng)的安全防護(hù)，確保系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)不被惡意攻擊或泄露。（4）可用性和維護(hù)需求。在系統(tǒng)設(shè)計(jì)上，要使其方便用戶使用，如設(shè)計(jì)簡(jiǎn)單、易懂的操作界面和輸出可靠的信息等，并在系統(tǒng)的長(zhǎng)期使用過(guò)程中不斷去維護(hù)、擴(kuò)展其功能。

2.做好系統(tǒng)設(shè)計(jì)

（1）分層架構(gòu)。采用分層架構(gòu)可以將系統(tǒng)按照不同的層次進(jìn)行分割，使得各層級(jí)的功能、職責(zé)和規(guī)則都有清晰的劃分。例如，采用三層架構(gòu)，將系統(tǒng)分為客戶端層、服務(wù)器層、數(shù)據(jù)層。（2）異構(gòu)架構(gòu)。系統(tǒng)的數(shù)據(jù)來(lái)源和處理方式有多種，可能存在不同的數(shù)據(jù)源、應(yīng)用程序、硬件等設(shè)備，因此需要考慮到異構(gòu)架構(gòu)的設(shè)計(jì)。例如，采用SOA（Service-Oriented Architecture）架構(gòu)，對(duì)系統(tǒng)中的各個(gè)功能模塊進(jìn)行細(xì)致劃分，使不同的系統(tǒng)之間能夠相互協(xié)作。（3）穩(wěn)健性設(shè)計(jì)。系統(tǒng)的穩(wěn)健性設(shè)計(jì)是指在系統(tǒng)處理數(shù)據(jù)，進(jìn)行數(shù)據(jù)傳輸和存儲(chǔ)時(shí)，能夠保持?jǐn)?shù)據(jù)的安全性、可靠性和完整性。例如，采用多層次的數(shù)據(jù)備份和災(zāi)備機(jī)制等，確保系統(tǒng)在故障或系統(tǒng)崩潰等情況下不發(fā)生數(shù)據(jù)丟失或無(wú)法再現(xiàn)等意外情況。（4）高可用性設(shè)計(jì)。系統(tǒng)的高可用性設(shè)計(jì)是指當(dāng)系統(tǒng)出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，能夠快速恢復(fù)正常工作狀態(tài)，避免對(duì)用戶造成影響。例如，采用負(fù)載均衡、高可用集群等技術(shù)，能夠使系統(tǒng)在故障恢復(fù)時(shí)更加迅速高效。（5）用戶體驗(yàn)設(shè)計(jì)。系統(tǒng)的用戶體驗(yàn)設(shè)計(jì)是指讓用戶在使用系統(tǒng)時(shí)能夠有良好的用戶體驗(yàn)，提高用戶的滿意度。例如，采用項(xiàng)目化的分類方式、便捷的查詢和檢索功能、友好的操作界面等設(shè)計(jì)，都可以讓用戶更容易地掌握系統(tǒng)的使用技巧。

3.部署和維護(hù)系統(tǒng)

（1）部署系統(tǒng)。將開(kāi)發(fā)好的檔案信息系統(tǒng)部署到服務(wù)器上，并進(jìn)行一系列設(shè)置和配置。在部署的過(guò)程中，需要進(jìn)行測(cè)試來(lái)確保系統(tǒng)可以在實(shí)際使用環(huán)境中正常運(yùn)行，并能夠滿足用戶的需求。（2）數(shù)據(jù)庫(kù)管理。合理地設(shè)計(jì)和管理數(shù)據(jù)庫(kù)至關(guān)重要，需要對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行備份、維護(hù)和優(yōu)化。管理工作包括定時(shí)備份歷史數(shù)據(jù)和最新的數(shù)據(jù)，定期檢查索引和數(shù)據(jù)表，清除冗余垃圾數(shù)據(jù)，保持?jǐn)?shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的正常運(yùn)行。（3）系統(tǒng)監(jiān)控。系統(tǒng)中需要添加監(jiān)控模塊，用來(lái)記錄系統(tǒng)的各項(xiàng)運(yùn)行數(shù)據(jù)，這樣既能及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題也能及時(shí)解決問(wèn)題。（4）定期升級(jí)。要定期升級(jí)系統(tǒng)，以保持系統(tǒng)的最新?tīng)顟B(tài)。確保系統(tǒng)安裝有最新的安全補(bǔ)丁及其他程序等。（5）安全管理。保障系統(tǒng)的安全性是非常重要的，需要采用多層次安全機(jī)制，如控制用戶權(quán)限、備份和恢復(fù)狀態(tài)的機(jī)制、加密機(jī)制等，以保護(hù)系統(tǒng)不受黑客攻擊以及防備其他安全威脅等。

（二）信息化檔案管理流程優(yōu)化

1.數(shù)據(jù)采集和標(biāo)準(zhǔn)化

（1）建立數(shù)據(jù)采集標(biāo)準(zhǔn)。為了確保數(shù)據(jù)采集的準(zhǔn)確性和一致性，需要建立完善的數(shù)據(jù)采集標(biāo)準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容應(yīng)該包括數(shù)據(jù)字典、命名規(guī)則、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)等方面，使得數(shù)據(jù)能夠被規(guī)范地存儲(chǔ)和分類。（2）采用自動(dòng)化工具進(jìn)行數(shù)據(jù)采集。利用自動(dòng)化工具如掃描儀、OCR（光學(xué)字符識(shí)別）工具等，可以快速、準(zhǔn)確地將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字化資源，繼而進(jìn)行后續(xù)數(shù)據(jù)管理和分析。（3）建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)管理平臺(tái)。為了更好地對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行管理，可以建立一個(gè)統(tǒng)一的數(shù)據(jù)管理平臺(tái)，統(tǒng)一管理檔案數(shù)據(jù)，以便查閱和檢索。平臺(tái)可以包含分類、元數(shù)據(jù)、檢索等功能，以方便數(shù)據(jù)的查找和管理。（4）數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化。要將不同文件格式等不同類型的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)格式，以便于進(jìn)行數(shù)據(jù)分析和管理。（5）數(shù)據(jù)清洗。要根據(jù)設(shè)置好的既定規(guī)則對(duì)系統(tǒng)收集的數(shù)據(jù)進(jìn)行篩選與處理，去除冗余數(shù)據(jù)，對(duì)數(shù)據(jù)資源進(jìn)行整合，使用清洗過(guò)的數(shù)據(jù)可以減少錯(cuò)誤的檢索結(jié)果，提高數(shù)據(jù)使用的有效性。（6）數(shù)據(jù)源管理。在數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化和清洗的基礎(chǔ)上，要進(jìn)一步優(yōu)化管理數(shù)據(jù)源。需要在后期應(yīng)用過(guò)程中即時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)質(zhì)量檢驗(yàn)并及時(shí)處理數(shù)據(jù)源中的問(wèn)題，確保數(shù)據(jù)的可靠性和一致性。

2.檔案分類和管理

（1）建立檔案分類標(biāo)準(zhǔn)。制定檔案分類標(biāo)準(zhǔn)時(shí)應(yīng)該考慮到檔案的性質(zhì)、格式、主題、時(shí)間等多維度要素，劃分類別時(shí)要注意科學(xué)、具體，以便于檔案的快速檢索和統(tǒng)一管理。在建立檔案分類標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，應(yīng)考慮檔案管理工作現(xiàn)狀和未來(lái)可能出現(xiàn)的使用需求，以便滿足不同用戶的需求。（2）建立檔案管理制度?；跈n案分類標(biāo)準(zhǔn)，建立檔案管理制度，制定檔案管理相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，并明確各個(gè)管理環(huán)節(jié)的職責(zé)和流程，確保檔案管理工作整體科學(xué)、規(guī)范、有序。（3）檔案數(shù)字化。要對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，使檔案能夠持久保存、方便調(diào)用。數(shù)字化加工不僅有助于檔案的方便管理，還有助于加快檔案工作處理速度和提高檔案單位的存儲(chǔ)空間利用效率，同時(shí)也能夠降低檔案管理成本。（4）制定檔案借閱制度?；跈n案分類標(biāo)準(zhǔn)和檔案數(shù)字化處理，制定嚴(yán)格的檔案借閱制度，規(guī)范檔案借閱流程，并注重檔案的保密性和安全性。（5）檔案保全。檔案保全包含檔案的物理保全和數(shù)字保全。物理保全可以通過(guò)控制存儲(chǔ)環(huán)境、設(shè)置門(mén)禁制度、完善防火設(shè)施等方式進(jìn)行。數(shù)字保全則主要利用檔案數(shù)字化手段進(jìn)行保全。

3.檔案的共享和利用

（1）建立檔案共享平臺(tái)，以方便檔案的共享和利用。共享平臺(tái)可以使用云存儲(chǔ)、網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)、內(nèi)部網(wǎng)站等技術(shù)，保證檔案共享的可靠性和安全性。（2）建立檔案共享決策機(jī)制。建立檔案共享決策機(jī)制，尤其是涉及機(jī)密或敏感信息時(shí)，制訂權(quán)限控制，詳細(xì)規(guī)定哪些人可以訪問(wèn)與使用檔案。（3）提高檔案利用效率。利用信息化、數(shù)字化手段建立檔案索引和信息檢索系統(tǒng)，通過(guò)為每一份檔案添加描述信息的方式，以便于各種形式的查詢和檢索，方便有效地利用檔案。（4）建立檔案應(yīng)用體系。使檔案成為信息資源的重要組成部分。利用檔案資料對(duì)歷史記載進(jìn)行分析比較，促進(jìn)知識(shí)體系的建立，為新產(chǎn)品、新技術(shù)、新理論的研究提供重要基礎(chǔ)。（5）建立檔案共享與利用的機(jī)制。以檔案共享利用機(jī)制促進(jìn)檔案業(yè)務(wù)、歷史研究、法律決策等應(yīng)用向信息化、現(xiàn)代化方向發(fā)展，提高檔案的利用價(jià)值。

（三）信息化檔案數(shù)據(jù)管理與安全保障

1.數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)

（1）制訂數(shù)據(jù)備份計(jì)劃。決定需要備份哪些數(shù)據(jù)、備份周期、備份介質(zhì)類型等。在制訂備份計(jì)劃時(shí)，應(yīng)考慮組織的需要，比如需要備份的數(shù)據(jù)量、備份時(shí)間、備份地點(diǎn)等。（2）選擇合適的備份介質(zhì)。介質(zhì)的選擇應(yīng)考慮到備份的規(guī)模、頻率、可靠性和成本等因素。一般常見(jiàn)的備份介質(zhì)包括磁帶、硬盤(pán)、光盤(pán)、閃存等。（3）實(shí)施備份。按照備份計(jì)劃進(jìn)行備份。備份過(guò)程應(yīng)當(dāng)認(rèn)真記錄備份時(shí)間、數(shù)據(jù)名稱、備份介質(zhì)標(biāo)識(shí)等信息，以便后期恢復(fù)。（4）檢查備份質(zhì)量。定期檢查備份的質(zhì)量，檢查備份是否完成、是否有異常情況，以及備份數(shù)據(jù)的完整性和正確性等。（5）制訂數(shù)據(jù)恢復(fù)計(jì)劃。數(shù)據(jù)丟失或損壞，需要恢復(fù)數(shù)據(jù)就需要預(yù)先制訂好的數(shù)據(jù)恢復(fù)計(jì)劃。在制訂數(shù)據(jù)恢復(fù)計(jì)劃時(shí)，應(yīng)考慮整個(gè)系統(tǒng)的可用性，包括數(shù)據(jù)的恢復(fù)時(shí)間、恢復(fù)介質(zhì)、恢復(fù)方法等。（6）實(shí)施數(shù)據(jù)恢復(fù)。按照數(shù)據(jù)恢復(fù)計(jì)劃進(jìn)行恢復(fù)。在數(shù)據(jù)恢復(fù)的過(guò)程中，需要認(rèn)真記錄出現(xiàn)問(wèn)題的原因和步驟，以便調(diào)整備份計(jì)劃和恢復(fù)方法。（7）檢查數(shù)據(jù)恢復(fù)質(zhì)量。數(shù)據(jù)恢復(fù)完成后，需要認(rèn)真檢查數(shù)據(jù)的恢復(fù)完整性和正確性，驗(yàn)證數(shù)據(jù)恢復(fù)是否成功。

2.數(shù)據(jù)清理和保密

（1）制訂數(shù)據(jù)清理和保密計(jì)劃。按照相關(guān)法律法規(guī)和實(shí)際需要，制訂數(shù)據(jù)清理和保密計(jì)劃。包括哪些數(shù)據(jù)需要清理或保密，清理和保密的流程和周期等。（2）實(shí)施數(shù)據(jù)清理。對(duì)不需要保留的數(shù)據(jù)進(jìn)行清理。按照計(jì)劃對(duì)檔案庫(kù)、檔案室等部門(mén)的存儲(chǔ)介質(zhì)和存儲(chǔ)設(shè)備等進(jìn)行清理，清理過(guò)程中需注意保障數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)。（3）制定數(shù)據(jù)保密原則。不同的檔案有不同的保密級(jí)別，需要根據(jù)檔案級(jí)別制定不同的保密原則和保密措施。（4）實(shí)施數(shù)據(jù)保密。根據(jù)檔案級(jí)別、涉密程度等進(jìn)行數(shù)據(jù)保密。保密的措施應(yīng)該包括物理措施、技術(shù)措施和組織管理措施三個(gè)方面。（5）數(shù)據(jù)清理和保密審查工作。需要定期對(duì)檔案資料進(jìn)行清理和保密審查，及時(shí)消除存在的隱私信息，保證檔案數(shù)據(jù)的清潔和安全。（6）銷毀檔案數(shù)據(jù)。有些檔案在保密期限到期之后，需要徹底銷毀。在銷毀過(guò)程中，需要對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行徹底銷毀，確保敏感信息不會(huì)被泄露或?yàn)E用。

3.數(shù)據(jù)質(zhì)量控制和管理

（1）制訂數(shù)據(jù)質(zhì)量控制計(jì)劃。根據(jù)數(shù)據(jù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和檔案要求制訂數(shù)據(jù)質(zhì)量控制計(jì)劃，明確數(shù)據(jù)質(zhì)量控制的目標(biāo)、標(biāo)準(zhǔn)、流程、責(zé)任和措施等。（2）數(shù)據(jù)收集。數(shù)據(jù)收集是數(shù)據(jù)質(zhì)量控制的重要步驟。在數(shù)據(jù)收集過(guò)程中，需要采用合適的方法，如問(wèn)卷調(diào)查、訪談等，以確保數(shù)據(jù)收集中獲取的信息的準(zhǔn)確性和完整性。（3）數(shù)據(jù)清洗和整理。收集到的數(shù)據(jù)可能存在不準(zhǔn)確、不完整、重復(fù)等問(wèn)題，在數(shù)據(jù)質(zhì)量控制過(guò)程中，需要對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行清洗和整理，保證數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、完整、沒(méi)有重復(fù)等問(wèn)題。（4）數(shù)據(jù)驗(yàn)證和分析。對(duì)于經(jīng)過(guò)清洗和整理的數(shù)據(jù)，還要進(jìn)行數(shù)據(jù)驗(yàn)證和分析，主要包括數(shù)據(jù)的正確性、完整性、一致性、有效性等方面的驗(yàn)證。（5）數(shù)據(jù)反饋和改進(jìn)。將數(shù)據(jù)質(zhì)量分析和驗(yàn)證結(jié)果反饋給數(shù)據(jù)質(zhì)量控制人員和管理者，并進(jìn)行數(shù)據(jù)的改進(jìn)和優(yōu)化。（6）數(shù)據(jù)維護(hù)和數(shù)據(jù)更新。在檔案的日常管理中，需要對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決數(shù)據(jù)質(zhì)量問(wèn)題，使檔案數(shù)據(jù)的質(zhì)量得到保證。

（四）智能化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用

1.合理應(yīng)用智能搜索和分類功能

基于自然語(yǔ)言處理、機(jī)器學(xué)習(xí)等技術(shù)，應(yīng)用智能搜索通過(guò)語(yǔ)音識(shí)別、圖像識(shí)別等方式，以自然語(yǔ)言進(jìn)行檢索，以減少搜索時(shí)間和提高查詢準(zhǔn)確性。智能分類技術(shù)采用文本挖掘、機(jī)器學(xué)習(xí)、深度學(xué)習(xí)等技術(shù)，可以根據(jù)文本特征或數(shù)據(jù)特征進(jìn)行自動(dòng)分類，以降低檔案分類的工作量和提高自動(dòng)分類的準(zhǔn)確性。

2.高效運(yùn)用自動(dòng)化分析和整理

借助遞歸神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行自動(dòng)化分析和挖掘，節(jié)省時(shí)間和精力，并能發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)，為檔案管理者提供更精準(zhǔn)、更全面、更及時(shí)的信息。在整理檔案方面，如采用圖像識(shí)別和分類技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)檔案圖像文件的自動(dòng)整理和歸檔等。

3.綜合應(yīng)用和評(píng)估

評(píng)估檔案管理系統(tǒng)可以從多個(gè)方面進(jìn)行，例如需要評(píng)估檔案管理系統(tǒng)的搜索、分類、分析和整理等功能是否滿足實(shí)際需求，并且需要評(píng)估檔案管理系統(tǒng)的質(zhì)量和性能。通過(guò)評(píng)估和改進(jìn)，可以不斷提高檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用水平，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案高效、可靠、安全的長(zhǎng)期保存和利用。

三、結(jié)語(yǔ)

智能化時(shí)代下檔案管理信息化已成為大勢(shì)所趨，檔案管理需要利用新技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化、全流程信息化和智能化管理。我們要不斷探索檔案管理信息化的新領(lǐng)域，嘗試新的技術(shù)手段和管理方法，更好地應(yīng)對(duì)智能化時(shí)代下檔案管理信息化的挑戰(zhàn)，實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化、智能化轉(zhuǎn)型升級(jí)。

（作者簡(jiǎn)介：王艷麗，女，本科，咸寧市林業(yè)科學(xué)院，助理館員，研究方向：檔案管理）

（責(zé)任編輯 劉月嬌）