譜寫四部曲 奏響奮進(jìn)歌
——麗水市高質(zhì)量做好檔案數(shù)據(jù)資源歸集共享工作

葉 慶/麗水市檔案館

麗水市檔案館認(rèn)真貫徹落實習(xí)近平總書記對檔案工作重要指示批示精神，精準(zhǔn)對標(biāo)全省檔案數(shù)據(jù)資源歸集共享提質(zhì)擴(kuò)面工作要求，堅定“變不可能為可能”的必成信心，調(diào)動一切積極因素，以系統(tǒng)化思維抓推進(jìn)，以一體化思路抓落實，譜寫“前奏、進(jìn)行、協(xié)奏、暢想”四部曲，奏響具有鮮明麗水特色的奮進(jìn)主旋律，一步一個腳印把目標(biāo)變?yōu)楝F(xiàn)實。2023年2月召開的全省各市檔案館長交流會數(shù)據(jù)顯示，麗水市檔案館檔案數(shù)據(jù)資源歸集共享工作取得可喜的階段性成果，民生檔案歸集率達(dá)100%；編研成果歸集量在36個納入提質(zhì)擴(kuò)面的地方檔案館中排名第7，在11個地級市中排名第2；展覽歸集量在36個單位中排名第1。

1 吹響“前奏曲”，全面部署把方向

將檔案數(shù)據(jù)資源歸集共享工作視為“一把手”工程，靠前指揮、一線督辦，形成以“目標(biāo)倒逼責(zé)任，以時間倒逼進(jìn)度”的強(qiáng)力推進(jìn)氛圍，堅決打好檔案數(shù)據(jù)資源歸集工作主動戰(zhàn)和攻堅戰(zhàn)，在后發(fā)趕超中贏得發(fā)展先機(jī)。

1.1 動員部署，凝聚共識。2022年12月9日全省檔案數(shù)據(jù)資源歸集工作提質(zhì)擴(kuò)面動員部署會后，麗水市檔案館立即抓落實，明確提出做好檔案資源歸集共享工作是麗水推進(jìn)檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的必答題，要求全體干部提高站位，增強(qiáng)信心，迎難而上、知難而進(jìn)，不講條件、不打折扣，確保高質(zhì)量完成全省檔案數(shù)據(jù)資源歸集共享工作。

1.2 正視差距，制定方案。對標(biāo)省館要求2023年1月底前全面完成民生檔案等多類別檔案數(shù)據(jù)上傳歸集的部署，全面分析麗水市檔案館工作基礎(chǔ)和現(xiàn)狀，正視任務(wù)重、時間緊與本館檔案開放審核滯后、檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量不高等現(xiàn)實問題之間的顯著矛盾，堅定決心迎接挑戰(zhàn)，按照目標(biāo)不變、標(biāo)準(zhǔn)不降的工作原則，科學(xué)制定《麗水市檔案館關(guān)于開展檔案數(shù)據(jù)資源歸集共享提質(zhì)擴(kuò)面工作實施方案》，明確工作總體目標(biāo)、工作方法步驟和工作要求。按照“工作項目化、項目清單化、清單責(zé)任化”對任務(wù)進(jìn)行分解，落實各處室責(zé)任分工，推動形成職責(zé)邊界清晰、層層負(fù)責(zé)的工作責(zé)任機(jī)制，為檔案數(shù)據(jù)資源歸集共享提質(zhì)擴(kuò)面工作做好鋪墊。

1.3 加強(qiáng)督導(dǎo)，推動落實。實行領(lǐng)導(dǎo)掛帥出征、處室協(xié)同推進(jìn)、例會晾曬點評、問題逐項銷號的工作機(jī)制，班子靠前指揮、具體協(xié)調(diào)、一線督辦，分別在2022年12月9日，2023年1月4日、1月13日、1月18日、1月30日召開五次例會，館長、分管副館長均全程參加，及時掌握工作進(jìn)度，當(dāng)場明確工作措施，強(qiáng)化問題導(dǎo)向，緊盯薄弱環(huán)節(jié)，清單式羅列存在的具體問題，每次例會即時明確問題化解方法、責(zé)任人和時限要求。

2 唱響“進(jìn)行曲”，攻堅克難破困局

堅持以完善數(shù)據(jù)質(zhì)量作為歸集共享的基礎(chǔ)性工作，嚴(yán)格對照全省檔案數(shù)據(jù)共享中心檔案目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)，對各類檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行系統(tǒng)分析，逐個破解檔案資源歸集工作的重點難點問題，精準(zhǔn)有效提升歸集數(shù)據(jù)的質(zhì)量。

2.1 抓清查，破底數(shù)不清之難。在2022年對所有館藏檔案進(jìn)行全面清查的基礎(chǔ)上，根據(jù)《浙江省檔案館關(guān)于開展檔案數(shù)據(jù)資源歸集共享提質(zhì)擴(kuò)面工作的通知》確定的檔案歸集范圍，進(jìn)一步梳理屬于省定歸集范圍的民生檔案等類別檔案的數(shù)據(jù)狀況，實事求是開展歸集檔案數(shù)據(jù)底數(shù)填報工作，按照“能歸盡歸、全量歸集”的思路，梳理出符合歸集條件的婚姻等民生檔案4類、編研成果19個、檔案展覽15次、鎮(zhèn)館之寶2件等各類檔案數(shù)據(jù)211724條，力求做到門類齊全、歸集完整。

2.2 抓治理，破數(shù)據(jù)質(zhì)量不高之難。由于民生檔案數(shù)據(jù)量大、產(chǎn)生周期長，以往執(zhí)行數(shù)字化加工標(biāo)準(zhǔn)不一，數(shù)字檔案館系統(tǒng)功能限制等原因，導(dǎo)致原有檔案數(shù)據(jù)存在字段不匹配、字段缺失、著錄繁雜凌亂、檔號重復(fù)、門類歸分模糊矛盾、部分原文無法批量掛接等問題，對照全省檔案數(shù)據(jù)共享中心檔案目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)還有較大差距。針對大量檔案數(shù)據(jù)和目錄需要人工進(jìn)行比對校核的現(xiàn)狀，不等不靠、想方設(shè)法主動開展數(shù)據(jù)治理。對著錄相對規(guī)范的檔案數(shù)據(jù)，通過Excel函數(shù)和軟件編寫代碼等方式實現(xiàn)著錄項整合拆分；對難以批量完善的目錄，安排專人實行人工修改完善字段內(nèi)容，精準(zhǔn)有效提升歸集數(shù)據(jù)的質(zhì)量。

2.3 抓規(guī)范，破安全管理之難。將數(shù)據(jù)安全管理貫穿于整個檔案歸集工作中，建立數(shù)據(jù)資源歸集共享審批流程，由相關(guān)業(yè)務(wù)處提出申請，技術(shù)保障部門提出掛接意見，分管副館長審核同意后交由數(shù)據(jù)中心管理員上傳全省檔案數(shù)據(jù)共享中心，確保數(shù)據(jù)歸集工作分工明確、職責(zé)清晰、流程規(guī)范、安全有序，為數(shù)據(jù)歸集工作持續(xù)開展奠定堅實基礎(chǔ)。加強(qiáng)數(shù)據(jù)歸集審核過程中的介質(zhì)管理，增添專用移動存儲介質(zhì)，實行專項登記，專人專用，明確責(zé)任人及其使用的保密管理責(zé)任，確保數(shù)據(jù)在流轉(zhuǎn)過程中的安全可靠。

3 奏響“協(xié)奏曲”，凝心聚力顯擔(dān)當(dāng)

最大限度調(diào)動一切積極因素，不拘泥于檔案館傳統(tǒng)的處室責(zé)任分工和人員力量，建立協(xié)同聯(lián)動工作機(jī)制，形成既各司其職、各盡其責(zé)，又積極協(xié)同、優(yōu)勢互補(bǔ)的工作格局，有效破解人手少、保障支撐力不足的難題。

3.1 聚合內(nèi)部向心力。針對檔案數(shù)據(jù)資源歸集共享工作階段性特征，建立靈活性的工作專班機(jī)制，集中各業(yè)務(wù)處室精干力量對數(shù)據(jù)資源歸集工作實施強(qiáng)力攻堅，專班人員打破處室界限，根據(jù)工作進(jìn)展情況，統(tǒng)籌調(diào)配人員力量，以項目化運作的方式最大限度激發(fā)數(shù)據(jù)資源歸集工作合力。組建麗水市數(shù)據(jù)歸集共享工作浙政釘聯(lián)絡(luò)群，第一時間反饋數(shù)據(jù)歸集工作中存在的問題，群策群力解決需要跨處室協(xié)作的問題，切實打通問題反饋渠道，提高問題解決效率。

3.2 巧借外部支持力。做好檔案資源歸集工作，明確標(biāo)準(zhǔn)和要求是關(guān)鍵。時刻關(guān)注檔案資源歸集工作的動態(tài)，組織開展培訓(xùn)和學(xué)習(xí)討論，把全省檔案數(shù)據(jù)共享中心檔案目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)要求吃準(zhǔn)吃透，確保方向不偏、節(jié)奏不亂。對數(shù)據(jù)歸集工作過程中部分字段著錄標(biāo)準(zhǔn)把握不準(zhǔn)、上傳數(shù)據(jù)異常等問題，積極主動尋求省檔案館幫助與支持，及時消除數(shù)據(jù)歸集疑慮，使檔案資源歸集工作更加規(guī)范有效。針對現(xiàn)有數(shù)字檔案館系統(tǒng)功能不完備的問題，及時聯(lián)系系統(tǒng)開發(fā)人員，根據(jù)檔案目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行系統(tǒng)功能完善，解決大容量數(shù)據(jù)導(dǎo)出異常、導(dǎo)出的原文命名不規(guī)范等問題，有效提升數(shù)據(jù)資源歸集工作效率。

3.3 激發(fā)團(tuán)隊?wèi)?zhàn)斗力。面對檔案資源歸集工作基礎(chǔ)弱、短板多、人手少、人工校對量大的實際情況，全體干部敢于擔(dān)當(dāng)、勇于奉獻(xiàn)，全力以赴做好檔案數(shù)據(jù)歸集工作。攻堅期間，正值萬家團(tuán)聚的春節(jié)，為了不耽誤歸集工作進(jìn)度，許多專班人員犧牲休息時間，與家人朋友匆匆團(tuán)聚后又義無反顧地投身到檔案數(shù)據(jù)資源歸集工作當(dāng)中。農(nóng)歷歲末年初，燈火通明的辦公室里，一個個忙碌的身影正是麗水檔案人只爭朝夕的最真實奮進(jìn)圖景。正是憑借這股拼勁、闖勁和奉獻(xiàn)精神，才能以堅實的步伐跨過“萬事開頭難”的關(guān)口，交出全省檔案數(shù)據(jù)資源歸集共享工作的高分答卷。

4 彈響“暢想曲”，數(shù)字賦能開新局

堅持以服務(wù)為中心，以數(shù)字化改革為牽引，破除傳統(tǒng)檔案歸集工作的思維定式，深化技術(shù)賦能，提高檔案數(shù)據(jù)歸集共享的科學(xué)化、智能化水平，加大檔案數(shù)據(jù)共享與開放力度，積極防范檔案信息安全風(fēng)險，讓人民群眾從檔案數(shù)字化改革中感受到“精神共富”的力量。

4.1 強(qiáng)化技術(shù)安全保障。對于數(shù)據(jù)中可能存在涉密、涉敏問題，在前期人工審核的基礎(chǔ)上，采購專用保密涉密檢測軟件工具，對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行全量檢測，通過兩次篩查，確保上傳報送的檔案資源和數(shù)據(jù)準(zhǔn)確可靠。建立健全檔案開放的具體操作規(guī)定和工作流程，盡快實現(xiàn)檔案AI輔助開放審核組件應(yīng)用，有效緩解審核力量不足的現(xiàn)狀，提升館藏檔案開放審核效率，積累更多的開放檔案數(shù)據(jù)資源，并及早歸集。

4.2 開發(fā)建設(shè)檔案專題數(shù)據(jù)庫。聚焦麗水市域特色，科學(xué)推進(jìn)麗水市“紅綠金”專題檔案數(shù)據(jù)庫（一期）建設(shè)，強(qiáng)化檔案數(shù)據(jù)資源前端收集，按照檔案歸屬不變、數(shù)據(jù)集中、安全保密的原則，針對性開展麗水紅色檔案、百山祖國家公園檔案、百億項目檔案等專題檔案數(shù)據(jù)資源歸集工作，進(jìn)一步豐富檔案專題數(shù)據(jù)庫門類，形成具有麗水特色的數(shù)字檔案資源專題庫，充分發(fā)揮專題檔案數(shù)據(jù)庫在服務(wù)市委市政府工作大局、服務(wù)人民群眾、服務(wù)創(chuàng)建革命老區(qū)共同富裕先行示范區(qū)中的重要基礎(chǔ)支撐作用。

4.3 打通檔案查閱利用服務(wù)全鏈路。開展檔案數(shù)據(jù)資源歸集工作的最終目的是實現(xiàn)高效便捷利用，這也是檔案工作數(shù)字化改革的出發(fā)點和落腳點。麗水將積極深化檔案共享查閱利用，實現(xiàn)麗水市檔案專題數(shù)據(jù)庫與全省檔案數(shù)據(jù)共享中心、全國檔案查詢利用服務(wù)平臺等公共服務(wù)平臺對接，打破檔案信息孤島，開通檔案查閱利用服務(wù)綠色通道，實現(xiàn)民生檔案和開放檔案的跨地區(qū)跨部門跨層級查詢利用，積極探索檔案數(shù)據(jù)高效便民利用的新方式、新方法。