淺談清華大學(xué)檔案館學(xué)籍檔案信息化建設(shè)之路

薛四新

清華大學(xué)檔案館保管著學(xué)校在教學(xué)、科研、管理和基建等各職能活動(dòng)中形成的原始記錄，其中學(xué)籍檔案記錄了清華學(xué)子從入學(xué)登記、選課學(xué)習(xí)、課程考核、學(xué)籍變動(dòng)、獲獎(jiǎng)受懲、學(xué)術(shù)科研、社會(huì)實(shí)踐，到學(xué)位申請(qǐng)、論文答辯、畢業(yè)離校的全過(guò)程信息，是學(xué)校信息資產(chǎn)的重要組成部分。為解決校友對(duì)學(xué)籍檔案利用頻率高與手工服務(wù)效率低的矛盾，更好地保護(hù)紙質(zhì)檔案原件和服務(wù)學(xué)校全局工作，清華大學(xué)檔案館研究和實(shí)踐了一條從學(xué)籍檔案數(shù)字化加工、數(shù)據(jù)化建庫(kù)，到電子學(xué)籍可信歸檔與安全管理的信息化建設(shè)之路，為校友、學(xué)校和社會(huì)提供更人性化、更精準(zhǔn)、更高效的檔案信息服務(wù)。

一、數(shù)字化處理，再現(xiàn)校友青春

清華大學(xué)檔案信息化工作是從幾十萬(wàn)張學(xué)籍卡的數(shù)字化開(kāi)始的。此項(xiàng)工作任務(wù)繁重、耗時(shí)費(fèi)力，需要解決諸如選擇外包加工還是自主掃描，經(jīng)費(fèi)籌措和安全保障，標(biāo)準(zhǔn)制定和質(zhì)量管控等一系列問(wèn)題。清華大學(xué)檔案館從行政管理、業(yè)務(wù)開(kāi)展、技術(shù)實(shí)現(xiàn)和管理治理等方面進(jìn)行研究，確定了館藏?cái)?shù)字化的思路策略、技術(shù)路線、管理機(jī)制和實(shí)現(xiàn)方法，保障數(shù)字化工作的有效開(kāi)展。

1.明確思路策略。依據(jù)學(xué)?？蒲泄ぷ鞴芾頇C(jī)制，以項(xiàng)目化方式獲得學(xué)?？蒲薪?jīng)費(fèi)的支持；在大量行業(yè)調(diào)研、方法研究和經(jīng)驗(yàn)分析的基礎(chǔ)上，明確學(xué)籍卡數(shù)字化加工的工作思路和實(shí)施策略，委托專業(yè)檔案數(shù)字化服務(wù)公司協(xié)同開(kāi)展工作。

2.建立管理機(jī)制。依據(jù)國(guó)家檔案行業(yè)信息化建設(shè)法規(guī)制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，制定數(shù)字化管理制度，明確館藏檔案數(shù)字化加工的先后順序，確定工作流程，建立專門(mén)的數(shù)字化加工場(chǎng)所和運(yùn)行管理機(jī)制，保障數(shù)字化工作順利開(kāi)展。

3.強(qiáng)化安全責(zé)任。學(xué)籍檔案涉及學(xué)生個(gè)人信息保護(hù)，清華大學(xué)檔案館制定了安全保密管理制度，強(qiáng)化過(guò)程監(jiān)督、檢查和控制，加強(qiáng)保密檢查，與數(shù)字化加工公司簽訂檔案信息安全保密協(xié)議，確保檔案信息安全。

4.確定規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。在研究學(xué)籍卡信息著錄標(biāo)準(zhǔn)與業(yè)務(wù)規(guī)范、數(shù)字圖像處理技術(shù)參數(shù)與存儲(chǔ)格式、掃描加工設(shè)備選型和使用、掃描圖像質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和處理方法的基礎(chǔ)上，制定了清華大學(xué)學(xué)籍卡檔案目錄數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和信息著錄、標(biāo)引規(guī)則，確定了數(shù)字化的質(zhì)量要求、工序流程、業(yè)務(wù)過(guò)程和質(zhì)量控制方法，保障數(shù)字化成果及其管理的合規(guī)與有效。

5.融合管理利用。為滿足檔案科學(xué)管理和多元化利用的雙訴求，清華大學(xué)檔案館確定了館藏檔案數(shù)字化成果的分類(lèi)組織、存儲(chǔ)形式和使用原則，設(shè)計(jì)、開(kāi)發(fā)學(xué)籍卡檔案管理系統(tǒng)和校友信息觸摸屏服務(wù)系統(tǒng)，提升了檔案管理工作效率和服務(wù)能力，面向校友提供學(xué)號(hào)、姓名、班級(jí)、專業(yè)、入學(xué)照片、入學(xué)時(shí)間等基本信息的查詢和瀏覽服務(wù)，面向?qū)W校相關(guān)部門(mén)提供學(xué)籍信息核實(shí)、學(xué)歷認(rèn)證等服務(wù)。

6.集成一體管理。為服務(wù)學(xué)校全局工作，滿足校友、社會(huì)對(duì)學(xué)籍檔案的多元化需求，清華大學(xué)檔案館對(duì)館藏學(xué)生成績(jī)單、研究生論文、學(xué)位審批材料等學(xué)籍相關(guān)檔案進(jìn)行數(shù)字化。截至2021年底，清華大學(xué)檔案館已全部完成入庫(kù)的紙質(zhì)學(xué)籍卡和成績(jī)單的數(shù)字化，并結(jié)合檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)的技術(shù)和方法，研究并提出了基于組件化、服務(wù)型架構(gòu)的通用檔案管理系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)與建設(shè)方法，建成了學(xué)籍檔案綜合管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了學(xué)籍卡、學(xué)生成績(jī)單、研究生論文等多類(lèi)檔案的集成化管理。

二、數(shù)據(jù)化建庫(kù)，服務(wù)學(xué)校全局

為解決傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案經(jīng)過(guò)掃描轉(zhuǎn)化成圖片或各類(lèi)版式格式文件的學(xué)籍信息互不相通難以關(guān)聯(lián)等問(wèn)題，清華大學(xué)檔案館研究了檔案數(shù)據(jù)化處理的關(guān)鍵技術(shù)，采用檔案數(shù)字資源的合理組織、科學(xué)分類(lèi)、安全存儲(chǔ)的技術(shù)路線和實(shí)施方法，提出構(gòu)建“學(xué)籍人”檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，將學(xué)籍檔案信息進(jìn)行融合關(guān)聯(lián)。

1.多維度著錄檔案信息。從各類(lèi)學(xué)籍檔案中提取個(gè)人基本信息、來(lái)校前單位、家庭信息、社會(huì)關(guān)系、入學(xué)登記、學(xué)籍變動(dòng)、專業(yè)班級(jí)、學(xué)業(yè)成績(jī)、獎(jiǎng)懲信息、學(xué)歷學(xué)位和畢業(yè)去向等多個(gè)維度，建設(shè)以“學(xué)籍人”為單位的學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，使同一學(xué)生的學(xué)籍卡、成績(jī)單、研究生論文、學(xué)位審批材料等各類(lèi)學(xué)籍檔案在檔案系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)了以人為單位的精細(xì)化管理，突破了紙質(zhì)學(xué)籍檔案查閱利用率低的瓶頸，使分散在各類(lèi)學(xué)籍檔案之中的同一學(xué)生的學(xué)籍信息得到整合、數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)關(guān)聯(lián)，解決了以“年級(jí)—專業(yè)—班級(jí)”分類(lèi)并以卷冊(cè)為單位管理的學(xué)籍檔案查閱利用效率低等問(wèn)題。

2.多庫(kù)分離保信息安全。為保障學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的安全存儲(chǔ)，清華大學(xué)檔案館將檔案數(shù)據(jù)庫(kù)劃分為預(yù)歸檔庫(kù)、長(zhǎng)期保存庫(kù)、管理庫(kù)、利用庫(kù)和備份庫(kù)。預(yù)歸檔庫(kù)中臨時(shí)存儲(chǔ)各立檔單位提交的歸檔電子文件，這些電子文件在經(jīng)過(guò)檔案接收審核和質(zhì)量檢查認(rèn)可后，歸入長(zhǎng)期保存庫(kù)；長(zhǎng)期保存庫(kù)中存儲(chǔ)歸檔電子文件的原件和電子檔案長(zhǎng)期保存件，完整保存庫(kù)藏所有檔案數(shù)字資源；管理庫(kù)中存儲(chǔ)電子檔案的衍生件及其管理元數(shù)據(jù)，用于支撐檔案各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的網(wǎng)絡(luò)化開(kāi)展；利用庫(kù)中存儲(chǔ)開(kāi)放檔案信息，是管理庫(kù)的子集，也可以是根據(jù)用戶使用需求而動(dòng)態(tài)生成的個(gè)性化檔案利用數(shù)據(jù)子集，在授權(quán)使用完成后可以刪除；備份庫(kù)則采用光盤(pán)和離線硬盤(pán)方式對(duì)檔案的長(zhǎng)期保存庫(kù)、管理庫(kù)和檔案系統(tǒng)相關(guān)的數(shù)據(jù)與應(yīng)用程序等進(jìn)行備份，目的在于系統(tǒng)故障后的恢復(fù)處理。

3.權(quán)限控制保利用安全。為保證檔案保管和利用過(guò)程的安全，清華大學(xué)檔案館在檔案管理系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案目錄數(shù)據(jù)、檔案原文的安全訪問(wèn)控制，按照元數(shù)據(jù)項(xiàng)、原文及部分內(nèi)容進(jìn)行授權(quán)，靈活生成利用數(shù)據(jù)庫(kù)；采取數(shù)字權(quán)限控制方法實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案的閱讀時(shí)長(zhǎng)、閱后自焚、非授權(quán)訪問(wèn)審核、數(shù)據(jù)加密等在使用和傳輸過(guò)程中的安全控制。

“學(xué)籍人”檔案數(shù)據(jù)庫(kù)在學(xué)校各項(xiàng)工作中起到重要的支撐作用，為校友數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)提供了數(shù)十萬(wàn)條校友基本信息，為教務(wù)處、研究生院、注冊(cè)中心核實(shí)認(rèn)證校友學(xué)籍、開(kāi)具成績(jī)證明等業(yè)務(wù)提供高效精準(zhǔn)的數(shù)據(jù)支撐，為學(xué)校準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)學(xué)生相關(guān)信息、院系創(chuàng)新教學(xué)課程提供了參考。

三、電子化管理，助力可信認(rèn)證

檔案電子化、單軌制全程可信管理已經(jīng)成為檔案現(xiàn)代化管理的一項(xiàng)重要任務(wù)。早在2002年，因?qū)嶓w庫(kù)房空間有限，清華大學(xué)檔案館就開(kāi)始研究并明確了基于光盤(pán)管理電子論文檔案的方法和規(guī)范，只接收電子版碩士學(xué)位論文和紙質(zhì)博士學(xué)位論文進(jìn)館，不再接收紙質(zhì)碩士學(xué)位論文，在解決紙質(zhì)庫(kù)房存儲(chǔ)空間不足的同時(shí)，開(kāi)啟了長(zhǎng)達(dá)20余年的檔案信息化建設(shè)方法體系的科學(xué)研究和實(shí)踐探索。以科研帶動(dòng)業(yè)務(wù)發(fā)展，將現(xiàn)代技術(shù)、管理學(xué)理論與檔案業(yè)務(wù)相融合，研究提出了電子文件可信歸檔和電子檔案安全管理的方法體系，主持制定了電子文件（檔案）管理相關(guān)的多項(xiàng)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，以電子學(xué)籍管理為試點(diǎn)推動(dòng)學(xué)校電子文件單軌制業(yè)務(wù)工作的有序開(kāi)展。

自2017年開(kāi)始，清華大學(xué)檔案館協(xié)同教務(wù)管理相關(guān)部門(mén)，研究如何采用數(shù)字簽名、電子簽章、時(shí)間戳和安全加密等技術(shù)保障電子成績(jī)單的來(lái)源可靠性、程序規(guī)范性和要素合規(guī)性，建立第三方CA認(rèn)證可信服務(wù)中心，在教務(wù)系統(tǒng)中增加電子學(xué)籍歸檔處理功能、生成具有數(shù)字簽名和電子簽章的可信電子成績(jī)單，利用電子學(xué)籍歸檔接收平臺(tái)和學(xué)校電子檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了電子學(xué)籍的電子化可信歸檔。2018年1月，清華大學(xué)在全國(guó)高校率先推出了具有法律效力的電子成績(jī)單，得到了中國(guó)高等教育學(xué)生信息網(wǎng)的支持與認(rèn)可，實(shí)現(xiàn)了可信電子成績(jī)單的互信互認(rèn)，這種“不見(jiàn)面”“全在線”“實(shí)時(shí)化”“可信化”的學(xué)生成績(jī)單業(yè)務(wù)辦理模式，為學(xué)生就業(yè)留學(xué)、單位選才聘人提供了基于電子憑證的可信服務(wù)，是學(xué)校服務(wù)校友、機(jī)構(gòu)和社會(huì)的一項(xiàng)重要舉措，不僅降低了管理成本，提高了服務(wù)效率，而且增強(qiáng)了社會(huì)的可信度。

清華大學(xué)學(xué)籍檔案信息化建設(shè)之路是我國(guó)檔案信息化發(fā)展的一個(gè)縮影：從館藏檔案的數(shù)字化到電子化、從紙質(zhì)檔案到電子檔案、從雙套歸檔到單套歸檔的實(shí)踐歷程，體現(xiàn)了檔案工作從關(guān)注自身建設(shè)轉(zhuǎn)向增強(qiáng)服務(wù)民生能力建設(shè)的實(shí)踐歷程?！笆奈濉逼陂g，清華檔案人將秉持以建設(shè)電子檔案庫(kù)房、服務(wù)民生為核心的專業(yè)化、精細(xì)化和現(xiàn)代化發(fā)展新思維，揚(yáng)帆起航，持續(xù)提升學(xué)校檔案信息化綜合管理與服務(wù)能力，以高質(zhì)量、高效率、高可信的安全理念，秉承“行勝于言”的清華校風(fēng)，做好檔案管理與服務(wù)工作，為建立安全可信的數(shù)字社會(huì)建言獻(xiàn)策，為更好地服務(wù)校友砥礪前行。

作者單位：清華大學(xué)檔案館