做好城鄉(xiāng)環(huán)衛(wèi)檔案管理的有效途徑探析

摘 要：本文簡要分析城鄉(xiāng)環(huán)衛(wèi)檔案管理的重要意義，并圍繞思想認(rèn)知、人員隊伍、管理制度、檔案管理監(jiān)督以及信息化管理等方面，就環(huán)衛(wèi)檔案管理中存在的不足以及相應(yīng)優(yōu)化改善措施進(jìn)行探討，希望能起到一定的參考作用。

關(guān)鍵詞：城鄉(xiāng)環(huán)衛(wèi)檔案管理；管理制度；信息化管理

城鄉(xiāng)環(huán)衛(wèi)事業(yè)的發(fā)展直接關(guān)系到城鄉(xiāng)建設(shè)質(zhì)量和居住環(huán)境水平。新時期背景下，城鄉(xiāng)環(huán)衛(wèi)事業(yè)發(fā)展離不開檔案管理的支持，只有保障檔案管理質(zhì)量符合要求，才能充分發(fā)揮檔案本身的價值與作用，通過必要的資料、數(shù)據(jù)為環(huán)衛(wèi)工作的開展提供各方面依據(jù)。

一、城鄉(xiāng)環(huán)衛(wèi)檔案管理概述

環(huán)衛(wèi)檔案是環(huán)衛(wèi)工作開展中形成的檔案，其往往是記錄和反映相關(guān)工作開展情況與結(jié)果的文件和資料。對城鄉(xiāng)環(huán)衛(wèi)工作的開展而言，加強(qiáng)相應(yīng)的檔案管理十分有必要，主要具有以下幾點(diǎn)重要意義。其一，記錄環(huán)衛(wèi)事業(yè)信息。在環(huán)衛(wèi)事業(yè)發(fā)展進(jìn)程中，需要通過檔案來對其實(shí)踐情況、成果、不足等加以記錄和反映，為日后回溯與管理提供依據(jù)。其二，支持環(huán)衛(wèi)工作科學(xué)決策。新時期背景下，環(huán)衛(wèi)工作的開展需要強(qiáng)調(diào)科學(xué)性、合理性、可行性與高效性。而要實(shí)現(xiàn)環(huán)衛(wèi)工作的科學(xué)決策，自然需要大量的數(shù)據(jù)和信息作為支撐，環(huán)衛(wèi)檔案管理正是為其提供決策依據(jù)的關(guān)鍵所在，有利于環(huán)衛(wèi)工作水平的持續(xù)提升。一方面，針對環(huán)境衛(wèi)生監(jiān)督?jīng)Q策提供依據(jù)，通過有價值的信息保障監(jiān)督目的、方向和結(jié)果等均能達(dá)到預(yù)期；另一方面，通過檔案管理發(fā)現(xiàn)現(xiàn)有工作中的缺陷與不足，有針對性地優(yōu)化，將大幅提升環(huán)衛(wèi)工作科學(xué)決策水平。其三，為環(huán)衛(wèi)事業(yè)發(fā)展創(chuàng)造效益。檔案本身具有重大價值，其凝聚了環(huán)衛(wèi)事業(yè)發(fā)展過程中的各項(xiàng)成果，并能帶來巨大的生態(tài)效益、經(jīng)濟(jì)效益與社會效益等。做好環(huán)衛(wèi)檔案管理工作，能切實(shí)保障環(huán)衛(wèi)監(jiān)督結(jié)果的真實(shí)性與可靠性，從而發(fā)現(xiàn)生態(tài)環(huán)境存在的問題并加以處理與改善，促進(jìn)環(huán)保水平提升，發(fā)揮良好生態(tài)效益的同時，為人類創(chuàng)造更為宜居的環(huán)境，發(fā)揮社會效益。環(huán)衛(wèi)檔案能支持環(huán)衛(wèi)資金的高效利用，持續(xù)推動資金利用效率提升，真正做到將有限的資金用到關(guān)鍵處，減少不必要的資金損失與浪費(fèi)，從而獲得良好經(jīng)濟(jì)效益。

二、城鄉(xiāng)環(huán)衛(wèi)檔案管理存在的問題

1.重視不足

目前，城鄉(xiāng)環(huán)衛(wèi)工作的重心往往聚焦于環(huán)境建設(shè)、衛(wèi)生清掃等較為具體的業(yè)務(wù)，而環(huán)衛(wèi)檔案管理的受重視程度則有所不足。不少人員對環(huán)衛(wèi)檔案管理的認(rèn)知存在不足，沒有意識到其價值與重要性，自然不會在思想上對其加以重視。尤其是部分領(lǐng)導(dǎo)人員缺乏正確認(rèn)知，沒有將檔案管理放在環(huán)衛(wèi)工作的重要地位，會直接影響其他人員的思想意識，最終導(dǎo)致全員忽視環(huán)衛(wèi)檔案管理的價值。而且環(huán)衛(wèi)檔案管理本身較為復(fù)雜，不僅涉及數(shù)據(jù)本身，還涉及多個領(lǐng)域與專業(yè)知識，如果沒有從思想上對工作開展加以重視，必然會導(dǎo)致檔案管理出現(xiàn)諸多紕漏和失誤等，嚴(yán)重影響工作質(zhì)量。

2.人員素質(zhì)不高

環(huán)衛(wèi)檔案管理對工作人員的綜合素養(yǎng)有著極高要求，廣泛體現(xiàn)于思想認(rèn)知、檔案專業(yè)知識與技能、環(huán)衛(wèi)基本知識、信息技術(shù)素養(yǎng)、創(chuàng)新意識、學(xué)習(xí)能力和解決問題能力等各個方面。但是，目前環(huán)衛(wèi)檔案管理人員整體素養(yǎng)并不高，大部分人員的綜合素質(zhì)都無法完全滿足新時期的崗位要求，導(dǎo)致檔案管理水平無法得到有效提升，在很大程度上阻礙了環(huán)衛(wèi)事業(yè)的良好發(fā)展。

3.檔案管理制度不健全

健全的制度是支持環(huán)衛(wèi)檔案管理工作有序化、規(guī)范化以及高效化開展的基礎(chǔ)。目前，環(huán)衛(wèi)檔案制度并不健全，一方面表現(xiàn)為制度本身存在一定的漏洞與不足，不能很好地支持相關(guān)工作開展；另一方面則表現(xiàn)為制度較為滯后，沒有基于工作發(fā)展需要、環(huán)衛(wèi)事業(yè)發(fā)展需求進(jìn)行合理創(chuàng)新與優(yōu)化，并不利于新時期檔案管理水平的切實(shí)提升。

4.檔案真實(shí)性與準(zhǔn)確性有待提升

環(huán)衛(wèi)檔案對信息、數(shù)據(jù)等的真實(shí)性與可靠性有著極高要求，這是保障環(huán)衛(wèi)事業(yè)高質(zhì)量和可持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵，也是構(gòu)建宜居環(huán)境與協(xié)調(diào)人與自然關(guān)系的要點(diǎn)。但是，目前，環(huán)衛(wèi)檔案的真實(shí)性與準(zhǔn)確性并不能得到充分保障，需要在實(shí)踐中進(jìn)一步提升。導(dǎo)致這一問題的原因較多，廣泛體現(xiàn)于檔案文件的生成、保管和利用過程中。部分企業(yè)與組織等為了利益，不惜編造虛假信息，另外，還存在檔案文件監(jiān)督與審核不到位、檔案保存過程中人為失誤多以及檔案利用時信息處理不當(dāng)?shù)葐栴}，導(dǎo)致環(huán)衛(wèi)檔案的真實(shí)性與準(zhǔn)確性大受影響，相應(yīng)的檔案管理質(zhì)量自然很難得到有效保障。

5.信息化水平低

進(jìn)入信息化時代，城鄉(xiāng)環(huán)衛(wèi)檔案管理需要實(shí)現(xiàn)信息化，借助計算機(jī)技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等推動管理創(chuàng)新與優(yōu)化、提升管理質(zhì)量、強(qiáng)化管理作用的發(fā)揮。但是，當(dāng)前城鄉(xiāng)環(huán)衛(wèi)檔案管理信息化水平普遍偏低，并不能很好地適應(yīng)時代發(fā)展以及利用信息技術(shù)優(yōu)勢。軟硬件建設(shè)不到位。信息化管理需要相應(yīng)的軟件和硬件作為支撐，目前，城鄉(xiāng)環(huán)衛(wèi)檔案管理的軟硬件建設(shè)存在諸如資金不足、硬件落后、軟件不完善等問題，難以有效構(gòu)建高水平的信息化管理系統(tǒng)。信息化管理機(jī)制不完善。環(huán)衛(wèi)檔案信息化管理與傳統(tǒng)管理模式在各個方面均有著不小的差異，傳統(tǒng)管理機(jī)制自然不再適用，同時，新的機(jī)制并未得到有效構(gòu)建，導(dǎo)致信息化管理流程、程序等往往不夠規(guī)范，無法很好地發(fā)揮信息技術(shù)在檔案管理中的優(yōu)勢與作用。

三、城鄉(xiāng)環(huán)衛(wèi)檔案管理的有效途徑

1.加強(qiáng)思想建設(shè)

做好思想建設(shè)工作，全面提高城鄉(xiāng)環(huán)衛(wèi)檔案管理相關(guān)人員的思想認(rèn)知水平，能有效提升環(huán)衛(wèi)檔案管理的受重視程度。領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)當(dāng)牽頭落實(shí)思想建設(shè)工作，加強(qiáng)宣傳和引導(dǎo)，準(zhǔn)確理解城鄉(xiāng)環(huán)衛(wèi)檔案管理的價值與意義，積極推動相關(guān)工作開展，為環(huán)衛(wèi)檔案管理工作的有效開展提供基礎(chǔ)支持。尤其要加強(qiáng)對檔案管理人員的引導(dǎo)和培養(yǎng)，強(qiáng)化他們的職業(yè)責(zé)任感，要求他們認(rèn)真并嚴(yán)謹(jǐn)對待本職工作，確保環(huán)衛(wèi)檔案管理工作得以有效開展和落實(shí)，從根本上避免各種不必要的問題，確保環(huán)衛(wèi)檔案發(fā)揮其價值并推動環(huán)衛(wèi)事業(yè)良好建設(shè)與發(fā)展。

2.重視檔案人員隊伍建設(shè)

全面提高檔案管理人員隊伍整體素質(zhì)，是支持環(huán)衛(wèi)檔案管理工作高質(zhì)量開展的關(guān)鍵。根據(jù)實(shí)際工作需要，對環(huán)衛(wèi)檔案管理人員綜合素養(yǎng)提出明確要求，盡量以可定量、可量化以及易考核的指標(biāo)作為規(guī)范，并基于此開展相應(yīng)的人員培訓(xùn)和管理工作。跟隨時代發(fā)展以及環(huán)衛(wèi)工作變化的需求，及時對環(huán)衛(wèi)檔案管理人員綜合素養(yǎng)指標(biāo)調(diào)整與優(yōu)化，并推動相應(yīng)的人員培訓(xùn)及管理工作實(shí)現(xiàn)優(yōu)化，能有效保障人員整體素質(zhì)符合要求。新時期背景下，環(huán)衛(wèi)檔案管理人員應(yīng)當(dāng)具備良好的職業(yè)道德、環(huán)衛(wèi)專業(yè)基本知識與檔案管理能力，同時還需要掌握信息技術(shù)，具備創(chuàng)新意識，能解決各種問題，可深度挖掘檔案數(shù)據(jù)中的價值，按照業(yè)務(wù)規(guī)范開展工作，方能很好地保障環(huán)衛(wèi)檔案管理質(zhì)量。

3.健全檔案管理制度

（1）文件材料收集管理。城鄉(xiāng)環(huán)衛(wèi)檔案文件材料的收集工作應(yīng)當(dāng)由各部門或經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)，并將收集后的材料傳遞給檔案人員，而檔案管理人員則要負(fù)責(zé)文件材料的整理、歸檔與管理。如果一項(xiàng)業(yè)務(wù)或工作涉及多個部門或崗位，應(yīng)當(dāng)由主辦部門負(fù)責(zé)對文件材料的收集與整理，一并交由檔案員進(jìn)行歸檔處理。

（2）歸檔范圍。城鄉(xiāng)環(huán)衛(wèi)檔案歸檔的資料文件覆蓋各個領(lǐng)域，需要全面落實(shí)歸檔工作。各種環(huán)衛(wèi)工作的原始記錄本、表、圖、照片，以及由原始記錄整理而來的各種報表，均需歸檔處理，不得遺漏。環(huán)境監(jiān)測站定期編寫的監(jiān)測報告，也需納入環(huán)衛(wèi)檔案歸檔范圍。環(huán)境保護(hù)在線監(jiān)測數(shù)據(jù)，也是環(huán)衛(wèi)檔案中不可或缺的重要資料。污水處理站加藥及污水處理記錄、各種危險固廢產(chǎn)生及處置臺賬，也是需要定期進(jìn)行歸檔的部分。另外，環(huán)境保護(hù)新增的規(guī)章制度及作業(yè)指導(dǎo)書、環(huán)保行政管理部門下發(fā)的各種文件、重要的會議材料、環(huán)衛(wèi)工作計劃、環(huán)衛(wèi)工作總結(jié)、環(huán)衛(wèi)工作請示、環(huán)衛(wèi)工作相關(guān)合同與協(xié)議等，均需要?dú)w檔和管理。

（3）歸檔要求。對環(huán)衛(wèi)檔案進(jìn)行歸檔處理，應(yīng)當(dāng)根據(jù)文件資料本身的形成規(guī)律及特點(diǎn)區(qū)分、保管與利用，從而保障檔案管理的科學(xué)性、合理性、規(guī)范性與便捷性，真正做到井井有條，避免檔案管理過于混亂。所有歸檔的文件材料均須符合相應(yīng)要求和標(biāo)準(zhǔn)，確保其種數(shù)、份數(shù)以及頁數(shù)等均齊全完整，文件的證件和附件、印件和定稿、請示和批復(fù)等不得分開，而且紙質(zhì)文件與數(shù)字文件應(yīng)當(dāng)合一歸檔。技術(shù)檔案的原件必須歸檔，不能只對復(fù)印件等實(shí)行歸檔，科室負(fù)責(zé)人需要對文件資料檢查并開列清單和簽署意見。對檔案封面規(guī)范化填寫，字跡必須工整、清晰，將所有檔案文件封裝好后依序排列管理。文件資料歸檔后如果需要補(bǔ)充或修改，應(yīng)及時送交補(bǔ)充材料或提出申請。

（4）歸檔期限。城鄉(xiāng)環(huán)衛(wèi)檔案文件材料必須及時歸檔，不得超出期限。不同文件材料的歸檔期限有所不同，需按照規(guī)定操作。其中，城鄉(xiāng)環(huán)衛(wèi)工作的原始記錄表圖、報表等均應(yīng)于規(guī)定的日期統(tǒng)一送交檔案室；環(huán)衛(wèi)工作的各種報告需在完成后一個月內(nèi)送交檔案室；科研資料等需于鑒定后一個月內(nèi)送交檔案室；環(huán)衛(wèi)工作相關(guān)的技術(shù)文件以及會議資料、培訓(xùn)資料等，需在完成后及時送交檔案室；文書檔案需在規(guī)定日期前立卷存檔。

（5）檔案保管與借閱。城鄉(xiāng)環(huán)衛(wèi)檔案保管需要以保障檔案材料的完整與安全為基礎(chǔ)，做好基本的防火、防盜、防蛀、防潮、防腐等工作。加強(qiáng)對檔案室的管理，閑雜人等不得隨意進(jìn)出。如需借閱檔案，需編寫申請并通過審批后，借閱者才可借閱檔案。借閱者在規(guī)定時間內(nèi)應(yīng)當(dāng)歸還檔案資料，如需延長借閱時間應(yīng)提前申請，并在獲得批準(zhǔn)后方可延時歸還。借閱者必須妥善保管檔案資料，不得損壞、涂改以及轉(zhuǎn)借等。

4.加強(qiáng)檔案管理監(jiān)督

全面加強(qiáng)環(huán)衛(wèi)檔案管理的監(jiān)督，能有效保障檔案數(shù)據(jù)資料的完整性、真實(shí)性與可靠性，針對檔案管理中存在的種種問題與不足進(jìn)行處理和改善，進(jìn)而推動檔案管理水平的有效提升，更好地支持環(huán)衛(wèi)工作開展。明確監(jiān)督職責(zé)，實(shí)現(xiàn)檔案管理與監(jiān)督分離，健全相應(yīng)的監(jiān)督機(jī)制，全方位加強(qiáng)監(jiān)督，能切實(shí)保障環(huán)衛(wèi)檔案管理符合規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)。全面覆蓋檔案生成、歸檔、保存、借閱的各個流程與方面，不遺漏任何一點(diǎn)。強(qiáng)化監(jiān)督作用，加強(qiáng)對檔案文件資料的生成監(jiān)管，確保原始數(shù)據(jù)真實(shí)可靠。對檔案的歸檔、保存與借閱工作，開展定期監(jiān)督與不定期監(jiān)督相結(jié)合的綜合性監(jiān)管，及時發(fā)現(xiàn)其中的不合規(guī)之處并加以處理，同時，針對工作實(shí)踐中暴露出的程序缺陷以及制度缺陷等加以改進(jìn)。

5.探索信息化管理發(fā)展路徑

隨著城鄉(xiāng)環(huán)衛(wèi)事業(yè)的不斷發(fā)展，環(huán)衛(wèi)垃圾運(yùn)轉(zhuǎn)站和處理站覆蓋范圍不斷擴(kuò)大，站點(diǎn)數(shù)量持續(xù)增加，相應(yīng)的管理難度也在逐步提升。這一背景下，城鄉(xiāng)環(huán)衛(wèi)檔案管理更加強(qiáng)調(diào)系統(tǒng)性、完整性、規(guī)范性與實(shí)時性，才能很好地滿足新時期環(huán)衛(wèi)事業(yè)發(fā)展需要。加強(qiáng)環(huán)衛(wèi)檔案信息化管理，正是新時期提高檔案管理水平、優(yōu)化衛(wèi)生建設(shè)服務(wù)的有效舉措，需要積極探索相應(yīng)的可行實(shí)踐路徑。

（1）加強(qiáng)基礎(chǔ)軟硬件建設(shè)。環(huán)衛(wèi)檔案信息化管理離不開軟硬件的支持，針對目前軟硬件水平偏低的現(xiàn)狀，需要積極落實(shí)相應(yīng)建設(shè)工作。首先，合理規(guī)劃。軟硬件建設(shè)并非一朝一夕之事，需要投入大量資金、人力、物力加以支持，才能在長期、持續(xù)的建設(shè)中逐步取得良好成效。只有做好相應(yīng)的規(guī)劃與設(shè)計，基于實(shí)際情況合理推進(jìn)軟硬件建設(shè)工作，明確信息資源庫與服務(wù)管理系統(tǒng)的建設(shè)要點(diǎn)，才能穩(wěn)步推動信息化建設(shè)水平的提升，進(jìn)而為環(huán)衛(wèi)檔案信息化管理帶來支持。其次，加強(qiáng)資金支持。軟硬件建設(shè)需要大量資金支持，需要做好相關(guān)工作以保障資金充足，防止因資金原因?qū)е碌男畔⒒ㄔO(shè)問題。建立專項(xiàng)資金，完善資金管理機(jī)制，拓展資金來源渠道，落實(shí)資金預(yù)算管理，加強(qiáng)資金使用監(jiān)管，從各個方面保障資金支持力度能滿足信息化建設(shè)需要。做好資金使用效益分析工作，定期對資金使用情況進(jìn)行分析與總結(jié)，及時發(fā)現(xiàn)其中存在的不足并加以改善，能有效提高資金使用效益并支持信息化建設(shè)水平提升，為環(huán)衛(wèi)檔案信息化管理帶來支持。最后，持續(xù)更新軟硬件。隨著時代的快速發(fā)展，環(huán)衛(wèi)檔案信息化管理要求也在不斷提升，相應(yīng)的軟硬件支持也要跟著實(shí)現(xiàn)更新與優(yōu)化。在構(gòu)建基本的軟硬件支持體系的前提下，還需要對軟件以及硬件持續(xù)維護(hù)，及時加以更新，以確保軟硬件系統(tǒng)能長期滿足環(huán)衛(wèi)檔案信息化管理需要。

（2）提高人員信息素養(yǎng)。全面提高相關(guān)人員信息素養(yǎng)，是支持環(huán)衛(wèi)檔案信息化管理的關(guān)鍵。不僅是檔案管理人員，其他與檔案資料生成和收集管理等工作息息相關(guān)的人，均應(yīng)當(dāng)具備一定的信息素養(yǎng)，才能很好地保障檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化。檔案管理人員尤其要具備良好的信息技術(shù)能力，掌握具體的業(yè)務(wù)方法，熟悉業(yè)務(wù)流程，熟練運(yùn)用信息技術(shù)優(yōu)化檔案管理，切實(shí)提高管理質(zhì)量與效率，并積極嘗試運(yùn)用云計算和大數(shù)據(jù)等先進(jìn)技術(shù)深度挖掘檔案價值，進(jìn)一步提升檔案利用水平。

（3）規(guī)范信息化管理機(jī)制。信息化檔案管理與傳統(tǒng)管理模式存在巨大差異，需要就相應(yīng)的管理機(jī)制加以規(guī)范，從而保障管理實(shí)踐質(zhì)量與效果。配備統(tǒng)一的管理設(shè)備，實(shí)現(xiàn)計算機(jī)在檔案部門的全覆蓋。明確檔案信息化管理責(zé)任，健全和完善檔案管理業(yè)務(wù)流程及技術(shù)規(guī)范，細(xì)化電子檔案工作環(huán)節(jié)與步驟，規(guī)范檔案整理標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)計標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)以及各項(xiàng)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等，規(guī)范紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工的檔案整理、檔案掃描、圖像處理、檔案裝訂、目錄建庫、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗(yàn)收以及數(shù)據(jù)備份等環(huán)節(jié)，推動實(shí)體管理向信息管理轉(zhuǎn)變，構(gòu)建紙質(zhì)檔案與數(shù)字檔案共存的管理模式。加強(qiáng)信息安全管理，嚴(yán)格落實(shí)檔案管理權(quán)限機(jī)制，充分利用防火墻等技術(shù)保障信息安全，以免檔案重要和機(jī)密信息遭泄露或篡改。

四、結(jié)語

綜上，加強(qiáng)城鄉(xiāng)環(huán)衛(wèi)檔案管理對環(huán)衛(wèi)事業(yè)的發(fā)展有著重要的促進(jìn)意義。針對目前環(huán)衛(wèi)檔案管理中存在的種種問題，應(yīng)當(dāng)加以正視，積極采取可行的措施嘗試進(jìn)行改善與優(yōu)化，不斷推動檔案管理水平提升，深度挖掘和發(fā)揮檔案的作用與價值，全方位支持環(huán)衛(wèi)工作的高質(zhì)量開展，為宜居環(huán)境的構(gòu)建以及生態(tài)文明建設(shè)奠定良好基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)：

[1]孫海靜.試論新時期如何做好城鄉(xiāng)環(huán)衛(wèi)檔案管理[J].精品， 2020，000（021）：267.

[2]趙 蓉.談環(huán)衛(wèi)管理處檔案管理信息化建設(shè)[J]. 建材與裝飾，2018（1）：1.

[3]孫海靜.環(huán)衛(wèi)檔案管理工作中常見問題與對策[J].精品，2020（20）：264.

[4]王艷娟.環(huán)衛(wèi)檔案管理工作流程優(yōu)化完善措施研究[J].現(xiàn)代國企研究，2018（6）：1.

[5]薛 珍.城市管理體制改革下的環(huán)衛(wèi)檔案管理工作[J].蘭臺世界，2018（1）：1.

[6]張彩連.環(huán)衛(wèi)檔案管理工作流程優(yōu)化完善策略分析[J].2021（2）：25-26.

作者簡介：王芹（1978—），女，漢族，山東海陽人，本科，副研究館員，研究方向：重點(diǎn)研究住建系統(tǒng)環(huán)衛(wèi)、城建檔案管理。