探討企業(yè)財(cái)務(wù)原始憑證無(wú)紙化率的提升舉措

■許馨內(nèi) 華北電力大學(xué)

一、引言

隨著數(shù)字經(jīng)濟(jì)的蓬勃發(fā)展，傳統(tǒng)財(cái)務(wù)報(bào)賬模式向智能報(bào)賬的轉(zhuǎn)變勢(shì)在必行。2015年底，國(guó)家稅務(wù)總局啟動(dòng)增值稅電子普通發(fā)票試點(diǎn)，2017年財(cái)政部啟動(dòng)財(cái)政電子票據(jù)試點(diǎn)，各行各業(yè)開(kāi)始了財(cái)會(huì)憑證電子化試點(diǎn)的推進(jìn)。2020年初，財(cái)政部、國(guó)家檔案局發(fā)布《財(cái)政部國(guó)家檔案局關(guān)于規(guī)范電子會(huì)計(jì)憑證報(bào)銷(xiāo)入賬歸檔的通知》（財(cái)會(huì)〔2020〕6號(hào)）的發(fā)布，標(biāo)志著財(cái)會(huì)電子憑證的應(yīng)用進(jìn)入新階段，無(wú)紙化報(bào)賬模式將成為今后發(fā)展的主流。無(wú)紙化報(bào)賬模式既能降低企業(yè)成本，又能減輕報(bào)賬人員工作量，提高報(bào)賬效率，得到A企業(yè)的大力推進(jìn)。本文結(jié)合A企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)賬情況，分析了影響A企業(yè)報(bào)賬無(wú)紙化率（電子附件形式的原始憑證占所有原始憑證的比率）的相關(guān)因素，并提出了提升措施，積極推進(jìn)A企業(yè)財(cái)務(wù)原始憑證無(wú)紙化，促進(jìn)財(cái)務(wù)核算轉(zhuǎn)型升級(jí)。

1.現(xiàn)狀

A企業(yè)是一家老牌國(guó)有企業(yè)，它比較早開(kāi)始企業(yè)信息化系統(tǒng)建設(shè)，目前具有較完善的ERP系統(tǒng)，其中財(cái)務(wù)管理信息化系統(tǒng)也得到廣泛的應(yīng)用。A企業(yè)在無(wú)紙化報(bào)賬方面也嘗試了多年，為了解現(xiàn)狀，本文統(tǒng)計(jì)了2020年的數(shù)據(jù)，對(duì)原始憑證按紙質(zhì)和無(wú)紙化形態(tài)進(jìn)行歸類(lèi)分析，相關(guān)數(shù)據(jù)見(jiàn)圖1。從數(shù)據(jù)中可以看出，A公司原始憑證無(wú)紙化率為31.41%，紙質(zhì)附件占比較高（超過(guò)2/3），與無(wú)紙化報(bào)賬發(fā)展趨勢(shì)不相匹配，為此，A公司迫切需采取有效措施，進(jìn)一步提升原始憑證無(wú)紙化率，促進(jìn)降本增效，提高報(bào)賬效率。

圖1 紙質(zhì)和無(wú)紙化原始憑證分布情況

2.現(xiàn)狀調(diào)查與分析

統(tǒng)計(jì)了A公司2020年全省各地市財(cái)務(wù)原始憑證，分析無(wú)紙化率見(jiàn)圖2。

圖2 2020年全省各地市財(cái)務(wù)原始憑證無(wú)紙化率

圖3 影響無(wú)紙化率的要因分析思維圖

從圖2可見(jiàn)，各地市的無(wú)紙化率沒(méi)有明顯差異，總體波動(dòng)不大，因此，區(qū)域不是影響財(cái)務(wù)原始憑證無(wú)紙化率的主要因素。

利用同樣的統(tǒng)計(jì)方法，從業(yè)務(wù)類(lèi)型（收入類(lèi)、成本類(lèi)、工程資產(chǎn)類(lèi)、其他類(lèi)）、憑證類(lèi)型（發(fā)票、結(jié)算單、付款通知書(shū)、合同、其他）等因素進(jìn)行分析，發(fā)現(xiàn)“成本類(lèi)”財(cái)務(wù)原始憑證的紙質(zhì)附件中“發(fā)票”和“結(jié)算單”單量占比為83.89%，占比重大，所以，“發(fā)票”和“結(jié)算單”紙質(zhì)附件占比高是影響財(cái)務(wù)原始憑證無(wú)紙化率的主要因素。

3.原因分析

結(jié)合財(cái)務(wù)人員的經(jīng)驗(yàn)，通過(guò)對(duì)“發(fā)票”和“結(jié)算單”紙質(zhì)附件占比高的直接原因進(jìn)行逐層分析，找到影響財(cái)務(wù)原始憑證無(wú)紙化率的6個(gè)末端原因：

（1） 電子專(zhuān)票未普遍推廣

近期，稅務(wù)部門(mén)才對(duì)新的納稅人實(shí)行專(zhuān)票電子化，對(duì)占比最多的存量納稅人還未普遍推廣電子專(zhuān)票，因而影響到涉及專(zhuān)票部分的憑證無(wú)紙化化率。

（2） OFD版電子普票系統(tǒng)驗(yàn)證失敗率高

新版OFD版電子普票與通常的電子普票存在差異，即票面上不存在發(fā)票章，系統(tǒng)驗(yàn)證時(shí)需對(duì)相應(yīng)加密信息進(jìn)行識(shí)別處理，系統(tǒng)如果無(wú)法正常驗(yàn)證，將可能把OFD版電子普票識(shí)別為假發(fā)票。

（3） 業(yè)務(wù)系統(tǒng)無(wú)法與財(cái)管系統(tǒng)連通

目前還有很多業(yè)務(wù)系統(tǒng)無(wú)法與財(cái)管系統(tǒng)連通，造成原始憑證無(wú)法傳遞到財(cái)管系統(tǒng)。

（4） 部分經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)未開(kāi)發(fā)結(jié)構(gòu)化表單

結(jié)構(gòu)化表單是直接集成設(shè)置在財(cái)管報(bào)賬單里的結(jié)算單信息，結(jié)算單如果采用結(jié)構(gòu)化表單形式則直接實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙化。目前A企業(yè)有11個(gè)經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)采用了結(jié)構(gòu)化表單，但還有五六十個(gè)經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)未采用結(jié)構(gòu)化表單。

（5） 部分經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)還未實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)化

會(huì)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)化需對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生簽訂合同，到取得相關(guān)報(bào)賬憑據(jù)，發(fā)起報(bào)賬流程，至完成資金支付的整個(gè)流程，明確合同要求、票據(jù)規(guī)范、發(fā)票要求報(bào)賬填寫(xiě)規(guī)范、員工墊付要求、卡片攤銷(xiāo)要求、往來(lái)清賬要求、關(guān)聯(lián)交易財(cái)務(wù)信息報(bào)賬要求及報(bào)賬各環(huán)節(jié)審核要點(diǎn)、審核標(biāo)準(zhǔn)、審核界面進(jìn)行職責(zé)劃分。未實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)化的經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)，其結(jié)算單無(wú)法統(tǒng)一固化樣式，還需以紙質(zhì)附件進(jìn)行報(bào)銷(xiāo)。

（6） 業(yè)務(wù)培訓(xùn)宣貫不到位

由于對(duì)業(yè)務(wù)部門(mén)人員的培訓(xùn)宣貫不到位，一是導(dǎo)致報(bào)賬人發(fā)票知識(shí)不足，未去獲取電子發(fā)票；二是導(dǎo)致報(bào)賬人不熟悉系統(tǒng)，未使用結(jié)構(gòu)化表單進(jìn)行報(bào)賬。

二、提升舉措探討

針對(duì)上述主要因素，個(gè)別屬于企業(yè)外部因素，如專(zhuān)票的推廣，只能等待主管部門(mén)的推進(jìn)，在此不做探討。其他屬于企業(yè)內(nèi)部因素則可以盡量提升，其中業(yè)務(wù)系統(tǒng)與財(cái)管系統(tǒng)連通對(duì)接問(wèn)題則需要技術(shù)支撐，不少文章有過(guò)闡述，在此也不詳細(xì)說(shuō)明。

1.研究開(kāi)發(fā)結(jié)構(gòu)化表單

（1） 梳理適宜改造的經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)

綜合考慮業(yè)務(wù)特點(diǎn)、業(yè)務(wù)量、難度等進(jìn)行，篩選出可以開(kāi)發(fā)結(jié)構(gòu)化表單的經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)，結(jié)合企業(yè)本身需要，統(tǒng)籌上下級(jí)部門(mén)以及外部業(yè)務(wù)合作部門(mén)的各種因素，提煉和規(guī)范結(jié)構(gòu)化模板。

（2） 系統(tǒng)開(kāi)發(fā)及發(fā)版上線

梳理完待開(kāi)發(fā)結(jié)構(gòu)化表單的經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)后，就把相關(guān)IT固化的工作提交IT部門(mén)開(kāi)發(fā)，經(jīng)過(guò)系統(tǒng)改造、聯(lián)調(diào)、測(cè)試，新增的結(jié)構(gòu)化表單正式發(fā)版上線。

2.優(yōu)化財(cái)管系統(tǒng)的OFD版普票驗(yàn)證功能

設(shè)計(jì)系統(tǒng)驗(yàn)證規(guī)則：（1） 財(cái)管報(bào)賬系統(tǒng)中當(dāng)票據(jù)類(lèi)型選擇【增值稅電子普管發(fā)票】時(shí)，新增上傳和識(shí)別OFD版文件的功能，確保OFD版和PDF版文件的增值稅電子普通都可以上傳識(shí)別。

（2） OCR系統(tǒng)增加識(shí)別OFD版增值稅電子普通發(fā)票無(wú)發(fā)票專(zhuān)用章的功能。OFD版增值稅電子普通發(fā)票與老版的電子發(fā)票區(qū)別點(diǎn)為：發(fā)票內(nèi)容欄次的名稱。OFD版電子發(fā)票的發(fā)票內(nèi)容欄次名稱為【項(xiàng)目名稱】，老版電子發(fā)票的發(fā)票內(nèi)容欄次名稱為【貨物或應(yīng)稅勞務(wù)、服務(wù)名稱】。系統(tǒng)增加OCR可識(shí)別的票樣，當(dāng)使用OFD版電子發(fā)票時(shí)，發(fā)票票面沒(méi)有發(fā)票專(zhuān)用章，是否有章顯示為【OFD】，稽核結(jié)果為【一致】。

（3） 非OFD格式新版電子發(fā)票攔截

當(dāng)主單票據(jù)類(lèi)型為增值稅電子發(fā)票，系統(tǒng)在報(bào)賬人在保存報(bào)賬單時(shí)校驗(yàn)發(fā)票格式及是否有章，若格式為PDF且是否有章為“有章”或格式為OFD且是否有章為“無(wú)章”時(shí)，允許提交。若格式為PDF，且是否有章為“無(wú)章時(shí)”，則不允許提交，并提示“請(qǐng)檢查文件格式，并上傳PDF或OFD格式文件”。

3.推進(jìn)經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)會(huì)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)化

會(huì)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)化是一個(gè)大課題，不同的維度有不同的內(nèi)涵。在積累了一定的財(cái)務(wù)信息化建設(shè)后，會(huì)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)化的主要關(guān)注點(diǎn)在主要數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化、流程標(biāo)準(zhǔn)化、會(huì)計(jì)核算標(biāo)準(zhǔn)化、績(jī)效評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)化等方面。會(huì)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)化工作成效主要處理建立統(tǒng)一的核算規(guī)范、稽核規(guī)則、附件要求、系統(tǒng)配置等。本文側(cè)重對(duì)會(huì)計(jì)分錄、附件要求等進(jìn)行梳理。

（1） 完善通用規(guī)則

明確經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)主要業(yè)務(wù)場(chǎng)景與會(huì)計(jì)分錄、附件要求的對(duì)應(yīng)表：

表1 會(huì)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)化通用規(guī)則表（范例）

（2） 規(guī)范明細(xì)經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)用途、經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)編碼等

規(guī)范相關(guān)明細(xì)經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)用途及對(duì)應(yīng)編碼等，具體如下：

表2 會(huì)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)化經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)規(guī)則表（范例）

4.加強(qiáng)培訓(xùn)

強(qiáng)化業(yè)務(wù)和系統(tǒng)操作的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，讓業(yè)務(wù)人員、報(bào)賬人員、財(cái)會(huì)人員、IT支撐人員掌握相關(guān)關(guān)鍵點(diǎn)、重難點(diǎn)。一是組織業(yè)務(wù)骨干對(duì)無(wú)紙化報(bào)賬操作中的常見(jiàn)問(wèn)題和風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)等問(wèn)題進(jìn)行了整理，制作成指導(dǎo)模板。二是強(qiáng)化業(yè)務(wù)培訓(xùn)與宣貫。可以通過(guò)集中學(xué)習(xí)、線上學(xué)習(xí)等多種方式進(jìn)行培訓(xùn)和宣貫。三是建立問(wèn)題溝通渠道。除了傳統(tǒng)渠道外，可以利用微信、遠(yuǎn)程輔助等手段建立溝通和支撐通道，為一線報(bào)賬人員及時(shí)解決問(wèn)題。四是適當(dāng)增加績(jī)效引導(dǎo)。通過(guò)績(jī)效或獎(jiǎng)勵(lì)等方式引導(dǎo)各節(jié)點(diǎn)人員重視無(wú)紙化報(bào)賬工作。

三、加強(qiáng)財(cái)務(wù)原始憑證無(wú)紙化率提升質(zhì)量的有效途徑

1.進(jìn)一步推廣影像掃描

為了保證財(cái)務(wù)原始憑證無(wú)紙化率的提升質(zhì)量，財(cái)務(wù)部門(mén)可有效運(yùn)用影像掃描技術(shù)完成原始憑證電子化工作。在調(diào)查中發(fā)現(xiàn)當(dāng)前紙質(zhì)原始憑證包含了打印機(jī)直接打印輸出和人工手寫(xiě)兩種形式。就打印機(jī)打印的原始憑證而言，可利用掃描技術(shù)對(duì)原始憑證進(jìn)行掃描，結(jié)合計(jì)算機(jī)設(shè)備的計(jì)算審核功能將其儲(chǔ)存至電子介質(zhì)中，由此實(shí)現(xiàn)原始憑證無(wú)紙化率的提升。對(duì)于人工手寫(xiě)的原始憑證，考慮到書(shū)寫(xiě)筆跡的差異性特點(diǎn)，可采取攝像的方式將原始憑證逐一拍攝并存儲(chǔ)至專(zhuān)用文檔中。財(cái)務(wù)人員應(yīng)盡快將原始憑證的相關(guān)內(nèi)容直接錄入并存儲(chǔ)至電腦或電子介質(zhì)中，由此提高原始憑證自動(dòng)生成效率，為財(cái)務(wù)人員開(kāi)展具體工作提供便捷。

2.靈活運(yùn)用OCR識(shí)別技術(shù)

得益于我國(guó)科技水平的不斷提升，想要加快財(cái)務(wù)原始憑證無(wú)紙化率的提升進(jìn)度，可靈活運(yùn)用OCR識(shí)別技術(shù)對(duì)拍攝、掃描后的財(cái)務(wù)原始憑證進(jìn)行有效處理，并以此生成相應(yīng)圖像，開(kāi)展電子化識(shí)別工作，進(jìn)而獲取相應(yīng)版面或文字信息。在對(duì)財(cái)務(wù)增值稅發(fā)票實(shí)施OCR識(shí)別技術(shù)時(shí)，可對(duì)其進(jìn)行自動(dòng)掃描并識(shí)別發(fā)票數(shù)據(jù)；并且，OCR識(shí)別技術(shù)還適用于人工手寫(xiě)的原始憑證，其可精準(zhǔn)識(shí)別不同字體、筆跡，在進(jìn)行細(xì)致掃描后可自動(dòng)提取有用的數(shù)據(jù)信息，保證財(cái)務(wù)原始憑證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。科學(xué)合理地選用OCR技術(shù)可在保證原始憑證錄入效率的基礎(chǔ)上強(qiáng)化財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的時(shí)效性，有利于提升財(cái)務(wù)資金支付的可靠性和安全性，為財(cái)務(wù)部門(mén)合理開(kāi)發(fā)有用數(shù)據(jù)或信息提供有力支持。

3.合理采用移動(dòng)終端自動(dòng)錄入技術(shù)

移動(dòng)終端的自動(dòng)錄入是提升財(cái)務(wù)原始憑證無(wú)紙化率、加強(qiáng)原始憑證電子化管控的有效手段，通過(guò)規(guī)范化應(yīng)用可實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)原始憑證的信息化管理。在具體應(yīng)用過(guò)程中，移動(dòng)終端的自動(dòng)錄入系統(tǒng)可傳達(dá)自動(dòng)觸發(fā)掃描指令，然后可對(duì)財(cái)務(wù)原始憑證進(jìn)行自動(dòng)化掃描，待獲取并識(shí)別相關(guān)數(shù)據(jù)信息后可自動(dòng)傳輸至相應(yīng)文件或電力介質(zhì)中，由此達(dá)到原始憑證無(wú)紙化率的轉(zhuǎn)變。如若財(cái)務(wù)人員外出辦公，只要登錄企業(yè)管理系統(tǒng)便可在相關(guān)界面完成單據(jù)填寫(xiě)工作，而后便可通過(guò)移動(dòng)終端App完成影響掃描工作，由此便可對(duì)原始憑證予以精準(zhǔn)識(shí)別。

四、結(jié)語(yǔ)

本文所探討的提升舉措得到A企業(yè)的采納，經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的努力，A企業(yè)的報(bào)賬原始憑證無(wú)紙化率提升了將近10個(gè)百分點(diǎn)。不同企業(yè)在報(bào)賬無(wú)紙化推進(jìn)過(guò)程中都會(huì)碰到各種各樣的問(wèn)題，不同的企業(yè)有不同的處理方式，但目標(biāo)都是一致的，必須加快提升報(bào)賬無(wú)紙化率，為企業(yè)的報(bào)賬效率以及財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型奠定基礎(chǔ)。