基于知識管理體系的辦公系統(tǒng)關鍵技術研究

金 超 楊 迪 姬廣鵬 莊 莉

（1、國網湖南省電力有限公司，湖南 長沙410000 2、國家電網有限公司，北京100000 3、福建億榕信息技術有限公司，福建 福州350000）

1 知識管理體系的發(fā)展內涵

1.1 知識管理系統(tǒng)的概述

在智能科技和網絡的支持下，實現數據信息的交流和保存，在安全的公共的系統(tǒng)下為人們提供大量的顯性知識和隱性知識。從多個角度來看，為人們提供了多種的有效的資源管理服務，從而提供更好的，面向大眾的，符合大眾需求的知識管理體系。并得到大眾的反饋從而提高知識管理系統(tǒng)的功能，來更好的服務需求對象，使其得到的知識積累更加的豐富和完善。

1.2 知識的劃分

知識本身就是一個復雜的整體，最重要的是要區(qū)分它們之間的差異性，而不是用一個片面的東西去統(tǒng)一的概括，沒有實際意義的行為。

在使用性知識中分為原理知識是指實驗原理與自然規(guī)律相結合的知識體系；事實知識是指真實事件記載客觀存在的知識；人力知識是指哪些人都有什么樣的知識和能力，又有了什么成就的知識；技能知識是指擁有哪些知識技能，操作技能方面的知識。

表現性知識的劃分分為顯性知識和隱性知識。顯性知識是指可以作用外界的能力在系統(tǒng)下的儲存中可以搜尋的到的，用肉眼可以觀察得到的，呈現出結構化或者半結構化的知識內容框架，是擁有不同的物質知識載體的知識。隱性知識是指無實際物質載體，通過個人長時間的學習而積累下來的經驗知識，不容易知識經驗的傳播。

2 辦公系統(tǒng)的分析與設計

2.1 辦公系統(tǒng)的意義

辦公系統(tǒng)是指多個部門的多個工作人員根據制訂的統(tǒng)一的流工作程，完成一件事情或者幾件事情，從多個角度體現了團隊的協作統(tǒng)一的合作，在工作中對人員的調配，執(zhí)行以及匯報工作的實現，以此提高工作人員的工作效率和完成度。在工作中形成統(tǒng)一的系統(tǒng)從而在工作中更加有規(guī)律性，完善工作秩序，在工作中良好的完成工作任務，不僅形成一個管理知識的系統(tǒng)，也是一個管理工作人員和任務的系統(tǒng)，是工作管理秩序和知識儲備都更加的完善，便于更好的管理相關部門的工作。

2.2 辦公系統(tǒng)的管理

在辦公管理系統(tǒng)中有多個功能系統(tǒng)，他們都分別是用戶、角色、權限和模塊4 種功能。對于資源的管理功能就是基于對于訪問者的詢問要求定制一種對企業(yè)資源管理有效的管控方式。在訪問者有需求的時候，根據各個功能的發(fā)揮的作用可以起到刪除、修改、添加等權限，每個訪問者的需求不同，所訪問的模塊功能也不同，系統(tǒng)根據訪問者的訴求，從而進行分配管理。每個訪問者之間都存在著差異，使其每個訪問者的特性也不盡相同，從而與其他進行合理的區(qū)分，使每個訪問者都成為一個獨立的用戶。

2.3 總體設計與分析

在全面規(guī)劃和設計時將知識管理資源和工作文件，材料，各個資料之間的歸檔工作和工作日記等等多種資源進行分類管理和儲存，利用顯性知識的儲存性和傳播性進行有效的整合，訪問者通過分配的獨立用戶，對資源進行關鍵詞、時間、分類和作者而進行相關查詢。而在相關的工作當中工作人員可以通過系統(tǒng)的查詢從而實現對該知識的積累和應用，也可以針對工作人員的檔案資料和工作信息來進行統(tǒng)一管理和存放，避免資料的遺失和盜用。在工作人員完成工作任務時填寫和撰寫是，通過管理系統(tǒng)來進行保存，修改，審核和提交，這樣可以避免做的繁瑣復雜又可以保證了工作的流程，也可以對工作文件的催辦和委托提供良好的服務。在日常的工作辦公中人員可以通過對工作的日程安排進行查詢和合理的規(guī)劃，查看相關的規(guī)章制度，查看人員工作進度，和發(fā)布有效的行政規(guī)章制度。為了更好的實現人員的需求，在對工作人員提供服務時，把人員對系統(tǒng)的反饋進行分析和改善，完成人員合理的請求，嚴格把控資源的來源和采集。

3 關鍵技術的總體實現

3.1 評估管理功能

在完善知識管理辦公系統(tǒng)中的功能時要完善隱性功能和顯性功能相結合，實現知識結構之間的內部關系，完成知識信息資源的整合，進一步尋找知識關系的方法。提高知識查詢的效率，當系統(tǒng)在大規(guī)模大數據的進行知識管理和查詢的時候，能夠高水平高效率的處理和完善，當人員對于查詢關鍵詞，缺少關鍵性信息等內容進行模糊查詢，系統(tǒng)也能準確有效的提供多種相關知識的可能性，更加豐富了人員知識儲備量實現概念搜索。

培養(yǎng)評估的功能可以有效的針對多個人或者多個部門，有效率有結構的下達完整的任務內容，交代了具體的工作內容。其中相關具體部門有著具體的工作任務，標明需要完成的時效，需要掌握和獲取怎樣的知識技能，找到合適的知識進行分享和學習等方面，均可以有效的進行傳達，達到高效率高質量的完成工作內容，提高工作效率。

3.2 完成知識的構建

知識的建構分為幾類，知識的關聯、知識的分類、知識的分類，知識的輸入和知識的輸出。將業(yè)務的數據信息進行統(tǒng)一的信息加工和分類，從而實現對數據的轉化，數據的轉換和格式的統(tǒng)一。合理的運用隱性知識和顯性知識相結合，來對工作人員的基本資料，自評互評信息，項目的完成來進行人與知識之間的相互傳遞，并解決了隱性知識內容模糊，傳播困難的特點。在完成知識分類之后，在其基礎之上插入相應的元數據，使其知識數據更加的完善。在知識的劃分時使各單元之間的內容更加細致，劃分出重點的知識資源，讓人員可以第一時間找到知識的核心內容，讓人員對知識的掌握更加的清晰。按照知識與知識之間的相互關聯，在面對跨越學科，跨越部門的時候，能夠根據其找出相關的知識劃分，而找到其正確的儲存位置并形成關聯。

4 結論

通過網絡技術的智能化，使得知識的管理更加嚴謹和統(tǒng)一，與辦公系統(tǒng)的管理相結合形成一個綜合的管理體系，利用知識管理資源的網絡化、科學化和共享化完成電子辦公系統(tǒng)的升級和優(yōu)化，利用現代科學信息技術來構造出完整的知識管理系統(tǒng)，實現企業(yè)辦公系統(tǒng)電子信息知識管理網絡化。