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    企業(yè)智能化財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)研究

    2023-07-20 22:08:40王璐璐
    中國民商 2023年6期
    關(guān)鍵詞:財(cái)務(wù)共享中心智能化建設(shè)

    王璐璐

    摘 要:上世紀(jì)80年代福特集團(tuán)率先建立財(cái)務(wù)共享中心,美國各大公司紛紛效仿,緊接著美國其他公司也陸續(xù)建立,并以財(cái)務(wù)共享中心為開端陸續(xù)建立其他領(lǐng)域的共享中心。財(cái)務(wù)共享中心進(jìn)入我國時間稍晚,以中興等公司作為開端,財(cái)務(wù)共享中心的建立如雨后春筍般涌現(xiàn)。財(cái)務(wù)共享中心的發(fā)展壯大,逐漸成為企業(yè)智能化不可或缺的一部分。盡管在各個單位財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)中初具成效,給企業(yè)帶來切實(shí)的轉(zhuǎn)變和經(jīng)濟(jì)價值的提升,但是仍存在諸多問題,需要納入單位及共享中心一同解決。而且解決過程絕非一蹴而就,而是不斷進(jìn)行迭代、優(yōu)化,最終構(gòu)建適合本企業(yè)發(fā)展的良性發(fā)展的財(cái)務(wù)共享中心。本文主要對企業(yè)共享中心建設(shè)中的要點(diǎn)問題進(jìn)行詳細(xì)的解讀,并對共享中心建設(shè)中相關(guān)的成效及存在的問題進(jìn)行闡述,最后提出相應(yīng)的改進(jìn)措施,包括加強(qiáng)例外管理、加強(qiáng)信息化投入、建立健全人員考核制度、建立財(cái)務(wù)人才庫,出具系統(tǒng)化培訓(xùn)方案。希望為企業(yè)更好建設(shè)財(cái)務(wù)共享中心,推動企業(yè)管理效率提升及財(cái)務(wù)向價值創(chuàng)造轉(zhuǎn)型提供新的思路。

    關(guān)鍵詞:智能化;財(cái)務(wù)共享中心;建設(shè)

    財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)借助信息化手段,通過對財(cái)務(wù)信息化平臺搭建,將財(cái)務(wù)核算工作進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化及相應(yīng)的流程重塑,從而實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理效率的提升。它的產(chǎn)生促進(jìn)了財(cái)務(wù)向智能化的發(fā)展,促進(jìn)了傳統(tǒng)財(cái)務(wù)模式向管理會計(jì)的轉(zhuǎn)型,降低了企業(yè)運(yùn)營成本,提高了員工工作效率。

    一、企業(yè)智能化財(cái)務(wù)共享中心概述

    BarbaraQuinn(2001)曾提出:“財(cái)務(wù)共享服務(wù)本質(zhì)上是一種商業(yè)模式”,這種商業(yè)模式可以為客戶提供有效和針對性的服務(wù)。財(cái)務(wù)共享中心通過對企業(yè)進(jìn)行組織架構(gòu)的重塑,規(guī)范流程及業(yè)務(wù),為企業(yè)提供更有效的服務(wù)。

    傳統(tǒng)財(cái)務(wù)模式下,集團(tuán)制企業(yè)有很多獨(dú)立的下屬單位, 各單位有獨(dú)立的財(cái)務(wù)部門,各財(cái)務(wù)部門有獨(dú)立的內(nèi)部控制需求,可以獨(dú)立進(jìn)行經(jīng)濟(jì)決策。在共享服務(wù)模式下,共享中心處理各獨(dú)立單位納入共享中心的部分業(yè)務(wù),共享中心不再擁有對于各單位的獨(dú)立的決策權(quán),僅承擔(dān)部分職能。共享模式縮短了各單位的管理鏈條,使組織架構(gòu)趨于扁平,對于這些單位而言,減少了組織架構(gòu)的層級使得決策更加迅速,反應(yīng)更加靈活。同時財(cái)務(wù)共享中心利用信息化手段,形成較為龐大的數(shù)據(jù)中心,用以支持各單位的戰(zhàn)略決策。共享中心的出現(xiàn),將財(cái)務(wù)的職能重新分類,推動財(cái)務(wù)的轉(zhuǎn)型,形成業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)、共享財(cái)務(wù)、戰(zhàn)略財(cái)務(wù)密不可分的整體。共享中心的建設(shè)要認(rèn)識到其必要性及可行性。

    (一)共享中心建設(shè)的必要性

    1.規(guī)范制度,統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

    共享中心的建立,可以一定程度上減少了信息的傳遞鏈條,增加了各個法人單位之間的信息交互。共享中心建立過程中,往往會先對財(cái)務(wù)核算工作進(jìn)行調(diào)研、摸排,首先形成業(yè)務(wù)的全集,而后對業(yè)務(wù)進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化,規(guī)范相關(guān)財(cái)務(wù)制度,對同一類會計(jì)事項(xiàng)同一標(biāo)準(zhǔn)。對經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)進(jìn)行流程化的控制,進(jìn)一步對財(cái)務(wù)工作進(jìn)行細(xì)分,明確職責(zé)劃分,解決了部分單位職責(zé)劃分混亂的問題。

    2.數(shù)據(jù)交互,集中管理

    共享中心在納入部分業(yè)務(wù)的同時,也會將相關(guān)的數(shù)據(jù)納入共享中心,從而形成豐富的數(shù)據(jù)池,在傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)模式下,財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)只存在于各單位,數(shù)據(jù)沒有統(tǒng)一進(jìn)行管理,數(shù)據(jù)會片面、失真,無法滿足管理需求。共享中心的建立,使得數(shù)據(jù)池中既有財(cái)務(wù)數(shù)據(jù),也有業(yè)務(wù)數(shù)據(jù),使數(shù)據(jù)庫更加全面,對于數(shù)據(jù)的集中管理以及各單位使用數(shù)據(jù),進(jìn)而進(jìn)行財(cái)務(wù)分析大有裨益。

    3.降本增效,創(chuàng)新賦能

    共享中心的建立,從長期看解決分工的問題。根據(jù)管理學(xué)中亞當(dāng)·斯密提出的分工理論,分工能夠提高效率。共享中心將財(cái)務(wù)工作進(jìn)一步切分,使用專人在特定的崗位上,提升了工作效率,在運(yùn)行成熟之后利用信息化手段及精細(xì)化分工,可以大幅降低人工成本。對于其他財(cái)務(wù)工作,如財(cái)務(wù)分析,則更多的采用頭腦風(fēng)暴等方法,采用較為新穎的方法,將人從繁雜基礎(chǔ)的工作中解放出來,為財(cái)務(wù)工作,為管理工作賦能。

    (二)共享中心建設(shè)的可行性

    1.外部政策支持

    早在2011年,國家就發(fā)布相關(guān)通知,要求加強(qiáng)會計(jì)信息化工作,在企業(yè)的探索下,我國已經(jīng)形成了較為成熟的財(cái)務(wù)共享中心。截止2019年,國資委出資的企業(yè)中,有一半已經(jīng)建立共享中心。外部政策的支持使得共享中心建設(shè)勢在必行。

    2.內(nèi)部政策支持

    財(cái)務(wù)共享中心自上而下推行建立,首先要獲得的就是政策上支持。在內(nèi)部政策的支持下,共享中心建立才能實(shí)現(xiàn)從無到有,由小變大的突破。自上而下的建立,自下而上的信息反饋,加強(qiáng)了新興組織的適應(yīng)性,是成功建立的第一步。

    3.業(yè)務(wù)模式成熟

    在共享中心建立的集團(tuán)制企業(yè)中,各業(yè)務(wù)單位之間均具有成熟的業(yè)務(wù)模式,如果企業(yè)在初創(chuàng)期,穩(wěn)定業(yè)務(wù)均需要耗費(fèi)大量的經(jīng)濟(jì)和管理資源,在成熟穩(wěn)定發(fā)展時期,企業(yè)可以不必將主要精力用于外部市場開拓中,可以充分投入人力、物力、財(cái)力用于共享中心的建設(shè)。

    二、財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)成效性分析

    (一)財(cái)務(wù)管理效率得到提升

    財(cái)務(wù)共享中心創(chuàng)建以來,部分集團(tuán)制企業(yè)重新梳理組織架構(gòu),部分財(cái)務(wù)人員并入共享中心統(tǒng)一管理,將其余人員的工作主要集中于價值創(chuàng)造型活動中,提升了各單位的管理效率,增強(qiáng)各單位的核心競爭力。

    (二)信息化水平增強(qiáng)

    財(cái)務(wù)共享中心建立之前,企業(yè)內(nèi)部信息化水平參差不齊,甚至一些業(yè)務(wù)量較小的單位沒有上線成熟的信息化系統(tǒng),仍然使用紙質(zhì)憑證進(jìn)行傳遞。財(cái)務(wù)共享中心的建立,不論單位業(yè)務(wù)量大小,均采用相同的信息化布置,上線影像系統(tǒng)及銀企直聯(lián)等信息化工具,相關(guān)小程序更是可以連接稅務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行發(fā)票的驗(yàn)真、查重,大大提升了財(cái)務(wù)信息化水平。

    (三)標(biāo)準(zhǔn)化、流程化程度提高

    共享中心以標(biāo)準(zhǔn)化、流程化的業(yè)務(wù)作為納入核心,將非標(biāo)準(zhǔn)化的業(yè)務(wù)暫由各單位進(jìn)行處理,對類似的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù),采用相同的處理方法,對核算工作中的會計(jì)科目使用、報(bào)表口徑等進(jìn)行統(tǒng)一。同質(zhì)化經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化、流程化得到大幅增強(qiáng),財(cái)務(wù)報(bào)表的可比性更高。

    (四)為財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型及業(yè)財(cái)融合奠定基礎(chǔ)

    共享中心建立后,各單位在核算上加以不同程度的統(tǒng)一,各單位將預(yù)算及相應(yīng)財(cái)務(wù)指標(biāo)的控制更加落實(shí)于基層單位,財(cái)務(wù)人員為了更好的進(jìn)行財(cái)務(wù)預(yù)測及財(cái)務(wù)分析,必須對財(cái)務(wù)指標(biāo)的含義以及相關(guān)的業(yè)務(wù)有深入了解。單位通過對業(yè)務(wù)的培訓(xùn)以及財(cái)務(wù)人員的對業(yè)務(wù)實(shí)質(zhì)以及理論的不斷學(xué)習(xí),能夠更加了解業(yè)務(wù),為傳統(tǒng)財(cái)務(wù)會計(jì)向管理會計(jì)轉(zhuǎn)型,為業(yè)財(cái)融合奠定了基礎(chǔ)。

    (五)促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)價值提升

    企業(yè)發(fā)展達(dá)到一定規(guī)模時,財(cái)務(wù)共享中心的建立已經(jīng)成為企業(yè)的必經(jīng)之路,部分企業(yè)在共享中心成熟之后,甚至將其外包出去,為其他企業(yè)提供相應(yīng)的財(cái)務(wù)服務(wù)。不論是企業(yè)本身流程的優(yōu)化抑或效率的提升,還是外包出去獲取價值增值,都會給企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)價值的提升,促進(jìn)企業(yè)更好更快發(fā)展。

    三、財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)中存在的問題

    (一)流程管理和業(yè)務(wù)實(shí)際脫節(jié)

    在財(cái)務(wù)共享中心建立之前,有一些特定的業(yè)務(wù),由指定的財(cái)務(wù)人員完成,有一些事情可能是連貫性的,共享中心建立之后,財(cái)務(wù)人員需要重新了解業(yè)務(wù)的前因后果,會一定程度上耽誤工作效率。共享中心財(cái)務(wù)對業(yè)務(wù)大多根據(jù)共享中心出具的標(biāo)準(zhǔn)化的流程及崗位說明書處理業(yè)務(wù),而實(shí)際業(yè)務(wù)千變?nèi)f化,容易使人陷入一定程度的僵化。對于沒有制度支持或者流程化手冊中沒有明確的部分,無法僅僅憑借經(jīng)驗(yàn)及職業(yè)判斷進(jìn)行處理。對于有一些特殊業(yè)務(wù),如資金調(diào)撥等緊急事件,共享中心財(cái)務(wù)人員仍然會按照標(biāo)準(zhǔn)的動作,由多人進(jìn)行相應(yīng)的操作,方能完成。但是這樣就很難針對某一特定業(yè)務(wù)進(jìn)行緊急處理。這些都是流程管理和實(shí)際業(yè)務(wù)存在一定程度脫節(jié)的體現(xiàn)。

    (二)信息系統(tǒng)問題

    在財(cái)務(wù)共享中心運(yùn)行模式下,信息系統(tǒng)的問題雖然不像是人工處理問題那樣頻發(fā),但是一旦發(fā)生,其造成的影響將會遠(yuǎn)大于人工。在財(cái)務(wù)共享模式下,存在大量的信息系統(tǒng)與財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)、共享系統(tǒng)做集成的情況。如OA、人力資源系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng),一旦數(shù)據(jù)的單向傳遞或者雙向傳遞出現(xiàn)問題,將會帶來十分嚴(yán)重的后果,甚至直接關(guān)系到企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益。如共享系統(tǒng)與合同管理系統(tǒng)做接口,當(dāng)付款成功后,回傳合同系統(tǒng)已經(jīng)付款的金額及時間。一旦該接口出現(xiàn)信息問題,比如已經(jīng)付款的信息沒有回傳,經(jīng)辦人并不知道已經(jīng)付過相關(guān)款項(xiàng),可能會重新進(jìn)行付款。財(cái)務(wù)人員由于看不到正確的數(shù)據(jù),無法作出相應(yīng)的判斷從而規(guī)避風(fēng)險。資金一旦流出,會給企業(yè)經(jīng)濟(jì)帶來損失。又如,大部分共享系統(tǒng)存在歸檔管理模塊。相關(guān)人員進(jìn)入該模塊進(jìn)行套打,而后進(jìn)行會計(jì)檔案的裝訂。但是由于信息系統(tǒng)的問題,導(dǎo)致打印出來的資料不齊全導(dǎo)致會計(jì)檔案附件缺失,這種情況下就需要人工補(bǔ)打。信息系統(tǒng)的小問題導(dǎo)致了最終會計(jì)結(jié)果的呈現(xiàn)出現(xiàn)紕漏。因而在財(cái)務(wù)共享中心的操作界面中,我們應(yīng)該意識到,信息系統(tǒng)的微小錯誤如果沒有相關(guān)內(nèi)部的人工控制,將產(chǎn)生重大隱患。

    (三)人員績效考核問題

    在財(cái)務(wù)共享中心成立之初,共享中心尚未做到獨(dú)立自主運(yùn)營。在共享中心的人員大多為原單位負(fù)責(zé)相關(guān)業(yè)務(wù)的財(cái)務(wù)人員,這些人員由于對各單位及相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)活動比較了解,大多較容易進(jìn)行培養(yǎng)及培訓(xùn)。共享中心成立之初會對這些人員進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn),并將共享中心相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)化文檔、財(cái)務(wù)制度、流程化手冊及崗位說明書等資料下發(fā),便于財(cái)務(wù)人員進(jìn)行學(xué)習(xí)。隨著共享中心納入單位的增加以及納入業(yè)務(wù)的復(fù)雜程度不斷的增加,共享中心納入的財(cái)務(wù)人員也在不斷增加。這些人員納入之初,相關(guān)人事關(guān)系大多在原單位,共享中心相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及運(yùn)營部門對這些人員進(jìn)行考核,這些財(cái)務(wù)人員面臨雙重管理的困境。相關(guān)績效考核通過運(yùn)營后臺的相關(guān)數(shù)據(jù)作出,而這些數(shù)據(jù)背后可能是由于財(cái)務(wù)人員面臨的任務(wù)本身就不同,無法統(tǒng)一進(jìn)行量化。這些人員在原單位可能有著不同程度的兼職,雙重管理容易讓這些財(cái)務(wù)人員找不到平衡點(diǎn),無法集中精力于工作本身。另外,成熟的共享中心在經(jīng)營后期很可能面臨成為一個盈利性質(zhì)的組織,對財(cái)務(wù)人員的合理、有效的考核不止有利于工作效率的提升,形成良好的激勵機(jī)制及循環(huán),對日后人力成本的匡算也大有裨益。

    (四)財(cái)務(wù)人員培養(yǎng)斷層問題

    共享中心的人員大多從基層人員抽調(diào),對于不同的企業(yè)而言,財(cái)務(wù)人員原所負(fù)責(zé)的工作內(nèi)容的范圍各有不同,可能有些財(cái)務(wù)人員負(fù)責(zé)稅務(wù)、核算、預(yù)算、財(cái)務(wù)分析等各個方面。納入共享中心之后,大多數(shù)財(cái)務(wù)人員從事的工作內(nèi)容較為單一,基本是傳統(tǒng)的核算工作。由于分工較細(xì),財(cái)務(wù)人員會按照相應(yīng)的流程處理業(yè)務(wù),盡管可以提升工作效率,增強(qiáng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)每一環(huán)節(jié)上的熟練程度,但是對于人員培養(yǎng)方面是不夠全面的。共享財(cái)務(wù)人員也難以接觸到實(shí)質(zhì)的業(yè)務(wù)層面,人員培養(yǎng)容易出現(xiàn)斷層。部分人員可能會感覺難以得到發(fā)展,不知道中長期的職業(yè)規(guī)劃,難以在工作中探索和增值。由于人員短缺等問題,如果沒有足夠的輪崗機(jī)制,財(cái)務(wù)人員大多從進(jìn)入財(cái)務(wù)共享中心開始到離開就一直從事某一項(xiàng)工作,不曾發(fā)生改變。對于剛畢業(yè)的學(xué)生,如果直接進(jìn)入共享中心,沒有對業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)進(jìn)行系統(tǒng)性的學(xué)習(xí),盡管能夠勝任這項(xiàng)工作,但是對于長期發(fā)展絕非有利。

    四、改進(jìn)措施

    (一)加強(qiáng)例外管理

    對于共享中心日常業(yè)務(wù)之外的事項(xiàng),各單位和共享中心應(yīng)當(dāng)進(jìn)行梳理。按照重要程度和緊急程度作出相應(yīng)的劃分。分為緊急且重要、緊急但不重要、不緊急但重要等幾個維度。針對各個維度,提出相應(yīng)的管理措施。在例外事件上應(yīng)當(dāng)有所側(cè)重,對于這些事件,共享中心事先出具相應(yīng)的預(yù)案,會對相關(guān)事件進(jìn)行更加快速的反應(yīng)。運(yùn)營部門對于相關(guān)事件的處理時間也應(yīng)當(dāng)有所記錄,加強(qiáng)例外事件的管理。

    (二)加強(qiáng)信息化投入

    對于信息化層面的問題,應(yīng)該加強(qiáng)投入,從業(yè)務(wù)出發(fā),開發(fā)或者購買較為成熟的信息化系統(tǒng),避免頻繁更換信息系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)冗余及錯誤。盡量減少不同系統(tǒng)中的不兼容性,基于共享系統(tǒng)一個平臺做搭建。同時,對于數(shù)據(jù)傳遞的準(zhǔn)確性及及時性,在系統(tǒng)尚未完全成熟的時候有相關(guān)運(yùn)維人員進(jìn)行測試。同時建立問題反饋機(jī)制,在該機(jī)制下,要求所有使用系統(tǒng)的人員發(fā)現(xiàn)問題即時上報(bào),運(yùn)維人員在收到問題后,在一定時間內(nèi)進(jìn)行處理。避免造成經(jīng)濟(jì)損失,對于已經(jīng)出現(xiàn)的問題,在解決后,對相關(guān)問題作出彌補(bǔ),如進(jìn)行系統(tǒng)上數(shù)據(jù)的更正。單位內(nèi)部應(yīng)該有專人對信息系統(tǒng)進(jìn)行測試,保證其平穩(wěn)有效運(yùn)行。

    (三)建立健全人員考核制度

    對于已經(jīng)納入共享中心的財(cái)務(wù)人員首先要進(jìn)行業(yè)務(wù)的重新梳理,梳理出每一個人兼任原單位的事項(xiàng)。然后對這些事項(xiàng)逐一進(jìn)行分析,將非共享中心職能范圍的事項(xiàng)做剝離。然后對于標(biāo)準(zhǔn)化業(yè)務(wù),利用統(tǒng)計(jì)模型,計(jì)算出平均的處理時間,繼而對共享財(cái)務(wù)作出相應(yīng)的考核制度。對工作完成較好的人員加以物質(zhì)或者精神獎勵,做到獎罰分明,激勵有效。根據(jù)共享中心建設(shè)的階段,計(jì)算出不同階段需要的人員數(shù)量,有序?qū)θ藛T進(jìn)行管理,將組織關(guān)系逐步轉(zhuǎn)入共享中心。

    (四)建立財(cái)務(wù)人才庫,出具系統(tǒng)化培訓(xùn)方案

    針對財(cái)務(wù)人員斷層的問題,需要對財(cái)務(wù)人員進(jìn)行重新的培訓(xùn)。不可認(rèn)為下發(fā)了制度及標(biāo)準(zhǔn)化文件照做即可,應(yīng)當(dāng)建立財(cái)務(wù)人員信息化庫,對于財(cái)務(wù)人員的年齡、專業(yè)技能等有一定的了解,甚至需要進(jìn)行性格測試,針對不同性格的人員,分析適合從事的崗位,在日后安排工作時,綜合進(jìn)行考慮。對于財(cái)務(wù)人員的培訓(xùn),應(yīng)該從了解業(yè)務(wù)開始,培訓(xùn)之后,在定崗之前需要進(jìn)行崗位間的輪調(diào),雖然看上去耗費(fèi)了很多的時間精力,但是對于人員長期發(fā)展,以及員工日后的穩(wěn)定性有很大好處。樹立以共享中心為家的思想,日后才能更好的服務(wù)于共享中心,建設(shè)共享中心。

    五、結(jié)語

    財(cái)務(wù)共享中心的建設(shè),不是一蹴而就的,如何建設(shè)一個適應(yīng)本企業(yè)發(fā)展的財(cái)務(wù)共享中心,任重而道遠(yuǎn)。建設(shè)者應(yīng)該借著政策的東風(fēng),根據(jù)企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃,借著眾多建設(shè)者參與者的力量,努力建設(shè)。實(shí)踐方能出真知,在共享中心工作的財(cái)務(wù)人員應(yīng)該借著機(jī)會努力充實(shí)自己,加強(qiáng)理論和實(shí)踐的學(xué)習(xí),幫助財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)添磚加瓦,相信智能化財(cái)務(wù)共享中心正在向我們走來。

    參考文獻(xiàn):

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