智慧政務(wù)背景下綜合檔案信息化管理體系建設(shè)探究

摘 要：隨著社會進(jìn)入大數(shù)據(jù)時代，智慧政務(wù)的不斷推廣，使得信息多“跑路”、群眾少“跑腿”，大大提高服務(wù)效率，“以民為本”的思想理念不斷根深蒂固。在此背景下，綜合檔案的信息化管理也應(yīng)結(jié)合智慧政務(wù)服務(wù)需求，搶抓機(jī)遇、借勢發(fā)展，促進(jìn)檔案管理思想與時俱進(jìn)，推動管理模式轉(zhuǎn)型升級，真正發(fā)揮檔案資源為廣大群眾提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的功能。本文從智慧政務(wù)背景下綜合檔案信息化管理體系的意義、存在問題和未來發(fā)展方向進(jìn)行研討，綜合分析當(dāng)前檔案事業(yè)發(fā)展的路徑，為相關(guān)部門單位解決問題、快速發(fā)展提供參考。

關(guān)鍵詞：智慧政務(wù)；綜合檔案；信息化管理

前言

在“十三五”時期，政府工作報告中首次提出“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”的概念，各地區(qū)根據(jù)自身實際情況及發(fā)展優(yōu)勢，相繼開展智慧政務(wù)建設(shè)工作。目前，在長三角、珠三角、環(huán)渤海區(qū)域普遍實現(xiàn)了政務(wù)服務(wù)智慧化，欠發(fā)達(dá)地區(qū)也緊隨其后、快速發(fā)展。在此背景下，檔案事業(yè)同樣發(fā)生了翻天覆地的變化，尤其在政務(wù)服務(wù)綜合檔案管理領(lǐng)域，逐漸由紙質(zhì)化管理轉(zhuǎn)變成電子化管理，整體上正向智慧化管理方向快速邁進(jìn)，給綜合檔案工作注入了新的活力。但是，也帶來一系列問題與挑戰(zhàn)，如何在智慧政務(wù)背景下實現(xiàn)檔案事業(yè)科學(xué)化、合理化轉(zhuǎn)型升級，是當(dāng)前檔案部門需要重點研究的課題。

1 智慧政務(wù)背景下綜合檔案信息化管理體系的意義

1.1 提升工作效率

在信息化時代，傳統(tǒng)綜合檔案管理模式與高標(biāo)準(zhǔn)、快節(jié)奏的信息化工作環(huán)境相比顯得滯后。在智慧政務(wù)背景下，綜合檔案管理與互聯(lián)網(wǎng)、云計算、大數(shù)據(jù)等技術(shù)融合，系統(tǒng)平臺可通過將數(shù)據(jù)庫龐大的綜合檔案信息進(jìn)行加工、分類、提取、分析，將檔案化作應(yīng)用表格、統(tǒng)計圖形，讓管理者能夠直觀地看到工作側(cè)重點，及時轉(zhuǎn)變工作思想、充實工作檔案、完善工作細(xì)節(jié)、創(chuàng)新研究方式、優(yōu)化資源配置，深度利用綜合檔案數(shù)據(jù)價值，實現(xiàn)檔案為黨和政府以及社會群眾提供有益參考[1]。

1.2 推進(jìn)資源共享

在傳統(tǒng)的管理模式下，綜合檔案大多被鎖在庫房里，檔案管理部門僅僅是被動向外界提供查詢利用服務(wù)，對于跨部門、跨系統(tǒng)、跨人群的綜合性、一體化、整合式應(yīng)用較少，信息共享和業(yè)務(wù)協(xié)同水平較低。在智慧政務(wù)平臺下，各部門單位打破“信息藩籬”，由重復(fù)、煩瑣、分散的“各自為政”轉(zhuǎn)向高效、簡潔、集約的“整合共享”，實現(xiàn)綜合檔案資源最優(yōu)利用，更多檔案利用申報材料“免提交”“跨域辦”，顯著提升政務(wù)服務(wù)效能，最大限度地讓群眾少跑腿。

1.3 深化“放管服”改革

過去的政務(wù)服務(wù)環(huán)境，群眾辦事手續(xù)多、流程長、多次跑、分頭跑，辦事效率低下、服務(wù)水平滯后。在智慧政務(wù)平臺的技術(shù)支撐下，社會群眾可通過手機(jī)APP、網(wǎng)站、微信公眾平臺等方式向綜合檔案管理部門提交訴求，并可快速得到工作人員的回復(fù)和反饋，為群眾提供更精準(zhǔn)、更快捷、更高效的服務(wù)，破解群眾辦事“多頭跑、跑遠(yuǎn)路”難題，不斷增強(qiáng)群眾對檔案的獲得感和滿意度。與此同時，社會群眾可多渠道對檔案部門服務(wù)水平進(jìn)行全流程監(jiān)督評價，拉近了群眾與檔案的距離，過去綜合檔案的管理型模式逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)榉?wù)型模式，真正凸顯“以民為本”[2]。

2 智慧政務(wù)背景下綜合檔案信息化管理體系存在問題

2.1 管理體系不完整

目前，部分檔案管理部門，尤其在基層，沒有形成科學(xué)合理、高效完善的管理體系，重點表現(xiàn)在以下幾個方面。一是思想重視不夠。在過去，檔案受社會各界的關(guān)注程度較低，從普通干部到高層領(lǐng)導(dǎo)，都認(rèn)為檔案管理是一項最為基礎(chǔ)、最為簡單的工作，導(dǎo)致了單位內(nèi)形成了一種“自頂向下”的輕視檔案管理工作的思想。二是管理軟件系統(tǒng)不規(guī)范。在智慧政務(wù)的背景下，部分單位僅僅是重視對軟硬件設(shè)施的引進(jìn)和發(fā)展，忽略了整體系統(tǒng)資源標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化建設(shè)，在行業(yè)內(nèi)缺少統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)規(guī)范。這就造成很多落后地區(qū)單位雖然扎實開展了信息化建設(shè)，但系統(tǒng)平臺無法借助和發(fā)揮智慧政務(wù)的優(yōu)勢，實際應(yīng)用水平和為人民提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)方面與先進(jìn)地區(qū)仍存在較大差距。

2.2 專業(yè)人員隊伍不專業(yè)

部分檔案部門忽視對現(xiàn)有工作人員開展綜合檔案業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，導(dǎo)致有關(guān)人員缺乏對歸檔材料準(zhǔn)確性、真實性的進(jìn)一步確認(rèn)，進(jìn)而造成檔案管理工作水平的滯后。在大多數(shù)綜合檔案管理部門，從業(yè)人員年齡較大、文化水平較低、工作變動較大，受傳統(tǒng)管理模式影響較深，其學(xué)習(xí)能力以及吸收知識能力跟不上時代的步伐，導(dǎo)致檔案管理工作的嚴(yán)重滯后，客觀上也拖慢了單位內(nèi)其他工作的進(jìn)度。

2.3 安全防范不科學(xué)

雖然檔案管理進(jìn)入數(shù)字化時代，但是由于各方面因素，使得整體智慧政務(wù)平臺的安全形勢不容樂觀。一是系統(tǒng)漏洞、內(nèi)部攻擊、信息泄露等大量的網(wǎng)絡(luò)安全問題嚴(yán)重制約了綜合檔案數(shù)據(jù)的管理水平的提升。在系統(tǒng)平臺建設(shè)初期，大多是委托外包公司全權(quán)負(fù)責(zé)，缺少自主核心技術(shù)的研發(fā)，對于信息保全、數(shù)據(jù)防護(hù)等工作缺少必要的手段，平臺的安全性得不到有效保障。二是對大量數(shù)據(jù)的安全存儲不到位。電子數(shù)據(jù)的載體壽命短、易破壞，目前部分單位沒有對數(shù)據(jù)庫內(nèi)的電子檔案資源進(jìn)行異地備份、異質(zhì)備份，增大了由于自然災(zāi)害、人為損害等因素造成數(shù)據(jù)丟失、損壞的風(fēng)險。

2.4 共享監(jiān)管不到位

對于數(shù)據(jù)使用的監(jiān)管直接影響到單位整體的發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案監(jiān)管方式逐漸被信息化數(shù)據(jù)監(jiān)管方式所取代。目前看，檔案專業(yè)人員大多對共享數(shù)據(jù)監(jiān)管不重視，利用系統(tǒng)對數(shù)據(jù)共享的監(jiān)管手段不足，導(dǎo)致什么信息都可以利用、什么數(shù)據(jù)都可以查看，極易造成關(guān)鍵數(shù)據(jù)泄露，造成難以預(yù)估的影響，嚴(yán)重制約了共建共享水平的提升。在此前提下，各部門數(shù)據(jù)共享意愿不夠強(qiáng)烈，出于對數(shù)據(jù)安全管理的慣性思維、對共享后果的“未知恐懼”和部門整體利益的考慮，不愿主動進(jìn)行數(shù)據(jù)分享。即使強(qiáng)制性共享，也對核心數(shù)據(jù)、利用價值高的數(shù)據(jù)加以封閉，在實際政務(wù)服務(wù)中檔案數(shù)據(jù)資源規(guī)模小、質(zhì)量差、利用率低，甚至出現(xiàn)錯誤，導(dǎo)致部門單位和人民群眾無法獲取準(zhǔn)確的綜合檔案信息，智慧政務(wù)也失去了其高效為民服務(wù)的意義。

3 智慧政務(wù)背景下綜合檔案信息化管理體系未來發(fā)展路徑

3.1 持續(xù)優(yōu)化檔案管理體系

由于綜合檔案領(lǐng)導(dǎo)者和實際從業(yè)人員大多長時間在傳統(tǒng)模式下對檔案進(jìn)行實體紙質(zhì)管理，難以在思想觀念上、制度體系上完全匹配新時期信息化管理模式，需要進(jìn)行持續(xù)優(yōu)化[3]。一是思想上順應(yīng)時代發(fā)展。充分認(rèn)可信息化技術(shù)，正確對待綜合檔案管理新模式、新理念，領(lǐng)導(dǎo)者要發(fā)揮正確的價值導(dǎo)向，用發(fā)展的眼光進(jìn)行信息資源建設(shè)、檔案信息服務(wù)優(yōu)化、檔案管理技術(shù)創(chuàng)新等，從上至下對檔案管理流程進(jìn)行優(yōu)化完善。二是要更新傳統(tǒng)管理檔案的理念。創(chuàng)新檔案管理思維，提高檔案知識層次，找出檔案管理中與大數(shù)據(jù)檔案管理過程中不符的問題，充分利用新時代科技發(fā)展的資源和力量，并將大數(shù)據(jù)、云計算、數(shù)據(jù)挖掘等技術(shù)應(yīng)用于綜合檔案管理，努力實現(xiàn)新時代綜合檔案智慧化新型服務(wù)[4]。三是要建立健全智慧政務(wù)綜合檔案信息化管理制度。借助智慧平臺構(gòu)建適合自身發(fā)展的檔案管理規(guī)章和檔案信息化管理工作的監(jiān)督和績效化評價制度，逐步形成智慧化、信息化、數(shù)據(jù)化的綜合電子檔案收集、管理、利用工作機(jī)制，從而保證檔案管理規(guī)范化建設(shè)的順利進(jìn)行。四是加大經(jīng)費投入。完善檔案信息資源管理設(shè)備，加快推進(jìn)智慧政務(wù)平臺綜合檔案資源建設(shè)，及時更新機(jī)房網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、服務(wù)器、存儲設(shè)備、安全設(shè)備、檔案數(shù)字化加工設(shè)備。對于綜合檔案管理軟件要不斷優(yōu)化功能，提升安全防護(hù)水平，最大程度限制外來病毒對內(nèi)部檔案信息的侵襲。

3.2 加強(qiáng)加快干部隊伍培養(yǎng)

人才是第一生產(chǎn)力。在智慧政務(wù)背景下，干部隊伍水平高低決定著未來檔案事業(yè)的發(fā)展速度，作為綜合檔案管理部門，要將培養(yǎng)選拔優(yōu)秀年輕干部作為加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)班子和干部隊伍建設(shè)的一項基礎(chǔ)性工程去執(zhí)行，建設(shè)一支符合新時期好干部標(biāo)準(zhǔn)、忠誠干凈擔(dān)當(dāng)、數(shù)量充足、充滿活力的高素質(zhì)專業(yè)化年輕干部隊伍。一要推動干部隊伍年輕化。領(lǐng)導(dǎo)者要積極對接有關(guān)部門，申請政策支持和人員職數(shù)指標(biāo)，給予政策傾斜，引導(dǎo)人才流動，切實利用政策優(yōu)勢、福利待遇幫助人才落戶，促使他們用先進(jìn)的理念和科學(xué)知識為綜合檔案管理工作注入新鮮血液，讓檔案事業(yè)煥發(fā)生機(jī)，以此推動單位的綜合檔案管理工作的順利開展。二是加強(qiáng)在崗人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)。檔案管理部門要定期開展培訓(xùn)活動，多角度、多途徑鼓勵干部職工“走出去、請進(jìn)來”，可輪流帶領(lǐng)干部職工有針對性地前往先進(jìn)地區(qū)學(xué)習(xí)工作經(jīng)驗，在實踐中去不斷提高理論知識和業(yè)務(wù)能力，增強(qiáng)戰(zhàn)略思維、提高統(tǒng)籌謀劃能力、強(qiáng)化綜合施策才干。同時也可根據(jù)不同領(lǐng)域、不同時期、不同的工作重點，靈活運用專題講座、學(xué)習(xí)研討、宣講團(tuán)等形式，邀請不同領(lǐng)域的專家、學(xué)者開展不同主題授課，不僅要全面提升干部職工的個人素養(yǎng)和工作技能，還要豐富他們的精神文化生活，推動全面了解當(dāng)下上級政策精神、整體發(fā)展情況、存在問題和解決方案，培養(yǎng)干部的宏觀意識和大局意識。

3.3 建立健全安全防范機(jī)制

保障綜合檔案數(shù)據(jù)的安全是各單位部門的首要關(guān)鍵任務(wù)。在走向信息化、智慧化發(fā)展道路過程中，建立一套科學(xué)有效的信息數(shù)據(jù)安全保障措施十分必要。一是要明確安全機(jī)構(gòu)。成立檔案館網(wǎng)絡(luò)與信息安全工作領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)綜合檔案管理部門網(wǎng)絡(luò)與信息安全統(tǒng)籌規(guī)劃和組織協(xié)調(diào)工作，組織領(lǐng)導(dǎo)網(wǎng)絡(luò)與信息安全應(yīng)急管理工作，制定應(yīng)急處置預(yù)案、決定突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案的啟動和突發(fā)事件處置工作，明確人員職責(zé)，壓實工作責(zé)任。二是落實網(wǎng)絡(luò)安全責(zé)任制。建立健全綜合檔案安全管理制度，開展對重大的信息安全工作制度和技術(shù)操作策略的審查工作，對物理安全、人員安全、訪問安全、存儲安全等方面作出明確規(guī)定，在檔案的收集管理、存儲利用等流程提供全方位制度保障，保證計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中的硬件、軟件系統(tǒng)連續(xù)可靠正常地運行，網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)不中斷，系統(tǒng)中存儲、傳輸?shù)男畔⑹艿接行ПＷo(hù)，不受偶然的或者惡意的攻擊而遭到破壞、更改、泄露，有效遏制風(fēng)險的發(fā)生。三要制定綜合檔案信息系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全應(yīng)急策略及應(yīng)急預(yù)案。定期組織對信息安全應(yīng)急策略和應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行測試和演練活動，管理人員要強(qiáng)化責(zé)任意識，加強(qiáng)對各類網(wǎng)絡(luò)與信息安全事件和相關(guān)信息的收集、分析判斷和持續(xù)監(jiān)測，做到早發(fā)現(xiàn)、早報告、早處置。四要落實國家檔案局“實施重要檔案數(shù)據(jù)異地備份制度”要求，實現(xiàn)多地域異地備份、多種類異質(zhì)備份，切實提高防災(zāi)減災(zāi)能力，充分保障綜合檔案數(shù)據(jù)完整安全[5]。

3.4 扎實推進(jìn)信息共建共享

各地區(qū)綜合檔案管理部門要深入學(xué)習(xí)貫徹習(xí)近平總書記對檔案工作提出的“四個好”和“兩個服務(wù)”的批示精神，守正創(chuàng)新、真抓實干，充分發(fā)揮智慧政務(wù)環(huán)境優(yōu)勢，持續(xù)提升檔案信息共享服務(wù)能力，不斷增強(qiáng)群眾在檔案領(lǐng)域的獲得感和滿意度。一是要創(chuàng)新構(gòu)架建設(shè)，優(yōu)化系統(tǒng)功能。在系統(tǒng)建設(shè)過程中，要與外包公司緊密聯(lián)系，要求系統(tǒng)要與已建成的智慧政務(wù)平臺相結(jié)合，切忌由于底層構(gòu)架差異造成“信息孤島”問題的產(chǎn)生，同時要注重共建共享功能的建設(shè)，推動綜合檔案資源共建簡單化、利用便捷化、監(jiān)測標(biāo)準(zhǔn)化、共享安全化。二是進(jìn)一步擴(kuò)大開放共享。在行業(yè)內(nèi)外實現(xiàn)與各層級部門聯(lián)合建設(shè)“一網(wǎng)通辦”服務(wù)平臺，切實推動綜合檔案跨地域、跨行業(yè)、跨體制在線利用，在廣大區(qū)域內(nèi)拓展綜合檔案“一站式”查檔服務(wù)，打造標(biāo)準(zhǔn)化服務(wù)利用窗口，打響檔案服務(wù)品牌[6]。三是在共建共享中扎實推動檔案資源數(shù)字轉(zhuǎn)型。設(shè)置專門科室按照“存量數(shù)字化、增量電子化”的要求，對歸檔數(shù)據(jù)進(jìn)行集中式、精細(xì)化篩選、分類、管理、存儲，及時修正數(shù)據(jù)錯誤、剔除垃圾信息，保證綜合檔案的完整性、真實性，在源頭上推動檔案服務(wù)不斷提質(zhì)增效，切實維護(hù)好群眾權(quán)益，讓檔案插上“信息化”的翅膀，使之真正為民所用、為社會所用。

結(jié)語

隨著生活節(jié)奏的不斷加快和人民群眾對政務(wù)服務(wù)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的需求加強(qiáng)，智慧政務(wù)的管理模式逐漸被各地區(qū)政務(wù)中心所廣泛應(yīng)用。在此背景下，綜合檔案管理部門單位的有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和實際從業(yè)者要緊跟時代步伐、徹底轉(zhuǎn)變觀念、更新服務(wù)理念、加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)、不斷自我完善、追求精益求精，時刻與時俱進(jìn)，努力做“為黨管檔、為國守史、為民服務(wù)”忠實踐行者，檔案工作“四個好”“兩個服務(wù)”先行實踐者，存史資政育人的敬業(yè)奉獻(xiàn)者，奮力書寫新時代綜合檔案管理事業(yè)新篇章。

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作者簡介：侯艷玲（1978— ），山東省寧津縣融媒體中心檔案組組長，研究方向：檔案管理。