信息化背景下新時(shí)期辦公室檔案管理規(guī)范化研究

文/醫(yī)藥衛(wèi)生報(bào)社 胡陽陽

信息化背景下，只有在辦公室檔案管理的各個(gè)流程和細(xì)節(jié)融入信息化的技術(shù)方法，結(jié)合目前辦公室檔案管理工作中存在的問題，進(jìn)一步完善規(guī)范化的管理制度，充分發(fā)揮辦公室檔案管理工作的優(yōu)勢，才能保證單位各項(xiàng)工作的有效開展。

一、檔案管理概述

檔案管理指針對檔案實(shí)體以及檔案信息進(jìn)行管理，并利用檔案內(nèi)容完成各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的活動(dòng)。主要工作內(nèi)容包括檔案信息的收集、檔案整理、檔案信息的價(jià)值鑒定、檔案保管、檔案檢索統(tǒng)計(jì)等。檔案管理工作的特點(diǎn)主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，需要針對有價(jià)值的信息內(nèi)容進(jìn)行收集和保存。目前，辦公室檔案管理具有一定的復(fù)雜性，由于信息總量較多，在收集匯總的過程中需要重點(diǎn)保證各項(xiàng)資料信息的完整性，并將檔案內(nèi)容按照特定的分類進(jìn)行存儲(chǔ)，便于后續(xù)工作的使用。第二，在辦公室檔案管理工作中，文書檔案的比重較大，不僅需要完成檔案信息的收集，還需要進(jìn)行分類和承辦，必要時(shí)還會(huì)針對檔案內(nèi)容進(jìn)行鑒定和檢索。第三，辦公室檔案的種類較為豐富，包括會(huì)計(jì)、法律以及行政等多個(gè)方面，管理的形式多樣，可以使用視頻、錄音以及文字的方式進(jìn)行保存。目前，隨著信息數(shù)據(jù)的不斷增多，檔案管理工作的內(nèi)容復(fù)雜，工作量也較為龐大，為此，需要采取規(guī)范化的管理模式。

二、辦公室檔案管理規(guī)范化的重要意義

在辦公室檔案管理中應(yīng)用規(guī)范化的管理理念，開展規(guī)范化的管理模式，其重要意義主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

（一）提高單位管理水平。在經(jīng)營管理的過程中，辦公室檔案發(fā)揮著重要作用，檔案信息不僅需要針對單位業(yè)務(wù)活動(dòng)、人事變動(dòng)信息進(jìn)行詳細(xì)的記錄，還需要針對發(fā)展過程中的各種資料和活動(dòng)記錄進(jìn)行存儲(chǔ)。規(guī)范化的辦公室檔案管理模式，可以針對管理的流程和管理的內(nèi)容進(jìn)行優(yōu)化，在此基礎(chǔ)上提升單位的效益，尤其是在與其他企業(yè)或單位進(jìn)行合作的過程中，需要利用檔案信息內(nèi)容進(jìn)行溝通交流，確定合作的方向，保證自身的利益。因此，辦公室檔案管理的規(guī)范化，可以有效提升單位管理的水平，助力長遠(yuǎn)發(fā)展。

（二）豐富檔案管理方式。在新時(shí)期背景下，推動(dòng)辦公室檔案管理的信息化發(fā)展已經(jīng)成為主要趨勢。傳統(tǒng)的檔案管理以人工管理為主，在管理效率以及檔案信息的準(zhǔn)確性方面有所不足；利用現(xiàn)代化的技術(shù)手段可以有效提升辦公室檔案管理工作的效率，保證管理工作更具科學(xué)性和系統(tǒng)性。同時(shí)，利用信息化的管理平臺(tái)可以在檔案信息收集、存儲(chǔ)、管理中實(shí)現(xiàn)效率的提升，能夠有效減輕工作人員的管理壓力，保證管理質(zhì)量。

（三）滿足檔案管理的內(nèi)在需求。在傳統(tǒng)的管理思維之下，部分檔案管理工作內(nèi)容的實(shí)施難度較大，規(guī)范化的管理理念可以改變傳統(tǒng)的管理模式，幫助單位制定更加詳細(xì)、規(guī)范的管理制度流程，進(jìn)而滿足辦公室檔案管理工作的內(nèi)在需求。

三、辦公室檔案管理存在的問題

結(jié)合目前辦公室檔案管理工作開展的實(shí)際情況以及效果，筆者認(rèn)為還存在制度不完善、管理人員的專業(yè)程度不足、新技術(shù)的應(yīng)用不到位等問題。

（一）辦公室檔案管理制度還有待完善。管理制度是管理工作開展的重要基礎(chǔ)。目前，部分單位雖然制定了檔案管理措施，但是仍然存在諸多不足。一方面，辦公室檔案管理制度未能針對管理工作的各種職能進(jìn)行明確的劃分，導(dǎo)致管理工作全面性不足的同時(shí)，也會(huì)嚴(yán)重影響管理人員的工作態(tài)度，出現(xiàn)管理懈怠的問題；另一方面，由于缺少完善的管理制度，針對檔案信息的管理細(xì)節(jié)落實(shí)不到位，多數(shù)單位的辦公室檔案管理還停留在檔案信息收集、存儲(chǔ)、整理的層面，在深度分析和應(yīng)用方面有所不足。

（二）辦公室檔案管理工作缺少專業(yè)人員。管理人員是管理工作開展的主要執(zhí)行者，其管理能力以及職業(yè)素養(yǎng)直接關(guān)系到辦公室檔案管理的水平。目前，部分單位從事辦公室檔案管理工作的人員沒有相關(guān)專業(yè)背景，或是其他部門的兼職員，因此辦公室檔案管理工作的質(zhì)量無法得到有效保證。此外，管理人員在管理能力方面也存在不足，主要原因是管理人員未能樹立終身學(xué)習(xí)的意識(shí)，在實(shí)踐工作中對自身工作能力的提升重視程度不足，而單位以及管理部門也未能針對管理人員進(jìn)行專業(yè)化的培訓(xùn)，導(dǎo)致管理人員的專業(yè)水平未能得到有效提升，嚴(yán)重影響辦公室檔案管理工作的質(zhì)量。

（三）辦公室檔案管理工作缺少新技術(shù)。信息化的技術(shù)手段已經(jīng)成為辦公室檔案管理工作的主要趨勢。然而部分企業(yè)和單位受資金等方面的影響，導(dǎo)致針對信息化技術(shù)方面的投入有所不足，未能搭建科學(xué)有效的信息管理系統(tǒng)，辦公室檔案管理人員也未能有效掌握信息化管理模式的操作方式，嚴(yán)重影響了信息化技術(shù)的應(yīng)用效果。

四、新時(shí)期辦公室檔案管理策略

結(jié)合目前辦公室檔案管理中存在的問題，在新時(shí)期，需要采取信息化模式，將規(guī)范化的管理理念融入管理的各個(gè)方面，積極探索有效的辦公室檔案管理策略。

（一）建立健全管理制度。針對辦公室檔案管理工作制度，需要明確辦公室檔案管理工作的主要內(nèi)容，制定開展管理工作的基本流程。同時(shí)，還需要構(gòu)建管理工作監(jiān)管體系，保證辦公室檔案管理工作的有效落實(shí)。首先，辦公室檔案的內(nèi)容包括單位檔案信息的收集、整理、存儲(chǔ)、鑒定、統(tǒng)計(jì)以及應(yīng)用等，每個(gè)環(huán)節(jié)都需要制定詳細(xì)的工作流程，例如，辦公室檔案管理人員需要做好各類文件的收發(fā)、歸檔以及立卷等相關(guān)工作，針對需要?dú)w檔的文件進(jìn)行檢查核對，對于一些技術(shù)性的文件資料和營業(yè)執(zhí)照等需要進(jìn)行相關(guān)證件的收集，并針對辦公室檔案的借閱情況進(jìn)行詳細(xì)的記錄。其次，管理部門需要將辦公室的檔案管理流程同步給管理人員，要求管理人員必須依此開展相關(guān)工作。同時(shí)，還需要針對辦公室檔案管理人員的管理過程進(jìn)行定期檢查以及隨機(jī)抽查。監(jiān)督機(jī)制建立的主要目的是對辦公室檔案管理人員的工作行為進(jìn)行約束和督促，從而提升管理人員對該項(xiàng)工作的重視程度。最后，還需要針對辦公室檔案管理工作制定獎(jiǎng)懲制度。如果管理人員在管理制度的要求下高質(zhì)量完成了管理工作，可以適當(dāng)提升工作績效，激發(fā)管理人員工作的積極性；如果管理人員由于個(gè)人工作失誤，造成檔案信息數(shù)據(jù)的丟失和損壞，導(dǎo)致辦公室檔案管理工作質(zhì)量受到影響的，應(yīng)追究其責(zé)任。

（二）組建專職管理團(tuán)隊(duì)。為進(jìn)一步提升辦公室檔案管理工作的質(zhì)量，需要組建專業(yè)化的管理團(tuán)隊(duì)，進(jìn)而提升辦公室檔案管理水平。首先，單位的主要管理者需要明確辦公室檔案管理在單位管理發(fā)展中的重要意義，應(yīng)用規(guī)范化的管理理念，在單位內(nèi)部形成規(guī)范化管理的氛圍，可以定期組織管理人員進(jìn)行總結(jié)匯報(bào)，詳細(xì)分析目前辦公室檔案管理工作中存在的問題，集思廣益，制訂解決措施，實(shí)現(xiàn)辦公室檔案管理的規(guī)范化發(fā)展。其次，單位可以單獨(dú)成立辦公室檔案管理部門，統(tǒng)籌規(guī)劃所有的檔案管理工作，由單位內(nèi)部具有豐富辦公室檔案管理經(jīng)驗(yàn)的工作人員擔(dān)任部門管理者，同時(shí)加大優(yōu)秀人才的引進(jìn)力度，例如在招聘階段，可以針對應(yīng)聘人員的專業(yè)背景、工作經(jīng)驗(yàn)等信息提出明確的要求，采取筆試、面試相結(jié)合的方式對應(yīng)聘人員的專業(yè)能力進(jìn)行測試，可以在條件允許的情況下，適當(dāng)提升辦公室檔案管理人員的薪資待遇，以吸引更多的優(yōu)秀人才。最后，組織辦公室檔案管理人員針對管理工作進(jìn)行專業(yè)化的學(xué)習(xí)，全面提升管理人員的專業(yè)能力?？梢越Y(jié)合辦公室檔案管理崗位的實(shí)際需求設(shè)置專業(yè)化的課程，包括辦公室檔案管理專業(yè)知識(shí)、檔案管理的法律知識(shí)等，定期組織管理人員進(jìn)行學(xué)習(xí)，全面提升管理人員的專業(yè)水平。此外，還需要建立公平公正的職位上升渠道，從而激發(fā)管理人員對該項(xiàng)工作的熱情。

（三）融入現(xiàn)代化的技術(shù)手段。在應(yīng)用現(xiàn)代化管理技術(shù)的過程中，需要針對技術(shù)形式以及新時(shí)期的辦公室檔案管理要求進(jìn)行詳細(xì)的分析，適當(dāng)加大在信息技術(shù)應(yīng)用方面的投入力度，全面提升員工對信息化管理的認(rèn)知程度，要求辦公室檔案管理人員主動(dòng)學(xué)習(xí)并應(yīng)用信息技術(shù)，逐漸形成現(xiàn)代化的管理思想。同時(shí)，單位要積極引進(jìn)信息化管理設(shè)備，推動(dòng)辦公室檔案管理的信息化發(fā)展。辦公室檔案管理部門要組織員工學(xué)習(xí)信息技術(shù)知識(shí)，使其可以在管理中充分發(fā)揮信息化管理系統(tǒng)的優(yōu)勢，實(shí)現(xiàn)辦公室檔案管理工作的規(guī)范化，保證辦公室檔案的信息技術(shù)應(yīng)用工作順利開展。

在利用信息技術(shù)的過程中需要構(gòu)建科學(xué)的信息管理平臺(tái)。傳統(tǒng)的檔案管理模式在檔案信息的保存方面可能存在不足，而信息化的管理系統(tǒng)可以通過電子檔案的形式對內(nèi)容進(jìn)行存儲(chǔ)，有效保證了檔案信息的安全性和完整性。同時(shí)，信息化管理系統(tǒng)需要按照一定的標(biāo)準(zhǔn)操作，可以有效提升辦公室檔案管理的規(guī)范性。在實(shí)際管理過程中需要建立加工系統(tǒng)，對辦公室檔案信息進(jìn)行數(shù)字化的轉(zhuǎn)化，并按照單位管理的實(shí)際需求進(jìn)行分類保存，并且建立文件檔案的存儲(chǔ)系統(tǒng)，重點(diǎn)提升辦公室檔案的安全性，可以根據(jù)具體的檔案內(nèi)容設(shè)置不同的權(quán)限，避免出現(xiàn)信息泄露等問題。此外，為保證檔案信息內(nèi)容在應(yīng)用過程中更加便捷，可以設(shè)計(jì)檢索系統(tǒng)。

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案應(yīng)用的主要問題是檔案信息的內(nèi)容過多，信息整理、檢索以及保存等方面都需要耗費(fèi)大量的人力、物力，且準(zhǔn)確率不高。而利用信息技術(shù)可以針對辦公室檔案的搜索目錄進(jìn)行編制，根據(jù)辦公室檔案的分類情況，建立目錄數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)專題整理以及分類整理的自動(dòng)化操作。同時(shí)，信息化系統(tǒng)中的功能具有多樣性的特點(diǎn)，管理人員可以借助信息技術(shù)進(jìn)行檔案信息的登記工作，保證辦公室檔案的歸檔和使用都可以實(shí)現(xiàn)規(guī)范化。目前，部分單位已經(jīng)開始搭建信息化的管理體系，但是在應(yīng)用水平方面還需進(jìn)一步提升，在應(yīng)用新技術(shù)的過程中，不僅需要實(shí)現(xiàn)對辦公室檔案的科學(xué)、規(guī)范管理，對信息內(nèi)容進(jìn)行妥善的保存，還需要實(shí)現(xiàn)檔案信息內(nèi)容的實(shí)時(shí)共享，拓寬辦公室檔案的管理范圍，讓單位內(nèi)部可以按照訪問權(quán)限使用檔案信息。同時(shí)，還需要建立多樣化的反饋機(jī)制，使得辦公室檔案的應(yīng)用更加快捷、便利，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的辦公室檔案管理模式。例如，鄭州某單位在進(jìn)行檔案管理和公文管理的過程中，以致遠(yuǎn)OA系統(tǒng)為基礎(chǔ)，構(gòu)建了文檔管理中心。該文檔管理中心可以支持自定義的文檔庫，將檔案和文件內(nèi)容推送到集團(tuán)、單位以及個(gè)人的檔案中心，其中，公文檔案是主要的功能模塊，可以實(shí)現(xiàn)對檔案信息的存儲(chǔ)和歸檔，并由管理員進(jìn)行管理，普通用戶想要查看已經(jīng)歸檔的檔案需要通過管理員進(jìn)行借閱，同時(shí)設(shè)置了借閱期限、借閱權(quán)限、操作權(quán)限等屬性，極大地提升了檔案管理效率。

五、結(jié)語

綜上所述，辦公室檔案管理工作對企業(yè)單位的長遠(yuǎn)發(fā)展尤為重要，只有不斷提升辦公室檔案管理工作的規(guī)范性，才能真正發(fā)揮辦公室檔案信息的作用。辦公室要結(jié)合現(xiàn)階段檔案管理中存在的問題，明確問題產(chǎn)生的根本原因，在原有管理制度的基礎(chǔ)上進(jìn)行完善，使管理人員的管理工作有據(jù)可依；要組建專業(yè)化的辦公室檔案管理團(tuán)隊(duì)，全面提升辦公室檔案管理人員的管理水平，保證管理工作的有效開展；還需要加強(qiáng)信息技術(shù)的應(yīng)用，全面提升管理工作的規(guī)范性。