關(guān)于事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新途徑的分析

摘 要：事業(yè)單位在運(yùn)行過(guò)程中會(huì)形成大量的檔案，包含了很多與工作相關(guān)的信息，在管理時(shí)需要對(duì)其有效創(chuàng)新，使檔案能夠發(fā)揮出更大的作用。但從當(dāng)前的發(fā)展情況來(lái)看，事業(yè)單位在檔案管理工作中依然存在很多問(wèn)題，導(dǎo)致檔案管理工作沒(méi)有辦法有效創(chuàng)新，未能更好地發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值。所以，事業(yè)單位應(yīng)該重視對(duì)其管理創(chuàng)新，本文就事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新途徑進(jìn)行了詳細(xì)分析。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；創(chuàng)新途徑

一、事業(yè)單位檔案管理的重要性

檔案管理工作是事業(yè)單位的重要組成部分，是單位運(yùn)行的重要保障。在實(shí)際的工作中，事業(yè)單位要想使自身的各項(xiàng)工作能夠正常運(yùn)轉(zhuǎn)，就需要對(duì)單位內(nèi)部各種信息進(jìn)行收集與整理，這些信息都要經(jīng)過(guò)歸檔、整理以及保存等多個(gè)環(huán)節(jié)才能成為檔案。這些信息中包含了很多與單位運(yùn)行相關(guān)的信息，能夠?yàn)閱挝惶峁┯杏玫膮⒖?，?duì)單位的發(fā)展起到了很大的作用。具體來(lái)說(shuō)，事業(yè)單位在運(yùn)行過(guò)程中形成了大量的檔案資料，主要包括人事檔案、業(yè)務(wù)檔案以及其他類型的檔案等。這些資料中包含了很多重要信息，如人員變動(dòng)、財(cái)務(wù)狀況以及其他類型的業(yè)務(wù)信息等。通過(guò)對(duì)這些資料進(jìn)行有效管理，可以為單位提供參考信息，使工作能夠更加高效地開展。

1.有利于完善單位內(nèi)部結(jié)構(gòu)

從事業(yè)單位的實(shí)際情況來(lái)看，檔案管理工作是一個(gè)重要的組成部分。在實(shí)際的工作中，事業(yè)單位需要對(duì)工作人員進(jìn)行考核，這些考核內(nèi)容就包括個(gè)人檔案。而在考核過(guò)程中要想對(duì)個(gè)人檔案進(jìn)行有效管理，就需要在日常工作中做好相關(guān)資料的收集工作。只有在相關(guān)資料收集完整后才能使其成為個(gè)人檔案，再進(jìn)行科學(xué)歸檔和整理，使單位內(nèi)部人員結(jié)構(gòu)更加完善。

這些資料主要包含了個(gè)人基本情況、獎(jiǎng)懲情況等相關(guān)信息，能夠?yàn)閱挝坏目己斯ぷ魈峁┛煽康囊罁?jù)，使考核工作更加順利開展。

另外，在事業(yè)單位的運(yùn)行過(guò)程中會(huì)涉及很多與業(yè)務(wù)相關(guān)的信息資料，包含了很多重要信息，如業(yè)務(wù)流程、工作時(shí)間以及工作流程等。通過(guò)對(duì)資料進(jìn)行科學(xué)管理，還可以使單位內(nèi)部各部門之間的關(guān)系更加和諧，從而使各部門能夠更好地開展各項(xiàng)工作。

2.有利于提高員工的綜合素質(zhì)

在事業(yè)單位，檔案管理是一項(xiàng)非常重要的工作，需要相關(guān)人員的共同努力才能做好。但很多工作人員未意識(shí)到檔案管理的重要性，導(dǎo)致相關(guān)工作人員無(wú)法及時(shí)了解單位的各項(xiàng)信息，不能有效地為單位提供服務(wù)，嚴(yán)重影響了單位的正常運(yùn)行。另外，在實(shí)際工作中，一些工作人員對(duì)檔案管理沒(méi)有正確的認(rèn)識(shí)，認(rèn)為檔案管理是領(lǐng)導(dǎo)的事情。因此，不愿意花時(shí)間去管理檔案資料，導(dǎo)致相關(guān)信息不能被有效利用，使得檔案管理工作無(wú)法順利開展。因此，需要不斷提高相關(guān)工作人員的綜合素質(zhì)，使他們能夠有效地利用檔案信息為單位服務(wù)。通過(guò)提高員工綜合素質(zhì)，可以使單位更加高效發(fā)展。

3.有利于有效開發(fā)信息資源

在事業(yè)單位，檔案資料是單位的重要資源，能為單位提供豐富的信息資源，促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展。隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案資料也越來(lái)越多，在單位正常運(yùn)行的過(guò)程中，需要及時(shí)收集并整理好這些資料。例如，事業(yè)單位的發(fā)展規(guī)劃、重大決策、歷史事件等。因此，事業(yè)單位要想實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展就需要不斷收集相關(guān)的信息資源，以便為其提供服務(wù)。檔案資料能夠?yàn)橄嚓P(guān)人員提供有效的信息資源，使他們能夠及時(shí)了解和掌握單位的發(fā)展?fàn)顩r。另外，在收集這些資料時(shí)，可以對(duì)其進(jìn)行整理和分析，使其成為有價(jià)值的信息資源，為事業(yè)單位提供服務(wù)。

4.有利于單位內(nèi)部信息的交流

在事業(yè)單位，信息傳遞非常重要，而信息傳遞的主要方式是通過(guò)檔案，檔案管理工作對(duì)單位內(nèi)部信息的交流有非常重要的意義。很多事業(yè)單位為了能有效掌握各種信息，會(huì)專門成立檔案室，配備專門的檔案管理人員。這樣做的目的就是能夠掌握各部門、各科室的資料和相關(guān)工作的進(jìn)展情況。但是，有些事業(yè)單位沒(méi)有意識(shí)到檔案管理的重要性，導(dǎo)致很多檔案信息沒(méi)有被充分利用。因此，只有不斷提高檔案管理水平，才能保證檔案信息能夠被及時(shí)傳遞，使事業(yè)單位各部門之間的信息得到共享和交流，使事業(yè)單位能更好地發(fā)展。

5.有利于單位更好地發(fā)展

事業(yè)單位在實(shí)際的工作中，會(huì)產(chǎn)生大量的檔案資料，其中包含了很多重要信息。通過(guò)對(duì)這些信息的有效管理，可以使其更好地發(fā)揮作用。在實(shí)際的工作中，單位會(huì)根據(jù)自身發(fā)展的需要制定相應(yīng)的發(fā)展戰(zhàn)略。這些戰(zhàn)略在制定時(shí)都會(huì)涉及很多信息，對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展有很大的幫助。但是在實(shí)際的工作中，有的事業(yè)單位并沒(méi)有將這些信息進(jìn)行有效管理，導(dǎo)致其無(wú)法充分發(fā)揮作用。另外，事業(yè)單位在實(shí)際運(yùn)行過(guò)程中也會(huì)形成一些重要材料，其中包含了很多重要信息，能夠?yàn)閱挝惶峁┖艽髱椭?。例如，在事業(yè)單位工作人員職稱評(píng)審時(shí)，需要將很多材料進(jìn)行整理和歸檔。從以上分析可以看出，事業(yè)單位需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視程度，使其能夠發(fā)揮出更大的作用。但在實(shí)際的工作中，有很多單位并沒(méi)有重視檔案管理工作，導(dǎo)致檔案資料被隨意丟棄或損壞，對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展造成很大的影響。同時(shí)，還要注意加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)能力的培訓(xùn)，使其能夠更好地服務(wù)于事業(yè)單位發(fā)展需要，提高事業(yè)單位在社會(huì)上的影響力。

二、事業(yè)單位在檔案管理工作中存在的問(wèn)題

1.缺乏專業(yè)的管理人才

由于我國(guó)事業(yè)單位在發(fā)展過(guò)程中很大程度上受到傳統(tǒng)觀念和管理模式的影響，導(dǎo)致很多事業(yè)單位未形成相應(yīng)的管理機(jī)制，在開展檔案管理工作時(shí)沒(méi)有形成科學(xué)的管理制度和良好的運(yùn)行機(jī)制，使檔案管理工作開展時(shí)缺乏一定的規(guī)范性和科學(xué)性。在開展檔案管理工作時(shí)，需要有專業(yè)的檔案管理人員對(duì)其進(jìn)行有效控制和監(jiān)督。同時(shí)，由于我國(guó)大部分事業(yè)單位在檔案管理工作時(shí)沒(méi)有形成相應(yīng)的人才機(jī)制，在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)缺乏一定的專業(yè)技能，無(wú)法對(duì)信息資源進(jìn)行有效開發(fā)和利用，也就無(wú)法更好地適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的要求。

2.管理制度不完善

隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，雖然很多事業(yè)單位開始重視檔案管理工作，但在開展檔案管理工作時(shí)依然采用傳統(tǒng)的管理方式，導(dǎo)致檔案管理工作缺乏一定的效率和質(zhì)量。同時(shí)，很多事業(yè)單位在開展檔案管理工作時(shí)沒(méi)有形成完善的制度體系，缺乏一定的規(guī)范性和科學(xué)性，不能有效發(fā)揮出檔案管理工作的作用。而且，還有一些事業(yè)單位在開展檔案管理工作時(shí)沒(méi)有對(duì)其進(jìn)行有效整合，導(dǎo)致在開展檔案管理工作時(shí)缺乏一定的針對(duì)性和實(shí)用性。

3.管理觀念較為落后

在當(dāng)前的社會(huì)發(fā)展中，我國(guó)很多事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，沒(méi)有形成全面信息化的管理理念，導(dǎo)致在實(shí)際工作中缺乏一定的效率和質(zhì)量，難以發(fā)揮檔案管理工作的價(jià)值。同時(shí)，很多事業(yè)單位在檔案管理工作時(shí)都沒(méi)有形成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理工作缺乏一定的規(guī)范性和科學(xué)性。

三、事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新途徑

1.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行有效培訓(xùn)

在以往的檔案管理工作中，由于檔案管理人員專業(yè)知識(shí)掌握程度不夠、工作責(zé)任心不強(qiáng)等問(wèn)題，導(dǎo)致檔案管理工作受到了很多限制，在檔案管理工作中會(huì)出現(xiàn)一些失誤，影響到檔案的安全。所以，要想使檔案管理工作能夠順利開展，就必須要對(duì)其進(jìn)行有效培訓(xùn)。首先，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該重視對(duì)檔案管理人才的培養(yǎng)，并根據(jù)實(shí)際情況制定相應(yīng)的培訓(xùn)方案。培訓(xùn)內(nèi)容主要包括檔案管理人員專業(yè)技能和業(yè)務(wù)素質(zhì)方面，并在培訓(xùn)過(guò)程中結(jié)合實(shí)際情況制定相應(yīng)的考核標(biāo)準(zhǔn)。這樣不僅可以使員工的專業(yè)知識(shí)得到提高，還能使檔案管理人員在今后的工作中承擔(dān)起更多、更大的責(zé)任。其次，為了使檔案管理人員能夠在今后更好地發(fā)揮自身價(jià)值和作用，必須對(duì)其定期考核。在考核過(guò)程中應(yīng)該充分發(fā)揮員工之間互相監(jiān)督的作用，不僅可以加強(qiáng)員工之間相互競(jìng)爭(zhēng)的意識(shí)，還能促使其在今后工作中更好地發(fā)揮自己的能力。此外，還應(yīng)該及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理工作中的不良現(xiàn)象，使員工在今后的工作中能夠更加盡職盡責(zé)，發(fā)揮出更多、更大的價(jià)值。在考核過(guò)程中要充分體現(xiàn)出公平、公正、公開等原則，使員工更加積極主動(dòng)地參與到考核工作中來(lái)，使其能夠更好地發(fā)揮出自身能力。綜上所述，事業(yè)單位必須對(duì)檔案管理工作進(jìn)行有效的改革和創(chuàng)新。

2.建立健全檔案管理制度

首先，在對(duì)檔案管理時(shí)必須要建立健全檔案管理制度，使其能夠在今后的工作中起到應(yīng)有的指引作用。目前，很多單位還未制定完善的檔案管理制度，導(dǎo)致很多工作人員在對(duì)檔案管理不夠重視，使檔案管理工作未能得到有效開展，從而影響了檔案管理工作水平。其次，還應(yīng)建立健全考核制度以及相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度，使其在今后的工作中能夠更加積極主動(dòng)地投入檔案管理工作中，從而為單位創(chuàng)造更多的效益。在對(duì)檔案管理時(shí)必須要建立相應(yīng)的監(jiān)督制度，才能使單位員工能夠在工作中更加認(rèn)真、負(fù)責(zé)地進(jìn)行檔案管理工作，使檔案管理水平得到提升，還能使員工有足夠的積極性和責(zé)任心來(lái)對(duì)待檔案管理工作。

3.更新管理理念

（1）樹立服務(wù)理念。檔案管理工作主要是服務(wù)于事業(yè)單位的發(fā)展，因此，在進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新時(shí)要注重樹立服務(wù)理念，使其能夠更好地為事業(yè)單位提供服務(wù)。

（2）樹立創(chuàng)新意識(shí)。在進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新時(shí)，檔案管理人員要加強(qiáng)管理理念的創(chuàng)新，使其能夠更加全面地認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，更加認(rèn)真負(fù)責(zé)地工作，為事業(yè)單位的發(fā)展提供支持。

（3）加強(qiáng)制度建設(shè)。在進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新時(shí)要注重對(duì)制度建設(shè)的重視，使其能夠更加嚴(yán)格地按照制度來(lái)開展工作，從而使其能夠更好地為事業(yè)單位提供服務(wù)。此外，還要加大對(duì)檔案管理制度的執(zhí)行力度，使其能夠得到有效落實(shí)。同時(shí)，還要重視對(duì)檔案管理創(chuàng)新的考核工作，使其能夠發(fā)揮更大的作用。

4.加強(qiáng)信息技術(shù)的應(yīng)用

信息化時(shí)代，電子信息技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域都得到了廣泛應(yīng)用。尤其是在檔案管理工作中應(yīng)用電子信息技術(shù)，可以使檔案管理工作得到有效優(yōu)化。首先，在對(duì)檔案收集時(shí)，工作人員可以利用計(jì)算機(jī)掃描紙質(zhì)材料，然后將其制作成電子文檔，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)將電子文檔發(fā)送至各部門。其次，在管理電子文檔時(shí)，應(yīng)對(duì)這些文件進(jìn)行分類。在對(duì)電子文件進(jìn)行分類時(shí)，應(yīng)按照單位的實(shí)際情況確定文件的類型。比如，單位可以將一些重要的檔案信息錄入數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)相關(guān)軟件對(duì)其篩選，從而實(shí)現(xiàn)分類。

最后，還可以將一些不常用的文件也錄入數(shù)據(jù)庫(kù)中。此外，在對(duì)電子文檔管理時(shí)，還應(yīng)建立相應(yīng)的信息系統(tǒng)。比如，可以利用計(jì)算機(jī)對(duì)電子文檔進(jìn)行存儲(chǔ)，還可以利用網(wǎng)絡(luò)傳輸和處理，通過(guò)相關(guān)軟件實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享。目前，我國(guó)很多單位都采用局域網(wǎng)來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行管理，如果不能實(shí)現(xiàn)資源共享就會(huì)造成一些信息資源的浪費(fèi)，還會(huì)影響到檔案管理工作水平的提升。

5.提高檔案管理人員的素質(zhì)

事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新時(shí)，要注重提高檔案管理人員的素質(zhì)，使其能夠更加有效地開展工作。在對(duì)檔案管理人員開展培訓(xùn)時(shí)，要注重對(duì)其職業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力的培養(yǎng)，使其能夠更好地完成工作任務(wù)。為了提高檔案管理人員的素質(zhì)，還要加強(qiáng)對(duì)其信息技術(shù)以及管理知識(shí)的培訓(xùn)，使其能夠更好地利用信息化技術(shù)開展工作，提高自身的綜合素質(zhì)。

6.加快檔案數(shù)字化建設(shè)步伐

從當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理情況來(lái)看，數(shù)字化建設(shè)速度比較慢。在對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)步伐加快時(shí)要注重對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，使其能夠更好地開展工作。

7.加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)工作

從當(dāng)前的發(fā)展情況來(lái)看，很多事業(yè)單位都在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)工作，但仍然存在很多問(wèn)題需要得到解決和優(yōu)化。在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)時(shí)，要注重對(duì)硬件設(shè)備設(shè)施的完善和升級(jí)，使其能夠更好地為事業(yè)單位提供服務(wù)，要加強(qiáng)對(duì)軟件設(shè)施的建設(shè)工作，對(duì)信息化設(shè)備和相關(guān)技術(shù)的應(yīng)用，使其能夠更好地為事業(yè)單位提供服務(wù)。

四、未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)

隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，人們對(duì)檔案工作提出了新的要求，希望能夠利用現(xiàn)代化技術(shù)對(duì)檔案開展有效管理，希望能夠使檔案更大限度地發(fā)揮作用。在這種情況下，檔案管理工作要想實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新，就必須要充分認(rèn)識(shí)到信息化時(shí)代對(duì)檔案工作的影響。首先，在對(duì)檔案管理時(shí)應(yīng)從信息化的角度出發(fā)，采取先進(jìn)的技術(shù)來(lái)進(jìn)行管理。傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)不能滿足人們對(duì)檔案管理工作的要求。其次，在對(duì)檔案進(jìn)行管理時(shí)，還應(yīng)該加強(qiáng)與其他部門之間的合作，通過(guò)合作來(lái)實(shí)現(xiàn)資源共享。不僅可以提高工作效率，還能使信息資源得到有效利用。最后，要想使檔案能夠發(fā)揮出應(yīng)有的作用就必須要加大人才培養(yǎng)力度，保證其在今后能夠承擔(dān)起更多、更大的責(zé)任。

五、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，事業(yè)單位檔案管理是一項(xiàng)非常重要的工作，也是事業(yè)單位日常管理工作中的重要組成部分，對(duì)于事業(yè)單位的發(fā)展有著非常重要的作用。從當(dāng)前的發(fā)展情況來(lái)看，事業(yè)單位在檔案管理工作中依然存在一些問(wèn)題，因此，需要對(duì)其進(jìn)行有效創(chuàng)新，只有這樣才能使檔案管理工作更好地開展。

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作者簡(jiǎn)介：鄧素芳（1980—），女，漢族，山東嘉祥人，本科，館員，研究方向：檔案管理。