高校干部人事檔案專項(xiàng)審核中的問題及對策

【摘 要】干部人事檔案為高校的用人機(jī)制提供了重要的數(shù)據(jù)資料和信息，是優(yōu)化高校組織人事管理的重要依據(jù)。加強(qiáng)對高校干部人事檔案專項(xiàng)審核工作能夠完善高校干部的基礎(chǔ)信息。高校干部人事檔案專項(xiàng)審核工作的完善能夠保障高校干部隊(duì)伍的綜合素質(zhì)，推進(jìn)高校的組織發(fā)展。本文分析了高校干部人事檔案專項(xiàng)審核中存在的問題，闡述了完善高校干部人事檔案專項(xiàng)審核工作對高校發(fā)展的意義，具體提出了高校干部人事檔案專項(xiàng)審核中問題的優(yōu)化策略。

【關(guān)鍵詞】高校干部；人事檔案；專項(xiàng)審核；問題；對策

【中圖分類號】G271 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A 【文章編號】1007—4198（2023）10—069—03

高校干部人事檔案是記錄干部人員出生時(shí)間、參加工作時(shí)間、學(xué)歷學(xué)位、家庭成員狀況等基本信息的重要資料。這些資料能夠體現(xiàn)高校干部的出身、成長及綜合素質(zhì)等整體情況。高校干部的人事檔案記錄和管理應(yīng)該通過及時(shí)的更新反應(yīng)客觀真實(shí)的信息，以此成為高校提拔人才的重要依據(jù)。然而人事檔案受時(shí)間跨度和人為因素的影響，其管理中存在不少的問題。發(fā)覺高校干部人事檔案專項(xiàng)審核中的問題并采取有效的對策能夠完善高校的用人機(jī)制，促進(jìn)高校的發(fā)展。

一、高校干部人事檔案專項(xiàng)審核中存在的問題

（一）檔案信息內(nèi)容不合理

通過對高校干部人事檔案的專項(xiàng)審核發(fā)現(xiàn)當(dāng)前很多高校干部的人事檔案記錄存在內(nèi)容記錄不合理的現(xiàn)象。這些不合理之處主要體現(xiàn)在：第一，檔案信息前后缺乏一致性。很多高校干部的出生時(shí)間、參加工作時(shí)間等在不同的檔案填寫中出現(xiàn)了不一致。其主要原因是日期的計(jì)算標(biāo)準(zhǔn)不一致。有些資料在記錄生日時(shí)是以陽歷為標(biāo)準(zhǔn)，有些是以陰歷為標(biāo)準(zhǔn)，當(dāng)前也有為了符合特別的規(guī)定而謊報(bào)年齡的現(xiàn)象等等。第二，檔案信息記錄不完善不規(guī)范。在專項(xiàng)審核工作中發(fā)現(xiàn)很多高校干部檔案中出現(xiàn)了信息缺失，填寫不完善。在以往的檔案資料中還出現(xiàn)了表述不清楚以及手寫字難以辨認(rèn)的現(xiàn)象。這些現(xiàn)象都影響了高校對檔案資料的參考。

（二）檔案整理更新不及時(shí)

高校干部的人事檔案應(yīng)該是及時(shí)更新及時(shí)完善的。這樣才能保證人事檔案的完整性和時(shí)效性。然而在高校干部人事檔案的專項(xiàng)審核卻發(fā)現(xiàn)檔案中記錄的資料卻沒有得到及時(shí)的更新。這些問題主要體現(xiàn)在檔案資料并沒有及時(shí)更新高校干部的資歷、榮譽(yù)、學(xué)歷提升等信息；從檔案記錄的更新日期發(fā)現(xiàn)檔案資料大多是在間隔很長時(shí)間后進(jìn)行的一次統(tǒng)計(jì)和補(bǔ)充；高校人事檔案出現(xiàn)滯留的現(xiàn)象，即由于部門和崗位調(diào)動(dòng)需要轉(zhuǎn)移的檔案仍然存在著滯留現(xiàn)象等等。這些現(xiàn)象都體現(xiàn)了高校檔案整理更新的不及時(shí)。

（三）檔案管理人員的整體素質(zhì)偏低

在高校干部人事檔案的專項(xiàng)審核中發(fā)現(xiàn)，高校中檔案管理人員的整體素質(zhì)偏低。在檔案的審核中發(fā)現(xiàn)的資料整理不合理不規(guī)范。這些現(xiàn)象產(chǎn)生的一部分原因是高校制度的不健全，一部分原因則是檔案人員對工作的不重視以及整體素質(zhì)偏低。一些檔案管理人員在工作中消極懈怠。還有一部分檔案管理人員保密意識比較差，因其泄密對高校的人事管理工作產(chǎn)生了不利的影響。高校檔案管理人員的整體素質(zhì)呈現(xiàn)比較偏低的狀態(tài)深深地影響了高校檔案管理工作的質(zhì)量，給高校干部人事檔案的專項(xiàng)審核工作的開展帶來了很大的難度。

二、完善高校干部人事檔案專項(xiàng)審核對高校發(fā)展的意義

高校干部的綜合素質(zhì)對高校的全面發(fā)展有著根本性的影響。高校干部人事檔案專項(xiàng)審核工作的開展能夠有效解決和避免當(dāng)前人事檔案中存在的問題，推進(jìn)高校干部人事檔案管理工作的高效運(yùn)行。在專項(xiàng)審核工作的監(jiān)督下，高校人事檔案能夠在標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的制度下保障資料的健全及真實(shí)有效。人事檔案的管理工作能夠在健全的運(yùn)作規(guī)范及監(jiān)督制度下保障檔案的全面性和規(guī)范化。這樣高校干部能夠強(qiáng)化檔案意識，自覺自發(fā)地提供真實(shí)全面的資料，支持高校干部人事檔案的管理工作。在高校干部人事檔案專項(xiàng)審核的背景下，人事檔案所提供的信息對于高校人才的選拔與提升有著更加真實(shí)的參考價(jià)值，能夠有效降低高效用人的風(fēng)險(xiǎn)[1]。完善高效干部人事檔案專項(xiàng)審核能夠保障高校干部選拔的公平性，完善高校的用人制度。高校干部人事檔案專項(xiàng)審核能夠強(qiáng)化人事檔案管理人員對工作的重視，激發(fā)他們的工作潛力。人事檔案管理人員能夠在完善的審核制度下認(rèn)識到自身工作的價(jià)值，從而不斷提升檔案管理工作的相關(guān)能力，提升自身的職業(yè)素養(yǎng)。完善高校干部人事檔案專項(xiàng)審核工作能夠有力的推進(jìn)高校相關(guān)組織的運(yùn)轉(zhuǎn)，推進(jìn)高校檔案管理部門的規(guī)范化及標(biāo)準(zhǔn)化運(yùn)轉(zhuǎn)。

三、高校干部人事檔案專項(xiàng)審核中問題的優(yōu)化對策

（一）強(qiáng)化高校對干部人事檔案的重視

高校干部人事檔案在是在相應(yīng)國家干部政策下，強(qiáng)化人員檔案管理的基礎(chǔ)上對高校干部的個(gè)人履歷、品德思想、個(gè)人表現(xiàn)以及個(gè)人成就和榮譽(yù)等內(nèi)容進(jìn)行的全方面的信息記錄。高校干部的人事檔案是高校選拔和提升干部時(shí)對相關(guān)人員的歷史資料進(jìn)行考察的重要依據(jù)。因此，加強(qiáng)高校干部人事檔案審核是一項(xiàng)關(guān)系高校組織建設(shè)的重要內(nèi)容。加強(qiáng)高校對干部人事檔案的重視能夠從高校的整體發(fā)展規(guī)劃方面給予人事檔案工作足夠的重視，從而加強(qiáng)高校對干部人事檔案的建設(shè)。高校領(lǐng)導(dǎo)要從思想上加強(qiáng)對干部人事檔案專項(xiàng)審查的重視，認(rèn)識到人事檔案對人才評價(jià)的重要性[2]。高校領(lǐng)導(dǎo)要從人力、財(cái)力及物力方面加大對干部人事檔案管理工作的投入，推進(jìn)人事檔案管理工作的現(xiàn)代化、專業(yè)化及規(guī)范化運(yùn)行。高校要加大對人事檔案的宣傳，強(qiáng)化高校師生對人事檔案的認(rèn)識，培養(yǎng)他們的檔案意識。如在大學(xué)生畢業(yè)時(shí)，高校要落實(shí)人事檔案的去向，引導(dǎo)高校學(xué)師生深刻認(rèn)識到檔案對自己未來的影響，深化他們對檔案的認(rèn)識。強(qiáng)化高校對人事檔案的重視能夠從學(xué)校發(fā)展的高度來引領(lǐng)人事檔案工作的開展，加強(qiáng)對高校干部人事檔案的專項(xiàng)審核，促使人事檔案在高校組織建設(shè)中發(fā)揮助力作用。

（二）加強(qiáng)高校檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，數(shù)字時(shí)代已經(jīng)到來。數(shù)字化在高校干部人事檔案中的應(yīng)用能夠以其自動(dòng)檢測系統(tǒng)來確保前后信息的一致性，確保人事信息的全面性填寫以及填寫的規(guī)范化。數(shù)字化平臺應(yīng)用不僅給人事檔案管理帶來了重大的改革，也給高校干部人事檔案的審核帶來了很大的便利性。數(shù)字化在高校干部人事檔案中的應(yīng)用能夠改變傳統(tǒng)檔案中的弊端，給人事檔案管理改革帶來了新的思考。高校要加強(qiáng)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，通過增加數(shù)字化設(shè)備的投入來推進(jìn)人事檔案的改革。如高?？梢越Y(jié)合自身學(xué)校建設(shè)的需求精選合適的數(shù)字化人事檔案平臺。高校領(lǐng)導(dǎo)要重視對人事檔案的政策及資金方面的支持，及時(shí)更新人事檔案管理的硬件及軟件設(shè)備，以確保數(shù)據(jù)資源及人事資料的先進(jìn)性和完善性。高?？梢匝垖I(yè)人員對人事檔案管理人員進(jìn)行數(shù)字化平臺使用的相關(guān)培訓(xùn)，提升人事檔案人員的現(xiàn)代化素養(yǎng)。高校領(lǐng)導(dǎo)在干部的人事檔案審核中也要重視現(xiàn)代化數(shù)字平臺的運(yùn)用，借助數(shù)字化平臺能夠給高校干部人事檔案的審核工作提供更加便利的條件。高校領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案管理及干部人事檔案審核的現(xiàn)代化建設(shè)。

（三）加強(qiáng)高校檔案管理工作的規(guī)范化建設(shè)

在高校干部人事檔案管理的專項(xiàng)審核中，很多人事檔案的問題都已經(jīng)凸顯出來。這些問題的產(chǎn)生究其原因主要是人事檔案管理工作缺乏規(guī)范化實(shí)施依據(jù)。高校想要提升干部人事檔案的管理與專項(xiàng)審核效果，就要加強(qiáng)對檔案管理工作的規(guī)范化建設(shè)。高?？梢詫ｉT針對人事檔案管理部門制定系統(tǒng)的工作規(guī)范，以明確的工作流程來嚴(yán)格規(guī)范人事檔案的錄入和管理。如高?？梢砸灾贫纫?guī)范明確相關(guān)人員要客觀真實(shí)的錄入干部人事信息，堅(jiān)決做到所錄入的信息都有客觀依據(jù)[3]。譬如在錄入干部的參加工作時(shí)間時(shí)需要干部提供本人勞動(dòng)合同、聘用合同或者參保證明等，嚴(yán)格按照以上材料來如實(shí)填寫。高?？梢試?yán)格規(guī)定相關(guān)人事檔案人員要實(shí)行追責(zé)制，一旦發(fā)現(xiàn)干部信息造假，要追究相關(guān)錄入人員的責(zé)任并進(jìn)行相應(yīng)的懲罰。人事檔案的新錄入和更新等變動(dòng)要經(jīng)過相關(guān)干部本人的確認(rèn)以及人事檔案管理部門的確認(rèn)，最終才能生效。除此之外，人事檔管理部門的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要及時(shí)對人事檔案的更新進(jìn)行審核與檢查。部門領(lǐng)導(dǎo)要認(rèn)真檢查錄入人事資料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性等具體情況，明辨錄入信息的真假，以確保人事檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。

（四）加強(qiáng)高校干部人事檔案監(jiān)督體系建設(shè)

加強(qiáng)對高校干部人事檔案的監(jiān)督體系建設(shè)能夠間接強(qiáng)化人事檔案管理部門的自我管理，提升人事檔案管理工作的質(zhì)量和效率的提升。高校要加強(qiáng)干部認(rèn)識檔案監(jiān)督體系的建設(shè)，借助外部和內(nèi)部的監(jiān)督來強(qiáng)化高校干部認(rèn)識檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。首先，在人事檔案部門的內(nèi)部監(jiān)督中，部門領(lǐng)導(dǎo)要定期檢查相關(guān)工作人員的工作質(zhì)量，定期總結(jié)部門人員在工作中遇到的問題并及時(shí)予以解決。通過內(nèi)部領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)督檢查來解決人事檔案管理中的問題[4]。其次，在外部監(jiān)督體系中，高?？梢悦鞔_規(guī)定各專業(yè)學(xué)院在進(jìn)行干部的提拔任用時(shí)，院校領(lǐng)導(dǎo)要帶領(lǐng)院系相關(guān)人員對該干部的人事檔案進(jìn)行檢查審核，監(jiān)督人事檔案部門的工作實(shí)況。通過對該干部人事檔案的分析和評價(jià)，監(jiān)督檢查其中是否存在問題。這也能夠從側(cè)面實(shí)現(xiàn)對人事檔案部門工作的監(jiān)督。最后，高校領(lǐng)導(dǎo)要從組織關(guān)系的直屬角度對人事檔案部門進(jìn)行監(jiān)督檢查。高校領(lǐng)導(dǎo)要定期抽查人事檔案部門的工作內(nèi)容。如高校領(lǐng)導(dǎo)可以檢查人事檔案記錄的是否完善，相關(guān)干部的人事信息記錄是否有出入，干部的人事資料是否及時(shí)進(jìn)行了移交轉(zhuǎn)移等等。加強(qiáng)高校干部人事檔案監(jiān)督體系建設(shè)能夠督促人事檔案管理部門工作的進(jìn)步。

（五）加強(qiáng)高校干部人事檔案專項(xiàng)審核規(guī)范化

對高校干部認(rèn)識檔案的專項(xiàng)審核工作直接關(guān)系著對高校干部的誠信度、思想品德及能力發(fā)展等綜合素養(yǎng)的考察情況，關(guān)系著高校干部隊(duì)伍的整體建設(shè)。因此，高校要加強(qiáng)對干部人數(shù)檔案專線審核工作的規(guī)范化建設(shè)，保障專項(xiàng)審核成果的可信度，為高校人才的選拔提供真實(shí)可靠的參考資料。如高校在干部人事檔案的專項(xiàng)審核中要加強(qiáng)對審核人員的選拔，要盡量選拔一些思維謹(jǐn)慎對信息具有敏感度的專門人才。高校在專項(xiàng)審核人員的挑選中要盡量避免選擇與被審核人員有特別關(guān)系的人員，以保證專項(xiàng)審核工作的客觀性。專項(xiàng)審核小組要明確對高效干部人事檔案進(jìn)行審核的關(guān)鍵時(shí)間，如對干部進(jìn)行評優(yōu)評先時(shí)期、對干部進(jìn)行提拔時(shí)期，對干部進(jìn)行特定的崗位調(diào)動(dòng)時(shí)期等等。在這些特定的時(shí)期，對高校干部進(jìn)行人事檔案的專項(xiàng)審核能夠?qū)⑼七M(jìn)高校在人才提拔和評選中的公平性。高校要明確規(guī)定專項(xiàng)審核小組在干部人事檔案的專項(xiàng)審核中要嚴(yán)格審查資料的真實(shí)性，通過檔案資料和真實(shí)材料的對比來審查資料的可信度。高校要加強(qiáng)干部人事檔案專線審核的規(guī)范化建設(shè)，通過規(guī)范的流程和制度確保審查效果的真實(shí)可靠。

（六）加強(qiáng)檔案管理人員的綜合素質(zhì)建設(shè)

檔案管理人員的綜合素質(zhì)直接影響著高校干部檔案管理情況。加強(qiáng)檔案管理人員的綜合素質(zhì)建設(shè)能夠全面提升高校干部檔案管理工作的規(guī)范性，為高校提供人才提拔的真實(shí)依據(jù)。首先，高校要強(qiáng)化對檔案管理人員的思想建設(shè)。高校加強(qiáng)對檔案管理人員的思想培訓(xùn)，提升檔案管理人員的檔案意識，強(qiáng)化他們對本質(zhì)工作的認(rèn)同感。通過思想培訓(xùn)能夠從思想上提升檔案人員對工作的重視程度。其次，加強(qiáng)對檔案管理人員的崗位技能培訓(xùn)。人事檔案管理的理論在不斷發(fā)展，其技能也在不斷進(jìn)步。對檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)技能的培訓(xùn)，能夠讓檔案管理人員掌握先進(jìn)專業(yè)知識，優(yōu)化檔案管理人員技能，進(jìn)而推進(jìn)干部認(rèn)識檔案的全面性、真實(shí)性和規(guī)范性。最后，高校要從檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)出發(fā)，提高檔案管理人員的保密意識。當(dāng)前因人事檔案管理人員而產(chǎn)生泄密的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。高校要加強(qiáng)對人事檔案人員職業(yè)素養(yǎng)的建設(shè)，讓他們認(rèn)識到保密是其職業(yè)素養(yǎng)的必然組成，從而提升他們的保密意識，實(shí)現(xiàn)干部人事檔案的優(yōu)化管理。加強(qiáng)檔案管理人員的綜合素質(zhì)建設(shè)是推進(jìn)高效干部人事檔案管理規(guī)范化的必然途徑。

總而言之，高校干部人事檔案的專項(xiàng)審核深度影響著高校對干部組織的綜合素質(zhì)，影響著高校的持續(xù)發(fā)展。高校要深刻地認(rèn)識到對高校干部人事檔案的專項(xiàng)審核的重要性，明確當(dāng)前干部人事檔案的專項(xiàng)審核中存在的問題，有針對性的提出問題的解決策略。高校要在干部人事檔案的專項(xiàng)審核中推進(jìn)干部人事檔案的管理優(yōu)化，保障高校干部組織的運(yùn)行。

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作者簡介：王雪妮（1988—），女，漢族，海南?？谌?，本科，海南醫(yī)學(xué)院，館員，研究方向?yàn)槿耸聶n案。