事業(yè)單位檔案管理工作效率的提升策略

劉 茜

（福建省輻射環(huán)境監(jiān)督站,福建福州 350002）

在新形勢下，事業(yè)單位發(fā)展情況會對于我國經濟發(fā)展水平產生直觀影響，想要展現(xiàn)出事業(yè)單位的社會價值，就必須要將檔案管理作為重點，明確發(fā)展方向，使得檔案管理質量得到提升。在社會經濟高速發(fā)展的實際情況中，一些事業(yè)單位在檔案管理中仍然出現(xiàn)一些問題，導致檔案管理效果和預期存在明顯差距，需要相關人員大力探究，找出檔案管理存在的問題并進行優(yōu)化。

一、事業(yè)單位檔案管理工作作用

檔案管理工作對事業(yè)單位有著極其重要的作用，能夠給事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展提供支持。因此，相關人員要重視檔案管理工作，讓相關工作措施落實到位。事業(yè)單位檔案管理工作作用總結為以下幾點內容：

（一）為文化建設工作的順利開展提供支持

文化建設對于事業(yè)單位的發(fā)展至關重要，可以使事業(yè)單位更具凝聚力，團結一致的進行工作。而檔案管理和文化建設聯(lián)系較為密切，可以借助于檔案記載事業(yè)單位不同階段情況，為文化建設工作的開展提供條件。同時，因為檔案管理人員可以對于單位中的情況進行細致記載，能夠獲得各部門的關注，使相關部門認識到文化建設重要性，并根據(jù)自身工作職責，協(xié)同合作，確保員工能夠高效、優(yōu)質的進行工作，滿足事業(yè)單位長遠發(fā)展所需[1]。

（二）展現(xiàn)出檔案管理作用

開展檔案管理工作不但能夠對于相關信息進行存儲，還可以提高信息資源利用率。因此，各部門工作人員在開展工作時，要從多個角度出發(fā)探究檔案信息的經濟功能和社會價值，展現(xiàn)出檔案資源優(yōu)勢。比如說，可以借助于信息資料匯總，明確事業(yè)單位進一步發(fā)展趨勢，并確保其能夠適應群眾需要。

（三）提升事業(yè)單位工作效率

第一，事業(yè)單位檔案管理工作是極其重要的，能夠為各部門相關工作的順利開展提供參考。由于事業(yè)單位的任務較為繁重，在開展工作時會出現(xiàn)龐大的信息，并且各部門需要負責的業(yè)務是不同的，導致信息的類型較為多樣，需要由專人負責檔案管理工作。在傳統(tǒng)模式下所用的紙質檔案需要消耗較多的人力資源和設施，并且占據(jù)的空間龐大，工作難度較高，無法提高工作效率。導致想要在紙質資料中搜集信息困難程度較高，很難滿足人們對于檔案的需要[2]。在這一情況下，對于檔案管理模式進行創(chuàng)新，可以為相關工作提供支持，增強事業(yè)單位服務水平。第二，事業(yè)單位在開展工作時，需要堅持為人民服務，在第一時間更新檔案資料。在這個過程中，還需要運用多種媒介對于工作流程作出調整，為事業(yè)單位提供充足資料作為支持，確保相關工作可以高效開展。

二、事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題

檔案資源的收集、整理是檔案管理的主要工作內容以及分析出有價值的檔案資料。所以對檔案進行管理的這些內容就是檔案管理工作的核心，為檔案利用者提供服務的。這一工作能夠對于煩瑣的檔案進行處理、核對、處理，使其成為完善系統(tǒng)，為人們提供高質量服務。

檔案管理工作能夠使事業(yè)單位相關工作更加高效開展，可以將其作為事業(yè)單位的基礎。但是，相關人員對于這一工作缺乏關注，認為檔案管理是可有可無的，沒有足夠的時間、精力進行檔案管理，不但無法展現(xiàn)出檔案管理優(yōu)勢，也會阻礙事業(yè)單位的發(fā)展。相關人員可以將事業(yè)單位檔案管理過程中存在的問題總結為以下幾點內容：

（一）所進行的管理工作過于表面化

當前，事業(yè)單位在進行檔案管理時所用制度并不完善，很難適應事業(yè)單位現(xiàn)實發(fā)展所需，在開展工作時也比較隨意。之所以會出現(xiàn)這一情況，是因為事業(yè)單位管理層在開展管理工作時投入的精力比較少，并未對于事業(yè)單位重要性形成全面認識，導致事業(yè)單位檔案管理相對表面，無法嚴格遵循相關法律法規(guī)開展操作。

（二）沒有及時的更新相關設施

對于事業(yè)單位發(fā)展情況進行分析，可以發(fā)現(xiàn)事業(yè)單位在發(fā)展過程中，會將生產設施作為投資關鍵來保障產品的質量以及服務水平，而對于其他基礎設施缺乏關注，導致當前事業(yè)單位在應用設備開展檔案管理時存在一定滯后性。當前，少部分事業(yè)單位雖然認識到了檔案基礎設施的重要性，并進行了更新，但是對于管理模式缺乏關注，導致在開展檔案管理時，仍然堅持傳統(tǒng)模式，很難展現(xiàn)出基礎設施價值，這從某種角度來說，阻礙了事業(yè)單位創(chuàng)新發(fā)展，會造成不必要的資金消耗[3]。

（三）相關觀念存在一定滯后性

在新時期，部分事業(yè)單位在開展工作時，并未將信息技術和檔案管理相結合，仍然會運用人工手段進行管控，導致管理流程是比較煩瑣的，需要相關人員開展檔案搜集、匯總、分類、歸納等工作，很難適應新時期事業(yè)單位進一步發(fā)展需求。并且隨著新觀念的應用，這一模式的劣勢更加突出，存在著工作質量較低、檔案管理內容并不細致等問題，導致檔案管理效果和預期存在較大差距，難以為事業(yè)單位創(chuàng)新工作的順利開展提供支持。

（四）對于檔案管理工作缺乏關注

事業(yè)單位處在轉型升級關鍵階段，對于檔案管理重視程度比較低，這就導致在進行檔案管理時，對于相關人員的考核比較少，很難提高檔案管理質量。在這一背景下，檔案管理人員很可能會對于自身工作形成錯誤認識，認為檔案管理質量和事業(yè)單位的發(fā)展毫無聯(lián)系，在開展工作相對敷衍，難以為企業(yè)發(fā)展提供支持。再加上檔案管理組織結構存在問題，員工的責任和義務并不清晰，從某種角度來說，增加了檔案管理難度。

（五）無法在第一時間進行信息更新

部分事業(yè)單位管理層對于檔案管理工作的關注度比較低，這就導致檔案管理可用的人力資源、資金和設備比較少，難以及時更新檔案信息。特別是在信息化背景下，由于檔案管理觀念和模式存在一定滯后性，導致信息無法在第一時間被更新，很難充分的應用各項信息。而之所以會出現(xiàn)這一問題，主要是因為事業(yè)單位在開展檔案管理工作時，對于信息技術缺乏關注，沒有及時開展各項工作。此外，檔案管理部門的監(jiān)督功能得不到體現(xiàn)，導致事業(yè)單位在開展工作時存在重復、交叉等問題，很難在第一時間搜集到檔案資料，無法確保檔案信息的完整性。

（六）檔案管理人員的專業(yè)性比較低

對于當前情況分析發(fā)現(xiàn)，大部分事業(yè)單位內檔案管理人員的整體實力比較低，這就導致檔案管理工作壓力比較大，檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)有待增強。并且，大部分檔案管理人員并未經過專業(yè)培訓，這就導致其所掌握的檔案管理知識比較少，甚至部分檔案管理人員身兼數(shù)職，導致檔案管理人員在進行工作時經驗較少，難以應對出現(xiàn)的問題。除此之外，大部分檔案管理人員并不具備對于信息技術進行應用能力，仍然堅持運用傳統(tǒng)的紙質模式進行檔案存儲，很可能會由于人為因素的影響出現(xiàn)管理不當，導致檔案遺失。并不完善的檔案管理制度導致檔案管理人員對于工作缺乏熱情，這也是阻礙相關工作順利展開的不利因素。

三、事業(yè)單位檔案管理工作效率的提升

事業(yè)單位檔案管理工作是極其重要的，它能夠反映事業(yè)單位管理水平。能夠很好地提升事業(yè)單位工作效率，要想事業(yè)單位健康的發(fā)展，就必須要做好檔案管理工作，明確對于檔案管理工作的新要求，有序推進各項工作，工作人員可以從以下幾點出發(fā)開展檔案管理：

（一）更新檔案管理模式

第一，想要從源頭出發(fā)確保檔案管理質量，就必須提高檔案管理的規(guī)范性和遵守檔案管理的相關法律規(guī)定，同時也要提高檔案管理人員工作熱情，為更多檔案管理人員提供實踐的機會，確保其可以分析較為常見問題，并有針對性的作出改善[4]。第二，要對于原本的管理模式進行更新，并根據(jù)信息量合理挑選歸納措施。充分應用信息化技術，可讓檔案管理更加科學化、便捷化。例如，對檔案資料進行管理的時候，需要將信息化技術融入各個階段，充分考慮到事業(yè)單位實際情況，打造智能科學化平臺，讓各項工作得到有序的展開，提升事業(yè)單位檔案管理的智能化和信息化程度。除此之外，工作人員要對于現(xiàn)有的檔案管理模式進行更新，并對于檔案管理制度進行補充。各部門要主動投入到實踐工作之中，并明確自身的責任和義務，從源頭出發(fā)改變當前檔案管理過于表面化的情況，保障檔案管理效果。

（二）增加資金投入

事業(yè)單位所開展的內部管理工作包含諸多方面的內容，如果仍然運用傳統(tǒng)設施和技術將很難適應事業(yè)單位創(chuàng)新需要。在這一情況下，想要提高事業(yè)單位檔案管理效果，就必須要提高對于事業(yè)單位檔案管理工作關注程度，從可持續(xù)發(fā)展的角度出發(fā)更新技術設施。比如說，事業(yè)單位可以增加投資，并引進較多現(xiàn)代化技術，降低檔案管理難度。如果事業(yè)單位檔案管理困難程度較高，就需要增強管理人員的創(chuàng)新素養(yǎng)，并借助于現(xiàn)代化技術提高檔案管理質量，打造完善的數(shù)據(jù)庫，為后續(xù)工作的順利開展提供支持。除此之外，相關人員要對于基礎設施進行完善，并合理的應用現(xiàn)代化技術，展現(xiàn)出檔案管理最大化作用。

（三）增強事業(yè)單位服務水平

事業(yè)單位在開展工作時要堅持為人民服務，并在存儲檔案信息時，滿足各部門對于信息需求。想要確保這一工作效果，事業(yè)單位要對于檔案管理人員進行考核，增強檔案管理人員整體實力，確保檔案管理可以高效開展。此外，還需要增強員工的服務觀念，將準備工作落實到位。在新時期，推動事業(yè)單位轉型已經變?yōu)榱藭r代發(fā)展的大趨勢，需要對于轉型前期、中期和后續(xù)情況進行如實記載，在滿足事業(yè)單位發(fā)展需要的同時為社會持續(xù)高速發(fā)展貢獻自己的力量，遵循檔案管理相關原則是事業(yè)單位必須堅持的工作準則，并將法律法規(guī)作為基礎考慮到事業(yè)單位現(xiàn)實需要，統(tǒng)一管控檔案資料。在這一情況下，還需要明確各人員的責任和義務，明確會對于檔案管理人員工作積極性產生影響因素，并制定適宜措施提高檔案管理人員工作熱情，確保檔案管理人員可以端正工作態(tài)度，更加細致的進行各項工作，保障檔案管理效果[5]。此外，檔案管理人員還需要主動參與到學習之中，交流經驗，這從某種角度來說，也能夠增強檔案管理人員對于工作熱情，為檔案管理工作的有序推進提供支持。

（四）展現(xiàn)出檔案管理最大化作用

在新時期，事業(yè)單位獲得了一定發(fā)展，檔案數(shù)據(jù)量不斷增加，對于檔案管理工作有了更高要求。因此，相關人員要在更新檔案管理觀念、調整檔案管理模式的基礎上，加大力度進行宣傳，確保檔案管理人員可以對于檔案管理重要性形成充分認識，并將其上升到戰(zhàn)略層面，端正工作態(tài)度，提高檔案管理質量。同時，還需要展現(xiàn)出檔案管理的社會效益，并借助于信息化技術，為各部門提供信息溝通的機會，通過信息提高各項工作質量。此外，事業(yè)單位還需要增加資金投入，對于相關基礎設施進行完善，確保各項工作可以順利開展。最后，還需要成立專門的綜合檔案室，對于事業(yè)單位的各項信息進行集中管控，確保檔案管理所獲取的信息是全面的，事業(yè)單位各個部門都可以加入檔案管理中。這一模式能夠將管理困難程度降到最低，使管理工作更加高效開展，確保檔案搜集、匯總等工作都可以被落實到位。需要注意的是，在進行歸檔時，要以科室、時間、類型為依據(jù)，為之后檔案資源應用提供支持。除此之外，還需要做好防霉、防蟲處理，確保檔案資料處于安全狀態(tài)下，為后續(xù)各項工作的順利開展提供保障。

（五）推動檔案資源的數(shù)字化發(fā)展

對于檔案資源進行保護的關鍵是借助于數(shù)字化技術來進行處理，因此，相關人員要將現(xiàn)代化技術和檔案管理相結合，提高檔案管理質量。在這個過程中，工作人員還需要打造完善管理信息化，及時將數(shù)據(jù)庫優(yōu)化更新，為檔案使用、收集、準確分析等工作提供有力的支持。除此之外，開展檔案管理數(shù)字化建設還需要對于現(xiàn)有管理機制進行優(yōu)化，充分應用信息技術，提高資源利用率，展現(xiàn)出檔案資源最大化作用。

（六）增強事業(yè)單位檔案管理人員整體實力

對于現(xiàn)代化管理技術進行應用可以降低檔案管理工作的難度，能大幅提升事業(yè)單位檔案管理的工作效率，從而能夠讓相關工作順利展開。所以檔案管理工作人員必須具備檔案管理專業(yè)水平，并定期或者是不定期的對于員工進行培訓，確保員工可以掌握較多檔案管理知識。在這一情況下，事業(yè)單位還可以組織檔案管理人員去其他成功單位進行參觀，并學習現(xiàn)代化的檔案管理思維和手段，幫助檔案管理人員進行答疑，增強檔案管理人員整體實力，確保檔案管理工作可以順利推進。除此之外，事業(yè)單位在開展人員招聘時，招聘門檻可以適度提高，加強檔案管理人員的責任感和思想道德建設，讓檔案管理更具生機，展現(xiàn)出檔案管理最大化作用。最后，檔案管理人員還需要在檔案制度的支持下，提高自身工作的規(guī)范性，進而為事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展提供支持。

（七）加大力度進行推廣

在對于檔案進行挖掘、應用時，要加大力度進行宣傳，使檔案展現(xiàn)出最大化作用。第一，要使用會議、展覽等方式，宣傳相關法律法規(guī)，并借助于目錄，對于相關資源進行檢索，提高檔案開發(fā)效果，增強檔案可獲得的經濟收益，提高檔案在社會中的影響力[6]。第二，要考慮到檔案應用者的不同需要，靈活使用多種不同工具檢索檔案，并將檔案匯總、編纂作為事業(yè)單位工作重點環(huán)節(jié)，有針對性地進行檔案資源開發(fā)。第三，要提高對于檔案服務工作重視程度，借助于信息技術進行統(tǒng)計、分析，采用有價值的檔案資料，同時剔除無價值的檔案資料，讓相關工作能夠順利開展。

總結

以上文來進行分析，檔案管理工作是事業(yè)單位的一面鏡子，能夠充分反映事業(yè)單位工作效率和管理水平的高低。所以，事業(yè)單位檔案管理人員必須提升使命感和責任感，善于發(fā)現(xiàn)問題，并能及時解決問題，確保事業(yè)單位檔案管理工作能夠有序推進，從而展現(xiàn)出檔案資料最大化價值，推動事業(yè)單位的健康、長遠發(fā)展。