檔案治理視域下高校檔案管理模式轉(zhuǎn)型優(yōu)化的路徑分析

文/王素平 宋倩

隨著科技進(jìn)步與發(fā)展，高校檔案管理模式以及方法等也發(fā)生了變化，如何適應(yīng)這種新變化，使高校檔案管理朝著高質(zhì)量的方向發(fā)展，是當(dāng)前高校亟待解決的問題。

高校檔案管理工作存在的不足

檔案管理理念認(rèn)知存在一定偏差。部分工作人員認(rèn)為檔案管理就是整理資料文件，沒有對(duì)管理模式以及方法等進(jìn)行優(yōu)化，所應(yīng)用的依然是傳統(tǒng)管理模式以及方法等。部分高校檔案管理工作還處于相對(duì)被動(dòng)的狀態(tài)，對(duì)于檔案管理工作的性質(zhì)以及整體性把握不足。

檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提升。高校檔案管理是一項(xiàng)極為復(fù)雜的工作，涉及多個(gè)部門以及專業(yè)，對(duì)于管理人員的綜合素質(zhì)以及能力等均提出了較高的標(biāo)準(zhǔn)和要求。各部門在工作期間都會(huì)產(chǎn)生檔案，檔案對(duì)于部門的工作影響很大，需要安排專業(yè)人員負(fù)責(zé)管理工作。但是結(jié)合當(dāng)前相關(guān)工作實(shí)施的實(shí)際情況來看，許多高校對(duì)于檔案管理的重視度不足，檔案管理人員的綜合素質(zhì)并不是很高，且管理人員相對(duì)比較固化，即負(fù)責(zé)檔案管理的人員工作很少出現(xiàn)變動(dòng)，長(zhǎng)時(shí)間從事相關(guān)工作容易導(dǎo)致管理人員的思維固化。

管理方式滯后。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，檔案管理也開始朝著數(shù)字化的方向發(fā)展。當(dāng)前，高校檔案管理工作中信息化技術(shù)的應(yīng)用并不徹底，傳統(tǒng)管理模式應(yīng)用相對(duì)比較廣泛。傳統(tǒng)管理模式下，檔案主要以線下服務(wù)為主，檔案管理服務(wù)可能會(huì)因此受到時(shí)空的局限，服務(wù)質(zhì)量、效果因此受到較大的影響和干擾。

檔案信息資源利用單一化。高校檔案信息資源豐富，但是在對(duì)諸多高校檔案管理情況進(jìn)行分析時(shí)，發(fā)現(xiàn)存在很多重管理輕應(yīng)用的現(xiàn)象，檔案利用范圍相對(duì)較小，檔案信息資源開發(fā)乏力。一些高校要求對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，這種管理模式雖然可以避免檔案遺失或者是出現(xiàn)其他方面的紕漏，但是也容易導(dǎo)致檔案管理工作不夠靈活。一些高校沒有大范圍地應(yīng)用檔案，且部分檔案局限于紙質(zhì)文件，難以充分發(fā)揮其價(jià)值。

檔案管理制度不完善。在檔案管理工作實(shí)施過程中，通常會(huì)建立各種各樣的制度，當(dāng)前，我國(guó)高校檔案管理雖然構(gòu)建了相應(yīng)的制度，但有些制度不健全，沒有對(duì)檔案管理的模式以及方法等進(jìn)行優(yōu)化和調(diào)整，所用的依然是傳統(tǒng)管理制度和方法。

優(yōu)化路徑

轉(zhuǎn)變檔案管理思想觀念。思想是行動(dòng)的先導(dǎo)，為了更好地解決檔案管理中存在的問題，助力檔案管理朝著更加高質(zhì)量的方向發(fā)展，還需要積極主動(dòng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)思想觀念，明確檔案管理工作實(shí)施的重要性。高校在開展檔案管理工作時(shí)，需要用發(fā)展的眼光看待問題。檔案管理對(duì)于高校的發(fā)展有著多元化的促進(jìn)作用，比如檔案管理工作的實(shí)施可以幫助高校更好地開展人力資源管理工作，使各個(gè)崗位職工能夠充分發(fā)揮自身能力與價(jià)值。同時(shí)，通過檔案管理所反饋出來的情況還可以幫助高校總結(jié)反思工作中存在的問題與不足，更好地解決問題。當(dāng)然，要轉(zhuǎn)變高校檔案管理思想觀念也絕非一朝一夕能夠做好的事情，需要從多個(gè)層面著手。一方面，需要做好檔案管理人員的思想教育工作，讓他們充分認(rèn)識(shí)到自身工作的意義以及價(jià)值。另一方面，還需要做好非檔案管理人員的思想觀念轉(zhuǎn)變工作。檔案管理對(duì)于高校的發(fā)展建設(shè)影響重大，任何一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)缺陷或是失誤，都將會(huì)對(duì)高校的發(fā)展產(chǎn)生不良影響和干擾。因此，非檔案管理人員要夠積極主動(dòng)配合各項(xiàng)檔案管理工作的推進(jìn)。

圖據(jù)網(wǎng)絡(luò)。

落實(shí)檔案治理多向協(xié)同化。高校檔案管理工作并非某一個(gè)部門單獨(dú)的工作，其事關(guān)高校發(fā)展建設(shè)，與高校各個(gè)部門以及院系之間有著千絲萬縷的聯(lián)系。檔案治理視域下，要做好檔案管理、治理工作，就應(yīng)當(dāng)做到多向協(xié)同。管理主體不能只是局限于檔案管理部門，要盡可能讓更加多元化的主體參與到相關(guān)工作之中，可以將檔案館、圖書館、二級(jí)學(xué)院、行政部門等融合在一起，構(gòu)建新型檔案管理系統(tǒng)模式，明確各個(gè)部門在檔案管理中所應(yīng)當(dāng)承擔(dān)的責(zé)任，使檔案管理朝著更加高質(zhì)量的方向發(fā)展。

從檔案管理保管員朝治理組織者轉(zhuǎn)變。傳統(tǒng)檔案管理模式下，管理人員年齡偏大，對(duì)于管理方面新的知識(shí)以及技巧等不了解，難以靈活解決管理工作中存在的問題與不足。因此，為了提高檔案管理質(zhì)量效果，解決檔案管理中存在的問題，就需要積極引導(dǎo)從事檔案管理的工作人員轉(zhuǎn)變思想，讓其從保管員朝著組織者轉(zhuǎn)型?？梢愿鶕?jù)高校檔案管理工作的實(shí)際需要，組織與檔案管理存在有一定關(guān)聯(lián)性的機(jī)構(gòu)或者是部門參與到檔案管理工作中，共同商議檔案管理優(yōu)化對(duì)策、檔案管理的重難點(diǎn)等，為檔案管理質(zhì)量的優(yōu)化以及提升等做好準(zhǔn)備。而且，檔案管理人員從傳統(tǒng)的保管員轉(zhuǎn)變?yōu)榻M織者，他們的工作負(fù)擔(dān)也會(huì)大幅度降低，可以將更多優(yōu)質(zhì)資源應(yīng)用于檔案管理之中，提高檔案管理的靈活性，使資源得到更好配置。

積極推進(jìn)檔案管理數(shù)據(jù)共享。在檔案治理理念下，傳統(tǒng)的管理手段以及方法已經(jīng)無法滿足當(dāng)前的需求，推進(jìn)檔案管理數(shù)據(jù)共享是發(fā)揮檔案作用價(jià)值的有效手段之一。在具體的推進(jìn)工作中，高校需要加大投入力度，積極構(gòu)建專業(yè)化的檔案管理數(shù)據(jù)共享信息化平臺(tái)，落實(shí)好軟硬件建設(shè)工作。同時(shí)，還需要加強(qiáng)電子信息系統(tǒng)整合，做到多資源接入以及多平臺(tái)集約共享。當(dāng)然，在此過程中需要較高水平的信息技術(shù)支持。因此，高校也應(yīng)當(dāng)立足自身的情況，因地制宜開展相關(guān)工作，發(fā)揮好信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)作用。

實(shí)現(xiàn)檔案管理信息資源利用多元化。當(dāng)前，高校雖然都進(jìn)行了檔案管理，但是結(jié)合管理現(xiàn)狀來看，其信息資源開發(fā)利用依然呈現(xiàn)出單一化的趨勢(shì)。隨著科技發(fā)展，傳統(tǒng)的開發(fā)手段無法滿足多元主體對(duì)于檔案信息資源便捷性、豐富性、針對(duì)性、知識(shí)性以及共享性的需求。高校檔案記錄了學(xué)校發(fā)展建設(shè)的各項(xiàng)信息，對(duì)于高校的發(fā)展建設(shè)意義重大，未來要想進(jìn)一步凸顯檔案的作用與價(jià)值，就需要從多元化的角度出發(fā)，分析檔案對(duì)于學(xué)校各項(xiàng)工作的推進(jìn)有哪些積極作用，然后在此基礎(chǔ)之上進(jìn)行優(yōu)化。

健全制度。健全的檔案管理制度，有利于對(duì)高校各項(xiàng)工作產(chǎn)生促進(jìn)作用。因此，高校應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，對(duì)制度不斷進(jìn)行規(guī)范和完善。同時(shí)，與時(shí)俱進(jìn)，提高檔案管理質(zhì)量效果，解決好檔案管理中存在的問題。

總之，做好檔案管理工作，明確管理環(huán)節(jié)的重難點(diǎn)所在，制定科學(xué)合理的管理措施以及方法，提升管理人員的綜合素質(zhì)，都可以助力高校各項(xiàng)工作高質(zhì)量開展。高校應(yīng)重視檔案管理工作，繼續(xù)加大投入，充分發(fā)揮檔案管理的作用，助推高校高質(zhì)量發(fā)展。